Datum: Četvrtak, 28. rujna 2023.

Sastanak na daljinu (putem interneta)

Prisutni iz Europola:

Predstavnici Europola iz Odjela za pravna pitanja i Ureda izvršnog direktora

Izlaganje Europskog ombudsmana:

Peter Bonnor, službenik za istrage

Silvia Fuller, službenica za upite

Ella de Jonge, pripravnica za upite

Svrha sastanka

Svrha sastanka bila je da istražni tim Ombudsmana primi informacije i objašnjenja u vezi s postupanjem Europola s predmetnim zahtjevom za javni pristup dokumentima, posebno u vezi s početnim zaključkom Europola da nije bilo dokumenata koji odgovaraju zahtjevu podnositelja pritužbe (komunikacija s organizacijom WeProtect Global Alliance). Osim toga, istražni tim zatražio je informacije o Europolovu postupanju sa zahtjevima za javni pristup općenito.

Uvod i postupovne informacije

Predstavnici Europola i istražni tim Europskog ombudsmana predstavili su se. Istražni tim zahvalio je predstavnicima Europola na sastanku s njima i iznio svrhu sastanka. Naveli su pravni okvir koji se primjenjuje na sastanke koje održava Europski ombudsman, a posebno da Europski ombudsman ne otkriva nikakve informacije koje je Europol utvrdio kao povjerljive, ni podnositelju pritužbe ni bilo kojoj drugoj osobi izvan Ureda Europskog ombudsmana, bez prethodne suglasnosti Europola [1].

Istražni tim objasnio je da će sastaviti nacrt izvješća o sastanku koji će se poslati Europolu kako bi se osiguralo da je sadržaj činjenično točan. Izvješće sa sastanka zatim će biti dovršeno, uključeno u spis i dano podnositelju pritužbe na očitovanje. Sve informacije za koje Europol utvrdi da su povjerljive ne bi bile uključene u izvješće ili na drugi način dostavljene podnositelju pritužbe ili bilo kojoj trećoj strani.

Razmijenjene informacije

Uvodne točke

Predstavnici EO-a iznijeli su dvije uvodne točke.

Kao prvo, objasnili su da Izvršni nalog općenito djeluje na temelju pretpostavke činjenične točnosti u slučajevima u kojima institucija smatra da ne postoje dokumenti obuhvaćeni zahtjevom za pristup. Međutim, u ovom su slučaju okolnosti i argumenti doveli do toga da je gospodarski subjekt pozvao na sastanak kako bi se raspravljalo o mogućem postojanju određenih dokumenata koji odgovaraju zahtjevu podnositelja pritužbe.  

Kao drugo, osvrnuli su se na odluku Europola da ne registrira ponovni zahtjev podnositelja pritužbe jer je zaključio da predmetni dokumenti ne postoje. Predstavnici Izvršnog naloga objasnili su da su institucije EU-a obvezne registrirati ponovne zahtjeve povezane s navodno nepostojećim dokumentima.

Osim toga, predstavnici izvršnog direktora skrenuli su pozornost Europola na internu internetsku stranicu Europske komisije za upravljanje znanjem o Uredbi 1049/2001 [2].

Postupci i osoblje Europola za obradu zahtjeva za javni pristup dokumentima

Europol je izjavio da je u postupku poboljšanja obrade zahtjeva za javni pristup dokumentima. Potvrdili su da su upoznati s web-mjestom Europske komisije za upravljanje znanjem. Stranica za upravljanje znanjem služi kao inspiracija u okviru trenutačnog projekta Europola za poboljšanje obrade zahtjeva za javni pristup dokumentima. Cilj je ovog projekta, među ostalim, povećati broj tečajeva osposobljavanja, uključujući pružanje namjenskih osposobljavanja za kontaktne točke za javni pristup i cjelokupno osoblje Europola.

Europolovo postupanje sa zahtjevom za dostavu dokumenata u ovom predmetu

Europol je potvrdio da postupanje s predmetnim zahtjevom za javni pristup nije optimalno te je smatrao da je taj slučaj točka za učenje.

Europol je naveo da je proveo dva pretraživanja dokumenata, jedno u početnoj fazi i jedno u fazi potvrđivanja. Nakon pritužbe EO-u Europol je proveo treće pretraživanje i utvrdio sedam dokumenata koji su obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva podnositelja pritužbe za javni pristup. Europol trenutačno ponovno obrađuje zahtjev podnositelja pritužbe. Utvrđeni dokumenti sastoje se od jednog dnevnog reda, jedne informativne obavijesti sa sastanka i pet e-poruka. Osim toga, predviđen je i savjetodavni sastanak s globalnim savezom WeProtect.

Zaključak sastanka

Istražni tim zahvalio je predstavnicima Europola na njihovu vremenu i pruženim objašnjenjima te je sastanak završio.

Bruxelles, 29. rujna 2023.

Peter Bonnor Silvia Fuller

Službenik za upite Službenik za upite

[1] Članak 4. stavak 8. Provedbenih odredbi Europskog ombudsmana.

[2] https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Pages/index.aspx