Kontekst pritužbe

1. Podnositelj pritužbe podnio je 7. veljače 2017. Komisijinoj Glavnoj upravi za unutarnje tržište, industriju, poduzetništvo te male i srednje poduzetnike (GU GROW) zahtjev za pristup dokumentima na temelju Uredbe 1049/2001 u ime belgijske nevladine organizacije Vredesactie.

2. Zahtjev se odnosio na sljedeće dokumente:

- popis sastanaka dužnosnika i/ili predstavnika Glavne uprave za rast (bivše Glavne uprave za poduzetništvo i industriju) (uključujući povjerenika i Kabinet) i predstavnika pojedinačnih društava, uključujući konzultantska društva za lobiranje i odvjetnička društva i/ili industrijska udruženja, na kojima se raspravljalo o predstojećem pripremnom djelovanju za istraživanje obrane i Europskom programu za istraživanja u području obrane (EDRP) (od 2012.);

zapisnike i druga izvješća s tih sastanaka; [i]

- svu korespondenciju (uključujući e-poštu) između dužnosnika Glavne uprave za rast i/ili predstavnika (uključujući  povjerenika    i  kabinet)  i predstavnika pojedinačnih trgovačkih društava (uključujući konzultantska društva i odvjetnička društva) i/ili industrijskih udruženja, u kojoj su se obrađivali Parlamentarna skupština za istraživanja u području obrane i EDRP (od siječnja 2012. do danas).

3. Komisija je 14. veljače 2017. poslala potvrdu o primitku i evidentirala zahtjev s rokom za odgovor od 7. ožujka 2017. Budući da podnositelj pritužbe nije naveo krajnji datum za zahtjev za dokumente, smatralo se da on obuhvaća dokumente koji se čuvaju do datuma podnošenja zahtjeva. Međutim, navodeći činjenicu da se zahtjev odnosio na velik broj dokumenata, Komisija je najprije produljila rok do 28. ožujka 2017., a zatim je svoj odgovor odgodila još tri puta 28. ožujka 2017., 11. travnja 2017. i 28. travnja 2017.

4. Komisija je 2. svibnja 2017. podnositelju pritužbe poslala svoj početni odgovor. Odobrila je samo djelomičan pristup.

5. Podnositelj pritužbe zatražio je 12. svibnja 2017. od Komisije da preispita svoj odgovor (putem takozvanog „potvrdnog zahtjeva”) i iznio detaljne argumente kojima osporava primjenu izuzeća od objave. Podnositelj pritužbe tvrdio je da nisu otkriveni svi relevantni dokumenti obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva te je zatražio produljenje roka („vremensko područje primjene”) zahtjeva za reviziju do datuma odgovora GU-a GROW.

6. Nakon što je potvrdila primitak tog zahtjeva, Komisija ponovno nije poštovala početni rok od 7. travnja 2017. te je dvaput odgodila odgovor. Podnositelj pritužbe zatražio je 31. kolovoza 2017. bezuspješno ažuriranje statusa svojeg zahtjeva.

7. Nakon što nije dobio odgovor Komisije, podnositelj pritužbe obratio se Europskom ombudsmanu 27. rujna 2017.

Istraga

8. Ombudsmanica je svoju istragu otvorila dopisom upućenim Komisiji u kojem je od nje zatražila da odgovori podnositelju pritužbe.

9. Tijekom svoje istrage ombudsmanica je od Komisije primila odluku o preispitivanju, koja je podnositelju pritužbe poslana 5. veljače 2018., i primjedbe podnositelja pritužbe o toj odluci o preispitivanju.

Procjena Europskog ombudsmana

Kašnjenje u odgovaranju na zahtjev za pristup dokumentima

10. Ombudsmanica napominje da je Komisiji trebalo tri mjeseca da odgovori na početni zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima, a dodatnih deset mjeseci da odgovori na ponovni zahtjev.

11. U komunikaciji s podnositeljem pritužbe i u korespondenciji s Ombudsmanom Komisija je naglasila velik broj dokumenata povezanih sa zahtjevom te složenost i osjetljivu prirodu zahtjeva kako bi objasnila to kašnjenje.

12. Međutim, Ombudsman smatra da kašnjenja u početnom odgovoru i potvrđujućoj odluci znatno premašuju rokove koji su institucijama Unije propisani Uredbom 1049/2001 za odgovor na zahtjeve za pristup dokumentima, čak i u iznimnim slučajevima. Naime, iako se Uredbom omogućuje produljenje roka za obradu početnog zahtjeva ili preispitivanje koje se odnosi na vrlo dugačak dokument ili vrlo velik broj dokumenata, to je ograničeno na dodatnih 15 radnih dana. Nadalje, moraju se navesti detaljni razlozi.

13. Ombudsmanica stoga smatra da veliko kašnjenje u odgovoru Komisije na zahtjev podnositelja pritužbe za dostavu dokumenata predstavlja jasan slučaj nepravilnosti u postupanju.

Pristup Komisije traženim dokumentima

I. Dokumenti koji se razmatraju u okviru područja primjene zahtjeva

14. U Komisijinoj odluci o preispitivanju 32 od 45 dokumenata koje je GU GROW prvotno utvrdio isključeno je iz područja primjene zahtjeva jer nisu korespondencija s industrijom ni zapisnici ili druga izvješća sa sastanaka s industrijom. Isključeni dokumenti uključuju 29 brifinga, koji se smatraju internim dokumentima, jedan interni govor, jedan poziv upućen samo državama članicama i jednu e-poruku upućenu samo državama članicama.

15. Ombudsmanica prihvaća procjenu Komisije o tom pitanju s obzirom na to da podnositelj pritužbe nije oblikovao svoj zahtjev u pogledu dokumenata povezanih sa sastancima ili komunikacijama između Komisije i obrambene industrije.

16. Komisija je u svojoj odluci o preispitivanju navela da nije utvrdila dodatne dokumente u okviru područja primjene zahtjeva. U svojem zahtjevu za reviziju podnositelj pritužbe uputio je na četiri sastanka za koja nisu navedeni dokumenti, ni u registru dokumenata Komisije ni u početnom odgovoru GU-a GROW. Komisija je potvrdila da su se ti sastanci održali, ali da za te sastanke nisu postojali dokumenti.

17. Ombudsmanica prihvaća da se od Komisije ne može zahtijevati otkrivanje dokumenata koje ne posjeduje te napominje da postoji pretpostavka zakonitosti u pogledu nepostojanja dokumenta [1], što znači da postoji pretpostavka istinitosti tvrdnje institucija da dokument ne postoji.

18. Podnositelj pritužbe utvrdio je dodatna tri sastanka (od kojih dva nisu bila uvrštena na popis Komisije) čiji zapisnik Komisija nije objavila. Ombudsmanica smatra da to pitanje ne zaslužuje daljnju istragu jer je podnositelj pritužbe već primio predmetne dokumente od Europske obrambene agencije kao odgovor na zaseban zahtjev za pristup dokumentima.

19. Kad je riječ o zahtjevu podnositelja pritužbe da se rok njegova zahtjeva za potrebe preispitivanja produlji do datuma odgovora GU-a GROW, Komisija tvrdi da to ne može učiniti jer se Uredbom 1049/2001 dopušta samo preispitivanje stajališta zauzetog u početnom odgovoru.

20. Iako to može biti stroga pravna situacija, Ombudsmanica smatra da bi, s obzirom na neuobičajeno dugo kašnjenje u odgovoru Komisije, određena fleksibilnost u tom pogledu bila u skladu s načelima dobre uprave. Na primjer, zahtjev za produljenje vremenskog područja primjene mogao se smatrati novim zahtjevom za dokumente koji obuhvaćaju dodatno razdoblje.

II. Objavljivanje imena sudionika na sastancima Komisije i obrambene industrije

21. Ombudsmanica pozdravlja odluku Komisije da revidira stajalište doneseno u prvotnoj odluci i objavi imena poduzeća i njihovih izvršnih direktora koji su se sastali s članovima višeg rukovodstva Komisije.

22. Komisija je zadržala svoju odluku o redigiranju osobnih podataka u 10 dokumenata za koje se i dalje smatra da su obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva. Komisija smatra da nisu ispunjeni uvjeti koji se zahtijevaju u predmetu Bavarian Lager [2] da bi prijenos osobnih podataka bio opravdan, odnosno da podnositelj zahtjeva dokaže potrebu za otkrivanjem i da nema razloga vjerovati da bi legitimni interesi ispitanika mogli biti ugroženi.

23. Komisija je pojasnila da je ta sudska praksa temelj njezine politike da ne otkriva osobne podatke osoblja koje nije više rukovodstvo ili pojedinaca koji nisu glavni predstavnici vanjskih subjekata. 

24. Kad je riječ o uvjetu nužnosti, Komisija smatra da je argument koji je iznio podnositelj pritužbe, prema kojem su informacije dio istraživanja o opsegu utjecaja obrambene industrije na oblikovanje politika EU-a i stoga služe javnom interesu jer doprinose informiranoj javnoj raspravi o tom pitanju, preopćenit.

25. Kad je riječ o mogućoj šteti legitimnim interesima ispitanika, Komisija ističe da bi otkrivanje zaštićenih identiteta, s obzirom na osjetljivu prirodu spisa, podrazumijevalo stvaran i nehipotetski rizik za dotično osoblje Komisije od nezatraženih vanjskih kontakata. 

26. Ombudsmanica se slaže da podnositelj pritužbe nije ispunio potreban test nužnosti za dobivanje otkrivanja redigiranih imena. Naime, otkrivanje imena zastupanih poduzetnika i njihovih glavnih direktora dovoljno je i proporcionalno za postizanje cilja podnositelja pritužbe da sazna koja industrijska organizacija lobira Komisiju.

Zaključak

Na temelju istrage Europski ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim nalazom:

Znatno kašnjenje Komisije u odgovoru na zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima, i u početnoj fazi i u fazi revizije, predstavlja nepravilnost u postupanju.

Međutim, s obzirom na to da je podnositelj pritužbe naposljetku dobio odgovarajući odgovor, smatra da nije primjereno dati preporuku.

Podnositelj pritužbe i Europska komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 6.7.2018.

[1] Predmet T-468/16, Verein Deutsche Sprache protiv Komisije, ECLI:EU:T:2018:207, točka 35.

[2] Predmet C-28/08 P, Europska komisija protiv Bavarskog Lagera, ECLI:EU:C:2010:378.