Kontekst pritužbi

1. Podnositelj pritužbe istraživački je novinar koji je zatražio pristup nekoliko dokumenata u posjedu Europskog parlamenta koji se odnose na istragu Parlamenta.

2. Ta je istraga pokrenuta u ožujku 2015. nakon optužbi da je asistent zastupnika radio iz Njemačke, a ne iz jednog od službenih mjesta rada Parlamenta te da neke zadaće asistenta nisu bile u skladu s njegovim statusom „akreditiranog asistenta”[1].

Pritužba 611/2017/TE

3. Podnositelj pritužbe podnio je 27. veljače 2017. zahtjev za pristup „svim dokumentima” u vezi s istragom Europskog parlamenta.

4. Parlament je 20. ožujka 2017. produljio rok za obradu zahtjeva pozivajući se na „unutarnja savjetovanja koja su u tijeku”.

5. Podnositelj pritužbe odbio je produljenje roka od strane Parlamenta i podnio „potvrdni zahtjev” za dokumente.

6. Parlament je 31. ožujka 2017. odgovorio na prvotni zahtjev podnositelja pritužbe. Navela je da je identificirala pet dokumenata. Zaključila je da bi, s obzirom na to da „[s]vaki od identificiranih dokumenata sadržava informacije o dotičnoj osobi koje su strogo privatne”, njihovo otkrivanje ugrozilo privatnost i integritet pojedinca kako je zaštićen Uredbom 1049/2001[2]. Parlament je također objasnio da te informacije predstavljaju osobne podatke, kako je zaštićeno Uredbom 45/2001[3]. Osim toga, povjerljivost predmetnih dokumenata zahtijevala se člankom 26. Pravilnika o osoblju EU-a[4], u kojem se navodi da je osobni dosje člana osoblja povjerljiv. Parlament je stoga odbio pristup svih pet dokumenata.

7. Podnositelj pritužbe 3. travnja 2017. „potvrdio je ponovni zahtjev”, čime je zatražio preispitivanje stvarnog odbijanja. Tvrdio je da je zaključak Parlamenta da su dokumenti strogo privatni u suprotnosti s izjavom Parlamenta za medije da će rezultati istrage biti objavljeni. Nadalje je tvrdio da postoji prevladavajući javni interes za otkrivanje jer se istraga odnosila na pomoćnika tadašnjeg predsjednika Parlamenta.

8. Parlament je istog dana potvrdio to pismo kao ponovni zahtjev.

9. Podnositelj pritužbe obratio se 11. travnja 2017. Ombudsmanu.

10. Parlament je 25. travnja 2017. „iznimno” produljio rok za obradu ponovnog zahtjeva podnositelja pritužbe.

11. Parlament je 19. svibnja 2017. odgovorio na ponovni zahtjev. Potvrdio je svoj zaključak da je sadržaj zatraženih dokumenata osobni podatak i da se stoga pristup mora uskratiti.

Pritužba 895/2017/TE

12. Podnositelj pritužbe podnio je 21. veljače 2017. zahtjev za pristup dokumentu koji je identificirao samo svojim referentnim brojem. Razumio je traženi dokument koji se odnosi na isto pitanje, zapošljavanje asistenta zastupnika u Europskom parlamentu.

13. Parlament je 23. veljače 2017. od podnositelja pritužbe zatražio da pojasni svoj zahtjev jer nije mogao identificirati nijedan dokument s tim referentnim brojem.

14. Istog je dana podnositelj pritužbe odgovorio da podnosi ponovni zahtjev. Također je savjetovao Parlamentu da provjeri je li za pristup dokumentu „potrebno odobrenje glavnog tajnika Europskog parlamenta”.

15. Parlament je istog dana odgovorio da njegov zahtjev za pojašnjenje nije odbijanje zahtjeva podnositelja pritužbe i da rok za odgovor na njegov zahtjev nije istekao. Stoga se ponovni zahtjev podnositelja pritužbe nije mogao smatrati valjanim. Parlament je dodao da će nastaviti svoje istraživanje na temelju pojašnjenja koje je dostavio podnositelj pritužbe, ali da će od njega cijeniti sve dodatne informacije.

16. Podnositelj pritužbe 24. veljače 2017. obavijestio je Parlament da je dokument bilješka s prilozima koju je potpisao glavni tajnik Parlamenta.

17. Parlament je 14. ožujka 2017. produljio rok za obradu početnog zahtjeva zbog „unutarnjih savjetovanja koja su u tijeku”.

18. Podnositelj pritužbe podnio je 20. ožujka 2017. ponovni zahtjev za dokument.

19. Parlament je 31. ožujka 2017. odbio prvotni zahtjev. Objasnila je da je ocijenila dokument i utvrdila da sadržava osobne podatke i informacije zaštićene uredbama 1049/2001 i 45/2001. Nijedan dio dokumenta nije se mogao objaviti bez ugrožavanja tih zaštićenih interesa.

20. Podnositelj pritužbe ponovno je 3. travnja 2017. podnio ponovni zahtjev, čime je zatražio preispitivanje stvarnog odbijanja.

21. Parlament je 25. travnja 2017. produljio rokove za obradu njegova ponovnog zahtjeva.

22. Parlament je 19. svibnja 2017. potvrdio svoje prvotno odbijanje pristupa iz istih razloga.

23. Podnositelj pritužbe obratio se 23. svibnja 2017. Ombudsmanu.

Istraga

24. Ombudsmanica je pokrenula istragu o sljedećem:

1) Parlament je pogrešno produljio rokove za obradu početnih i ponovnih zahtjeva podnositelja pritužbe.

2) Parlament je pogrešno odbio pristup traženim dokumentima.

3) Tvrdnja podnositelja pritužbe da Parlament nezakonito čuva „klasu tajnih dokumenata” koju Odjel za transparentnost Parlamenta ne može pronaći pretraživanjem referentnog broja.

25. Tijekom istrage istražni tim Ombudsmana pregledao je dokumente i primio primjedbe podnositelja pritužbe na izvješće o inspekciji. U odluci Ombudsmana uzimaju se u obzir svi argumenti i stajališta stranaka.

1. Produljenje rokova

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

26. Podnositelj pritužbe tvrdi da je Parlament pogrešno produljio rokove za odgovor na njegove početne i ponovne zahtjeve. Smatra da Parlament nije pružio odgovarajuće razloge za produljenje.

27. Parlament je objasnio da je podnositelj pritužbe u kratkom roku poslao nekoliko zahtjeva za pristup dokumentima, od kojih su se neki odnosili na povjerljive ili vrlo velike dokumente. Parlamentu je bilo potrebno dodatno vrijeme kako bi svoje službe mogle obraditi zahtjeve u skladu s pravilima i bez „prekidanja kontinuiteta poslovanja”.  Što se tiče ranih ponovnih zahtjeva podnositelja pritužbe podnesenih kao odgovor na produljenje rokova, Parlament tvrdi da se produljenje roka ne može tumačiti kao odbijanje pristupa dokumentu.

Procjena Europskog ombudsmana

28. Uredbom 1049/2001[5] omogućuje se produljenje roka za odgovor na zahtjeve za pristup dokumentima „u iznimnim slučajevima, na primjer u slučaju zahtjeva koji se odnosi na vrlo dug dokument ili na vrlo velik broj dokumenata”. U detaljnim pravilima za primjenu Uredbe 1049/2001 objašnjeno je da „složeni ili glomazni zahtjevi” mogu predstavljati izniman slučaj[6]. U takvim se slučajevima podnositelja zahtjeva mora unaprijed obavijestiti i moraju se navesti „detaljni razlozi” [7]. Ombudsmanica je stoga ocijenila, s jedne strane, je li se Parlament ovdje suočio s „iznimnim slučajem” i, s druge strane, je li podnositelju pritužbe dostavio „detaljne razloge” za produljenje roka.

29. Ombudsmanica napominje da je Parlament produljio rok za odgovor na oba početna zahtjeva identičnim porukama e-pošte, navodeći da se rok morao produljiti za dodatnih 15 radnih dana zbog „unutarnjih savjetovanja koja su u tijeku”. Zatim je jednim dopisom produljio rok za odgovor na ponovne zahtjeve podnositelja pritužbe. U tom je dopisu navela da su savjetovanja u Parlamentu i pravna ocjena ponovnih zahtjeva podnositelja pritužbe „iznimno dugotrajni” s obzirom na povjerljivu prirodu nekih uključenih dokumenata i činjenicu da su neki dokumenti posebno veliki.

30. Na inspekcijskom sastanku Parlament je pojasnio da je podnositelj pritužbe u roku od tjedan dana podnio pet zahtjeva za pristup dokumentima. Njihov primitak podudarao se s ukupnim znatnim radnim opterećenjem tijekom tog razdoblja. Navela je i da su zahtjevi podnositelja pritužbe zahtijevali neuobičajene iznose sredstava. Dokumentacija koju je Parlament dostavio Ombudsmanu potvrđuje da su na kraju rokova u Parlamentu još uvijek bila u tijeku složena unutarnja savjetovanja.

31. S obzirom na ta pojašnjenja ombudsmanica smatra da se uprava Parlamenta doista suočila s „iznimnim slučajem” i da je bilo opravdano produljiti rokove kako bi se na odgovarajući način riješili zahtjevi podnositelja pritužbe[8]. Ombudsmanica također napominje da se u Uredbi 1049/2001 navode samo primjeri iznimnih slučajeva. Popis nije iscrpan.

32. Ombudsmanica potvrđuje da je učinkovito da Parlament standardizira određene aspekte obrade zahtjeva. To može uključivati standardizirane poruke e-pošte pri produljenju rokova za rješavanje sličnih izvanrednih zahtjeva. Moglo bi biti učinkovito i objediniti produljenje rokova za odgovor na nekoliko zahtjeva u jednoj e-poruci, posebno ako zahtjevi potječu od iste osobe, podnose se otprilike u isto vrijeme i odnose se na isto pitanje. Međutim, podnositelj zahtjeva uvijek mora biti u mogućnosti razumjeti posebne razloge za produljenje u svakom slučaju[9]. U tom slučaju ombudsmanica smatra da je Parlament trebao biti jasniji u pogledu razloga zbog kojih je morao produljiti rokove za pojedinačne zahtjeve podnositelja pritužbe. Ona će dati odgovarajući prijedlog za poboljšanje.

2. Odbijanje pristupa dokumentima

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

33. Parlament je odbio pristup svim dokumentima koje je podnositelj pritužbe zatražio u predmetima 611/2017/TE i 895/2017/TE jer su sadržavali osobne podatke i informacije o članu osoblja koji je strogo privatan. Osim toga, dokumenti zatraženi u predmetu 611/2017/TE zaštićeni su i zahtjevima povjerljivosti iz članka 26. Pravilnika o osoblju EU-a, koji se primjenjuju na osobni dosje članova osoblja. Parlament je dodao da smisleni djelomični pristup dokumentima nije moguć bez ugrožavanja zaštićenih interesa.

34. Podnositelj pritužbe tvrdi da je Parlament pogrešno odbio pristup dokumentima. Tvrdi da je odbijanje Parlamenta da otkrije dokumente proturječilo izjavama u medijima da će rezultati istrage biti objavljeni. Osim toga, tvrdio je da postoji prevladavajući javni interes za otkrivanje jer se istraga Parlamenta odnosila na pomoćnika njegova tadašnjeg predsjednika.

Procjena Europskog ombudsmana

35. Uredbom 1049/2001[10] štite se privatnost i integritet pojedinca u skladu s Uredbom 45/2001 o zaštiti podataka[11].  Tom se Uredbom[12] zahtijeva da primatelj mora dokazati nužnost prijenosa podataka kako bi se osobni podaci zakonito prenijeli trećoj strani. Ako se dokaže nužnost, institucija EU-a tada treba razmotriti bi li otkrivanje ugrozilo legitimne interese ispitanika. U tom je slučaju ispitanik asistent zastupnika u Europskom parlamentu. Potrebno je odvagnuti različite uključene interese[13].

36. Osobni podaci obuhvaćaju sve informacije povezane s osobom čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi. Uključuje informacije povezane s radnom situacijom osobe. Informacije o istrazi koja se odnosi na identificiranu osobu osobni su podaci te osobe. Tijekom inspekcije istražni tim Ombudsmana potvrdio je da je cjelokupni sadržaj predmetnih dokumenata osobni podatak asistenta zastupnika u Europskom parlamentu.

37. Kad je riječ o nužnosti prijenosa tih osobnih podataka podnositelju pritužbe, Parlament je tvrdio da podnositelj pritužbe nije dokazao „izričito opravdanje ili argumente kojima se dokazuje nužnost prijenosa osobnih podataka u dokumentima koji se na njega odnose”, kako se zahtijeva Uredbom 45/2001. Parlament je također utvrdio da bi se otkrivanjem dokumenata ugrozio legitimni interes ispitanika za zaštitu privatnosti i integriteta.

38. Ombudsmanica napominje da je podnositelj pritužbe zapravo iznio konkretne argumente o tome zašto smatra da mu je potrebno prenijeti osobne podatke asistenta. Podnositelj pritužbe objasnio je da, s obzirom na to da se dokumenti odnose na osnovu na kojoj je tadašnji predsjednik Parlamenta, osoba na visokoj javnoj dužnosti, zaposlio pomoćnika, postoji potreba da se javnost upozna s rezultatima istrage.

39. Ombudsmanica priznaje da bi zastupnik u Europskom parlamentu, a posebno bivši predsjednik Parlamenta, trebao uživati samo ograničenu zaštitu osobnih podataka koja se odnosi na njegovu ulogu javnog predstavnika. Kako je naveo Opći sud, „javne osobe općenito su već prihvatile da će neki od njihovih osobnih podataka biti otkriveni javnosti, a možda su čak i same poticale ili učinile takvo otkrivanje” [14].

40. Međutim, ovdje je zahtjev za osobne podatke asistenta tadašnjeg predsjednika Parlamenta, a ne za osobne podatke samog bivšeg predsjednika. Privatnost i integritet asistenta vjerojatno će biti ozbiljno ugroženi otkrivanjem dokumenata koji se odnose na istragu o njegovim uvjetima zapošljavanja[15]. S obzirom na ta razmatranja, Ombudsman smatra razumnim zaključak Parlamenta da bi otkrivanje zatraženih dokumenata ugrozilo legitimni interes bivšeg asistenta za zaštitu njegove privatnosti i integriteta. Ombudsmanica također smatra da u ovom slučaju nisu zadovoljeni testovi „nužnosti” i „legitimnih interesa”.

41. Ombudsmanica priznaje da se podnositelj pritužbe izjasnio u korist prevladavajućeg javnog interesa za otkrivanje u okolnostima ovog predmeta. Međutim, u skladu s relevantnim uredbama, iznimka za zaštitu privatnosti i integriteta pojedinca ne podliježe ispitivanju prevladavajućeg javnog interesa.

3. Nemogućnost identifikacije određenog dokumenta

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

42. Podnositelj pritužbe tvrdi da nemogućnost Parlamenta da utvrdi dokument koji je zatražio u predmetu 895/2017/TE nije bila iskrena i da ga je trebala dovesti u zabludu.

43. Parlament „čvrsto osporava” da je njegova izjava da nije mogao identificirati traženi dokument dana u zloj vjeri. Objasnila je da je od podnositelja pritužbe zatražila da pojasni svoj zahtjev u skladu s Uredbom 1049/2001[16]. Nakon što je podnositelj pritužbe iznio neka „pojašnjenja i specifikacije”, Parlament je nastavio s obradom zahtjeva i naposljetku pronašao dokument.

Procjena Europskog ombudsmana

44. Uredbom 1049/2001 od institucija EU-a zahtijeva se da od podnositelja zahtjeva zatraže pojašnjenje zahtjeva koji nisu „dovoljno precizni”[17]. Stoga se postavlja pitanje je li zahtjev bio nedovoljno precizan ili je Parlament trebao utvrditi dokument samo na temelju njegova referentnog broja. 

45. Tijekom inspekcije Parlament je objasnio da dokumenti koje posjeduje imaju različite razine osjetljivosti. To se odražava u internom sustavu Parlamenta za upravljanje administrativnim dokumentima. Traženi dokument interno je klasificiran kao „vrlo povjerljiv” te je stoga bio vidljiv samo onim službama koje su mu bile ovlaštene pristupiti. Zbog toga Odjel za transparentnost nije mogao odmah pronaći dokument pretraživanjem baze podataka Parlamenta.

46. Parlament je nadalje objasnio da se, s obzirom na to da Odjel za transparentnost nije mogao odmah identificirati dokument, pitao je li došlo do pogreške u referentnom broju. Stoga je od podnositelja pritužbe zatražio da pojasni svoj zahtjev. Parlament je rekao da, ako je podnositelj pritužbe potvrdio da nije bilo pogreške i da ne može pružiti dodatne pojedinosti, postoje postupci za pronalaženje svih dokumenata koji su u posjedu. Osim toga, nacrte odluka Odjela za transparentnost provjeravaju Pravna služba i glavni tajnik, koji imaju pristup svim osjetljivim dokumentima. Njegov bi ured bio u mogućnosti uočiti da je postojao dokument koji Odjel za transparentnost nije mogao pronaći.

47. S obzirom na ta objašnjenja ombudsmanica prihvaća da je poziv Parlamenta da pojasni zahtjev podnositelja pritužbe upućen u dobroj vjeri. Nije bilo namijenjeno obmanjivanju podnositelja pritužbe. Umjesto toga, njegova je svrha bila pomoći u identifikaciji dokumenta kako bi se riješio zahtjev podnositelja pritužbe.

48. Međutim, Ombudsmanica smatra da bi se rad Odjela za transparentnost uvelike olakšao ako bi mogao locirati (ali ne i pristupiti) vrlo povjerljivim dokumentima u internom sustavu Parlamenta za upravljanje dokumentima. U tu bi svrhu Parlament trebao ispitati mogućnosti u okviru sustava obavještavanja Odjela za transparentnost o postojanju svih pohranjenih dokumenata. Zatim bi se mogla povezati s relevantnom službom u pogledu pristupa traženom dokumentu. Ombudsman će u tu svrhu dati prijedlog.

Zaključak

Europski ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim nalazom:

Europski parlament nije nepravilno postupio.

Podnositelj pritužbe i Europski parlament bit će obaviješteni o toj odluci.

Prijedlozi za poboljšanje

1. Parlament bi trebao osigurati detaljno obrazloženje svakog pojedinačnog zahtjeva pri obavješćivanju o svojim odlukama o produljenju rokova za obradu zahtjeva za javni pristup dokumentima.

2. Parlament bi trebao ispitati mogućnosti da Odjel za transparentnost pronađe sve dokumente, uključujući vrlo osjetljive dokumente, u svojem internom sustavu za upravljanje dokumentima.

 

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 6. lipnja 2018.

 

[1] „Akreditirani asistent” asistent je zastupnika u Europskom parlamentu sa sjedištem u Bruxellesu (ili Luxembourgu/Strasbourgu), kojim izravno upravlja uprava Parlamenta, pod uvjetima zapošljavanja osoblja EU-a koje nije stalno zaposleno. S druge strane, lokalni asistenti imaju sjedište u državama članicama zastupnika u Europskom parlamentu i njima upravljaju kvalificirani platni agenti kako bi se osiguralo pravilno ispunjavanje poreznih zahtjeva i zahtjeva u pogledu socijalne sigurnosti, vidjeti http://www.europarl.europa.eu/news/en/press-room/faq/20/staffing-arrangements-parlament-assistants

[2] Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, SL L 145, 31.5.2001., str. 43.–48. („Uredba 1049/2001”).

[3] Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka, SL L 8, 12.1.2001., str. 1.–22.

[4] Uredba br. 31 (EEZ), 11 (EZAE) o Pravilniku o osoblju za dužnosnike i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju.

[5] Članak 7. stavak 3. i članak 8. stavak 2.

[6] Članak 2., Prilog „Detaljna pravila za primjenu Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije” Odluci Komisije 2001/937/EZ, EZUČ, Euratom od 5. prosinca 2001. o izmjeni njezina poslovnika, SL L 345/94.

[7] Članak 7. stavak 3. i članak 8. stavak 2.

[8] Vidjeti i presudu Općeg suda u predmetima T-494/08 do T-500/08 i T-509/08, Ryanair Ltd protiv Europske komisije [2010.] t. 34-37, u kojem je Opći sud utvrdio da gotovo istodobno podnošenje osam zahtjeva za pristup dokumentima koji su uključivali velik broj dokumenata opravdava Komisijino produljenje roka za odgovor.

[9] Predmeti od T-494/08 do T-500/08 i T-509/08, Ryanair Ltd protiv Europske komisije [2010.] ECLI:EU:T:2010:511, točka 35.

[10] Članak 4. stavak 1. točka (b).

[11] Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka, SL L 8, 12.1.2001., str. 1.–22.

[12] Članak 8.

[13] Predmet T-115/13, Dennekamp protiv Komisije [2015.] točka 127.

[14] Predmet T-115/13, Dennekamp protiv Komisije [2015.] točka 119.

[15] Predmet T-115/13, Dennekamp protiv Komisije [2015.] točka 117.

[16] Članak 6. stavak 2.

[17] Članak 6. stavak 2.