Poštovani gospodine B.,
2. siječnja 1997. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu u vezi s odlukom povjerenstva za odabir Vijeća/C/374 za otvoreni natječaj da odbije vašu prijavu a da vas ne obavijesti o mogućim načinima njezina osporavanja. Povjerenstvo za odabir svoju je odluku obrazložilo činjenicom da niste dostavili dokaz o svojem jezičnom znanju drugog jezika Zajednice.
Pritužbu sam 27. veljače 1997. proslijedio glavnom tajniku Vijeća Europske unije. Vijeće je svoje primjedbe poslalo 30. svibnja 1997. Nakon što sam te komentare preveo na španjolski, proslijedio sam vam ih 14. srpnja 1997. s pozivom na očitovanje. Vaš odgovor je od 28. srpnja 1997.
Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

BACKGROUND

Žalba
U svojem dopisu Ombudsmanu podnositelj pritužbe naveo je da je odlukom od 19. prosinca 1996. povjerenstvo za odabir Vijeća za otvoreni natječaj/C/374 odbilo njegovu prijavu na taj natječaj. Ni u dopisu povjerenstva za odabir ni u obavijesti o natječaju nisu navedeni mogući načini žalbe na odluku povjerenstva.
Tužitelj je telefaksom od 6. veljače 1996. proslijedio preslike svoje prijave i dopis povjerenstva za odabir o odbijanju. U tom je dopisu podnositelj pritužbe obaviješten da nije primljen na pisane testove natječaja jer uz zahtjev za ocjenu znanja drugog jezika Zajednice od strane podnositelja pritužbe nije priložena nikakva dokumentacija.
Podnositelj pritužbe tvrdio je da kao građanin ima pravo osporavati odluku koju je donijela javna uprava Zajednice. Međutim, budući da od Vijeća nije primio odgovarajuće informacije o tim pravima, podnositelj pritužbe tvrdio je da ih nije mogao ostvariti.

INQUIRY

Mišljenje Vijeća
Komentari Vijeća Europske unije na pritužbu sažeti su kako slijedi:
Vijeće je prvo istaknulo da podnositelj pritužbe prethodno nije poslao nikakvu pritužbu instituciji prije nego što je zatražio pravnu zaštitu od Europskog ombudsmana.
Što se tiče glavne tvrdnje predmeta, odnosno navodnog nedostatka sredstava za osporavanje odluke povjerenstva za odabir u okviru otvorenog natječaja Vijeće/C/374, institucija je uputila na niz mogućih opcija koje je podnositelj pritužbe mogao upotrijebiti.
Vijeće je navelo da je, u skladu s člankom 91. Pravilnika o osoblju, kandidat mogao podnijeti žalbu protiv odluke o odbijanju svojeg zahtjeva prvostupanjskom sudu tri mjeseca nakon dostave te odluke (19. prosinca 1996.). Vijeće je objasnilo da takva mogućnost ne zahtijeva podnošenje prethodne žalbe instituciji (članak 90. stavak 2. Pravilnika o osoblju).
Alternativno, kandidat je mogao podnijeti pritužbu povjerenstvu za odabir u roku od tri mjeseca od obavijesti o odluci povjerenstva u vezi s odredbama članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju. To je učinilo 86 kandidata čija je prijava odbijena te su podnijeli žalbu glavnom tajniku Vijeća. Kako bi se osiguralo pravilno razmatranje tih žalbi, pisani testovi natječaja zakazani su za 26. travnja 1997., nekoliko mjeseci nakon što je povjerenstvo za odabir donijelo odluku o upisu na pisane testove.
Vijeće je objasnilo i da, u skladu s relevantnom sudskom praksom Suda, kako se ne bi preopteretila organizacija natječaja s velikim brojem kandidata, Glavno tajništvo nije obvezno skrenuti pozornost kandidata čija je kandidatura odbijena na postojeća pravna sredstva.
Međutim, Vijeće je dodalo da je u novijim natječajima i kako bi se kandidatima omogućilo neformalno podnošenje žalbe, Glavno tajništvo u obavijest o otvorenim natječajima izričito uključilo odredbu kojom se odbijene kandidate obavješćuje da u kratkom roku mogu zatražiti da povjerenstvo za odabir preispita njihove prijave.
Opažanja podnositelja pritužbe
Ombudsman je primjedbe Vijeća proslijedio podnositelju pritužbe s pozivom na očitovanje.
Podnositelj pritužbe u svojem je odgovoru najprije naveo da, s obzirom na to da ga Vijeće nije obavijestilo o njegovim pravima na žalbu, nije znao zahtijeva li bilo kakva prijava prvostupanjskom sudu prethodnu žalbu povjerenstvu za odabir. Činjenica da je 86 drugih kandidata osporilo odluku povjerenstva za odabir ne može opravdati to da ga povjerenstvo nije obavijestilo o njegovim pravima na žalbu, kao ni o njegovim formalnostima.
Podnositelj pritužbe uputio je i na uređenje sličnih situacija španjolskim pravom, objašnjavajući da je, u skladu sa španjolskim Zakonom o upravnom postupku, dotična javna uprava obvezna obavijestiti primatelja odluke o sredstvima za podnošenje žalbe protiv te odluke kao ključnom uvjetu za valjanost upravnog akta. Nepoštovanje tog zahtjeva dovelo bi do poništenja akta.

Odluka Europskog ombudsmana

Na temelju informacija koje je dostavio podnositelj pritužbe i primjedbi koje je podnijelo Vijeće Europske unije, ombudsmanica je donijela sljedeće zaključke:
Dopuštenost predmeta i daljnja istraga Europskog ombudsmana
1.1 Što se tiče argumenta Vijeća da se g. B. prethodno nije žalio instituciji, valja naglasiti da je na Ombudsmanu da odluči je li pritužba dopuštena. Naravno, institucije i tijela Zajednice mogu Europskom ombudsmanu iznijeti svoja stajališta o toj temi.
1.2. U okviru sustava uspostavljenog Ugovorom i Statutom Europskog ombudsmana, Europski ombudsman utvrđuje dopuštenost pritužbi u skladu s pravom Zajednice. Nakon što je razmotrio pritužbu g. B.-a, Europski ombudsman odlučio je da predmet ispunjava kriterije propisane Statutom i da ga treba proglasiti dopuštenim.
1.3. Da bi žalba bila dopuštena, moraju joj prethoditi odgovarajući administrativni pristupi predmetnim institucijama i tijelima (članak 2. stavak 4. Statuta). S obzirom na različite jezične verzije ovog teksta (1) i uzimajući u obzir cilj odredbe, praksa Europskog ombudsmana bila je ocijeniti jesu li primijenjeni odgovarajući administrativni pristupi ovisno o okolnostima svakog pojedinog slučaja.
1.4. Budući da ovaj predmet uključuje odluku žirija za odabir otvorenog natječaja protiv koje se žalba mogla izravno podnijeti Prvostupanjskom sudu, Ombudsman je smatrao da su kriteriji za dopuštenost pritužbe ispunjeni bez dodatnih zahtjeva.
Informacije koje treba dostaviti podnositelju pritužbe
2.1. Podnositelj pritužbe smatra da se njegovo pravo na osporavanje negativne odluke povjerenstva za odabir nije moglo ostvariti jer nije bio obaviješten o postojanju takvog prava, a kamoli o sredstvima za njegovo ostvarivanje. Međutim, Vijeće je tvrdilo da bi obavješćivanjem kandidata o njihovim načinima žalbe organizacija natječaja s velikim brojem kandidata bila neopravdano preopterećena.
2.2. Pri ocjenjivanju odluka povjerenstva za odabir potrebno je uzeti u obzir potrebu da se osigura uredan razvoj natječaja, posebno na natječajima s velikim brojem kandidata. Sud je sam uzeo u obzir taj čimbenik pri definiranju dužnosti povjerenstva za odabir da obrazloži odbijene kandidate. Stoga je Sud u ustaljenoj sudskoj praksi naveo da u natječajima s velikim brojem kandidata može biti prihvatljivo da povjerenstva za odabir prvotno [odbijenim] kandidatima dostave samo informacije o kriterijima za odabir i njihovim rezultatima, a tek kasnije daju pojedinačna objašnjenja (2).
2.3. Međutim, organizacija otvorenih natječaja ne bi nužno trebala biti narušena ili neopravdano preopterećena činjenicom da povjerenstvo za odabir putem standardnog obrasca pruža opće informacije o načinima podnošenja moguće žalbe odbijenim kandidatima.
Odgovarajuće informacije o pravima koja pravo Zajednice dodjeljuje građanima i o sredstvima za njihovu zaštitu osnovni su uvjet za pravilno ostvarivanje tih prava, a u konačnici i za njihovo poštovanje. Stoga, kako bi se poštovala načela dobre uprave, Vijeće bi trebalo osigurati da su građani u svojim odnosima s građanima na odgovarajući način obaviješteni o svojim pravima i obvezama. To se posebno odnosi na slučajeve u kojima Vijeće preuzima inicijativu za pozivanje pojedinačnih prijava na otvorene natječaje čiji je cilj zapošljavanje njegovih državnih službenika.
2.4. Međutim, Europski ombudsman prima na znanje novu politiku koju je Vijeće usvojilo u novijim natječajima, prema kojoj obavijest o natječaju objavljena u Službenom listu sada sadržava odredbu u kojoj se navodi da odbijeni kandidati mogu u kratkom roku zatražiti da povjerenstvo za odabir ponovno razmotri njihovu prijavu.
S obzirom na tu promjenu politike Vijeća, nema razloga da Europski ombudsman nastavi raditi na tom aspektu predmeta.
Nepružanje točnih informacija o obavijesti o natječaju
3.1. Povjerenstvo za odabir svoje je odbijanje prijave podnositelja pritužbe temeljilo na činjenici da podnositelj pritužbe nije dostavio dokaze o svojem znanju drugog jezika Zajednice.
3.2. U skladu s Posebnim uvjetima za sudjelovanje na natječaju (točka B Obavijesti o natječaju) dokumentacija je bila potrebna za obrazovanje (točka a), radno iskustvo (točka b), tipkanje (točka c) i dob (točka e). Samo se za te aspekte u Obavijesti o natječaju izričito zahtijevala neka vrsta akreditacije s pomoću potvrda ili bilo kojih drugih pisanih dokaza.
3.3. Dobro je administrativno ponašanje pružiti najtočnije moguće informacije o uvjetima prihvatljivosti za radno mjesto. Te bi informacije podnositelju zahtjeva trebale omogućiti da ocijeni treba li podnijeti zahtjev, koji su popratni dokumenti važni za postupak te se stoga moraju priložiti obrascu zahtjeva (3). Svrha je Obavijesti o natječaju da se tužitelja u tom natječaju na odgovarajući način obavijesti o zahtjevima i uvjetima koje treba ispuniti.
U tom slučaju u Obavijesti o natječaju nije izričito naveden zahtjev za podnošenje dokumenata kojima se potvrđuje znanje drugog jezika Zajednice. U tim okolnostima podnositelj pritužbe nije mogao razumno očekivati da će se ti dokumenti proslijediti. Vijeće stoga podnositelju pritužbe nije dostavilo jasne i točne informacije o činjenici da znanje drugog jezika Zajednice mora biti potkrijepljeno pisanim dokazima. Takav propust predstavlja nepravilnost u postupanju.

ZAKLJUČCI

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom čini se potrebnim iznijeti sljedeću kritičku napomenu:

Dobro je administrativno ponašanje pružiti najtočnije moguće informacije o uvjetima prihvatljivosti za radno mjesto. Te bi informacije podnositelju zahtjeva trebale omogućiti da ocijeni treba li podnijeti zahtjev, koji su popratni dokumenti važni za postupak te se stoga moraju priložiti obrascu zahtjeva. Svrha je Obavijesti o natječaju da se tužitelja u tom natječaju na odgovarajući način obavijesti o zahtjevima i uvjetima koje treba ispuniti.

U tom slučaju u Obavijesti o natječaju nije izričito naveden zahtjev za podnošenje dokumenata kojima se potvrđuje znanje drugog jezika Zajednice. U tim okolnostima podnositelj pritužbe nije mogao razumno očekivati da će se ti dokumenti proslijediti. Vijeće stoga podnositelju pritužbe nije dostavilo jasne i točne informacije o činjenici da znanje drugog jezika Zajednice mora biti potkrijepljeno pisanim dokazima.

S obzirom na to da se ti aspekti predmeta odnose na postupke povezane s određenim događajima u prošlosti, nije primjereno postići prijateljsko rješenje tog pitanja. Ombudsman stoga zaključuje predmet.
Vaš iskreno
Jacob SÖDERMAN
cc:
g. Jürgen TRUMPF, glavni tajnik, Vijeće Europske unije

---

(1) Kako je navedeno u prethodnoj odluci Europskog ombudsmana o pritužbi 45/26.7.95/JPB/PD/B-dk: „Čini se da postoji mala razlika između različitih jezičnih verzija te odredbe. Danska verzija s pravom koristi izraz "fornødne" i ostavlja dojam da su takvi administrativni pristupi potrebni. S druge strane, primjerice u engleskoj, francuskoj, njemačkoj, španjolskoj i švedskoj verziji upotrebljavaju se pojmovi „odgovarajuće”, „odgovarajuće”, „geeigneten”, „adecuadas” odnosno „lämpliga”, što, čini se, znači da se moraju primijeniti odgovarajući administrativni pristupi”. Europski ombudsman, Godišnje izvješće za 1996., str. 45.

(2) Predmet 225/82 Verzyck protiv Komisije [1983.] ECR 1991, stavak 16.

(3) Predmet T-158/89, Van Hecken protiv ESC-a, [1991.] ECR II-1341