Predmet se odnosio na odluku Europske komisije o povratu troškova za osoblje (ukupni povrat u iznosu od 57 098,40 EUR) koji su već isplaćeni nevladinoj organizaciji koja je uspješno provela tri projekta EU-a za istraživanje i tehnološki razvoj. Europska komisija smatrala je da je sustav bilježenja vremena za osoblje podnositelja pritužbe nepouzdan. Nevladina organizacija nije se složila i žalila se pučkom pravobranitelju.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i utvrdila da je podnositelj pritužbe više puta nastojao objasniti Komisiji svoj sustav bilježenja vremena. Ombudsmanica je stoga smatrala da je Komisija od podnositelja pritužbe trebala proaktivno zatražiti dodatna pojašnjenja u pogledu troškova osoblja. Ombudsmanica je stoga predložila Komisiji da razmotri evidencije radnog vremena koje je podnositelj pritužbe dostavio tijekom istrage Ombudsmana te da na temelju toga preispita svoju odluku o neodobravanju financijskih sredstava EU-a za već plaćene troškove osoblja.

Komisija je zatim analizirala evidencije radnog vremena podnositelja pritužbe i utvrdila da ima nekoliko nedostataka. Komisija je navela da stoga ne može poništiti svoj zaključak o reviziji.

Ombudsmanica se uvjerila da je Komisija tijekom istrage Ombudsmana pregledala evidencije radnog vremena koje je dostavio podnositelj pritužbe. Ombudsmanica je provjerila postoje li nedostaci koje je utvrdila Komisija te je stoga smatrala razumnim zaključak Komisije da ne može poništiti svoje revizijske nalaze. Međutim, Ombudsman je tvrdio da je Komisija trebala biti proaktivnija u traženju pojašnjenja o sustavu bilježenja vremena u mnogo ranijoj fazi.

Pozadina

1. Podnositelj pritužbe nevladina je organizacija koja je sudjelovala u trima projektima koje je financirao EU u okviru Sedmog okvirnog programa EU-a za istraživanje i tehnološki razvoj za razdoblje 2007. – 2013. („FP7”). Komisija je 2011. zatražila od vanjskog revizorskog društva da provede reviziju provedbe triju projekata u okviru Sedmog okvirnog programa koju je proveo podnositelj pritužbe i da provjeri prihvatljivost troškova prijavljenih za financiranje sredstvima EU-a.

2. Vanjsko revizorsko društvo utvrdilo je sustavne pogreške u financijskim izvještajima podnositelja pritužbe. Konkretno, utvrđeno je da sustav bilježenja vremena podnositelja pritužbe nije pouzdan. Stoga se u nacrtu izvješća o reviziji preporučuje da se 100 % troškova osoblja podnositelja pritužbe proglasi neprihvatljivim za financiranje sredstvima EU-a. Podnositelj pritužbe snažno se usprotivio nalazu da je njegov sustav bilježenja vremena nepouzdan i nastojao je objasniti da se u nalazima revizije nije uzela u obzir glavna vrsta evidencije radnog vremena podnositelja pritužbe: detaljan „popis radnog vremena 1a”. Međutim, u završnom revizijskom izvješću Komisije zadržano je da svi troškovi osoblja podnositelja pritužbe nisu prihvatljivi za financiranje sredstvima EU-a. Komisija je 2014. od podnositelja pritužbe počela tražiti povrat ukupnog iznosa od 57 098,40 EUR [1]. ^[2]

3. Podnositelj pritužbe zatim se obratio pučkom pravobranitelju. Podnositelj pritužbe bio je zabrinut zbog toga što Komisija nije na odgovarajući način uzela u obzir informacije koje je podnositelj pritužbe dostavio o uspostavi svojeg sustava bilježenja vremena. Podnositelj pritužbe želio je da Komisija na odgovarajući način uzme u obzir informacije o sustavu bilježenja vremena i da ponovno razmotri svoju odluku o povratu troškova za osoblje koji su u izvješću o reviziji proglašeni neprihvatljivima.

4. Nakon što je zaprimio odgovor Komisije na pritužbu i primjedbe podnositelja pritužbe o stajalištu koje je izrazila Komisija, Ombudsman je pregledao revizijski spis Komisije. Inspekcijom je potvrđeno da evidencija radnog vremena 1a nije bila među dokumentima koje je podnositelj pritužbe dostavio Komisiji. Međutim, tijekom ove istrage podnositelj pritužbe dostavio je Ombudsmanu evidencije radnog vremena 1a za predmetne projekte u okviru Sedmog okvirnog programa. Na temelju toga Ombudsman je Komisiji podnio prijedlog rješenja [3] (vidjeti u nastavku). U ovoj se odluci uzima u obzir odgovor Komisije na prijedlog Ombudsmana o rješenju, kao i primjedbe podnositelja pritužbe na odgovor Komisije.

Način na koji je Komisija postupala s informacijama koje je dostavio podnositelj pritužbe

Prijedlog rješenja Europskog ombudsmana

5. Glavno je pitanje u ovom predmetu je li sustav bilježenja vremena podnositelja pritužbe bio pouzdan. Postoji jasna razlika između sustava bilježenja vremena opisanog u revizijskom izvješću Komisije i sustava bilježenja vremena koji podnositelj pritužbe u kontekstu ove istrage tvrdi da upotrebljava za projekte koje financira EU. Iako se Komisijino revizijsko izvješće temelji samo na dvije vrste evidencija radnog vremena – 1b i 1c evidencije radnog vremena – podnositelj pritužbe tvrdi da se njegov sustav evidencije radnog vremena uglavnom temelji na trećoj vrsti evidencije radnog vremena, detaljnoj tablici radnog vremena 1a.

6. I dalje je nejasno zašto su vanjski revizori nacrt zaključaka revizije temeljili samo na vremenskim tablicama 1b i 1c, a da pritom nisu uzeli u obzir detaljne vremenske tablice 1a podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe tvrdi da je revizorima stavio na raspolaganje sve potrebne informacije tijekom terenskog rada na reviziji. Međutim, Ombudsman nije pronašao nikakve dokaze o tome da je podnositelj pritužbe u bilo kojem trenutku vanjskom revizorskom društvu ili Komisiji dostavio cijeli skup radnih listova 1a.

7. Neovisno o tome, Ombudsmanica smatra da su prigovori podnositelja pritužbe na nalaze revizije, kao i detaljna objašnjenja podnositelja pritužbe Komisiji o uspostavi njegova sustava bilježenja vremena, trebali potaknuti Komisiju da od podnositelja pritužbe zatraži pojašnjenja o tom pitanju. Prije dovršetka izvješća o reviziji Komisija je s podnositeljem pritužbe trebala pojasniti moguće razlike u odnosu na njezin sustav bilježenja vremena. Trebala je od podnositelja pritužbe zatražiti i da pojasni na koju je vrstu evidencije radnog vremena uputila u svojim očitovanjima te da te evidencije radnog vremena dostavi Komisiji na razmatranje.

8. Osim toga, kada se podnositelj pritužbe sastao s Komisijom, uložio je ozbiljne napore kako bi objasnio stvarnu uspostavu svojeg sustava bilježenja vremena, s naglaskom na dnevnicima 1a, kako bi otklonio sve sumnje u pogledu pouzdanosti svojeg sustava bilježenja vremena. Podnositelj pritužbe izrazio je svoje čvrsto uvjerenje da je Komisiji na sastanku dostavio cijeli popis radnih sati 1a, zajedno s drugim dokumentima. Iako je inspekcija Ombudsmana potvrdila da evidencija radnog vremena 1a nije bila među dokumentima koje je podnositelj pritužbe dostavio Komisiji, Komisija je trebala istaknuti podnositelju pritužbe da nedostaju detaljni evidencija radnog vremena s obzirom na ključnu ulogu koju su te evidencije radnog vremena imale u utvrđivanju prihvatljivosti troškova osoblja podnositelja pritužbe.

9. Budući da Komisija stoga nije učinkovito primila na znanje stalne napore podnositelja pritužbe da objasni svoj sustav bilježenja vremena – napore koji su prvi put poduzeti u fazi nacrta izvješća o reviziji – Ombudsman je smatrao da bi bilo pravedno da Komisija preispita svoje revizijske nalaze samo na temelju evidencije radnog vremena podnositelja pritužbe 1a, koju je podnositelj pritužbe dostavio Ombudsmanu tijekom istrage. Ombudsmanica je Komisiji proslijedila primjerke evidencije radnog vremena 1a, pri čemu je u ovom slučaju iznijela sljedeći prijedlog rješenja:

Ombudsmanica predlaže da Komisija preispita svoje stajalište na temelju sada dostavljenih evidencija radnog vremena 1a i, ako se uvjeri da te evidencije radnog vremena ispunjavaju relevantne zahtjeve, da poništi svoj zaključak o reviziji kako bi se isključilo 100 % troškova osoblja podnositelja pritužbe u provedbi triju projekata u okviru Sedmog okvirnog programa.

10. U odgovoru na prijedlog Ombudsmana o rješenju Komisija je obavijestila Ombudsmana da je propisno analizirala evidencije radnih sati 1a kako bi provjerila jesu li te evidencije radnih sati, da su bile poznate Komisiji u vrijeme postupka revizije, mogle predstavljati pouzdane revizijske dokaze. Komisija je navela da je njezinom analizom otkriveno nekoliko nedostataka u evidencijama radnih sati 1a, kao što su razlike u broju radnih sati prijavljenih za pojedinačne članove osoblja u usporedbi sa satima utvrđenima u izvješću o reviziji [4] i u „konsolidiranom pojedinačnom periodičnom rasporedu radnih sati po projektu”; nepostojanje 1a evidencije radnog vremena za jednog člana osoblja; nepostojanje potpisa i odobrenja nekoliko evidencija radnog vremena; neke evidencije radnog vremena potpisane su na nepostojeće datume; neke vremenske tablice koje su potpisane tijekom vikenda.

11. Komisija je zaključila da joj evidencije radnog vremena 1a, da su bile dostavljene ranije, ne bi pružile dovoljnu razinu jamstva u pogledu pouzdanosti sustava bilježenja vremena podnositelja pritužbe i ne bi predstavljale „pouzdan dokaz za troškove osoblja koje je korisnik stvarno imao”. Komisija je izjavila i da zbog tih nedostataka „ne bi mogla zaključiti da su evidencije radnog vremena vrste 1a koje je podnositelj pritužbe dostavio preko Ombudsmana bile stvarne”.

12. Komisija je navela da podnositelj pritužbe nije osporio odluku Komisije da od nje povrati novac u provedbi nalaza revizije. Odluka o povratu stoga je postala pravno obvezujuća i provodi je Komisija.

13. Komisija je zaključila da je propisno provjerila evidencije radnog vremena 1a koje je proslijedio Ombudsman i ocijenila njihov učinak na zaključke revizije i provedbu revizije. Međutim, zbog prethodno navedenih razloga Komisija je utvrdila da nije mogla poništiti svoje revizijske zaključke.

14. Kao odgovor na stajalište Komisije podnositelj pritužbe tvrdio je da je revizorima i Komisiji u više navrata dostavio potpune, precizne i točne informacije o uspostavi svojeg sustava bilježenja vremena te da je, među ostalim, Komisiji na sastanku održanom 2013. dostavio cijeli skup radnih listova 1a. Odluka Komisije da zabrani i nadoknadi sve troškove osoblja u okviru projekata stoga je netočna, nepoštena i neproporcionalna.

15. Podnositelj pritužbe izjavio je da su revizori tijekom terenskog revizijskog rada već istaknuli navodne nedostatke u evidencijama radnog vremena 1a koje je iznijela Komisija. Podnositelj pritužbe u to je vrijeme dostavio odgovarajuće informacije i objašnjenja kako bi razjasnio probleme.

16.  Podnositelj pritužbe odbacio je kao neistinitu izjavu Komisije da postoje razlike u broju radnih sati navedenih u 1a evidencijama radnog vremena pojedinačnih članova osoblja u usporedbi sa satima utvrđenima u izvješću o reviziji. Međutim, podnositelj pritužbe nije osporio ostale nedostatke u evidencijama radnog vremena 1a koje je utvrdila Komisija, nego je iznio objašnjenja. Zaključivši da evidencija radnog vremena 1a nije pouzdan dokaz troškova osoblja podnositelja pritužbe, podnositelj pritužbe smatrao je da Komisija i dalje ne uzima u obzir stvarnu uspostavu sustava evidencije radnog vremena podnositelja pritužbe.

17. Podnositelj pritužbe nije se složio sa stajalištem Komisije da je postupila u skladu s prijedlogom Ombudsmana o rješenju tako što je pregledala radne liste 1a. Također je snažno odbacio svaki prijedlog da ima izmišljene vremenske listove.

Procjena Europskog ombudsmana nakon prijedloga rješenja

18. Sporazumi o dodjeli bespovratnih sredstava između Komisije i podnositelja pritužbe obvezali su podnositelja pritužbe da stavi na raspolaganje precizne, potpune i djelotvorne informacije i podatke kako bi Komisija mogla provjeriti je li podnositelj pritužbe pravilno upravljao sporazumima o dodjeli bespovratnih sredstava i je li zahtijevao troškove u skladu s pravilima. Komisija nema pravnu obvezu uzeti u obzir informacije ili dokumente koje je dostavio podnositelj pritužbe nakon isteka roka za podnošenje primjedbi na nacrt izvješća o reviziji.

19. Ombudsman nije pronašao nikakve dokaze o tome da je podnositelj pritužbe u bilo kojem trenutku dostavio cijeli skup radnih listova 1a vanjskom revizorskom društvu ili Komisiji te Ombudsman ne može provjeriti je li to učinjeno ili nije, ili što je u tom pogledu moglo poći po zlu.

20. Komisija je potvrdila da je primjer radnog lista 1a, koji je podnositelj pritužbe neosporno dostavio Komisiji, u skladu sa zahtjevima za bilježenje vremena utvrđenima u sporazumima o dodjeli bespovratnih sredstava, što je korak prema pojašnjenju pitanja koje je Ombudsman pozdravio. Ombudsmanica također cijeni spremnost Komisije da razmotri radne listove 1a koje joj je proslijedila.

21. Ombudsmanica je provjerila točnost nalaza Komisije da postoje razlike između broja radnih sati navedenih u evidencijama radnog vremena 1a pojedinačnih članova osoblja i sati navedenih u izvješću o reviziji.[5] Ombudsman nadalje napominje da podnositelj pritužbe ne osporava postojanje drugih nedostataka koje je utvrdila Komisija. Umjesto toga, podnositelj pritužbe tvrdi da ta pitanja ne znače da su njegove evidencije radnog vremena, a time i njegov sustav evidencije radnog vremena, nepouzdani. Podnositelj pritužbe nije iznio primjedbe na činjenicu da nije osporio Komisijinu obavijest o terećenju za provedbu nalaza revizije.

22. S obzirom na nedostatke koje je utvrdila Komisija, ombudsmanica smatra razumnim zaključak Komisije da evidencija radnog vremena 1a, da je dostavljena tijekom postupka revizije, ne bi bila dovoljna za dokazivanje pouzdanosti sustava bilježenja vremena podnositelja pritužbe. Ombudsman stoga kao razumno prihvaća i stajalište Komisije da ne može poništiti svoje revizijske zaključke.

23. Neovisno o tome, Ombudsmanica ostaje pri svojem stajalištu da bi u konkretnom slučaju podnositelja pritužbe pravo na dobru upravu zahtijevalo od Komisije da poduzme daljnje mjere u vezi s prigovorima koje je iznio podnositelj pritužbe. Ombudsmanica stoga ponavlja svoje stajalište da je prije dovršetka izvješća o reviziji Komisija s podnositeljem pritužbe trebala pojasniti moguće nepodudarnosti između sustava bilježenja vremena na koji upućuju revizori i sustava bilježenja vremena koji je opisao podnositelj pritužbe. Međutim, s obzirom na to da je Komisija sada pregledala radne listove 1a i zaključila da imaju određene nedostatke, činjenica da Komisija nije proaktivno stupila u kontakt s podnositeljem pritužbe kako bi zatražila pojašnjenja u konačnici nije negativno utjecala na zaključke revizije.  

24. Ombudsmanica razumije frustraciju podnositelja pritužbe zbog činjenice da financijska revizija može dovesti do toga da se troškovi osoblja korisnika bespovratnih sredstava odbace kao neprihvatljivi, unatoč činjenici da je rad stvarno obavljen i da su projektom ostvareni kvalitetni rezultati. Međutim, financiranje u okviru programa EU-a FP7 temeljilo se na troškovima, a ne na rezultatima. Osim toga, sporazumima o dodjeli bespovratnih sredstava između podnositelja pritužbe i Komisije predviđena je mogućnost provedbe financijskih revizija. Financijske revizije, po definiciji, usmjerene su isključivo na provjeru je li korisnik bespovratnih sredstava prijavio troškove u skladu s primjenjivim pravilima.

Zaključak

Na temelju istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim zaključkom:

Ombudsmanica smatra razumnim stajalište Komisije da joj zbog niza nedostataka evidencija radnog vremena koju je podnositelj pritužbe dostavio tijekom istrage ne omogućuje da promijeni svoje revizijske nalaze. Stoga nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly
Europska ombudsmanica

Strasbourg, 1. lipnja 2017.

[1] To je neto iznos povrata koji uključuje prijeboje i prilagodbe u odnosu na neka druga područja troškova.

[2] Dodatne informacije o pozadini pritužbe, argumentima stranaka i istrazi Europskog ombudsmana potražite u cjelovitom tekstu prijedloga rješenja Europskog ombudsmana dostupnom na: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/solution.faces/en/77748/html.bookmark  

[3] Prijedlog rješenja Europskog ombudsmana dostupan je na: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/solution.faces/en/77748/html.bookmark

[4] Prilog II. izvješću o reviziji.

[5] Razlika u traženim satima iznosi 24 u slučaju prvog člana osoblja, 10 u slučaju drugog člana osoblja i 1 u slučaju trećeg člana osoblja (prema nalogu koji je upotrijebila Komisija).