Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe podnio je zahtjev za radno mjesto u Frontexu u okviru postupka odabira FRONTEX/12/CA/FGIV/21.1 („postupak odabira”). Njegov je zahtjev bio neuspješan i njegovo ime nije bilo uvršteno na popis uspješnih kandidata.

2. Pritužba se odnosi na Frontexovo odbijanje da nakon postupka odabira podnositelju pritužbe dostavi imena: i. osoba odabrana za radno mjesto u Frontexu; i ii. osobe uvrštene na popis uspješnih kandidata („odabrani kandidati / kandidati s popisa uspješnih kandidata”).

3. Podnositelj pritužbe pisao je 19. ožujka 2013. Frontexu tražeći imena odabranih kandidata/kandidatkinja s popisa uspješnih kandidata.

4. Frontex je 19. ožujka 2013. odgovorio da podnositelju pritužbe ne može dostaviti imena odabranih kandidata/kandidatkinja s popisa uspješnih kandidata jer bi to bilo u suprotnosti s njegovom unutarnjom politikom i zaštitom osobnih podataka.

5. Podnositelj pritužbe podnio je 19. ožujka 2013. ovu pritužbu Europskom ombudsmanu.

Predmet istrage

6. Ombudsmanica je pokrenula istragu o sljedećim tvrdnjama i tvrdnjama:

Tvrdnja:

Podnositelj pritužbe tvrdi da mu je Frontex nakon postupka odabira FRONTEX/12/CA/FGIV/21.1 pogrešno odbio dostaviti ime osobe odabrane za radno mjesto i imena drugih osoba s popisa uspješnih kandidata.

Zahtjev:

Podnositelj pritužbe tvrdi da bi mu Frontex trebao dostaviti ta imena.

Istraga

7. Ombudsmanica je 26. travnja 2013. od Frontexa zatražila mišljenje o navodima i zahtjevima podnositelja pritužbe. U pismu Frontexu kojim je pokrenuta istraga Ombudsman je zatražio da ga se obavijesti o postupku odabira koji Frontex provodi u ovom konkretnom slučaju, posebno o tome je li sastavio popis uspješnih kandidata na kraju postupka odabira. Ombudsmanica je također izričito zatražila od Frontexa da pojasni svoje stajalište u pogledu pristupa imenima odabranih kandidata / kandidata s popisa uspješnih kandidata. U tom je pogledu Ombudsman skrenuo pozornost Frontexa na nedavni nacrt preporuke u predmetu 238/2012/JF [1].

8. Ombudsmanica je 9. kolovoza 2013. zaprimila mišljenje Frontexa o pritužbi. To je mišljenje poslano podnositelju pritužbe na očitovanje.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

A. Navod o odbijanju navođenja imena osobe odabrane za radno mjesto i imena kandidata na popisu uspješnih kandidata

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

9. U prilog svojoj tvrdnji podnositelj pritužbe tvrdio je da mu je Frontex pogrešno odbio dostaviti imena odabranih kandidata/kandidatkinja s popisa uspješnih kandidata nakon postupka odabira. Podnositelj pritužbe istaknuo je da Europski ured za odabir osoblja objavljuje popise uspješnih kandidata. Tvrdio je da bi Frontex trebao povećati transparentnost svojih odluka donošenjem slične politike.

10. U svojem mišljenju poslanom ombudsmanu Frontex je najprije napomenuo da podnositelj pritužbe nije zatražio javni pristup dokumentima u skladu s Uredbom o javnom pristupu dokumentima („Uredba 1049/2001”)[2]. Stoga Frontex nije obradio njegov zahtjev kao početni zahtjev u skladu s člancima 6. i 7. Uredbe 1049/2001. Stoga je tvrdio da taj prigovor nije usporediv s pritužbom u predmetu 238/2012/JF [3]. Tvrdio je da je u tom slučaju podnositelj pritužbe podnio „izričiti početni zahtjev” u skladu s Uredbom 1049/2001. Frontex je pojasnio da je zahtjev podnositelja pritužbe obrađen u skladu s načelima dobre administrativne prakse kako je utvrđeno u Frontexovu Kodeksu ponašanja (Prilog 4.), a posebno u članku 21. (zahtjevi za informacije).

11. Frontex je također naveo da, čak i da se podnositelj pritužbe izričito pozvao na Uredbu 1049/2001, on mu ne bi automatski dostavio dokument koji sadržava tražene osobne podatke. Frontex je istaknuo da takva vrsta zahtjeva uključuje uravnoteženje transparentnosti i javnog interesa za otkrivanje sa zaštitom osobnih podataka dotičnih osoba. U tom je pogledu napomenula da se presuda Suda Europske unije u predmetu Bavarian Lager [4], dokument o stajalištu Europskog nadzornika za zaštitu podataka („EDPS”)[5], zajedno s navedenim nacrtom preporuke Europskog ombudsmana [6], upotrebljavaju kao alati za usmjeravanje kad Frontex objavljuje tražena javna imena koja su uključena u dokument na temelju pravila EU-a o javnom pristupu dokumentima.

12. Frontex je tvrdio da bi otkrivanje imena odabranih kandidata/kandidatkinja s popisa uspješnih kandidata moglo dovesti kandidate u nezgodan položaj, posebno prema njihovu trenutačnom poslodavcu. Frontex je izjavio da se ne bi smjelo kršiti temeljno pravo kandidata na privatnost u pogledu traženja posla. Frontex je istaknuo i da se praksa EPSO-a koju spominje podnositelj pritužbe odnosi na natječaje za zapošljavanje dužnosnika, a ne na postupke zapošljavanja privremenog i ugovornog osoblja.

13. Međutim, Frontex je naveo da se pristup imenima odabranih kandidata / kandidata s popisa uspješnih kandidata može omogućiti na pojedinačnoj osnovi, nakon što se uravnoteže različiti interesi o kojima je riječ. Budući da se prezimena i imena smatraju osobnim podacima, stajalište je Frontexa da se zahtjev za pristup osobnim podacima ispituje u skladu s Uredbom 1049/2001 i Uredbom o zaštiti podataka („Uredba 45/2001”)[7]. Stoga podnositelj zahtjeva u svojem prvotnom zahtjevu mora dokazati potrebu za prijenosom osobnih podataka (članak 8. Uredbe 45/2001) i, što je najvažnije, da se takvim prijenosom ne smiju dovoditi u pitanje prava ispitanika (vidjeti osobito članak 18. Uredbe 45/2001).

14. Frontex je objasnio da u pravilu i u najvećoj mogućoj mjeri traži suglasnost ispitanika za otkrivanje njegovih osobnih podataka i slijedi postupak utvrđen u točki 26. nacrta preporuke Europskog ombudsmana Europskom centru za sprečavanje i kontrolu bolesti („ECDC”)[8]. S obzirom na činjenicu da se poruka e-pošte podnositelja pritužbe nije smatrala početnim zahtjevom u skladu s Uredbom 1049/2001, prethodno opisani postupak nije proveden.

15. Frontex je naveo da je na temelju te pritužbe i istrage, zajedno s dokumentom o stajalištu Europskog nadzornika za zaštitu podataka [9], odlučio primijeniti proaktivan pristup javnom pristupu imenima odabranih kandidata/kandidatkinja s popisa uspješnih kandidata. Takav će pristup značiti da će obrazac za prijavu od sada sadržavati posebno pitanje za kandidata u kojem se traži njegova izričita suglasnost za otkrivanje njegova imena na zahtjev, u slučaju da je imenovan ili uvršten na popis uspješnih kandidata.

16. Frontex je također naveo da će se u bliskoj budućnosti održati i informativni sastanak o javnom pristupu dokumentima kako bi se osoblje Frontexa upoznalo s načinom rješavanja takvih zahtjeva. Dio te sjednice bio bi posvećen javnom otkrivanju dokumenata koji sadržavaju osobne podatke.

Procjena Europskog ombudsmana

17. Ombudsman najprije napominje da je podnositelj pritužbe izrazio zadovoljstvo mišljenjem koje je dostavio Frontex.

18. Ombudsmanica je također zadovoljna mišljenjem Frontexa. Smatra da je na odgovarajući način pojasnila svoje stajalište u pogledu pristupa imenima odabranih kandidata/kandidatkinja s popisa uspješnih kandidata. Pritom je Frontex na odgovarajući način uravnotežio interese transparentnosti sa zaštitom osobnih podataka dotičnih osoba.

B. Zaključci

Na temelju svoje istrage o toj pritužbi ombudsmanica je zaključuje sljedećim zaključkom:

Pritužbu je riješio Frontex.

Podnositelj pritužbe i Frontex bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly

Sastavljeno u Strasbourgu 7. travnja 2014.

[1] Nacrt preporuke Europskog ombudsmana u istrazi pritužbe 238/2012/JF protiv Europskog centra za sprečavanje i kontrolu bolesti.

[2] Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, SL L 145, str. 43.

[3] Nacrt preporuke Europskog ombudsmana u istrazi pritužbe 238/2012/JF protiv Europskog centra za sprečavanje i kontrolu bolesti.

[4] Predmet C-28/08 P Komisija protiv Bavarian Lager [2010.] ECR-I-06055.

[5] Dodatni dokument Europskog nadzornika za zaštitu podataka od 24. ožujka 2011. o „Javnom pristupu dokumentima koji sadržavaju osobne podatke nakon presude u predmetu Bavarian Lager”.

[6] Nacrt preporuke Europskog ombudsmana u istrazi pritužbe 238/2012/JF protiv Europskog centra za sprečavanje i kontrolu bolesti.

[7] Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka, SL 2001 L 8, str. 1.

[8] Nacrt preporuke Europskog ombudsmana u istrazi povodom pritužbe 238/2012/JF protiv ECDC-a.

[9] Vidjeti bilješku 5.