Okolnosti pritužbe

1. Pritužba se odnosi na odbijanje Europskog ureda za odabir osoblja („EPSO”) da omogući pristup obrascu za ocjenjivanje koji se odnosi na test podnositelja pritužbe d) na otvorenom natječaju EPSO/AST/111/10.

2. Podnositelj pritužbe sudjelovao je u navedenom otvorenom natječaju, ali nije bio među uspješnim kandidatima koji su uvršteni na popis uspješnih kandidata. Istodobno je od EPSO-a zatražila da preispita njezine rezultate na praktičnom testu vještina izrade teksta, odnosno testu d, te je od EPSO-a zatražila i „kriterije evaluacije” i „primjerak [njezinog] testa s mogućim ispravcima”.

3. EPSO je podnositelju pritužbe dostavio primjerak njezina testa d). Ponovno je pitala bi li "bilo moguće dobiti evaluacijski list [njezinog] testa d)". EPSO je odgovorio da je „test d) označen detaljnom i sveobuhvatnom tablicom za označivanje... Ovaj evaluacijski list dio je povjerljivog rada povjerenstva za odabir te stoga nije dostupan kandidatima.„ Prilikom odgovaranja na zahtjev podnositelja pritužbe za preispitivanje EPSO je zadržao svoje stajalište da su „kriteriji za ispravke i ispravci koje su proveli biljezi/procjenjivači dio povjerljivog rada povjerenstva za odabir te stoga nisu dostupni kandidatima.”

Predmet istrage

4. U svojoj pritužbi Europskom ombudsmanu podnositeljica pritužbe tvrdila je da joj je EPSO pogrešno odbio dostaviti evaluacijski list za test d u kojem su navedeni evaluacijski kriteriji i ispravci izvršeni u vezi s tim kriterijima.

5. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi mu EPSO trebao dostaviti evaluacijski list.

Istraga

6. Ombudsmanica je od EPSO-a zatražila da dostavi mišljenje o pritužbi do 29. veljače 2012. Ombudsmanica je u svojem dopisu EPSO-u kojim je pokrenula istragu o ovoj pritužbi zatražila od EPSO-a da se, prema njezinu mišljenju, očituje o njezinu odbijanju s obzirom na prethodno preuzetu obvezu. Poduzetnik je preuzet nakon istrage na vlastitu inicijativu OI/5/2005/PB [1]. Od EPSO-a je zahtijevao da upotrijebi predložak obrasca za ocjenjivanje koji sadržava: (i) kriterije ocjenjivanja utvrđene u objavljenim obavijestima o natječaju (uključujući različite elemente koje je Odbor naposljetku ocijenio za svaki kriterij) i postignutu razinu uspješnosti (od izvrsne do nedostatne); i ii. osim ukupne ocjene, ocjenu koju je dodijelilo povjerenstvo za svaki kriterij naveden u obavijesti o natječaju.

7. Nakon produljenja roka EPSO je 28. ožujka 2012. dostavio svoje mišljenje. Mišljenje je proslijeđeno podnositelju pritužbe sa zahtjevom da dostavi svoje primjedbe, ako ih ima, do 31. svibnja 2012. Ombudsmanica nije primila primjedbe od podnositelja pritužbe.

8. Ombudsman je 2. svibnja 2013. EPSO-u dao nacrt preporuke u vezi s pritužbom, tražeći detaljno mišljenje EPSO-a do 31. srpnja 2013. Detaljno mišljenje EPSO-a o nacrtu preporuke proslijeđeno je podnositelju pritužbe sa zahtjevom da dostavi svoje primjedbe, ako ih ima, do 30. rujna 2013. Ombudsmanica nije primila primjedbe od podnositelja pritužbe.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

A. Odbijanje dostavljanja evaluacijskog lista i povezane tvrdnje

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

9. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi, kako bi se osigurala transparentnost u otvorenim natječajima, EPSO kandidatima trebao omogućiti pristup evaluacijskim listovima i ispravcima koji se odnose na različite testove.

10. EPSO je u svojem mišljenju naveo da povjerenstva za odabir djeluju i postupaju „potpuno neovisno” te da, kako je potvrđeno „stalnom sudskom praksom”, imaju široku diskrecijsku ovlast u pogledu odabira korektivnih metoda i utvrđivanja kriterija za ocjenjivanje prije testiranja. Osim toga, tijelo za imenovanje ili uprava općenito ne mogu utjecati na rad povjerenstava za odabir zbog neovisnosti povjerenstava za odabir.

11. EPSO je zatim naveo da je poduzeće nastalo 2008. nakon istrage Ombudsmana na vlastitu inicijativu OI/5/2005/PB, nakon čega su uvedeni novi postupci natječaja u skladu s EPSO-ovim planom razvoja za povećanje transparentnosti postupaka. Reforma natječajnog postupka rezultirala je uvođenjem novog, poboljšanog modela za obavijesti o natječaju i objavljivanjem Vodiča za otvorene natječaje („Vodič”), koji sadržava zajednička pravila koja se primjenjuju na sve natječajne postupke. Tim se dokumentima kandidatima pružaju detaljne informacije o prirodi različitih testova i vježbi koji čine natječaj. U svakoj obavijesti o natječaju jasno je navedeno koje se kompetencije (koje odgovaraju kriterijima za ocjenjivanje) ocjenjuju na kojim testovima i vježbama te kako su označene. Kompetencije su detaljno definirane u vodiču.

12. Prema EPSO-ovu mišljenju, novi model obavijesti o natječaju i Vodič, koji su, prema sudskoj praksi, obvezujući za povjerenstva za odabir, predviđaju novi format dokumenata za priopćavanje rezultata testiranja u centru za procjenu kandidatima, odnosno putovnicu kompetencija. Putovnica kompetencija sadržava: (a) opći opis okvira kompetencija; (b) grafički prikazana ukupna ocjena koju je kandidat dobio, zajedno s općim pregledom glavnih prednosti i nedostataka kandidata; i (c) za svaku ocijenjenu kompetenciju, ocjene koje je dodijelilo povjerenstvo za odabir i opis glavnih zaključaka povjerenstva o uspješnosti kandidata. EPSO je stoga zaključio da je, u skladu s preporukama Europskog ombudsmana, ostvario znatan napredak u tekućem postupku povećanja transparentnosti postupaka odabira.

13. EPSO je naveo da se povjerenstvo za odabir u ovom slučaju koristilo objektivnim kriterijima ocjenjivanja koji su sastavljeni prije testiranja. Međutim, kad je riječ o prikladnosti kandidata, postupci povjerenstva bili su, prije svega, komparativne naravi i stoga su bili obuhvaćeni odredbom o tajnosti koja se odnosi na takve postupke. Stoga je, u skladu s „stalnom sudskom praksom”, priopćavanje dobivenih žigova bilo dostatno obrazloženje. Međutim, EPSO je podnositelju pritužbe dostavio više informacija od dobivenih ocjena. Podnositeljica pritužbe dobila je putovnicu kompetencija s detaljnom evaluacijom svojeg rada u centru za procjenu. Putovnica kompetencija uključivala je njezin "profil kompetencija", "pregled kompetencija" i njezine "relativne snage i slabosti" u svih sedam procijenjenih općih kompetencija. Nadalje, svi komentari Odbora u pogledu tih sedam nadležnosti bili su uključeni u odjeljak "relativne snage i slabosti" u putovnici za kompetencije podnositelja pritužbe, zajedno s njezinom ukupnom ocjenom i ocjenom za svaku kompetenciju. Međutim, s obzirom na tehničku prirodu testa d), koji je bio praktični test za procjenu vještina izrade teksta kandidata, a posebno pravopisa, sintakse i gramatike, Odbor je odlučio da u putovnicu kompetencija neće uključiti primjedbe o posebnim kompetencijama kandidata.

14. EPSO je naveo da je test podnositelja pritužbe d) označen sveobuhvatnom tablicom koju je potvrdio Odbor i da se jednako primjenjuje na sve kandidate. Ocjenjivači su obaviješteni o postupku ocjenjivanja i kriterijima kako bi se osigurala njihova pravilna primjena na sve kandidate.

15. EPSO je zaključio da je podnositelju pritužbe dostavljeno sljedeće: (i) njezinu ukupnu ocjenu; ii. njezine ocjene za sedam ocijenjenih općih kompetencija; iii. primjedbe Odbora u vezi sa sedam ocijenjenih općih nadležnosti; iv. informacije o kriterijima za označivanje za ispitivanje d); i v. primjerak testa d). EPSO smatra da je to bilo više informacija nego što je to propisano primjenjivim pravilima kako bi se ispunila obveza obrazlaganja.

Procjena Europskog ombudsmana na temelju koje je izrađen nacrt preporuke

16. Ombudsmanica je cijenila korake koje je EPSO poduzeo kako bi kandidatima putem putovnice kompetencija pružio informacije o evaluaciji njihovih kompetencija u fazi otvorenih natječaja u centru za procjenu. Ombudsmanica je potvrdila da, kako je naveo EPSO, putovnica za kompetencije predstavlja „novi format dokumenata za obavješćivanje kandidata o rezultatima centra za procjenu”. Međutim, Ombudsman je istaknuo da putovnica kompetencija sadržava samo informacije koje će se automatski priopćiti kandidatima, odnosno ukupnu ocjenu za svaku ocijenjenu kompetenciju [2]. To ni na koji način ne znači da EPSO ne može kandidatima na zahtjev pružiti dodatne informacije o njihovoj uspješnosti na određenom testu.

17. Ombudsmanica je također priznala da je, u skladu sa sudskom praksom sudova Unije, pravna obveza povjerenstva za odabir da obrazloži svoju odluku ispunjena tako da se kandidatu pruži konačna ocjena dobivena na određenom testu. Ombudsmanica je ponovno istaknula da to ne znači da EPSO ne može kandidatima pružiti dodatne informacije.

18. U pogledu upućivanja EPSO-a na odredbu o tajnosti koja se odnosi na rad povjerenstava za odabir, Ombudsman je ponovio zaključak donesen u kontekstu istrage na vlastitu inicijativu OI/5/2005/PB: odredba Pravilnika o osoblju kojom se predviđa da je rad povjerenstava za odabir tajan [3] ne sprečava da se kandidatima otkriju kriteriji ocjenjivanja ili detaljna raščlamba ocjena za određeni test. Ishod te istrage na vlastitu inicijativu bio je taj da se EPSO obvezao ispuniti obvezu prema kojoj bi kandidati trebali imati pravo na evaluacijski list u kojem se ne navodi samo ukupna ocjena, nego i primijenjeni evaluacijski kriteriji i dodijeljena ocjena za svaki kriterij.

19. Ombudsmanica je pregledala određene EPSO-ove spise u kontekstu drugih pritužbi koje se odnose na otvoreni natječaj EPSO/AST/111/10. Ombudsmanica je stoga svjesna da su se, kad je riječ o testu d), pokazatelji koristili evaluacijskim listom u kojem su ocjene raščlanjene prema kriterijima utvrđenima u Obavijesti o natječaju (spelling, sintaksa i gramatika).

20. Na temelju prethodno navedenog Ombudsman nije smatrao uvjerljivima EPSO-ove argumente da se više ne mora pridržavati obveze koju je preuzeo u kontekstu istrage na vlastitu inicijativu OI/5/2005/PB. Ombudsmanica je odgovorila na neopravdano odbijanje EPSO-a da podnositelju pritužbe dostavi evaluacijski list u vezi s testom d), što predstavlja nepravilnost u postupanju, tako što je izradila sljedeći nacrt preporuke:

Uzimajući u obzir nalaze Europskog ombudsmana, EPSO bi podnositelju pritužbe trebao dostaviti presliku svojeg evaluacijskog lista za test d u kojem su navedeni kriteriji za evaluaciju i bodovi postignuti u vezi s tim kriterijima.

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu nakon nacrta preporuke

21. U svojem detaljnom mišljenju o nacrtu preporuke EPSO je ukratko naveo da smatra da je pružanje putovnice kompetencija, o kojoj su odlučile institucije, za sve kandidate u fazi natječaja u centru za procjenu najbolja praksa. Ona pruža kvantitativne i kvalitativne povratne informacije, vrlo je transparentna i predstavlja velik korak naprijed u usporedbi s prethodnom praksom. U tom smislu EPSO smatra da odluke upravnog odbora u tom području stoga zamjenjuju sporazum iz 2005. između Ombudsmana i direktora EPSO-a jer on uvelike nadilazi uvjete tog sporazuma. Pokazuje i stvarnu opću predanost EPSO-a pružanju detaljnijih informacija kandidatima, ali i smislenih i korisnih povratnih informacija koje pokazuju objektivnost, pravednost i temeljitost postupka ocjenjivanja.

22. EPSO je izjavio da podupire svoju predanost Ombudsmanu u kontekstu istrage na vlastitu inicijativu OI/5/2005/PB. Međutim, EPSO je tvrdio da pojedinačni bodovi koje su kandidati stekli u pogledu različitih aspekata svojih kompetencija nisu međuocjena. Budući da se svaka kompetencija ocjenjuje na dva odvojena testa, povjerenstvo za odabir raspravlja o bodovima dobivenima na svakom od njih te ih mijenja. Stoga samo konačni žig koji iz toga proizlazi za svaku kompetenciju predstavlja žig koji je propisno priopćen u okviru putovnice kompetencija.

23. EPSO je dodao da su točni kriteriji za ocjenjivanje kompetencija kandidata, u skladu s „stalnom sudskom praksom”, obuhvaćeni odredbom o tajnosti koja uređuje rad povjerenstva za odabir te se stoga ne mogu priopćiti.

24. EPSO smatra da je u potpunosti ispunio svoju obvezu prema Ombudsmanu da kandidatima dostavi evaluacijski list u kojem se navode kriteriji za ocjenjivanje koje primjenjuje povjerenstvo za odabir, razina uspješnosti kandidata i ukupna dodijeljena ocjena. EPSO je naveo da se zbog reforme metodologije te potpunih i sveobuhvatnih povratnih informacija koje se sada pružaju kandidatima više ne bi trebale podnositi slične pritužbe.

Procjena Europskog ombudsmana nakon nacrta preporuke

25. EPSO je pojasnio da nakon reforme postupka natječaja kompetencije navedene u obavijesti o natječaju čine kriterije za ocjenjivanje. Kompetencije se ocjenjuju kombinacijom različitih testova. Rezultati kandidata za svaku kompetenciju dobivaju se tek nakon što se svaki test ocijeni zajedno s drugim relevantnim testovima. Ishod svakog pojedinačnog testa temelj je za daljnje rasprave u povjerenstvu za odabir kada povjerenstvo za odabir ocjenjuje razinu uspješnosti kandidata s obzirom na određenu kompetenciju. Ombudsman priznaje da su takva vijećanja jasno obuhvaćena odredbom o tajnosti kojom se uređuje rad povjerenstva za odabir iz članka 6. Priloga III. Pravilniku o osoblju.

26. Međutim, Ombudsman napominje da EPSO u putovnici kompetencija kandidatima pruža ukupne ocjene postignute na testovima c) i d). Drugim riječima, EPSO ne smatra da su ti žigovi obuhvaćeni odredbom o tajnosti.

27. Ombudsmanica nadalje napominje da su u ocjenjivačkom listu za test d) (koji je povjerenstvo za odabir koristilo za konačnu procjenu kandidata) utvrđeni kriteriji koje treba ocijeniti (nabrajanje, sintaksa i gramatika), kao i raščlamba bodova za svaki kriterij. Ombudsmanica nadalje napominje da su testovi c) i d) eliminacijski jer se u obavijesti o natječaju utvrđuje minimalna prolazna ocjena za te testove.

28. Na temelju prethodno navedenog ombudsmanica smatra da je primjereno da EPSO kandidatima dostavi raščlambu bodova za svaki kriterij ocjenjivanja utvrđen u Obavijesti o natječaju za test d)[4] koja odražava konačnu evaluaciju kandidata koju je povjerenstvo za odabir provelo na temelju ispravaka markera. Ombudsmanica stoga tvrdi da odbijanje da se podnositelju pritužbe dostavi raščlamba žigova u pogledu testa d) predstavlja nepravilnost u postupanju. Ombudsmanica će u tom pogledu iznijeti kritičnu primjedbu.

29. Ombudsmanica napominje da je u svojem odgovoru na kritike iznesene u drugim predmetima [5] koji se odnose na pristup raščlambi bodova na testu d) na predmetnom otvorenom natječaju EPSO obećao da će u budućim postupcima uzeti u obzir zaključak Ombudsmana da je kandidatima trebalo dostaviti raščlambu bodova za svaki kriterij evaluacije. Bilo bi korisno da EPSO obavijesti Europskog ombudsmana o svim konkretnim mjerama poduzetima ili planiranima u tom pogledu u odgovoru na kritičku primjedbu u ovom predmetu. Ombudsmanica će na temelju odgovora EPSO-a na tu kritičnu napomenu razmotriti hoće li morati pokrenuti istragu na vlastitu inicijativu o tom konkretnom aspektu povratnih informacija koje se daju kandidatima u putovnici kompetencija u vezi s njihovim rezultatima na testovima znanja za određeno radno mjesto.

B. Zaključak

Na temelju istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećom kritičkom napomenom:

Odbijanje da se podnositelju pritužbe dostave kriteriji za ocjenjivanje i ocjena dobivena za svaki kriterij u pogledu testa d) predstavlja nepravilnost u postupanju.

Podnositelj pritužbe i EPSO bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly

Sastavljeno u Strasbourgu 23. siječnja 2014.

[1] Odluka je dostupna na: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[2] U skladu s točkom 6.2. Vodiča.

[3] Članak 6. Priloga III. Pravilniku o osoblju.

[4] Ombudsmanica napominje da je u ovom konkretnom slučaju podnositelj pritužbe zatražio samo evaluacijski list testa d). Međutim, čini se da je ista logika primjenjiva na ispitivanje c).

[5] 2022/2011/RT (http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/49985/html.bookmark) i 2430/2011/RT (http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/49986/html.bookmark)