KAKGROUND NA KOMPLAINTU

1. Podnositelj pritužbe rumunjska je nevladina organizacija. Dana 15. prosinca 2004., djelujući u ime konzorcija, potpisao je s Europskom komisijom ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava u vezi s provedbom projekta (u daljnjem tekstu: projekt). Podnositelj pritužbe bio je koordinator projekta.

2. Bespovratna sredstva dodijeljena za projekt iznosila su 237 270 EUR. Bespovratna sredstva trajala su od 1. listopada 2004. do 30. rujna 2006.

3. Komisija je u prosincu 2004. isplatila prvi obrok pretfinanciranja u iznosu od 94 908 EUR.

4. Podnositelj pritužbe podnio je 30. lipnja 2005. prvo izvješće o napretku projekta. Komisija je 4. listopada 2005. odobrila izvješće. Međutim, Komisija nije platila drugi obrok pretfinanciranja jer u trenutku podnošenja izvješća podnositelj pritužbe nije potrošio 70 % prvog plaćanja pretfinanciranja.

5. Podnositelj pritužbe zatražio je 14. prosinca 2005. izmjenu sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava kako bi se uzelo u obzir povlačenje partnera.

6. Izvršna agencija za obrazovanje, audiovizualnu politiku i kulturu („EACEA”) preuzela je 1. siječnja 2006. upravljanje sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava s podnositeljem pritužbe.

7. Podnositelj pritužbe zatražio je 12. travnja 2006. drugu izmjenu sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava kako bi se uzela u obzir zamjena sudionika novim partnerom.

8. EACEA je 30. svibnja 2006. pristala provesti dvije izmjene koje je zatražio podnositelj pritužbe. Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava izmijenjen je u skladu s tim.

9. Predstavnik EACEA-e obavio je 1. i 2. lipnja 2006. nadzorni posjet projektu.

10. Podnositelj pritužbe zatražio je 7. lipnja 2006. drugi obrok pretfinanciranja u iznosu od 94 908 EUR. EACEA je 12. srpnja 2006. izvršila zatraženu uplatu.

11. Podnositelj pritužbe zatražio je 27. srpnja 2006. produljenje razdoblja prihvatljivosti projekta do 31. prosinca 2006.

12. EACEA je 8. rujna 2006. odobrila to produljenje i sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava izmijenjen je u skladu s tim. Novi datum završetka aktivnosti bio je 31. prosinca 2006. Novi rok za podnošenje završnog izvješća za projekt ("Završno izvješće") bio je 15. travnja 2007.

13. Podnositelj pritužbe nije mogao poštovati rok za završno izvješće. Stoga je 25. travnja 2007. pisao EACEA-i. Navela je da završno izvješće nije dovršeno zbog nepredviđenog kašnjenja u slanju dokumenata između njezinih partnera i samog partnera. Podnositelj pritužbe naglasio je da će završno izvješće biti dostavljeno što je prije moguće.

14. EACEA je 18. lipnja 2007. podnositelju pritužbe poslala pisani podsjetnik o podnošenju završnog izvješća. Zatražila je od podnositelja pritužbe da pošalje završno izvješće u roku od 15 dana od datuma primitka podsjetnika.

15. Podnositelj pritužbe ponovno je 19. lipnja 2007. pisao EACEA-i. Objasnila je da je jedan partner doživio velike unutarnje promjene, zbog čega je odgođen prijenos dokumentacije koja je podnositelju pritužbe potrebna za završno izvješće. Dotični partner naveo je da će poslati sve potrebne dokumente u roku od tjedan dana. Podnositelj pritužbe stoga je izjavio da neće trebati više od 15 dana za slanje završnog izvješća EACEA-i.

16. Podnositelj pritužbe obavijestio je EACEA-u 27. srpnja 2007. da će završno izvješće biti dodatno odgođeno. Navela je da je u međuvremenu od partnera navedenog u dopisu od 19. lipnja 2007. primila potrebnu dokumentaciju. Međutim, zbog ljetnih praznika završno izvješće nije bilo moguće poslati prije kolovoza 2007. Tužitelj se ispričao zbog kašnjenja.

17. EACEA je 7. prosinca 2007. podnositelju pritužbe poslala drugi pisani podsjetnik u vezi s podnošenjem završnog izvješća za projekt. Navela je da, unatoč obećanju podnositelja pritužbe da će završno izvješće biti poslano nakon ljetne stanke, ono još nije primljeno.

18. Podnositelj pritužbe odgovorio je 20. prosinca 2007. na navedeni podsjetnik. Ponovno se ispričala zbog kašnjenja i "obećala da će poslati završno izvješće do petka, 11. siječnja 2008.".

19. EACEA je 16. lipnja 2008. podnositelju pritužbe uputila službenu opomenu o raskidu sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Navela je da nije primila završno izvješće o projektu. EACEA je obavijestila podnositelja pritužbe da se žalba protiv odluke o prekidu dodjele bespovratnih sredstava može podnijeti u roku od 60 dana od datuma primitka obavijesti o raskidu.

20. Podnositelj pritužbe odgovorio je 29. srpnja 2008. na odluku EACEA-e o raskidu ugovora navodeći da će poslati završno izvješće u roku od sljedeća dva tjedna.

21. Podnositelj pritužbe nije poslao završno izvješće. EACEA je 30. listopada 2008. podnositelju pritužbe izdala nalog za povrat u iznosu od 189 816 eura. Ta je brojka predstavljala iznos isplaćen u obliku obroka pretfinanciranja za projekt.

22. Podnositelj pritužbe podnio je 4. prosinca 2008. završno izvješće. EACEA je 23. prosinca 2008. obavijestila podnositelja pritužbe da ne može prihvatiti završno izvješće jer je podneseno nakon isteka roka i šest mjeseci nakon što je podnositelj pritužbe primio službenu opomenu za prekid dodjele bespovratnih sredstava.

23. Podnositelj pritužbe osporio je 14. siječnja 2009. odbijanje završnog izvješća o projektu i zatražio od EACEA-e da ga prihvati. EACEA je 29. siječnja 2009. odbila zahtjev podnositelja pritužbe.

24. EACEA je 20. siječnja 2009. obavijestila podnositelja pritužbe da mora vratiti cijeli iznos koji je primila za projekt, odnosno 189 816 EUR, uvećan za zatezne kamate u iznosu od 1,860,46 EUR.

25. Podnositelj pritužbe obratio se 23. veljače 2009. povjereniku za obrazovanje, osposobljavanje, kulturu i mlade te je zatražio reviziju projekta. Povjerenik je 4. ožujka 2009. odbio zahtjev podnositelja pritužbe.

26. Podnositelj pritužbe obratio se 16. ožujka 2009. Ombudsmanu.

PODODJELJAK MATTER INQUIRY

27. U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe podnio je sljedeću tvrdnju i zahtjev:

Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija postupala nepravedno i nerazmjerno tražeći od nje da vrati cijeli iznos zbog kašnjenja u podnošenju završnog izvješća, dok je dovršila projekt i ostvarila svoje ciljeve.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi bilo pravedno da Komisija ponovno razmotri svoju odluku o neprihvaćanju završnog izvješća za projekt i ocijeni ga.

28. Podnositelj pritužbe u svojim je daljnjim očitovanjima iznio dodatnu tvrdnju:

Komisija je pogrešno ocijenila završno izvješće za projekt.

29. Ombudsmanica napominje da se dodatni navod odnosi na činjenice koje su se dogodile nakon što mu je podnesena izvorna pritužba.

30. Ombudsmanica ističe da se navodi i zahtjevi mogu rješavati samo ako su podnositelji pritužbe dovršili potrebne prethodne administrativne pristupe predmetnim institucijama. Međutim, na temelju dostavljenih dokaza čini se da u trenutku kada je podnositelj pritužbe podnio dodatnu tvrdnju Komisija još nije ni podnositelju pritužbe poslala svoju evaluaciju završnog izvješća, odnosno objašnjenje i financijsku analizu troškova projekta, popraćenu novim nalogom za povrat. Zbog toga podnositelj pritužbe nije mogao osporiti Komisijinu ocjenu završnog izvješća.

31. S obzirom na navedeno ombudsmanica je odlučila da se neće baviti dodatnim navodima u ovoj istrazi. Ističe da podnositelj pritužbe može podnijeti novu pritužbu ako nije zadovoljan Komisijinom ocjenom završnog izvješća za projekt nakon što dovrši prethodne administrativne pristupe.

INQUIRY

32. Ombudsmanica je 27. travnja 2009. pokrenula istragu. U svojem uvodnom istražnom pismu objasnio je Komisiji da je, iako se složio da je odluka Komisije o prekidu projekta u skladu s relevantnim pravnim odredbama sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, smatrao da još uvijek ima prostora za pregovore između podnositelja pritužbe i Komisije. U tom je pogledu zatražio od Komisije da ponovno razmotri svoje početno stajalište i provede ocjenu završnog izvješća za projekt. Komisija je 19. kolovoza 2009. poslala svoje mišljenje, koje je proslijeđeno podnositelju pritužbe s pozivom na očitovanje. Podnositelj pritužbe dostavio je svoja očitovanja 2. listopada 2009.

OMBUDSMAN-ova ANALIZA I ZAKLJUČCI

A. Navodna nepravedna i nerazmjerna naplata cijelog iznosa plaćenog za projekt i povezano potraživanje

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

33. U prilog svojoj tvrdnji podnositelj pritužbe naveo je da je projekt dovršen u skladu s radnim rasporedom utvrđenim sporazumom i da je ostvario svoje ciljeve. Jedino kašnjenje koje se dogodilo bilo je podnošenje završnog izvješća za projekt, a ne izvršenje samog projekta. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi pravedno postupanje bilo na Komisiji da ponovno razmotri svoju odluku o neprihvaćanju završnog izvješća za projekt i da ga ocijeni.

34. Komisija je u svojem mišljenju prvo istaknula da je odluka EACEA-e da ne prihvati završno izvješće za projekt u skladu s odredbama članka II.12.2. točke (b)[1] i članka II.11.4.[2] sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Drugo, objasnila je da je, nakon zahtjeva podnositelja pritužbe od 23. veljače 2009. upućenog povjereniku za obrazovanje, osposobljavanje, kulturu i mlade, EACEA zatražila od neovisnog stručnjaka da ocijeni projekt. Stručnjak je utvrdio da "ostvareni rezultati samo djelomično odgovaraju planiranim rezultatima, a razina ostvarenja znatno je niža od planirane".

35. Komisija je istaknula da je EACEA pokazala fleksibilnost u primjeni ugovornih odredbi. Iako je konačno izvješće trebalo biti dostavljeno 15. travnja 2007., EACEA je 16. lipnja 2008. poslala pisanu obavijest o raskidu sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Obavijestila je podnositelja pritužbe da može podnijeti žalbu protiv odluke EACEA-e o raskidu sporazuma. Podnositelj pritužbe to nije učinio. U tom je pogledu Komisija napomenula da je EACEA odobrila 14-mjesečno produljenje roka predviđenog u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava kako bi se podnositelju pritužbe omogućilo da izradi završno izvješće.

36. Komisija je naglasila da korisnik bespovratnih sredstava ima zakonsku obvezu dostaviti Završno izvješće za projekt u roku utvrđenom sporazumom te da je ta obveza dio provedbe projekta. Stoga se ne može prihvatiti argument podnositelja pritužbe da je projekt dovršen u skladu s utvrđenim rasporedom rada i da su njime ostvareni njegovi ciljevi. Komisija smatra da projekt nije dovršen u skladu s utvrđenim rasporedom rada jer završno izvješće nije dostavljeno u dogovorenom roku. Komisija je naglasila i da podnositelj pritužbe nije odgovorio na odluku EACEA-e o raskidu sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Istaknula je da je podnositelj pritužbe bio svjestan financijskih posljedica raskida bespovratnih sredstava. Međutim, nije podnio žalbu protiv odluke EACEA-e o raskidu sporazuma niti je odgovorio na dopise EACEA-e.

37. Unatoč gore navedenom, "uzimajući u obzir poziv Ombudsmana na veći stupanj fleksibilnosti prema podnositelju pritužbe", EACEA je odlučila prihvatiti završno izvješće podnositelja pritužbe. Stoga je EACEA zatražila ocjenu izvješća od drugog neovisnog stručnjaka. Međutim, evaluacijom su otkriveni nedostatci u provedbi projekta i potvrđeno je da projekt nije ostvario svoje glavne ciljeve. S obzirom na navedeno, EACEA je provela financijsku analizu projekta. Budući da se smatralo da je projekt loše proveden, EACEA je primijenila postupak predviđen za neuspješne projekte. Zbog toga je odlučila smanjiti prvotno dodijeljena bespovratna sredstva u skladu s odredbama članka II.17.5. sporazuma [3]. Stoga su svi troškovi osoblja proglašeni neprihvatljivima. Zajedno s drugim neprihvatljivim troškovima, konačna bespovratna sredstva dodijeljena podnositelju pritužbe iznosila su 43 893 EUR. Zbog toga je podnositelj pritužbe primio negativno plaćanje preostalog iznosa u iznosu od 145 923 EUR, uzimajući u obzir iznos od 189 816 EUR koji je primio u obliku dvaju obroka pretfinanciranja.

38. Komisija je navela da će prvi nalog za povrat u iznosu od 189 816 eura biti poništen. Dodala je da će EACEA podnositelju pritužbe poslati novi nalog za povrat u iznosu od 145 923 eura na temelju ukupnog iznosa dodijeljenog u obliku dvaju obroka pretfinanciranja, odnosno 189 816 eura, umanjenog za iznos izmijenjenih konačnih bespovratnih sredstava. EACEA bi podnositelju pritužbe poslala i detaljnu financijsku analizu troškova projekta i objašnjenje razloga zbog kojih je neke troškove proglasila neprihvatljivima.

39. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima tvrdio da je projekt uspješno proveden i da su ostvareni njegovi ciljevi. Navela je da su prihvatljivi troškovi projekta iznosili 222.131,97 EUR, čemu je Zajednica trebala doprinijeti 166.598,99 EUR. Budući da su dva obroka pretfinanciranja iznosila 189 816 EUR, podnositelj pritužbe trebao bi Komisiji nadoknaditi iznos od samo 23 217,01 EUR. Podnositelj pritužbe tvrdio je da su svi prihvatljivi troškovi prijavljeni na temelju postojećih popratnih financijskih dokumenata u skladu s Administrativnim i financijskim priručnikom za podnositelje zahtjeva.

40. Podnositelj pritužbe priznao je da je podnio završno izvješće za projekt nakon roka predviđenog sporazumom. Međutim, naglašeno je da su se projektne aktivnosti provodile tijekom projektnog razdoblja, prema odobrenom rasporedu rada. Projekt je ostvario svoje ciljeve, a njegovi partneri koriste njegove rezultate.

Procjena Europskog ombudsmana

41. Ombudsmanica pozdravlja odluku Komisije da prihvati završno izvješće za projekt koje je podnio podnositelj pritužbe. Napominje da je Komisija prihvaćanjem evaluacije završnog izvješća za projekt ispunila tvrdnju podnositelja pritužbe iz izvorne pritužbe. Nadalje napominje da je nakon evaluacije završnog izvješća Komisija odlučila djelomično prihvatiti troškove koje je podnositelj pritužbe dostavio za provedbu projekta, odnosno iznos od 43 893 EUR.

42. Ombudsmanica ne smatra da je došlo do nepravilnosti u postupanju u vezi s ovom pritužbom. Posebno cijeni činjenicu da je Komisija slijedila njegov poziv, formuliran u njegovu uvodnom pismu, da pokaže fleksibilnost i razumijevanje prema podnositelju pritužbe, koji iz nekog razloga nije podnio završno izvješće u dogovorenom roku.

43. S obzirom na te okolnosti ombudsmanica je odlučila zaključiti predmet.

B. Zaključak

Na temelju svoje istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim zaključkom:

Nije bilo nepravilnosti u primjeni.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Sastavljeno u Strasbourgu 25. studenoga 2009.

---

[1] Člankom II.11. stavkom 2. točkom (b) sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava predviđa se sljedeće: „Komisija može odlučiti raskinuti sporazum bez naknade štete [...] ako korisnik ne ispuni bitnu obvezu koju ima na temelju uvjeta sporazuma, uključujući njegove priloge”.

[2] Vidjeti bilješku 2.

[3] Člankom II.17.5. sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava predviđa se sljedeće: „Ne dovodeći u pitanje pravo na raskid sporazuma u skladu s člankom II.11. i ne dovodeći u pitanje pravo Komisije da primijeni kazne iz članka II.12., ako se projekt ne provodi ili se provodi loše, djelomično ili sa zakašnjenjem, Komisija može smanjiti izvorno predviđena bespovratna sredstva u skladu sa stvarnom provedbom projekta pod uvjetima utvrđenima u ovom sporazumu.”