Strasbourg, 30. srpnja 2007.

Poštovani gospodine L.,

Dana 5. travnja 2005. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u vezi s njezinom odlukom od 3. ožujka 2005. o neprovođenju vaših navoda o prijevarnoj uporabi bespovratnih sredstava koja je institucija dodijelila regionalnom udruženju u Španjolskoj (referentna oznaka 98/034208).

Dana 29. travnja 2005. obavijestio sam predsjednika Komisije o Vašoj pritužbi i zatražio od njega da o njoj dostavi mišljenje do 31. srpnja 2005. Komisija je 5. kolovoza 2005. dostavila svoje mišljenje na francuskom jeziku. Komisija je 2. rujna 2005. poslala prijevod svojeg mišljenja na španjolski, koji vam je proslijeđen 20. rujna 2005. s pozivom na očitovanje.

Dana 20. listopada 2005. poslali ste mi svoja pisana očitovanja.

Dana 19. lipnja 2006. od Komisije sam zatražio dodatne informacije. Komisija je 2. kolovoza 2006. dostavila svoje drugo mišljenje, koje sam Vam proslijedila 12. rujna 2006., s pozivom na očitovanje, ako to želite. U vezi s drugim mišljenjem Komisije nisam primio nikakve primjedbe.

Komisija mi je 13. veljače 2007. poslala dodatne informacije. Te sam vam informacije proslijedio 8. ožujka 2007. Dana 13. travnja 2007. zaprimio sam vaša očitovanja.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe smatra da su činjenice u predmetu sažeto sljedeće:

Podnositelj pritužbe pisao je Revizorskom sudu Europskih zajednica tvrdeći da regionalno udruženje iz regije Kantabrije u Španjolskoj („udruženje”), s kojim je Europska komisija potpisala sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava (referentna oznaka 98/034208), zloupotrebljava sredstva Zajednice. Revizorski sud obavijestio je 25. veljače 2004. podnositelja pritužbe da je proslijedio sve informacije Europskom uredu za borbu protiv prijevara („OLAF”) kako bi to tijelo moglo pravilno istražiti navode. Podnositelj pritužbe podnio je 1. ožujka 2004. pritužbu OLAF-u i Komisiji u vezi s tim problemom.

OLAF je 19. svibnja 2004. obavijestio podnositelja pritužbe da je proveo istragu o predmetu njegove pritužbe i da su, kao rezultat te istrage, njegove službe zaključile da dio pomoći Zajednice dodijeljene organizaciji treba vratiti. OLAF je u svojem dopisu napomenuo da bi službe Komisije odgovorne za dodjelu sredstava, odnosno Glavna uprava za obrazovanje i kulturu („GU EAC”), trebale poduzeti sve daljnje mjere. Podnositelj pritužbe proslijedio je Komisiji dopis OLAF-a 31. svibnja 2004. u kojem je zatražio poduzimanje mjera protiv udruženja. Komisija je odgovorila 22. lipnja 2004., obavijestivši podnositelja pritužbe da se nadležne službe bave tim pitanjem i da će ga se što je prije moguće obavijestiti o rezultatima istrage.

Komisija je 3. ožujka 2005. obavijestila podnositelja pritužbe da je preispitala financijske aspekte projekta, posebno popratne dokaze koje je udruženje dostavilo u vezi sa svim izdacima nastalima provedbom projekta. Nakon analize tih dokaza Komisija je zaključila da je njezina prva financijska procjena projekta, provedena 21. rujna 1999. i odobrena 18. listopada 1999., bila točna i da nije bilo nepravilnosti u provedbi sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Komisija je stoga odlučila da neće ponovno otvoriti taj spis i da neće poduzeti mjere protiv udruženja.

Podnositelj pritužbe podnio je 5. travnja 2005. pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Komisije. Prema njegovu mišljenju, odluka Komisije od 3. ožujka 2005. da ne nastavi s navodima koje je iznio protiv udruženja proturječi zaključcima OLAF-a u njegovoj istrazi. Također je napomenuo da se čini da se u odluci Komisije ne uzimaju u obzir prethodno navedeni nalazi.

Navod o kojem je ombudsmanica zatražila od Komisije da dostavi mišljenje bio je sljedeći:

Iako je OLAF 19. svibnja 2004. obavijestio podnositelja pritužbe da je, kao rezultat njegove pritužbe od 1. ožujka 2004. o prijevarnoj uporabi bespovratnih sredstava koja je Komisija dodijelila regionalnoj udruzi (referentna oznaka 98/034208), preporučio povrat financijske pomoći, Komisija je 3. ožujka 2005. odlučila zanemariti tu preporuku i otkloniti svaku povredu.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju objasnila da su, na temelju akcijskog programa Zajednice Raphaël (1) u području kulturne baštine, njezine službe s udruženjem potpisale sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava (referentna oznaka 98/034208) u iznosu od 40 000 EUR. Cilj projekta bio je poduprijeti projekt o audiovizualnoj baštini (2).

Komisija je 20. listopada 1999. na temelju prijavljenih izdataka i nakon što je odbila neprihvatljive troškove izvršila jednokratno plaćanje organizaciji u iznosu od 18 085,93 EUR.

Nakon što je zaprimio pritužbu protiv udruženja koju je podnio podnositelj pritužbe, Revizorski sud ju je 26. veljače 2001. proslijedio OLAF-u. Uzimajući u obzir sadržaj pritužbe i u njoj iznesene navode, OLAF je 22. ožujka 2001. odlučio pokrenuti istragu.

OLAF je 21. ožujka i 30. lipnja 2003. udruzi poslao dva preporučena dopisa kako bi izvršio nadzor prostorija udruge na licu mjesta. Oba pisma su vraćena neisporučena od strane španjolske poštanske službe. Slijedom toga, OLAF je morao obustaviti svoju inspekciju, zbog čega nije imao pristup izvornim popratnim dokumentima. OLAF je 16. prosinca 2003. došao do zaključka da je, s obzirom na to da nije imao priliku provjeriti popratni dokument u kojem se objašnjava kako je udruženje koristilo sredstva Zajednice, morao pretpostaviti da je došlo do povrede sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. OLAF je dodao da bi se sredstva Zajednice trebala nadoknaditi i da će obavijestiti Komisiju kako bi nadležne službe mogle donijeti odgovarajuće mjere. Dopisom od 19. svibnja 2004. OLAF je podnositelja pritužbe obavijestio o nalazima svoje istrage.

S obzirom na preporuke OLAF-a Komisija je pokrenula postupak povrata na temelju pretpostavljene povrede članka 7. sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Udruženje je dopisom od 18. svibnja 2004. obaviješteno o odluci Komisije te je pozvano da se očituje u roku od sljedeća dva tjedna.

Udruga je 3. lipnja 2004. Komisiji uputila dopis u kojem je objasnila da od OLAF-a nije primila nikakvu obavijest. Udruga je 7. i 30. lipnja 2004. dostavila sve potrebne dokumente o troškovima nastalima u okviru sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Nakon što je ispitala popratne dokaze, Komisija je zaključila da nije bilo nepravilnosti u provedbi sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Stoga je odlučio da neće pokrenuti postupak povrata protiv udruženja. Dopisom od 3. ožujka 2005. tri zainteresirane strane, odnosno OLAF, udruženje i podnositelj pritužbe, obaviješteni su o zaključcima Komisije. Mišljenje Komisije priložilo je preslike korespondencije između OLAF-a i Komisije s udruženjem i podnositeljem pritužbe.

Komisija je naglasila činjenicu da se nalazi OLAF-a temelje na izostanku odgovora udruženja. Međutim, dokumenti koje je potonji dostavio, nakon što je Komisija pokrenula vlastitu istragu, pokazali su da su uvjeti za sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava bili ispunjeni. Stoga nije postojala pravna osnova za povrat iznosa isplaćenog udruzi ,, odnosno 18 085,93 eura.

Iako je Komisija smatrala da je udruženje poštovalo sve relevantne postupke i poduzelo sve potrebne mjere, njezine su službe odlučile provesti reviziju projekta kako bi otklonile svaku moguću sumnju. Tijekom tog postupka trebalo je preispitati sve izvorne dokumente. Komisija smatra da bi joj ova revizija omogućila da razjasni sve moguće nesporazume. Komisija je objasnila da je udruženje dopisom od 20. lipnja 2005. prihvatilo prijedlog Komisije i najavilo da namjerava pokrenuti sudski postupak zbog klevete protiv podnositelja pritužbe.

Komisija je na temelju toga zaključila da su njezine službe postupile ispravno i obvezala se obavijestiti podnositelja pritužbe o rezultatima revizije čim budu dostupni.

Primjedbe podnositelja pritužbe

U svojim očitovanjima na mišljenje Komisije podnositelj pritužbe ponovio je argumente iz svoje pritužbe. Međutim, pozdravio je inicijativu Komisije da provede reviziju predmetnog projekta. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, taj bi postupak trebao baciti novo svjetlo na problem.

OSTALI MJERILA

S obzirom na dostupne informacije ombudsmanica je 19. lipnja 2006. Komisiji poslala dopis u kojem je zatražila dodatne informacije o tome je li revizija navedena u njezinu mišljenju dovršena. Ako je to slučaj, Ombudsman je zatražio presliku izvješća o reviziji, uz informacije o daljnjim mjerama koje je Komisija namjeravala poduzeti u vezi sa svojim nalazima.

Drugo mišljenje Komisije

U svojem drugom mišljenju Komisija je objasnila da je stručno revizorsko društvo provelo reviziju udruženja 17. i 18. siječnja 2006. Osim toga, 10. travnja 2006. prvi nacrt izvješća o reviziji poslan je udruženju na očitovanje. Udruga je 10. travnja 2006. podnijela svoja očitovanja o nacrtu izvješća. Komisija je napomenula da su njezine službe u trenutku sastavljanja ovog izvješća pregledale sve dostupne informacije, uključujući zaključak revizora. Komisija je smatrala da će vjerojatno moći obavijestiti Ombudsmana o nalazima revizije tijekom listopada 2006.

Primjedbe podnositelja pritužbe na drugo mišljenje Komisije

Ombudsmanica nije primila primjedbe podnositelja pritužbe o drugom mišljenju Komisije.

Dodatne informacije koje je dostavila Komisija

Komisija je 13. veljače 2007. Ombudsmanu poslala primjerak „Izvršnog sažetka” i „Zaključaka” revizije Ugovora br. 98/034208 koju je 17. i 18. siječnja 2006. u uredima udruge provelo profesionalno revizorsko društvo. Komisija se ispričala zbog kašnjenja u dovršetku izvješća. Komisija je napomenula da se, kako je utvrđeno u odjeljku V., koji je uključivao zaključke revizije, čini da udruženje nije počinilo nepravilnosti u provedbi sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Stoga se činilo da nikakva sredstva Zajednice nisu nepropisno potrošena te stoga nije podnesen zahtjev za povrat bilo kojeg već isplaćenog iznosa.

Primjedbe podnositelja pritužbe na dodatne informacije Komisije

U svojim primjedbama na dodatne informacije koje je dostavila Komisija podnositelj pritužbe naglasio je da su Revizorski sud i OLAF već zauzeli stajalište o tom pitanju, koje je Komisija odbila provesti. Prema njegovu mišljenju, Komisija nije pravilno postupila time što nije poduzela mjere protiv udruženja.

ODLUKA

1 Istraga Komisije o navodnoj prijevari

1.1 Podnositelj pritužbe najprije navodi da ga je Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) 19. svibnja 2004. obavijestio da je, kao rezultat njegove pritužbe od 1. ožujka 2004. o prijevarnoj uporabi bespovratnih sredstava (referentna oznaka 98/034208) koje je Komisija dodijelila regionalnom udruženju iz regije Kantabrije u Španjolskoj (u daljnjem tekstu: udruženje), preporučio povrat financijske pomoći. Zatim tvrdi da je Komisija, unatoč OLAF-ovoj preporuci, 3. ožujka 2005. odlučila zanemariti tu preporuku i osloboditi udruženje svih prijestupa.

Podnositelj pritužbe smatra da je odluka Komisije u suprotnosti s nalazima OLAF-a nakon njegove prethodne istrage problema.

1.2 Komisija tvrdi da je, nakon što je u ovom slučaju provjerila korištenje sredstava Zajednice i uzimajući u obzir zaključke dodatne revizije koju je 17. i 18. siječnja 2006. proveo neovisni revizor, zaključila da , prilikom provedbe sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava nije počinio nepravilnosti. U skladu s tim, Komisija smatra da udruženje nije nepropisno potrošilo nikakva sredstva Zajednice i da stoga nije potrebno podnijeti zahtjev za povrat već isplaćenog iznosa.

Komisija stoga smatra da su njezine službe pravilno odgovorile na pritužbu zaprimljenu protiv udruženja.

1.3 Na temelju informacija koje su stavljene na raspolaganje tijekom istrage Europskog ombudsmana, čini se da je 22. ožujka 2001., kao odgovor na pritužbu u kojoj se navodi da je korisnik bespovratnih sredstava Zajednice nepravilno koristio sredstva EU-a, Revizorski sud proslijedio sve materijale OLAF-u. Nakon toga OLAF je pokrenuo istragu o upotrebi tih sredstava i bezuspješno pokušao stupiti u kontakt s predstavnikom udruge kako bi se organizirao nadzor na licu mjesta svih relevantnih dokumenata.

Ombudsmanica napominje da se čini da je OLAF svoj zaključak o mogućem kršenju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava temeljio na činjenici da njezine službe nisu primile odgovor udruženja na njegov zahtjev za nadzor na licu mjesta svih relevantnih dokumenata.

1.4 Ombudsmanica napominje da je, kao što je navedeno u dopisu Komisije udruženju od 18. svibnja 2004., odluka o pokretanju postupka povrata, predviđena člankom 7. sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, proizašla iz toga što udruženje OLAF-u nije dostavilo tražene financijske informacije, čime su prekršeni članci 5. i 6. sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

Ombudsmanica također napominje da je, kao odgovor na zahtjev Komisije, udruženje izjavilo da nije primilo nikakvu obavijest OLAF-a i da je dostavilo sve zatražene dokaze o svojoj upotrebi sredstava EU-a. Nakon što je pregledala te dokaze, Komisija je 3. ožujka 2005. zaključila da su uvjeti ugovora poštovani i da stoga nije bilo nepravilnosti u provedbi sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Stoga je Komisija smatrala da ne postoje razlozi za povrat već isplaćenih iznosa.

Ombudsmanica ističe da su financijski podaci koje je udruženje dostavilo u prilog svojem postupanju s bespovratnim sredstvima priloženi mišljenju Komisije te su stoga proslijeđeni podnositelju pritužbe. Ombudsman napominje da nije primio nikakve informacije koje bi mogle dovesti u pitanje sadržaj dokumenata na temelju kojih je Komisija odlučila da neće pokrenuti postupak povrata protiv udruženja.

1.5 Ombudsman nadalje napominje da je Komisija, kako bi otklonila sve moguće sumnje, zatražila reviziju projekta od neovisnog revizora koji je pregledao sve relevantne dokumente. Neovisni revizor izdao je završno izvješće kojim se udruženje oslobađa svih financijskih ili upravljačkih prijestupa. Odjeljak V. izvješća sadržavao je zaključke revizije i sadržavao je sljedeće izvještaje o financijskim kontrolama:

„Revizija koju smo proveli provedena je u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i [i]uključena su ispitivanja i kontrole koje smo smatrali potrebnima za postizanje revizijskih ciljeva utvrđenih u opisu poslova. Sud je na temelju uzorka ispitao 100 % troškova prijavljenih za ugovor.

Sud je planirao i proveo reviziju kako bi dobio razumno jamstvo o tome jesu li troškovi koje je ugovaratelj potraživao bili bez značajnog pogrešnog prikazivanja. Revizija je uključivala ispitivanje dokaza na temelju ispitivanja kako bi se potkrijepili prijavljeni rashodi. Sud smatra da revizija koju je proveo pruža razumnu osnovu za njegovo mišljenje. (...)

[T]rashodi koje je prijavilo [udruženje] na odgovarajući način odražavaju prihvatljive rashode projekta za razdoblje koje je ugovaratelj imao u skladu s ugovornim pravilima i obvezama.

Preporučujemo Komisiji da osigura povrat iznosa od Nil EUR u vezi s ugovorom br. 98 / Q3420S kako je izračunano u nastavku.”

Odjeljak V. izvješća sadržavao je i sljedeće izjave o kontrolama upravljanja:

Prema našem mišljenju, postupci i unutarnje kontrole koje je uspostavilo [udruga] omogućili su odgovarajuće financijsko upravljanje projektom, funkcionirali su na zadovoljavajući način i bili su u skladu s pravnom/ugovornom osnovom projekta. Njima je predviđeno i sprečavanje i otkrivanje pogrešaka, nepravilnosti i prijevara.”

Ombudsmanica ističe da je Komisija relevantne odjeljke navedene revizije poslala Ombudsmanu kao dodatne informacije. Te su informacije proslijeđene podnositelju pritužbe. Ombudsman napominje da nije primio nikakve informacije koje bi mogle dovesti u pitanje zaključke donesene u prethodno navedenoj reviziji.

1.6 U svjetlu gore navedenih nalaza, Ombudsmanica smatra da je Komisija postupala razumno i u skladu s primjenjivim pravilima kada je odlučila da ne bi trebala pokretati postupak povrata sredstava EU-a primljenih u okviru sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava Zajednice protiv udruženja. Nadalje, Ombudsmanica smatra da je Komisija na odgovarajući način obavijestila podnositelja pritužbe o razlozima svojeg stajališta.

U tim okolnostima ombudsmanica zaključuje da istragom nije otkriven slučaj nepravilnosti u postupanju.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Odluka br. 2228/97/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 13. listopada 1997. o uspostavljanju programa djelovanja Zajednice u području kulturne baštine (program Raphael); SL 1997., L 305, str. 31.

(2) "Muestra Internacional Audiovisual de Patrimonio Cultural" (MIPS).