Strasbourg, 10. srpnja 2007.

Poštovani gospodine X.,

Dana 3. veljače 2005. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije. Žalili ste se na Glavnu upravu Komisije za tisak i komunikaciju u vezi s otkrivanjem i pojavljivanjem u malteškim novinama od 16. siječnja 2005. imena nekoliko kandidata za mjesto voditelja Predstavništva Komisije na Malti. U skladu s Vašim zahtjevom, s Vašom pritužbom postupa se povjerljivo.

Dana 22. ožujka 2005. proslijedio sam Vašu pritužbu Komisiji i zatražio njezino mišljenje. Komisija je svoje mišljenje dostavila 22. lipnja 2005. Proslijedila sam vam mišljenje s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 11. srpnja 2005.

Dana 19. travnja 2005. poslali ste dodatne informacije o svojoj pritužbi.

Dana 21. srpnja 2005. proslijedio sam Vašu korespondenciju od 19. travnja 2005. i Vaše primjedbe Komisiji radi obavijesti. Budući da je Komisija u svojem mišljenju uputila na istrage Europskog nadzornika za zaštitu podataka („EDPS”) koje su u tijeku u vezi s događajima koji su doveli do vaše pritužbe, također sam od EDPS-a zatražio informacije o ishodu njegovih istraga. U drugom dopisu od istog dana zatražio sam vaš pristanak za otkrivanje vašeg imena i podataka za kontakt Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

Dopisom od 26. srpnja 2005. pristali ste obavijestiti Europskog nadzornika za zaštitu podataka o svojem imenu, podacima za kontakt i svim drugim informacijama koje ste mi dostavili u vezi s ovim predmetom.

Dopisima od 13. rujna 2005. i 12. listopada 2005. pomoćnik nadzornika EDPS-a obavijestio me o ishodu svojih istraga o otkrivanju imena kandidata za mjesto voditelja predstavništva u malteškim novinama od 16. siječnja 2005.

Dana 7. studenoga 2005. Komisiji sam uputio dodatne istrage, na koje je ona odgovorila 13. siječnja 2006.

Dana 17. veljače 2006. Komisiji sam uputio i dodatne istrage. Komisija je 10. svibnja 2006. poslala odgovor na francuski jezik i 1. lipnja 2006. dostavila njegov prijevod na engleski jezik. Obje jezične verzije odgovora proslijedio sam Vam 7. lipnja 2006.

Komisija je 4. srpnja 2006. malteškom tisku poslala verziju dopunskog izvješća svojih službi na francuskom jeziku o curenju imena kandidata za mjesto voditelja predstavništva te je 14. srpnja 2006. dostavila prijevod tog izvješća na engleski jezik.

Dana 19. srpnja 2006. proslijedio sam Vam prijevod dopunskog izvješća na engleski jezik s pozivom da ga, ako to želite, komentirate do 15. rujna 2006. Od vas do danas nisu zaprimljene nikakve primjedbe u vezi s tim izvješćem.

Dana 26. siječnja 2007. obavijestio sam Vas o statusu Vašeg spisa pritužbe.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe podnio je zahtjev za radno mjesto voditelja Predstavništva Europske komisije na Malti („predstavništvo”)(1). Malta Independent je 16. siječnja 2005. objavila imena nekoliko kandidata za to radno mjesto. Isti se članak može pronaći i na internetskim stranicama navedenih novina. Ime podnositelja pritužbe nije se nalazilo u članku.

Porukom elektroničke pošte od 19. siječnja 2005. podnositelj pritužbe obavijestio je Komisiju o navedenom članku i zatražio poduzimanje odgovarajućih disciplinskih mjera protiv osobe/osoba odgovornih za otkrivanje imena kandidata medijima. Komisija nije odgovorila na e-poruku podnositelja pritužbe niti mu je poslala potvrdu o primitku.

Podnositelj pritužbe smatrao je da je curenje imena kandidata u medije povreda povjerenja i Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (2) ("Uredba 45/2001"). Stoga je 3. veljače 2005. podnio pritužbu Europskom ombudsmanu u kojoj je tvrdio da je Komisija povrijedila Uredbu 45/2001. Tvrdio je da bi Komisija trebala i. poduzeti odgovarajuće disciplinske mjere protiv osobe ili osoba odgovornih za otkrivanje i ii. uvjeriti ga da se takvo otkrivanje neće dogoditi u budućnosti.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Mišljenje Komisije može se sažeti kako slijedi:

Komisija je najprije navela da nažalost nije raspolagala nikakvim konkretnim informacijama o tome kako je moglo doći do otkrivanja imena kandidata medijima. Komisija je istodobno izrazila duboko žaljenje zbog otkrivanja i potvrdila da je postupak zapošljavanja bio osobni i povjerljiv te da su poduzete uobičajene mjere opreza kako bi se osigurala zaštita osobnih podataka kandidata.

Komisija je istaknula i činjenicu da je Malta Independent u nedjelju 16. siječnja 2005. također navela imena dviju osoba koje se zapravo nisu prijavile za mjesto voditelja predstavništva. Prema Komisijinu mišljenju, ta je činjenica jasno upućivala na nepouzdanost izvora objavljenih naziva.

Komisija se nadalje pozvala na istrage koje je Europski nadzornik za zaštitu podataka pokrenuo u tom predmetu, kao i na interna ispitivanja svih službi Komisije uključenih u postupak zapošljavanja. Zbog tih ispitnih postupaka koji su u tijeku Komisija nije mogla dostaviti dodatne pojedinosti o ishodu ispitivanja i mogućim posljedicama za osobe odgovorne za objavu. Međutim, Komisija je napomenula da ne može potvrditi da je do istjecanja došlo u okviru njezinih usluga.

E-poruka podnositelja pritužbe od 19. travnja 2005.

Nakon što je Ombudsman otvorio istragu o navodima podnositelja pritužbe i njegovim tvrdnjama, podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana elektroničkom poštom od 19. travnja 2005. da su se dodatne informacije pojavile u časopisu Times of Malta od 18. travnja 2005., u kojem je imenovano devet kandidata koji su ušli u uži izbor za intervju.

Primjedbe podnositelja pritužbe na mišljenje Komisije

U svojim očitovanjima od 11. srpnja 2005. , je iznio primjedbe o sljedećim trima točkama:

Prvo, podnositelj pritužbe napomenuo je da je do curenja osobnih podataka kandidata za mjesto voditelja predstavništva i dalje dolazilo nakon što je Malta Independent u nedjelju objavio imena kandidata 16. siječnja 2005. U tom pogledu podnositelj pritužbe uputio je na svoju poruku elektroničke pošte od 19. travnja 2005., u kojoj je Ombudsmanu skrenuo pozornost na činjenicu da je malteški Times od 18. travnja 2005., pozivajući se na izvore bliske Komisiji, imenovao devet kandidata koji su ušli u uži izbor za razgovor. Podnositelj pritužbe dodao je da je na sam datum svojih očitovanja, odnosno 11. srpnja 2005., u drugom izvješću malteškog Timesa, pozivajući se na izvore Komisije, naveo imena triju kandidatkinja koje su navodno bile u užem izboru za mjesto voditelja predstavništva.

Drugo, podnositelj pritužbe odgovorio je na Komisijin argument da činjenica da članak na Malti u nedjelju 16. siječnja 2005. sadržava imena dviju osoba koje se zapravo nisu prijavile za radno mjesto dovodi u pitanje pouzdanost izvora objavljenih imena. U tom je pogledu podnositelj pritužbe smatrao da, čak i da su treće strane uključene u curenje, Komisija ne može izbjeći odgovornost. Nadalje, podnositelj pritužbe napomenuo je da, iako je Komisija predložila da su treće strane možda bile izvor curenja podataka, nije dala nikakve naznake o tome jesu li treće strane imale pristup osobnim podacima kandidata i, ako jesu, u koju svrhu.

Nadalje, podnositelj pritužbe istaknuo je da su sva imena osim dva objavljena u nedjelju 16. siječnja 2005. na Malti bila točna i da su se te točne informacije mogle dobiti samo od Komisije.

S druge strane, ako je do opetovanog curenja informacija u medijima došlo zbog aktivnosti trećih strana koje su dobile neovlašteni pristup informacijama, postupanje Komisije s povjerljivim informacijama očito je manjkavo.

Naposljetku, ako su treće strane, kao što su vanjski konzultanti, imale legitiman pristup informacijama, ispitni postupak trebao bi se proširiti na takve treće strane. Te su treće strane, prema mišljenju podnositelja pritužbe, također obvezne čuvati povjerljivost osobnih podataka, ako ne izravno na temelju Uredbe 45/2001, onda na temelju nacionalnog prava.

Kao treće, podnositelj pritužbe želio je biti obaviješten o ishodu istraga EDPS-a, a posebno o mjerama poduzetima kao rezultat tih istraga.

Daljnje istrage
Pismo Europskog ombudsmana Europskom nadzorniku za zaštitu podataka od 21. srpnja 2005.

Budući da je Komisija u svojem mišljenju uputila na istrage EDPS-a koje su u tijeku o događajima koji su doveli do ove pritužbe, Ombudsman je dopisom od 21. srpnja 2005. od EDPS-a zatražio informacije o ishodu njegovih istraga te ga je obavijestio o daljnjem curenju informacija od 18. travnja 2005. i 11. srpnja 2005.

Dopis Europskog nadzornika za zaštitu podataka od 13. rujna 2005.

Dopisom od 13. rujna 2005. pomoćnik nadzornika EDPS-a obavijestio je Ombudsmana da je EDPS u nedjelju 16. siječnja 2005. pokrenuo istrage o prvom curenju informacija u vezi s člankom na Malti Independent te je zatražio informacije od Glavne uprave Komisije za tisak i komunikaciju („Glavna uprava za komunikaciju”)(3) i Glavne uprave za kadrovske poslove i upravu („Glavna uprava za kadrovske poslove”). Prema riječima pomoćnika nadzornika, Europski nadzornik za zaštitu podataka zatražio je od navedenih glavnih uprava i. da pokušaju locirati curenje podataka i ii. da detaljno razrade sigurnosne mjere koje su uspostavljene kako bi se osigurala dobra zaštita podataka kandidata. Pomoćnik nadzornika dodao je da je EDPS primio detaljan prikaz istrage koju je provela Glavna uprava za komunikaciju. Prema riječima pomoćnika nadzornika, Glavna uprava za komunikaciju nažalost nije mogla utvrditi izvor curenja informacija, ali je ukazala na činjenicu da se dvije osobe imenovane u nedjelju 16. siječnja 2005. na Malti nisu prijavile za to radno mjesto te su naknadno tu činjenicu objavile u istim novinama .. Pomoćnik nadzornika zaključio je da se može očekivati da bi popis koji je ukraden ili procurio iz Komisije bio točan. Iako priznaje da je moglo biti nekih propusta na takvom ukradenom popisu ili popisu koji je procurio, ne bi trebalo biti dodatnih imena.

Dopis Europskog nadzornika za zaštitu podataka od 12. listopada 2005.

Dodatnim dopisom od 12. listopada 2005. pomoćnik nadzornika obavijestio je Europskog ombudsmana da je Europski nadzornik za zaštitu podataka dobio informacije od Glavne uprave za kadrovske poslove koje se, međutim, bitno ne razlikuju od onih koje je dostavila Glavna uprava za komunikaciju. Prema riječima pomoćnika nadzornika, obje glavne uprave izjavile su da im je teško točno utvrditi kako se to otkrivanje moglo dogoditi, ali su pretpostavile da je moglo biti objavljeno usmeno. Pomoćnik nadzornika ponovio je činjenicu da je članak na Malti Independent u nedjelju 16. siječnja 2005. sadržavao dvije pogreške koje su uključivale imena i dva pogrešna prezimena te je zaključio da curenje podataka nije nužno došlo od Komisije. Pomoćnik nadzornika naposljetku je izjavio da Europski nadzornik za zaštitu podataka smatra da je predmet zaključen i da stoga neće provesti nikakvu daljnju istragu o njemu. Dodao je da je Europski nadzornik za zaštitu podataka pozdravio prijedlog Glavne uprave za kadrovske poslove o poboljšanju sigurnosnih mjera označivanjem razmjene informacija elektroničkim putem ili u papirnatom obliku te da će pratiti provedbu tog prijedloga u postupcima te glavne uprave.

Pismo Europskog ombudsmana Komisiji od 7. studenoga 2005.

Ombudsmanica je predložila da bi Komisija mogla razmotriti mogu li se problemi poput onih koji su se pojavili u ovoj pritužbi ubuduće izbjeći donošenjem otvorenog postupka za imenovanja na visokoj razini te je od Komisije zatražila da je obavijesti o svojem stajalištu. U tom je kontekstu Ombudsman istaknuo zaključak Europskog nadzornika za zaštitu podataka da je otkrivanje imena sudionika u postupcima zapošljavanja u skladu s člankom 4. Uredbe 45/2001 ako se kandidate unaprijed obavijesti da će se takvo otkrivanje provesti i ako imaju mogućnost zatražiti povjerljivost iz legitimnih razloga (4).

Ombudsman je također zatražio od Komisije da mu dostavi popise svojih članova osoblja i/ili trećih osoba koje je Komisija ovlastila za pristup osobnim podacima koji su se pojavili u tisku 16. siječnja 2005., 18. travnja 2005. odnosno 11. srpnja 2005.

Uz svoj dopis upućen Komisiji o daljnjim istragama, Ombudsman je priložio preslike daljnje korespondencije podnositelja pritužbe od 19. travnja 2005. i primjedbe od 11. srpnja 2005., koje su sadržavale informacije o drugom i trećem curenju u medije imena kandidata za mjesto voditelja predstavništva.

Odgovor Komisije od 13. siječnja 2006.

Što se tiče mogućnosti donošenja otvorenog postupka imenovanja na visokoj razini, Komisija je navela da je cijeli postupak zapošljavanja višeg rukovodstva učinila transparentnim. Uputila je na dokument Smjernice za glavne uprave – postupci odabira i imenovanja višeg rukovodstva („Smjernice”) iz kolovoza 2003. koji je ažuriran u rujnu 2004.(5) te dodala da se slaže sa svim daljnjim mjerama za povećanje transparentnosti postupka.

Komisija je također navela da će pojedinosti o obradi podataka u kontekstu postupaka odabira višeg rukovodstva uskoro biti dostavljene EDPS-u na prethodnu provjeru u skladu s člankom 27. Uredbe 45/2001 (6).

S obzirom na navedeno, Komisija je zauzela stajalište da mogućnost javnog otkrivanja imena sudionika u postupcima zapošljavanja višeg rukovodstva ne doprinosi značajno transparentnosti postupka kao takvog te je, naprotiv, vjerojatno da će odvratiti odgovarajuće kandidate od podnošenja prijave. Prema Komisijinu mišljenju, većina kandidata odgovarajućeg profila za radno mjesto višeg rukovodstva nalazi se na radnim mjestima na kojima bi otkrivanje njihova sudjelovanja u postupku zapošljavanja moglo naštetiti njihovim trenutačnim radnim mjestima. Osim toga, s obzirom na to da bi ti kandidati odustali od objave, svaki popis kandidata koji bi se objavio javnosti vjerojatno bi bio nepotpun i stoga bi imao malu dodanu vrijednost. Stoga je Komisija zaključila da će se i dalje pridržavati načela povjerljivosti u postupcima zapošljavanja višeg rukovodstva.

Što se tiče zahtjeva Ombudsmana da mu Komisija dostavi popise svojih članova osoblja i/ili trećih strana koje je Komisija ovlastila za pristup osobnim podacima koji su se pojavili u tisku 16. siječnja 2005., 18. travnja 2005. i 11. srpnja 2005., Komisija je izrazila žaljenje što je obavijestila Ombudsmana da nije moguće utvrditi iscrpan popis osoba koje imaju pristup informacijama na kojima se temelje novinski članci zbog i. velikog broja primatelja dokumenta PERS (2004.) 251 (7), ii. brojnih uključenih tajništva i osoblja te iii. mogućeg broja osoba s pristupom predmetnim elektroničkim podacima.

Pismo Europskog ombudsmana Komisiji od 17. veljače 2006.

Ombudsmanica je od Komisije zatražila da dostavi:

(i) Primjedbe na nove navode podnositelja pritužbe iznesene u njegovoj korespondenciji e-poštom od 19. travnja 2005. i njegove primjedbe na mišljenje Komisije. Ombudsmanica je izričito navela sljedeće:

Podnositelj pritužbe tvrdi da je do daljnjeg curenja osobnih podataka sudionika u postupku zapošljavanja došlo 18. travnja 2005. i 11. srpnja 2005. te da to daljnje curenje također predstavlja kršenje Uredbe 45/2001 od strane Komisije.

ii. Reagirao je na tvrdnje podnositelja pritužbe da bi Komisija trebala poduzeti odgovarajuće disciplinske mjere protiv osobe ili osoba odgovornih za otkrivanje i uvjeriti podnositelja pritužbe da se takvo otkrivanje neće dogoditi u budućnosti, uzimajući u obzir i činjenice koje su dovele do njegovih novih navoda.

iii. Identifikacija dokumenta PERS (2004) 251 navedenog u odgovoru Komisije na daljnje istrage Europskog ombudsmana od 7. studenoga 2005.

iv. Opažanja o tome je li, prema njegovu mišljenju, dobra administrativna praksa formalno se pridržavati načela povjerljivosti u postupcima zapošljavanja višeg rukovodstva, uz istodobno pružanje povjerljivih informacija "velikom broju primatelja" i "brojnim uključenim tajništvima i osoblju"(8).

Odgovor Komisije od 10. svibnja 2006.

Komisija je navela da je započela istragu o informacijama sadržanima u novinskim člancima od 18. travnja 2005. i 11. srpnja 2005. te da će o ishodu obavijestiti Ombudsmana.

U odgovoru na zahtjev Ombudsmana da utvrdi dokument PERS (2004) 251, Komisija je navela da je dokument neoznačeni, neklasificirani spis njezina Glavnog tajništva od 22. prosinca 2004. Pod naslovom „Obavijest o slobodnom radnom mjestu 225/2004 (GU za medije i komunikacije)” u prilozima se nalazi obavijest o slobodnom radnom mjestu voditelja predstavništva A* 12 i 31 prijava za radno mjesto s navedenim imenima i imenima te priloženim životopisima. Preslike dokumenta napravljene su i poslane četrdesetak primatelja.

Ombudsmanica je zatražila od Komisije da zauzme stajalište o tome je li, prema njezinu mišljenju, dobra administrativna praksa formalno se pridržavati načela povjerljivosti u postupcima zapošljavanja višeg rukovodstva, istodobno pružajući povjerljive informacije „velikom broju primatelja” i „brojnim uključenim tajništvima i osoblju”. Komisija je u odgovoru navela da se njezin postupak zapošljavanja višeg osoblja revidira kako bi se osigurala njegova usklađenost s Uredbom 45/2001. Komisija je zatim navela da predložene mjere uključuju: (i) osiguravanje sigurnosti elektroničke pošte; ii. ograničavanje broja primatelja na najmanju moguću mjeru u svakoj fazi postupka kako bi se izbjeglo neopravdano širenje osobnih podataka; i iii. uključivanje klauzule o povjerljivosti u podatke koji se šalju ili stavljaju na raspolaganje, čime bi se primatelje podsjetilo na njihove obveze na temelju Uredbe 45/2001.

Komisija je obavijestila Ombudsmana o ishodu svojih istraga o informacijama sadržanima u Times of Malta od 18. travnja 2005. i 11. srpnja 2005. tako što mu je proslijedila francuski izvorni i engleski prijevod bilješke za spis od 3. srpnja 2006. pod naslovom „Izvješća u malteškom tisku o zapošljavanju voditelja predstavništva u Valletti (nastavak)”(„bilješka za spis”).

Prema napomeni za predmet, tri dužnosnika Glavne uprave za komunikaciju, pet osoba koje su prisustvovale sastancima povjerenstva za odabir i izvjestitelj imali su pristup informacijama „o primijenjenom postupku”. U bilješci u spisu istaknuta je činjenica da je, iako je u izvješću u časopisu Times of Malta od 18. travnja 2005. navedeno da je devet kandidata ušlo u uži izbor za razgovor, zapravo odabrano deset kandidata. Prema bilješci u spisu, nakon što je povjerenstvo za odabir održalo razgovore, o ishodu su pojedinačno obaviještena tri uspješna kandidata i sedam neuspješnih kandidata. U bilješci u spisu također se navodi da su tri kandidata koja su ušla u uži izbor pozvana da prisustvuju još jednom razgovoru u Glavnoj upravi za komunikaciju 23. lipnja 2005. te da je podsjetnik na postupak uslijedio nakon 11. srpnja 2005. U bilješci u dokumentaciji zaključuje se da nisu pronađeni objektivni dokazi koji bi Komisiji omogućili da utvrdi izvor podataka koji su procurili. Ističe da su kandidati bili obaviješteni u svakoj fazi postupka koji se na njih odnosi, tako da su se mogli međusobno povezati. Osim toga, pogreška u novinskom članku od 18. travnja 2005. o broju odabranih kandidata upućuje na to da su se informacije prenosile usmeno, a ne u pisanom obliku.

ODLUKA

1 Prvo curenje

1.1 Malteški neovisni ured objavio je 16. siječnja 2005. imena nekoliko kandidata za mjesto voditelja predstavništva Europske komisije na Malti ("predstavništvo"). Isti se članak može pronaći i na internetskoj stranici novina. U svojoj pritužbi Europskom ombudsmanu podnositelj pritužbe, koji je bio jedan od kandidata za navedeno radno mjesto, ali čije ime nije navedeno u članku, tvrdio je da je Komisija prekršila Uredbu (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (9) ("Uredba 45/2001").

1.2 Komisija je u svojem mišljenju izrazila duboko žaljenje zbog otkrivanja i potvrdila da je postupak zapošljavanja bio osobni i povjerljiv te da su poduzete uobičajene mjere opreza kako bi se osigurala zaštita osobnih podataka kandidata. Komisija je istaknula i činjenicu da je Malta Independent u nedjelju 16. siječnja 2005. navela imena dviju osoba koje se nisu prijavile za mjesto voditelja predstavništva te je dodala da to, prema njezinu mišljenju, jasno upućuje na nepouzdanost izvora objavljenih imena. Na temelju toga Komisija je izjavila da „ne može potvrditi da je curenje došlo iz Komisije.”

1.3 Ombudsman najprije napominje da je EDPS proveo istrage o prvom curenju osobnih podataka tužiteljâ za radno mjesto voditelja predstavništva pri Malti Independent u nedjelju 16. siječnja 2005. te je zaključio da prvo curenje podataka nije nužno došlo od Komisije.

1.4 Ombudsmanica ističe da, u skladu s prvom alinejom dijela B Memoranduma o razumijevanju između Europskog ombudsmana i Europskog nadzornika za zaštitu podataka od 30. studenoga 2006.(10), "[n]ijedno tijelo namjerava pokrenuti istragu ako se drugo tijelo bavi ili je rješavalo ono što je u osnovi ista pritužba, osim ako podnositelj pritužbe predoči značajne nove dokaze u slučaju kada je drugo tijelo već zaključilo svoju istragu. (...)".

1.5 Uzimajući u obzir gore navedenu odredbu, Ombudsman po analogiji smatra da ne bi bilo primjereno da on nastavi svoju istragu u pogledu prvog curenja osobnih podataka u Malti Independent u nedjelju 16. siječnja 2005. kao takvog.

2 Daljnje curenje

2.1 U svojoj korespondenciji e-poštom od 19. travnja 2005. i svojim očitovanjima od 11. srpnja 2005. podnositelj pritužbe iznio je nove navode da je došlo do daljnjeg curenja osobnih podataka kandidata za mjesto voditelja predstavništva u medijima. U tom je pogledu malteški Times 18. travnja 2005. imenovao devet kandidata koji su ušli u uži izbor za intervju, a u izvješću u istom listu od 11. srpnja 2005. navedena su imena triju kandidata koji su navodno ušli u uži izbor za to radno mjesto.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala poduzeti odgovarajuće disciplinske mjere protiv osobe ili osoba odgovornih za otkrivanje i uvjeriti ga da se takvo otkrivanje neće dogoditi u budućnosti.

2.2 Ombudsmanica je stoga zatražila od Komisije da komentira nove navode podnositelja pritužbe i da zauzme stajalište o tvrdnjama podnositelja pritužbe, uzimajući u obzir te nove navode.

2.3 U svojem daljnjem odgovoru od 10. svibnja 2006. Komisija je navela da je započela interne istrage o informacijama sadržanima u novinskim člancima od 18. travnja 2005. i 11. srpnja 2005.

Komisija je Ombudsmanu proslijedila i francuski izvorni i engleski prijevod bilješke za spis od 3. srpnja 2006. pod naslovom „Izvješća u malteškom tisku o zapošljavanju voditelja predstavništva u Valletti (nastavak)” („bilješka za spis”), koja je sadržavala rezultate prethodno navedenih istraga. U bilješci u spisu uglavnom je istaknuta činjenica da je, iako je u izvješću u časopisu Times of Malta od 18. travnja 2005. navedeno da je devet kandidata u užem izboru za razgovor, zapravo odabrano deset kandidata. Ta pogreška upućuje, u skladu s bilješkom za spis, na to da su informacije cirkulirale usmeno, a ne u pisanom obliku. U bilješci u spisu također se navodi da su, nakon što je povjerenstvo za odabir održalo razgovore, tri uspješna kandidata i sedam neuspješnih kandidata pojedinačno obaviješteni o ishodu. Ta tri kandidata koja su ušla u uži izbor pozvana su 23. lipnja 2005. na još jedan intervju u Glavnoj upravi za komunikaciju. U bilješci u dokumentaciji zaključuje se da nisu pronađeni objektivni dokazi koji bi Komisiji omogućili da utvrdi izvor podataka koji su procurili. Međutim, ističe da su kandidati bili obaviješteni o svojem napretku u svakoj fazi postupka koji se na njih odnosi te su se stoga mogli međusobno dodjeljivati.

Što se tiče mogućnosti donošenja otvorenog postupka imenovanja na visokoj razini, Komisija je u svojem daljnjem odgovoru od 13. siječnja 2006. navela da je učinila transparentnim sve postupke zapošljavanja višeg rukovodstva i da se zalaže za daljnje mjere kojima se povećava postupovna transparentnost. Međutim, Komisija je smatrala da mogućnost javnog otkrivanja imena sudionika u takvim postupcima ne bi značajno pridonijela transparentnosti postupka kao takvog i vjerojatno bi odvratila odgovarajuće kandidate od prijave.

Ombudsmanica je od Komisije zatražila da joj dostavi popise svojih članova osoblja i/ili trećih osoba ovlaštenih za pristup osobnim podacima koji su se pojavili u tisku 16. siječnja 2005., 18. travnja 2005. i 11. srpnja 2005. U svojem daljnjem odgovoru od 13. siječnja 2006. Komisija je navela da se iscrpan popis osoba koje imaju pristup informacijama na kojima se temelje novinski članci ne može utvrditi zbog (i.) velikog broja primatelja dokumenta PERS (2004.) 251 (11), (ii.) brojnih uključenih tajništva i osoblja te (iii.) mogućeg broja osoba koje imaju pristup predmetnim elektroničkim podacima.

U svojem daljnjem odgovoru od 10. svibnja 2006. Komisija je također navela da se njezin postupak zapošljavanja višeg osoblja revidira kako bi se osigurala njegova usklađenost s Uredbom 45/2001 te je navela da se predložene mjere sastoje od i. osiguravanja sigurnosti elektroničke pošte; ii. ograničavanje broja primatelja na najmanju moguću mjeru u svakoj fazi postupka; i iii. uključivanje klauzule o povjerljivosti u podatke koji se šalju ili stavljaju na raspolaganje, podsjećajući primatelje na njihove obveze na temelju Uredbe 45/2001.

2.4 Kao prvo, Ombudsman prima na znanje primjedbu pomoćnika nadzornika EDPS-a, iznesenu u njegovu pismu Ombudsmanu od 13. rujna 2005. o prvom curenju informacija od 16. siječnja 2005., da se, da se novinsko izvješće temeljilo na curenju informacija od Komisije, ne bi očekivalo da izvješće sadrži imena koja nisu bila na popisu Komisije ,, ali su neka imena mogla nedostajati.

U tom pogledu Ombudsmanica napominje da je, iako je u članku u časopisu Times of Malta od 18. travnja 2005. navedeno devet kandidata koji su ušli u uži izbor za razgovor, Komisija zapravo odabrala deset kandidata.

Kao drugo, Ombudsmanica ističe da Komisija nije tvrdila da su informacije objavljene u malteškom Timesu od 11. srpnja 2005., u kojima su navedena imena triju kandidatkinja koje su navodno ušle u uži izbor za predmetno radno mjesto, bile pogrešne. Osim toga, gđa J. D., čije se ime nalazilo u sva tri novinska članka, doista je imenovana voditeljicom predstavništva (12).

2.5 Ombudsman također prima na znanje izjavu Komisije iz njezina odgovora od 13. siječnja 2006. na njegove daljnje istrage od 7. studenoga 2005. o mogućnosti objavljivanja imena kandidata za radna mjesta višeg rukovodstva javnosti. Komisija je izrazila stajalište da bi takvo otkrivanje vjerojatno obeshrabrilo odgovarajuće kandidate da sudjeluju u postupcima zapošljavanja jer se većina njih nalazi na radnim mjestima na kojima bi otkrivanje njihova sudjelovanja moglo naštetiti njihovim trenutačnim radnim mjestima.

Ombudsmanica stoga smatra da je malo vjerojatno da će takvi kandidati obavijestiti javnost o svojoj pojedinačnoj kandidaturi i/ili međusobnom osobnom napretku u postupku, kako je predloženo u napomeni Komisije za spis.

Nadalje, mogućnost da se kandidati međusobno obavijeste o svojim prijavama pretpostavljala bi da bi se kandidati mogli međusobno identificirati, što se, međutim, ne čini predviđenim u Smjernicama za glavne uprave – Postupci odabira i imenovanja višeg rukovodstva na koje upućuje Komisija ili Smjernicama za kandidate o postupcima imenovanja višeg rukovodstva (13).

2.6 S obzirom na prethodno navedeno, nije isključeno da su i drugo curenje, koje se odnosi na članak u časopisu Times of Malta od 18. travnja 2005., i treće curenje, koje se odnosi na članak u istim novinama od 11. srpnja 2005., mogli doći od Komisije. Ombudsmanica u tom pogledu napominje da je do drugog i trećeg curenja došlo nakon što je Komisija već bila upoznata s činjenicom da se čini da su informacije procurile u medije. Komisija je stoga imala posebnu obvezu postupanja s dužnom pažnjom kako bi se osiguralo da nakon otkrivanja prvog istjecanja više ne dođe do istjecanja.

2.7 U skladu sa svojom bilješkom u spisu, Komisija tijekom vlastitih unutarnjih istraga nije mogla utvrditi izvor istjecanja. U tom pogledu Ombudsmanica ističe da je, razumno, utvrđivanje izvora istjecanja bilo mnogo teže s obzirom na naznake (14) da se čini da je do istjecanja došlo usmenim putem. Nadalje, Ombudsmanica napominje da u takvoj situaciji Komisija nije mogla poduzeti odgovarajuće disciplinske mjere protiv članova osoblja koji bi se u konačnici mogli smatrati odgovornima za otkrivanje, kako tvrdi podnositelj pritužbe.

2.8 Međutim, postavlja se pitanje je li sama Komisija mogla pridonijeti pojavi istjecanja.

2.9 U tom pogledu Ombudsman napominje da Komisija nije mogla pozitivno odgovoriti na njegov zahtjev za popise članova osoblja Komisije i/ili trećih osoba koje je ona ovlastila za pristup osobnim podacima koji su se nalazili u svakom od novinskih članaka. Komisija je umjesto toga navela da se iscrpan popis osoba koje imaju pristup informacijama na kojima se temelje novinski članci ne može utvrditi zbog (i) velikog broja primatelja dokumenta PERS (2004.) 251 (15), (ii) brojnih tajništva i uključenog osoblja te (iii) mogućeg broja osoba koje imaju pristup predmetnim elektroničkim podacima.

2.10 Međutim, Ombudsmanica ističe da je pružanje povjerljivih informacija "velikom broju primatelja" i "brojnim uključenim tajništvima i osoblju ", kao i naknadna nemogućnost sastavljanja popisa osoba koje imaju pristup tim informacijama mogla razumno povećati mogućnost njihova curenja neovlaštenim primateljima.

Osim toga, Europski ombudsman napominje da se člankom 22. (Sigurnost obrade) Uredbe 45/2001 propisuje sljedeće:

„1. Uzimajući u obzir najnovija dostignuća i troškove njihove provedbe, voditelj obrade provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurao odgovarajuću razinu sigurnosti s obzirom na rizike koje predstavlja obrada i prirodu osobnih podataka koje treba zaštititi.

Takve se mjere poduzimaju posebno kako bi se spriječilo svako neovlašteno otkrivanje ili pristup, slučajno ili nezakonito uništavanje ili slučajni gubitak ili izmjena te kako bi se spriječili svi drugi nezakoniti oblici obrade.

2. Ako se osobni podaci obrađuju automatiziranim sredstvima, poduzimaju se odgovarajuće mjere s obzirom na rizike, posebno s ciljem:

(a) sprečavanje pristupa neovlaštenih osoba računalnim sustavima koji obrađuju osobne podatke;

(b)spriječiti svako neovlašteno čitanje, kopiranje, mijenjanje ili uklanjanje medija za pohranu;

(c) sprečavanje neovlaštenih unosa memorije, kao i neovlaštenog otkrivanja, izmjene ili brisanja pohranjenih osobnih podataka;

(…)

(f) bilježenje osobnih podataka koji su priopćeni, u koje vrijeme i kome;

(g) osiguravanje da će naknadno biti moguće provjeriti koji su osobni podaci obrađeni, u koje vrijeme i tko ih je obradio;

(…)".

2.11 Međutim, u ovom je slučaju Komisija dostavila povjerljive informacije "velikom broju primatelja" i "brojnim uključenim tajništvima i osoblju "te nakon toga nije mogla sastaviti popise svojih članova osoblja i/ili trećih strana koje je ovlastila za pristup osobnim podacima koji su se nalazili u trima novinskim člancima. Ombudsman stoga zaključuje da takva situacija nije bila u skladu s obvezama Komisije na temelju članka 22. stavka 1. Uredbe 45/2001 i da predstavlja nepravilnost u postupanju.

2.12 Nadalje, Ombudsman podsjeća da je podnositelj pritužbe, u svojstvu kandidata za mjesto voditelja predstavništva, smatrao da je curenje imena kandidata medijima kršenje povjerenja. U tom kontekstu ombudsmanica žali što tijekom ove istrage Komisija, iako je od nje dvaput zatraženo da to učini, nije zauzela stajalište o drugoj tvrdnji podnositelja pritužbe da bi ga trebala uvjeriti da se u budućnosti više neće otkrivati osobni podaci kandidata za mjesto voditelja predstavništva.

2.13 Ombudsman prima na znanje izjave Komisije, dane u njegovim odgovorima na njegove daljnje istrage, da:

(i) pojedinosti o obradi podataka u kontekstu Komisijinih postupaka odabira višeg rukovodstva uskoro će se dostaviti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka na prethodnu provjeru u skladu s člankom 27. Uredbe 45/2001; i

ii. Komisijin postupak zapošljavanja višeg osoblja bio je u postupku revizije kako bi se osigurala njegova usklađenost s Uredbom 45/2001 i kako bi se predložene mjere sastojale od (a) osiguravanja sigurnosti elektroničke pošte; (b) ograničavanje broja primatelja na najmanju moguću mjeru u svakoj fazi postupka; i (c) uključivanje klauzule o povjerljivosti u podatke koji se šalju ili stavljaju na raspolaganje, podsjećajući primatelje na njihove obveze na temelju Uredbe 45/2001.

Ombudsmanica također napominje da je postupak imenovanja voditelja predstavništva na Malti dovršen u srpnju 2005.

Iz prethodno navedenih razloga Ombudsman ne smatra primjerenim predložiti prijateljsko rješenje ili izraditi nacrt preporuke u ovom slučaju. Ombudsman će stoga zaključiti predmet s kritičkom napomenom.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u ovom predmetu potrebno je iznijeti sljedeću kritičku napomenu:

U ovom slučaju Komisija je „velikom broju primatelja” i „brojnim uključenim tajništvima i osoblju” dostavila povjerljive informacije o kandidatima za mjesto voditelja predstavništva na Malti te nakon toga nije mogla sastaviti popise svojih članova osoblja i/ili trećih strana koje je ovlastila za pristup osobnim podacima koji su se nalazili u trima novinskim člancima od 16. siječnja 2005., 18. travnja 2005. odnosno 11. srpnja 2005. Takva situacija nije bila u skladu s obvezama Komisije na temelju članka 22. stavka 1. Uredbe 45/2001 i predstavlja nepravilnost u postupanju.

Zbog razloga objašnjenih u točki 2.13. Europski ombudsman zaključuje predmet navedenom kritičkom napomenom.

Predsjednik Komisije i Europski nadzornik za zaštitu podataka bit će obaviješteni o toj odluci.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Obavijest o slobodnom radnom mjestu COM/225/04, SL 2004 C 252 A/07.

(2) SL 2001., L 8, str. 1. (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 8., svezak 2., str.

(3) Od 7. veljače 2006. ta je glavna uprava poznata kao Glavna uprava za komunikaciju; vidjeti Međuinstitucijski stilski vodič, odjeljak 9.6. (Glavne uprave i službe Komisije: službene naslove), koji su dostupni na internetskim stranicama Komisije (http://publications.europa.eu/code/en/en-390600.htm).

(4) Popratni dokument br. 1 iz srpnja 2005., Javni pristup dokumentima i zaštita podataka, str. 43. u pogledu kandidata koji su prošli natječaj. Popratni dokument dostupan je na internetskim stranicama Europskog nadzornika za zaštitu podataka (http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/Jahia/lang/en/pid/21#BackgroundP).

(5) Čini se da je verzija Smjernica na koju upućuje Komisija zamijenjena Smjernicama za kandidate za postupke imenovanja višeg rukovodstva od 8. lipnja 2006., koje se mogu pronaći na internetskim stranicama Komisije (http://ec.europa.eu/civil_service/docs/guidelines_senior_mgt_en.pdf).

(6) U skladu s člankom 27. stavkom 1. Uredbe 45/2001 „postupci obrade koji bi mogli predstavljati posebne rizike za prava i slobode ispitanika zbog svoje prirode, opsega ili svrhe podliježu prethodnoj provjeri Europskog nadzornika za zaštitu podataka.” U skladu s člankom 27. stavkom 3. iste Uredbe „prethodne provjere provodi Europski nadzornik za zaštitu podataka nakon primitka obavijesti od službenika za zaštitu podataka (…)”

(7) Nije dostavljen nijedan primjerak ili objašnjenje tog dokumenta.

(8) Kako je navedeno u odgovoru Komisije na daljnje istrage Europskog ombudsmana od 7. studenoga 2005.

(9) SL 2001., L 8, str. 1. (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 8., svezak 2., str.

(10) Memorandum o razumijevanju dostupan je na internetskoj stranici Europskog ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu/dataprot/en/default.htm).

(11) Prema daljnjem odgovoru Komisije od 10. svibnja 2006., dokument je neoznačeni, neklasificirani spis njezina Glavnog tajništva od 22. prosinca 2004. pod naslovom "Obavijest o slobodnom radnom mjestu 225/2004 (DG Press and Communications)". U prilogu se nalazi odgovarajuća obavijest o slobodnom radnom mjestu i 31 prijava za radno mjesto s navedenim imenima i životopisima.

(12) Vidjeti, primjerice, internetske stranice Predstavništva (http://ec.europa.eu/malta/who_we_are_en.htm) ili novinski članak na MaltiMedia (http://www.maltamedia.com/cgi-bin/artman/exec/view.cgi?archive=5&num=6858).

(13) Vidjeti bilješku 5. u pogledu ovih smjernica.

(14) Prema Komisijinoj bilješci u spisu od 3. srpnja 2006., pogreška u novinskom članku od 18. travnja 2005. upućuje na to da su informacije bile proslijeđene usmeno, a ne u obliku dokumenata. Prema novinskom članku od 18. travnja 2005. "[s]urovi bliski Komisiji rekli su The Timesu da su (…) izvori rekli da se kratki popis Komisije sastoji od (…)". Prema novinskom članku od 11. srpnja 2005. ", izvori iz Komisije kažu da su kandidati koji su ušli u uži izbor (…)" (naknadno istaknuto).

(15) Prema daljnjem odgovoru Komisije od 10. svibnja 2006., dokument je neoznačeni, neklasificirani spis njezina Glavnog tajništva od 22. prosinca 2004. naslovljen "Obavijest o slobodnom radnom mjestu 225/2004 (DG Press and Communications)". U prilogu se nalazi odgovarajuća obavijest o slobodnom radnom mjestu i 31 prijava za radno mjesto s navedenim imenima i životopisima.