Strasbourg, 21. prosinca 2006.

Poštovani gospodine X.,

Dana 16. i 26. studenoga 2004. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u vezi s neplaćanjem računa u okviru projekta „xyz”.

Pritužbu sam 15. prosinca 2004. proslijedio predsjedniku Komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 30. ožujka 2005. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 24. svibnja 2005.

Moje su službe 21. rujna 2005. telefonski kontaktirale službe Komisije kako bi zatražile ažurirane informacije.

Dana 10. listopada 2005. poslao sam predsjedniku Komisije dopis o daljnjim istragama. Komisija je 7. prosinca 2005. poslala svoje dodatno mišljenje. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 16. veljače 2006.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Prema podnositelju pritužbe, relevantne činjenice bile su, ukratko, sljedeće:

U razdoblju od listopada 2003. do siječnja 2004. podnositelj pritužbe bio je voditelj tima projekta "xyz". U kontekstu tog projekta podnositelj pritužbe pružao je usluge na temelju ugovora sklopljenog s društvom „Y” (Sporazum br. 035/CSV3016/2003 potpisan 15. i 21. listopada 2003.). Ova tvrtka je dio konzorcija, "Z", na čelu s tvrtkom "B". Osoba Y još nije platila svoj račun u iznosu od 14 221,70 eura uvećanom za kamate.

Ugovorom između podnositelja pritužbe i osobe Y predviđeno je da će „izvođač platiti samo stvarno odrađene dane koje je odobrio klijent”. Budući da je „klijent” Komisija, podnositelj pritužbe imao je izravan interes za to je li Komisija platila obavljeni rad. Podnositelj pritužbe napisao je 24. kolovoza 2004. dopis povjereniku Nielsonu tražeći od Komisije da razmotri to pitanje kako bi se ubrzali postupci.

Glavni direktor Ureda za suradnju EuropeAid odgovorio je 12. studenoga 2004. u ime povjerenika Nielsona. U odgovoru se upućuje na rasprave koje su od veljače 2004. u tijeku između Komisije i osobe Z u pogledu kvalitete usluga pruženih na temelju okvirnog ugovora br. 2003/72193 sklopljenog u listopadu 2003. Nakon tih rasprava Komisija je odlučila obustaviti plaćanje konačnog računa dok društvo Z ne dostavi dodatne informacije.

Podnositelj pritužbe primijetio je da nije bio upoznat sa sadržajem prethodno navedenih rasprava između Komisije i društva Z. Podnositelj pritužbe također je smatrao da su usluge koje je pružao zadovoljavajuće. Plaća drugih stranaka je isplaćena. Osim toga, Komisija je upotrijebila dokumente koje je dostavio podnositelj pritužbe za projekt Vijeća Europe za koji je bio namijenjen. Podnositelj pritužbe istaknuo je i da društvo Y nije znalo koje je dodatne informacije zatražila Komisija.

Dana 16. i 26. studenoga 2004. podnositelj pritužbe podnio je ovu pritužbu Europskom ombudsmanu, u kojoj je iznio sljedeću tvrdnju:

Odluka o plaćanju njegova računa nepotrebno je kasnila jer Komisija nije ispunila svoje obveze prema Ugovaratelju Z.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju iznijela sljedeće primjedbe:

Ugovor o tehničkoj pomoći „xyz” dodijeljen je konzorciju Z koji se sastojao od društava Y i B. Komisija je ugovor potpisala 13. listopada 2003., a društvo Z 15. listopada 2003. u ukupnom iznosu od 64 995 EUR. Na početku ugovora isplaćen je predujam u iznosu od 38 997 EUR (60 % ukupnog iznosa).

Projektni tim sastojao se od voditelja tima i stručnjaka za reformu sustava socijalne zaštite, iako je predviđeno i zapošljavanje lokalnih stručnjaka iz zemalja korisnica. Kako bi ispunili traženi mandat, stručnjaci su morali koordinirati svoje aktivnosti s ministarstvima socijalnih pitanja u zemljama korisnicama, kao i s relevantnim odjelima Vijeća Europe i Paktom o stabilnosti za jugoistočnu Europu („Pakt o stabilnosti”) (vidjeti opis poslova ugovora sa Z (2)).

Podnositelj pritužbe bio je zaposlen u poduzeću Y i radio je na tom zadatku kao voditelj tima projekta. Na provedbu ugovora utjecali su određeni problemi u pogledu kvalitete pruženih usluga.

Kad je riječ o tvrdnji da je odluka o plaćanju njegova računa nepotrebno kasnila jer Komisija nije ispunila svoje obveze prema Ugovaratelju Z, Komisija je najprije podsjetila na činjenice:

Na početku ugovora, 16. listopada 2003., podnositelj pritužbe sudjelovao je zajedno s drugim stručnjacima na sastanku u Strasbourgu, gdje je imao priliku dobiti odgovarajući uvid i upoznati se s okvirom za razvoj projekta. Međutim, kada su službe Komisije 9. siječnja 2004. od Ugovaratelja primile nacrt opisa poslova, izražene su sumnje u pogledu razumijevanja projekta od strane voditelja tima. Nacrt dokumenta nije bio kvalitetan i jasan te je pokazao drugačiji pristup od onog navedenog u prvim kontaktima s podnositeljem pritužbe.

Dana 13. siječnja 2004. u prostorima Komisije održan je sastanak s podnositeljem pritužbe kako bi se utvrdilo što je do tog trenutka učinjeno i podnositelju pritužbe objasnilo kako nastaviti s radom kako bi se dobio konačni proizvod u skladu s uvjetima ugovora. Zaključak tog sastanka bio je da razina predanosti, znanja i stručnosti podnositelja pritužbe nije bila u skladu s očekivanim standardom. Nakon sastanka Komisija je potvrdila potrebu za širim i posebnim ciljevima te je napravila jasnu razliku između već utvrđenih problema i rezultata koji bi se mogli postići ovim projektom. To je zahtijevalo ponovno pisanje nacrta opisa poslova na temelju preciznijih informacija iz polja (odnosno iz posjećenih zemalja korisnica). Detaljno izvješće o misiji također je trebalo biti dostavljeno do 22. siječnja 2004. Predviđeno je da će novi mandat biti potvrđen na sastanku u Strasbourgu 22. i 23. siječnja 2004. s relevantnim službama Vijeća Europe i Paktom o stabilnosti. Izvješće je trebalo sadržavati sve relevantne informacije kako bi se provela konačna evaluacija sljedeće verzije nacrta opisa poslova.

Budući da rok dogovoren na sastanku nije poštovan, službe Komisije zatražile su 26. siječnja 2004. da Z pošalje nacrt opisa poslova i privitaka najkasnije do 31. siječnja 2004.

Dana 3. veljače 2004. ponovno je kontaktirana osoba Z. Ovaj je put Okvirni ugovaratelj također upozoren da bi Komisija mogla raskinuti ugovor zbog nedostatka kvalitete i kršenja ugovornih aranžmana jer, unatoč dogovoru postignutom na sastanku s podnositeljem pritužbe, od njega nisu primljene povratne informacije.

Porukom elektroničke pošte od 9. veljače 2004. osoba Z obavijestila je Komisiju da je od osobe Y primila revidirani mandat i određene materijale koje je sastavio podnositelj pritužbe. Međutim, kao što je to priznalo samo društvo Z, podnošenje tih dokumenata nije bilo moguće zbog njihove nedovoljne tehničke kvalitete. Komisija je obaviještena i da je poslodavac podnositelja pritužbe u međuvremenu zatražio od drugog stručnjaka da revidira opis poslova. Službe Komisije obavijestile su konzorcij da se nijedan drugi stručnjak ne bi smio zaposliti bez prethodnog odobrenja Komisije.

Do sredine veljače 2004. Komisija je dobila konačni mandat koji je odgovarao traženim kvalitativnim kriterijima. Porukom elektroničke pošte od 20. veljače 2004. Komisija ih je odobrila i obavijestila osobu Z o svojoj namjeri da ne odobri potpuno plaćanje nepodmirenog računa. Razlozi za tu odluku bili su neodgovornost podnositelja pritužbe i loša kvaliteta njegova rada, kao i činjenica da je konačni mandat pripremio drugi stručnjak. U toj e-poruci Komisija je ugovaratelju skrenula pozornost i na posljedice koje proizlaze iz loših rezultata i znatnih kašnjenja.

Osoba Z je 2. travnja 2004. Komisiji poslala konačni račun za pružene usluge, koji je iznosio iznos predviđen ugovorom (64 975 (3) EUR). Budući da je već isplaćen predujam u iznosu od 38 997 EUR, društvo je zatražilo plaćanje preostalog iznosa od 25 978 EUR. Komisija je 1. srpnja 2004. ponovno obavijestila osobu Z da je dio računa nedopušten. Na sastanku održanom 6. srpnja 2004. Komisija je ponovno uputila na razloge povezane s lošim rezultatima i kašnjenjima kao opravdanje za smanjenje iznosa koji treba platiti. Postignut je kompromis sa Z-om koji je pristao poslati ispravno formuliran račun.

Međutim, tek je 2. studenoga 2004. Z nastavio kontakt s Komisijom, ispričavajući se zbog nedostatka povratnih informacija i predlažući sastanak s koordinatorom novog konzorcija. Komisija nije smatrala da je takav sastanak potreban jer nisu dostavljeni novi elementi.

Naposljetku, porukom elektroničke pošte od 15. prosinca 2004. osoba Z poslala je još jedan konačni račun u ukupnom iznosu od 48 475 eura. Taj novi račun zamijenio je račun podnesen u travnju 2004., u kojem je ukupni iznos iznosio 64 975 EUR. Budući da je na početku ugovora isplaćen predujam u iznosu od 38 997 eura, društvo je zatražilo plaćanje novog iznosa od 9 478 eura. Porukom elektroničke pošte od 20. prosinca 2004. službe Komisije zatražile su da se zahtjev za plaćanje službeno podnese u skladu s postojećim pravilima. Taj je zahtjev ponovljen 13. siječnja 2005. u telefonskom razgovoru s računovodstvenim odjelom društva Z. Neplaćeni iznos od 9 478 EUR propisno će se obraditi po primitku takvog računa.

Osim objašnjenja činjenica, Komisija je napomenula da želi naglasiti da nije bila u ugovornom odnosu s podnositeljem pritužbe, pri čemu su ugovorne stranke bile Komisija i društvo Z.

Kad je riječ o kašnjenju u plaćanju usluga podnositelja pritužbe (14 221,70 EUR), Komisija je potvrdila da je obustavila plaćanje računa podnesenog u travnju 2004. zbog prethodno navedenih razloga. Međutim, ta odluka nije bila usmjerena na podnositelja pritužbe, nego na osobu Z kao ugovornog partnera Komisije. Točno je da je vrijeme potrebno za donošenje odluke o plaćanju računa bilo dugo. Komisija se ispričala podnositelju pritužbe zbog tog kašnjenja. Međutim, znatan dio tog proteka vremena pripisivao se nedostatku povratnih informacija društva tijekom gotovo četiri mjeseca.

Kad je riječ o činjenici da je u ugovoru podnositelja pritužbe s društvom Y navedeno da će „izvođač platiti samo stvarno odrađene dane koje je odobrio klijent”, Komisija je primijetila da se to odnosilo na ugovorni odnos između podnositelja pritužbe i društva Y.

Komisija je tvrdila i da nije bila obvezna izravno obavijestiti podnositelja pritužbe. U skladu s člankom 3. Ugovora između podnositelja pritužbe i osobe Y koordinator projekta Izvođača bio je odgovoran i za davanje uputa u području upravljanja projektom i za obavješćivanje o svim relevantnim pitanjima povezanima s projektom. Komisija je stalno obavještavala osobu Z o nezadovoljstvu i složila se da bi netko drugi trebao biti zadužen za pripremu nacrta mandata.

Kad je riječ o izjavi podnositelja pritužbe da je Komisija upotrijebila dokumente koje je on sastavio i stoga prihvatila da su njegove usluge potrebne kvalitete, Komisija je istaknula da nacrte dokumenata koje je dostavio stručnjak nije upotrijebila samo zato što su bili loše kvalitete.

Dopis podnositelja pritužbe povjereniku Nielsonu iz kolovoza 2004. bio je prvi i jedini kontakt koji je Komisija imala s podnositeljem pritužbe od sastanka održanog 13. siječnja 2004. Tijekom cijelog tog razdoblja podnositelj pritužbe nije stupio u kontakt sa službama Komisije.

Na temelju prethodno navedenog Komisija je smatrala da su njezine službe postupile ispravno te da su poštovale pravila i načela koja su za nju obvezujuća.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Ukratko, podnositelj pritužbe iznio je sljedeća opažanja:

Komisija nije donijela službenu odluku u kojoj je navela razloge zbog kojih smatra da je izvršenje ugovora sa Z-om nedostatno. Komisija nije dostavila dokaz da nacrt opisa poslova nije bio dovoljno jasan i kvalitetan ili da podnositelj pritužbe kao voditelj tima nije imao ispravno stajalište o projektu.

Komisija nije utvrdila autora opisa poslova zaprimljenog u veljači 2004. Podnositelj pritužbe naveo je da predmetni mandat može biti samo onaj koji je dao osobi Y 9. veljače 2004. Komisija je to trebala provjeriti.

Elektronička verzija opisa poslova prvi je put poslana nadležnom dužnosniku Komisije (voditelju projekta) e-poštom 9. siječnja 2004. Sastanak od 13. siječnja 2004. pomaknut je jer je podnositelj pritužbe planirao otići u Ameriku iz važnih razloga u drugoj polovici siječnja 2004. Ta elektronička verzija od 9. siječnja 2004. nije bila potpuna jer određeni dijelovi nisu bili popunjeni zbog bolesti stručnjaka, odnosno zbog više sile. Na sastanku 13. siječnja 2004. dogovoreno je da će ti dijelovi biti dovršeni, ali nije bilo spora oko neuspjeha u kvaliteti. Nije bilo opravdano da podnositelj pritužbe mora preuzeti odgovornost za činjenicu da je drugi stručnjak bio bolestan. Međutim, taj je stručnjak bio plaćen.

Suprotno onomu što je prvotno bilo predviđeno na prvom sastanku, nadležni dužnosnik Komisije zatražio je podnošenje detaljnog izvješća o službenom putovanju i drugo izvješće.

Nakon što se podnositelj pritužbe vratio iz Amerike 1. veljače 2004., 9. veljače 2004. pripremio je novu verziju opisa poslova. Poslane su njegovu poslodavcu koji ih je proslijedio Komisiji 11. veljače 2004. U poruci elektroničke pošte od 20. veljače 2004. upućenoj osobi Z, nadležni dužnosnik Komisije izrazio je zadovoljstvo novom verzijom, očito ne shvaćajući da ju je sastavio podnositelj pritužbe, iako je podnositelj pritužbe obavijestio odgovornog dužnosnika Komisije. Međutim, dužnosnik Komisije istaknuo je da ne želi upotrebljavati dokument. Kad je riječ o kvaliteti pruženih usluga, podnositelj pritužbe primijetio je da su dokumenti koji su poslani Komisiji u veljači 2004. u skladu s odredbama ugovora podnositelja pritužbe i s predloškom za uobičajeni natječajni postupak. Podnositelj pritužbe smatrao je da je u potpunosti izvršio zadaću koja mu je povjerena.

Nakon 9. veljače 2004. podnositelj pritužbe nije ponovno saslušao Komisiju. Podnositelj pritužbe saznao je od društva Y da je Komisija jednostrano raskinula ugovor i odbila platiti pristojbe podnositelja pritužbe bez navođenja razloga.

Podnositelj pritužbe istaknuo je da je, iako je Komisija primijetila da se nije koristila dokumentom zbog njegove loše kvalitete, odgovorni službenik, čitajući dokumente, svjesno ili nesvjesno upotrijebio dokument.

Podnositelj pritužbe smatrao je da su njegovo ime i čast u ovom slučaju okaljani. Nadalje, podnositelj pritužbe saznao je od osobe Y da je nadležni dužnosnik predložio osobi Z da mu bez objašnjenja plati 20 % svojih pristojbi, ali da je, nakon što je saslušao pritužbu Ombudsmanu, svoju ponudu uvjetovao time da podnositelj pritužbe povuče svoju pritužbu. Podnositelj pritužbe stoga je smatrao da je bio izložen pritisku.

Tvrdnja podnositelja pritužbe sada je iznosila 14 221,70 EUR, uvećano za kamate u iznosu od 1 986,53 EUR za ukupno 16 208,23 EUR.

Na temelju prethodno navedenog podnositelj pritužbe zaključio je sljedeće:

1. Komisija nije obrazložila svoje prigovore koji su doveli do neplaćanja njegovih pristojbi;
2. Komisija nije poštovala članak 41. Povelje o temeljnim pravima prema kojem je trebao biti saslušan; i da stoga:
3. više nije postojala pravna osnova za odbijanje plaćanja; i
4. Komisija bi mu trebala platiti punu naknadu i dodatne troškove, uključujući kamate zbog kašnjenja, u iznosu od 16 208,23 EUR.

OSTALI MJERILA

Službe Ombudsmana obratile su se 21. rujna 2005. telefonom službeniku Komisije zaduženom za spis i pitale postoje li nove informacije od mišljenja Komisije od 30. ožujka 2005. u pogledu plaćanja računa osobe Z. Službenik Komisije obavijestio je službe Ombudsmana da od zahtjeva Komisije od 20. prosinca 2004. upućenog osobi Z nije dostavljen nikakav račun i da od osobe Z nije primljena nikakva daljnja obavijest.

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe, Ombudsmanica je smatrala da su potrebne daljnje istrage. Stoga je 10. listopada 2005. pisao Komisiji tražeći od Komisije da dostavi mišljenje o sljedećim novim navodima koje je podnositelj pritužbe iznio u svojim očitovanjima:

(1) Podnositelj pritužbe tvrdio je da je odgovorni dužnosnik Komisije zatražio podnošenje detaljnog izvješća o misiji i drugo izvješće. Ti elementi nisu bili predviđeni u izvornom brifingu (vidjeti stranicu 3. primjedbi podnositelja pritužbe, „niet gecontracteerde wensen”).

(2)(a) Podnositelj pritužbe tvrdio je da su njegovo ime i čast okaljani u ovom predmetu.

(2)(b) Podnositelj pritužbe tvrdio je da je bio izložen pritisku jer je od osobe Y saznao da je nadležni dužnosnik Komisije predložio osobi Z da mu bez objašnjenja plati 20 % njegovih pristojbi, ali da je, nakon što je saslušao o pritužbi Ombudsmanu, ponuda uvjetovana time da podnositelj pritužbe povuče pritužbu.

Ombudsman je zatim zatražio od Komisije da ga obavijesti o situaciji u vezi s nepodmirenim računom u iznosu od 9 478 eura koji je izdala osoba Z i izgledima za plaćanje.

Dodatno mišljenje Komisije

Komisija je u svojem dodatnom mišljenju ukratko iznijela sljedeće primjedbe:

U Strasbourgu je 16. listopada 2003. održan sastanak između Komisije, podnositelja pritužbe i drugih stručnjaka kako bi se preispitao i objasnio rad koji treba obaviti. Z je 9. siječnja 2004. Komisiji dostavio nacrt mandata. Taj se prijedlog smatrao nezadovoljavajućim. Stoga je 13. siječnja 2004. održan novi sastanak s voditeljem tima (odnosno podnositeljem pritužbe). Zapisnik s tog sastanka, koji je Komisija priložila svojem dodatnom mišljenju, poslan je Ugovaratelju. Komisija je od podnositelja pritužbe, među ostalim, zatražila da ponovno sastavi nacrt opisa poslova i predstavi detaljno izvješće o misiji koje treba dostaviti do kraja siječnja 2004. Taj rok nije ispoštovan.

Ugovaratelj je 9. veljače 2004. pisao Komisiji navodeći da je primio revidirani nacrt opisa poslova, ali da smatra da dokument nije dovoljno jasan. U istoj poruci e-pošte Izvođač je naveo da je od njemačkog stručnjaka specijaliziranog za socijalnu sigurnost, koji je dobro poznavao Balkan, zatražio da ponovno revidira nacrt mandata. Konačni nacrt opisa poslova koji odgovara traženim standardima kvalitete konačno je zaprimljen sredinom veljače 2004. Zbog tih kašnjenja Komisija i njezin ugovaratelj složili su se da bi trebalo predvidjeti smanjenje završnog plaćanja.

Kad je riječ o novim navodima podnositelja pritužbe, Komisija je iznijela sljedeće primjedbe:

Kad je riječ o prvoj novoj tvrdnji , u opisu poslova ugovora između Komisije i Z-a zahtijevalo se da stručnjaci koordiniraju svoje aktivnosti s ministarstvima socijalnih pitanja ili njihovim ekvivalentima u zemljama korisnicama, s Odjelom za socijalnu koheziju Vijeća Europe i Inicijativom za socijalnu koheziju Pakta o stabilnosti. Imena osoba za kontakt dana su stručnjacima prije dodjele. Održavanje sastanaka i izvješćivanje o njima nužni su i neupitna su dužnost svakoga tko obavlja misiju u okviru ugovora. Sam Ugovaratelj priznao je svoju obvezu da obavijesti Komisiju o ishodu ugovora svojih stručnjaka i nadležnih tijela te joj je poslao niz memoranduma o misiji.

Međutim, prvi nacrt opisa poslova bio je nekvalitetan, a memorandumi o misiji bili su previše sažeti da bi se omogućila pravilna provjera doprinosa lokalnih tijela. Komisija je stoga bila obvezna zatražiti od Ugovaratelja da pripremi novi nacrt mandata i dostavi detaljno izvješće o službenom putovanju do 22. siječnja 2004. Da je kvaliteta radova koje je izvršio Ugovaratelj bila dobra, Komisija zasigurno ne bi zatražila detaljno izvješće o službenom putovanju.

Što se tiče druge nove tvrdnje , Komisija je navela da je dužna osigurati kvalitetu radova za koje plaća u okviru ugovora. U slučaju ovog Ugovora radovi koje je pružio Ugovaratelj nisu ispunjavali tražene standarde kvalitete. Komisija je stoga bila obvezna obavijestiti Ugovaratelja da bi trebala ispraviti radove i dovesti njihovu kvalitetu na razinu koja se zahtijeva njezinim ugovornim obvezama.

Komisija žali zbog toga što je podnositelj pritužbe bio uvrijeđen činjenicom da Komisija nije mogla prihvatiti radove koje je izradio i predstavio Ugovaratelj. Međutim, mora se naglasiti da Komisija nikada nije namjeravala ocrniti ime i čast podnositelja pritužbe.

Što se tiče drugog dijela druge nove tvrdnje, podnositelj pritužbe iznio je ozbiljne optužbe u svojim očitovanjima, koje Komisija odlučno odbija. Kao što je već navedeno, Komisija i njezin ugovaratelj predvidjeli su smanjenje konačne isplate jer je Ugovaratelj prihvatio da radovi nisu isporučeni na vrijeme. Komisija nije svjesna mogućih posljedica tog sporazuma za podnositelja pritužbe. U slučaju posljedica, to bi bilo pitanje u kojem Komisija ne bi imala nikakvo pravo intervenirati. U tom pogledu treba podsjetiti da je ugovorni partner Komisije društvo Z, a ne podnositelj pritužbe.

Kad je riječ o zahtjevu Ombudsmana da ga se obavijesti o trenutačnoj situaciji u vezi s nepodmirenim računom u iznosu od 9 478 EUR koji je izdalo društvo Z i njegovim eventualnim plaćanjem, društvo Z poslalo je svoj posljednji račun Komisiji e-poštom, što nije bilo prihvatljivo. Komisija je 20. prosinca 2004. zatražila od društva Z da pošalje službeni račun običnom poštom, ali taj račun još nije zaprimljen.

Komisija bi se ponovno obratila osobi Z i zatražila od nje da što prije dostavi navedeni račun. Primitak računa omogućio bi njegovim uslugama da izvrše odgovarajuće plaćanje.

Dodatne primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe ukratko je iznio sljedeća dodatna opažanja:

Komisija je prihvatila konačni nacrt mandata, ali je navela da to nije dokument koji je podnijela, a da to nije dokazala. Nije bilo vjerojatno da se njegov dokument nije koristio u pripremi projekta koji je bio predmetom zadaće podnositelja pritužbe.

Nije bio upoznat s dogovorom između Komisije i ugovaratelja o smanjenju konačne isplate.

Što se tiče navodnog ukrašavanja njegova imena, on ne bi želio dati svoje ime za nove projekte u svojem području jer nije želio riskirati da se projekti odbiju samo zato što se njegovo ime nalazilo na popisu stručnjaka. Smatrao je da su njegovi interesi oštećeni.

Što se tiče navodnog pritiska, Komisija mu je usmeno predložila da povuče svoju pritužbu.

Još uvijek nije donesena konačna odluka o plaćanju.

Komisija nije objasnila zašto nije odmah obaviješten o navodnim nedostacima njegova rada. Takav neuspjeh protivan je načelima dobre uprave.

Također je trebalo podsjetiti da do kašnjenja nije došlo zbog njega, nego zbog bolesti njegova kolege (što je bio slučaj više sile) i da je njegov kolega ipak bio plaćen.

ODLUKA

1 Uvodne napomene o opsegu istrage

1.1 U razdoblju od listopada 2003. do siječnja 2004. podnositelj pritužbe bio je voditelj tima projekta "xyz". U kontekstu tog projekta podnositelj pritužbe pružao je usluge na temelju ugovora sklopljenog s društvom Y koje je dio konzorcija, Z, pod vodstvom društva „B”. Podnositelj pritužbe tvrdi da osoba Y još nije platila svoj račun u iznosu od 14 221,70 EUR uvećanom za kamate. Ugovorom između podnositelja pritužbe i osobe Y predviđeno je da će „izvođač platiti samo stvarno odrađene dane koje je odobrio klijent”. Podnositelj pritužbe smatrao je da su usluge koje je pružao bile zadovoljavajuće. Plaća drugih stranaka je isplaćena. Osim toga, Komisija je upotrijebila dokumente koje je dostavio podnositelj pritužbe za projekt Vijeća Europe za koji je bio namijenjen. U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da je došlo do nepotrebnog kašnjenja u odluci o plaćanju njegova računa jer Komisija nije ispunila svoje obveze prema Ugovaratelju Z.

1.2 U tom pogledu Ombudsman najprije želi istaknuti da ne postoji izravan ugovorni odnos između samog podnositelja pritužbe i Komisije, koja stoga nije tijelo odgovorno za plaćanje pristojbi podnositelja pritužbe. Ugovor koji je podnositelj pritužbe sklopio u ovom predmetu jest ugovor „Y Agreement No 035/CSV3016/2003” sklopljen s društvom Y i potpisan 15. i 21. listopada 2003. Osoba Y dio je konzorcija Z i odgovorna je za plaćanje podnositelju pritužbe za svoje usluge (4). Međutim, ugovorni odnosi između podnositelja pritužbe i osobe Y nisu u nadležnosti Europskog ombudsmana. Ombudsman ističe da se zahtjevi podnositelja pritužbe, uključujući plaćanje njegovih pristojbi, protiv osobe Y mogu ostvarivati u skladu s točkom 19. („Rješavanje sporova”) njegova ugovora s osobom Y, u kojoj se navodi da „njegov sporazum podliježe zakonima i nadležnosti zemlje X. Ako bilo koji spor proizađe iz tog sporazuma ili je s njim povezan, nadležan je Sud grada X (država X)”.

1.3 S obzirom na navedeno, ugovor na kojem se temelji tvrdnja podnositelja pritužbe jest ugovor potpisan između Komisije i društva Z 13. i 15. listopada 2003. Ombudsmanica napominje da se taj ugovor sastoji od i. pisma ugovora br. 2003/72193 (Okvirni ugovor AMS/451 – grupa br. 8); ii. Opći uvjeti ugovora o uslugama glavne uprave EuropeAid; iii. ponudu okvirnog ugovaratelja; i iv. opis poslova ugovora. Kad je riječ o tom ugovoru, Ombudsmanica želi pojasniti sljedeće:

1.4 U skladu s člankom 195. Ugovora o EZ-u, Europski ombudsman ovlašten je primati pritužbe "koje se odnose na slučajeve nepravilnosti u postupanju institucija ili tijela Zajednice". Ombudsman smatra da do nepravilnosti u postupanju dolazi kada javno tijelo ne postupa u skladu s pravilom ili načelom koje je za njega obvezujuće (5). Nepravilnost se stoga može utvrditi i u pogledu ispunjavanja obveza koje proizlaze iz ugovora koje su sklopile institucije ili tijela Zajednica.

1.5 Međutim, Ombudsman smatra da je opseg nadzora koji može provesti u takvim slučajevima nužno ograničen. Konkretno, Europski ombudsman smatra da ne bi trebao nastojati utvrditi je li bilo koja od stranaka prekršila ugovor ako je to sporno. To bi pitanje mogao učinkovito riješiti samo nadležni sud, koji bi imao mogućnost saslušati argumente stranaka u vezi s relevantnim nacionalnim pravom i ocijeniti proturječne dokaze o svim spornim činjeničnim pitanjima.

1.6 Ombudsman stoga smatra da je u predmetima koji se odnose na ugovorne sporove opravdano ograničiti svoju istragu na ispitivanje je li mu institucija ili tijelo Zajednice pružilo dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoje djelovanje i zašto smatra da je njegovo stajalište o ugovornom položaju opravdano. Ako je to slučaj, Europski ombudsman zaključit će da njegovom istragom nije otkriven slučaj nepravilnosti u postupanju. Taj zaključak neće utjecati na pravo stranaka da njihov ugovorni spor ispita i mjerodavno riješi nadležni sud.

1.7 Ombudsman napominje da je podnositelj pritužbe u svojim dodatnim očitovanjima iznio novu tvrdnju, odnosno da Komisija nije objasnila zašto nije odmah obaviješten o navodnim nedostacima njegova rada i da je to protivno načelima dobre uprave. U tom pogledu Ombudsman smatra da će, kako ne bi odgodio daljnju odluku o ovoj pritužbi, ograničiti svoju istragu na navode navedene u izvornoj pritužbi i dodatne navode sadržane u očitovanjima podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe može podnijeti novu pritužbu Europskom ombudsmanu nakon što je Komisiji iznio odgovarajuće prethodne administrativne pristupe. Ombudsmanica, međutim, napominje da Komisija nije imala ugovor s podnositeljem pritužbe. Stoga je teško utvrditi zašto je Komisija trebala biti obvezna obavijestiti podnositelja pritužbe o nedostacima njegova rada.

2 Tvrdnja o i. nepotrebnom kašnjenju u donošenju odluke o plaćanju računa podnositelja pritužbe i ii. nepredviđenom zahtjevu za podnošenje izvješća o službenom putovanju

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da je došlo do nepotrebnog kašnjenja u odluci o plaćanju njegova računa jer Komisija nije ispunila svoje obveze prema ugovaratelju Z. Podnositelj pritužbe posebno je tvrdio da, iako su usluge koje je pružio bile zadovoljavajuće, Y još nije platio njegov račun u iznosu od 14 221,70 EUR jer je Komisija navodno zatražila dodatne informacije. Podnositelj pritužbe također je istaknuo da je Komisija upotrijebila njegove dokumente za projekt u Vijeću Europe za koji je bio namijenjen.

2.2 Komisija je u svojem mišljenju primijetila da su njezine službe, kada su 9. siječnja 2004. od ugovaratelja (odnosno osobe Z) primile nacrt opisa poslova (6), izrazile sumnje u pogledu razumijevanja projekta od strane voditelja tima (odnosno podnositelja pritužbe) s obzirom na to da nacrt dokumenta nije bio dovoljno kvalitetan i jasan. Na sastanku s podnositeljem pritužbe održanom 13. siječnja 2004. zaključeno je da je potrebno preoblikovati opis poslova i da će novi uvjeti biti potvrđeni na sastanku 22. i 23. siječnja 2004. Porukom elektroničke pošte od 9. veljače 2004. osoba Z obavijestila je Komisiju da je od osobe Y primila revidirani mandat, ali da podnošenje dokumenta nije moguće zbog nedostatka tehničke kvalitete. Komisija je obaviještena i da je poslodavac podnositelja pritužbe zatražio od drugog stručnjaka da revidira opis poslova. Do sredine veljače 2004. Komisija je konačno dobila novi nacrt opisa poslova koji je ispunjavao tražene kvalitativne kriterije te ga je elektroničkom poštom od 20. veljače 2004. odobrila. Međutim, obavijestio je društvo Z o svojoj namjeri da ne plati potpuni račun zbog neodgovornosti podnositelja pritužbe, loše kvalitete njegova rada, znatnih kašnjenja do kojih je došlo i činjenice da je konačni mandat pripremio drugi stručnjak. Porukom elektroničke pošte od 15. prosinca 2004. osoba Z poslala je novi račun koji je zamijenio raniji račun od 2. travnja 2004. u iznosu od 48 475 eura i zahtijevala plaćanje preostalog iznosa od 9478 eura. Komisija je navela da će se nepodmireno plaćanje propisno obraditi nakon primitka službeno dostavljenog računa. Naposljetku, Komisija je naglasila da nije bila u ugovornom odnosu s podnositeljem pritužbe. Međutim, Komisija se ispričala podnositelju pritužbe zbog kašnjenja u donošenju odluke o računu, navodeći da je znatan dio kašnjenja posljedica toga što društvo Z gotovo četiri mjeseca nije dostavilo povratne informacije. Komisija je navela i da se nije koristila dokumentima koje je pripremio podnositelj pritužbe jer su bili loše kvalitete.

2.3 Tužitelj je u svojim očitovanjima zadržao svoju pritužbu. U vezi sa svojom glavnom tvrdnjom iznio je dodatnu tvrdnju, odnosno da je nadležni dužnosnik Komisije zahtijevao podnošenje detaljnog izvješća o službenom putovanju i održavanje drugog izvješća te da ti elementi nisu bili predviđeni u izvornom izvješću.

2.4 U svojem dodatnom mišljenju o novoj tvrdnji Komisija je navela da je od podnositelja pritužbe zatražila da do 22. siječnja 2004. ponovno sastavi mandat i predstavi detaljno izvješće o misiji. Komisija je istaknula da su održavanje sastanaka i izvješćivanje o njima nužni i da su neupitna dužnost svakoga tko obavlja misiju u okviru ugovora. Da je kvaliteta radova koje je izvršio Ugovaratelj bila dobra, Komisija zasigurno ne bi zatražila detaljno izvješće o službenom putovanju.

2.5 U odgovoru na zahtjev Ombudsmana da ga se obavijesti o trenutačnoj situaciji u vezi s nepodmirenim računom u iznosu od 9 478 EUR koji je izdalo društvo Z i izgledima za njegovo plaćanje, Komisija je ponovila ono što je navela u svojem prvom mišljenju: Osoba Z posljednji je račun poslala Komisiji elektroničkom poštom, što nije bilo prihvatljivo. Komisija je 20. prosinca 2004. zatražila od društva Z da pošalje službeni račun običnom poštom, ali taj račun još nije zaprimljen.

2.6 U ovom slučaju Ombudsman stoga, kao što je to već istaknuto u točki 1.6. ovog mišljenja, treba provjeriti je li Komisija dala dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoje postupke i zašto smatra da je opravdano njegovo stajalište o ugovornom položaju u pogledu ispunjavanja obveza prema Ugovaratelju Z.

2.7 Ombudsmanica primjećuje da je predmet ugovora između Z i Komisije bila "Priprema opisa poslova za projekt Regionalnog akcijskog programa CARDIS-a 2003. "Program potpore socijalnim institucijama ". Stručnjaci za provedbu tog zadatka bili su: i. podnositelja pritužbe kao voditelja tima; ii. stručnjak za reformu sustava socijalne zaštite; i iii. lokalnim stručnjacima. U rasporedu plaćanja bilo je predviđeno da Komisija na početku ugovora treba platiti predujam u iznosu od 60 % iznosa ,, odnosno 38 997 EUR, te da „saldo [je] dospio u roku od 60 dana od primitka konačnog računa s popisom popratne dokumentacije i nakon odobrenja završnog izvješća”. Pritužba podnositelja pritužbe odnosi se na to navodno kašnjenje u plaćanju preostalog iznosa.

2.8 Ombudsmanica napominje da je točkom 5. ("Izvješćivanje") uvjeta ugovora predviđeno "da će stručnjaci pripremiti prvi nacrt opisa poslova projekta prije 17. listopada 2003. i poslati elektroničku verziju, na engleskom jeziku, voditelju projekta Europske komisije. Konačna verzija, također u elektroničkom obliku, treba biti dostavljena najkasnije do 24. listopada 2003. godine " (podcrtava se). U skladu s vlastitim ugovorom s osobom Y, podnositelj pritužbe bio je savjetnik zadužen za pružanje usluga koje se zahtijevaju u uvjetima ugovora između Komisije i osobe Z te mu je dostavljen primjerak tih uvjeta u obliku Priloga C njegovu ugovoru s osobom Y.

2.9 Kad je riječ o izvršenju ugovora sklopljenog između Komisije i društva Z, odnosno o tome da je društvo Z Komisiji podnijelo mandat i da Komisija nije platila račun društva Z, iz dokumenata u spisu proizlazi da je kronologija činjenica sljedeća:

Dana 16. listopada 2003. u Strasbourgu je održan sastanak o projektu na kojem je podnositelj pritužbe sudjelovao zajedno s drugim stručnjacima. Društvo Z dostavilo je Komisiji prvi nacrt mandata 9. siječnja 2004. Budući da Komisija nije bila zadovoljna njihovom kvalitetom, odlučila je organizirati drugi sastanak s podnositeljem pritužbe 13. siječnja 2004. kako bi podnositelju pritužbe objasnila kako dalje. Odgovorni dužnosnik Komisije poslao je 19. siječnja 2004. poruku elektroničke pošte Z-u u kojoj se osvrnuo na sastanak od 13. siječnja 2004. i izrazio nadu da će tim stručnjaka na čelu s podnositeljem pritužbe isporučiti konačni proizvod visoke kvalitete. Dana 26. siječnja 2004. poslao je još jednu poruku elektroničke pošte Z-u u kojoj se ponovno osvrnuo na vrlo lošu kvalitetu nacrta opisa poslova i utvrdio novi rok 31. siječnja 2004. za podnošenje konačnog opisa poslova. Budući da od podnositelja pritužbe nije dobio odgovor, dužnosnik Komisije poslao je 3. veljače 2004. novu e-poruku Z-u u kojoj se navodi mogućnost raskida ugovora zbog nepoštovanja uvjeta ugovora i nedovoljne kvalitete izvješća koje je dostavio podnositelj pritužbe.

U poruci elektroničke pošte od 9. veljače 2004. upućenoj nadležnom dužnosniku Komisije osoba Z navela je da je podnositelj pritužbe društvu Y poslao novu verziju opisa poslova. Osoba Y smatrala je da kvaliteta nove verzije nije dovoljno dobra da bi se ta verzija dostavila Komisiji te je stoga od njemačkog stručnjaka specijaliziranog za socijalnu sigurnost zatražila da je revidira i dostavi do 11. veljače 2004.(7). Stoga je osoba Z zatražila novi rok. Porukom elektroničke pošte od 11. veljače 2004. dužnosnik Komisije odgovorio je da se nijedan novi stručnjak ne može zaposliti bez prethodnog odobrenja Komisije.

Porukom elektroničke pošte od 11. veljače 2004. osoba Z poslala je revidirani mandat nadležnom dužnosniku Komisije. U svojem odgovoru od 20. veljače 2004. potonji je istaknuo da je dokument znatno bliži traženoj kvaliteti. Međutim, obavijestio je osobu Z da, s obzirom na lošu kvalitetu obavljenog posla i s obzirom na to da Komisija od sastanka od 13. siječnja 2004. nije imala vijesti od podnositelja pritužbe, razmatra neodobravanje cjelokupnog plaćanja pristojbi podnositelja pritužbe te da o tome obavijesti odgovornu financijsku jedinicu. U tom kontekstu uputio je na Opće uvjete ugovora o uslugama EuropeAid-a.

Osoba Z je 2. travnja 2004. Komisiji dostavila konačni račun u iznosu od 25 978 eura (odnosno 64 975 eura (8) umanjeno za iznos od 38 997 eura koji je već plaćen na početku ugovora). Nakon sastanka s koordinatorom Z 6. srpnja 2004., na kojem je Komisija ponovila svoju namjeru da ne plati cijeli iznos računa zbog loših rezultata i kašnjenja, Z je pristao poslati novi račun. Dopisom od 2. studenoga 2004. osoba Z ispričala se zbog nedostatka povratnih informacija i dugog vremena koje je proteklo između sastanka od 6. srpnja 2004. i njegove reakcije. Z je objasnio da je koordinator konzorcija otišao u rujnu 2004. i da je predaja radova nasljedniku koordinatora trajala dulje nego što se očekivalo. Stoga je predložila sastanak s koordinatorom novog konzorcija. Osoba Z je 15. prosinca 2004. poslala novi račun u iznosu od 9 478 eura (odnosno 48 475 eura umanjeno za iznos od 38 997 eura koji je već plaćen) i ponovno se ispričala zbog neugodnosti prouzročenih kašnjenjem. Međutim, u svojem odgovoru od 20. prosinca 2004. dužnosnik Komisije zatražio je da se zahtjev službeno podnese Financijskom timu u skladu s pravilima. U svojem mišljenju od 30. ožujka 2005. o pritužbi Komisija je navela da će obraditi završno plaćanje nakon primitka ispravljenog računa. U svojem dodatnom mišljenju od 7. prosinca 2005. Komisija je navela da taj račun još nije zaprimljen.

U pogledu navodnih kašnjenja u plaćanju računa podnositelja pritužbe

2.10 Ombudsmanica napominje da podnositelj pritužbe tvrdi da je došlo do nepotrebnog kašnjenja u odluci o plaćanju njegova računa jer Komisija nije ispunila svoje obveze prema Izvođaču Z. Ombudsmanica smatra logičnim pretpostaviti da svaka obveza Komisije da plati usluge podnositelja pritužbe pretpostavlja da je Z Komisiji dostavio račun (koji obuhvaća te usluge). U tom pogledu Ombudsmanica napominje da je osoba Z 2. travnja 2004. Komisiji poslala konačni račun i da su protekla tri mjeseca prije nego što je Komisija organizirala sastanak 6. srpnja 2004. Ombudsmanica napominje da se Komisija ispričala podnositelju pritužbe zbog tog kašnjenja, ali je istaknula i da se znatan dio ukupnog kašnjenja može pripisati nedostatku povratnih informacija od društva Z tijekom gotovo četiri mjeseca (9). Ombudsmanica smatra da je Komisija trebala brže odgovoriti na račun koji je poslan 2. travnja 2004. Međutim, postupanje s tim računom zahtijevalo bi da se račun dostavi u skladu s postojećim pravilima. Međutim, Komisija je tvrdila da to nije bio slučaj i čini se da to društvo Z nije osporilo. Ombudsmanica nadalje napominje da se čini da osoba Z nije reagirala na zahtjev Komisije od 20. prosinca 2004. za podnošenje novog računa. Ombudsmanica također napominje da u prosincu 2005., kada je Komisija dostavila svoje dodatno mišljenje, osoba Z još nije dostavila službeni račun.

2.11 Kad je riječ o podnošenju posljednjeg računa osobe Z od 15. prosinca 2004. (u iznosu od 9 478 EUR), Ombudsmanica napominje da Komisija nije detaljno objasnila svoje prigovore na taj račun. Kad je riječ o formalnim aspektima, Ombudsmanica napominje da je točkom 5. „Raspored plaćanja” dopisa o ugovoru br. 2003/72193 između Komisije i Z predviđeno da se zahtjevi za plaćanje moraju podnijeti Financijskom odjelu. U tom pogledu ombudsmanica napominje da posljednji račun osobe Z (koji je priložen poruci elektroničke pošte osobe Z od 15. prosinca 2004.) nije poslan Financijskom odjelu, nego voditelju projekta Komisije. Kad je riječ o izjavi Komisije da je račun poslan e-poštom, ombudsmanica napominje da je u točki 7. dopisa o ugovoru jasno navedena poštanska adresa na koju se moraju poslati zahtjevi za plaćanje. Međutim, Ombudsmanica također napominje da iz relevantne korespondencije e-pošte od 15. i 20. prosinca 2004. između osobe Z i Komisije proizlazi da prigovori Komisije nisu bili ograničeni na formalne aspekte, već su se odnosili i na sadržaj (10). Međutim, čini se da se to pitanje prije svega odnosi na odnos između osobe Z i Komisije.

2.12 Na temelju prethodno navedenih razmatranja Ombudsman smatra da je Komisija dala dosljedan i razuman prikaz pravne osnove svojeg stajališta u pogledu tog aspekta predmeta.

U pogledu zahtjeva za podnošenje izvješća o službenom putovanju

2.13 Kad je riječ o dodatnoj tvrdnji podnositelja pritužbe da je, suprotno onomu što je bilo predviđeno, nadležni službenik Komisije zatražio podnošenje detaljnog izvješća o službenom putovanju i drugo izvješće, Ombudsman napominje da je u točki 4. („Mjesto i trajanje”) opisa poslova ugovora predviđeno da se „planira informativni sastanak i izvješće s vodećim stručnjakom [odnosno podnositeljem pritužbe] i voditeljem projekta Europske komisije i predstavnikom Vijeća Europe [Vijeće Europe] u Bruxellesu ili Strasbourgu”. Ombudsmanica napominje da se čini da ta formulacija, posebno s obzirom na to da se odnosi na „planirano”, ne nameće u apsolutnom smislu da se treba održati samo jedno kratko izvješće i jedno kratko izvješće. Umjesto toga, čini se da se formulacija odnosi na uobičajenu situaciju u kojoj bi se ugovor izvršavao kako je predviđeno. Međutim, u ovom slučaju, kada je Komisija imala ozbiljne zadrške u pogledu kvalitete i jasnoće podnesenog nacrta mandata, ombudsmanica smatra da se čini da navedena formulacija ne sprečava Komisiju da od podnositelja pritužbe zatraži da prisustvuje drugom sastanku (izvješće) 13. siječnja 2004. kako bi objasnila svoju zabrinutost u pogledu željene kvalitete nacrta mandata.

2.14 Kad je riječ o potrebnom podnošenju detaljnog izvješća o misiji do 22. siječnja 2004., ombudsmanica napominje da je člankom 24. Općih uvjeta ugovora o uslugama glavne uprave EuropeAid predviđeno da „savjetnik [tj. Z] dostavlja voditelju projekta informacije koje se odnose na usluge i projekt, a koje voditelj projekta može u bilo kojem trenutku zatražiti”. Ombudsman stoga smatra da je, osobito s obzirom na probleme s kvalitetom podnesenog prvog nacrta mandata, Komisija imala pravo zatražiti takvo detaljno izvješće o misiji.

2.15 Na temelju gore navedenih razmatranja, Ombudsmanica smatra da je Komisija dala dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za potrebno podnošenje detaljnog izvješća o misiji i održavanje drugog izvješća.

2.16 Stoga na temelju prethodnih razmatranja nije utvrđen nijedan slučaj nepravilnosti u postupanju Komisije.

3 Navodno ukrašavanje imena i časti podnositelja pritužbe

3.1 U svojim očitovanjima podnositelj pritužbe tvrdio je da su njegovo ime i čast u ovom predmetu okaljani.

3.2 Komisija je u svojem dodatnom mišljenju izrazila žaljenje zbog toga što je podnositelj pritužbe bio uvrijeđen činjenicom da nije mogao prihvatiti rad koji je proizveo, ali je naglasila da nikada nije namjeravala ocrniti ime i čast podnositelja pritužbe.

3.3 Podnositelj pritužbe u svojim je dodatnim očitovanjima naveo da ne želi dati svoje ime za nove projekte u svojem području jer ne želi riskirati odbijanje projekata samo zato što se njegovo ime nalazi na popisu stručnjaka. Podnositelj pritužbe smatrao je da su njegovi interesi oštećeni.

3.4 Ombudsmanica napominje da bi primjedbe Komisije mogle odražavati ugled podnositelja pritužbe. Međutim, čini se da te primjedbe nisu objavljene. Osim toga, ništa ne upućuje na to da je Komisija namjeravala pokvariti sliku podnositelja pritužbe. Nadalje, Ombudsmanica primjećuje iz poruke elektroničke pošte osobe Z od 9. veljače 2004. upućene Komisiji (11) da je osoba Y sama izrazila stajalište da nacrt opisa poslova koji je dostavio podnositelj pritužbe nije dovoljno kvalitetan da bi se proslijedio Komisiji. Stoga se na temelju tih razmatranja ne može utvrditi nijedan slučaj nepravilnosti u postupanju u pogledu tog aspekta predmeta.

4 Navodni pritisak na podnositelja pritužbe

4.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da je bio izložen pritisku jer je od osobe Y saznao da je nadležni dužnosnik Komisije, kojeg je podnositelj pritužbe identificirao, predložio osobi Z da mu plati 20 % njegovih pristojbi bez ikakvog obrazloženja, ali da je, nakon što je saslušao pritužbu Ombudsmanu, ponudu uvjetovao time da podnositelj pritužbe povuče pritužbu.

4.2 Komisija je u svojem dodatnom mišljenju odlučno odbacila ozbiljne optužbe podnositelja pritužbe. Komisija je izjavila da Komisija i njezin ugovaratelj razmatraju smanjenje konačne isplate jer je Ugovaratelj prihvatio da radovi nisu isporučeni na vrijeme. Komisija nije bila svjesna mogućih posljedica tog sporazuma za podnositelja pritužbe. U slučaju posljedica, to ne bi bilo pitanje u kojem bi Komisija imala ikakvo pravo intervenirati. U tom je pogledu Komisija podsjetila da je njezin ugovorni partner društvo Z, a ne podnositelj pritužbe.

4.3 U svojim dodatnim očitovanjima podnositelj pritužbe naveo je da nije znao za sporazum između Komisije i Ugovaratelja o smanjenju konačne isplate. Kad je riječ o navodnom pritisku, podnositelj pritužbe naveo je da je Komisija usmeno predložila da povuče svoju pritužbu.

4.4 Ombudsmanica primjećuje da je tvrdnja podnositelja pritužbe, ako se utvrdi, vrlo ozbiljna i da bi Ombudsman temeljito istražio takvu tvrdnju. Međutim, čini se da je podnositelj pritužbe u svojim dodatnim očitovanjima oslabio svoju tvrdnju navodeći da je „usmeno sa strane Komisije predloženo da povučem svoju pritužbu. Doživjela sam to kao pritisak (12)". Ombudsmanica napominje da je podnositelj pritužbe ostao nejasan u pogledu te tvrdnje i da nije dostavio konkretne popratne elemente. Na primjer, nije naveo na koji je datum Komisija trebala podnijeti taj prijedlog. Čini se i da se tvrdnja temelji na dokazima iz ispitivanja koje je dostavilo društvo Y, a ne na izravnom iskustvu podnositelja pritužbe s Komisijom. Na temelju prethodno navedenog ombudsmanica smatra da daljnje istrage o toj tvrdnji nisu opravdane.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Početna pritužba podnesena 16. studenoga 2004. odnosila se na dvije točke: i. navodni izostanak odgovora na dopis podnositelja pritužbe od 24. kolovoza 2004. upućen povjereniku Nielsonu; i ii. navodno nepotrebno kašnjenje u odluci o plaćanju njegova računa. Međutim, nakon što je u međuvremenu od Ureda EuropeAida primio odgovor od 12. studenoga 2004. na njegov dopis povjereniku Nielsonu, podnositelj pritužbe pisao je Ombudsmanu 26. studenoga 2004. kako bi mu zahvalio i zadržao samo drugu tvrdnju.

(2) „Referentne uvjete” trebalo je pripremiti na temelju ugovora i oni su činili uslugu koju je trebalo isporučiti, dok su „referentni uvjeti” bili uvjeti koji su se primjenjivali na ugovor.

(3) Čini se da je do male razlike od 20 EUR došlo zbog pogreške koju je društvo počinilo jer su prvotno dogovorene naknade iznosile 64 995 EUR, umjesto 64 975 EUR.

(4) Odredbe o plaćanju podnositelja pritužbe utvrđene su u točki 6. („Primici od rada”) i točki 8. („Plaćanja”) njegova ugovora s društvom Y.

(5) Vidjeti Godišnje izvješće za 1997., str. 22. i dalje.

(6) „Referentne uvjete” trebalo je pripremiti na temelju ugovora i oni su činili uslugu koju je trebalo isporučiti, dok su „referentni uvjeti” bili uvjeti koji su se primjenjivali na ugovor.

(7) Izvorna poruka elektroničke pošte na francuskom jeziku od 9. veljače 2004. glasi kako slijedi: „Il [le plaignant] a, en effet, outvoyé une nouvelle version révisée à la fin de ce WE à Y mais ceux-ci ont jugé que la qualité de ses termes de référence n'était pas suffisante pour vous la transmettre. Ils ont donc zahtijeva à un expert allemand spécialisé en sécurité sociale et ayant une bonne connaissance des Balkans de les réviser à nouveau. à nous les soumettre pour le mercredi 11 février [2004]".

(8) Čini se da je do male razlike od 20 EUR došlo zbog pogreške koju je društvo počinilo jer su prvotno dogovorene naknade iznosile 64 995 EUR, umjesto 64 975 EUR.

(9) Ombudsmanica u tom pogledu napominje da se osoba Z doista dvaput ispričala, odnosno u svojim pisanim komunikacijama od 2. studenoga 2004. i 15. prosinca 2004. zbog nedostatka povratnih informacija od sastanka od 6. srpnja 2004. i kašnjenja u njezinoj reakciji. Z je u svojem dopisu od 2. studenoga 2004. objasnio da je koordinator konzorcija otišao sredinom rujna 2004. i da je predaja te koordinacije trajala dulje nego što se očekivalo.

(10) U svojoj poruci e-pošte od 15. prosinca 2004. godine upućenoj Komisiji, Z je napisao: " Bili bismo zahvalni ako biste mogli prihvatiti izdavanje priloženog Završnog računa koji se odnosi na gore navedeni projekt" i dodao "nadamo se da je naš prijedlog prihvatljiv". U svojem odgovoru od 20. prosinca 2004. voditelj projekta Komisije izjavio je: „Želio bih Vas obavijestiti da vam u ovoj fazi ne mogu dostaviti nijednu vrstu sporazuma u obliku koji ste predložili iz sljedećih razloga: Nikada nisam primio nikakav službeni prijedlog od gđe [L]; zapravo smo se sastali u lipnju 2004., kada smo raspravljali o tim pitanjima, ali nikad nisam dobio nikakve povratne informacije o bilo kojoj raspravi o ishodu ovog pitanja. Prva reakcija nakon tog sastanka bila je pismo [podnositelja pritužbe] izravno povjereniku Nielsonu (...) Dok ne primim dodatne informacije, ne vidim razloga da promijenim svoju procjenu u pogledu kvalitete usluga koje pružaju projektni tim i voditelj tima (...)”.

(11) Izvorna poruka elektroničke pošte na francuskom jeziku od 9. veljače 2004. preuzeta je u bilješci 7. ovog mišljenja.

(12) U nizozemskom izvorniku: "Mondeling werd zijdens the Commissie voorgesteld dat ik mijn klacht daarop zou intrekken. Ik ervoer dit als druk".