Strasbourg, 26. srpnja 2007.

Poštovani gospodine X.,

Dana 24. kolovoza 2004., djelujući u ime trgovačkog društva, podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Komisije u vezi s projektom EU-a.

Pritužbu sam 12. listopada 2004. proslijedio predsjedniku Komisije. Dana 6. prosinca 2004. poslali ste e-poruku koja je sadržavala Vaš dopis od 3. prosinca 2004., napisan kao odgovor na moj dopis od 12. listopada 2004., u kojem ste izrazili žaljenje zbog činjenice da se neki navodi o Vašoj pritužbi nisu mogli istražiti zbog „dvogodišnjeg roka”. Predložili ste i da se ponovno razmotri članak 2. stavak 4. Statuta Europskog ombudsmana.

Komisija je svoje mišljenje poslala 22. prosinca 2004. Proslijedila sam vam ga 12. siječnja 2005. s pozivom na očitovanje koji ste poslali 26. veljače 2005. U dopisu ste ponovno uputili na „dvogodišnji rok” i preporučili da se ponovno razmotri članak 2. stavak 4. Statuta Europskog ombudsmana.

U odgovoru na Vaš dopis od 22. lipnja 2005., u kojem ste se raspitivali o statusu Vaše pritužbe, moj Ured Vas je kontaktirao telefonom i dostavio Vam dodatne informacije.

Dana 7. studenoga 2005. poslali ste e-poruku u kojoj ste priložili dopis od 1. studenoga 2005. koji sadržava dodatni zahtjev u vezi sa statusom vaše pritužbe. Dana 16. studenoga 2005. vodili ste telefonski razgovor s mojim uredom o toj temi. Dana 22. studenoga 2005. odgovorio sam na Vaš dopis od 1. studenoga 2005. i dostavio Vam dodatne informacije o postupanju s Vašim predmetom te izjavio da ću Vas obavijestiti o ishodu svojih upita najkasnije do kraja veljače 2006. U svojem sam dopisu također odgovorio na Vaše primjedbe u vezi s člankom 2. stavkom 4. Statuta Europskog ombudsmana.

Dana 1. ožujka 2006. napisao sam vam dodatno pismo u vezi s istragom koja je u tijeku.

Dana 15. ožujka 2006. pisao sam Komisiji sa zahtjevom za dodatne informacije i dodatnim mišljenjem koje treba dostaviti do 30. travnja 2006. Obavijestio sam vas u pismu istog dana.

Komisija je 21. travnja 2006. zatražila produljenje roka za njezino dodatno mišljenje do 31. svibnja 2006., što sam odobrila dopisom od 3. svibnja 2006.

Komisija je 9. lipnja 2006. obavijestila moj ured da će doći do dodatnog kašnjenja.

Komisija je 20. srpnja 2006. dostavila svoje dodatno mišljenje. Poslao sam vam ga 7. kolovoza 2006. s pozivom na podnošenje dodatnih primjedbi, koji ste poslali 26. rujna 2006.

Dana 15. veljače 2007. Komisiji sam uputio prijedlog prijateljskog rješenja, tražeći od nje da odgovori do 31. ožujka 2007. O tome ste istog dana obaviješteni.

Dopisom od 2. ožujka 2007. Komisija je zatražila produljenje roka za odgovor do 31. svibnja 2007. Dopisom od 12. ožujka 2007. prihvatio sam zahtjev Komisije. O tome ste istog dana obaviješteni.

Dopisom od 5. travnja 2007. obavijestili ste me da je vaše društvo postalo član druge grupe društava i da se zbog te promjene promijenilo ime i adresa vašeg društva.

Komisija je 14. svibnja 2007. poslala svoj odgovor u vezi s prijedlogom prijateljskog rješenja. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 15. lipnja 2007.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

Kako bi se izbjegli nesporazumi, važno je podsjetiti da Ugovor o EZ-u ovlašćuje Ombudsmana da istraži moguće slučajeve nepravilnosti u postupanju samo u aktivnostima institucija i tijela Zajednice, u ovom slučaju Europske komisije. Statutom pučkog pravobranitelja izričito se predviđa da se protiv nijednog drugog tijela ili osobe, kao što su u ovom slučaju nacionalna tijela, konkretnije državni ministar za reformu uprave, ne može podnijeti pritužba pučkom pravobranitelju.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe društvo je savjetnika za upravljanje. Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice ukratko sljedeće:

Podnositelj pritužbe, koji je zajedno s drugim poduzećem osnovao konzorcij, bio je ugovaratelj u provedbi razvojnog projekta Europske komisije u trećoj zemlji. Javni naručitelj predmetnog projekta bio je državni ministar za administrativnu reformu zemlje u kojoj je projekt proveden („OMSAR”). Ugovor za projekt potpisan je u kolovozu/rujnu 1999.(1), a konzorcij je počeo pružati svoje usluge 8. listopada 1999.

Pritužba se odnosi na način na koji delegacija Komisije upravlja tim projektom u zemlji u kojoj se projekt provodi („delegacija”). Prema podnositelju pritužbe, Komisijino nepravedno postupanje s ugovorom dovelo je do ozbiljnih financijskih gubitaka za podnositelja pritužbe, a istodobno je nanijelo štetu ugledu konzorcija.

Neovisni konzorcij s kojim je Komisija sklopila ugovor proveo je preispitivanje projekta sredinom provedbenog razdoblja u listopadu 2001., a u travnju 2002. izdao je izvješće o praćenju.

Zajedno sa svojom pritužbom Ombudsmanu, podnositelj pritužbe priložio je detaljnu obavijest na 14 stranica o problemima natječaja i provedbe projekta. U toj je bilješci podnositelj pritužbe iznio sljedeća četiri navoda:

(1) Tijekom natječajnog postupka došlo je do kršenja: natječajni postupak, koji je doveo do potpisivanja ugovora (30. kolovoza 1999.), bio je dugotrajan, kontroverzan i podložan velikom političkom manevriranju. Prošlo je više od godinu dana između zahtjeva za podnošenje prijedloga u rujnu 1998. i početka pružanja usluga konzorcija u listopadu 1999.

(2) Ugovor je nepravedno protumačen u pogledu i. tima za podršku u kućnom uredu, ii. pomoćnog uredskog osoblja i iii. zamjene stručnjaka:

(i) Delegacija je dopisom od 22. siječnja 2003. obavijestila podnositelja pritužbe da će se nadoknaditi iznos od 29 306,65 EUR koji predstavlja dnevnicu i troškove ulaznica koje je konzorcij tijekom godina fakturirao za tim za podršku matičnim uredima. Međutim, podnositelj pritužbe primijetio je da je slijedio taj postupak tri i pol godine i da ga je Komisija uvijek nadoknađivala. Podnositelj pritužbe uputio je na dopis OMSAR-a od 30. rujna 1999. u kojem se navodi da je OMSAR postigao dogovor s Delegacijom o nizu pitanja, od kojih je jedno bilo potpora za kućne urede. U pismu, koje je preslikano Delegaciji, navedeno je sljedeće: „G.[X] [glavni direktor podnositelja pritužbe], g. [P.] i g. [B.] smatraju se timom za zadržavanje sjedišta (2), te stoga imaju pravo samo na [sic] zrakoplovnu kartu i dnevnice ”(naglasak podnositelja pritužbe). Podnositelj pritužbe također se pozvao na dopis voditelja delegacije od 10. prosinca 1999., koji je, prema njegovu mišljenju, podržao njegovo stajalište. U pismu voditelja delegacije navodi se sljedeće: „Ako želite koristiti članove nadzornog tima za privremeno zatvaranje kao kratkoročne stručnjake, javni naručitelj morat će prethodno i službeno odobriti vaš prijedlog nakon prethodnih informacija Komisiji”. U istom je dopisu navedeno i da „[a]ko se već raspravljalo,[podnositelj pritužbe] mora smatrati da misija prije pokretanja postupka [glavnog direktora podnositelja pritužbe](...) zatvara [podnositelja pritužbe] i račun za pristojbe neće biti dopušten”(naglasak podnositelja pritužbe). Da je postupak koji je primijenio podnositelj pritužbe cijelo vrijeme bio pogrešan, bila bi potrebna ranija obavijest i ispravak Komisije koji bi se trebali primijeniti na buduće, a ne prethodne doprinose tima za potporu kućnom uredu.

ii. Prije potpisivanja ugovora u kolovozu 1999. OMSAR je obavijestio podnositelja pritužbe da neće moći staviti na raspolaganje pomoćno uredsko osoblje te je dogovoreno da bi se to pitanje trebalo postaviti Delegaciji tijekom početnog razdoblja. Na temelju tog dogovora Delegacija je potpisala i odobrila ugovor. Kasnije, tijekom početnog razdoblja (3), delegacija je obavijestila podnositelja pritužbe da je konzorcij pogrešno protumačio RFP i da je sam morao pokriti troškove povezane s uredskim pomoćnim osobljem.

iii. S vremenom su zahtjevi u pogledu zamjene stručnjaka postali stroži i doveli su do znatnih troškova za konzorcij. U tom pogledu podnositelj pritužbe uputio je na događaje iz 2000. i 2001., kao i na izvješće o praćenju iz travnja 2002.

(3) Došlo je do nedosljednosti u postupku donošenja odluka delegacije. Podnositelj pritužbe naveo je pet primjera koji uključuju agencije korisnice projekta, odnosno i. Ministarstvo unutarnjih poslova i općina, ii. Ministarstvo socijalnih pitanja, iii. Ministarstvo financija, iv. Ministarstvo trgovine i gospodarstva i v. Središnju statističku upravu. U tom pogledu podnositelj pritužbe uputio je na različite incidente koji su se dogodili u prve dvije godine provedbe projekta.

(4) Delegacija nije bila dovoljno transparentna i reaktivna u praćenju projekta, a to su: i. nejasna komunikacija, ii. zbunjenost uloga i odgovornosti te iii. neodlučnost i neodgovornost u pogledu plana podnositelja pritužbe za drugu fazu projekta.

Kad je riječ o nedostatku odlučnosti i sposobnosti reagiranja, podnositelj pritužbe naveo je da je plan za drugu fazu projekta podnesen u lipnju i prosincu 2002. te ponovno u ožujku 2003. Međutim, Komisija nije poduzela znatne daljnje mjere. Točnije, podnositelj pritužbe istaknuo je da je plan prvi put podnesen u lipnju 2002., ali je uslijedilo razdoblje potpune šutnje delegacije. U studenome 2002. i tek nakon što je konzorcij izvršio pritisak na Delegaciju, ona je dala izjavu u kojoj je predložila neke manje izmjene. Izrađene su i revidirani plan dostavljen je početkom prosinca 2002. Ponovno je uslijedilo razdoblje potpune tišine. Podnositelj pritužbe morao je ponovno vršiti pritisak na delegaciju kako bi pružio smjernice o opsegu druge faze. Kao i u prvoj prilici, bilo je samo manjih povratnih informacija. Treći prijedlog, koji je uključivao proračun, pripremljen je u ožujku 2003. i odnosio se na sva pitanja koja je iznijela Delegacija, ali ga je nakon znatnog dodatnog kašnjenja Delegacija jednostavno odbila jer nije bio u skladu s dostupnim proračunskim parametrima.

Reakcija Europskog ombudsmana

Ombudsman je u svojem dopisu od 12. listopada 2004. kojim je odgovorio na pritužbu obavijestio podnositelja pritužbe da, osim navoda 2.(i) i 4.(iii), nije ovlašten, na temelju članka 2. stavka 4. svojeg Statuta, obraditi pritužbu. Ovom se odredbom propisuje da se „pritužba podnosi u roku od dvije godine od datuma kada je osoba koja podnosi pritužbu saznala za činjenice na kojima se temelji”.

Ombudsmanica je stoga zatražila od Komisije da dostavi mišljenje o navodima 2.i. i 4.iii., odnosno o sljedećem:

(i) Odluka Komisije od 22. siječnja 2003. o povratu iznosa od 29 306,65 EUR koji predstavlja dnevnice i troškove ulaznica (povezane s timom za podršku u kućnom uredu) koje je konzorcij fakturirao tijekom godina nije opravdana. Podnositelj pritužbe traži povrat tog iznosa.

ii. Komisija je pokazala neodlučnost i neodgovornost u pogledu plana za drugu fazu projekta, koji je podnositelj pritužbe dostavio u lipnju i prosincu 2002. te ponovno u ožujku 2003.

Daljnja korespondencija podnositelja pritužbe

Reagirajući na pismo Europskog ombudsmana od 12. listopada 2004., podnositelj pritužbe predložio je u dopisu od 3. prosinca 2004. , da se ponovno razmotri članak 2. stavak 4. Statuta Europskog ombudsmana kako se dvogodišnja zastara više ne bi primjenjivala na legitimne pritužbe.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju ukratko iznijela sljedeće primjedbe:

Projekt su u lipnju 1998. dogovorili Komisija i OMSAR. OMSAR je dodijelio projektno savjetovanje za praćenje („PMC”) konzorciju podnositelja pritužbe. Cilj ovog 36-mjesečnog ugovora o uslugama bio je pomoći vladi zemlje u provedbi Nacionalnog programa administrativne rehabilitacije.

Ugovor su 30. rujna 1999. potpisali OMSAR i podnositelj pritužbe (u ime konzorcija). Dana 30. rujna 2002., odnosno prije datuma isteka ugovora, potpisana je dopuna kojom je trajanje ugovora produljeno za dodatnih šest mjeseci, od listopada 2002. do ožujka 2003.

Kad je riječ o dvama navodima, Komisija je iznijela sljedeće primjedbe:

(1) Nadoknada iznosa od 29 306,65 eura zbog nepoštenog tumačenja ugovora o potpori za kućni ured

Kad je riječ o prvoj tvrdnji podnositelja pritužbe, Komisija je navela da je, nakon provjere računa koji je podnositelj pritužbe primio 28. listopada 2002. i kojim je obuhvaćeno razdoblje od srpnja do rujna 2002., delegacija primijetila da su troškovi aktivnosti preseljenja uključeni u naslov „Primici od rada osoblja”. Budući da takvi troškovi nisu bili predviđeni ugovornim odredbama, Delegacija je provjerila prethodna plaćanja iz kolovoza 2000. koja su obuhvaćala usluge pružene između 30. rujna 1999. i 30. lipnja 2002. Kao rezultat te provjere Delegacija je uvidjela da je podnositelju pritužbe neopravdano isplaćen ukupan iznos od 29 306,65 EUR.

Dopisom od 22. siječnja 2003. Delegacija je obavijestila podnositelja pritužbe da se zaostajanje smatra dijelom režijskih troškova ugovaratelja te da stoga naknade i povezani rashodi nisu trebali biti fakturirani. Komisija je stoga obavijestila podnositelja pritužbe da je potreban ispravak računa i da će se nepropisno plaćeni iznos vratiti oduzimanjem od sljedećeg računa društva.

Dopisima od 5. ožujka i 19. svibnja 2003. podnositelj pritužbe tvrdio je da je OMSAR ponudio „naknadu (…) troškova karata i dnevnica za misije za zaustavljanje” te da je podnositelj pritužbe postupio u skladu s primljenim uputama. Međutim, kako je podnositelj pritužbe obaviješten 14. svibnja 2003., Delegacija nije pronašla dokumente kojima bi se potkrijepila Komisijina potvrda takvog sporazuma. Unatoč zahtjevu u tom smislu, u tom pogledu nisu dostavljeni nikakvi dokazi.

U svojoj pritužbi podnositelj pritužbe uputio je na dopis koji je 10. prosinca 1999. poslao voditelj delegacije u kojem su utvrđeni uvjeti za zahtjeve za plaćanje, odnosno službeno odobrenje javnog naručitelja nakon prethodnih informacija Komisiji u vezi sa zapošljavanjem člana nadzornog tima za privremeno zatvaranje kao kratkoročnog stručnjaka. Komisija je primijetila da su ti stručnjaci, u skladu s ugovornim uvjetima, ovlašteni za obavljanje kratkoročnih misija tijekom prvih šest mjeseci projekta, za koje su bili u potpunosti plaćeni.

Međutim, kad je riječ o aktivnostima presretanja, ugovornim odredbama nije se izričito predvidjela nikakva naknada ili nadoknada troškova (4), koji su se smatrali dijelom općih troškova konzultanta. Doista, podnositelj pritužbe to je priznao kada je u svojoj pritužbi naveo da je „prethodno obavješćivanje i ispravak Komisije (...) trebali biti primjenjivi na buduće, a ne prethodne doprinose potpore za kućne urede”. Međutim, činilo se da podnositelj pritužbe zanemaruje činjenicu da, u skladu s člankom 90.3. Općih uvjeta za ugovore o uslugama koje financira Europska zajednica u mediteranskim zemljama i područjima („Opći uvjeti”), „plaćanje međuplaćanja nema karakter konačnog plaćanja kojim se primatelja oslobađa njegove obveze”. Osim toga, činjenica da su prethodna plaćanja oslobođena bez otkrivanja nepravilnosti ne može se smatrati valjanom izmjenom ugovornih uvjeta. U skladu s člankom 105. Posebnih uvjeta ugovora takva se izmjena mogla provesti samo dopunom. Slijedom toga, u skladu s dobrim financijskim upravljanjem i relevantnim ugovornim odredbama, Komisija je imala obvezu osigurati da se sredstva Zajednice troše u skladu s odredbama ugovora te je također imala legitimno pravo osporavati plaćanje nepropisno isplaćenih iznosa.

Što se tiče argumenta podnositelja pritužbe da njegova legitimna očekivanja nisu poštovana (5), Komisija je primijetila da se, prema sudskoj praksi sudova Zajednice, pravo pozivanja na načelo zaštite legitimnih očekivanja proteže na svakog pojedinca koji se nalazi u situaciji u kojoj je očito da ga je uprava Zajednice navela da ima razumna očekivanja. Osoba se može pozvati na povredu tog načela samo ako joj je uprava dala „točna jamstva”. U ovom slučaju podnositelj pritužbe nije dostavio dokaze kojima bi dokazao da je Komisija podržala sporazum prema kojem bi se troškovi povezani s aktivnostima zatvaranja trebali nadoknaditi. Komisija je smatrala da ima dovoljno pravnih osnova za traženje povrata u iznosu od 29 306,65 eura. Međutim, Komisija je priznala da je došlo do određenog kašnjenja u otkrivanju nepravilnosti plaćanja izvršenih za aktivnosti zatvaranja i zbog toga je izrazila žaljenje podnositelju pritužbe.

(2) Neodlučnost i neodgovornost u pogledu plana podnositelja pritužbe za drugu fazu projekta

Kad je riječ o drugoj tvrdnji podnositelja pritužbe, Komisija je navela da je u trenutku planiranog donošenja odluke o drugoj fazi projekta javni naručitelj iznio kritičke primjedbe o niskoj kvaliteti usluga tehničke pomoći koje pruža podnositelj pritužbe. Neovisno o tom kontekstu, Komisija je poduzela mjere kako bi zajamčila nastavak projekta i njegovu daljnju provedbu u drugoj fazi. Četiri mjeseca prije isteka ugovora, 21. svibnja 2002., Komisija je utvrdila uvjete u kojima bi se takva druga faza trebala provesti te je za to uspostavila dvofazni program. U prvoj fazi do srpnja 2002. OMSAR je trebao podnijeti prijedlog programa modernizacije uprave. Ako se postigne sporazum, predviđena je nova faza, koja bi trebala započeti u rujnu 2002., u kojoj je trebalo utvrditi ulogu OMSAR-a, potrebe za tehničkom pomoći i ugovore o uslugama koje treba pripremiti.

OMSAR je Komisiji podnio tri uzastopna prijedloga okvira za buduće intervencije („FFAI”).

Komisija je istaknula da se datumi navedeni u tvrdnji podnositelja pritužbe nisu točno podudarali s datumima koje je navela Komisija. Podnositelj pritužbe izjavio je da je plan prvi put dostavljen u lipnju 2002., ali da su nedostaci otkriveni tek 18. srpnja 2002., kada je OMSAR uz pomoć PMC-a dostavio privremeni dokument FFAI-ja.

Zbog vremenskih ograničenja, dopunom potpisanom 30. rujna 2002. ugovor s konzorcijem produljen je za dodatnih šest mjeseci do ožujka 2003. Delegacija je tu dopunu odobrila 11. listopada 2002., a potvrdilo ju je sjedište Komisije.

Komisija je 4. studenoga 2002. dostavila svoje primjedbe na prijedlog FFAI-ja. Tek je 6. veljače 2003., a ne početkom prosinca 2002., kako je naveo podnositelj pritužbe, OMSAR Komisiji dostavio ažuriranu verziju plana. Delegacija je na sastanku održanom 24. veljače 2003. obavijestila OMSAR i PMC o svojem mišljenju o novom planu. OMSAR je 10. ožujka 2003. ponovno poslao novu verziju plana, koja je konačno odobrena 19. ožujka 2003. s nekim primjedbama.

Iako je, doduše, postupak donošenja odluka bio dug, Komisija je smatrala da je nekoliko čimbenika objasnilo kašnjenja, koja se u svakom slučaju ne mogu isključivo pripisati Komisiji. Kao što je već dokazano, Komisija nije ostala pasivna i dala je sve od sebe kako bi zajamčila nastavak projekta. Veći dio vremena koje je proteklo do konačnog odobrenja FFAI-ja mogao je biti spremljen da je traženi dokument od početka ispunjavao očekivane zahtjeve u pogledu kvalitete. Radi dobrog financijskog i ugovornog upravljanja Komisija je bila obvezna zatražiti reviziju FFAI-ja.

Komisija je nadalje istaknula da je, unatoč činjenici da je provedba projekta kasnila, poduzela odgovarajuće mjere i produljila trajanje ugovora te osigurala dostatna proračunska sredstva za pokrivanje šestomjesečnog produljenja. Te su mjere omogućile PMC-u da zadrži svoje osoblje.

Komisija je potvrdila da postoji određeno neslaganje u mišljenju s OMSAR-om o tome kako nastaviti dopuštati kontinuirano sudjelovanje podnositelja pritužbe nakon isteka ugovora 31. ožujka 2003. Iako je OMSAR predvidio potpisivanje novog ugovora u skladu s pregovaračkim postupkom, Delegacija je smatrala prikladnijim izmijeniti ugovor dopunom.

Zbog vremenskih ograničenja Delegacija je promijenila svoj pristup te je dopisom od 26. ožujka 2003. obavijestila OMSAR o mogućnosti pregovaračkog postupka s konzorcijem. U skladu s tim OMSAR je 4. travnja 2003. dostavio rezultate pregovora s podnositeljem pritužbe, uključujući životopise stručnjaka i reviziju cijena.

Nakon procjene prijedloga Delegacija je 15. travnja 2003. obavijestila OMSAR da ne može podnijeti prijedlog na odobrenje sjedištu Komisije jer i. predloženi životopisi nisu bili dovoljno kvalitetni i često su bili nedovoljni te ii. Komisija je primijetila da su se naknade znatno povećale u usporedbi s naknadama sadržanima u ugovoru koji je upravo istekao. Ta povećanja naknada kretala su se od 25 % do 30 %, ne računajući međunarodni prijevoz, te od 30 % do 39 %, uključujući međunarodni prijevoz. Potonje povećanje podrazumijevalo je utvrđivanje dnevnog iznosa od 919 EUR za naknade za kratkoročne međunarodne stručnjake. To bi dovelo do isplate znatno većih plaća nego u drugim ugovorima iste prirode koji se provode u okviru projekta.

Delegacija se pozvala na Okružnicu od 8. siječnja 2003. o reviziji cijena koju je izdala Glavna uprava Komisije za proračun. Podnositelj pritužbe prethodno je upotrijebio indeks cijena za izračun povećanja naknada. Kao rezultat primjene odredbi Okružnice i isključivanja neprihvatljivih troškova za međunarodni prijevoz, povećanja naknada kretala su se od 8,6 % do 19 %, umjesto od 30 % do 39 % kako je zatražio konzorcij. U skladu s tim izračunom, u zapisniku sa sastanka održanog 24. veljače 2003. godine, koji je poslan OMSAR-u i voditelju tima projekta, navedeno je da predviđeno povećanje naknade iznosi 10%.

Stoga je nakon ponovne procjene spisa bilo jasno da su kašnjenja koja se mogu pripisati Komisiji opravdana. Nadalje, prvotna odluka o odbijanju prijedloga pregovaračkog postupka bila je opravdana i zbog dobrog financijskog upravljanja i zbog obveze Komisije da osigura da se sredstva Zajednice troše u skladu s postojećim odredbama.

Komisija je zaključila da su njezine službe pravilno djelovale, poštovale pravila i načela koja su za nju obvezujuća te da stoga nije bilo nepravilnosti u postupanju.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima ponovio primjedbe koje je iznio u svojem dopisu Ombudsmanu od 3. prosinca 2004. Navela je da, iako je odluka Ombudsmana da se ne bavi svojim navodima na temelju članka 2. stavka 4. Statuta Ombudsmana formalno točna, ona možda neće postići ono što je potrebno u smislu pružanja povratnih informacija Komisiji te bi joj stoga mogla uskratiti priliku da izvuče pouke iz problema povezanih s provedbom projekta. S obzirom na to podnositelj pritužbe preporučio je ponovno razmatranje članka 2. stavka 4. kako se dvogodišnja zastara više ne bi primjenjivala na zakonite pritužbe.

Kad je riječ o prvoj tvrdnji , podnositelj pritužbe naveo je da je Komisija, iako je priznala da je doista došlo do „određenog kašnjenja” u otkrivanju nepravilnosti plaćanja izvršenih zbog zaostajanja u plaćanju, ostala pri svojem stajalištu da ima dovoljno pravne osnove da od konzorcija zatraži povrat iznosa od 29 306,65 EUR jer je taj iznos navodno neopravdano isplaćen podnositelju pritužbe od početka projekta 30. rujna 1999.

U tom je pogledu podnositelj pritužbe podsjetio da je primjerak dopisa OMSAR-a od 30. rujna 1999. bio na raspolaganju Delegaciji više od pet godina. U tom je dopisu ministar podnositelju pritužbe skrenuo pozornost na niz pitanja o kojima se raspravljalo s delegacijom i s kojima se delegacija složila, uključujući troškove tima za zatvaranje. Konkretno, OMSAR je naveo sljedeće: „G.[X] [glavni direktor podnositelja pritužbe], g. [P.] i g. [B.] smatraju se timom za zadržavanje sjedišta i stoga imaju pravo samo na [sic] zrakoplovnu kartu i dnevnice ”(naglasak podnositelja pritužbe). Osim toga, Delegacija je imala u posjedu popratne dokumente za svako sigurnosno putovanje, sve s odobrenim potpisima OMSAR-a i službenu potvrdu same Delegacije. Ti su dokumenti pokazali da se konzorcij pridržavao relevantnih pravila utvrđenih u OMSAR-u i Delegaciji te je stoga za putne troškove i dnevnice fakturirao samo povrat, a nikad i naknade.

Umjesto toga, Komisija je nastojala potkrijepiti legitimnost svojih nastojanja da s retroaktivnim učinkom zahtijeva plaćanja izvršena tijekom razdoblja duljeg od tri godine. Podnositelj pritužbe smatrao je da su prethodno navedeni dokazi u dovoljnoj mjeri poduprli njegovo stajalište da bi se zahtjev delegacije za povrat troškova trebao smatrati „nepravilnim”.

Kad je riječ o drugoj tvrdnji , podnositelj pritužbe naveo je da je mišljenje Komisije kontekstualizirano na poseban način, odnosno isticanjem stajališta javnog naručitelja o navodno niskoj kvaliteti usluga tehničke pomoći koje pruža podnositelj pritužbe. To je bilo neobično jer je delegacija namjerno zanemarila mišljenje vlastitih stručnjaka za praćenje. Ti stručnjaci, koji su pokazali potpunu svijest o vrlo složenoj i teškoj politici unutar koje je konzorcij proveo projekt, smatrali su u trenutku isteka ugovora (izvješće PC/M06 od 2. listopada 2002.) da su "postizanje rezultata do danas", "sposobnost postizanja ciljeva" i "potencijalna održivost" svi bili "standardni, prema planu". U sažetom zaključku nisu navedeni nikakvi posebni „problemi/potreba za djelovanjem”. Kontekstualizacija mišljenja Komisije u najboljem je slučaju bila proizvoljna i zasigurno nije bila relevantna za predmetno pitanje.

Samovoljnost i neodlučnost delegacije dosegnule su vrlo štetno stanje u vezi s postupkom donošenja odluka koji se odnosi na potencijalnu drugu fazu. Kad je riječ o tom pitanju, u samom mišljenju Komisije pružen je dostatan dokaz za pritužbu. Na primjer, upućuje se na činjenicu da je Delegaciji doista trebalo najmanje četiri mjeseca da dostavi primjedbe na prvi prijedlog FFAI-ja. U mišljenju Komisije u različitim su točkama izneseni dokazi o „proizvoljnosti”, posebno u slučajevima u kojima su se pojavila različita mišljenja između OMSAR-a i Delegacije, ili o pitanjima koja se odnose na postupke izrade proračuna, planiranja i produljenja. Nepristrani promatrač jedva je mogao zaključiti bilo što drugo osim da je postupak donošenja odluka o produljenju projekta bio zbunjen i prepun različitih prijedloga i lažnih očekivanja.

Podnositelj pritužbe također je tvrdio da je delegacija proizvoljna. Na primjer, konzorcij je pri ulasku u novu fazu više puta tražio smjernice o parametrima kojima bi se uređivala svaka revizija stopa. Delegacija je u odgovoru zatražila od podnositelja pritužbe da bude konkretniji i da zatraži od konzorcija i OMSAR-a da nakon uzajamne rasprave i pregovora iznesu prijedloge o tom pitanju. Nakon što su osoblje OMSAR-a i konzorcij proveli mnogo vremena na raspravi i preispitivanju proračunskih parametara te sastavili zajednički prijedlog za sljedeću fazu projekta, isto izaslanstvo koje je predložilo taj aranžman odbilo je taj prijedlog.

Podnositelj pritužbe izjavio je da bi Ombudsman, kako bi došao do pravedne i uravnotežene procjene pritužbe, mogao razmotriti i traženje mišljenja OMSAR-a.

Podnositelj pritužbe iznio je i određena konkretnija opažanja jer su tvrdnje Komisije donekle utjecale na tehničke sposobnosti podnositelja pritužbe kao dugogodišnjeg partnera Komisije. U tom je pogledu podnositelj pritužbe izjavio da nije točno da su predložene naknade „znatno više nego u drugim ugovorima iste prirode”. Delegacija je zapravo u nekim projektima platila naknade koje su dvostruko veće od predloženog iznosa. Osim toga, naknade koje je podnositelj pritužbe primio u sličnim projektima koje financira EU u regiji čak su znatno premašile predložene naknade.

Primjedbe da su predloženi životopisi bili nekvalitetni bile su jednako netočne. Izravno odbijanje svih životopisa ojačalo je dojam da Delegacija samo traži izgovor za odbijanje prijedloga.

Neovisno o uočenim dvosmislenostima u pogledu, primjerice, pitanja povezanih s naknadama, Delegacija nikad nije pozvala konzorcij da raspravi o prijedlogu koji joj je podnesen, a kamoli o predloženim stručnjacima i naknadama. Umjesto da se uključi u zrelu raspravu koja je mogla dovesti do revizije određenih elemenata, cijeli je prijedlog jednostavno odbijen, a da OMSAR-u ili podnositelju pritužbe nije pružena nikakva prilika da budu saslušani.

Na temelju prethodno navedenog konzorcij se nije složio sa stajalištem Komisije da su njegove službe postupile ispravno i da nije bilo nepravilnosti u postupanju.

Daljnje istrage

Nakon analize mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe činilo se da su potrebne dodatne istrage. Ombudsmanica je stoga 15. ožujka 2006. Komisiji uputila sljedeći zahtjev za dodatne informacije i mišljenje o novoj tvrdnji:

(I) Zahtjev za dodatne informacije:

(1) Podnositelj pritužbe u svojoj je pritužbi naveo da su „naplaćeni dnevnici i troškovi karata, računi (koje je odobrio OMSAR) koje je provjerila i potvrdila Delegacija te da ih je u konačnici i uvijek nadoknađivala Komisija u Bruxellesu”(moje isticanje). U svojim primjedbama na mišljenje Komisije podnositelj pritužbe tvrdio je da Delegacija raspolaže

„serija popratnih dokumenata za [sic] svaku misiju za vraćanje, pri čemu sve imaju legitimne potpise [ sic] OMSAR-a i službenu potvrdu same delegacije, kako bi se dokazalo da se konzorcij pridržavao predmetnih pravila utvrđenih OMSAR-om i delegacijom te da je stoga samo fakturirao putne troškove i dnevnice za vraćanje, a nikad nikakve naknade”(moje isticanje).

Može li Komisija stoga i. iznijeti primjedbe o važnosti potvrđivanja zaostalih službenih putovanja delegacije i ii. poslati presliku dokumenata kojima je potvrdila račune koje je poslao podnositelj pritužbe?

(2) U pismu OMSAR-a od 30. rujna 1999. upućenom podnositelju pritužbe, koje je kopirano voditelju delegacije, u pogledu faze prije pokretanja postupka upućeno je:

„o sljedećim pitanjima o kojima se raspravljalo i s kojima je postignut dogovor s delegacijom EU-a: (...) 2. Naknade tima glavnog ureda za backstopping za fazu prije početka: G. X. [glavni direktor podnositelja pritužbe], g. P. i g. B. smatraju se backstopping timom glavnog ureda i stoga imaju pravo samo na [sic] zrakoplovnu kartu i dnevnice "(moje isticanje).

Čini se da dopis delegacije podnositelju pritužbe od 10. prosinca 1999., u kojem se samo navodi da račun za pristojbe neće biti dopušten, nije u suprotnosti s izjavom iz dopisa OMSAR-a od 30. rujna 1999. u pogledu povrata putnih troškova i dnevnica tijekom faze prije pokretanja postupka. Može li se Komisija očitovati o tome i pojasniti što je bila „faza prije početka” i koje je razdoblje njome obuhvaćeno?

(3) Ombudsmanica također napominje da je Komisija u svojem dopisu od 22. siječnja 2003. obavijestila podnositelja pritužbe da će naplatiti iznose računa za razdoblje od 30. rujna 1999. (odnosno početak ugovora) do 30. lipnja 2002. Međutim, Komisija je u svojem mišljenju navela da su tijekom prvih šest mjeseci projekta (odnosno od 30. rujna 1999. do 31. ožujka 2000.) stručnjaci iz tima za zadržavanje ovlašteni za obavljanje kratkoročnih misija i da su u potpunosti plaćeni za te misije. Teško je pomiriti gore navedene dvije izjave na prvi pogled. Može li se Komisija očitovati o tome?

(4) Komisija je u svojem mišljenju navela da ugovornim odredbama nije izričito predviđena nikakva naknada ili nadoknada troškova aktivnosti preseljenja. U tim okolnostima, može li Komisija objasniti kada je točno otkrila da ti troškovi nisu trebali biti nadoknađeni i zašto je trebalo toliko dugo, odnosno više od tri godine nakon slanja prvih računa, da bi saznala da ti troškovi nisu trebali biti fakturirani?

(5) Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo da je kontekstualizacija mišljenja Komisije, odnosno upućivanje na navodno nisku kvalitetu usluga tehničke pomoći koje pruža podnositelj pritužbe, proizvoljna i nije relevantna za to pitanje. Može li se Komisija očitovati o tome?

(6) Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo da nije točno da su predložene naknade „znatno više nego u drugim ugovorima iste prirode”(stranica 4. mišljenja Komisije). Podnositelj pritužbe naveo je i da je mišljenje Komisije da su predloženi životopisi nedostatni također netočno. Može li se Komisija očitovati o tome?

(II.) Zahtjev za mišljenje o novoj tvrdnji:

(7) Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima tvrdio da je prijedlog za drugu fazu projekta jednostavno odbijen, a da pritom OMSAR-u ili podnositelju pritužbe nije omogućeno da budu saslušani. U tom kontekstu podnositelj pritužbe također je tvrdio da je proizvoljn jer ga je Delegacija, s jedne strane, pozvala da zajedno s OMSAR-om iznese prijedloge koji se odnose na proračunske parametre, a s druge je strane sama Delegacija koja je predložila taj aranžman odbila zajednički prijedlog. Može li Komisija komentirati tu novu tvrdnju?

Dodatno mišljenje Komisije

Komisija je u svojem dodatnom mišljenju iznijela sljedeće primjedbe:

(1) Kad je riječ o potvrdi računa, Komisija je istaknula da izjava podnositelja pritužbe u skladu s kojom je delegacija službeno potvrdila popise nazočnih na službenim putovanjima koja su priložena računima nije točna. Popratni dokumenti koje je OMSAR dostavio Delegaciji sadržavali su samo potpise predstavnika OMSAR-a. Nije uobičajena praksa da Delegacija ovjerava račune i popratne dokumente, a to nije učinjeno ni u ovom slučaju.

Kao dokaz toga dodatnom mišljenju Komisije priloženi su primjerci zahtjeva za račun i obrazac o nazočnosti. Ombudsman će stoga imati priliku ocijeniti je li Komisija potvrdila te dokumente.

(2) Što se tiče drugog pitanja, Komisija smatra da dopis delegacije od 10. prosinca 1999. nije u skladu s dopisom OMSAR-a od 30. rujna 1999. Naime, oba dopisa osporavaju fakturiranje i plaćanje naknada za aktivnosti zatrpavanja.

Osim toga, stranke ovog ugovora, odnosno OMSAR i podnositelj pritužbe i njegov partner, imaju obvezu djelovati u skladu s uvjetima ugovora koji su potpisali. Komisija, u svojstvu javnog financijskog subjekta, ima obvezu osigurati usklađenost plaćanja s uvjetima ugovora.

Komisija ne isključuje mogućnost da jedna ili obje ugovorne strane možda nisu razumjele da su naknada i troškovi povezani s uslugama koje je pružio član posredničkog tima uključeni u ukupne opće troškove koje je OMSAR tromjesečno plaćao podnositelju pritužbe. Međutim, čak ni ta situacija ne bi zahtijevala od Komisije da pristane na plaćanja koja nisu bila dopuštena u skladu s ugovorom i koja, u skladu s člankom 105. Posebnih uvjeta, nisu službeno odobrena.

G. B. i g. C. održali su sastanak s voditeljem Delegacije Komisije o toj temi i propisno su obaviješteni da se njihova misija prije početka mora smatrati zaostalom radnjom savjetnika. Svrha dopisa Komisije od 10. prosinca 1999. bila je pojasniti tu temu.

Kad je riječ o pitanju Ombudsmana o fazi prije pokretanja postupka, Komisija je objasnila da je ta faza, iako nije predviđena u mandatu, uključena na zahtjev podnositelja pritužbe. Stoga je šestodnevnom početnom razdoblju predviđenom u mandatu dodano desetodnevno razdoblje kako bi se podnositelju pritužbe omogućilo više vremena za ažuriranje sadržaja projekta.

To se pokazalo potrebnim s obzirom na, s jedne strane, relativno dugo razdoblje koje je proteklo između pripreme opisa poslova i pokretanja projekta i, s druge strane, složenost projekta koji je uključivao sve uprave. Početno razdoblje moglo bi trajati najviše 60 dana počevši od datuma potpisivanja ugovora. U članku 7. opisa poslova zapravo se predviđa da se „nacrt početnog izvješća podnosi u 5 (pet) primjeraka najkasnije 60 (šezdeset) dana nakon potpisivanja ugovora”. Naime, dopisom od 23. rujna 1999. podnositelj pritužbe predložio je OMSAR-u da se tom razdoblju doda razdoblje prije početka provedbe od deset dana, čime bi se omogućilo utvrđivanje promjena okolnosti i, ako je moguće, predlaganje relevantnih mjera usmjerenih na poboljšanje provedbene strategije projekta. OMSAR je odobrio tu predpočetnu fazu dopisom od 30. rujna 1999. Preliminarno izvješće odobreno je na sastanku održanom 14. listopada 1999.

(3) Što se tiče trećeg pitanja, Komisija je navela da ne vidi nikakvu proturječnost između dviju izjava, ali je priznala da je predmet zbunjujući i da može dovesti u zabludu. Komisija je u svojem dopisu od 22. siječnja 2003. obavijestila podnositelja pritužbe da je potreban ispravak računa i da će se nepropisno plaćeni iznosi nadoknaditi prijebojem na sljedećem računu, ali su se njezine primjedbe odnosile isključivo na troškove povezane s aktivnostima zatrpavanja. U svojoj drugoj izjavi Komisija je namjeravala Ombudsmanu objasniti da, iako su članovi posredničkog tima obavljali kratkoročne zadaće, oni su već bili plaćeni kao zaštitni mehanizmi i stoga nisu mogli primiti drugu naknadu osim ako je zatraženo odgovarajuće dopuštenje (članak 105. Posebnih uvjeta).

Status na temelju kojeg stručnjak obavlja misiju nije nevažan. Ako se zadatak stručnjaka smatra zaostalom misijom, fakturiranje naknada nije dopušteno. Naprotiv, ako stručni član posredničkog nadzornog tima obavlja misiju kao kratkoročni stručnjak, dopuštena je naknada za tu misiju. To različito postupanje jasno je navedeno u dopisu OMSAR-a od 4. srpnja 2000. Samo uz prethodno odobrenje članovi nadzornog tima zaduženog za zatvaranje mogli su se koristiti kao kratkoročni stručnjaci.

(4) Što se tiče četvrtog pitanja, Komisija je navela da je izvršenje ugovora izvršeno u vrijeme kada je praćenje operacija bilo ograničeno ograničenim brojem osoblja zaposlenog u Delegaciji. Taj nedostatak ljudskih resursa uzrokovao je određeno kašnjenje u otkrivanju nepropisno izvršenih plaćanja za aktivnosti zatrpavanja, zbog čega je Komisija već izrazila žaljenje podnositelju pritužbe u svojem mišljenju od 22. prosinca 2004.

Delegacija je tek u siječnju 2003., kada je postupak prijenosa postao u potpunosti operativan, dobila pojačanje ljudskih resursa te su ti problemi otkriveni. Čim je Komisija saznala za tu situaciju, sporno je pitanje riješila dopisom od 22. siječnja 2003. To se dogodilo tijekom razdoblja provedbe ugovora. U tom pogledu Komisija je svjesna činjenice da su, kako je predviđeno člankom 90.3. Općih uvjeta koji se primjenjuju na ugovor, plaćanja izvršena prije datuma isteka ugovora međuplaćanja i da nemaju prirodu završnih plaćanja koja oslobađaju primatelja od njegove obveze.

Iako je točno da je vrijeme potrebno za otkrivanje problema bilo dugo, Komisija ponavlja svoje stajalište da se činjenica da su prethodna plaćanja bila isplaćena ne može smatrati valjanom izmjenom ugovornih uvjeta. To se moglo učiniti samo u skladu s člankom 105. Posebnih uvjeta dopunom „koju su potpisali konzultant i javni naručitelj i koju je odobrila Europska komisija”. Nije se moglo zatražiti da se kašnjenjem reguliraju neopravdano isplaćeni iznosi tijekom izvršenja ugovora te podnositelj pritužbe nije imao pravo smatrati da su ti iznosi propisno plaćeni i da ih Komisija nije mogla vratiti.

(5) Što se tiče petog pitanja, Komisija je navela da je njezinu ocjenu kvalitete usluga koje je pružio podnositelj pritužbe potvrdio sam korisnik tehničke pomoći. Naime, OMSAR je 16. svibnja 2002. poslao dopis Delegaciji u kojem je iznio sljedeće kritike u pogledu podnositelja pritužbe: profesionalna nesposobnost nekih stručnjaka, nedostatak dinamike i fleksibilnosti u timu, neodgovornost voditelja projekta, nedovoljna koordinacija i višak birokracije.

Kad je riječ o argumentu podnositelja pritužbe da sporna ocjena nije bila relevantna za to pitanje, čini se da podnositelj pritužbe zanemaruje činjenicu da je odluku o nastavku projekta u drugoj fazi ili preusmjeravanju sredstava koja su mu dodijeljena mogla donijeti samo Komisija u dogovoru s OMSAR-om. U tom je pogledu Komisija bila obvezna održavati bliski kontakt s OMSAR-om kako bi se analizirali i riješili posebni problemi na koje se naišlo u provedbi projekta. Ta je pobijana odluka stoga donesena u skladu sa zahtjevima dobre uprave.

(6) Kad je riječ o šestom pitanju, Komisija je navela da se ta točka odnosi na zahtjev podnositelja pritužbe za produljenje njegova ugovora.

Prije nego što je razmotrila to pitanje, Komisija je željela pojasniti da je u njezinoj diskrecijskoj ovlasti da odluči može li se ugovor dodijeliti ili ne te da odobri uvjete ugovora koji će javni naručitelj dodijeliti u okviru pregovaračkog postupka. Budući da uvjeti koje je predložio podnositelj pritužbe nisu bili prihvatljivi, odobrenje nije bilo moguće. Time se Komisiju obvezalo da donese odluku o odbijanju prijedloga pregovaračkog postupka. Odbijanje je bilo opravdano u interesu dobrog financijskog upravljanja i obvezom Komisije da osigura da se sredstva Zajednice troše u skladu s postojećim odredbama.

Kad je riječ o pitanju o Komisijinoj procjeni predloženih naknada, one su doista bile više nego u drugim ugovorima iste prirode koji su potpisani u okviru projekta. Revizijom cijena utvrđena su povećanja u rasponu od 30 % do 39 %, uključujući međunarodni prijevoz, što bi podrazumijevalo utvrđivanje dnevnog iznosa od 919 EUR za naknade za kratkoročne međunarodne stručnjake, uključujući međunarodni prijevoz. Suprotno nepotkrijepljenom mišljenju podnositelja pritužbe, ta je revizija cijena podrazumijevala veći iznos od onog koji se primjenjuje na druge slične ugovore potpisane u okviru projekta. U svrhu povjerljivosti i kako se ne bi doveli u pitanje komercijalni interesi predmetnih društava, Komisija će se suzdržati od davanja dodatnih pojedinosti o tim ugovorima. Međutim, Komisija čuva primjerke takvih ugovora koji su na raspolaganju Ombudsmanu ako smatra da je potreban uvid u spis.

Kad je riječ o kvaliteti životopisa, Komisija je ponovila stajalište koje je prethodno iznijela 22. prosinca 2004. Iz tablice priložene dopisu delegacije OMSAR-u od 15. travnja 2003. Komisija je zaključila da većina predloženih životopisa ne odgovara traženim profilima za predmetni projekt. Samo tri od deset profila mogu se smatrati prikladnima. Međutim, odbijanje tih životopisa za projekt ne znači da voditelj tima ili drugi predloženi stručnjaci možda nikada neće naknadno biti uključeni u druge projekte koje financira EU.

(7) Kad je riječ o novoj tvrdnji podnositelja pritužbe, Komisija je navela da se ne može složiti s njom. Rasprave između Delegacije i OMSAR-a o drugoj fazi projekta započele su 18. srpnja 2002. i trebale su završiti do 30. rujna 2002. Međutim, budući da nije bilo moguće dobiti prihvatljiv plan rada do utvrđenog roka, Komisija je pokazala najveću fleksibilnost prema podnositelju pritužbe produljenjem ugovora do ožujka 2003. Tvrtka i OMSAR stoga su imali dodatnih šest mjeseci za pripremu plana rada.

Unatoč činjenici da je Komisija već 4. studenoga 2002. dostavila svoje primjedbe na odbijeni plan rada, kao i neke smjernice za izradu tog dokumenta, prihvatljiv plan rada dostavljen je tek 10. ožujka 2003. i odobren 19. ožujka 2003. uz neke primjedbe.

Delegacija je 6. ožujka 2003. organizirala sastanak s OMSAR-om i podnositeljem pritužbe kako bi se razjasnilo kako se ugovor o tehničkoj pomoći može produljiti. Unatoč početnom neslaganju s OMSAR-om o tome kako postupiti kako bi se olakšalo daljnje sudjelovanje podnositelja pritužbe nakon isteka ugovora, Komisija je ponovno pokazala iznimnu fleksibilnost promjenom svojeg pristupa. Naime, Komisija se složila s OMSAR-om da bi novi ugovor trebalo potpisati nakon pregovaračkog postupka s podnositeljem pritužbe, iako je smatrala da je prikladnije izmijeniti ugovor dopunom.

Kad je riječ o prilagodbi naknada, delegacija je kontinuirano osiguravala dijalog s podnositeljem pritužbe. Podnositelj pritužbe poslao je 17. veljače 2003. Delegaciji dopis na koji je propisno odgovoreno 26. veljače 2003. Kao odgovor na taj odgovor podnositelj pritužbe poslao je 5. ožujka 2003. dodatno pismo Delegaciji. S druge strane, održani su različiti neformalni sastanci između OMSAR-a, podnositelja pritužbe i Delegacije, na kojima je delegacija obavijestila podnositelja pritužbe da je, u granicama, moguć određeni stupanj fleksibilnosti. Jedan od tih sastanaka održan je 24. veljače 2003. U zapisniku, koji je e-poštom propisno proslijeđen voditelju tima podnositelja pritužbe, jasno je navedeno da bi moguće povećanje iznosilo 10 %.

Slijedom toga, ako pregovori ne uspiju, to je posljedica nevoljkosti društva da uzme u obzir smjernice delegacije. Komisija je bila obvezna predložiti i odlučiti o financiranju i provedbi druge faze projekta, u skladu s dobrim financijskim upravljanjem i u skladu s relevantnim postojećim odredbama. Komisija je imala obvezu osigurati da se sredstva Zajednice troše u skladu sa zahtjevima dobre uprave te je imala legitimno pravo odbiti financijske uvjete koje je tražio podnositelj pritužbe.

Dodatne primjedbe podnositelja pritužbe

(1) Kad je riječ o odgovoru Komisije na prvo pitanje Ombudsmana, podnositelj pritužbe primijetio je da se primjedbom Komisije nije riješio osnovni problem koji je istaknuo Ombudsman. Podnositelj pritužbe predložio je da delegacija „provjeri i potvrdi naše račune”. Podnositelj pritužbe samo je fakturirao putne troškove i dnevnice u slučaju backstopping službenih putovanja, a tijekom trogodišnjeg razdoblja Delegacija je odlučila platiti te račune bez ikakve rezervacije. Stoga Komisija tek treba odgovoriti na pitanje Europskog ombudsmana.

(2) Kad je riječ o odgovoru Komisije na drugo pitanje Ombudsmana, podnositelj pritužbe, za razliku od Komisije, smatrao je da su dopisi od 30. rujna 1999. (iz OMSAR-a) i od 10. prosinca 1999. (iz Delegacije) prilično dosljedni te je zaključio da bi stoga samo nenaplatni sastavni dijelovi aktivnosti zadržavanja, odnosno putovanja i dnevnice, ispunjavali uvjete za plaćanje.

(3) Kad je riječ o odgovoru Komisije na treće pitanje Europskog ombudsmana, podnositelj pritužbe složio se s kvalifikacijom Komisije da je postupanje članova tima za uklanjanje prepreka s kratkoročnim doprinosima „osporavajuće” i „zavaravajuće”.

(4) Kad je riječ o odgovoru Komisije na četvrto pitanje Ombudsmana, podnositelj pritužbe napomenuo je da se ne može složiti s izjavom da je nadzor nad projektom i upravljanje njime koje provodi delegacija otežano zbog nedostatka resursa. Komisija je smatrala da postoji primjetan nedostatak profesionalnog usmjeravanja u pogledu ozbiljnih pitanja, dok je postojao višak nepredvidljivih intervencija za koje se činilo da su vođene samo raspoloženjem i osobnostima.

(5) Kad je riječ o odgovoru Komisije na peto pitanje Ombudsmana, podnositelj pritužbe izjavio je da je upoznat s dopisom OMSAR-a Delegaciji od 16. svibnja 2002. i da bi se mogao složiti da neki stručnjaci ponekad nisu dovoljno dinamični i fleksibilni za rješavanje svakodnevnih izazova. Međutim, podnositelj pritužbe primijetio je da su gotovo svi stručnjaci koji su radili na tom projektu imali pozitivan rezultat prije nego što su mu se pridružili i uspješno su radili na sljedećim projektima, uključujući one koje je financirala Europska komisija. Točnije, neki od istih stručnjaka koje je predložio podnositelj pritužbe naknadno su angažirani putem izravnih aranžmana, uz potporu OMSAR-a i Delegacije, kako bi obavili posao koji su prethodno trebali obaviti u ime podnositelja pritužbe.

(6) Kad je riječ o odgovoru Komisije na šesto pitanje Ombudsmana, podnositelj pritužbe primijetio je da su naknade plaćene tijekom prve faze projekta bile znatno niže od naknada plaćenih u nizu drugih projekata koje je financirala Europska komisija u zemlji. Podnositelj pritužbe izjavio je da je obmanjujuće tvrditi da će predložena povećanja iznositi 30 % ili 38 %. Predloženo povećanje razina naknada, izračunano nakon pažljivih i dugotrajnih rasprava s OMSAR-om, iznosilo je 26 %, 28 % za međunarodne stručnjake i 30 % za nacionalne stručnjake. To bi se trebalo ocijeniti u kontekstu vrlo niske razine naknade na početku projekta 1999. i činjenice da bi se to povećanje primjenjivalo tijekom sedmogodišnjeg razdoblja.

Podnositelj pritužbe naveo je i da je ocjena životopisa predloženih stručnjaka koju je predstavila Komisija (koja nikad nije bila dokazana podnositelju pritužbe) pristrana i činjenično pogrešna. Delegacija nije pošteno i profesionalno razmotrila predloženi tim stručnjaka. Štoviše, nikad nije pružena prilika za raspravu, preispitivanje i, ako je doista primjereno, zamjenu predloženih stručnjaka.

(7) Kad je riječ o mišljenju Komisije o novoj tvrdnji, podnositelj pritužbe naveo je da je Komisiji trebalo pola godine da odgovori na početni nacrt. Podnesen je početkom srpnja 2002., a manje primjedbe zaprimljene su krajem studenoga 2002., nakon mnogo poziva konzorcija i OMSAR-a. Drugi nacrt podnesen je u prosincu 2002. i nikad nisu zaprimljene ozbiljne primjedbe. Međutim, osoblje delegacije dalo je niz novih direktiva i prijedloga, koji su se nakon nekog vremena ponovno promijenili.

Plan rada pripremljen je u bliskoj i kontinuiranoj suradnji s OMSAR-om, a konačna verzija bila je potpuno zajednički proizvod koji odražava stajališta i predanost samog OMSAR-a.

Točno je da je u kontekstu pripreme novog plana rada održan niz neformalnih sastanaka na kojima je osoblje Komisije dalo široke prijedloge o opsegu mogućeg ili dopuštenog povećanja naknada, ali je na kraju Komisija izričito odlučila da bi OMSAR i Konzorcij trebali riješiti to pitanje i primijeniti uzajamno prihvatljiv pristup. U tom je pogledu OMSAR imenovao Odbor da razmotri to pitanje i predstavi razuman i praktičan prijedlog. Komisija je navela da će takav zajednički prijedlog vjerojatno biti prihvaćen. Na kraju je Odbor donio zaključke (povećanje od 20 % do 28 % za međunarodne stručnjake i 30 % za lokalne stručnjake) koji su bili prihvatljivi objema stranama, odnosno OMSAR-u i Konzorciju. Kad su ti zaključci predstavljeni Komisiji, delegacija ih je odbila. To baca čudno svjetlo na odluku Komisije da uopće uspostavi taj aranžman i ponovno upućuje na to da Komisija nije ozbiljno predana postizanju konstruktivnog rješenja.

OMBUDSMAN-ovi uspjesi da dođu do prijateljskog rješenja

Prijedlog Europskog ombudsmana za prijateljsko rješenje

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe, Ombudsmanica se nije uvjerila da je Komisija na odgovarajući način odgovorila na prvu tvrdnju podnositelja pritužbe.

To se stajalište temeljilo na sljedećim razmatranjima:

1 Uvodne napomene o roku od dvije godine i opsegu istrage

1.1 Podnositelj pritužbe društvo je savjetnika za upravljanje koje je u konzorciju osnovanom zajedno s drugim društvom bilo ugovaratelj u provedbi razvojnog projekta Komisije u trećoj zemlji. Prema podnositelju pritužbe, ugovorom za savjetovanje o praćenju projekta („PMC”), koji je potpisan u kolovozu/rujnu 1999., nepravedno je upravljala delegacija Komisije u zemlji projekta („delegacija”). U svojoj pritužbi Europskom ombudsmanu podnositelj pritužbe iznio je četiri optužbe i daljnje ovlasti. Ombudsman je u svojem odgovoru od 12. listopada 2004. obavijestio podnositelja pritužbe da, osim navoda 2.(i) i 4.(iii), nije ovlašten, na temelju članka 2. stavka 4. svojeg Statuta, obraditi pritužbu. Ovom se odredbom predviđa da se „pritužba podnosi u roku od dvije godine od datuma kada je osoba koja podnosi pritužbu saznala za činjenice na kojima se temelji”.

1.2 U svojim dopisima od 3. prosinca 2004., 26. veljače 2005. i 22. lipnja 2005. podnositelj pritužbe predložio je Ombudsmanu da razmotri izmjenu navedenog dvogodišnjeg roka predviđenog člankom 2. stavkom 4.

1.3 U pismu od 22. studenoga 2005. Ombudsman je obavijestio podnositelja pritužbe da je u svojem govoru pred Europskim parlamentom 27. listopada 2005., održanom povodom predstavljanja njegova godišnjeg izvješća za 2004., istaknuo da namjerava ponovno razmotriti pitanje Statuta Ombudsmana. Ombudsmanica je dodala da će se prijedlog podnositelja pritužbe uzeti u obzir u tom kontekstu.

1.4 Ombudsmanica napominje da je podnositelj pritužbe u svojim primjedbama predložio da bi Ombudsman trebao zatražiti mišljenje državnog ministra za administrativnu reformu ("OMSAR") . U tom pogledu Ombudsman želi istaknuti da se čini da su informacije sadržane u pritužbi i u mišljenju Komisije, kao i informacije dobivene njegovim daljnjim istragama, dovoljne kako bi on došao do pravedne i uravnotežene ocjene pritužbe. Nadalje, Europski ombudsman želi naglasiti da se člankom 3. stavkom 3. Statuta Europskog ombudsmana predviđa mogućnost da Europski ombudsman zatraži informacije samo od tijela država članica, a ne od tijela trećih zemalja.

1.5 S obzirom na to da se navodi podnositelja pritužbe odnose na ugovorni spor, korisno je podsjetiti da je, u skladu s člankom 195. Ugovora o EZ-u, Europski ombudsman ovlašten primati pritužbe "koje se odnose na slučajeve nepravilnosti u postupanju institucija ili tijela Zajednice". Ombudsman smatra da do nepravilnosti u postupanju dolazi kada javno tijelo ne postupa u skladu s pravilom ili načelom koje je za njega obvezujuće (6). Nepravilnost se stoga može utvrditi i kada je riječ o ispunjavanju obveza koje proizlaze iz ugovora koje su sklopile institucije ili tijela Zajednica.

1.6 Međutim, Ombudsman smatra da je opseg nadzora koji može provesti u takvim slučajevima nužno ograničen. Konkretno, Europski ombudsman smatra da ne bi trebao nastojati utvrditi je li bilo koja od stranaka prekršila ugovor ako je to sporno. To bi pitanje mogao učinkovito riješiti samo nadležni sud, koji bi imao mogućnost saslušati argumente stranaka u vezi s relevantnim nacionalnim pravom i ocijeniti proturječne dokaze o svim spornim činjeničnim pitanjima.

1.7 Ombudsman stoga smatra da je u predmetima koji se odnose na ugovorne sporove opravdano ograničiti svoju istragu na ispitivanje je li mu institucija ili tijelo Zajednice pružilo dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoje djelovanje i zašto smatra da je njegovo stajalište o ugovornom položaju opravdano. Ako je to slučaj, Europski ombudsman zaključit će da njegovom istragom nije otkriven slučaj nepravilnosti u postupanju. Taj zaključak neće utjecati na pravo stranaka da njihov ugovorni spor ispita i mjerodavno riješi nadležni sud. U ovom slučaju, člancima 50. i 51. Općih uvjeta koji se primjenjuju na ugovor predviđa se prijateljsko rješenje sporova i, ako prijateljsko rješenje nije moguće, sporno pravno sredstvo u skladu s Uredbom o mirenju i arbitraži Međunarodne trgovačke komore u Parizu ili u skladu s lokalnim zakonodavstvom.

2 Navodno neopravdana naplata i zahtjev za povrat

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da je došlo do nepoštenog tumačenja ugovora. Točnije, podnositelj pritužbe tvrdi da je odluka Komisije od 22. siječnja 2003. o povratu iznosa od 29 306,65 EUR, koji predstavlja dnevnice i troškove ulaznica za tim za podršku kućnim uredima, koji je konzorcij fakturirao tijekom godina, neopravdana. Podnositelj pritužbe traži povrat tog iznosa. Kako bi potkrijepio svoju tvrdnju, podnositelj pritužbe uputio je na dopis OMSAR-a od 30. rujna 1999. u kojem se navodi da je postigao dogovor s delegacijom o nizu pitanja, od kojih je jedno potpora matičnom uredu. U pismu, koje je preslikano Delegaciji, navedeno je sljedeće: „G.[X] [glavni direktor podnositelja pritužbe], g. [P] i g. [B] smatraju se timom za backstopping sjedišta te stoga imaju pravo samo na [sic] zrakoplovnu kartu i dnevnice ”(naglasak podnositelja pritužbe). Podnositelj pritužbe također se pozvao na dopis voditelja delegacije od 10. prosinca 1999. koji je, prema njegovu mišljenju, podržao njegovo stajalište.

2.2 Komisija je u svojem mišljenju navela da je nakon provjere računa za razdoblje od srpnja do rujna 2002., koji je zaprimila od podnositelja pritužbe 28. listopada 2002., delegacija primijetila da su troškovi aktivnosti zaostajanja uključeni u naslov "Primici osoblja". Budući da takvi troškovi nisu bili predviđeni ugovornim odredbama, Delegacija je provjerila prethodna plaćanja iz kolovoza 2000. koja su obuhvaćala usluge pružene između 30. rujna 1999. i 30. lipnja 2002. Kao posljedica te provjere Delegacija je uvidjela da je podnositelju pritužbe neopravdano isplaćen ukupan iznos od 29 306,65 EUR. Delegacija je obavijestila podnositelja pritužbe da se backstopping smatra dijelom režijskih troškova ugovaratelja te da stoga naknade i povezani rashodi nisu trebali biti fakturirani. Delegacija je stoga obavijestila podnositelja pritužbe da je potreban ispravak računa i da će se nepropisno isplaćeni iznos vratiti oduzimanjem od sljedećeg računa društva. Komisija je uputila i na članak 90.3. Općih uvjeta koji se primjenjuju na ovaj ugovor, u skladu s kojim „plaćanje međuplaćanja nema obilježje konačnog plaćanja kojim se primatelja oslobađa njegove obveze”. Nadalje je navela da se činjenica da su prethodna plaćanja bila odobrena bez otkrivanja nepravilnosti ne može smatrati valjanom izmjenom ugovornih uvjeta. Kad je riječ o argumentu podnositelja pritužbe da njegova legitimna očekivanja nisu poštovana, Komisija je primijetila da se osoba može pozvati na povredu tog načela samo ako joj je uprava dala „precizna jamstva”. Međutim, u ovom slučaju podnositelj pritužbe nije dostavio dokaze kojima bi se dokazalo da je Delegacija potvrdila sporazum prema kojem se troškovi povezani s aktivnostima preseljenja trebaju nadoknaditi. Komisija je smatrala da ima dovoljno pravnih osnova za traženje povrata u iznosu od 29 306,65 eura. Međutim, Komisija je priznala da je došlo do određenog kašnjenja u otkrivanju nepravilnosti plaćanja izvršenih za aktivnosti zatrpavanja te je zbog toga izrazila žaljenje podnositelju pritužbe.

2.3 Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima podsjetio da je primjerak dopisa OMSAR-a od 30. rujna 1999. bio na raspolaganju Delegaciji više od pet godina. U tom je dopisu OMSAR podnositelju pritužbe skrenuo pozornost na niz pitanja o kojima se raspravljalo i koja su dogovorena s delegacijom, uključujući troškove tima za backstopping. Podnositelj pritužbe naveo je i da Delegacija posjeduje popratne dokumente za svaku sigurnosnu misiju, pri čemu svi imaju legitimne potpise OMSAR-a i službenu potvrdu same Delegacije. To je pokazalo da se konzorcij pridržavao relevantnih pravila utvrđenih u OMSAR-u i Delegaciji te je stoga samo fakturirao putne troškove i dnevnice za povrat, a nikad nikakve naknade.

2.4 U odgovoru na zahtjev Ombudsmana za dodatnim informacijama i u vezi s prvim pitanjem koje se odnosi na ovjeru računa, Komisija je istaknula da izjava podnositelja pritužbe, prema kojoj je delegacija službeno potvrdila listove nazočnih koji su priloženi računima, nije točna. Popratni dokumenti koje je OMSAR dostavio Delegaciji sadržavali su samo potpise predstavnika OMSAR-a. Nije uobičajena praksa da Delegacija ovjerava račune i popratne dokumente, a to nije učinjeno ni u ovom slučaju.

Što se tiče drugog pitanja Ombudsmana, Komisija je navela da ne smatra da je pismo Delegacije od 10. prosinca 1999. u suprotnosti s pismom OMSAR-a od 30. rujna 1999. te je izrazila stajalište da oba pisma osporavaju izdavanje računa i plaćanje naknada za aktivnosti zatrpavanja. G. B. i g. C. održali su sastanak s voditeljem Delegacije Komisije o toj temi i propisno su obaviješteni da se njihova misija prije početka mora smatrati zaostalom radnjom savjetnika. Svrha dopisa Komisije od 10. prosinca 1999. bila je pojasniti tu temu. Komisija je objasnila i da je, iako nije predviđena u mandatu, faza prije pokretanja postupka, odnosno faza prije pokretanja postupka, uključena na zahtjev podnositelja pritužbe. Stoga je šestodnevnom početnom razdoblju predviđenom u mandatu dodano desetodnevno razdoblje kako bi se podnositelju pritužbe omogućilo više vremena za ažuriranje sadržaja projekta. OMSAR je odobrio tu predpočetnu fazu u dopisu od 30. rujna 1999., a predpočetno izvješće odobreno je na sastanku održanom 14. listopada 1999.

U odgovoru na treće pitanje Ombudsmana Komisija je navela da ne vidi nikakvu proturječnost između izjava danih, s jedne strane, u njezinu dopisu od 22. siječnja 2003. i, s druge strane, u njezinu mišljenju. U svojem dopisu od 22. siječnja 2003. Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da je potreban ispravak računa i da će se nepropisno plaćeni iznosi nadoknaditi prijebojem sa sljedećim računom, ali je isključivo uputila na troškove povezane s aktivnostima zatrpavanja. Komisija je u svojem mišljenju Ombudsmanu objasnila da su, iako su članovi posredničkog tima obavljali kratkoročne zadaće, već bili plaćeni kao zaštitni mehanizmi i stoga nisu mogli primiti drugu naknadu osim ako je zatraženo odgovarajuće dopuštenje (članak 105. Posebnih uvjeta). Status na temelju kojeg stručnjak obavlja misiju nije nevažan. Ako se zadatak stručnjaka smatra zaostalom misijom, fakturiranje naknada nije dopušteno. Naprotiv, ako stručni član posredničkog nadzornog tima obavlja misiju kao kratkoročni stručnjak, dopuštena je naknada za tu misiju. To različito postupanje jasno je navedeno u dopisu OMSAR-a od 4. srpnja 2000. Samo uz prethodno odobrenje članovi nadzornog tima zaduženog za zatvaranje mogli su se koristiti kao kratkoročni stručnjaci.

U odgovoru na četvrto pitanje Ombudsmana Komisija je navela da je izvršenje ugovora izvršeno u vrijeme kada je praćenje operacija bilo ograničeno ograničenim brojem osoblja zaposlenog u Delegaciji. Taj nedostatak ljudskih resursa objasnio je određeno kašnjenje u otkrivanju nepropisno izvršenih plaćanja za aktivnosti zatrpavanja, zbog čega je Komisija već izrazila žaljenje podnositelju pritužbe u svojem mišljenju od 22. prosinca 2004. Delegacija je tek u siječnju 2003., kada je postupak prijenosa postao potpuno operativan, dobila pojačane ljudske resurse i ti su problemi otkriveni. Čim je Komisija saznala za situaciju, sporno je pitanje riješila dopisom od 22. siječnja 2003. Iako je točno da je vrijeme potrebno za otkrivanje problema bilo dugo, Komisija je ponovila da se ne može tvrditi da je kašnjenje opravdalo iznose koji su neopravdano plaćeni tijekom izvršenja ugovora te podnositelju pritužbe nije dalo pravo da smatra da su ti iznosi propisno plaćeni i da ih Komisija nije mogla vratiti.

2.5 U svojim dodatnim očitovanjima podnositelj pritužbe naveo je da Komisija nije odgovorila na prvo pitanje Ombudsmana. Što se tiče drugog pitanja, podnositelj pritužbe, za razliku od Komisije, smatrao je dopise od 30. rujna 1999. (iz OMSAR-a) i od 10. prosinca 1999. (iz Delegacije) prilično dosljednima te je zaključio da bi stoga samo nenaplatne sastavnice aktivnosti zaostajanja, odnosno putovanja i dnevnice, ispunjavale uvjete za plaćanje. Kad je riječ o odgovoru Komisije na treće pitanje Europskog ombudsmana, podnositelj pritužbe složio se s kvalifikacijom Komisije da je postupanje članova tima za uklanjanje prepreka s kratkoročnim doprinosima „osporavajuće” i „zavaravajuće”. Kad je riječ o odgovoru Komisije na četvrto pitanje Ombudsmana, podnositelj pritužbe napomenuo je da se ne može složiti s izjavom da je nadzor nad projektom i upravljanje njime koje provodi delegacija otežano zbog nedostatka resursa. Komisija je smatrala da postoji primjetan nedostatak profesionalnog usmjeravanja u pogledu ozbiljnih pitanja, dok je postojao višak nepredvidljivih intervencija za koje se činilo da su vođene samo raspoloženjem i osobnostima.

2.6 Kako bi se riješio prigovor podnositelja pritužbe, Ombudsman mora utvrditi i. je li, na temelju ugovora, podnositelj pritužbe imao pravo na plaćanje iznosa od 29 306,65 EUR za dnevnice i troškove ulaznica za tim za potporu kućnom uredu (ili "zaobilaženje"(7)) i ii. je li odluka Komisije o povratu iznosa bila poštena.

Pitanje je li podnositelj pritužbe na temelju ugovora imao pravo na plaćanje u iznosu od 29 306,65 eura

2.7 Kad je riječ o prvom pitanju, odnosno o tome je li podnositelj pritužbe imao pravo na plaćanje troškova za tim za podršku u kućnom uredu, Ombudsmanica napominje da su odredbe koje se primjenjuju na projekt sadržane u i. dopisu o ugovoru (ugovorne stranke su podnositelj pritužbe i OMSAR)(8); ii. Opći uvjeti za ugovore o uslugama koje financira Europska zajednica u mediteranskim zemljama i područjima („Opći uvjeti”); iii. "Posebni uvjeti"; i iv. „Referentni uvjeti”. Kad je riječ o financijskom aspektu projekta, Posebni uvjeti sadržavaju Prilog D naslovljen "Raspored naknada i troškova (financijski prijedlog [podnositelja pritužbe])".

2.8 Ombudsmanica napominje da ni Opći uvjeti (odnosno poglavlje VI. "Plaćanja") ni Posebni uvjeti ne sadrže odredbe koje se odnose na troškove tima za podršku kućnom uredu. Ni financijskim prijedlogom podnositelja pritužbe (9), koji sadržava pregled raščlambe cijena (10), ne predviđa se da bi se troškovi tima za potporu kućnom uredu trebali nadoknaditi. Ombudsmanica zapravo napominje da se u točki I.1.5. financijskog prijedloga podnositelja pritužbe jasno navodi pod „Isključeni troškovi: (...) pomoćno osoblje u uredu. Jedini dokument koji sadržava izričito upućivanje na tim za podršku matičnim uredima jest tehnički prijedlog podnositelja pritužbe (11), odnosno njegova točka 7.3. „Potpora glavnog ureda”. Međutim, ovaj se dokument ne odnosi na troškove tima za potporu kućnom uredu, već se u njemu opisuju samo načela koja podnositelj pritužbe primjenjuje u svim svojim projektima.

2.9 Ombudsmanica iz prethodno navedenog zaključuje da, na temelju ugovornih i drugih odredbi koje se primjenjuju na projekt, podnositelj pritužbe na temelju ugovora nije imao pravo na povrat dnevnica i troškova ulaznica za potporu kućnom uredu.

Pitanje je li odluka Komisije o povratu iznosa od 29 306,65 EUR bila pravična

2.10 Ombudsman stoga mora analizirati je li odluka Komisije o povratu iznosa od 29 306,65 EUR bila poštena. U tom je kontekstu važno analizirati relevantne dokumente, osim ugovora, odnosno i. pismo OMSAR-a od 30. rujna 1999. upućeno podnositelju pritužbe, koje je kopirano voditelju delegacije, i ii. pismo voditelja delegacije od 10. prosinca 1999. upućeno podnositelju pritužbe:

Dopisom OMSAR-a od 30. rujna 1999. podnositelj pritužbe obavijestio je podnositelja pritužbe da je ugovor odobrio voditelj delegacije te ga je pozvao da nastavi s fazom prije pokretanja postupka. U dopisu je nadalje navedeno da

„(...) Međutim, želio bih Vam skrenuti pozornost na sljedeća pitanja o kojima se raspravljalo i koja su dogovorena [sic] s delegacijom EU-a: (...)

2. Naknade tima glavnog ureda za backstopping za fazu prije osnivanja:

Osoba X. [glavni direktor podnositelja pritužbe], osoba [P] i osoba [B] smatraju se timom za presretanje sjedišta te stoga imaju pravo samo na [sic] zrakoplovnu kartu i dnevnice . Stopa dnevnice trebala bi biti najviše jednaka stopi koju je donio UNDP. (...)" (naknadno istaknuto).

U dopisu voditelja delegacije od 10. prosinca 1999. upućenom podnositelju pritužbe navedeno je sljedeće:

podsjećamo vas da su usluge zadržavanja koje ste ponudili u okviru ovog ugovora uključene u vaše ukupne opće troškove. Slijedom toga, ako želite angažirati članove Back-Stopping nadzornog tima kao kratkoročne stručnjake, javni naručitelj morat će prethodno i službeno odobriti vaš prijedlog nakon prethodnih informacija Komisiji.

Kao što je već navedeno tijekom posljednjeg posjeta g. [B.] i g. [C.] u mojem uredu, misija [glavnog direktora podnositelja pritužbe] i g. [B.] prije pokretanja postupka mora se smatrati zaostalom radnjom [podnositelja pritužbe] i račun za pristojbe neće biti dopušten (...)”(moje isticanje).

2.11 Stoga iz prethodno navedenog proizlazi da je potrebno razlikovati razdoblje prije početka ugovora, s jedne strane, i preostalo razdoblje ugovora, s druge strane.

(i) Kad je riječ o razdoblju prije početka

2.12 Što se tiče razdoblja prije početka, potrebno je iznijeti sljedeće primjedbe. Prvo, Ombudsmanica napominje da „faza prije početka” nije predviđena u mandatu, koji se odnosi samo na početnu fazu. Međutim, Komisija je u svojem odgovoru na zahtjev Ombudsmana za dodatne informacije objasnila da je predpočetna faza bila desetodnevna predpočetna faza koja je uključena na zahtjev podnositelja pritužbe od 23. rujna 1999. te da je ta faza dodana šezdesetodnevnom početnom razdoblju. U skladu s člankom 7. stavkom 1. Pravilnika, nacrt početnog izvješća trebao je biti podnesen najkasnije 60 dana nakon potpisivanja ugovora (koji je na snazi potpisan 30. rujna 1999.). S obzirom na to da je Komisija uputila na „fazu prije početka”, moglo bi se pretpostaviti da se faza prije početka odnosi na deset dana prije potpisivanja ugovora. Međutim, u dopisu podnositelja pritužbe od 23. rujna 1999. upućenom OMSAR-u razdoblje od 27. rujna do 6. listopada 1999. navedeno je kao predpočetna faza. S druge strane, OMSAR je u svojem dopisu podnositelju pritužbe od 30. rujna 1999. naveo da je ugovor potpisan i da „na temelju toga pozivamo vas da nastavite s predpočetnom fazom”. Iz tog dopisa čini se da je predpočetna faza bila razdoblje od deset dana na samom početku ugovora, iako nije jasno je li to razdoblje obuhvaćalo točno prvih deset dana (od 30. rujna do 9. listopada 1999.) ugovora. Međutim, jasno je da je predpočetna faza prestala do 14. listopada 1999., kao što je to Komisija navela u svojem odgovoru da je predpočetno izvješće bilo odobreno tog dana.

2.13 Stranke su suglasne da nisu bile prihvatljive nikakve naknade za usluge posredničkog tima, bilo tijekom razdoblja prije početka ugovora ili tijekom ostatka trajanja ugovora. Stoga preostaje ispitati vrijedi li isto i za dnevnice i putne troškove tima za podršku u kućnom uredu koji se odnose na fazu koja prethodi početku. Ombudsmanica primjećuje da je u pismu OMSAR-a od 30. rujna 1999. izričito navedeno da, kako je dogovoreno s Izaslanstvom, tim za podršku kućnom uredu ima pravo " na zrakoplovnu kartu i dnevnice "tijekom razdoblja prije početka. Delegacija je primila primjerak pisma i stoga se mora pretpostaviti da je bila upoznata s njegovim sadržajem. Stoga bi bilo logično pretpostaviti da bi Delegacija ispravila OMSAR u tom pogledu da je smatrala da je delegacija pogrešno prikazala rezultate svojih rasprava s delegacijom u vezi s tim pitanjem. Međutim, Ombudsman napominje da Delegacija u svojem dopisu od 10. prosinca 1999. nije izvršila takav ispravak, nego je samo istaknula da račun za pristojbe neće biti dopušten za misiju prije pokretanja postupka. S obzirom na prethodno navedeno, čini se da su i OMSAR i Delegacija prihvatili da bi podnositelj pritužbe trebao imati pravo na dnevnice i naknadu putnih troškova u pogledu službenih putovanja tima za zadržavanje tijekom razdoblja prije pokretanja postupka. Ombudsmanica napominje da je Komisija tvrdila da je kašnjenje u otkrivanju nepropisno izvršenih plaćanja za aktivnosti zatrpavanja posljedica nedostatka ljudskih resursa u njezinoj delegaciji. Međutim, budući da je delegacija, kako pokazuje njezin dopis od 10. prosinca 1999., razmotrila to pitanje, ombudsmanica smatra da se navedenim argumentom ne može objasniti ponašanje delegacije.

2.14 Ombudsman primjećuje da mu informacije koje su mu dostavljene ne omogućuju da utvrdi koliko je misija posredničkog tima bilo tijekom razdoblja prije početka. Stoga Ombudsman također ne može utvrditi točan iznos putnih troškova i dnevnica povezanih s tim službenim putovanjima. Međutim, jasno je da su se takve misije odvijale. Ombudsmanica napominje da se u pismu OMSAR-a Komisiji od 4. srpnja 2000. spominje najmanje jedna misija koju je tijekom razdoblja prije začeća obavio član tima za zadržavanje, odnosno g. B. (misija od 2. do 17. listopada 1999.).

2.15 Na temelju prethodno navedenog, Ombudsman zaključuje da mu Komisija nije pružila dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoju odluku u pogledu povrata iznosa koje je platio za putne troškove i dnevnice u vezi sa službenim putovanjima tima za zadržavanje tijekom desetodnevnog razdoblja prije početka postupka. Privremeni zaključak Ombudsmana stoga je da bi odluka Komisije o povratu tih iznosa mogla predstavljati nepravilnost u postupanju. Stoga će iznijeti prijedlog prijateljskog rješenja u vezi s tim aspektom predmeta.

ii. Što se tiče ostatka ugovornog razdoblja

2.16 Što se tiče ostatka ugovornog razdoblja nakon faze koja prethodi početku, Ombudsman primjećuje da je u pismu delegacije od 10. prosinca 1999. navedeno da se članovi tima za zatvaranje mogu koristiti kao kratkoročni stručnjaci, pod uvjetom da je i. javni naručitelj prethodno i službeno odobrio prijedlog, odnosno OMSAR, i ii. da je Komisija prethodno obaviještena. Komisija je u svojem mišljenju ponovila da su tijekom prvih šest mjeseci projekta, odnosno od 30. rujna 1999. do 31. ožujka 2000., stručnjaci iz posredničkog tima bili ovlašteni za provođenje kratkoročnih misija i da su za njih bili u potpunosti plaćeni.

2.17 Na temelju dokaza u spisu Europski ombudsman donosi sljedeće zaključke: Jedini dokument u spisu koji pokazuje da je OMSAR odobrio misiju člana tima za zadržavanje kao kratkoročnog stručnjaka bilo je pismo OMSAR-a Delegaciji od 4. srpnja 2000. Ovo se pismo odnosi na misiju g. B.-a iz posredničkog tima kao kratkoročnog stručnjaka, od 27. studenoga do 14. prosinca 1999. U pismu se navodi da je službeno putovanje odobrio OMSAR 6. prosinca 1999. Međutim, u spisu ne postoji dokument kojim bi se dokazalo da je Komisija o tome bila obaviještena prije službenog putovanja. Pismo od 4. srpnja 2000. poslano je šest mjeseci nakon što je OMSAR odobrio misiju. Ombudsmanica nije pronašla nijedan drugi dokument u spisu u kojem se navodi da je OMSAR odobrio misije zaštitnih mehanizama kao kratkoročnih stručnjaka i da je o njima prethodno obaviještena Delegacija. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima uputio na službenu potvrdu računa koju je izdala delegacija. Međutim, Komisija je u svojoj replici navela da ne postoji opća praksa ovjeravanja računa i da to nije učinjeno ni u ovom slučaju. U tom pogledu Ombudsmanica napominje da člankom 100. Posebnih uvjeta („Postupak plaćanja”) delegacija doista nije predvidjela potvrdu računa, ali je navela da se dokumenti o plaćanju moraju dostaviti OMSAR-u i Delegaciji „za informaciju”. Stoga se na temelju prethodno navedenih razmatranja čini da se nije moglo utvrditi da je podnositelj pritužbe imao pravo na povrat troškova za usluge zaštitnika u svojstvu kratkoročnih stručnjaka u razdoblju nakon razdoblja prije pokretanja postupka.

2.18 Na temelju prethodno navedenog, ombudsmanica zaključuje da je Komisija dala dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoje stajalište da podnositelj pritužbe nije imao pravo ni na kakve putne troškove ili dnevnice povezane sa službenim putovanjima tima za zadržavanje koji su se odvijali nakon razdoblja prije pokretanja postupka.

2.19 Međutim, Ombudsman ipak mora provjeriti je li odluka Komisije o povratu odgovarajućeg iznosa i. bila u skladu s legitimnim očekivanjima podnositelja pritužbe i ii. je li bila poštena. Ombudsmanica napominje da se odluka Komisije o povratu odnosi na plaćanja izvršena tijekom razdoblja duljeg od dvije i pol godine te da je ta odluka donesena više od tri godine nakon što je izvršeno prvo od tih plaćanja.

2.20 Što se tiče legitimnih očekivanja, Ombudsman napominje da se, iako nije izričito uputio na načelo legitimnih očekivanja, glavni argument podnositelja pritužbe u pogledu zahtjeva za povrat iznosa može smatrati takvim. U tom je pogledu podnositelj pritužbe tvrdio da je navedene račune predočio tri i pol godine te da ih je Komisija uvijek plaćala tijekom tog razdoblja. U tom pogledu Ombudsman napominje da se „pravo pozivanja na načelo zaštite legitimnih očekivanja proteže na svakog pojedinca koji se nalazi u situaciji u kojoj je očito da ga je uprava Zajednice navela da ima opravdana očekivanja”(12). U ovom slučaju Ombudsman napominje da podnositelj pritužbe nije dostavio nijedan dokument ili drugi element na temelju kojeg bi mogao razumno utvrditi opravdana očekivanja delegacije da su troškovi tima za zadržavanje nakon razdoblja prije pokretanja postupka bili nadoknadivi. Ombudsmanica također nije pronašla takav dokument u spisu. Osim toga, Ombudsman smatra da sama činjenica da su računi plaćeni ne može sama po sebi stvoriti legitimna očekivanja. Na temelju prethodno navedenog ombudsmanica smatra da Komisija nije povrijedila načelo zaštite legitimnih očekivanja u razdoblju nakon faze prije pokretanja postupka.

2.21 Naposljetku, Ombudsman mora analizirati predstavlja li činjenica da je Komisija odlučila vratiti predmetni iznos tri godine nakon podnošenja i plaćanja prvih računa nepoštenost. U tom pogledu Ombudsmanica napominje da je razdoblje od tri godine za otkrivanje da su plaćanja neopravdano izvršena doista dugo razdoblje. Međutim, kako je prethodno navedeno, za ta plaćanja očito nije postojala ugovorna osnova. Komisija je navela da se činjenica da su odgovarajući računi plaćeni ne može smatrati valjanom izmjenom ugovornih uvjeta i da bi takva izmjena, u skladu s člankom 105. Posebnih uvjeta, zahtijevala dopunu „koju su potpisali konzultant i javni naručitelj i koju je odobrila Europska komisija”. Ombudsmanica taj argument smatra uvjerljivim. Nadalje, valja istaknuti da je voditelj delegacije u svojem dopisu od 10. prosinca 1999. jasno naveo uvjete koje treba ispuniti da bi se ipak izvršila plaćanja u vezi sa službenim putovanjima tima za zadržavanje nakon faze koja prethodi početku. Kako je prethodno navedeno, podnositelj pritužbe nije utvrdio da su ti uvjeti ispunjeni u ovom predmetu. Na temelju tih razmatranja ombudsmanica smatra da činjenica da su tri godine istekle prije nego što je Komisija odlučila osigurati povrat relevantnih iznosa nije dovoljna za utvrđivanje tvrdnje podnositelja pritužbe da je Komisija postupala nepravedno u pogledu razdoblja nakon faze prije pokretanja postupka. Osim toga, Ombudsman napominje da je podnositelj pritužbe ostvario korist od nepropisno plaćenih iznosa i da se Komisija suzdržala od potraživanja kamata na iznose koje je naplatila.

3 Navodna neodlučnost i neodgovornost u pogledu plana za drugu fazu projekta

3.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija pokazala neodlučnost i neodgovornost u pogledu plana koji je konzorcij dostavio u lipnju i prosincu 2002. te ponovno u ožujku 2003. za drugu fazu projekta.

Točnije, podnositelj pritužbe istaknuo je da je plan prvi put podnesen u lipnju 2002., ali da je uslijedilo razdoblje potpune šutnje delegacije. Delegacija je u studenome 2002. dala izjavu u kojoj se predlažu neke manje izmjene, ali tek nakon što je konzorcij izvršio pritisak na Delegaciju. Te su promjene provedene, a revidirani plan dostavljen je početkom prosinca 2002. Ponovno je uslijedilo razdoblje potpune tišine. Podnositelj pritužbe smatra da je trebalo ponovno vršiti pritisak na delegaciju kako bi se pružile smjernice o opsegu druge faze. Kao i u prvoj prilici, bilo je samo manjih povratnih informacija. Treći prijedlog, koji je uključivao proračun, pripremljen je u ožujku 2003. i odnosio se na sva pitanja koja je iznijela Delegacija, no nakon znatnog dodatnog kašnjenja Delegacija ga je jednostavno odbila jer nije bio u skladu s dostupnim proračunskim sredstvima.

3.2 Komisija je u svojem mišljenju opisala različite korake u procjeni plana podnositelja pritužbe za drugu fazu projekta. Komisija je navela da joj je OMSAR dostavio tri uzastopna prijedloga Okvira za buduće intervencije („FFAI”). Datumi koje je naveo podnositelj pritužbe nisu se točno podudarali s onima koje je imala Komisija. Tek je 18. srpnja 2002. OMSAR uz pomoć PMC-a dostavio privremeni dokument FFAI-ja, koji je, međutim, pokazao određene nedostatke. Komisija je 4. studenoga 2002. dostavila svoje primjedbe na prijedlog FFAI-ja. Tek je 6. veljače 2003., a ne početkom prosinca 2002., kako je naveo podnositelj pritužbe, OMSAR Komisiji dostavio ažuriranu verziju plana. Delegacija je na sastanku održanom 24. veljače 2003. obavijestila OMSAR i PMC o svojem mišljenju o novom planu. OMSAR je 10. ožujka 2003. ponovno poslao novu verziju plana, koja je konačno odobrena 19. ožujka 2003. s nekim primjedbama.

Iako je točno da je postupak donošenja odluka bio dug, Komisija je navela da je nekoliko čimbenika objasnilo kašnjenja, koja se u svakom slučaju ne mogu isključivo pripisati Komisiji. Komisija nije ostala pasivna, nego je dala sve od sebe kako bi zajamčila nastavak projekta. Veći dio vremena koje je proteklo do konačnog odobrenja FFAI-ja mogao je biti spremljen da je traženi dokument od samog početka ispunjavao očekivane zahtjeve u pogledu kvalitete.

Komisija je nadalje priznala da je između nje i OMSAR-a postojalo određeno razilaženje u mišljenju o tome kako postupiti u pokušaju da se omogući sudjelovanje podnositelja pritužbe koje je u tijeku nakon isteka ugovora 31. ožujka 2003. Iako je OMSAR predvidio potpisivanje novog ugovora u skladu s pregovaračkim postupkom, Delegacija je smatrala prikladnijim izmijeniti ugovor dopunom. Međutim, zbog vremenskih ograničenja Delegacija je promijenila svoj pristup te je dopisom od 26. ožujka 2003. obavijestila OMSAR o mogućnosti pregovaračkog postupka s konzorcijem. Nakon procjene prijedloga Delegacija je 15. travnja 2003. obavijestila OMSAR da iz nekoliko razloga ne može podnijeti prijedlog na odobrenje sjedištu Komisije. Delegacija se pozvala na Okružnicu od 8. siječnja 2003. koju je izdala Glavna uprava Komisije za proračun u vezi s revizijom cijena.

Komisija je zaključila da je nakon ponovne procjene spisa bilo jasno da su kašnjenja koja joj se mogu pripisati opravdana. Početna odluka o odbijanju prijedloga pregovaračkog postupka bila je opravdana dobrim financijskim upravljanjem.

3.3 Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo da mišljenje Komisije samo po sebi pruža dovoljno dokaza o kašnjenjima. Na primjer, u mišljenju Komisije upućuje se na činjenicu da je delegacija doista trebala najmanje četiri mjeseca prije nego što je konačno dostavila primjedbe na prvi prijedlog FFAI-ja. Nepristrani promatrač jedva je mogao zaključiti bilo što drugo osim da je donošenje odluka o produljenju projekta bilo zbunjeno i prepuno različitih prijedloga i lažnih očekivanja.

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo i da je kontekstualizacija mišljenja Komisije, odnosno upućivanje na navodno nisku kvalitetu usluga tehničke pomoći koje pruža podnositelj pritužbe, proizvoljna i nije relevantna za to pitanje. Podnositelj pritužbe naveo je i da nije točno da su predložene naknade „znatno više nego u drugim ugovorima iste prirode”. Podnositelj pritužbe naveo je i da je mišljenje Komisije da su predloženi životopisi nedostatni također netočno.

3.4 U odgovoru na peto pitanje Ombudsmana o daljnjim istragama u vezi s Komisijinim upućivanjem na navodno nisku kvalitetu usluga tehničke pomoći koje pruža podnositelj pritužbe, Komisija je navela da je njezinu ocjenu kvalitete usluga koje pruža podnositelj pritužbe potvrdio sam korisnik tehničke pomoći. Naime, OMSAR je 16. svibnja 2002. uputio dopis Delegaciji u kojem je iznio sljedeće kritične primjedbe u pogledu podnositelja pritužbe: profesionalna nesposobnost nekih stručnjaka, nedostatak dinamike i fleksibilnosti u timu, neodgovornost voditelja projekta, nedovoljna koordinacija i prekomjerna birokracija.

U odgovoru na šesto pitanje Ombudsmana o visini predloženih naknada u usporedbi s drugim ugovorima Komisija je navela da su predložene naknade doista više nego u drugim ugovorima iste prirode koji su potpisani u okviru projekta. Revizijom cijena utvrđena su povećanja u rasponu od 30 % do 39 %, uključujući međunarodni prijevoz, što bi podrazumijevalo utvrđivanje dnevnog iznosa od 919 EUR za naknade za kratkoročne međunarodne stručnjake, uključujući međunarodni prijevoz. Suprotno nepotkrijepljenim stajalištima podnositelja pritužbe, ta je revizija cijena podrazumijevala veći iznos od onog koji se primjenjuje na druge slične ugovore potpisane u okviru projekta. U svrhu povjerljivosti i kako se ne bi doveli u pitanje komercijalni interesi predmetnih društava, Komisija je napomenula da će se suzdržati od davanja dodatnih pojedinosti o tim ugovorima. Međutim, Komisija je naglasila da je čuvala primjerke takvih ugovora koji su bili na raspolaganju Ombudsmanu ako smatra da je potreban uvid u spis. Kad je riječ o kvaliteti životopisa, Komisija je ponovila svoje stajalište izraženo u mišljenju od 22. prosinca 2004. Iz tablice priložene dopisu delegacije OMSAR-u od 15. travnja 2003. Komisija je zaključila da većina predloženih životopisa ne odgovara traženim profilima za predmetni projekt. Samo tri od deset profila mogu se smatrati prikladnima.

3.5 U svojim dodatnim primjedbama podnositelj pritužbe naveo je, u vezi s odgovorom Komisije na peto pitanje Ombudsmana, da je upoznat s dopisom OMSAR-a Delegaciji od 16. svibnja 2002. i da se može složiti da su neki stručnjaci ponekad nedovoljno dinamični i fleksibilni za rješavanje svakodnevnih izazova. Međutim, gotovo svi stručnjaci koji su radili na ovom projektu imali su pozitivan rezultat prije nego što su se pridružili ovom projektu te su nakon toga ponovno uspješno radili na drugim projektima, uključujući one koje je financirala Europska komisija.

Kad je riječ o odgovoru Komisije na šesto pitanje Ombudsmana, podnositelj pritužbe primijetio je da su naknade plaćene tijekom prve faze projekta bile znatno niže od naknada plaćenih u nizu drugih projekata koje je financirala Europska komisija u zemlji. Podnositelj pritužbe izjavio je da je obmanjujuće tvrditi da će predložena povećanja iznositi 30 % ili 38 %. Predloženo povećanje razina naknada, nakon pažljivih i dugotrajnih rasprava s OMSAR-om, iznosilo je između 26 % i 28 % za međunarodne stručnjake i 30 % za nacionalne stručnjake. To bi se trebalo ocijeniti u kontekstu vrlo niske razine naknade na početku projekta 1999. i činjenice da bi se to povećanje primjenjivalo tijekom sedmogodišnjeg razdoblja. Podnositelj pritužbe naveo je i da je ocjena životopisa predloženih stručnjaka koju je predstavila Komisija, a koja nikad nije dokazana podnositelju pritužbe, pristrana i činjenično pogrešna.

3.6 Ombudsmanica napominje da je plan za drugu fazu projekta bio naslovljen "Okvir za buduće intervencije". OMSAR je podnio različite prijedloge za drugu fazu. Iz dokumenata u spisu proizlazi da je kronologija prijedloga koje je podnio OMSAR i reakcija Komisije bila sljedeća:

OMSAR je 18. srpnja 2002. poslao pismo voditelju delegacije u kojem je priložio dokument naslovljen "Opći okvir za buduće intervencije", koji je sadržavao prioritete OMSAR-a za naredne godine. Delegacija je 4. studenoga 2002. odgovorila detaljnim komentarima na pismo OMSAR-a od 18. srpnja 2002. Delegacija je izjavila da uključene strane moraju pažljivo revidirati dokument. OMSAR je 6. veljače 2003. Delegaciji podnio „projekt OMSAR za (...) fazu II. Globalnog plana rada (2003. – 2005.)”(13) koji je pripremljen zajedno s podnositeljem pritužbe i u kojem su uzeti u obzir komentari koje je delegacija iznijela u svojem dopisu od 4. studenoga 2002. Dana 24. veljače 2003. održan je sastanak Izaslanstva, OMSAR-a i osoblja podnositelja pritužbe na kojem je Izaslanstvo izrazilo svoje mišljenje o prijedlogu. Drugi sastanak održan je 6. ožujka 2003. Nakon tih sastanaka OMSAR je 10. ožujka 2003. Delegaciji poslao izmijenjenu verziju Globalnog plana rada (2003. – 2005.). Dopisom od 19. ožujka 2003. upućenim OMSAR-u Delegacija je odobrila Globalni plan rada (2003. – 2005.), podložno određenim napomenama. Dopisom od 26. ožujka 2003. Delegacija je pozvala OMSAR da nastavi rasprave s podnositeljem pritužbe o ljudskim resursima i financijskim aspektima te da pošalje cjelokupni ugovorni dosje. Dopisom od 4. travnja 2003. OMSAR je Delegaciji dostavio izvješće o pregovorima i ugovornu dokumentaciju. Dopisom od 15. travnja 2003. delegacija je iznijela detaljne primjedbe na prijedlog i navela da prijedlog ne može podnijeti na odobrenje sjedištu u Bruxellesu.

3.7 Iz gore navedene kronologije proizlazi da, osim razdoblja između 18. srpnja i 4. studenoga 2002. u kojem nije bilo reakcije na prijedlog, Komisija nije bila neodlučna ili neodgovorna na nekoliko podnesenih prijedloga. Kad je riječ o razdoblju od 18. srpnja do 4. studenoga 2002., ombudsmanica najprije želi istaknuti da je prijedlog koji je OMSAR podnio 18. srpnja 2002., u skladu sa svojim uvjetima, „privremeni dokument koji trebaju pažljivije pregledati svi dionici, uključujući [sam OMSAR]”. Čini se da do kraja rujna 2002., odnosno roka koji je Komisija navela u svojem mišljenju za drugu fazu programa, Komisija doista nije reagirala na taj prijedlog, nego je umjesto toga odlučila financirati produljenje postojećeg ugovora za dodatnih šest mjeseci, odnosno od 30. rujna 2002. do 31. ožujka 2003. Odgovor Komisije na početni prijedlog uslijedio je 4. studenoga 2002. Nakon što je OMSAR 6. veljače 2003. podnio drugi prijedlog, čini se da je Delegacija u biti odgovorila na podnesene prijedloge. Različiti dopisi koje je delegacija poslala OMSAR-u, posebno oni od 4. studenoga 2002. i 15. travnja 2003., sadržavali su detaljne evaluacije prijedloga.

3.8 Na temelju prethodno navedenog, Ombudsman zaključuje da nije bilo neodlučnosti ili neodgovornosti u ime Komisije. Budući da ostali argumenti koje je podnositelj pritužbe iznio u svojim očitovanjima nisu izravno relevantni za tvrdnju podnositelja pritužbe, Ombudsman smatra da ih nije potrebno dodatno analizirati.

3.9 Na temelju gore navedenih razmatranja, Ombudsman utvrđuje slučaj nepravilnosti u postupanju Komisije u vezi s tim aspektima slučaja.

4 Tvrdnja da je prijedlog odbijen proizvoljno i bez pružanja mogućnosti da bude saslušan

4.1 U svojim očitovanjima podnositelj pritužbe iznio je novu tvrdnju, odnosno da je prijedlog za drugu fazu projekta jednostavno odbijen, a da pritom OMSAR-u ili podnositelju pritužbe nije pružena nikakva mogućnost da budu saslušani. U tom kontekstu podnositelj pritužbe također je tvrdio da je proizvoljno jer ga je delegacija pozvala da zajedno s OMSAR-om iznese prijedloge u vezi s proračunskim parametrima, ali da je sama delegacija koja je predložila taj aranžman zatim odbila zajednički prijedlog.

4.2 Komisija je u svojem dodatnom mišljenju navela da se ne može složiti s navodima podnositelja pritužbe. Rasprave između Delegacije i OMSAR-a o drugoj fazi projekta započele su 18. srpnja 2002. i trebale su završiti do 30. rujna 2002. Međutim, budući da nije bilo moguće dobiti prihvatljiv plan rada do utvrđenog roka, Komisija je pokazala najveću fleksibilnost prema podnositelju pritužbe produljenjem ugovora do ožujka 2003. Podnositelj pritužbe i OMSAR stoga su imali dodatnih šest mjeseci za pripremu plana rada. Unatoč činjenici da je Komisija već 4. studenoga 2002. dostavila svoje primjedbe na odbijeni plan rada, kao i neke smjernice za izradu tog dokumenta, prihvatljiv plan rada dostavljen je tek 10. ožujka 2003. i odobren 19. ožujka 2003. s određenim primjedbama. Delegacija je 6. ožujka 2003. organizirala sastanak s OMSAR-om i podnositeljem pritužbe kako bi se razjasnilo kako bi se ugovor o tehničkoj pomoći mogao produljiti. Unatoč početnom razilaženju stajališta između OMSAR-a i podnositelja pritužbe o tome kako nastaviti s radom kako bi se omogućilo kontinuirano sudjelovanje podnositelja pritužbe nakon isteka ugovora, Komisija je ponovno pokazala iznimnu fleksibilnost promjenom svojeg pristupa. Naime, Komisija se složila s OMSAR-om da bi novi ugovor trebalo potpisati nakon pregovaračkog postupka s podnositeljem pritužbe, iako je Komisija smatrala da je prikladnije izmijeniti ugovor dopunom.

Kad je riječ o prilagodbi naknada, delegacija je kontinuirano osiguravala dijalog s podnositeljem pritužbe. Podnositelj pritužbe poslao je 17. veljače 2003. Delegaciji dopis na koji je propisno odgovoreno 26. veljače 2003. Kao odgovor na taj odgovor podnositelj pritužbe poslao je 5. ožujka 2003. dodatno pismo Delegaciji. Osim toga, održani su različiti neformalni sastanci između OMSAR-a, podnositelja pritužbe i delegacije, na kojima je delegacija obavijestila podnositelja pritužbe da je moguća određena fleksibilnost, iako u određenim granicama. Naime, jedan od tih sastanaka održan je 24. veljače 2003., u čijem je zapisniku jasno navedeno da bi moguće povećanje iznosilo 10 %. Ti su zapisnici propisno poslani voditelju tima podnositelja pritužbe e-poštom. Stoga je do neuspjeha pregovora došlo zbog nevoljkosti podnositelja pritužbe da uzme u obzir smjernice delegacije.

4.3 U svojim dodatnim očitovanjima podnositelj pritužbe naveo je da je Komisiji trebalo pola godine da odgovori na početni nacrt, koji je podnesen početkom srpnja 2002., dok su manje primjedbe zaprimljene krajem studenoga 2002. nakon mnogo poziva konzorcija i OMSAR-a. Drugi nacrt podnesen je u prosincu 2002. i nikad nisu zaprimljene ozbiljne primjedbe. Međutim, osoblje delegacije dalo je niz novih direktiva i prijedloga, koji su nakon nekog vremena ponovno izmijenjeni. Točno je da je u kontekstu pripreme novog plana rada održan niz neformalnih sastanaka na kojima je osoblje Komisije dalo široke prijedloge o opsegu mogućeg ili dopuštenog povećanja naknada, ali je na kraju Komisija izričito odlučila da bi OMSAR i Konzorcij trebali riješiti to pitanje i postići uzajamno prihvatljiv pristup. U tu je svrhu OMSAR imenovao odbor za razmatranje tog pitanja i iznošenje razumnog i praktičnog prijedloga. Komisija je navela da će takav zajednički prijedlog vjerojatno biti prihvaćen. Na kraju je Odbor došao do zaključaka, što je dovelo do povećanja od 20 % do 28 % za međunarodne stručnjake i 30 % za lokalne stručnjake, što je bilo prihvatljivo za obje strane, odnosno za OMSAR i Konzorcij. Međutim, kada su ti zaključci predstavljeni Komisiji, Delegacija ih je ipak odbila.

4.4 Ombudsmanica primjećuje, iz kronologije događaja predstavljenih u točki 3.6. ovog mišljenja, da su Komisija i OMSAR bili u međusobnom dijalogu u pogledu prijedloga za drugu fazu projekta te da je održano nekoliko sastanaka između Komisije, OMSAR-a i podnositelja pritužbe. Tvrdnja podnositelja pritužbe da je prijedlog odbijen, a da se zainteresiranim stranama nije dalo pravo na saslušanje, stoga se ne može prihvatiti.

Kad je riječ o navodnoj proizvoljnosti, ombudsmanica napominje da je Komisija u svojem dopisu od 26. ožujka 2003. upućenom OMSAR-u doista navela da bi OMSAR trebao nastaviti rasprave s podnositeljem pritužbe o ljudskim resursima i financijskim aspektima. U tom je dopisu navedeno i da će se spis morati poslati delegaciji koja će zatim ocijeniti je li primjereno zatražiti odobrenje Komisije kako bi se pokrenuo pregovarački postupak. U dopisu je istaknuto da bi, ako delegacija podnese takav zahtjev, a Komisija ga odobri, OMSAR bio ovlašten sudjelovati u pregovaračkom postupku kako bi formalizirao nacrt ugovora. Ombudsmanica napominje da, suprotno onomu što je podrazumijevao podnositelj pritužbe, ništa u navedenom dopisu upućenom OMSAR-u nije upućivalo na postojanje dogovora koji je delegacija predložila ili na to da će delegacija prihvatiti prijedlog u cijelosti. To zapravo nije mogao biti slučaj jer detaljni financijski aspekti prijedloga još nisu bili podneseni Delegaciji (15). Dopisom od 15. travnja 2003. Delegacija je obavijestila OMSAR da se njezin prijedlog od 4. travnja 2003. ne može odobriti zbog razloga koji su objašnjeni u detaljnoj evaluaciji prijedloga, koja je priložena dopisu i koja se uglavnom odnosila na financijske aspekte prijedloga, odnosno povećanje naknada i kvalitetu životopisa. Uzimajući u obzir taj ishod, Delegacija je pozvala OMSAR da objavi međunarodni poziv na podnošenje ponuda kako bi se odabrao pružatelj tehničke pomoći. Ombudsmanica napominje da u ocjeni delegacije nije bilo ničega iz čega bi se činilo da je delegacija djelovala proizvoljno kada je odbila prijedlog OMSAR-a od 4. travnja 2003.

4.5 Stoga na temelju prethodno navedenih razmatranja nije utvrđen nijedan slučaj nepravilnosti u postupanju u pogledu dodatne tvrdnje podnositelja pritužbe.

Mogućnost prijateljskog rješenja

Člankom 3. stavkom 5. Statuta Europskog ombudsmana nalaže se da u najvećoj mogućoj mjeri traži prijateljsko rješenje s dotičnom institucijom kako bi se uklonio slučaj nepravilnosti u postupanju i zadovoljio podnositelj pritužbe.

Ombudsmanica je stoga Komisiji iznijela sljedeći prijedlog prijateljskog rješenja:

Komisija je mogla preispitati svoju odluku o povratu iznosa od 29 306,65 eura od podnositelja pritužbe u vezi s timom za presretanje u dijelu u kojem se odnosi na one dijelove iznosa koji odgovaraju kupljenim zrakoplovnim kartama i dnevnicima isplaćenima tijekom desetodnevnog razdoblja prije početka putovanja.

Odgovor Komisije na prijedlog Europskog ombudsmana

Komisija je izjavila da je, nastavno na prijedlog Europskog ombudsmana i u interesu poduzimanja koraka za rješavanje tog pitanja, ponovno ocijenila predmet i prihvatila prijedlog Europskog ombudsmana o prijateljskom rješenju.

Komisija je stoga ponovno izračunala troškove povezane s kupljenim zrakoplovnim kartama i dnevnicama plaćenima tijekom desetodnevnog razdoblja prije početka putovanja na sljedećoj osnovi:

Ombudsman je u svojoj odluci (16) naveo da se „izgleda da je predpočetna faza bila razdoblje od deset dana na samom početku ugovora, iako nije jasno je li to razdoblje obuhvaćalo točno prvih deset dana (od 30. rujna do 9. listopada 1999.) ugovora. Međutim, jasno je da je predpočetna faza prestala do 14. listopada 1999., s obzirom na to da je Komisija u svojem odgovoru navela da je predpočetno izvješće odobreno za tu fazu.

Komisija je prvi radni dan zaštitnih mehanizama (kako je navedeno u njihovim evidencijama radnog vremena) smatrala početkom razdoblja prije početka, koje je stoga produljeno od 2. listopada do 11. listopada 1999.(17). Stoga se troškovi u ukupnom iznosu od 3 536,23 EUR (18), koji odgovaraju dnevnicima i zrakoplovnim kartama, sada smatraju prihvatljivima.

Komisija je zaključila da je prihvatila prijedlog Ombudsmana o prijateljskom rješenju. U skladu s ovim prijedlogom iznos od 3 536,23 EUR za zrakoplovne karte i dnevnice tijekom razdoblja prije početka putovanja odbijen je od iznosa koji treba vratiti. Stoga bi iznos povrata bio 25 770,42 EUR umjesto početnog iznosa od 29 306,65 EUR. Međutim, Komisija je naglasila da podnositelj pritužbe, ako ne želi prihvatiti taj prijedlog, ne bi bio voljan odustati od bilo kakve daljnje tvrdnje.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe izjavio je da nakon otprilike tri godine ne može poreći da je konačni ishod postupka pritužbe bio daleko od zadovoljavajućeg. Međutim, s obzirom na to da je podnositelj pritužbe priznao da mu Statut Europskog ombudsmana ne dopušta mnogo više od predloženog prijateljskog rješenja, odlučio se suzdržati od daljnjih opažanja i prihvatio prijedlog. Podnositelj pritužbe zahvalio je Ombudsmanu na njegovim naporima i želio znati kome u Komisiji treba uputiti svoj „račun za nagodbu”.

ODLUKA

1 Navodno neopravdana naplata i zahtjev za povrat te druga dva navoda

1.1 Podnositelj pritužbe društvo je savjetnika za upravljanje koje je u konzorciju osnovanom zajedno s drugim društvom bilo ugovaratelj u provedbi razvojnog projekta Europske komisije u trećoj zemlji. Prema podnositelju pritužbe, ugovorom o savjetovanju za praćenje projekata, koji je potpisan u kolovozu/rujnu 1999., nepravedno je upravljala delegacija Komisije u zemlji („delegacija”). U svojoj pritužbi Europskom ombudsmanu i u svojim očitovanjima podnositelj pritužbe iznio je tri tvrdnje: i. da je odluka Komisije od 22. siječnja 2003. o povratu iznosa od 29 306,65 EUR koji predstavlja dnevnicu i troškove ulaznica za tim za podršku kućnom uredu, koji je konzorcij tijekom godina fakturirao, neopravdana; ii. Komisija je pokazala neodlučnost i neodgovornost u pogledu plana koji je konzorcij podnio u lipnju i prosincu 2002. te ponovno u ožujku 2003. za drugu fazu projekta; i iii. prijedlog za drugu fazu projekta jednostavno je odbijen, a da OMSAR-u ili podnositelju pritužbe nije pružena nikakva mogućnost da budu saslušani.

1.2 Na temelju svoje analize spisa u prijedlogu prijateljskog rješenja od 15. veljače 2007. Ombudsman nije utvrdio nepravilnosti u postupanju u vezi s navodima iz točaka ii. i iii. ovog mišljenja.

1.3 Što se tiče prvog prigovora, Komisija je u svojem mišljenju navela da ima dovoljno pravnih osnova za traženje povrata u iznosu od 29 306,65 eura. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima podsjetio da je primjerak dopisa OMSAR-a od 30. rujna 1999. bio na raspolaganju Delegaciji više od pet godina. U tom je dopisu OMSAR podnositelju pritužbe skrenuo pozornost na niz pitanja o kojima se raspravljalo i koja su dogovorena s delegacijom, uključujući troškove tima za backstopping. Ombudsmanica je 15. ožujka 2006. provela dodatne istrage u vezi s tim pitanjem, na koje je Komisija odgovorila 20. srpnja 2006., zadržavajući svoje stajalište da zatraži povrat iznosa od 29 306,65 EUR.

1.4 Ombudsman je 15. veljače 2007. Komisiji uputio prijedlog prijateljskog rješenja, predloživši joj da preispita svoju odluku o povratu iznosa od 29 306,65 eura od podnositelja pritužbe u vezi s timom za presretanje, u dijelu u kojem se odnosi na one dijelove iznosa koji odgovaraju kupljenim zrakoplovnim kartama i dnevnicima plaćenima tijekom desetodnevnog razdoblja koje prethodi početku.

1.5 U svojem odgovoru od 14. svibnja 2007. Komisija je navela da je, u interesu poduzimanja koraka za rješavanje tog pitanja, ponovno ocijenila spis i prihvatila prijedlog Ombudsmana o prijateljskom rješenju. Komisija je objasnila da su se na temelju te ponovne procjene troškovi u ukupnom iznosu od 3 536,23 EUR (19), koji odgovaraju dnevnicima i zrakoplovnim kartama, sada smatrali prihvatljivima. Komisija je zaključila da je, u skladu s prijedlogom Ombudsmana o prijateljskom rješenju, iznos od 3 536,23 EUR za zrakoplovne karte i dnevnice tijekom razdoblja prije pokretanja postupka odbijen od iznosa koji treba vratiti. Stoga bi iznos povrata bio 25 770,42 EUR umjesto početnog iznosa od 29 306,65 EUR.

1.6 Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima prihvatio prijateljsko rješenje. Međutim, podnositelj pritužbe naveo je da nakon otprilike tri godine ne može poreći da je konačni ishod postupka pritužbe daleko od zadovoljavajućeg. Međutim, budući da je podnositelj pritužbe priznao da mu Statut Europskog ombudsmana ne dopušta mnogo više od predloženog prijateljskog rješenja, odlučio se suzdržati od daljnjih opažanja. Podnositelj pritužbe zahvalio je Ombudsmanu na njegovim naporima i želio znati kome u Komisiji treba uputiti svoj „račun za nagodbu”.

1.7 Ombudsmanica napominje da je podnositelj pritužbe, iako nije u potpunosti zadovoljan ukupnim ishodom, prihvatio prijateljsko rješenje. Kad je riječ o pitanju podnositelja pritužbe o tome kome bi se trebao obratiti u pogledu računa za nagodbu, Ombudsman vjeruje da će Komisija odmah stupiti u kontakt s podnositeljem pritužbe u pogledu konačnog povrata.

Zaključak

Nakon inicijative Europskog ombudsmana čini se da su Komisija i podnositelj pritužbe postigli dogovor o prijateljskom rješenju pritužbe. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Iz ugovora proizlazi da ga je podnositelj pritužbe potpisao 30. kolovoza 1999., a OMSAR 30. rujna 1999.

(2) Podnositelj pritužbe „zaustavljanjem” upućuje na tim za potporu u svojem glavnom uredu u Nizozemskoj.

(3) U pismu delegacije od 10. prosinca 1999. navodi se da je početno izvješće trebalo biti sastavljeno 60 dana nakon potpisivanja ugovora.

(4) U tom je pogledu Komisija priložila Prilog D Posebnim uvjetima, naslovljen "Raspored naknada i troškova (financijski prijedlog [podnositelja pritužbe])".

(5) Ombudsmanica napominje da se podnositelj pritužbe samo implicitno pozvao na načelo legitimnih očekivanja, navodeći da je slijedio postupak tri i pol godine i da ga je Komisija uvijek nadoknađivala.

(6) Vidjeti Godišnje izvješće za 1997., str. 22.

(7) Vidjeti bilješku 2.

(8) Podnositelj pritužbe potpisao je ugovor 30. kolovoza 1999., a OMSAR 30. rujna 1999., a u njemu se nalazi i (ne)potvrđena potvrda voditelja delegacije.

(9) Financijski prijedlog je od 12. studenog 1998. godine.

(10) U raščlambi cijena navode se tri stavke: i. naknade, ii. izravni troškovi i iii. nadoknadivi troškovi.

(11) Tehnički prijedlog datiran je 17. studenoga 1998.

(12) Vidjeti predmet T-203/96 Embassy Limousines protiv Parlamenta [1998.] ECR II-4239, stavak 74. i navedenu sudsku praksu.

(13) Oznaka "Predmet" u tom dopisu odnosila se na "Globalni plan rada Okvira za buduće intervencije (FFAI)".

(14) Društvo OMSAR potpisalo je Dopunu ugovoru 19. rujna 2002., a podnositelj pritužbe potpisao ju je 30. rujna 2002. Ugovor je 11. listopada 2002. odobrio voditelj Delegacije za financiranje od strane Europske zajednice.

(15) Delegacija je u svojem dopisu od 19. ožujka 2003. obavijestila OMSAR da proračunske tablice sastavljene u to vrijeme služe samo kao prikaz problema i ne mogu biti predmet ispitivanja, a kamoli odobrenja.

(16) Komisija je "odlukom" zapravo uputila na prijedlog Ombudsmana o prijateljskom rješenju.

(17) Iznos je izračunan na temelju dokumenta priloženog kao Prilog 1.b mišljenju Komisije od 20. srpnja 2006. rujan/listopad 1999.").

(18) Odgovor Komisije sadržava detaljnu tablicu o tom izračunu.

(19) Odgovor Komisije sadržava detaljnu tablicu u vezi s tim izračunom.