Strasbourg, 23. ožujka 2005.

Poštovani gospodine X.,

Dana 18. svibnja 2004. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u vezi sa zaključkom projekta Leonardo da Vinci.

Pritužbu sam 14. lipnja 2004. proslijedio predsjedniku Komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 26. kolovoza 2004. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 15. listopada 2004.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

U svibnju 2004. Ombudsmanu je podnesena pritužba protiv Europske komisije u vezi sa zaključenjem projekta Leonardo da Vinci.

Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice ukratko sljedeće:

U siječnju 2002. podnositelj pritužbe obratio se Komisiji u ime voditelja projekta i zatražio produljenje roka za podnošenje završnog izvješća o projektu. Podnositelj pritužbe objasnio je da se zahtjev za produljenje temelji na činjenici da je bio ozbiljno bolestan i da stoga nije radio gotovo godinu dana. Budući da nije dobio zadovoljavajući odgovor, ponovno je u svibnju 2002. pisao Komisiji tražeći određena pojašnjenja. Međutim, radovi na projektu dovršeni su krajem 2000. godine, a tek je završno izvješće trebalo biti sastavljeno i dostavljeno. Ništa nije čuo od Komisije do siječnja 2004., kada je primio zahtjev za povrat u iznosu od 37 488,85 eura. Pretpostavio je da je, s obzirom na to da nije mogao dovršiti završno izvješće, izgubio samo treći i posljednji dio sredstava koja je Komisija trebala isplatiti, a koja zapravo nikad nisu bila isplaćena.

Prema podnositelju pritužbe, Komisija tvrdi da je pisala voditelju projekta 7. svibnja 2002. i 21. svibnja 2002., ali podnositelj pritužbe nikad nije primio te dopise. Voditelj projekta preselio se i promijenio adresu 2002. godine, ali je dogovoreno prosljeđivanje pošte. Međutim, podnositelj pritužbe potvrđuje da određena pošta nikada nije primljena nakon preseljenja.

Podnositelj pritužbe tvrdi da je Komisija kriva za:

1. kašnjenje koje se može izbjeći ako ga se ne kontaktira od svibnja 2002. do siječnja 2004. u vezi s projektom koji je završio 2000.; i

1. Nepravednost jer nije priznao svoju tešku bolest kao objašnjenje za kašnjenje u podnošenju završnog izvješća.

Podnositelj pritužbe tvrdi da bi Komisija trebala odustati od zahtjeva za povrat novca primljenog u okviru projekta.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija u svojem mišljenju ukratko iznosi sljedeće primjedbe:

Predmetni ugovor potpisan je između ugovaratelja, kojeg zastupa podnositelj pritužbe, i Europske komisije za razdoblje od 1. prosinca 1998. do 5. svibnja 2001. Završna evaluacija projekta dovršena je 12. svibnja 2002. Budući da završno izvješće nije podneseno, Komisija je zaključila projekt na temelju dostupnih informacija, odnosno privremenog izvješća.

Komisija navodi svoju korespondenciju s podnositeljem pritužbe, relevantnu za njegove navode, kako slijedi:

20. studenoga 2000.: Informativni dopis Komisije podnositelju pritužbe u kojem se, među ostalim, ističe potreba da se nositelji projekata Leonardo da Vinci pridržavaju rokova utvrđenih u ugovoru (ugovor podnositelja pritužbe trebao je isteći 5. svibnja 2001.);

studenog 2001.: Budući da je rok za podnošenje završnog izvješća prošao bez podnošenja izvješća, podnositelju pritužbe poslan je podsjetnik u kojem mu je dan novi rok za podnošenje izvješća od 4. siječnja 2002.;

8. siječnja 2002.: Komisija je primila dopis podnositelja pritužbe u kojem se traži produljenje roka za podnošenje završnog izvješća zbog dugog razdoblja bolesti;

18. siječnja 2002.: Komisija odgovara podnositelju pritužbe, produljujući rok za podnošenje završnog izvješća do 15. veljače 2002.;

22. travnja 2002.: Nakon što više nije saslušala ugovaratelja, Komisija je 11. travnja 2002. zatvorila spis na temelju privremenog izvješća. Dopisom od 22. travnja 2002. Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe o zatvaranju, ali mu je dala priliku da odgovori u roku od 20 kalendarskih dana i priloži svu popratnu dokumentaciju;

7. svibnja 2002.: Podnositelj pritužbe odgovorio je i zatražio daljnje produljenje roka za dovršetak izvješća;

14. srpnja 2003., 17. rujna 2003., 24. studenoga 2003. i 6. siječnja 2004.: obavijest o terećenju i podsjetnici poslani su podnositelju pritužbe;

16. siječnja 2004.: potvrdu podnositelja pritužbe o primitku zahtjeva Komisije za povrat;

28. siječnja 2004.: odgovor Komisije podnositelju pritužbe s konačnim zahtjevom za plaćanje;

1. travnja 2004.: potvrdu podnositelja pritužbe o primitku konačnog zahtjeva i obavješćivanje Komisije da je voditelj projekta prestao s radom;

21. travnja 2004.: pomirljivi odgovor Glavne uprave Komisije za proračun na posljednji dopis podnositelja pritužbe;

6. svibnja 2004.: Komisija je podnositelju pritužbe poslala završni dopis u kojem je objasnila razloge zbog kojih je projekt morao biti zaključen.

Navodno kašnjenje u stupanju u kontakt s podnositeljem pritužbe

Komisija tvrdi da je podnositelj pritužbe obaviješten o razvoju događaja u spisu. To potvrđuju brojni zahtjevi za dodatne informacije koji su poslani podnositelju pritužbe u vezi sa završnim izvješćem. Tvrdnja da Komisija nije stupila u kontakt s ugovarateljem od svibnja 2002. do siječnja 2004. nije u potpunosti istinita. Komisija je 14. srpnja 2003. podnositelju pritužbe poslala obavijest o terećenju nakon zaključenja projekta. Komisija prihvaća da je ta komunikacija kasnila i ispričava se zbog toga. Razlog za kašnjenje jest činjenica da su službe Komisije prednost dale nositeljima projekata koji su plaćali dospjela plaćanja, a ne naplatili dugove. Nakon dopisa od 14. srpnja 2003. uslijedila su dva podsjetnika od 17. rujna 2003. i 24. studenoga 2003. Komisija je tek povratom tih dopisa s oznakom „nije dostavljeno” saznala da je podnositelj pritužbe promijenio adresu. Komisija je zatim morala provesti istragu kako bi saznala novu adresu podnositelja pritužbe. Komisija se stoga ne može smatrati odgovornom za to da podnositelj pritužbe nije primio dopise jer nikada nije obavijestio Komisiju o svojoj promjeni adrese.

Navodni propust da se prizna bolest podnositelja pritužbe

Komisija je obaviještena o bolesti podnositelja pritužbe nakon što je poslala svoj dopis s podsjetnikom od 30. studenoga 2001. u kojem je istaknula da je istekao ugovorni rok za podnošenje završnog izvješća. Komisija je već upozorila podnositelja pritužbe dopisom od 20. studenoga 2000., u kojem je istaknula da se ugovorni rok mora poštovati. Komisija je uzela u obzir bolest podnositelja pritužbe produljenjem roka za podnošenje završnog izvješća do 15. veljače 2002., tj. 10 mjeseci nakon roka utvrđenog u ugovoru. Budući da podnositelj pritužbe nije odgovorio, Komisija je odlučila zaključiti projekt u sadašnjem obliku. Komisija je 22. travnja 2002. podnositelju pritužbe poslala dopis kojim ga je obavijestila o zatvaranju. Tom su dopisu priložene financijske pojedinosti s objašnjenjima te je podnositelju pritužbe omogućeno da u roku od 20 radnih dana odgovori i dostavi dokumente koji nedostaju. Podnositelj pritužbe odgovorio je na taj dopis i izrazio neslaganje s financijskim pojedinostima te je ponovio svoj zahtjev za produljenje roka za podnošenje završnog izvješća. Međutim, nije priložio nijedan od dokumenata koje je zatražila Komisija i Komisija je stoga smatrala da podnositelj pritužbe nije dostavio nikakve nove informacije kako bi razjasnio svoju situaciju. Stoga je zaključila projekt na temelju dostupnih informacija.

Nakon telefonskog razgovora s podnositeljem pritužbe 19. travnja 2004. Glavna uprava Komisije za proračun zatražila je od Glavne uprave za obrazovanje i kulturu da ponovno otvori predmet. Nakon preispitivanja spisa 6. svibnja 2004. podnositelju pritužbe poslan je dopis u kojem se objašnjavaju razlozi zbog kojih je Komisija zaključila projekt.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim očitovanjima iznosi sljedeću primjedbu koja je relevantna za istragu koja je u tijeku:

Kada se voditelj projekta preselio u proljeće 2002. godine, poduzeti su koraci za preusmjeravanje pošte. U memorandumu dopisa podnositelja pritužbe Komisiji od 7. svibnja 2002. navodi se nova adresa.

ODLUKA

1 Uvodna napomena

1.1 U pritužbi, koja se odnosi na zaključak projekta Leonardo da Vinci, podnositelj pritužbe iznio je niz navoda o nepravilnostima u postupanju protiv Komisije. Dio tih navoda odnosio se na nepravilnosti u postupanju u početnoj fazi projekta u razdoblju 1998. – 1999.

1.2 Europski ombudsman podsjeća da se u skladu s člankom 2.4. Statuta Europskog ombudsmana pritužba podnosi u roku od dvije godine od datuma kada je osoba koja podnosi pritužbu saznala za činjenice na kojima se temelji (1). Na temelju te odredbe Europski ombudsman nema pravo baviti se navodima o nepravilnostima u postupanju u razdoblju 1998. – 1999.

1.3 Opseg istrage Ombudsmana stoga je ograničen na navode i tvrdnje navedene u pismima Ombudsmana od 14. lipnja 2004. kojima se Komisiju i podnositelja pritužbe obavješćuje o pokretanju istrage.

2 Navodni propust da se prizna bolest podnositelja pritužbe

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da se u siječnju 2002. obratio Komisiji u ime voditelja projekta i zatražio produljenje roka za podnošenje završnog izvješća o predmetnom projektu, koji je završio 2000. Podnositelj pritužbe objasnio je da se zahtjev za produljenje temelji na činjenici da je bio ozbiljno bolestan i da stoga nije radio gotovo godinu dana. Budući da nije dobio zadovoljavajući odgovor, ponovno je u svibnju 2002. pisao Komisiji tražeći određena pojašnjenja. Međutim, nije saslušao Komisiju do siječnja 2004., kada je primio zahtjev za povrat u iznosu od 37 488,85 eura. Podnositelj pritužbe tvrdi da je Komisija kriva za nepravednost jer nije priznala njegovu tešku bolest kao objašnjenje za kašnjenje u podnošenju završnog izvješća.

2.2 Komisija tvrdi da je u svojem dopisu od 18. siječnja 2002. uzela u obzir bolest podnositelja pritužbe produljenjem roka za podnošenje završnog izvješća do 15. veljače 2002. Budući da podnositelj pritužbe nije odgovorio, Komisija je odlučila zaključiti projekt u sadašnjem obliku. Komisija je 22. travnja 2002. podnositelju pritužbe poslala dopis kojim ga je obavijestila o zatvaranju, u kojem je navela financijske pojedinosti i omogućila mu da odgovori i dostavi dokumente koji nedostaju u roku od 20 radnih dana. Podnositelj pritužbe odgovorio je, izrazivši neslaganje s financijskim pojedinostima i obnovivši svoj zahtjev za produljenje roka za podnošenje završnog izvješća. Međutim, s obzirom na to da nije priložila nijedan od zatraženih dokumenata, Komisija je smatrala da nije dostavila nikakve nove informacije kojima bi se razjasnila njegova situacija te je stoga zaključila projekt na temelju informacija kojima je raspolagala. Nakon telefonskog razgovora s podnositeljem pritužbe 19. travnja 2004. Glavna uprava Komisije za proračun zatražila je od Glavne uprave za obrazovanje i kulturu da ponovno otvori predmet. Nakon preispitivanja spisa 6. svibnja 2004. podnositelju pritužbe poslan je dopis u kojem se objašnjavaju razlozi zbog kojih je Komisija zaključila projekt.

2.3 Ombudsmanica napominje da su sljedeće činjenične okolnosti u ovom predmetu nesporne: Nakon isteka izvornog roka za podnošenje završnog izvješća Komisija je podnositelju pritužbe dala novi rok za podnošenje završnog izvješća, odnosno 4. siječnja 2002. Podnositelj pritužbe odgovorio je Komisiji 8. siječnja 2002. i zatražio produljenje roka. Podnositelj pritužbe u svojem je dopisu objasnio da je bio ozbiljno bolestan i da stoga nije radio gotovo godinu dana.

2.4 Ombudsmanica iz dokumenata podnesenih tijekom istrage primjećuje da se čini da je Komisija dopisom od 18. siječnja 2002. odgovorila na dopis podnositelja pritužbe od 8. siječnja 2002. Dopis Komisije glasi kako slijedi:

„Hvala vam na faksu od 8. siječnja 2002. Obavještavamo Vas da nažalost ne možemo odobriti Vaš zahtjev zbog završetka programa Leonardo da Vinci I. Podsjećamo Vas da je izvorni rok za podnošenje završnog izvješća bio 05.06.2001 ., a potvrđujemo i našu preporučenu poštu od 30 . studenog 2001 . godine, u kojoj smo kao zadnji rok za zaprimanje završnog izvješća odredili 4. siječanj 2002 . godine. S obzirom na tu situaciju, Komisija je sada obvezna zatvoriti vaš spis na temelju informacija koje su nam dostupne, kao što su privremeno izvješće i sve informacije koje ćemo na kraju primiti do 15. veljače 2002. Podsjećamo vas da će se sve poduzete aktivnosti i svi rashodi nastali izvan ugovornog razdoblja (od 1. prosinca 1998. do 5. travnja 2001.) stoga smatrati neprihvatljivima. Obrazac završnog izvješća dostupan je na internetskim stranicama u nastavku: /.../ Molimo Vas da popunjeno izvješće pošaljete na sljedeću adresu: /.../ Unaprijed Vam zahvaljujem na nastojanju da Vaše završno izvješće pošaljemo u zadanom roku.”

2.5 Ombudsman također prima na znanje sljedeće iz podnesenih dokumenata. Čini se da podnositelj pritužbe nije reagirao na dopis Komisije od 18. siječnja 2002. Komisija je stoga zaključila projekt na temelju dostupnih informacija. Dopisom od 22. travnja 2002. obavijestila je podnositelja pritužbe o zatvaranju, objasnila financijske pojedinosti projekta i dala mu 20 radnih dana za podnošenje dokumenata koji nedostaju. Podnositelj pritužbe odgovorio je 7. svibnja 2002., izričito se pozivajući na dopis Komisije od 22. travnja 2002. i objašnjavajući da se ne slaže s određenim financijskim pojedinostima projekta. Podnositelj pritužbe također je smatrao očitim da Komisija nije priznala sadržaj njegova dopisa od 8. siječnja 2002. te je stoga ponovio svoj zahtjev za produljenje za dovršetak završnog izvješća.

2.6 Prema mišljenju Ombudsmana, pismo Komisije od 18. siječnja 2002. moglo se bolje formulirati. Međutim, Ombudsman smatra da se u dopisu jasno navodi, posebno na temelju njegove posljednje rečenice, da je podnositelju pritužbe omogućeno dodatno vrijeme, tj. do 15. veljače 2002., za podnošenje završnog izvješća. Ombudsmanica napominje da se čini da podnositelj pritužbe nije reagirao na dopis Komisije. Čini se da ne osporava ni primitak predmetnog dopisa. Ombudsman stoga smatra da je, ako je podnositelj pritužbe utvrdio da je produljeni rok prekratak, mogao stupiti u kontakt s Komisijom u vezi s tim pitanjem. Umjesto toga, reagirao je tek u svibnju 2002., nakon što je saznao da je projekt zatvoren.

2.7 S obzirom na navedeno, ombudsmanica smatra da je Komisija priznala bolest podnositelja pritužbe time što mu je odobrila produženi rok za podnošenje završnog izvješća. S obzirom na to da podnositelj pritužbe nije reagirao u produljenom roku, čini se da je Komisija postupila razumno tako što je zaključila projekt. Ombudsman stoga ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu tog aspekta pritužbe.

3 Navodno kašnjenje u stupanju u kontakt s podnositeljem pritužbe

3.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da nakon svojeg dopisa Komisiji od 7. svibnja 2002., u kojem je ponovio svoj zahtjev za produljenje roka za podnošenje završnog izvješća, nije saslušao Komisiju do siječnja 2004., kada je primio zahtjev za povrat. Voditelj projekta preselio se i promijenio adresu 2002. godine, ali je dogovoreno prosljeđivanje pošte. Međutim, podnositelj pritužbe priznaje da određena pošta nikada nije primljena nakon preseljenja. U dopisu podnositelja pritužbe od 7. svibnja 2002. navodi se nova adresa. Podnositelj pritužbe tvrdi da je Komisija kriva za kašnjenje koje se moglo izbjeći jer ga nije kontaktirala od svibnja 2002. do siječnja 2004. u vezi s projektom koji je završio 2000.

3.2 Komisija tvrdi da je 14. srpnja 2003. podnositelju pritužbe poslala obavijest o terećenju nakon zaključenja projekta. Komisija prihvaća da je ta komunikacija kasnila i ispričava se zbog toga. Razlog za kašnjenje jest činjenica da su službe Komisije prednost dale nositeljima projekata koji su plaćali dospjela plaćanja, a ne naplatili dugove. Komisija tvrdi i da je podnositelju pritužbe poslala dva dopisa s podsjetnikom od 17. rujna i 24. studenoga 2003. te da je tek vraćanjem tih dopisa s oznakom „nije dostavljeno” saznala da je podnositelj pritužbe promijenio adresu. Komisija je zatim morala provesti istragu kako bi saznala novu adresu podnositelja pritužbe. Komisija tvrdi da se stoga ne može smatrati odgovornom za podnositelja pritužbe koji nije primio dopise, s obzirom na to da nikada nije obavijestio Komisiju o svojoj promjeni adrese.

3.3 Ombudsmanica napominje da se ne čini da podnositelj pritužbe dovodi u pitanje činjenicu da mu je Komisija 14. srpnja 2003. poslala obavijest o terećenju, nakon čega su uslijedili podsjetnici u rujnu i studenome iste godine. Ombudsman nadalje napominje da, unatoč dogovoru o prosljeđivanju pošte, podnositelj pritužbe potvrđuje da je određena pošta nestala nakon preseljenja voditelja projekta 2002. Ombudsmanica smatra nesretnim što Komisija nije primijetila promjenu adrese u memorandumu dopisa podnositelja pritužbe od 7. svibnja 2002. Međutim, napominje da podnositelj pritužbe nije spomenuo promjenu adrese u dopisu. Ombudsmanica stoga smatra da je nedostatak kontakta između stranaka tijekom razdoblja od srpnja 2003. do siječnja 2004. uglavnom posljedica okolnosti izvan kontrole Komisije. Ombudsman stoga ne smatra da je Komisija kriva za kašnjenje koje se moglo izbjeći jer nije kontaktirala podnositelja pritužbe od svibnja 2002. do siječnja 2004. Međutim, Ombudsmanica napominje da Komisija priznaje kašnjenje u slanju obavijesti o terećenju od 14. srpnja 2003. Ombudsmanica, međutim, napominje i da se Komisija ispričala zbog tog kašnjenja. Ombudsman stoga ne smatra da postoji razlog za daljnje postupanje u vezi s tim pitanjem.

3.4 S obzirom na navedeno, Ombudsmanica ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju Komisije u vezi s tim aspektom pritužbe.

4 Zahtjev da Komisija odustane od svojeg zahtjeva za povrat

4.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da je pretpostavio da je, s obzirom na to da nije mogao dovršiti završno izvješće, izgubio samo treći i posljednji dio financiranja koje je Komisija trebala isplatiti, a koje još nije primio. Podnositelj pritužbe stoga tvrdi da bi Komisija trebala odustati od zahtjeva za povrat novca primljenog u okviru projekta.

4.2 Kad je riječ o činjeničnim okolnostima koje su dovele do zahtjeva za povrat, Ombudsman iz dokumenata podnesenih tijekom istrage prima na znanje sljedeće. Dopisom od 28. studenoga 2000. Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da je privremeno izvješće odobreno, ali da će se prihvatljivost izdataka provjeriti tijekom evaluacije završnog izvješća i da će se konačna dodjela sredstava izračunati na temelju dvaju izvješća (privremena i konačna). Budući da Komisija nije primila završno izvješće, provela je završnu financijsku evaluaciju projekta na temelju dostupnih informacija, tj. privremenog izvješća. Komisija je 22. travnja 2002. podnositelju pritužbe poslala dopis kojim ga je obavijestila o financijskoj procjeni projekta i dala mu 20 kalendarskih dana za podnošenje, među ostalim, dodatnih popratnih dokumenata. Podnositelj pritužbe obaviješten je da informacije koje nedostaju ili su nepotpune znače da će se povezani troškovi smatrati neprihvatljivima i da će evaluacija biti konačno dovršena na temelju dostupne dokumentacije. Financijska evaluacija priložena je dopisu Komisije. Iz te je evaluacije jasno da su projektu isplaćena dva predujma u ukupnom iznosu od 98 000 EUR. Međutim, prije svega zbog toga što su određeni troškovi proglašeni neprihvatljivima, saldo projekta pokazao je deficit od 37 488,85 EUR. U financijskoj evaluaciji navedeni su neprihvatljivi troškovi te su navedeni razlozi zbog kojih su utvrđeni kao neprihvatljivi. Navedeni razlozi uglavnom su bili nedostatak određenih konkretnih informacija o predmetnim troškovima. Dopisom od 7. svibnja 2002. podnositelj pritužbe doveo je u pitanje određene pojedinosti u financijskoj procjeni. Međutim, čini se da nije dostavio dodatne popratne dokumente.

4.3 Na temelju prethodno navedenog Ombudsman zaključuje da je podnositelj pritužbe obaviješten da će se prihvatljivost rashoda provjeriti tijekom evaluacije završnog izvješća. Također je obaviješten da će informacije koje nedostaju ili su nepotpune učiniti određene troškove projekta neprihvatljivima te da Komisija smatra da postoji manjak u saldu proračuna projekta. Nadalje, podnositelju pritužbe omogućeno je da podnese završno izvješće i pruži dodatne informacije o troškovima za koje je utvrđeno da su neprihvatljivi. S obzirom na to, ombudsmanica smatra da Komisija nije odgovorna za to što je podnositelj pritužbe pogrešno zauzeo stajalište da bi nepodnošenje završnog izvješća samo dovelo do gubitka dijela sredstava koja još nisu primljena. Argument podnositelja pritužbe u tom pogledu stoga Ombudsmanu ne pruža nikakvu osnovu za tvrdnju da bi Komisija trebala odustati od zahtjeva za povrat novca primljenog u okviru projekta.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Statut Europskog ombudsmana dostupan je na internetskoj stranici Europskog ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu/lbasis/en/statute.htm.