Strasbourg, 13. rujna 2004.

Poštovani gospodine G.,

Gđa Christa Klaß, zastupnica u Europskom parlamentu, proslijedila mi je 25. ožujka 2004. pritužbu koju ste željeli podnijeti protiv Europskog parlamenta. Pritužba se odnosila na navodni propust Parlamenta da vam dostavi prijevode poziva na podnošenje ponuda na njemački jezik. Na zahtjev mojih službi 28. ožujka 2004. predali ste mi preslike relevantnih dokumenata.

Pritužbu sam 31. ožujka 2004. proslijedio predsjedniku Europskog parlamenta. Europski parlament poslao je svoje mišljenje 24. svibnja 2004., a ja sam vam ga proslijedio 2. lipnja 2004. s pozivom na očitovanje najkasnije do 15. srpnja 2004. Do tog datuma od vas nisu zaprimljene takve primjedbe.

Prilikom telefonskog razgovora s mojim službama 23. kolovoza 2004. istaknuli ste da ste telefaksom poslali primjedbe na mišljenje Parlamenta. Čini se da te primjedbe nisu došle do mene. Naglasili ste i da niste zadovoljni mišljenjem Parlamenta.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe, njemački obrtnik, djeluje kao dekorater interijera. Ime njegova poduzeća nalazi se na popisu osoba zainteresiranih za rad u EU-u u Luksemburgu.

Služba za zgrade Glavne uprave Europskog parlamenta za administraciju poslala je 3. ožujka 2004. podnositelju pritužbe i drugim zainteresiranim osobama poziv na podnošenje ponuda („Batilux 2004/016”). Radovi koje je trebalo obaviti odnosili su se na zamjenu triju tepiha u zgradi Parlamenta u Luxembourgu. Ponude su zatražene za 29. ožujka 2004. U dodatnom dopisu od 18. ožujka 2004. Parlament je obavijestio podnositelja pritužbe i ostale zainteresirane strane da neće biti obveznog posjeta mjestu kako je navedeno u pozivu na podnošenje ponuda.

Svi dokumenti sastavljeni su na francuskom jeziku. Podnositelj pritužbe tvrdio je da unatoč nekoliko pritužbi nije dobio prijevod na njemački jezik. Podnositelj pritužbe tvrdi da su se slični problemi pojavili u prethodnim predmetima.

Nakon toga podnositelj pritužbe obratio se gđi Christi Klaß, zastupnici u Europskom parlamentu. Dana 25. ožujka 2004. gđa Klaß proslijedila je predmet pučkom pravobranitelju i zatražila od njega da se pozabavi tim predmetom.

INQUIRY

Mišljenje Europskog parlamenta

Europski parlament u svojem je mišljenju iznio sljedeće primjedbe:

Relevantni ugovor bio je male vrijednosti (manje od 13 800 eura) koji se, na temelju važećih pravila, mogao dodijeliti u okviru pregovaračkog postupka s najmanje tri ponuditelja. U takvim je slučajevima Služba Parlamenta za zgrade primijenila pojednostavnjeni postupak kako bi dobila ponude koje su se obično provodile na jednom od jezika koji su se upotrebljavali na odgovarajućoj lokaciji. Budući da se ugovor o kojem je riječ u ovom predmetu odnosio na Luksemburg, dokumenti su sastavljeni na francuskom jeziku. To nije značilo da je uporaba drugih jezika isključena. Međutim, prijevod je pripremljen samo na zahtjev.

Kad bi se prijevodi morali pripremiti za sve jezike koji bi se mogli zatražiti, administrativni troškovi mogli bi se dovesti do razina koje ne bi bile razmjerne vrijednosti ugovora.

Iako su pravila koja su na snazi u takvim slučajevima omogućila Službi za zgrade da uputi pozive na podnošenje ponuda najmanje trima kandidatima po vlastitom izboru, zahtjev je obično bio poslan svim kandidatima koji su se nalazili na njezinu popisu osoba zainteresiranih za obavljanje takvog posla. Odgovarajući upit stoga je poslan otprilike deset društava, uključujući društva podnositelja pritužbe. Poduzeće podnositelja pritužbe nije reagiralo na dopis poslan 3. ožujka 2004.

Dana 18. ožujka 2004. poslan je novi dopis o pozivu na podnošenje ponuda. Služba za zgrade primila je 20. ožujka 2004. primjerak tog drugog dopisa upućenog poduzeću podnositelja pritužbe. Taj primjerak nije bio popraćen nikakvim drugim pismom i sadržavao je samo potpuno nečitljiv rukopis. Pod pretpostavkom da je taj faks greškom prenesen, Služba za zgrade podnijela ga je bez reakcije na njega.

Da je poslan čitljiv telefaks ili da je u tu svrhu podnesen jednostavan telefonski zahtjev, tužitelju bi, naravno, bio dostavljen prijevod na njemački jezik.

Valja napomenuti da su predmetni ili slični zahtjevi za ponude upućeni i drugim njemačkim društvima te da primijenjeni postupak nije doveo do problema.

Budući da u ovom slučaju još nije dodijeljen ugovor i da je priroda postupka omogućila Parlamentu da prihvati ponude, nakon primitka Ombudsmanova dopisa pripremljen je prijevod relevantnih dokumenata na njemački jezik. Ti bi se dokumenti proslijedili poduzeću podnositelja pritužbe kako bi mu se omogućilo da podnese ponudu.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Ombudsman je podnositelju pritužbe proslijedio primjerak mišljenja Parlamenta na očitovanje. Budući da do trenutka utvrđenog u tu svrhu (15. srpnja 2004.) nisu zaprimljena takva očitovanja, službe Ombudsmana obratile su se podnositelju pritužbe telefonom 23. kolovoza 2004.

Prigodom tog telefonskog razgovora podnositelj pritužbe istaknuo je da je Ombudsmanu poslao primjedbe telefaksom. Međutim, čini se da ta opažanja nisu stigla do Ureda ombudsmana. Podnositelj pritužbe naveo je da više ne posjeduje izvornik svojih očitovanja. Predložio je da se slučaj zatvori. Međutim, podnositelj pritužbe naglasio je da nije bio zadovoljan mišljenjem Parlamenta. Prema njegovu mišljenju, njemački prijevod koji je primio od Parlamenta sadržavao je iste pogreške kao i francuski izvornik te je količina informacija koje su zatražene od potencijalnih ponuditelja bila neproporcionalna.

ODLUKA

1 Nedostavljanje prijevoda poziva na podnošenje ponuda na njemački
jezik

1.1 Podnositelj pritužbe, njemački obrtnik, djeluje kao dekorater interijera. Ime njegova poduzeća nalazi se na popisu osoba zainteresiranih za rad u EU-u u Luksemburgu. U svojoj pritužbi Ombudsmanu koju je proslijedio zastupnik u Europskom parlamentu podnositelj pritužbe tvrdio je da mu unatoč njegovim pritužbama Europski parlament nije dostavio prijevod poziva na podnošenje ponuda na njemački jezik, posljednji poziv na podnošenje ponuda „Batilux 2004/016”.

1.2 U svojem je mišljenju Europski parlament naveo da je predmetni ugovor male vrijednosti (manje od 13 800 eura) koji se, na temelju važećih pravila, mogao dodijeliti u okviru pregovaračkog postupka s najmanje tri ponuditelja. Parlament smatra da je njegova Služba za zgrade u takvim slučajevima primijenila pojednostavnjeni postupak kako bi dobila ponude koje su se obično provodile na jednom od jezika koji su se upotrebljavali na relevantnoj lokaciji. Budući da se ugovor o kojem je riječ u ovom predmetu odnosio na Luksemburg, dokumenti su sastavljeni na francuskom jeziku. Parlament je istaknuo da to ne znači da je uporaba drugih jezika isključena. Međutim, prijevod je pripremljen samo na zahtjev. Kad bi se prijevodi morali pripremiti za sve jezike koji bi se mogli zatražiti, administrativni troškovi mogli bi se dovesti do razina koje ne bi bile razmjerne vrijednosti ugovora. Parlament je napomenuo da, iako važeća pravila omogućuju njegovoj službi za zgrade da u takvim slučajevima uputi pozive na podnošenje ponuda najmanje trima kandidatima po vlastitom izboru, zahtjev se obično šalje svim kandidatima koji se nalaze na popisu osoba zainteresiranih za obavljanje takvog posla. Dodao je da je poziv na podnošenje ponuda „Batilux 2004/016” stoga poslan otprilike deset poduzeća, među kojima je i podnositelj pritužbe. Europski parlament objasnio je da bi, naravno, poduzetniku podnositelja pritužbe bio dostavljen prijevod na njemački jezik da je zaprimljen zahtjev u tom smislu. Međutim, Parlament smatra da je primio samo presliku dopisa koji je sâm uputio društvu podnositelja pritužbe, a koji je sadržavao samo potpuno nečitljiv rukopis. Europski parlament napomenuo je da je nakon primitka pisma Ombudsmana pripremljen prijevod relevantnih dokumenata na njemački jezik te da će se taj prijevod proslijediti poduzeću podnositelja pritužbe kako bi mu se omogućilo da podnese ponudu.

1.3 Mišljenje Parlamenta proslijeđeno je podnositelju pritužbe na očitovanje. Međutim, od podnositelja pritužbe nisu zaprimljena pisana očitovanja do datuma utvrđenog u tu svrhu (15. srpnja 2004.). Prilikom telefonskog razgovora s Ombudsmanovim službama 23. kolovoza 2004. podnositelj pritužbe objasnio je da je Ombudsmanu poslao primjedbe telefaksom. Međutim, čini se da ta opažanja nisu stigla do Ureda ombudsmana. Podnositelj pritužbe naveo je da više ne posjeduje izvornik svojih očitovanja. Predložio je da se slučaj zatvori. Međutim, podnositelj pritužbe naglasio je da nije bio zadovoljan mišljenjem Parlamenta. Prema njegovu mišljenju, njemački prijevod koji je primio od Parlamenta sadržavao je iste pogreške kao i francuski izvornik te je količina informacija koje su zatražene od potencijalnih ponuditelja bila neproporcionalna.

1.4 U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da mu Parlament nije dostavio prijevode određenih dokumenata. U svojim usmenim očitovanjima podnositelj pritužbe također je kritizirao kvalitetu poziva na podnošenje ponuda i zahtjeve koje je potonji uputio potencijalnim ponuditeljima. Međutim, u tom pogledu nisu iznesene nikakve konkretne tvrdnje. Naprotiv, podnositelj pritužbe zatražio je od Ombudsmana da zatvori predmet. Stoga se ta dodatna pitanja neće razmatrati u okviru ove istrage. Međutim, podnositelj pritužbe može Ombudsmanu podnijeti novu pritužbu u vezi s tim pitanjima.

1.5 Što se tiče navodnog nepružanja prijevoda poziva na podnošenje ponuda „Batilux 2004/016” na njemački jezik, Ombudsmanica napominje da Europski parlament upućuje na potrebu ograničavanja administrativnih troškova kako bi opravdao odluku Službe Europskog parlamenta za zgrade o pripremi i distribuciji relevantnih dokumenata na početku samo na francuskom jeziku. To je valjano razmatranje, pod uvjetom da su prava osoba koje bi mogle biti zainteresirane za obavljanje relevantnog posla, ali koje ne razumiju francuski, zaštićena na odgovarajući način. Ombudsmanica napominje da je Parlament objasnio da bi njegova Služba za zgrade bila spremna na zahtjev osigurati prijevod relevantnih dokumenata na druge jezike. Iz dokumenata dostupnih Europskom ombudsmanu ne čini se da je takav zahtjev podnesen ili da je očito upućen Službi Parlamenta za zgrade. Parlament je dostavio primjerak telefaksa koji je primio od podnositelja pritužbe. Pregled ovog dokumenta pokazuje da je rukopisna bilješka doista nečitljiva. Valja istaknuti da je prvotni dopis koji je poslala Služba za zgrade sadržavao ne samo broj telefaksa, nego i ime službenika kojem su se mogli uputiti upiti te njegov telefonski broj i adresu elektroničke pošte. Čini se da podnositelj pritužbe nije pokušao iskoristiti te mogućnosti kako bi zatražio prijevod relevantnih dokumenata na njemački jezik. Ombudsman nadalje napominje da je Parlament poduzeću podnositelja pritužbe dostavio prijevod relevantnih dokumenata na njemački jezik nakon što je zaprimio pritužbu koju mu je proslijedio Ombudsman kako bi mu omogućio da podnese ponudu.

1.6 Podnositelj pritužbe u svojoj pritužbi upućuje na to da su se slični problemi pojavili i u drugim predmetima u prošlosti. Međutim, podnositelj pritužbe nije dostavio konkretnije informacije koje bi Ombudsmanu omogućile da ispita te slučajeve.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Europskog parlamenta. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješteni i predsjednik Europskog parlamenta i zastupnik u Europskom parlamentu koji je pritužbu proslijedio Europskom ombudsmanu.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS