Strasbourg, 12. prosinca 2003.

Poštovani gospodine C.,

Europski ombudsman zaprimio je 24. travnja 2003. pritužbu protiv Europskog parlamenta koju ste podnijeli u ime Prevoditeljskog ureda Surrey (dalje u tekstu „STB”). Pritužba se odnosila na poziv na podnošenje ponuda za prijevode na jezike zemalja kandidatkinja (referenca CS/ET/HU/LT/LV/MT/ PL/SK/SL/2003/EU).

Pritužbu sam 2. lipnja 2003. proslijedio predsjedniku Parlamenta. Parlament je svoje mišljenje poslao 26. rujna 2003. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 23. listopada 2003.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

Ombudsmanica je od vas zaprimila i još jednu pritužbu usmjerenu protiv Europske komisije koja se odnosi na slična pitanja. Pritužba protiv Komisije registrirana je pod referentnim brojem 949/2003/IJH, a odluka o toj pritužbi donosi se zasebno.

COMPLAINT

U travnju 2003. Ombudsmanu je podnesena pritužba u ime društva STB u vezi s pozivom na podnošenje ponuda za prijevode na jezike zemalja kandidatkinja.

Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice, ukratko, sljedeće:

Komisija, s kojom je STB već imao okvirni ugovor, pozvala je STB da sudjeluje u predmetnom postupku javne nabave porukom elektroničke pošte od 15. travnja 2003. Podnositelj pritužbe saznao je za poziv na podnošenje ponuda na temelju te poruke elektroničke pošte Komisije. Međutim, poziv na podnošenje ponuda objavljen je već ranije. Rok za podnošenje ponuda bio je 30. travnja 2003.

Podnositelj pritužbe smatrao je da je tekst natječajnih specifikacija zbunjujući, posebno u pogledu potrebnog dokaza o kvalifikacijama prevoditelja i upućivanja na ovjerene preslike. U natječajnoj specifikaciji, točki 2.2.3.2., navodi se da „treba napomenuti da je minimalna razina kvalifikacija prevoditelja koja se smatra prihvatljivom za potrebe ovog poziva na podnošenje ponuda uspješan završetak studija na sveučilišnoj razini u bilo kojoj disciplini. Mora se dostaviti dokaz o toj razini kvalifikacije pri podnošenju ponude (ovjerena preslika diplome/svjedodžbe)”.

Kako bi zatražio pojašnjenje u vezi s tim pitanjem, podnositelj pritužbe obratio se posebnoj internetskoj stranici s često postavljanim pitanjima (1) koju je dostavio Europski parlament. Na ovoj su internetskoj stranici navedene dodatne informacije o ovjerenim preslikama, kao što je „mora se dostaviti jedna izvorna ponuda, uključujući izvornike ili ovjerene preslike”, „prihvaćaju se samo originali ili ovjerene preslike popratne dokumentacije” i „ovjerena preslika = potvrda da je to vjerodostojna preslika izvornika koju izdaje nadležno tijelo, npr. tijelo izdavatelj, javni bilježnik itd. Potvrda pravnog zastupnika ponuditelja /.../ nije prihvatljiva”.

Zbog zakašnjele obavijesti Komisije nije bilo dovoljno vremena za dovršetak ponude STB-a. Podnositelj pritužbe stoga je 22. travnja 2003. imenovanoj osobi, koja je radila u Europskom parlamentu, poslao e-poruku u kojoj je pitao hoće li biti prihvaćene kopije ovjerenih dokumenata poslane telefaksom ili u pdf formatu ili je li potrebna izvorna ovjera. Razlog za to pitanje bio je taj što je podnositelj pritužbe od STB-ovih vanjskih prevoditelja dobio ovjerene preslike diploma telefaksom. U odgovoru Parlamenta navodi se samo da se „ponude ne mogu podnijeti telefaksom”. Podnositelj pritužbe stoga je 23. travnja 2003. Parlamentu poslao još jednu poruku elektroničke pošte u kojoj je pojasnio svoje pitanje i istaknuo da nije jasno treba li sama ovjera biti u izvorniku ili je dovoljna preslika ovjere. Podnositelj pritužbe istog je dana primio odgovor u kojem se navodi da „preslik ovjerene preslike po definiciji nije ovjerena preslika i ne može se prihvatiti”.

Podnositelj pritužbe utvrdio je da bi se takvim tumačenjem izraza „ovjerena preslika” realno onemogućilo sudjelovanje ne samo STB-a nego i drugih agencija izvan Belgije u natječajnom postupku. Naime, od objave poziva na nadmetanje 15. travnja 2003. do roka za podnošenje ponuda nije bilo dovoljno za dobivanje potrebnih ovjerenih preslika. Podnositelj pritužbe nadalje je smatrao da tumačenje Parlamenta nije potkrijepljeno tekstom izvorne dokumentacije za nadmetanje, nego da je riječ o zlouporabi tumačenja tih specifikacija. Podnositelj pritužbe iznio je ta stajališta u drugoj poruci elektroničke pošte upućenoj Parlamentu, koja je također poslana 23. travnja 2003. Podnositelj pritužbe nije primio odgovor na tu poruku e-pošte. Kad je pokušao stupiti u kontakt s nadležnim odjelom Parlamenta telefonom, rečeno mu je da nisu prihvaćena dodatna pitanja i da je objavljeno konačno ažuriranje internetske stranice s često postavljanim pitanjima. Međutim, njegovo početno pitanje nije spomenuto u ovoj konačnoj verziji web-mjesta s često postavljanim pitanjima niti je web-mjesto pojasnilo zahtjev za „izvornu potvrdu”. Podnositelj pritužbe smatra da je Parlament ozbiljno prekršio natječajne specifikacije time što njegovo pitanje i odgovor nije objavio na internetskim stranicama s često postavljanim pitanjima.

Podnositelj pritužbe u biti tvrdi da Europski parlament:

(i) pogrešno protumačio pojam „ovjereni primjerak” u natječajnim specifikacijama; i

(ii) na svojoj internetskoj stranici nije objavio svoje pitanje i svoj odgovor.

Podnositelj pritužbe svojoj je pritužbi priložio preslike svoje korespondencije e-poštom s Parlamentom o tom pitanju. Iz te korespondencije proizlazi da je predmetni poziv na nadmetanje objavljen 19. ožujka 2003. u seriji S Službenog lista Europskih zajednica. Čini se i da nije Komisija poslala poruku elektroničke pošte putem koje je podnositelj pritužbe saznao za predmetni poziv na podnošenje ponuda, nego Zajedničku službu za prevođenje Gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija.

INQUIRY

Mišljenje Europskog parlamenta

Sažeto mišljenje Parlamenta bilo je sljedeće:

U pogledu navoda i. i tumačenja pojma „ovjereni primjerak”, natječajne specifikacije bile su jasne i nedvosmislene. Zahtjev u pogledu izvornih diploma kojima se potvrđuje uspješno završen sveučilišni studij ili njihovih ovjerenih preslika doista je uobičajena praksa u postupcima javne nabave i kao takav nije bilo potrebno dodatno pojašnjenje. Parlament je ipak na zahtjev dodatno pojasnio taj pojam na internetskoj stranici s često postavljanim pitanjima. Parlament također napominje da mu je, nakon što je podnio pritužbu Ombudsmanu, podnositelj pritužbe pisao, priznajući da je njegovo „tumačenje ovjerene preslike vjerojatno strogo točno”.

Kad je riječ o navodima ii., na sve prihvatljive zahtjeve za pojašnjenje zaprimljene do ponoći 23. travnja 2003. odgovoreno je izravno te su i pitanja i njihovi odgovori objavljeni na internetskoj stranici s često postavljanim pitanjima. Parlament je dovršio ovu internetsku stranicu 24. travnja 2003. Kad je nekoliko ponuditelja postavilo isto pitanje, Parlament je svakom od njih dao identičan odgovor te je pitanje i odgovor objavio samo jednom na internetskoj stranici. Pitanja podnositelja pritužbe u užem smislu nisu bila dopuštena jer je tekst natječajnih specifikacija bio jasan te je dodatno potkrijepljen pojašnjenjima objavljenima na internetskim stranicama s često postavljanim pitanjima već prije 23. travnja 2003. Odgovorna osoba ipak je odgovorila podnositelju pritužbe da usmjeri svoju pozornost na publikacije na internetskim stranicama. Parlament stoga smatra da su odgovori na prihvatljive upite podnositelja pritužbe doista dani svim potencijalnim ponuditeljima putem odgovora na prihvatljive zahtjeve za pojašnjenje objavljenih na internetskoj stranici s često postavljanim pitanjima 24. travnja 2003.

Primjedbe podnositelja pritužbe

U primjedbama podnositelja pritužbe ukratko su navedene sljedeće točke:

Parlament nije u potpunosti riješio nejasnoće koje su se pojavile u vezi s engleskim pojmom „ovjerena preslika”. Je li taj izraz značio da je preslika diplome s njezinim ovjerenim žigom dovoljna ili je zahtijevao da se preslika diplome mora dostaviti s izvornim ovjerenim žigom tijela za ovjeravanje? To je pitanje bilo ključno zbog nedostatka vremena od obavijesti 15. travnja 2003. Također je došlo do zabune u vezi s različitim praksama koje različite institucije primjenjuju u pogledu zahtjeva za izvornike ili ovjerene preslike diploma prevoditelja. Parlament je trebao omogućiti hitan zahtjev za pojašnjenje u vezi s tim pitanjem.

ODLUKA

1 Uvodne napomene

1.1 U svojim očitovanjima o mišljenju Europskog parlamenta podnositelj pritužbe navodi da postoje nejasnoće u vezi s različitim praksama među institucijama u pogledu zahtjeva za izvornike ili ovjerene preslike diploma prevoditelja.

1.2 Budući da ta nova tvrdnja nije dio izvorne pritužbe, Ombudsman se njome ne bavi u okviru ove istrage. Međutim, podnositelj pritužbe mogao bi razmotriti podnošenje nove pritužbe Europskom ombudsmanu, ako to želi, navodeći dotične institucije i pružajući dokaze na kojima bi se istraga mogla temeljiti.

2 Navodno pogrešno tumačenje pojma "ovjerena preslika"

2.1 Pritužba se odnosi na poziv na podnošenje ponuda za prijevode na jezike zemalja kandidatkinja. Podnositelj pritužbe tvrdi da je Europski parlament pogrešno protumačio pojam „ovjereni primjerak” u natječajnoj specifikaciji na način da je ovjereni žig morao biti u njegovu izvorniku.

2.2 Europski parlament tvrdi da su natječajne specifikacije bile nedvosmislene u pogledu tumačenja pojma "ovjerena preslika" i da je zahtjev za izvornim diplomama kojima se potvrđuje uspješno završen sveučilišni studij ili njegovim ovjerenim preslikama uobičajena praksa u natječajnim postupcima. Nadalje, taj je pojam dodatno pojašnjen na internetskim stranicama s često postavljanim pitanjima.

2.3 Ombudsmanica smatra da je tumačenje pojma "ovjerena preslika" od strane Parlamenta kao "potvrde da je to vjerodostojna preslika izvornika od strane nadležnog tijela" i da "preslika ovjerene preslike po definiciji nije ovjerena preslika" uobičajeno tumačenje tog pojma. Ombudsman stoga ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju Parlamenta u pogledu tog aspekta pritužbe.

3 Navodni propust Parlamenta da objavi pitanje i njegov odgovor

3.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da Europski parlament na internetskoj stranici s često postavljanim pitanjima nije objavio svoje pitanje o tumačenju pojma "ovjerena preslika" i svoj odgovor, koji mu je poslan u poruci elektroničke pošte 23. travnja 2003. Podnositelj pritužbe smatra da taj propust predstavlja ozbiljno kršenje natječajnih specifikacija.

3.2 Europski parlament tvrdi da pitanje podnositelja pritužbe nije bilo u strogom smislu dopušteno, s obzirom na to da je tekst dokumentacije za nadmetanje bio jasan i dodatno potkrijepljen pojašnjenjima objavljenima na internetskoj stranici s često postavljanim pitanjima prije 23. travnja 2003. Međutim, Parlament je odgovorio podnositelju pritužbe da usmjeri pozornost na publikacije na internetskim stranicama. Odgovori na prihvatljive upite podnositelja pritužbe stoga su dani svim potencijalnim ponuditeljima u odgovorima na prihvatljive zahtjeve za pojašnjenje, koji su objavljeni na internetskim stranicama s često postavljanim pitanjima 24. travnja 2003.

3.3 Ombudsmanica napominje da je svrha objavljivanja pitanja ponuditelja i njihovih odgovora na internetskim stranicama s često postavljanim pitanjima omogućiti svim ponuditeljima pristup istim informacijama o natječajnom postupku i time osigurati jednako postupanje. Ombudsmanica smatra da su informacije koje je Parlament u svojoj poruci e-pošte dostavio podnositelju pritužbe već bile dovoljno jasno dostupne u natječajnim specifikacijama i na internetskim stranicama s često postavljanim pitanjima kako bi svi ponuditelji bili jednako obaviješteni. Ombudsman stoga ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju Parlamenta u pogledu tog aspekta pritužbe.

4 Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Europskog parlamenta. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Europskog parlamenta.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) To jest, web stranica koja daje odgovore na najčešća pitanja.