Strasbourg, 22. prosinca 2003.
Poštovani g. F.,

Dana 18. siječnja 2003. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u vezi s načinom na koji je Komisija obradila vaš zahtjev za radno mjesto upućenog nacionalnog stručnjaka.

Ombudsmanica je 19. veljače 2003. pritužbu proslijedila predsjedniku Komisije. Komisija je 2. svibnja 2003. poslala svoje mišljenje, a ja sam Vam ga, ako to želite, proslijedio s pozivom na očitovanje. Svoje ste primjedbe poslali 24. lipnja 2003.

Pisao sam Komisiji 10. studenoga 2003. kako bih zatražio uvid u njezin spis. Pregled spisa proveden je 25. studenoga 2003. Primjerak izvješća o toj inspekciji poslan je vama i Komisiji 1. prosinca 2003.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice sljedeće:

U rujnu 2001. Glavna uprava za unutarnje tržište (dalje u tekstu: GU MARKT) Europske komisije proslijedila je stalnim predstavništvima Komisije u državama članicama četiri obavijesti o slobodnom radnom mjestu upućenih nacionalnih stručnjaka (dalje u tekstu: UNS) u četiri zasebna odjela. Podnositelj pritužbe podnio je zahtjev za radno mjesto dostupno u Odjelu D/1 „Slobodno kretanje robe”.

Dopisom od 16. siječnja 2002. podnositelj pritužbe obaviješten je da njegov zahtjev nije bio uspješan. U dopisu je navedeno sljedeće: „Vaš smo životopis proslijedili GU-u, ali Vas nažalost moram obavijestiti da Vaša prijava nije bila uspješna. Međutim, vaši će se podaci čuvati u dokumentaciji godinu dana.”

Podnositelj pritužbe 11. veljače 2002. pisao je Komisiji i od nje zatražio: (i) da mu obrazloži svoju odluku da neće odabrati njegov zahtjev; ii. priopćiti ime odabranog kandidata i iii. omogućiti mu pristup preslici svih povezanih dokumenata.

U svojem odgovoru od 13. ožujka 2002. Komisija je navela da je dopis poslan 16. siječnja 2002. bio dopis o posjedovanju koji je poslan kako bi se podnositelje zahtjeva obavijestilo da će se njihovi podaci čuvati godinu dana. Institucija je istaknula da u tom trenutku nije proveden nikakav odabir i da zbog internog restrukturiranja predmetnih usluga nije bila sigurna da će se radno mjesto UNS-a uskoro popuniti. Osim toga, Komisija je navela da objava radnog mjesta nije obvezujuća za instituciju koja može odlučiti da neće popuniti radno mjesto.

Podnositelj pritužbe napisao je 2. travnja 2002. dodatni dopis Komisiji. Istaknuo je da je u dopisu od 16. siječnja 2002. jasno navedeno da njegov zahtjev nije bio uspješan. Podnositelj pritužbe smatra da je to značilo da je proveden postupak odabira. Osim toga, smatrao je da je Komisija trebala obavijestiti kandidate o svakoj odluci donesenoj u okviru relevantnog postupka. U svojem odgovoru od 8. svibnja 2002. Komisija je ponovila navode iz svojeg dopisa od 13. ožujka 2002.

U svojem dopisu od 4. rujna 2002., u odgovoru na novi dopis podnositelja pritužbe od 18. lipnja 2002., Komisija je navela sljedeće: (i) za radno mjesto u odjelu D/1 zaprimljene su tri prijave, uključujući prijave podnositelja pritužbe; ii. nakon promjene unutarnje strukture DG MARKT-a i ponovnog razmatranja raspodjele ljudskih resursa odlučeno je da se neće popunjavati radno mjesto UNS-a u odjelu D/1; iii. GU MARKT nakon predmetne obavijesti o slobodnom radnom mjestu nije zaposlio nijednog upućenog nacionalnog stručnjaka; (iv) s obzirom na to da nije postojala pisana odluka o odluci da se radno mjesto ne popuni, podnositelju pritužbe nije bilo moguće omogućiti pristup takvom dokumentu zatraženom u njegovu dopisu od 11. veljače 2002. Nadalje, GU MARKT izrazio je žaljenje zbog toga što je dopis poslan podnositeljima zahtjeva u siječnju 2002. bio standardni dopis koji se obično šalje kako bi se kandidate obavijestilo da je njihova prijava odbijena. U ovom bi slučaju bilo bolje objasniti da je Komisija odlučila da neće popuniti radno mjesto i stoga dati obrazloženje.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da Europska komisija pri slanju dopisa od 16. siječnja 2002. nije poštovala načela dobre uprave jer su informacije u njemu netočne. Nadalje, Komisija nije odobrila pristup dokumentima povezanima s odlukom Komisije da ne popuni radno mjesto upućenog nacionalnog stručnjaka.

Podnositelj pritužbe zatražio je i naknadu od 100 000 EUR za materijalnu i moralnu štetu koju je navodno pretrpio.

INQUIRY

Mišljenje Europske komisije

Komisija je u svojem mišljenju podsjetila na činjenični kontekst pritužbe i istaknula sljedeće:

Podnositelj pritužbe bio je jedan od triju podnositelja zahtjeva koji su se prijavili za radno mjesto SND-a nakon što je GU MARKT u rujnu 2001. objavio slobodno radno mjesto. Svi kandidati koji su se prijavili za radno mjesto obaviješteni su standardnim pismom da njihova kandidatura nije bila uspješna. Komisija je prihvatila da su informacije navedene u ovom dopisu obmanjujuće za podnositelja pritužbe, koji je mogao zaključiti da je odabran drugi kandidat.

Međutim, u svojem dopisu od 13. ožujka 2002., kao odgovor na dopis podnositelja pritužbe od 11. veljače 2002., službe Komisije pružile su podnositelju pritužbe detaljno objašnjenje u vezi s odlukom da se ne popuni radno mjesto UNS-a.

Podnositelj pritužbe napisao je drugi dopis 2. travnja 2002. u kojem je naveo da je oglašavanje slobodnog radnog mjesta stvorilo legitimna očekivanja da će biti odabrano za to radno mjesto. Također je naveo da je obaviješten da je imenovan drugi kandidat. Stoga je ponovno zatražio pristup dokumentima povezanima s odlukom da se ne popuni radno mjesto UNS-a.

Nadležne službe Komisije odgovorile su 8. svibnja 2002. podnositelju pritužbe i potvrdile sadržaj dopisa od 13. ožujka 2002. Osim toga, dodali su da Komisija ne može biti vezana objavom slobodnog radnog mjesta.

Podnositelj pritužbe podnio je 18. lipnja 2002. pritužbu Komisiji na temelju Kodeksa dobrog administrativnog postupanja, koji je potvrdio glavni tajnik i koji je registriran pod referentnim brojem A/330162. Glavni direktor Glavne uprave MARKT odgovorio je na tu pritužbu 4. rujna 2002. Potvrdio je informacije iz dopisa od 13. ožujka 2002. i istaknuo da nijedan upućeni nacionalni stručnjak nije zaposlen u odjelu D/1 GU-a MARKT nakon objave slobodnog radnog mjesta u rujnu 2001. Glavni direktor ponovno se ispričao zbog činjenice da je podnositelj pritužbe primio samo standardno pismo u kojem ga je obavijestio da njegov zahtjev nije bio uspješan. Međutim, naglasio je i da su točne informacije da će se podaci podnositelja pritužbe čuvati u bazi podataka GU-a MARKT.

Dopisom od 7. listopada 2002. podnositelj pritužbe podnio je žalbu protiv odgovora na njegovu pritužbu (A/330162) i zahtjev za pristup određenim dokumentima.

U svojem odgovoru od 12. studenoga 2002. glavni tajnik Komisije naveo je da su, iako je mogao prihvatiti da je došlo do određenih nedostataka u postupanju u predmetnom postupku, oni ispravljeni objašnjenjem koje je kasnije dano podnositelju pritužbe.

GU MARKT dostavio je 15. studenoga 2002. podnositelju pritužbe sljedeće dokumente: presliku obavijesti g. M.-a, glavnog direktora DG MARKT-a, upućene g. R.-u, glavnom direktoru Glavne uprave za administraciju (DG ADMIN), od 24. listopada 2001. o promjeni strukture DG MARKT-a koja je dovela do spajanja odjela D/1 i D/2; presliku obavijesti DG ADMIN-a DG MARKT-u od 19. studenoga 2001., kojom se prenose tri prijave za radno mjesto UNS-a u odjelu D/1 i anonimizirane preslike dopisa drugim dvama kandidatima za radno mjesto UNS-a, istovjetne onoj koja je poslana podnositelju pritužbe 16. siječnja 2002.

Komisija je kao opću primjedbu prihvatila da se u odgovoru podnositelju pritužbe od 16. siječnja 2002. podnositelju pritužbe nisu dali potpuni i točni prikazi razloga zbog kojih nije odabran. Komisija se već ispričala u svojem dopisu od 13. ožujka 2002. Međutim, naglasio je da objava slobodnog radnog mjesta upućenog nacionalnog stručnjaka ne može stvoriti legitimna očekivanja podnositelja zahtjeva da će biti imenovani. UNS-ovi se financiraju iz proračunske linije A-7003. Svakoj glavnoj upravi dodjeljuje se proračunska omotnica kojom upravlja na decentraliziran način. Odluke o otvaranju ili prijenosu radnih mjesta upućenih nacionalnih stručnjaka ne zahtijevaju nikakvu posebnu formalnost. Odluka o zapošljavanju UNS-a obično se donosi na temelju zahtjeva predmetne glavne uprave upućenog Glavnoj upravi za osoblje i administraciju. U ovom konkretnom slučaju, s obzirom na to da je odlučeno da se neće nastaviti sa zapošljavanjem, takav zahtjev nije podnesen.

Naposljetku, Komisija je navela da, što se tiče registracijskog broja u dopisima poslanim neuspješnim kandidatima za radno mjesto UNS-a 16. siječnja 2002., nije mogla objasniti postojanje istovjetnog registracijskog broja (238) za dva od njih. Prema Komisijinu mišljenju, najvjerojatnije objašnjenje bilo je da su dva dopisa podnesena na potpis u istom spisu, a treći (s registracijskim brojem 240) u zasebnom.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima u osnovi zadržao svoju pritužbu.

Osim toga, istaknuo je da je neprihvatljivo da Komisija nije mogla razumno objasniti razlog zbog kojeg su dva dopisa poslana neuspješnim kandidatima 16. siječnja 2002. imala isti registracijski broj, a treći različit broj. Podnositelj pritužbe smatrao je da se to može objasniti činjenicom da sadržaj dopisa nije isti.

Ponovio je navode koje je iznio u svojoj pritužbi i zadržao svoj zahtjev za naknadu štete.

Daljnje istrage

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe činilo se da su potrebne dodatne istrage. Ombudsman je stoga dopisom od 10. studenoga 2003. zatražio od Komisije da mu odobri uvid u njegov spis.

Dana 25. studenoga 2003. službe Ombudsmana pregledale su spis Komisije. Dokumentacija Komisije sadržavala je relevantne dokumente koji se odnose na izmjenu organigrama GU-a MARKT, dokumente koji se odnose na radna mjesta upućenih nacionalnih stručnjaka u GU-u MARKT, internu korespondenciju povezanu s predmetom među različitim službama Komisije i korespondenciju između Komisije i podnositelja pritužbe. Iako nisu bile u spisu, službe Komisije od 2000. službama Ombudsmana dostavile su popis radnih mjesta upućenih nacionalnih stručnjaka. S tog se popisa činilo da nijedan upućeni nacionalni stručnjak nije zaposlen u odjelu D/1. Službe Europskog ombudsmana primile su i presliku svih odlaznih dopisa Glavne uprave MARKT od 16. siječnja 2002. s registracijskim brojevima 238.239.240. Kad je riječ o tim dokumentima, koji bi se prema zahtjevu Komisije trebali smatrati povjerljivima, predstavnici Komisije objasnili su da se, ako se nekoliko izlaznih dopisa temelji na istom standardnom dopisu s istim tekstom, za sve te dopise upotrebljava isti registracijski broj. Međutim, može doći do „nedostatka” u registracijskim brojevima u pogledu korespondencije jedne jedinice ili čak jednog dužnosnika. Razlog tomu je to što se cijela Glavna uprava koristi istim sustavom ADONIS, odnosno istim sustavom registracijskih brojeva. To znači da kad god netko registrira odlazno pismo, uzima se sljedeći broj u redu.

ODLUKA

1 Komisijino postupanje sa zahtjevom podnositelja pritužbe

1.1 Podnositelj pritužbe podnio je zahtjev za radno mjesto upućenog nacionalnog stručnjaka u odjelu D/1 "Slobodno kretanje robe" GU-a MARKT nakon što je GU MARKT objavio oglas za slobodno radno mjesto i proslijedio ga stalnim predstavništvima Komisije u rujnu 2001. Dopisom od 16. siječnja 2002. obaviješten je da njegov zahtjev nije bio uspješan.

Podnositelj pritužbe u svojoj je pritužbi tvrdio da Europska komisija pri slanju dopisa od 16. siječnja 2002. nije poštovala načela dobre uprave jer su informacije u njemu netočne.

1.2 Komisija je u svojem mišljenju prihvatila da su informacije navedene u dopisu od 16. siječnja 2002. bile obmanjujuće i da je taj dopis mogao navesti podnositelja pritužbe da smatra da je odabran drugi kandidat za mjesto SND-a.

1.3 Načela dobre uprave zahtijevaju da institucije jasno i precizno obrazlože svoje odluke. Što se tiče ovog predmeta, Komisija je prihvatila da njezin dopis od 16. siječnja 2002. dovodi podnositelja pritužbe u zabludu.

Međutim, Ombudsmanica napominje da je u dopisu od 4. rujna 2002., a zatim i u svojem mišljenju Ombudsmanu, Komisija podnositelju pritužbe objasnila razloge zbog kojih je odlučeno da neće popuniti radno mjesto UNS-a te se ispričala zbog obmanjujućeg dopisa od 16. siječnja 2002.

1.4 Pregledom spisa Komisije koji su provele službe Europskog ombudsmana nisu otkriveni elementi koji bi doveli u pitanje objašnjenja Komisije.

1.5 Na temelju prethodno navedenog Ombudsman smatra da nije potrebno dodatno istražiti taj aspekt predmeta.

2 Zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima

2.1 U svojoj pritužbi podnositelj pritužbe tvrdio je da mu Komisija nije dala pristup dokumentima povezanima s odlukom Komisije da ne popuni radno mjesto UNS-a.

2.2 Komisija je u svojem mišljenju navela da je 15. studenoga 2002. DG MARKT podnositelju pritužbe proslijedio sve postojeće dokumente povezane s predmetnim postupkom, dakle presliku obavijesti g. M.-a, glavnog direktora DG MARKT-a, g. R.-u, glavnom direktoru Glavne uprave za upravu (DG ADMIN), u vezi s promjenom strukture DG MARKT-a koja je dovela do spajanja odjela D/1 i D/2, presliku obavijesti DG ADMIN-a DG MARKT-u od 19. studenoga 2001., kojom su proslijeđene tri prijave za radno mjesto UNS-a u odjelu D/3 i anonimizirane preslike dopisa drugim dvama kandidatima za radno mjesto UNS-a, istovjetne onima koje su poslane podnositelju pritužbe 16. siječnja 2002.

2.3 Službe Europskog ombudsmana provele su uvid u spis Komisije. U spisu Komisije nije pronađena nijedna pisana odluka Komisije o odluci da se ne popuni radno mjesto UNS-a. Nadalje, činilo se da nije bilo drugih dokumenata povezanih s tom odlukom osim dokumenata koje je Komisija objavila podnositelju pritužbe. Pretraga je pokazala i da su anonimizirane preslike dopisa koje je podnositelj pritužbe primio odgovarale dopisima koje je Komisija poslala drugim dvama kandidatima.

2.4 Na temelju toga Ombudsman smatra da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u vezi s tim aspektom slučaja.

3 Zahtjev podnositelja pritužbe za naknadu štete

3.1 Podnositelj pritužbe zatražio je naknadu od 100 000 EUR za materijalnu i moralnu štetu.

3.2 Komisija je u svojem mišljenju naglasila da objava slobodnog radnog mjesta upućenog nacionalnog stručnjaka ne može stvoriti legitimna očekivanja podnositelja zahtjeva da će biti imenovani.

3.3 S obzirom na gore navedene zaključke u vezi s navodima podnositelja pritužbe, Ombudsmanica smatra da podnositelj pritužbe nije dostavio nikakve dokaze za utvrđivanje štete koju mu je navodno prouzročio obmanjujući dopis od 16. siječnja 2002.

4 Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Europske komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS