Poštovani gospodine S.,

Tobias Flessenkemper podnio je 20. prosinca 2000. u ime Europskog foruma mladih pritužbu u vezi s načinom na koji Europska komisija obrađuje zahtjeve za financijsku pomoć koje je podnio Europski forum mladih.

Pritužbu sam 17. siječnja 2001. proslijedio Komisiji. Komisija je svoje mišljenje poslala 21. svibnja 2001., a ja sam ga 23. svibnja 2001. proslijedio podnositelju pritužbe s pozivom da se očituje, ako to želi.

G. Flessenkemper poslao mi je 27. lipnja 2001. primjedbe podnositelja pritužbe. Također me obavijestio da će napustiti službu podnositelja pritužbe 30. lipnja 2001. i da ćete ga zamijeniti kao glavnog tajnika podnositelja pritužbe.

Sada vam pišem kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Osnovne informacije

U poglavlju A-30 (Subvencije Zajednice) proračuna dodijeljenog Europskoj komisiji u proračunu Europske unije za 2000. godinu (1) utvrđuju se subvencije koje se dodjeljuju različitim tijelima. Njezin članak A-302 posvećen je „sudjelovanju Zajednice u financiranju organizacija koje promiču ideju europskog civilnog društva”. Podnositelj pritužbe, Forum mladih Europske unije, jedan je od korisnika (članak A-3023) kojem je dodijeljen iznos od € 2 000 000.

Relevantnom članku u proračunu priložene su sljedeće napomene:

„Odobrena sredstva za stavke u ovom članku namijenjena su organizacijama i projektima koji sufinanciraju najmanje 20 % svojeg proračuna iz izvora koji nisu proračun Europske unije (dijelovi A i B).

Komisija će procijeniti stupanj sufinanciranja svake organizacije i razdoblja prije donošenja odluke o bilo kojem financiranju Europske unije.

Tijela korisnici moraju podnijeti zahtjeve prije 31. ožujka. Komisija će obavijestiti o svojem odobrenju i dodijeliti prvi obrok subvencije u roku od tri mjeseca od datuma podnošenja zahtjeva. Preostali iznos bit će isplaćen najkasnije šest mjeseci nakon obavijesti o suglasnosti. Dio subvencije koji tijelo korisnik nije u potpunosti iskoristilo ni u kojem se slučaju ne može vratiti oduzimanjem od naknadnih subvencija.

Ta su načela ugrađena u priručnik o subvencijama. Komisija će do kraja financijske godine 2000. podnijeti izvješće u kojem će definirati načine njihova proširenja na sve proračunske subvencije (dijelovi A i B).

Godišnje izvješće i financijski izvještaji koje dostavljaju korisnici bit će dostupni proračunskom tijelu i Revizorskom sudu, koji će ih ispitati u skladu sa svojim ovlastima na temelju Ugovora. Mora sadržavati i točne datume i iznose plaćanja koja je izvršila Komisija te stanje izvršenja proračunskih procjena tijela.”

Pritužba

Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice na kojima se temelji pritužba bile sljedeće:

Podnositelj pritužbe 3. ožujka 2000. Komisiji je poslao svoj zahtjev, uključujući plan sufinanciranja. Dopisom od 21. ožujka 2000. Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da je 8. ožujka 2001. preuzela obvezu za prvi obrok u iznosu od 1 milijun €. Međutim, unatoč nekoliko podsjetnika, Komisija je ugovor (br. 2000-0080/001-001 FJU-FJUE) dovršila tek 28. lipnja 2000. Podnositelj pritužbe primio je taj ugovor 7. srpnja 2000., potpisao ga i vratio Komisiji 17. srpnja 2000.

Komisija je 22. rujna 2000. obavijestila podnositelja pritužbe o rezultatu svoje procjene pitanja sufinanciranja. 3. listopada 2000. na bankovni račun podnositelja pritužbe konačno je uplaćen prvi obrok u iznosu od 600 000 € (tj. sedam mjeseci nakon podnošenja zahtjeva i 74 dana nakon potpisivanja ugovora).

Podnositelj pritužbe smatra da Komisija nije poštovala rokove za plaćanje utvrđene u proračunu EU-a i ugovoru te da nije platila nepodmireni iznos od € 1,4 milijuna. Podnositelj pritužbe smatra da je time narušena njegova financijska stabilnost i ugled te je ugroženo njegovo postojanje. Propust Komisije da izvrši bespovratna sredstva tijekom financijske godine izazvao je posljedice za financijsku godinu 2001. Zbog toga bi proračunsko tijelo u narednim godinama moglo smanjiti dodijeljena sredstva za proračunsku liniju A-3023.

Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da Komisija nije pojasnila pitanje sufinanciranja. Komisija nije odgovorila na brojna pitanja o zahtjevu za sufinanciranje kako je navedeno, primjerice, u dopisu podnositelja pritužbe od 17. srpnja 2000.

Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da Komisija od kraja 1997. nije mogla izraditi smjernice o sufinanciranju. Zbog toga se postupak odobravanja za 2000. godinu u potpunosti srušio.

Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da provede točku 16. Rezolucije Europskog parlamenta o nacrtu proračuna EU-a za 2000. godinu (2).

Podnositelj pritužbe u biti je iznio sljedeće navode:

(1) Komisija nije isplatila nepodmirena bespovratna sredstva u iznosu od 1,4 milijuna € koja su dospjela 2000.

(2) Došlo je do nepotrebnih kašnjenja i nedostatka informacija i smjernica u vezi s izvršenjem proračunske linije A-3023 proračuna EU-a, posebno 2000.

(3) Postojao je nedostatak transparentnosti i usklađenosti u primjeni pravila sufinanciranja za subvencije dodijeljene za opće funkcioniranje organizacija

INQUIRY

Pritužba je poslana Komisiji na očitovanje.

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju iznijela sljedeće primjedbe:

Neplaćanje iznosa koji se duguju podnositelju pritužbe

Plaćanje subvencije koju je Komisija dodijelila podnositelju pritužbe za 2000. godinu (u iznosu od najviše € 2 milijuna, što predstavlja 80 % ukupnog troška akcijskog plana podnositelja pritužbe za 2000., procijenjenog na € 2,5 milijuna) uređeno je aranžmanima utvrđenima u članku 4.1. ugovora između dviju strana od 28. lipnja 2000., odnosno:

- plaćanje početnog predujma u iznosu od 1 milijun € nakon potpisivanja sporazuma i predočenje dokaza o nesufinanciranju Zajednice u iznosu od 20 % ukupnog troška akcijskog plana, tj. € 500 000;

- dva plaćanja tijekom provedbe na temelju privremenih izvješća – koja treba dostaviti do 30. lipnja odnosno 30. rujna 2000. – u maksimalnom iznosu od € 500 000, kako bi se pokrili rashodi koji su već nastali ili se očekuju za sljedeće razdoblje;

plaćanje svih nepodmirenih iznosa nakon primitka i odobrenja završnog izvješća.

Komisija je 26. rujna 2000. isplatila početni iznos od € 600 000. To je bilo samo 60 % predviđenog predujma jer je sufinanciranje izvan Zajednice koje je prihvatila Komisija iznosilo samo 60 % iznosa potrebnog na temelju sporazuma. To je podnositelju pritužbe objašnjeno u dopisu od 15. rujna 2000.

Podnositelj pritužbe podnio je 11. listopada 2000. privremeno izvješće (zajedno s dva privremena izvješća koja su trebala biti dostavljena 30. lipnja i 30. rujna 2000.), nakon čega je 3. studenoga 2000. uslijedila dopuna. Komisija je analizirala to izvješće i ocijenila prihvatljive rashode na 1,75 milijuna €, što je značilo da je ukupno dospjelo plaćanje iznosilo 1,4 milijuna €, što odgovara 80 % tih rashoda. Uzimajući u obzir početno plaćanje iznosa od 600 000 €, u prosincu 2000. naloženo je i izvršeno daljnje plaćanje iznosa od 800 000 €, odnosno u roku od 60 dana predviđenom u članku 4. stavku 1. ugovora.

Svi nepodmireni iznosi iz bespovratnih sredstava platili bi se nakon primitka i odobrenja završnog izvješća. To je trebalo dostaviti najkasnije do 28. veljače 2001., u skladu s člankom 5. ugovora, ali ga je Komisija stvarno primila 17. travnja 2001. U svakom slučaju, ne bi bilo moguće isplatiti preostali iznos 2000. jer je takvo plaćanje bilo uvjetovano podnošenjem završnog izvješća o aktivnostima predviđenima do 31. prosinca 2000.

Kašnjenje i nedostatak informacija i smjernica

Europski parlament izmijenio je 1998. napomene o članku A-302. proračuna kako bi se zahtijevalo 10 % sufinanciranja izvan Zajednice. S obzirom na poteškoće s kojima su se određeni subjekti susreli pri pružanju dokaza o takvom sufinanciranju, postalo je potrebno detaljnije razmotriti tehničke aspekte provedbe te obveze. Komisija je obavješćivala podnositelja pritužbe o razvoju događaja u vezi s tim pitanjem na zajedničkim sastancima održanima u rujnu, listopadu i studenome 2000. To se pitanje i dalje razmatralo, posebno nakon što je Parlament izmijenio napomene u proračunu za 2001. koje se odnose na doprinose u naravi, te bi se trebalo zaključiti tijekom prve polovice 2001., čime se podnositelju pritužbe pruža precizan okvir za sufinanciranje.

Međutim, treba napomenuti da sva kašnjenja do kojih je moglo doći nisu bila isključivo posljedica te promjene uvjeta sufinanciranja. Kako je prethodno navedeno, završno izvješće o subvenciji za 2000. dostavljeno je tek 2001.

Nedostatak transparentnosti i dosljednosti

Vade-Mecum o upravljanju bespovratnim sredstvima, koji je Komisija donijela u srpnju 1998. i izmijenila u srpnju 1999. i kolovozu 2000., osigurao je transparentnost i dosljednost pravila o subvencijama. Skraćena verzija bila je dostupna na internetskim stranicama Komisije.

U proračunu za 1998. Parlament je u odgovarajući dio proračuna uveo minimalni zahtjev od 10 % vanjskog sufinanciranja za bespovratna sredstva. Parlament je zatim to povećao na 15 % u proračunu za 1999. i na 20 % u proračunu za 2000. Vade-Mecum je u skladu s tim izmijenjen.

Podnositelj pritužbe uspostavio je vlastiti mehanizam sufinanciranja koji se temelji na aktivnostima podugovaranja navedenima u njegovu akcijskom planu s određenim organizacijama članicama, a te organizacije pak traže regionalnu ili lokalnu financijsku potporu za provedbu tih aktivnosti. Iako te operacije nisu uključivale prijenose sredstava između organizacija članica i podnositelja pritužbe, one su u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji podnositelja pritužbe prikazane kao vanjsko sufinanciranje. Nakon revizija koje se odnose na subvenciju iz 1998. Komisija je 1999. usmjerila svoju pozornost na taj mehanizam.

Zbog neuobičajene prirode mehanizma bilo je potrebno provesti reviziju računovodstvene dokumentacije predmetnih organizacija i podnositelja pritužbe relevantne za te aranžmane. Podnositelj pritužbe obaviješten je o tom zahtjevu i prihvatio ga je. Na temelju toga izrađen je raspored revizija za financijske godine 1999. i 2000. na temelju zajedničkog dogovora između podnositelja pritužbe i Komisije. Izvješća o tim revizijama trenutačno su u pripremi. Valjanost Komisijinih sumnji ilustrirana je mogućim nepravilnostima koje je podnositelj pritužbe naveo u svojem dopisu od 19. ožujka 2001. u vezi s financijskim izvještajima za 2000.

Komisija je smatrala da je učinila sve što je potrebno za primjenu odgovarajućih pravila u pogledu sufinanciranja, uz zadržavanje uravnoteženog pristupa i obavješćivanje podnositelja pritužbe o razvoju događaja.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima zadržao svoju pritužbu i dostavio sljedeće podneske:

Podnositelj pritužbe dostavio je dostatne dokaze o potrebnom sufinanciranju. Komisija je zbunjivala „proračun” i „završnu računovodstvenu dokumentaciju” organizacije kad je upućivala na „dokaz o sufinanciranju”. Jedini dokaz koji se mogao dostaviti na početku financijske godine bio je proračun. Komisija je prihvatila proračun kao dokaz za sufinanciranje 1998. i 1999. Dokumentarni dokazi o sufinanciranju mogli bi se uključiti u računovodstvenu dokumentaciju nakon što se provedu financijske transakcije. Zbog toga je za napomenu o poglavlju A-302 proračuna bilo potrebno sufinanciranje od najmanje 20 % proračuna. Komisija se mogla pozvati na iskustva iz prethodnih godina kako bi procijenila pouzdanost podnositelja pritužbe.

Sufinanciranje podnositelja pritužbe prihvaćeno je 1998. i 1999. Međutim, ponovna procjena sufinanciranja provedena je unutar Komisije između 8. ožujka 2000. (najava sudjelovanja u prvom predujmu) i izrade ugovora od 28. lipnja 2000. Podnositelj pritužbe obaviješten je o toj ponovnoj procjeni tek dopisom od 22. rujna 2000., gotovo 90 dana nakon potpisivanja ugovora i više od šest mjeseci nakon što je Komisija primila zahtjev. 3. listopada 2000., 74 dana nakon potpisivanja ugovora, točno je da je najavljeno plaćanje iznosa od € 600 000 izvršeno prilično brzo i knjiženo na račun podnositelja pritužbe.

Komisija nije postupila u skladu s člankom 4. stavkom 1. ugovora. Budući da je podnositelj pritužbe dostavio „dokaz” o sufinanciranju, trebalo je uplatiti predujam u iznosu od 1 milijun €. Komisija je jednostrano redefinirala uvjete ugovora. Čak i da se samo € 300 000 smatra sufinanciranjem, ukupna subvencija za potraživanja za 2000. iznosila bi više od 1 milijun €. Stoga je prvi predujam u svakom slučaju trebao iznositi 1 milijun €. Komisija nije platila taj predujam u roku od 60 dana od potpisivanja ugovora.

Svaki drugi i treći predujam iznosio je do € 500 000. To je značilo da je cjelokupna bespovratna sredstva u iznosu od 2 milijuna € trebala biti isplaćena kao predujam. U skladu s člankom 3.4. ugovora rezultat i konačna subvencija izračunani su tek po završetku operacije, a Komisija je mogla osigurati povrat svih iznosa koji su isplaćeni iznad konačne subvencije.

Konačno plaćanje bilo je povezano sa završnim izvješćem. Pritužba nije obuhvaćala taj aspekt koji Ombudsman stoga ne bi trebao razmatrati.

Naime, održani su sastanci između Komisije i podnositelja pritužbe, a svi uključeni dužnosnici Komisije bili su iznimno korisni. Međutim, predmet pritužbe bio je nedostatak pisanih informacija o relevantnom pitanju. Komisija nije odgovorila na različite dopise u uobičajenom roku od 15 radnih dana. Tijekom tri godine nakon uvođenja zahtjeva za sufinanciranje Komisija bi također trebala moći operacionalizirati primjedbu proračunskog tijela.

Komisija je pravilno istaknula odredbe Vade-Mecuma. Međutim, Komisija nije uzela u obzir proračunsku napomenu prema kojoj je preostali iznos subvencije trebao biti isplaćen najkasnije šest mjeseci nakon obavijesti o njezinoj suglasnosti. Pritužba se odnosila na to da je Komisija općenito primijenila zahtjev sufinanciranja.

Podnositelj pritužbe izrazio je žaljenje zbog toga što je Komisija u svojem mišljenju navela promjene do kojih je došlo nakon razdoblja obuhvaćenog pritužbom i predložila da se relevantne primjedbe smatraju nedopuštenima.

OMBUDSMAN-ovi uspjesi da dođu do prijateljskog rješenja

Ombudsmanova analiza spornih pitanja

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja i zapažanja ombudsmanica nije bila uvjerena da je Komisija na odgovarajući način odgovorila na tvrdnje podnositelja pritužbe.

Privremeni zaključak Ombudsmana bio je da bi neplaćanje prvog obroka na vrijeme od strane Komisije i nepružanje dovoljno preciznih informacija o zahtjevu za sufinanciranje mogli biti slučajevi nepravilnosti u postupanju.

Mogućnost prijateljskog rješenja

Ombudsmanica je stoga razmotrila podnošenje prijedloga za prijateljsko rješenje Komisiji prema kojem bi Komisija trebala razmotriti pružanje dovoljno preciznih informacija o tome kako tumači i primjenjuje zahtjev sufinanciranja utvrđen u članku A-302. proračuna EU-a. Taj je nacrt prijedloga podnesen podnositelju pritužbe kako bi on iznio svoje primjedbe. Međutim, 6. rujna 2001. podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da, prema njegovu mišljenju, prijedlog ne ide dovoljno daleko i da se stoga ne može složiti s njim. U tim je okolnostima Ombudsman smatrao da u ovom slučaju nije primjereno postići prijateljsko rješenje.

ODLUKA

1 Neplaćanje nepodmirenih bespovratnih sredstava u iznosu od € 1,4 milijuna

1.1 Podnositelj pritužbe, Forum mladih Europske unije, korisnik je bespovratnih sredstava predviđenih proračunom EU-a. Za 2000. godinu u tu je svrhu u proračunu izdvojen iznos od 2 milijuna €. Komisija i podnositelj pritužbe sklopili su ugovor od 28. lipnja 2000. radi izvršenja proračuna. U listopadu 2000. podnositelj pritužbe primio je prvi obrok od € 600 000. Podnositelj pritužbe tvrdi da Komisija nije platila nepodmireni iznos od 1,4 milijuna €.

1.2 Komisija ističe da je isplata subvencije koju je Komisija dodijelila podnositelju pritužbe za 2000. godinu (u iznosu od najviše € 2 milijuna, što predstavlja 80 % ukupnog troška akcijskog plana podnositelja pritužbe za 2000. godinu, procijenjenog na € 2,5 milijuna) bila uređena aranžmanima utvrđenima u članku 4.1. ugovora između dviju strana od 28. lipnja 2000., odnosno 1. plaćanjem početnog predujma od € 1 milijuna nakon potpisivanja sporazuma i predočenjem dokaza o nesufinanciranju Zajednice u iznosu od 20 % ukupnog troška akcijskog plana, tj. € 500 000, 2. dvama međuplaćanjima na temelju privremenih izvješća koja – treba dostaviti do 30. lipnja odnosno 30. rujna 2000. u iznosu od najviše – 500 000 svakog i 3. plaćanjem preostalog iznosa nakon primitka i odobrenja završnog izvješća. Komisija objašnjava da je početno plaćanje iznosa od € 600 000 iznosilo samo 60 % predviđenog predujma jer je sufinanciranje izvan Zajednice koje je Komisija prihvatila iznosilo samo 60 % iznosa potrebnog na temelju ugovora. Komisija nadalje navodi da je, kada je podnositelj pritužbe podnio svoje privremeno izvješće, ocijenila prihvatljive rashode na 1,75 milijuna €, što je značilo da je ukupno dospjelo plaćanje iznosilo € 1,4 milijuna, što odgovara 80 % tih rashoda. Uzimajući u obzir početno plaćanje iznosa od € 600 000, u prosincu 2000. naloženo je i izvršeno daljnje plaćanje iznosa od € 800 000. Svi nepodmireni iznosi iz bespovratnih sredstava platili bi se nakon primitka i odobrenja završnog izvješća.

1.3 Ombudsmanica napominje da podnositelj pritužbe tvrdi da Komisija nije poštovala rokove utvrđene (a) u proračunu i (b) u ugovoru.

1.4 U skladu s napomenama o poglavlju A-302 proračuna EU-a za 2000., zahtjevi se podnose prije 31. ožujka, a Komisija mora dostaviti svoje odobrenje u roku od tri mjeseca od podnošenja zahtjeva. Komisija tom prilikom mora isplatiti prvi obrok, a preostali iznos treba platiti najkasnije šest mjeseci nakon obavijesti o odobrenju Komisije (3). Stoga se čini da taj tekst pretpostavlja da se cjelokupna subvencija isplaćuje u godini za koju je dodijeljena, kako tvrdi podnositelj pritužbe. Čini se da Komisija smatra da je to nemoguće s obzirom na to da se preostali iznos mogao platiti tek nakon podnošenja završnog izvješća o aktivnostima predviđenima za 2000. (što se nužno nije moglo učiniti prije isteka tog razdoblja). Stoga se u tom aspektu pritužbe postavlja pitanje je li Komisija pravilno izvršila proračun EU-a. Ombudsmanica smatra da to pitanje moraju rješavati institucije kojima je ta zadaća povjerena Ugovorom o EZ-u, tj. Europski parlament (usp. članak 276. Ugovora) i/ili Revizorski sud (vidjeti članak 248. Ugovora). Stoga će se ova istraga baviti samo pitanjem poštovanja rokova utvrđenih u ugovoru sklopljenom između Komisije i podnositelja pritužbe.

1.5 U skladu s člankom 195. Ugovora o EZ-u, Europski ombudsman ovlašten je primati pritužbe "koje se odnose na slučajeve nepravilnosti u postupanju institucija ili tijela Zajednice". Ombudsman smatra da do nepravilnosti u postupanju dolazi kada javno tijelo ne postupa u skladu s pravilom ili načelom koje je za njega obvezujuće (4). Nepravilnost se stoga može utvrditi i kada je riječ o ispunjavanju obveza koje proizlaze iz ugovora koje su sklopile institucije ili tijela Zajednica.

1.6 Međutim, Ombudsman smatra da je opseg nadzora koji može provesti u takvim slučajevima nužno ograničen. Konkretno, Europski ombudsman smatra da ne bi trebao nastojati utvrditi je li bilo koja od stranaka prekršila ugovor ako je to sporno. To bi pitanje mogao učinkovito riješiti samo nadležni sud, koji bi imao mogućnost saslušati argumente stranaka u vezi s relevantnim nacionalnim pravom i ocijeniti proturječne dokaze o svim spornim činjeničnim pitanjima.

1.7 Ombudsman stoga smatra da je u slučajevima koji se odnose na ugovorne sporove opravdano ograničiti njegovu istragu na ispitivanje je li mu institucija ili tijelo Zajednice pružilo dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoje djelovanje i zašto smatra da je njegovo stajalište o ugovornom položaju opravdano. Ako je to slučaj, Europski ombudsman zaključit će da njegovom istragom nije otkriven slučaj nepravilnosti u postupanju. Taj zaključak neće utjecati na pravo stranaka da njihov ugovorni spor ispita i mjerodavno riješi nadležni sud.

1.8 U ovom slučaju Komisija tvrdi da je njezino prvotno plaćanje obuhvaćalo samo 60 % iznosa od 1 milijuna € koji je bio predviđen ugovorom jer je, prema njezinu mišljenju, sufinanciranje izvan Zajednice koje se moglo prihvatiti iznosilo samo 60 % iznosa koji se zahtijeva na temelju ugovora. Čini se da podnositelj pritužbe tvrdi da je Komisija trebala uzeti u obzir samo proračun koji je podnijela i da bi pitanje je li doista postojao potreban iznos sufinanciranja trebalo naknadno riješiti na temelju završne računovodstvene dokumentacije. Međutim, treba napomenuti da se čini da se napomenom o članku A-302. u proračunu EU-a za 2000. priznaje da Komisija ima pravo i obvezu ispitati to pitanje prije nego što izvrši bilo kakva plaćanja (5). Ombudsmanica stoga smatra da pristup Komisije u pogledu prvog obroka nije nerazuman.

1.9 Komisija napominje da je u prosincu 2000. izvršila daljnje plaćanje, čime je ukupni isplaćeni iznos iznosio € 1,4 milijuna, što odgovara 80 % prihvatljivih rashoda koje je procijenila na € 1,75 milijuna. Podnositelj pritužbe nije iznio nikakve posebne primjedbe o tom plaćanju te s obzirom na prethodno navedene nalaze Ombudsman ne vidi razlog za preispitivanje pristupa Komisije u tom pogledu. Naposljetku, Komisija ističe da bi se dospjeli saldo platio nakon podnošenja završnog izvješća. U svojim primjedbama na mišljenje Komisije podnositelj pritužbe naglašava da taj aspekt nije obuhvaćen pritužbom.

1.10 Ombudsman stoga zaključuje da ne postoje nepravilnosti u postupanju kad je riječ o prvoj tvrdnji podnositelja pritužbe.

2 Nepotrebna kašnjenja i nedostatak informacija i smjernica

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da je došlo do nepotrebnih kašnjenja i nedostatka informacija i smjernica u vezi s izvršenjem proračunske linije A-3023 proračuna EU-a, posebno 2000. Budući da je nedostatak informacija i smjernica usko povezan s trećom tvrdnjom podnositelja pritužbe, ovdje će se razmotriti samo pitanje kašnjenja.

2.2 Komisija objašnjava da je 26. rujna 2000. izvršila prvo plaćanje u iznosu od € 600 000 i da je daljnje plaćanje u iznosu od € 800 000 izvršeno u prosincu u roku od 60 dana predviđenom u članku 4. stavku 1. ugovora.

2.3 Ombudsmanica napominje da se i podnositelj pritužbe i Komisija slažu da su se u skladu s uvjetima ugovora plaćanja morala izvršiti u roku od 60 dana.

2.4 Prema informacijama koje su dostupne Ombudsmanu, privremeno izvješće podneseno je Komisiji 11. (ili 13.) listopada 2000. s dopunom 3. studenoga 2000. Stoga se čini da je Komisijina tvrdnja da je naknadno plaćanje iznosa od € 800 000 izvršeno u prosincu 2000. izvršeno u roku od 60 dana točna.

2.5 Prema navodima podnositelja pritužbe i Komisije, ugovor je sklopljen 28. lipnja 2000. Potpisan je i vraćen Komisiji 17. srpnja 2000. Prema Komisijinu mišljenju, prvi obrok u iznosu od 600 000 € isplaćen je 26. rujna 2000. Podnositelj pritužbe tvrdi da je primio tu uplatu 3. listopada 2000.

2.6 Europski ombudsman zaključuje da na temelju dokaza koji su mu podneseni i neovisno o tome koji je datum relevantan za pokretanje razdoblja od 60 dana, Komisija nije poštovala rok od 60 dana za plaćanje utvrđen u ugovoru u pogledu prvog obroka te da to predstavlja nepravilnost u postupanju. Ombudsman stoga smatra da je u tom pogledu potrebno iznijeti kritičku primjedbu.

3 Nedostatak transparentnosti i dosljednosti

3.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da je došlo do nedostatka transparentnosti i dosljednosti u primjeni pravila sufinanciranja za subvencije dodijeljene za opće funkcioniranje organizacija. Ovdje treba uzeti u obzir i tvrdnju podnositelja pritužbe da nije bilo informacija i smjernica u vezi s izvršenjem proračunske linije A3023 proračuna EU-a, posebno 2000.

3.2 Komisija se prije svega poziva na svoj priručnik o upravljanju bespovratnim sredstvima. Nadalje ističe da je zbog neuobičajene prirode mehanizma sufinanciranja koji je odabrao podnositelj pritužbe bilo potrebno provesti reviziju financijskih izvještaja podnositelja pritužbe i predmetnih organizacija članica. Komisija smatra da je podnositelj pritužbe obaviješten o tom zahtjevu i da ga je prihvatio. Komisija nadalje napominje da je zahtjev za sufinanciranje uveden 1998. i da je postalo potrebno detaljnije razmotriti tehničke aspekte provedbe te obveze. Tvrdi da je obavješćivao podnositelja pritužbe o razvoju događaja u vezi s tim pitanjem na zajedničkim sastancima održanima u rujnu, listopadu i studenome 2000. Međutim, Komisija smatra da se to pitanje još uvijek razmatralo i da bi se zaključak trebao donijeti tijekom prve polovine 2001., čime bi se podnositelju pritužbe pružio precizan okvir za sufinanciranje.

3.3 Podnositelj pritužbe potvrđuje da su se sastanci koje je spomenula Komisija održali. Međutim, podnositelj pritužbe u osnovi tvrdi da Komisija nije precizno pojasnila kako treba tumačiti i primjenjivati zahtjev za sufinanciranje. Ombudsmanica smatra da bi podnositelji zahtjeva koji žele primiti subvenciju koja im je dodijeljena u proračunu EU-a trebali dobiti dovoljno precizne informacije o tome koje uvjete moraju ispuniti i kako će se ti uvjeti primjenjivati. Zahtjev za sufinanciranje uveden je već 1998. Iako Ombudsman prihvaća da bi taj zahtjev mogao dovesti do teških pitanja, smatra da bi Komisija nakon više od tri godine trebala moći pružiti smjernice o načinu na koji tumači taj zahtjev. Međutim, čini se da Komisija to nije učinila, s obzirom na to da sama ističe da još uvijek razmatra to pitanje i nada se da će svoju ocjenu zaključiti u prvoj polovici 2001.

3.4 Europski ombudsman zaključuje da Komisija nije pružila dovoljno precizne informacije o tome kako treba tumačiti i primjenjivati uvjet sufinanciranja te da to predstavlja daljnji slučaj nepravilnosti u postupanju. Ombudsman stoga smatra da je u tom pogledu potrebno iznijeti kritičku primjedbu.

4 Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom, čini se da je potrebno iznijeti sljedeće kritike:

Ugovorom između Komisije i podnositelja pritužbe utvrđeno je da se plaćanja trebaju izvršiti u roku od 60 dana. Komisija nije ispunila taj zahtjev u pogledu prvog obroka. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

Podnositelji zahtjeva koji žele primiti subvenciju koja im je dodijeljena u proračunu EU-a trebali bi dobiti dovoljno precizne informacije o tome koje uvjete moraju ispuniti i kako će se ti uvjeti primjenjivati. Zahtjev za sufinanciranje uveden je već 1998. Više od tri godine kasnije Komisija još nije dostavila dovoljno precizne informacije o tome kako treba tumačiti i primjenjivati zahtjev sufinanciranja. To je još jedan slučaj nepravilnosti u postupanju.

Zbog prethodno navedenih razloga nije bilo primjereno postići prijateljsko rješenje tog pitanja. Ombudsman stoga zaključuje spis.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Europske komisije.

Tvoje iskreno,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) SL L 40 od 14. veljače 2000., str. 1.

(2) Relevantni prijedlozi Europskog parlamenta sada se odražavaju u tekstu napomena o članku A-302. u proračunu za 2001. (SL L 56 od 26. veljače 2001., str. 1.). Prema tom tekstu sufinanciranje od 20 % „uključuje doprinose u naravi”. Odlomak o rokovima sada glasi kako slijedi: „Tijela korisnici moraju podnijeti zahtjev prije 31. ožujka. Komisija mora obavijestiti o svojem odobrenju i dodijeliti prvi obrok subvencije u roku od tri mjeseca. Plaćanje zadnje rate, koja ne smije premašiti 10 %, može se prenijeti dok se kontrola ne dovrši. ( )”.

(3) Tekst na engleskom jeziku odnosi se na obavijest o „sporazumu”. Međutim, usporedba s drugim jezičnim verzijama pokazuje da se čini da je riječ o „odobrenju” o kojem Komisija mora obavijestiti u roku od tri mjeseca od datuma podnošenja zahtjeva.

(4) Vidjeti Godišnje izvješće za 1997., str. 22. i dalje.

(5) Vidjeti prethodno navedeni tekst („Komisija će procijeniti stupanj sufinanciranja svake organizacije i razdoblja prije donošenja odluke o bilo kojem financiranju Europske unije”).