Poštovani gospodine N.,

2. ožujka 2000. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu zbog navodnog propusta Europske komisije da plati drugi obrok na temelju ugovora za projekt u okviru programa Leonardo da Vinci „Model osposobljavanja za gospodarenje otpadom za MSP-ove – FIN/96/2/1129/P1/II.1.1.a./CONT”.

Pritužbu sam 17. svibnja 2000. proslijedio predsjedniku Europske komisije. Komisija je 7. studenoga 2000. poslala mišljenje o Vašoj pritužbi i proslijedila sam Vam ga s pozivom na očitovanje. Čini se da od vas nisu primljene nikakve primjedbe.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

2. prosinca 1996. započeo je projekt "Model osposobljavanja za gospodarenje otpadom za MSP-ove – FIN/96/2/1129/P1/II.1.1.a./CONT", a Komisija je prvi obrok platila na vrijeme. U skladu s ugovorom podnositelj pritužbe podnio je privremeno izvješće 31. kolovoza 1998. Na temelju ugovora plaćanje drugog obroka trebalo je izvršiti u roku od dva mjeseca od odobrenja privremenog izvješća. Prema podnositelju pritužbe Komisija nije zatražila dodatne informacije od podnositelja pritužbe, ali nije platila drugi obrok.

Podnositelj pritužbe tvrdi:

1. trenutačno plaćanje iznosa od € 58 500 koji dospijeva na temelju ugovora
2. sljedeća opća poboljšanja u postupku koji treba slijediti u budućim slučajevima:

• Komisija bi trebala odmah obavijestiti ugovaratelja o primitku završnog izvješća;
• razmatranje završnog izvješća trebalo bi biti dovršeno u roku od dva mjeseca od njegova primitka;
• od ugovaratelja bi trebalo bez odgode zatražiti sve dodatne informacije nakon završetka razmatranja izvješća.

INQUIRY

Komisija je u svojem mišljenju ukratko iznijela sljedeće točke:

Kad je riječ o projektu FIN/96/1129, privremeno izvješće o projektu poslano je Komisiji u kolovozu 1998. U okviru programa Leonardo da Vinci ured za tehničku pomoć ocijenio je privremena izvješća. Ured za tehničku pomoć proveo je analizu sadržaja i financijskih informacija iz izvješća. Potonja analiza još nije bila dovršena kada je Komisija obavijestila da neće obnoviti svoj ugovor s društvom koje upravlja uredom za tehničku pomoć. Kako bi se zajamčio kontinuitet tekućih projekata i upravljanje njima, Komisija je osnovala posebnu jedinicu pod nazivom CLEO. U praksi je Komisija iz mnogo različitih razloga mogla preuzeti upravljanje tek u svibnju 1999. Komisija je morala riješiti brojne probleme povezane s upravljanjem programom. CLEO je dovršio analizu privremenog izvješća u srpnju 1999.

Nakon zatvaranja ureda za tehničku pomoć belgijska tijela onemogućila su pristup spisima tog ureda. Naposljetku, nakon što su spisi vraćeni Komisiji, utvrdila je da neki dokumenti nedostaju. Budući da je ugovor o predmetnom projektu nedostajao, od ugovorne strane zatraženo je da dostavi primjerak ugovora. To objašnjava koliko je vremena bilo potrebno za dovršenje analize.

Zbog naišlih problema službe Komisije morale su promijeniti svoje načine plaćanja te je stoga došlo do kašnjenja u plaćanjima. Jedinice su sklopile konačni sporazum 30. ožujka 2000., a isplata je poslana 5. travnja 2000. banci Komisije. Plaćanje je već izvršeno, a dopis o zaključenju s informacijama o svim plaćanjima poslan je u srpnju 2000.

Kad je riječ o financijskom sporazumu o završnom plaćanju, Komisija je objasnila da se u okviru programa Leonardo da Vinci I završno plaćanje izvršava 60 dana nakon što je ugovorna stranka podnijela završno izvješće i nakon što je Komisija odobrila to izvješće.

U studenome 1999. ugovorna stranka zatražila je produljenje roka za podnošenje završnog izvješća, a Komisija je taj rok produljila do 30. ožujka 2000. Službe Komisije primile su završno izvješće 3. travnja 2000., a potvrda o primitku poslana je 4. svibnja 2000. Službe Komisije poslale su ugovornoj stranci 4. rujna 2000. zahtjev za dodatne informacije. Ugovorna stranka je 12. listopada 2000. poslala odgovor. Komisija je obavijestila Ombudsmana da će evaluacija uskoro biti dovršena i da će se plaćanje izvršiti u roku od 60 dana od primitka tih dokumenata u skladu s ugovorom.

Komisija je obavijestila da je u Smjernicama o rokovima plaćanja koje je Komisija objavila 19. srpnja 2000. uzela u obzir probleme koje je istaknuo podnositelj pritužbe, posebno u točki VI.B.2. Smjernica.

Podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe.

ODLUKA

1.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije platila drugi obrok u iznosu od 58 500 €.

1.2 Komisija je u svojem mišljenju objasnila da su kašnjenja u obradi drugog obroka djelomično posljedica odluke o neproduljenju ugovora društva koje upravlja uredom za tehničku pomoć, a djelomično zbog gubitka dokumenata i odluke o promjeni načina plaćanja. Komisija je obavijestila Ombudsmana da je drugi obrok isplaćen podnositelju pritužbe.

1.3 Na temelju istraga Europskog ombudsmana čini se da ne postoje nepravilnosti u postupanju u vezi s tim aspektom predmeta.

2.1 Podnositelj pritužbe predložio je da Komisija odmah obavijesti ugovaratelja o primitku završnog izvješća te da se završno izvješće razmotri u roku od dva mjeseca od primitka. Naposljetku, podnositelj pritužbe predložio je da se od ugovaratelja bez odgode zatraže sve dodatne informacije nakon dovršetka razmatranja izvješća.

2.2 Ombudsmanica primjećuje da je Komisija objasnila da su prijedlozi podnositelja pritužbe uzeti u obzir u Smjernicama o rokovima plaćanja Komisije objavljenima 19. srpnja 2000. Točka VI.B.2. Smjernica odnosi se na mjere za skraćivanje vremena plaćanja. U odluci Europskog ombudsmana u istrazi na vlastitu inicijativu o zakašnjelim plaćanjima Komisije (OI/5/99/IJH) Ombudsman je smatrao da će koraci koje je Komisija predložila ili već poduzela, ako se pravilno provedu, vjerojatno predstavljati znatan napredak u borbi protiv problema zakašnjelog plaćanja Komisije.

Na temelju istraga Ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

Jacob SÖDERMAN