Odluka u predmetu 736/2019/PB o načinu na koji je misija EUCAP Somalia ^[1] izračunala radno iskustvo u postupku zapošljavanja ^[2]

Kontekst pritužbe ^[3]

1. Podnositelj pritužbe podnio je zahtjev za međunarodno ugovorno radno mjesto „analitičara sigurnosti misije” u misiji EUCAP Somalia (dalje u tekstu „misija” ili „EUCAP Somalia”). Nakon vrlo dobrog razgovora za posao, Misija je zatražila od podnositelja pritužbe da dostavi dokumente kako bi mu omogućila da utvrdi točno trajanje svojeg radnog iskustva. Nakon donekle dugotrajne i složene procjene Misija je obavijestila podnositelja pritužbe da njezino relevantno i dokumentirano radno iskustvo ne odgovara razdoblju od pet godina koje se zahtijeva u obavijesti o slobodnom radnom mjestu. Stoga joj nije mogla ponuditi posao.

2. Postupak koji je doveo do tog zaključka doveo je do toga da je podnositelj pritužbe podnio pritužbu Europskom ombudsmanu. Kritizirala je duljinu procesa i ono što je osjećala kao lošu komunikaciju misije. Tvrdila je da bi je misija trebala propisno obavijestiti o tome kako je izračunala njezino radno iskustvo.

Istraga

3. Ombudsmanica je pokrenula istragu i zatražila od Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) da dostavi informacije koje bi podnositelju pritužbe omogućile da razumije kako je izračunano njezino radno iskustvo.

4.  ESVD je nakon temeljitog savjetovanja s misijom EUCAP Somalia dostavio detaljan odgovor, a zatim odgovor na dodatna pitanja Ombudsmana.

5. Ombudsmanica je podnositelju pritužbe poslala odgovore ESVD-a kako bi joj omogućila da podnese primjedbe. Podnositelj pritužbe nije iznio primjedbe.

Izračun radnog iskustva

6. ESVD je dostavio detaljan pregled primjenjivih pravila sadržanih u njegovim Smjernicama za ocjenjivanje. ESVD je te smjernice za ocjenjivanje opisao kao iznimno važne, napominjući da se vrsta radnog mjesta o kojem je ovdje riječ financira izravno iz općeg proračuna EU-a. Naglasio je da, iako se procjene prethodnog radnog iskustva uvijek provode na pojedinačnoj osnovi, Smjernice ostavljaju tek malo prostora za tumačenje i odstupanje od vodećih načela i pravila.

7. Primjeri tih pravila uključuju, na primjer, pravilo da će se radno iskustvo koje je samo djelomično relevantno računati na 50 % ili da se neplaćeno radno iskustvo može smatrati relevantnim samo ako ga je akreditirala etablirana i priznata organizacija. Slično tome, postoje precizna pravila za nekoliko drugih situacija, kao što su radno iskustvo stečeno na pola radnog vremena, rad koji se obavljao razmjerno ili rad koji se s vremenom preklapao.

8. ESVD je zatim objasnio postupak izračuna radnog iskustva podnositelja pritužbe.

9. Nakon razgovora za posao misija je od podnositelja pritužbe zatražila da dostavi dokaz o svojem radnom iskustvu. Najmanji potreban broj godina bio je pet. Podnositeljica pritužbe u svojem je zahtjevu navela da je tijekom razdoblja od osam godina imala sedam godina radnog iskustva u gotovo dvadeset različitih radnih odnosa. 

10. Odjel za ljudske resurse misija zaključio je da podnositelj pritužbe ima 5,14 godina relevantnog radnog iskustva. To je provjerio financijski procjenitelj misije. U skladu s primjenjivim pravilima Odjel za ljudske resurse misije podnio je odgovarajući prijedlog za razvrstavanje podnositelja pritužbe Europskoj komisiji, koja ima pravo odobriti (ili odbiti) konačno razvrstavanje.

11. Tijekom sljedećih tjedana radno iskustvo podnositelja pritužbe ponovno je izračunano nekoliko puta. Podnositelj pritužbe dostavio je nove dokumente, a misija i Europska komisija razmijenile su povezane dokumente. Osim toga, u međuvremenu je zamijenjen financijski procjenitelj misije. Misija je revidirala svoj izračun radnog iskustva podnositelja pritužbe na 2,4 godine. Odjel za ljudske resurse stupio je u kontakt s podnositeljem pritužbe radi dokazivanja radnog iskustva. Poslala je takav dokaz, a Misija je revidirala procjenu njezina radnog iskustva na 4,61 godinu.

12. ESVD je Ombudsmanu na povjerljivoj osnovi dostavio detaljnu tablicu koju je Misija interno upotrijebila za izračun radnog iskustva podnositelja pritužbe. Sadržava stupce s informacijama kao što su datumi, broj odrađenih dana, naziv organizacije za koju je radio i procjena jesu li dostavljeni odgovarajući dokazi [4].

13. ESVD je u svojem odgovoru Ombudsmanu detaljno objasnio procjenu koju je provela misija. Na primjer, navedeno je radno iskustvo koje se broji kao 100% i iskustvo koje se broji kao 50%. Navela je i iskustvo za koje podnositelj pritužbe nije mogao dostaviti dokaze, što je uključivalo nekoliko mjeseci rada u nacionalnoj instituciji za ljudska prava i slično razdoblje rada u nacionalnom ministarstvu.

14. ESVD je komentirao da je bilo očito da je „interni postupak ocjenjivanja bio iznimno složen”. Navela je da je podnositelj pritužbe dostavio nepotpunu popratnu dokumentaciju, koju je dopunila tek nakon brojnih zahtjeva Odjela za ljudske resurse misije. Postupak je kasnio i zbog činjenice da objašnjenja podnositelja pritužbe nisu uvijek jasno pokazala je li predmetno radno iskustvo bilo u nepunom ili punom radnom vremenu te je stoga Misija od podnositelja pritužbe morala zatražiti pojašnjenja. ESVD je uputio na precizna pravila iz prethodno navedenih smjernica za ocjenjivanje, čiji je cilj osigurati koherentne odluke o razvrstavanju.

15. ESVD je naglasio da je misija izričito obavijestila podnositelja pritužbe da mora pružiti precizan dokaz svojeg radnog iskustva te da misija EUCAP Somalia u komunikaciji održava proaktivan, pozitivan, koristan i ohrabrujući ton i duh.

16. Kako je prethodno navedeno, odgovor ESVD-a poslan je podnositelju pritužbe, koji nije iznio primjedbe.

Procjena Europskog ombudsmana

O načinu na koji je misija komunicirala s podnositeljem pritužbe

17. Misija je od samog početka bila vrlo pozitivna u pogledu zahtjeva podnositelja pritužbe. Nakon što je ocijenila i izračunala radno iskustvo podnositelja pritužbe, jasno joj je priopćila da nastoji utvrditi dokumentaciju kako bi dokazala relevantno radno iskustvo. Stoga je bilo sasvim jasno da je Misija pokušala pomoći podnositelju pritužbe da dostavi dokaze o tome što tvrdi da je relevantno radno iskustvo.

O duljini i složenosti postupka

18. ESVD je u potpunosti priznao da je riječ o složenom procesu. Kad je riječ o posljedicama koje je to konkretno imalo za podnositelja pritužbe, Ombudsmanica napominje da je misija obavijestila podnositelja pritužbe da je ne može zaposliti ako nema potrebno radno iskustvo te da je za to potrebno dostaviti dokumentaciju. Ombudsmanica također napominje da je priroda detaljne i doista duge procjene radnog iskustva podnositelja pritužbe koju je provela misija bila iz temelja konstruktivna i pozitivna za nju: Na temelju revidirane procjene koja joj je dala 2,4 godine radnog iskustva, misija je u velikoj mjeri zatražila i ocijenila dodatnu dokumentaciju te je u konačnici izračunala njezino relevantno i dokumentirano radno iskustvo na gotovo 5 godina.

19. S obzirom na navedeno, Ombudsmanica ne smatra da su Misija ili ESVD postupali s nepravilnostima u postupanju prema podnositelju pritužbe. Međutim, Ombudsman će dati prijedloge za poboljšanje postupka za utvrđivanje relevantnosti i trajanja relevantnog radnog iskustva.

20. Naposljetku, iako je predmet ovog predmeta bilo trajanje postupka i način na koji je Misija komunicirala s podnositeljem pritužbe u pogledu izračuna njezina radnog iskustva, Ombudsman smatra prikladnim zabilježiti da se čini da je zaključak Misije da nije imala potrebno radno iskustvo utemeljen i lišen svake očite pogreške u ocjeni.

Zaključak

Na temelju istrage Ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom:

Nije bilo nepravilnosti u postupanju misije EUCAP Somalia i ESVD-a s podnositeljem pritužbe.

Podnositelj pritužbe i ESVD bit će obaviješteni o toj odluci.

Prijedlog za poboljšanje

Ombudsmanica smatra pozitivnim to što se ESVD za zapošljavanje i ocjenjivanje novog osoblja koristi detaljnim skupom načela ocjenjivanja. Ombudsmanica je primijetila i korisnost unutarnjih provjera pri zapošljavanju u okviru misije, za koje se u ovom slučaju čini da su dobro funkcionirale.

Međutim, činjenice u ovom predmetu, uključujući činjenicu da je ESVD sam priznao da je postupak bio „iznimno težak”, daju razlog za razmatranje mogućih poboljšanja.

Ombudsmanica stoga predlaže da civilne misije za upravljanje krizama u sličnim postupcima

a. bolje informira potencijalne podnositelje zahtjeva o osnovnim pravilima svojih smjernica za ocjenjivanje (na primjer u obliku popisa najčešćih pitanja);

b. traži od samih podnositelja zahtjeva da ispune tablicu sa svojim potrebnim radnim iskustvom, potičući ih da navedu vlastitu procjenu relevantnosti i trajanja iskustva;

c. razmotriti uvođenje obrasca kojim se od podnositelja zahtjeva tehnički zahtijeva da za svako radno iskustvo za koje se tvrdi da je relevantno učita jedan ili više dokumenata kao dokaz radnog iskustva bez kojih se obrazac ne može dostaviti (to nije jamstvo točnosti, ali naglašava taj važan aspekt postupka zapošljavanja).

ESVD možda već radi na uvođenju takvih poboljšanja. Ombudsman bi u tom slučaju želio biti propisno obaviješten.

Emily O'Reilly
Europska ombudsmanica

Strasbourg, 13.7.2020.

[1] Misija EUCAP Somalia civilna je misija za upravljanje krizama koju je uspostavilo Vijeće Europske unije. Zapošljava međunarodno i lokalno ugovorno osoblje te zapošljava upućene državljane država članica EU-a i trećih zemalja koje daju doprinos. Postupak zapošljavanja u nekim slučajevima provodi misija uz sudjelovanje ESVD-a. Međunarodna ugovorena radna mjesta objavljuju se na internetskim stranicama ESVD-a.

[2] Ova verzija odluke Ombudsmana sadržava urednička poboljšanja koja je predložio ESVD nakon objave prve verzije.

[3] Kako bi se zaštitili osobni podaci, u odluci se izbjegava upućivanje na pojedinosti koje bi mogle omogućiti identifikaciju podnositelja pritužbe.

[4] Ombudsmanica je primijetila manju razliku u prikazu ukupnog radnog iskustva. Na temelju vlastite procjene ESVD-a o tome koje je radno iskustvo relevantno, izračun je trebao pokazati četiri godine, sedam mjeseci i devet dana.