Strasbourg, le 12.9.2012

OI/13/2012/MHZ- Visite à l'Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures des États membres de l'Union européenne (FRONTEX)

Monsieur,

En mai 2011, j'ai lancé un programme de visites dans les agences de l'UE, dans le but de recenser et de diffuser les meilleures pratiques dans leurs relations avec les citoyens. J'ai d'abord effectué trois visites «pilotes» dans les agences de l'UE au Royaume-Uni, à savoir l'Autorité bancaire européenne, l'Agence européenne des médicaments et le Collège européen de police. Par la suite, le 1er juin 2011, j'ai rencontré les chefs de toutes les agences de l'UE à Bruxelles et j'ai eu l'occasion de les familiariser plus en détail avec cette initiative. En octobre et novembre 2011, j'ai visité respectivement l'Agence européenne pour l'environnement à Copenhague, l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies et l'Agence européenne pour la sécurité maritime à Lisbonne. En février 2012, j'ai visité le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle à Thessalonique et, en mai, j'ai visité la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail à Dublin. En juin 2012, j'ai visité Eurojust et Europol à La Haye. Enfin, en juillet 2012, j'ai visité l'Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l'information, l'ENISA, à Iraklion, en Crète. Des informations sur mes précédentes visites dans les agences de l’UE sont disponibles sur la page suivante de mon site web:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Je serai à Varsovie du 3 au 4 octobre 2012 et je voudrais profiter de cette occasion pour visiter FRONTEX et je serais heureux de rencontrer les membres concernés de l'équipe de direction de l'Agence. Compte tenu de la nature de cette visite, il me semble opportun de m'adresser à vous en tant que directeur exécutif de FRONTEX.  Pour vous aider à préparer ce qui, j'en suis certain, s'avérera être un échange de vues utile et constructif, je joins à la présente lettre une annexe contenant a) le projet de programme de notre réunion et b) des informations concernant les aspects procéduraux de ce type de visite.

Je note qu'à la suite de contacts informels entre nos bureaux, le jeudi 4 octobre 2012 (9 h 30 – 12 h 30) a été convenu comme date mutuellement appropriée pour notre réunion, au cours de laquelle, je crois comprendre, votre directeur adjoint représentera, en votre absence, la direction de FRONTEX. 

Lors de ma visite à Frontex, je serai accompagnée de Mme Marta Hirsch-Ziembinska, cheffe de l’unité «Reclamations et enquêtes» de mon bureau, qui agira en tant que personne de contact pour les aspects organisationnels de notre réunion. Ses coordonnées sont: [email], tél: + 33 388 17 2746. D'après les contacts informels entre nos bureaux, je comprends également que Mme Magdalena ZUK de votre bureau servira de personne de contact à FRONTEX, qui assurera la liaison avec Mme Hirsch-Ziembinska pour tous les préparatifs nécessaires.

Je tiens également à préciser que, comme le programme de notre réunion et les documents figurant en annexe l'indiquent clairement, ma visite n'est pas liée à mon enquête d'initiative concernant l'Agence (OI/5/2012/BEH-MHZ), qui est toujours en cours.

Veuillez noter qu'à la suite de notre réunion, je souhaiterais également rencontrer le comité du personnel de FRONTEX. Cette démarche fait suite à une demande de l’Assemblée des comités du personnel des agences (AASC) de rencontrer systématiquement les comités du personnel des agences de l’UE que je visite dans le cadre d’enquêtes d’initiative.

Je tiens à vous remercier encore une fois d'avoir accepté d'organiser cette visite, et je me réjouis à la perspective de vous rencontrer, vous et vos collègues, et de participer avec vous tous à ce qui, j'en suis sûr, sera un échange fructueux sur les différentes questions figurant dans le projet d'ordre du jour de notre réunion. Je remercie en outre la direction de Frontex d’avoir organisé les aspects pratiques de ma réunion avec le comité du personnel de l’Agence.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

P. Nikiforos Diamandouros

Pièce jointe: 1

ANNEXE: Aspects procéduraux et projet d'ordre du jour de la visite

Concernant les aspects procéduraux

Les visites du Médiateur européen sont formellement effectuées sur la base de sa compétence pour mener des enquêtes d'initiative. La correspondance relative à cette visite portera donc un numéro de référence d'enregistrement pour ces enquêtes d'initiative (OI//2012/MHZ). Le Médiateur souhaiterait que FRONTEX cite ce numéro de référence dans sa correspondance relative à la visite.

Une enquête d'initiative implique, entre autres, que les garanties procédurales habituelles concernant ces enquêtes s'appliquent. Il s'agit notamment du droit de l'agence de demander au Médiateur européen de traiter les informations et les documents de manière confidentielle - voir les articles 5.1, 5.2 et 14.2 des dispositions d'exécution du Médiateur: www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

En plus d’informer l’agence à visiter des questions qu’il a l’intention de soulever, le Médiateur peut également lui demander de fournir à l’avance certaines informations et/ou documents pertinents.

À la suite de chaque visite, le Médiateur informera l'agence par écrit de ses conclusions. S'il fait des suggestions spécifiques, il demandera normalement à l'agence de l'informer de toute action de suivi qu'elle se propose d'entreprendre. En fonction de la réponse de l'agence, le Médiateur envisagera soit de clore l'enquête, soit de prendre d'autres mesures, par exemple en émettant des recommandations formelles.

Veuillez noter que la lettre préparatoire à cette visite, ainsi que la présente annexe, seront publiées sur le site web du Médiateur européen. Si le Médiateur décide de faire des suggestions à l'Agence à la suite de sa visite, la communication contenant ces suggestions sera également publiée sur cette page, de même que la réponse de l'Agence, toute correspondance ultérieure et les conclusions écrites finales du Médiateur. Ces échanges apparaîtront sur la page suivante du site web du Médiateur: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Concernant les questions à l'ordre du jour

 En ce qui concerne le contenu de la visite du 4 octobre 2012, le Médiateur européen souhaite aborder les thèmes suivants:

• Les premiers contacts de FRONTEX avec le public
• Transparence, dialogue et responsabilité
• Recrutement
• Appels d'offres et contrats
• Conflits d'intérêts
• Dénonciation des dysfonctionnements

Les questions spécifiques que le Médiateur souhaite examiner dans le cadre de chaque thème sont les suivantes:

1. Premiers contacts avec le public

L'une des tâches fondamentales du Médiateur est de veiller à ce que l'administration de l'UE soit ouverte, soucieuse du service et efficace dans le traitement des contacts avec les citoyens. Les principes de base pertinents sont énoncés dans le Code européen de bonne conduite administrative (CGAB). La question reste importante dans notre travail quotidien, ce qui donne à penser que l’administration de l’UE est toujours confrontée à certains défis dans ce domaine. Le cas échéant, le Médiateur européen s'efforce de trouver une solution rapide aux plaintes qui concernent les griefs relatifs aux premiers contacts d'un citoyen avec l'administration. Habituellement, cela implique que mes services contactent la personne concernée par téléphone.

Je comprends que toutes les agences de l'UE ont accepté d'adopter le code européen de bonne conduite administrative lors d'une réunion des chefs des agences qui s'est tenue à Lisbonne en octobre 2008. Cependant, je n'ai trouvé sur le site Internet de FRONTEX aucun lien vers le Code européen de bonne conduite administrative. Je ne sais pas non plus comment Frontex a mis en œuvre le code et comment elle veille à ce que son personnel respecte les principes énoncés dans le code. Je n'ai pas été en mesure de trouver des références à cette question sur le site web de FRONTEX et je vous serais donc reconnaissant de bien vouloir faire une présentation à ce sujet.

2. Transparence, dialogue et responsabilité

Le Médiateur européen accorde également une grande importance à la promotion de la transparence et au renforcement de la responsabilité au sein de l’administration de l’UE. Cette exigence se reflète, entre autres, dans la législation de l’UE sur l’accès du public aux documents, qui mentionne expressément le Médiateur en tant qu’organe de contrôle. Cela se reflète également dans les vastes pouvoirs d'enquête de l'Ombudsman, qui nous permettent de clarifier en profondeur les faits et les questions soulevés dans nos enquêtes.

Je vous serais donc reconnaissant d'en savoir plus sur les questions suivantes:

a) Je note que le site web de FRONTEX ne contient aucune section sur l’accès aux documents détenus par l’agence. Comment FRONTEX traite-t-elle en pratique les demandes d'accès du public aux documents? Quelles sont ses règles, lignes directrices et/ou modalités pratiques pour le traitement de ces demandes? Veuillez fournir des exemples, tels que la correspondance principale dans le traitement par l’Agence des trois dernières demandes d’accès du public aux documents traitées en vertu des règles pertinentes de Frontex et/ou du règlement (CE) no 1049/2001. (La substance de la décision de FRONTEX dans ces exemples ne sera pas examinée, car ce n'est pas le but de cette visite.)

b) FRONTEX produit-elle un rapport annuel (interne ou externe) sur son traitement de l'accès du public aux documents?

c) FRONTEX exploite-t-elle ou a-t-elle l'intention d'exploiter un registre public au sens de l'article 11 du règlement (CE) n° 1049/2001?

d) FRONTEX gère une grande quantité d'informations et de données. Son site web est convivial et contient un grand volume de données, de publications et d'informations relatives aux principales activités de FRONTEX, plus particulièrement dans les "Docuemnts de Gouvernance". À proprement parler, le règlement (CE) n° 1049/2001 ne s'applique qu'aux «documents». Comment FRONTEX traite-t-elle les demandes d'informations? Veuillez nous fournir des informations concernant les commentaires que les services de FRONTEX reçoivent des utilisateurs et des parties prenantes en ce qui concerne l'accès à l'information.

3. Sélection et recrutement

En ce qui concerne le fond des décisions de sélection et de recrutement, le Médiateur adopte une approche similaire à celle des juridictions de l’UE. Cela signifie, entre autres, qu’il reconnaît les très larges pouvoirs discrétionnaires de l’administration dans la sélection de son personnel.

En ce qui concerne les aspects procéduraux de la sélection et du recrutement, le Médiateur s'est employé très activement à accroître la transparence du recrutement dans l'UE. Cela a, par exemple, conduit à une transparence accrue en ce qui concerne les noms des membres des jurys de sélection et à des fiches d’évaluation plus détaillées qui donnent aux candidats une meilleure idée de la manière dont ils ont été évalués.

FRONTEX a publié sur son site Internet, sous la rubrique "Offres d ' emploi", des informations sur sa politique de recrutement et ses procédures de recrutement d ' agents temporaires et d ' agents contractuels (FRONTEX ne dispose actuellement d ' aucun fonctionnaire permanent). Je vous serais reconnaissant de bien vouloir apporter des éclaircissements supplémentaires sur les points suivants:

a) Comment Frontex assure-t-elle une communication efficace avec les candidats aux procédures de sélection en ce qui concerne le statut de leur candidature et/ou le résultat de la procédure de sélection?

b) Les noms des membres du jury de sélection sont-ils connus des candidats?  Dans quelle mesure FRONTEX donne-t-il aux candidats un accès aux évaluations de leurs candidatures?

c) Dans quelle mesure Frontex recherche-t-elle des moyens plus rapides et moins formels de résoudre les litiges relatifs aux décisions de sélection et de recrutement que ceux prévus à l'article 90 du statut?

d) Eurojust informe-t-elle systématiquement les candidats, dans sa correspondance, qu'ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur, comme le prévoit l'article 19 du code de bonne conduite administrative susmentionné?

4. Appels d'offres et contrats

Au niveau de l'examen, les litiges relatifs aux décisions d'appel d'offres et aux relations contractuelles sont le plus souvent traités par les tribunaux. Toutefois, une proportion importante des affaires du Médiateur a également concerné ces domaines au fil des ans. En ce qui concerne les appels d'offres, le Médiateur s'inspire de l'approche de la Cour, qui consiste à reconnaître à l'administration un large pouvoir discrétionnaire dans l'évaluation des aspects de fond des propositions d'appels d'offres, tout en vérifiant soigneusement si elle a motivé ses décisions de manière valable et adéquate et si elle a respecté de manière adéquate les procédures applicables et les droits à l'information. En ce qui concerne les litiges contractuels, le Médiateur n’évalue pas en tant que tel s’il y a rupture de contrat. Il examine toutefois minutieusement si l'administration a fourni de bonnes raisons pour justifier sa position et examine également l'équité des actions ou omissions administratives.

Je note que le site Web de FRONTEX contient une section sur la passation des marchés et explique la politique et la procédure de passation des marchés. Mes questions sont les suivantes:

a) Comment FRONTEX traite-t-elle les litiges relatifs à ces domaines?

b) Les soumissionnaires et les contractants sont-ils informés qu'ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur?

5. Conflits d'intérêts

Des conflits d'intérêts surviennent lorsque des personnes qui travaillent pour l'administration publique peuvent être perçues comme ayant un intérêt personnel inapproprié dans une affaire dont elles sont saisies. Ces conflits doivent être traités de manière appropriée afin d'assurer une prise de décision objective et de renforcer la confiance du public dans l'administration. Les événements et les cas récents montrent que l'administration de l'UE ne jouit pas clairement de la pleine confiance du public à l'égard de cette question.

À la lumière de ces considérations, je souhaiterais savoir quelles mesures concrètes FRONTEX applique afin d’éviter les conflits d’intérêts dans les domaines suivants:

a) Recrutement du personnel, y compris des cadres supérieurs

b) les membres actuels et anciens du personnel, notamment en ce qui concerne les activités extérieures pendant et après leur service à Frontex (voir, par exemple, les articles 11, 11 bis, 12 ter et 16 du statut).

6. Dénonciation des dysfonctionnements

Les articles 22 bis et 22 ter du statut sont communément appelés «dispositions relatives aux lanceurs d'alerte». Ces dispositions ont une double structure consistant a) en une obligation de signaler les actes répréhensibles graves à l'institution du lanceur d'alerte ou, sous certaines conditions, à l'OLAF, et b) en un droit de signaler également l'affaire aux titulaires de fonctions de certaines autres institutions de l'UE, pour autant que des exigences spécifiques soient respectées [1]. Les articles 22 bis et 22 ter définissent les circonstances dans lesquelles les lanceurs d’alerte sont protégés contre les représailles de la part de l’institution pour laquelle ils travaillent. Selon l’article 22 bis, l’institution concernée n’est pas autorisée à agir au détriment du fonctionnaire qui a divulgué les informations, si celui-ci a agi de manière raisonnable et honnête. L'article 22 ter étend cette protection au fonctionnaire qui divulgue des informations à un ou plusieurs des cinq titulaires de fonctions qui y sont mentionnés, c'est-à-dire aux présidents du Parlement européen, de la Commission, du Conseil, de la Cour des comptes ou du Médiateur européen.

Je vous saurais gré de bien vouloir fournir à Frontex des informations sur les dispositions qu’elle a mises en place pour la dénonciation interne des dysfonctionnements et sur toute expérience acquise avec les lanceurs d’alerte.