Intitulé de l’affaire: Les informations fournies par la Commission européenne aux offres infructueuses dans le cadre d’appels d’offres et de propositions

Date: Mercredi 2 mars 2022

Lieu: Réunion à distance via Webex

Participants

De l’équipe d’enquête de la Médiatrice européenne:

· Mme Tina Nilsson, cheffe de l'unité Traitement des dossiers

· Mme Laura Massocchi, chargée des enquêtes

· M. Federico Narducci, stagiaire chargé des enquêtes

Représentants de la Commission:

· Chef d'unité - Éthique, bonne administration & Relations avec le Médiateur européen

· Coordinateur politique - Éthique, bonne administration & Relations avec le Médiateur européen

Objet de la réunion

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a cherché à discuter et à trouver une solution au problème lié au libellé peu clair de la section «recours» dans certaines lettres et certains documents envoyés par la Commission aux candidats non retenus qui participent à des appels à propositions, à des appels d’offres et à des concours organisés par la Commission ou par ses agences exécutives. Pour cette raison, les plaignants s’adressent au Médiateur sans avoir procédé à des «approches administratives préalables» (AAP) auprès de l’organe concerné, ce qui est une exigence pour qu’une mise en conformité avec le Médiateur soit recevable (article 2, paragraphe 3, du statut du Médiateur).

Introduction et informations procédurales

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a exposé l’objectif de la réunion et expliqué les caractéristiques des initiatives stratégiques lancées par l’Office.

Informations échangées

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a souligné que les informations concernant la possibilité pour les citoyens de s’adresser à la Médiatrice devraient être aussi claires que possible. À cet égard, une enquête menée récemment par le Médiateur a montré que les plaignants les plus insatisfaits sont ceux dont les affaires sont déclarées irrecevables. Étant donné que les modèles de la Commission sont généralement très bons et largement utilisés également par d’autres organes de l’UE, il est encore plus important que ces modèles soient bien rédigés.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a déclaré qu’il n’incombait pas à la Médiatrice de réévaluer les propositions et les offres, mais de détecter d’éventuels problèmes de procédure et des erreurs manifestes. Les mécanismes d'examen interne, plus proches de la source, sont donc le meilleur moyen d'aborder les questions de fond. En outre, la réponse des institutions aux AAP est cruciale pour le Médiateur lors de l’évaluation des affaires. Le Médiateur recourt de plus en plus aux «enquêtes documentaires» dans les cas où il est possible de déterminer qu’il n’y a pas de mauvaise administration sur la base de la réponse de l’institution, sans qu’il soit nécessaire qu’il prenne contact avec l’institution concernée.

Les représentants de la Commission ont reconnu que les modèles présentaient certaines faiblesses qu’il convenait d’améliorer. Ils ont indiqué qu'ils associeraient toutes les DG concernées et le service juridique à la résolution de ce problème. Ce dernier peut fournir des conseils sur la manière de concilier les informations relatives à la possibilité de s’adresser au Médiateur avec les informations sur la manière de contester la décision devant la CJUE.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a précisé que l’initiative stratégique se concentre sur les informations sur la manière de s’adresser à la Médiatrice, mais a noté qu’il serait utile d’informer les demandeurs non retenus qu’une plainte auprès de la Médiatrice n’affecte pas le délai de saisine de la CJUE.

Les représentants de la Commission demandent quels sont les domaines dans lesquels la plupart des cas sont déclarés irrecevables en raison d’un libellé peu clair. L'équipe d'enquête a déclaré que la majorité des cas concernaient des subventions et des concours. En ce qui concerne la passation de marchés, le règlement financier prévoit un délai d’attente de dix jours pendant lequel les soumissionnaires écartés peuvent présenter leurs observations avant la signature du contrat. Néanmoins, certaines plaintes concernant les procédures de passation de marchés sont déclarées irrecevables parce que les candidats non retenus envoient des observations aux pouvoirs adjudicateurs et s’adressent simultanément au Médiateur. En outre, le guide pratique INTPA a également créé certains problèmes car il énumère les remèdes sur un pied d’égalité. Par conséquent, il n’est pas clair pour les demandeurs non retenus qu’ils doivent d’abord s’adresser au pouvoir adjudicateur, puis au Médiateur.

Les représentants de la Commission demandent si cette situation se produit également en ce qui concerne les dossiers du personnel relevant du statut. L'équipe d'enquête a déclaré que les dossiers du personnel sont une question distincte qui ne relève pas du champ d'application de cette initiative stratégique.

Les représentants de la Commission indiquent que, contrairement aux subventions et aux marchés publics, il n’existe pas de modèles pour les concours. Toutefois, les règles générales du Code de bonne conduite administrative s'appliquent aux concours.

Conclusions

Les deux parties ont convenu qu'il incombait à la Commission de trouver des formules appropriées qui garantissent que les citoyens reçoivent des informations correctes sur les voies de recours disponibles. L’équipe d’enquête de la Médiatrice souhaite recevoir une réponse écrite de la Commission à l’initiative stratégique, exposant la manière dont la Commission va traiter la question en cause. Dans l’intervalle, l’équipe d’enquête de la Médiatrice est disponible pour contribuer à toute mise à jour des formulations des modèles.

Bruxelles, le 8 mars 2022

Tina Nilsson Laura Massocchi

Chef de l’unité «Traitement des dossiers»

Direction des enquêtes Direction des enquêtes