Monsieur,
Le 25 mars 1998, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen au nom de votre client (ci-après le «plaignant») concernant l'évaluation par la Commission européenne de ses demandes d'aide financière.
Le 12 mai 1998, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. Le 13 août 1998, vous avez transmis des informations complémentaires au Médiateur. Par lettre du 31 août 1998, j'ai reçu l'avis de la Commission. Je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que j'ai reçue le 30 octobre 1998. Les 24 janvier et 16 mars 1999, vous avez adressé deux lettres au Médiateur. Par lettre du 14 juin 1999, j'ai écrit au président de la Commission européenne pour lui demander un deuxième avis sur votre plainte et une inspection du dossier. L'inspection publique a eu lieu le 19 juillet 1999. Le 3 août 1999, j'ai reçu le deuxième avis de la Commission et je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que j'ai reçue le 3 novembre 1999. J'ai reçu d'autres lettres de votre part les 6 décembre 1999, 21 février, 14 mars et 14 juin 2000.
Les 10 et 21 juillet 1998, les 28 septembre, 6, 11 et 12 octobre 1999, les 2 et 3 février et le 8 mai 2000, j'ai reçu des lettres du requérant.
Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le requérant est une ONG allemande qui soutient les réfugiés, les victimes de la guerre et les personnes handicapées. Le plaignant a présenté cinq demandes d'aide financière à la DG VIII/B.2 pour des projets au Zaïre, en Éthiopie et au Zimbabwe. À la date de la plainte, la Commission avait rejeté quatre des demandes et sa décision sur le projet restant était en attente de près de 15 mois.
Le plaignant a fait valoir que la Commission:

i) n’a pas évalué correctement ses demandes, étant donné que l’évaluation était fondée sur des informations fournies par une seule source, l’Institut social allemand pour les questions sociales (Deutsches Sozialinstitut für soziale Fragen, ci-après DZI), une fondation privée qui avait fourni des informations inexactes sur le plaignant;

ii) ne lui a jamais donné suffisamment l’occasion d’expliquer son point de vue sur son admissibilité au financement et lui a refusé l’accès complet à son dossier;

iii) n’a pas motivé de manière claire et cohérente le rejet de quatre de ses projets;

iv) avait indûment retardé sa décision sur le cinquième projet.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission
Dans son avis, la Commission a indiqué ce qui suit, en résumé:
La Commission a évalué les demandes d'aide financière du plaignant conformément aux critères d'éligibilité établis par les conditions générales pour le cofinancement de projets exécutés par des ONG dans des pays en développement (ci-après les «conditions générales»).
Parmi les informations qui doivent être fournies par les candidats figurent des chiffres sur l’organisation elle-même et le projet proposé. En l’espèce, la Commission est parvenue à la conclusion que l’organisation elle-même n’était pas éligible à un financement. La Commission a indiqué qu'elle avait clairement expliqué sa décision au plaignant par lettre du 29 juillet 1996.
En ce qui concerne les contacts de la Commission avec la DZI, la Commission a indiqué qu'au cours de l'évaluation des informations fournies par le plaignant, elle avait contacté la DZI afin de vérifier une information fournie par le plaignant dans sa lettre de demande adressée à la Commission le 10 mars 1993. Dans cette lettre, le plaignant avait déclaré qu'il s'agissait d'une organisation caritative certifiée recommandée par la DZI. La DZI a informé la Commission, par lettre du 1er septembre 1993, que cette affirmation n'était pas correcte. Il s'agissait donc de rectifier une fausse déclaration faite par le plaignant.
Le plaignant a reçu une liste de tous les documents faisant partie de la procédure de demande, à l’exception des documents relatifs aux délibérations internes de la Commission et de ceux provenant de pays tiers.
En ce qui concerne le retard allégué, la Commission a indiqué que les demandes du plaignant ont été traitées de la même manière et aussi rapidement que les demandes d'autres ONG. En ce qui concerne la cinquième demande qui a été présentée en décembre 1996, la Commission a demandé des informations complémentaires qu'elle a reçues par la suite.
Observations des plaignants Dans
ses observations, le plaignant a maintenu la plainte.
En ce qui concerne l'évaluation du plaignant par la DZI, le plaignant a fait valoir que la remarque formulée dans sa lettre reposait sur une interprétation juridiquement correcte de l'évaluation suivante faite par écrit par la DZI: «En principe, nous considérons que le travail de l’organisation [la plaignante] depuis qu’elle a été refondée est raisonnable». La déclaration faite à la Commission était donc conforme aux déclarations de la DZI.
La Commission est tenue de vérifier l’éligibilité de l’organisation candidate pour chaque nouvelle demande. Cela ne semble pas s'être produit. Le plaignant a souligné que l’administration fiscale régionale de Friedberg (Hessen), en tant qu’autorité fiscale compétente, avait considéré et confirmé qu’il s’agissait d’une organisation caritative et à but non lucratif pleinement reconnue par le droit fiscal allemand et bénéficiant de tous les avantages fiscaux en faveur d’une telle organisation. Le contrôle de cette administration fiscale a porté sur la période de quatre ans allant de 1992 à 1995, au cours de laquelle la Commission a évalué les projets du plaignant.
Le plaignant a ajouté qu'il n'avait pas accès à tous les documents concernant le dossier. L’accès n’a été accordé qu’à un nombre limité de documents. Il est d'avis qu'une inspection de l'ensemble du dossier de la Commission serait nécessaire pour prouver la faute de la DG VIII/B.2.
Le plaignant a réitéré l'obligation de la Commission de fournir des motifs clairs et suffisants pour le rejet d'une demande. Alors que le rejet d'une demande du 1er octobre 1992 était fondé sur l'absence de qualification du projet lui-même, l'aide financière pour deux autres projets a été refusée parce que la requérante ne remplissait pas les conditions d'éligibilité d'une ONG. La Commission n’a fourni aucune autre explication. Les motifs de cette analyse n'ont été divulgués que le 29 juillet 1996, soit près de trois ans après le refus. Une quatrième demande du 19 juin 1995 a été rejetée au motif que le projet proposé n'était pas suffisamment important. Aucune autre explication n'a été donnée.
Le plaignant a déclaré qu'on peut supposer que, du moins dans le dernier cas, la demande n'a pas été rejetée au motif que l'organisation elle-même n'était pas éligible à une aide financière.
Les réponses de la Commission étaient insuffisamment étayées et, en outre, contradictoires et trompeuses. Par conséquent, la Commission a manqué à l'obligation qui lui incombe en vertu de l'article 253 du traité CE (ancien article 190).
En ce qui concerne le retard allégué, le plaignant a déclaré qu'il n'était toujours pas clair pourquoi la Commission ne pouvait pas statuer sur la cinquième demande qui est pendante depuis le 9 décembre 1996. Le plaignant a également mentionné une sixième demande en instance depuis le 3 septembre 1997.

ENQUÊTES SUPPLÉMENTAIRES

Après un examen attentif de l'avis de la Commission et des observations du plaignant à ce sujet, le Médiateur européen s'est adressé à la Commission européenne pour obtenir des informations plus détaillées sur les procédures suivies par la Commission. En particulier, la Médiatrice a posé la question suivante à la Commission: "sur quelles informations la Commission a-t-elle fondé son évaluation des candidatures du plaignant, notamment en ce qui concerne sa qualité d'ONG?"
En outre, le Médiateur a demandé à consulter le dossier de la Commission sur l'affaire afin d'établir exactement quels éléments il contenait.
L'inspection du dossier
L'inspection du dossier a été effectuée par les services du Médiateur le 19 juillet 1999.
Parmi d'autres documents apparemment sans rapport avec l'affaire, le dossier contenait la correspondance de la Commission avec le plaignant et avec d'autres organisations d'aide en Allemagne. Elle contenait en outre des notes internes sur l’évaluation effectuée par le fonctionnaire concerné. La Commission a noté qu’elle ne considérait pas l’organisation comme éligible à un financement. Elle a déclaré qu'elle avait fondé son évaluation sur différents éléments d'information qu'elle avait reçus par le biais de contacts écrits et oraux, et elle a nommé ces sources.
La correspondance de la Commission au plaignant indiquait que le rejet de la demande du plaignant du 1er octobre 1992 était fondé sur l'absence de qualification du projet lui-même. L'aide financière pour deux autres projets du 14 juillet 1992 et du 30 octobre 1992 a été refusée au motif que la requérante ne remplissait pas les conditions d'éligibilité d'une ONG. Une quatrième demande du 19 juin 1995 a été rejetée au motif que le projet proposé n'était pas suffisamment important. La Commission n’a fourni aucune autre explication. Par lettre du 29 juillet 1996, soit près de trois ans après le rejet des premières demandes, la Commission a informé le plaignant qu'elle était considérée comme inéligible à un financement en tant qu'organisation.
Deuxième avis de la Commission
Dans son deuxième avis, la Commission indiquait qu'il n'existait pas de droit automatique à recevoir une aide financière.
En ce qui concerne l'évaluation de la qualité du plaignant en tant qu'ONG, il ressort très clairement du dossier que, sur la base des informations fournies, le plaignant n'a pas pu être considéré comme éligible à un financement. À des fins de vérification et d'achèvement, le service concerné a dû comparer les données fournies avec celles détenues par d'autres organismes, en particulier la DZI et le «Plattform deutscher NRO».
La vérification a abouti aux résultats suivants: Les capacités administratives de l'ONG étaient insuffisantes, les coûts opérationnels s'établissant à 37,7 %. En outre, pendant des années, le plaignant n'a été que la branche allemande d'une plus grande ONG américaine, Inter Aid International, et il ne disposait donc d'aucune capacité administrative propre. Le requérant n'a jamais présenté de preuve de son indépendance fonctionnelle et financière vis-à-vis de l'ONG mère aux États-Unis. La transparence de ses structures et de ses activités a été encore limitée par le fait que son directeur, M. Koch, était en même temps le directeur d'une autre ONG "Welthilfe e.V.". Il s'est avéré impossible de séparer le mandat et le budget de ces deux ONG. La Commission a déclaré que, sur la base des informations qui lui avaient été fournies, elle avait des raisons de croire que le plaignant ne visait pas seulement à servir de petite ONG dans le domaine de l'aide au développement, mais qu'il visait également à servir des objectifs lucratifs.
En outre, l'affirmation contenue dans la lettre du plaignant à la Commission, selon laquelle la DZI considérait le plaignant comme éligible à un financement, s'est révélée erronée. Par cette action, le plaignant a violé les principes de bonne foi.
Dans l’exercice de son pouvoir d’appréciation, la Commission respecte les dispositions légales en vigueur, en particulier les conditions générales et le règlement financier de l’UE.
L’article 2, paragraphe 7, des conditions générales fait référence aux aspects des capacités administratives qui comprennent les garanties de l’ONG en matière d’administration responsable et de faible risque de fraude.
Conformément aux articles 2 et 3 du règlement financier, les moyens budgétaires doivent être utilisés dans le respect de la bonne gestion financière [ ], à cette fin, la mobilisation des ressources communautaires doit être précédée d'une évaluation visant à s'assurer que les avantages qui en résultent sont proportionnels aux ressources utilisées. La Commission insiste sur le fait qu'elle a agi conformément aux dispositions en vigueur.
En ce qui concerne le retard allégué, aucune décision n’a encore été prise sur la cinquième demande, car l’éligibilité actuelle du plaignant à un financement doit être examinée.
Observations des plaignants Le
plaignant a maintenu qu'il était toujours conforme aux règles énoncées dans les conditions générales, y compris en ce qui concerne le montant des frais administratifs du plaignant. La Commission a effectivement accordé une aide financière à la demande du plaignant en 1990, à une époque où les coûts financiers du plaignant étaient beaucoup plus élevés qu'en 1993.
La Commission n’a pas vérifié l’exactitude de ses déclarations au moyen de sa propre analyse ou d’un avis d’expert indépendant, tel que des déclarations des autorités fiscales allemandes. Ce dernier a été proposé à la Commission par le plaignant lors de discussions personnelles. L'ancien chef d'unité de la DG VIII, M. Bernard Ryeland, a promis au plaignant, lors d'un entretien personnel, de lancer une analyse par un cabinet comptable indépendant, promesse qui n'a pas été tenue.
En ce qui concerne le retard allégué, le plaignant réaffirme que la Commission est tenue de répondre aux demandes en temps utile. Le plaignant n'a connaissance d'aucune autre ONG qui attend toujours une décision d'octroi d'une aide financière trois ans après la demande formelle.
Enfin, le plaignant a demandé au Médiateur d'organiser une réunion entre le plaignant et les services de la Commission et le Médiateur afin de traiter ses demandes pendantes. Cette demande est traitée au point 4.4 de la décision ci-dessous.

LA DÉCISION

1 Les éléments pris en considération dans l'évaluation des demandes du plaignant
1.1 Le plaignant alléguait que ses demandes d'aide financière à la Commission n'avaient pas été correctement évaluées, car l'évaluation reposait exclusivement sur un avis fourni par l'Institut social allemand pour les questions sociales (DZI).
1.2 La Commission a indiqué qu'elle avait évalué la demande du plaignant conformément aux conditions générales, qui comprenaient la vérification des informations fournies par les demandeurs en ce qui concerne tant l'organisation elle-même que le projet proposé. À des fins de vérification et d’achèvement, le service concerné a comparé les données fournies avec celles détenues par d’autres organismes, en particulier la DZI et le NRO Plattform deutscher.
1.3 L'inspection par le Médiateur du dossier de la Commission a révélé que celle-ci avait eu des contacts écrits et oraux avec plusieurs sources différentes de la DZI afin d'évaluer l'éligibilité du plaignant. Le Médiateur estime donc que l'allégation selon laquelle la Commission a fondé son évaluation exclusivement sur des informations fournies par la DZI est erronée. Par conséquent, aucun cas de mauvaise administration n’a été constaté concernant cet aspect de l’affaire.
2 Le droit d'être entendu et l'accès au dossier
2.1 Le plaignant allègue que la Commission ne lui a pas donné un accès complet à son dossier et n'a pas entendu son point de vue sur la question de son admissibilité au financement.
2.2 En ce qui concerne l'accès au dossier, le plaignant ne semble pas avoir présenté de demande d'accès conformément aux dispositions légales applicables. Le Médiateur ne traite donc cet aspect de la plainte qu'en ce qui concerne le droit d'être entendu.
2.3 En ce qui concerne les quatre projets pour lesquels le financement a été rejeté par la Commission, le Médiateur dispose des éléments suivants: a) le plaignant a présenté une demande de financement; b) la Commission a décidé que le plaignant n'était pas admissible au financement; c) cette décision a porté atteinte aux intérêts du plaignant; d) la Commission a informé le plaignant de sa décision et des motifs de celle-ci; et e) le plaignant a eu la possibilité de contester la décision oralement et par écrit. Dans ces circonstances, le Médiateur estime qu’il n’y a pas eu de violation du droit d’être entendu et qu’il n’y a donc pas de mauvaise administration en ce qui concerne cet aspect de l’affaire.
3 La motivation donnée au plaignant pour le rejet de ses demandes
3.1 Le plaignant a allégué que la Commission n'avait pas fourni de motivation claire et cohérente pour le rejet de quatre de ses projets.
3.2 La Commission a répondu qu'elle avait fourni au plaignant une motivation claire sur le rejet des demandes, la raison étant que l'organisation elle-même n'était pas éligible à un financement.
3.3 La preuve dont dispose le Médiateur est que la Commission a rejeté certaines des demandes du plaignant au motif que les projets en question n'étaient pas éligibles à une aide financière et d'autres pour des motifs liés à l'éligibilité du plaignant à recevoir un financement. Ce n’est qu’à un stade ultérieur, environ trois ans après la première demande, que la Commission a clarifié la question en expliquant au plaignant qu’elle était considérée comme inéligible en tant qu’organisation candidate. La Commission n'a fourni aucune justification pour ce retard, qui semble excessif.
4 Retard excessif dans le traitement des demandes en instance
4.1 Le plaignant allègue que le fait que la Commission n'ait pas statué sur ses deux dernières demandes, présentées en 1996 et 1997, constitue un retard excessif.
4.2 La Commission a déclaré que la question de l'éligibilité du plaignant devait être clarifiée avant que les demandes en attente puissent être traitées.
4.3 Les principes de bonne conduite administrative exigent que les demandeurs reçoivent une réponse à leur demande dans un délai raisonnable. La Commission n'a fourni aucune explication adéquate quant aux raisons pour lesquelles elle n'a pas été en mesure de clarifier la question de l'admissibilité ou de l'inadmissibilité actuelle du plaignant au financement afin de traiter les cinquième et sixième demandes présentées par le plaignant en 1996 et 1997. Cela constitue un cas de mauvaise administration.
4.4 Le plaignant a demandé au Médiateur d'organiser une réunion avec la Commission afin de traiter ses demandes pendantes. Cela n'est pas approprié, car il appartient à la Commission de traiter les demandes de financement et d'évaluer l'éligibilité des projets et des organisations.
5 Conclusion
Sur la base de l'enquête menée par le Médiateur européen sur cette plainte, il apparaît nécessaire de formuler les remarques critiques suivantes:

1 La preuve dont dispose le Médiateur est que la Commission a rejeté certaines des demandes du plaignant au motif que les projets en question n'étaient pas éligibles à une aide financière et d'autres pour des motifs liés à l'éligibilité du plaignant à recevoir un financement. Ce n’est qu’à un stade ultérieur, environ trois ans après la première demande, que la Commission a clarifié la question en expliquant au plaignant qu’elle était considérée comme inéligible en tant qu’organisation candidate. La Commission n'a fourni aucune justification pour ce retard, qui semble excessif.

2 Les principes de bonne conduite administrative exigent que les demandeurs reçoivent une réponse à leur demande dans un délai raisonnable. La Commission n'a fourni aucune explication adéquate quant aux raisons pour lesquelles elle n'a pas été en mesure de clarifier la question de l'admissibilité ou de l'inadmissibilité actuelle du plaignant au financement afin de traiter les cinquième et sixième demandes présentées par le plaignant en 1996 et 1997. Cela constitue un cas de mauvaise administration.

Étant donné que les aspects susmentionnés de l’affaire concernent des procédures relatives à des événements spécifiques survenus dans le passé, il n’est pas possible de parvenir à un règlement amiable de l’affaire. Le Médiateur clôt donc l’affaire.
Le président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.
Monsieur
Jacob SÖDERMAN,