Contexte de la plainte

1. Le présent grief s’inscrit dans le cadre de la question parlementaire E-5521/07 [1].

2. Le 4 mars 2008, le plaignant a présenté une première demande d'accès, conformément au règlement (CE) no 1049/2001 [2], à une série de documents relatifs à la question parlementaire susmentionnée. Plus précisément, le plaignant a demandé les documents suivants:

(1) la lettre de la Fédération de Fonction Publique Européenne (FFPE) au Commissaire Kallas du 11 juillet 2007;

(2) la réponse du commissaire Kallas à la FFPE du 30 août 2007;

(3) les documents auxquels le commissaire Kallas a fait référence dans sa lettre susmentionnée;

(4) la correspondance entre la Commission et l’EPSO concernant la question parlementaire E-5521/07, y compris la réponse que l’EPSO a fournie à la Commission lorsque celle-ci l’a consultée au sujet de la question parlementaire;

(5) La correspondance entre la Commission et l’EPSO concernant la lettre de la FFPE du 11 juillet 2007.

3. Par courrier électronique du 7 avril 2008, l’équipe de l’EPSO chargée de l’accès aux documents a refusé l’accès aux documents visés aux points 4 et 5 ci-dessus au motif qu’ils faisaient partie d’une communication interne qui a eu lieu dans le cadre de la préparation de la réponse du commissaire Kallas à la question parlementaire.

4. Par lettre du 15 avril 2008, la Commission a donné accès aux documents (1) à (3).

5. Dans sa demande confirmative du 19 avril 2008, le plaignant a protesté pour ne pas avoir reçu de réponse de la Commission. Il souligne qu’il n’a reçu qu’une réponse anonyme de l’EPSO, refusant l’accès aux documents (4) et (5), et conteste l’affirmation de l’EPSO selon laquelle la nature de l’échange de correspondance entre l’EPSO et la Commission était «interne». Le plaignant a demandé la divulgation des documents susmentionnés, ainsi que du document (3), qui a été envoyé par l’EPSO mais n’a pas été reçu dans son intégralité.

6. Par lettre du 3 juillet 2008, la Commission a répondu à la demande confirmative du plaignant. En ce qui concerne le document (3), la Commission a indiqué qu'un problème technique s'était produit lors de l'envoi du document. Elle en a donc joint une copie à sa lettre. En ce qui concerne le document (5), la Commission a répondu qu’aucun document susceptible de correspondre à cette catégorie n’avait été trouvé. En ce qui concerne le document (4), la Commission a identifié quatre courriels [3] et une lettre de M. Erik Halskov, alors directeur de l’EPSO, au vice-président Kallas, comme relevant du champ d’application de la demande.

7. La Commission a décidé d’accorder l’accès à la lettre et à l’un des courriels. En ce qui concerne les trois autres courriels, elle a estimé que seul un accès partiel pouvait être accordé. Cette divulgation partielle ne contiendrait que les messages de couverture et exclurait les documents joints, qui étaient couverts par l’exception prévue à l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (CE) no 1049/2001 [4]. La Commission a considéré, dans ces circonstances, qu’une telle divulgation n’aurait aucun sens. Toutefois, le plaignant a été invité à informer la Commission s'il souhaitait un accès partiel.

8. La Commission a analysé comme suit les motifs sur lesquels elle s’est fondée pour refuser, conformément à l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, de divulguer les pièces jointes aux courriels susmentionnés:

"considérant que le texte final de la réponse à la question parlementaire est public, ces documents contiennent les versions initiales du texte discuté et, en montrant les modifications ultérieures introduites par la DG ADMIN et l'EPSO, ils reflètent les points de vue des différents fonctionnaires et services qui ont évolué tout au long de la rédaction de ce texte.

Le texte final représentant la position adoptée par la Commission, à la suite de délibérations et de consultations internes, diffère nécessairement de son premier projet. La divulgation au public des différentes versions du projet évolutif de ce texte révélerait la substance des discussions internes à ce sujet. Une telle divulgation aurait pour effet que, à l’avenir, les fonctionnaires concernés s’abstiendraient d’exprimer leurs opinions complètes et franches et, à son tour, porterait atteinte aux principes essentiels sur lesquels repose le processus décisionnel au sein de la Commission.

La protection de la confidentialité de ces documents est donc essentielle pour garantir la contribution active des fonctionnaires de la Commission à la préparation des positions et des délibérations de la Commission, pour garantir de véritables délibérations et, en fin de compte, pour assurer l'efficacité du processus décisionnel au sein de la Commission."

9. La Commission a déclaré que le plaignant n ' avait fourni aucun argument en faveur de l ' existence d ' un "intérêt public supérieur justifiant la divulgation" et a conclu en l ' informant des voies de recours disponibles.

10. Par courrier électronique du 24 juillet 2008, le plaignant a exprimé son désaccord avec l'interprétation faite par la Commission de l'article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (CE) n° 1049/2001. Il souligne que la Commission n’a pas répondu à la question qu’il avait posée dans sa demande confirmative de savoir si les documents qu’il demandait avaient été révélés à d’autres institutions de l’Union. De l'avis du plaignant, si tel était le cas, le processus décisionnel ne pourrait plus être considéré comme interne à l'institution et donc couvert par l'exception prévue à l'article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa. Le plaignant a invité la Commission à répondre à cette question et à accorder un accès partiel au document (4).

11. Le 19 janvier 2010, le plaignant a déposé une plainte auprès du Médiateur.

L’objet de l’enquête

12. La Médiatrice a ouvert une enquête sur les allégations et allégations suivantes:

Allégations :

(1) La Commission a mal interprété et appliqué les règles de procédure applicables en vertu du règlement (CE) no 1049/2001.

À l'appui de cette allégation, le plaignant a présenté les arguments suivants:

a) Le document (4) ne relève pas du champ d’application de l’exception 4, paragraphe 3, deuxième alinéa. La raison en est que la demande d’accès aux documents est adressée à la Commission agissant en sa propre qualité et pour les documents dont elle dispose. La demande n’est pas adressée à la Commission, de sorte que celle-ci divulgue les documents d’EPSO au nom de l’EPSO. En effet, la Commission et l’EPSO sont des entités distinctes et la préparation de la Commission à traiter les demandes d’accès aux documents de l’EPSO ne saurait reposer sur la décision 2001/937 de la Commission, qui, en tout état de cause, a été adoptée avant la création de l’EPSO en 2002. À cet égard, en ce qui concerne le processus décisionnel interne de la Commission, EPSO doit être considéré comme un tiers. Les délibérations et les consultations préliminaires qui ont eu lieu entre la Commission et un tiers ne sauraient être considérées comme relevant de l’usage interne au même titre que les délibérations et les consultations préliminaires au sein de la Commission. Par conséquent, ils ne relèvent pas du champ d’application de l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa.

b) Même si les documents relevaient du champ d’application de l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, la Commission n’a cité aucune décision future particulière qui serait gravement compromise. En outre, la Commission n’a fait référence à aucun contenu spécifique des documents qui porterait atteinte à la prise de décision future.

c) Le plaignant a également soutenu que, lorsqu'un député européen pose une question parlementaire, il agit dans l'intérêt public. L'intérêt public est mieux servi si les questions sont traitées de manière ouverte et transparente et si des documents de travail sont mis à disposition. Cet intérêt public à clarifier les questions soulevées dans les questions parlementaires l ' emporte sur l ' affirmation de la Commission "concernant la prise de décisions qui n ' est fondée que sur la réticence hypothétique de fonctionnaires non précisés à s ' exprimer franchement dans l ' examen de décisions futures non précisées ".

(2) La Commission n'a pas répondu aux questions soulevées par le plaignant dans sa correspondance avec elle.

À l'appui de cette allégation, le plaignant a soutenu que:

a) La Commission n’a pas répondu à sa question de savoir si la correspondance entre l’EPSO et la Commission avait été révélée à d’autres institutions de l’Union. Le plaignant estime que cela est pertinent pour déterminer si les documents sont couverts par l'article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (CE) n° 1049/2001 du Conseil.

b) La Commission n'a pas accordé un accès partiel au document (4), comme elle l'avait promis dans sa lettre du 3 juillet 2008 et comme le plaignant l'avait demandé dans son courriel du 24 juillet 2008. Le plaignant a fait valoir qu’un accès partiel lui permettrait de déterminer si d’autres institutions de l’UE avaient reçu les documents.

Réclamations :

(1) La Commission devrait fournir un accès complet au document (4); ou, à défaut, la Commission devrait accorder un accès partiel.

(2) La Commission devrait répondre à sa question de savoir si la correspondance entre l’EPSO et la Commission a été révélée à d’autres institutions de l’UE.

L'enquête

13. Le 19 février 2010, le Médiateur a demandé l'avis de la Commission sur les allégations et allégations susmentionnées.

14. Le 4 juin 2010, le Médiateur a reçu l'avis de la Commission, qu'il a transmis au plaignant en l'invitant à formuler des observations.

15. Le 27 juillet 2010, le requérant a présenté ses observations.

Analyse et conclusions du Médiateur

Remarques préliminaires

16. Le Médiateur examinera les allégations dans l'ordre inverse de la manière dont elles ont été formulées.

A. Allégation selon laquelle la Commission n’a pas répondu au plaignant et à l’allégation connexe

17. À l'appui de cette allégation, le plaignant a fait valoir que, à la suite de son courriel du 24 juillet 2008, la Commission n'avait pas répondu à sa question de savoir si la correspondance entre l'EPSO et la Commission avait été révélée à d'autres institutions de l'UE. En outre, la Commission n'a pas accordé un accès partiel au document (4), comme elle l'avait promis dans sa lettre du 3 juillet 2008 et comme le plaignant l'avait demandé dans son courriel du 24 juillet 2008.

18. Dans son avis, la Commission a fait valoir qu'elle avait répondu au courriel du plaignant du 24 juillet 2008 par lettre datée du 4 août 2008 et qu'elle avait joint une copie de cette lettre. La Commission a également joint des copies éditées des documents qui pouvaient être partiellement divulgués. En outre, la Commission a confirmé que l’échange de courriels entre la DG ADMIN et l’EPSO n’était partagé avec aucune institution ou aucun organe extérieur à la Commission.

19. Dans ses observations, le plaignant a regretté de ne pas avoir reçu la lettre de la Commission du 4 août 2008. Le plaignant a déclaré que la lettre clarifiait les questions qu'il avait soulevées et donnait un accès partiel aux documents demandés. Le plaignant a remercié la Commission pour sa réponse et a déclaré que les réclamations correspondantes contenues dans sa plainte au Médiateur "étaient entièrement résolues".

Évaluation du Médiateur

20. Le Médiateur note que, par lettre datée du 4 août 2008, la Commission a accordé un accès partiel aux documents demandés et a clarifié sa position en ce qui concerne l'échange de courriels avec d'autres institutions de l'UE dans le cadre de la préparation de la réponse de la Commission à la question parlementaire.

21. En conséquence, le Médiateur conclut qu'aucune enquête supplémentaire n'est justifiée en ce qui concerne la première allégation et la demande connexe.

B. Allégation selon laquelle la Commission a mal interprété et appliqué les règles de procédure pertinentes applicables en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 et de l’allégation connexe

Arguments présentés au Médiateur

22. Le plaignant a allégué que la Commission avait mal interprété et appliqué l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (CE) no 1049/2001. À l'appui de cette allégation, le plaignant a fait valoir que la divulgation des documents de l'EPSO détenus par la Commission ne saurait porter atteinte au futur processus décisionnel interne de la Commission. En effet, EPSO est un organe interinstitutionnel, qui est une entité distincte de la Commission. En outre, la Commission n’a fourni aucune information sur les futures décisions qui seraient compromises et sur la manière dont elles le seraient. Enfin, il peut être déduit du contexte dans lequel la demande d’accès a été présentée, à savoir la réponse de la Commission à une question d’un député européen, qu’il existe un intérêt public supérieur justifiant la divulgation.

23. Le plaignant a fait valoir que la Commission devrait accorder un accès complet ou, à défaut, un accès partiel aux documents demandés.

24. Dans son avis, la Commission a indiqué que l’EPSO n’était pas une entité distincte et qu’il n’avait pas la personnalité juridique, et a attiré l’attention sur les facteurs en faveur de cette position. Par conséquent, «un échange de courriels entre l’EPSO et la direction générale du personnel et de l’administration (DG ADMIN), …, doit être considéré comme une correspondance interne échangée entre les services de la Commission lors de la rédaction d’une réponse de la Commission à une question parlementaire ».

25. La Commission a ajouté que:

"Les réponses aux questions posées par les députés au Parlement européen sont adoptées par la Commission dans le cadre d'une procédure décisionnelle spécifique. Chaque réponse est une décision prise au nom de la Commission.

Les courriels auxquels l'accès a été refusé sont des projets et des commentaires échangés entre deux services concernant la réponse à donner à la question parlementaire E-5521/07.

La raison de la non-divulgation de ces courriels est la nécessité de protéger les délibérations et consultations internes au sein de la Commission conduisant à l’adoption d’une réponse à une question parlementaire.»

26. Dans ses observations, le plaignant, après s'être déclaré satisfait de la divulgation partielle des documents et des éclaircissements qu'il a reçus de la Commission, a déclaré:

"En ce qui concerne le dernier grief de ma plainte (accès complet à la correspondance de la Commission concernant la question parlementaire), je souhaiterais à présent retirer cette partie de ma plainte. Je ne veux plus me plaindre du refus de la Commission d'accorder un accès complet aux documents.

Je tiens à remercier le Médiateur pour son intervention, qui a permis de régler complètement deux des trois plaintes, et je voudrais suggérer qu'aucune autre mesure n'est nécessaire en ce qui concerne cette plainte, étant donné que je retire la partie restante de la plainte."

Évaluation du Médiateur

27. À la suite du retrait par le plaignant de la partie correspondante de la plainte, le Médiateur met fin à son enquête sur l'allégation et la réclamation susmentionnées.

C. Conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

Sur la base des observations de la Commission et des observations du plaignant, le Médiateur conclut qu’aucune enquête supplémentaire n’est justifiée concernant la première allégation et l’allégation connexe.

À la suite du retrait par le plaignant de la partie connexe de la plainte, le Médiateur met fin à son enquête sur la deuxième allégation et la réclamation connexe.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 23 novembre 2010

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[1] http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?pubRef=-//EP//TEXT+WQ+E-2007-5521+0+DOC+XML+V0//EN&language=FR

[2] Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO 2001, L 145, p. 43).

[3] Courriel du 21 novembre 2007 de l'EPSO à la DG ADMIN, au Secrétariat général et à l'Office européen de lutte antifraude; courriel du 23 novembre 2007 d'EPSO à la DG ADMIN; courriel du 26 novembre 2007 de la DG ADMIN à EPSO; et courriel du 27 novembre 2007 d'EPSO à la DG ADMIN.

[4] "L ' accès à un document contenant des avis destinés à l ' usage interne dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires au sein de l ' institution concernée est refusé même après que la décision a été prise si la divulgation du document porterait gravement atteinte au processus décisionnel de l ' institution, à moins qu ' un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation."