LE CONTEXTE DE LA PLAINTE

1. En 2008, l’Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures des États membres de l’Union européenne (FRONTEX) a publié des avis de vacance pour un certain nombre de postes. Les avis de vacance indiquaient qu ' "en raison du grand nombre de candidatures, l ' Agence regrette que seuls les candidats retenus pour les entretiens soient informés".

2. Le plaignant a présenté trois candidatures distinctes pour trois postes annoncés par FRONTEX. FRONTEX n’a accusé réception d’aucune des demandes. Le plaignant a écrit à FRONTEX, mais n'a reçu aucune réponse à son courriel. Il s'est ensuite adressé au Médiateur.

L'OBJET DE L'ENQUÊTE

3. Le plaignant a allégué que les procédures de recrutement de FRONTEX étaient injustes, non transparentes, non professionnelles et discourtoises.

4. Le plaignant a fait valoir que Frontex devrait modifier la manière dont elle communique avec les candidats dans le cadre de ses procédures de recrutement.

L'ENQUÊTE

5. Le Médiateur a reçu la plainte le 10 avril 2009. Afin de résoudre rapidement le problème, il a décidé de recourir à une procédure téléphonique spéciale [1] le 5 mai 2009. Sur la base des résultats de la procédure téléphonique spéciale, le Médiateur a décidé, le 2 septembre 2009, qu'il y avait lieu d'ouvrir une enquête complète sur l'allégation et la demande du plaignant.

ANALYSE ET CONCLUSIONS DE L'OMBUDSMAN

A. Allégation concernant les procédures de recrutement de FRONTEX

Arguments présentés au Médiateur

6. Le plaignant affirme que Frontex ne contacte que les candidats sélectionnés pour des entretiens. Il ne donne aux autres candidats aucune information sur l'état de leur candidature. Les candidats qui ne sont pas invités à un entretien doivent rechercher activement des informations sur leur candidature. Étant donné qu’un recours doit être formé dans un délai de trois mois à compter de la prise d’une décision, leurs droits de recours ne sont donc d’aucune utilité pratique. En outre, le système utilisé par FRONTEX est très inefficace, puisqu’il nécessite la rédaction d’une lettre pour chaque demande, au lieu d’envoyer des lettres à tous les demandeurs les informant des mesures prises. En conséquence, l'ouverture et la transparence du processus de recrutement sont compromises.

7. Dans son avis au Médiateur, FRONTEX indique que sa pratique est la même que dans de nombreuses autres institutions et agences européennes, qui ne contactent également que les candidats convoqués à un entretien. C'est ce qu'indiquent leurs avis de vacance. FRONTEX encourage également les candidats à contacter le secteur des ressources humaines pour obtenir des informations sur l’état de leur candidature. Dans l'ensemble, FRONTEX estime que ses pratiques sont conformes au Code européen de bonne conduite administrative.

Évaluation du Médiateur

8. L’article 12, paragraphe 1, du code européen de bonne conduite administrative est libellé comme suit:

"Le fonctionnaire doit avoir un esprit de service, être correct, courtois et accessible dans ses relations avec le public. Lorsqu’il répond à la correspondance, aux appels téléphoniques et aux courriers électroniques, le fonctionnaire s’efforce d’être aussi utile que possible et répond de manière aussi complète et précise que possible aux questions qui lui sont posées.»

Il est à la fois courtois et serviable d’accuser réception des candidatures et d’informer les candidats des étapes importantes (telles que leur exclusion d’une procédure de recrutement) affectant leur progression dans une procédure de recrutement. En n'accusant pas réception de la candidature du plaignant et en ne l'informant pas de son éventuelle exclusion des concours, FRONTEX n'a pas respecté l'article 12, paragraphe 1, du code européen de bonne conduite administrative.

9. L’article 6 du code européen de bonne conduite administrative est libellé comme suit:

«1. Lorsqu'il prend des décisions, le fonctionnaire veille à ce que les mesures prises soient proportionnées au but poursuivi. Le fonctionnaire évite notamment de restreindre les droits des citoyens ou de leur imposer des charges lorsque ces restrictions ou charges ne sont pas raisonnablement en rapport avec l'objet de l'action poursuivie.

2. Lorsqu’il prend des décisions, le fonctionnaire respecte le juste équilibre entre les intérêts des personnes privées et l’intérêt public général.»

En ce qui concerne la proportionnalité de la politique de recrutement de FRONTEX, le Médiateur note tout d'abord que l'effort requis pour envoyer un accusé de réception et une lettre informant un candidat de son exclusion d'un concours est minime, d'autant plus que ces lettres peuvent être standardisées aux fins de contacter tous les candidats concernés [2].

D'autre part, le Médiateur reconnaît, en ce qui concerne la proportionnalité de la politique de FRONTEX, que l'absence de toute information de la part de FRONTEX créerait une inquiétude importante pour les candidats qui pourraient s'inquiéter, d'une part, de la réception de leurs candidatures et, d'autre part, de la réussite ou non du concours (même longtemps après la fin effective du processus de sélection).

À ce titre, le Médiateur estime que la politique de FRONTEX n'est pas proportionnée. Il est également d’avis qu’elle n’établit pas un juste équilibre entre les intérêts des particuliers et ceux du grand public.

10. L’article 20 du code européen de bonne conduite administrative dispose ce qui suit:

"Le fonctionnaire veille à ce que les décisions qui affectent les droits ou les intérêts de personnes physiques soient notifiées par écrit, dès que la décision a été prise, à la ou aux personnes concernées."

Conformément à l’article 20, Frontex est tenue d’informer les candidats de leur éventuelle exclusion des concours. À ce titre, le Médiateur estime que la politique de FRONTEX n'est pas conforme à ce principe de bonne administration.

11. L’article 47 de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne dispose ce qui suit:

"Toute personne a droit à ce que sa cause soit entendue équitablement et publiquement dans un délai raisonnable par un tribunal indépendant et impartial établi préalablement par la loi"[3].

En outre, l’article 19 du code européen de bonne conduite administrative dispose ce qui suit:

«1. Une décision de l’institution susceptible de porter atteinte aux droits ou aux intérêts d’une personne privée contient une indication des possibilités de recours disponibles pour contester la décision. Elle indique notamment la nature des voies de recours, les instances devant lesquelles elles peuvent être exercées, ainsi que les délais dans lesquels elles peuvent être exercées.

2. Les décisions se réfèrent notamment à la possibilité de recours juridictionnels et de plaintes auprès du médiateur dans les conditions prévues respectivement aux articles 230 et 195 du traité instituant la Communauté européenne."

12. Les avis de vacance publiés par FRONTEX ont effectivement informé les candidats de la procédure de recours à suivre et du délai de trois mois pour introduire une réclamation auprès de FRONTEX. Toutefois, l’effectivité effective du droit de recours dans un délai de trois mois est considérablement entravée si les candidats ne sont pas informés de la décision concernant leur candidature. En effet, les candidats qui ne s'imaginent pas qu'une décision a déjà été prise concernant leur candidature ne peuvent demander une copie de la décision les concernant avant l'expiration du délai de trois mois. De plus, même si les candidats devaient obtenir une copie de la décision à un moment donné au cours de la période de trois mois, ils auraient perdu au moins une partie des trois mois disponibles pour interjeter appel. Le Médiateur estime donc qu'une lettre contenant le résultat obtenu par un candidat et les instructions précises relatives à l'introduction d'un recours est indispensable pour garantir le droit effectif d'un candidat à former un recours.

13. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que la politique de FRONTEX n'est pas conforme à l'article 47 de la charte des droits fondamentaux de l'Union européenne et à l'article 19 du code européen de bonne conduite administrative.

14. L’article 3, paragraphe 5, du statut du Médiateur dispose que «[d]ans la mesure du possible, le Médiateur recherche une solution avec l’institution ou l’organe concerné afin d’éliminer le cas de mauvaise administration et de donner suite à la plainte». Étant donné que les faits sur lesquels la plainte est fondée se sont produits dans le passé, le Médiateur estime qu’une solution à l’amiable n’est pas possible en l’espèce (le plaignant a été informé de son exclusion des concours). Le Médiateur clôturera donc son enquête en formulant une remarque critique ci-dessous.

15. FRONTEX conclut son avis en indiquant qu'une fois qu'il sera possible de postuler en ligne à FRONTEX, les demandes des candidats seront traitées différemment. Le Médiateur espère que la présente décision sera prise en compte pour décider précisément de la manière de traiter les candidats dans ce nouveau système. À cet égard, le Médiateur souligne qu’il qualifie le cas actuel de mauvaise administration de très grave et systémique. À cet égard, il analysera les mérites de l’ouverture d’une enquête d’initiative sur les procédures de recrutement de Frontex au cas où il ne recevrait pas de réponse satisfaisante à sa remarque critique.

Conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci avec les conclusions suivantes:

En n’informant pas le plaignant de l’état d’avancement de ses demandes, FRONTEX n’a pas respecté les principes de bonne administration. Ce manquement était particulièrement grave, car il portait atteinte au droit fondamental du requérant de former un recours contre une décision lui faisant grief.

Le plaignant et Frontex seront informés de cette décision.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fait à Strasbourg, le 19 juillet 2010

[1] Dans le cadre d’une telle procédure, le Médiateur informe l’institution ou l’organe concerné de la plainte et demande qu’une solution soit trouvée dans un bref délai, généralement deux semaines. Si une solution est trouvée, le Médiateur en informera le plaignant et clôturera l’affaire.

[2] Le Médiateur note également que même si un petit nombre de candidats effectuent des enquêtes individuelles sur leurs candidatures, le travail requis pour enregistrer, traiter et répondre à ces lettres pourrait être plus important que le travail requis pour émettre des lettres standard.

[3] L'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme contient un droit similaire.