Contexte de la plainte

1. Le plaignant a participé au concours général EPSO/AST/112/10 organisé afin de constituer une liste de réserve pour le recrutement d’assistants (AST3) dans un certain nombre de domaines, parmi lesquels les ressources humaines. L'avis de concours a été publié le 16 décembre 2010 [1]. Le guide des concours généraux, qui fait partie intégrante de l’avis de concours (ci-après le «guide»), a été publié le 8 juillet 2010 [2].

2. Le plaignant a réussi les tests d'admission sur ordinateur et a ensuite été invité à passer les tests du centre d'évaluation. Le 30 juin 2010, elle a été informée qu’elle avait réussi les tests du centre d’évaluation. Elle a soumis au jury les pièces justificatives pertinentes attestant les diplômes universitaires et l’expérience professionnelle qu’elle avait mentionnés dans sa candidature initiale.

3. Le 12 septembre 2011, l’EPSO l’a informée que, lors de la vérification des dossiers des candidats, le jury avait constaté que les documents qu’elle avait présentés comme preuve de son expérience professionnelle n’indiquaient pas la nature des fonctions d’une manière suffisamment claire pour lui permettre d’évaluer son expérience professionnelle. Par conséquent, elle a demandé à la plaignante de présenter des documents supplémentaires, à savoir des preuves de son expérience professionnelle au cours des années 2002 à 2008. Le plaignant a présenté des documents supplémentaires le 14 septembre 2011.

4. Le 10 octobre 2011, l’EPSO l’a informée que le jury avait examiné son acte de candidature ainsi que les pièces justificatives et avait décidé qu’elle ne possédait pas le niveau d’expérience professionnelle requis par l’avis de concours. En conséquence, le jury n'a pas pu inscrire son nom sur la liste de réserve (la base de données des lauréats).

5. Le 13 octobre 2011, le plaignant a demandé un réexamen de la décision du jury. Elle a demandé à l’EPSO de lui fournir une explication des motifs de cette décision. Dans son courriel, elle a rappelé qu’elle avait soumis i) des références de ses employeurs actuels et anciens attestant qu’elle possédait l’expérience pertinente; et ii) les formulaires de déclaration de revenus prouvant le temps qu’elle a passé en tant que travailleur indépendant. De l'avis de la plaignante, son expérience professionnelle globale était pertinente par rapport à la nature des fonctions décrites dans l'avis de concours.

6. Le 1er décembre 2011, EPSO a répondu. Il a déclaré que le jury de sélection avait examiné la documentation fournie par le plaignant. Le jury a convenu avec la plaignante qu’elle avait une expérience professionnelle de plus de 36 mois, c’est-à-dire plus que ce qui était requis dans l’avis de concours, mais «il n’a pas estimé que toute cette expérience était strictement liée à la spécialité RH de ce concours». Par la suite, la plaignante s’est adressée au Médiateur européen.

L’objet de l’enquête

7. La plaignante a allégué que le raisonnement du jury de sélection pour rejeter sa demande de révision de sa décision était erroné.

Dans sa lettre d’ouverture de l’enquête, le Médiateur a souligné que la justification avancée par l’EPSO, à savoir que les 36 mois requis d’expérience professionnelle du plaignant n’étaient pas tous «strictement liés à la spécialité RH du concours», semblait appliquer une condition plus stricte que celles énoncées dans l’avis de concours.

8. Le plaignant a demandé à l'EPSO d'intervenir auprès du jury en ce qui concerne l'évaluation par ce dernier de l'expérience professionnelle du plaignant afin que celui-ci soit inscrit sur la liste de réserve.

L'enquête

9. Le 17 janvier 2012, le Médiateur a demandé à l'EPSO un avis sur l'allégation et la demande du plaignant.

10. Le 31 mai 2012, EPSO a présenté son avis en anglais. La traduction de l’avis en polonais a été transmise à la plaignante pour observations, qu’elle a envoyées le 31 juillet 2012. Le 27 septembre 2012, le Médiateur a posé d'autres questions à l'EPSO. L’EPSO a répondu le 30 octobre 2012 et, le 7 décembre 2012, il a fourni la traduction polonaise de cette réponse. Le 11 décembre 2012, la Médiatrice a transmis la traduction à la plaignante et lui a demandé de présenter ses observations avant le 31 janvier 2013, mais elle n'en a envoyé aucune. En outre, le 12 novembre 2012, les services du Médiateur ont procédé à une inspection des documents de l'EPSO [3] versés au dossier. Le rapport de cette inspection a été envoyé au plaignant et à l'EPSO le 5 décembre 2012.

Analyse et conclusions du Médiateur

A. Motivation prétendument erronée de la décision du jury

Arguments présentés au Médiateur

11. Le plaignant a souligné que, selon l’avis de concours, les assistants dans le domaine des ressources humaines sont censés exercer les fonctions suivantes sous l’autorité d’un administrateur: "les tâches d ' assistance et de soutien, à l ' aide d ' outils informatiques, concernant en particulier la gestion de la politique du personnel dans des domaines tels que le recrutement, les carrières, la formation et l ' égalité des chances". D'autres tâches pourraient inclure: "la gestion et le suivi des questions relatives à la gestion de la politique du personnel, en particulier le recrutement, les carrières, la formation professionnelle, l'égalité des chances, les droits individuels et financiers; rédiger des notes et/ou de la correspondance, rédiger des rapports administratifs relatifs aux domaines indiqués ci-dessus; la préparation, la tenue et le suivi des réunions; la gestion de projets; l'analyse et le développement des méthodes de travail; aider à la mise en œuvre de systèmes comptables, financiers, statistiques et informatiques, etc.; la gestion d’une équipe. L’avis précisait également que «[l]es fonctions exigent de bonnes compétences rédactionnelles (rédaction de notes de service, de rapports, etc.), un sens aigu des relations humaines, la capacité d’être un bon auditeur et la capacité de s’adapter au travail dans un environnement multiculturel». La plaignante a fait référence à toutes ses professions antérieures et a expliqué quelles étaient ses fonctions. Elle a soutenu que ses fonctions correspondaient à celles mentionnées dans l'avis de concours et que, par conséquent, le jury de sélection avait tort de considérer le contraire.

12. La plaignante a ensuite informé le Médiateur que, le 4 janvier 2012, elle avait introduit un recours au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut et que l’EPSO lui avait répondu le 21 juin 2012. Dans cette réponse, l’EPSO a indiqué que «si le jury avait admis que [la plaignante] avait plus de 36 mois d’expérience professionnelle au total, il avait considéré que [ses] pièces justificatives ne permettaient pas de conclure que [sa] expérience professionnelle susmentionnée incluait le minimum requis de 36 mois directement lié à la spécialisation RH de ce concours ». Elle a compris à partir de cette réponse que sa candidature avait été rejetée en raison de la nature des documents qu’elle avait présentés comme preuve de son expérience professionnelle.

13. Si la plaignante a accepté, en résumé, que la réponse de l'EPSO à son recours au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut lui fournisse une meilleure explication de la décision du jury que celle donnée dans sa correspondance antérieure, elle a souligné certaines incohérences dans l'explication du jury. Elle a compris, d’après la réponse de l’EPSO, que le jury n’avait pas accepté les certificats et déclarations fiscales qu’elle avait fournis comme preuve de son expérience professionnelle en tant que travailleur indépendant/indépendant pour la période allant du 1er octobre 2002 au 1er octobre 2008 parce qu’elle aurait plutôt dû présenter une «facture ou un bon de commande tel que visé au point 2.2.4.3, paragraphe 2, du guide du concours général». Toutefois, la plaignante a noté que le guide indique que les candidats indépendants peuvent prouver leur expérience professionnelle au moyen de factures ou de bons de commande détaillant le travail effectué, ou [en soumettant] tout autre document officiel pertinent.

14. En réponse à la question complémentaire du Médiateur concernant ces observations de la plaignante, l'EPSO a déclaré que le jury avait examiné très attentivement tous les documents qu'elle avait fournis. L'EPSO a ensuite cité les conclusions du jury concernant l'expérience professionnelle du plaignant, auxquelles il avait fait référence dans sa réponse au recours du plaignant au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut. Ces conclusions faisaient référence de manière détaillée à chaque période de l'expérience professionnelle du plaignant et aux pièces justificatives pertinentes et exposaient les raisons pour lesquelles la période pertinente avait été ou n'avait pas été acceptée. Par exemple, le stage de la plaignante (entre le 6 avril et le 29 décembre 2006) n'a pas été accepté parce que ses fonctions principales (front office et médiateur interculturel) n'ont pas été jugées suffisamment pertinentes par rapport aux fonctions décrites dans l'avis de concours. De même, son expérience professionnelle en tant que chargée de cours et chercheuse à l’Institut de psychologie d’une université polonaise n’a pas été prise en compte parce qu’elle concernait des fonctions d’enseignement, de recherche et de bibliothécaire que le jury n’a pas considérées comme pertinentes pour les fonctions décrites dans l’avis de concours. L'expérience professionnelle de la plaignante au cours de ses études n'a pas non plus pu être prise en compte car elle a été acquise avant que la plaignante n'obtienne son diplôme.

15. En outre, l’EPSO a indiqué que le jury avait rappelé que, pour la période allant du 1er octobre 2002 au 1er octobre 2008, le plaignant avait énuméré un certain nombre d’activités professionnelles en tant que travailleur indépendant et/ou indépendant. À l’appui de cette liste d’activités, elle a présenté des certificats et des déclarations fiscales, mais elle n’a pas été en mesure de fournir les factures ou les bons de commande mentionnés dans le guide. Par exemple, dans deux des certificats fournis, il n’était pas fait mention du nombre de jours et d’heures consacrés à l’exercice de l’activité concernée et le troisième certificat ne prouvait qu’un mois et demi d’expérience professionnelle. L’EPSO a fait valoir qu’il n’est pas vrai que le jury n’a pas accepté les certificats et les déclarations fiscales. Les certificats et déclarations fiscales présentés par la plaignante ont permis au jury d'établir que la plaignante travaillait en échange d'un salaire, mais ils n'étaient pas suffisants pour déterminer la durée exacte de son travail entre le 1er octobre 2002 et le 1er octobre 2008. En effet, ces déclarations et certificats fiscaux ne contenaient aucune référence spécifique aux jours et mois pendant lesquels le plaignant a effectivement travaillé dans des domaines pertinents pour le concours. C'est la seule raison pour laquelle il aurait été préférable - dans l'intérêt de la plaignante elle-même - de présenter des factures ou des bons de commande comme indiqué dans le guide.

Évaluation du Médiateur

16. Le Médiateur estime que, dans sa réponse à ses enquêtes complémentaires et dans sa réponse au recours du plaignant au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut, l'EPSO a fourni une explication exhaustive de la décision du jury selon laquelle les pièces justificatives du plaignant ne constituaient pas une preuve suffisante de l'expérience professionnelle minimale requise dans le domaine concerné. EPSO a également répondu correctement aux préoccupations exprimées par la plaignante dans ses observations selon lesquelles la décision du jury sur ses pièces justificatives aurait pu être incompatible avec ce qui était mentionné dans le guide. Étant donné que la plaignante a choisi de ne pas commenter la réponse ultérieure de l'EPSO, le Médiateur comprend qu'elle est également satisfaite de l'explication que l'EPSO y a fournie.

17. Toutefois, le Médiateur regrette que l'EPSO n'ait pas dûment motivé la décision du jury au plaignant le 1er décembre 2011, lorsqu'il a répondu à sa demande de réexamen de cette décision. Cela aurait été dans l’intérêt de l’efficacité administrative, étant donné que le plaignant n’aurait probablement pas alors ressenti la nécessité de déposer une plainte auprès du Médiateur et d’introduire un recours au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut. En outre, elle aurait été conforme à une culture du service aux citoyens.

18. À cet égard, le Médiateur souligne la valeur potentielle d’un mécanisme de contrôle interne efficace des décisions administratives prises par les jurys, qui devrait contribuer à éviter le recours à la lourde procédure de recours prévue à l’article 90, paragraphe 2, du statut. En outre, un tel mécanisme de réexamen interne permettrait au Médiateur d’évaluer s’il existe des motifs pour qu’il ouvre une enquête si le candidat est toujours insatisfait.

19. Le Médiateur estime donc qu'il serait de bonne administration que l'EPSO fasse tout ce qui est en son pouvoir pour faire en sorte que les candidats insatisfaits des décisions des jurys aient accès à une procédure de réexamen interne efficace, qui motive ses conclusions de manière adéquate et claire.

20. En l'espèce, l'inspection des documents par le Médiateur n'a pas révélé qu'au stade de la procédure de réexamen, l'EPSO avait pris quelque mesure que ce soit pour obtenir du jury une explication claire de sa décision. Toutefois, cette inspection a également montré que l'EPSO a remédié au fait que le jury n'avait pas fourni d'explication claire et que, lorsqu'il a traité la réclamation de la plaignante au titre de l'article 90, paragraphe 2, il a pu obtenir suffisamment d'informations de la part du jury pour lui permettre de fournir une explication exhaustive de la décision de ce dernier.

21. À la lumière des conclusions qu'il a formulées aux points 16 et 20 ci-dessus, le Médiateur estime que des enquêtes supplémentaires sur l'allégation ne sont pas justifiées. Il formulera toutefois une remarque supplémentaire ci-dessous.

B. Demande d’intervention de l’EPSO auprès du jury

Arguments présentés au Médiateur et nouvelle lettre du Médiateur à l'EPSO

22. Dans son avis sur la plainte, l'EPSO a déclaré qu'il "souhaite exprimer sa surprise devant le fait que le Médiateur a décidé d'ouvrir une enquête". Elle a ajouté qu ' elle "souhaiterait rappeler respectueusement la définition de la mauvaise administration donnée par le Médiateur dans son dernier rapport annuel: "La mauvaise administration se produit lorsqu'un organisme public n'agit pas conformément à une règle ou à un principe qui lui est contraignant". L'EPSO a estimé que l'allégation du plaignant ne relevait pas de la définition ci-dessus de la mauvaise administration.

23. L’EPSO a rappelé la jurisprudence pertinente établissant que les jurys disposent d’un large pouvoir d’appréciation pour déterminer si les titres universitaires, l’expérience professionnelle et les pièces justificatives correspondantes d’un candidat correspondent au niveau requis par le statut et l’avis de concours. Selon la jurisprudence, afin de garantir l’objectivité de leurs décisions, les jurys doivent mener leurs travaux sans aucune ingérence ou pression extérieure, que ce soit de la part de l’administration de l’Union, des candidats ou de tiers. Compte tenu de l'indépendance des jurys, il n'est pas possible pour l'EPSO d'intervenir auprès du jury en ce qui concerne l'évaluation par ce dernier de l'expérience professionnelle du plaignant.

24. Dans ses observations sur cette réponse, la plaignante a souligné qu'elle n'avait pas soumis sa plainte au Médiateur afin de contester les compétences du jury, mais afin de mieux comprendre les raisons de la décision du jury selon laquelle son expérience professionnelle n'était pas adéquate.

25. Dans sa lettre ultérieure à l’EPSO, le Médiateur a souligné qu’il avait ouvert son enquête parce que le raisonnement du jury soulevait une question de légalité, à savoir si le jury appliquait des conditions différentes et plus strictes que celles fixées dans l’avis de concours (point 7 ci-dessus). À cet égard, le Médiateur a rappelé la déclaration contenue dans le document que l'EPSO lui avait transmis le 16 janvier 2006, dans le cadre de l'enquête d'initiative OI/5/2005/PB du Médiateur: «L’autorité investie du pouvoir de nomination n’a pas, en principe, le pouvoir d’annuler ou de modifier les décisions d’un jury. Seul le Tribunal peut le faire. Toutefois, si le jury prend une décision qui est manifestement et gravement erronée en droit, l’autorité investie du pouvoir de nomination peut intervenir, étant donné qu’elle ne peut être liée par des décisions du jury qui, étant illégales, pourraient affecter ses propres décisions.» Le Médiateur a ensuite demandé à l’EPSO d’expliquer comment il concilie sa déclaration citée ci-dessus avec celle contenue dans son avis sur la présente réclamation, selon laquelle l’affaire ne soulève pas de problème de mauvaise administration.

26. Dans sa réponse, l’EPSO a souligné que sa déclaration citée ci-dessus avait été faite il y a plus de six ans. Selon elle, il était formulé de manière imprécise et pouvait donc être trompeur. L’EPSO a donc cherché à clarifier la déclaration. Elle a souligné que, dans le cadre de l'examen d'une réclamation administrative introduite par un candidat contre la décision du jury, le directeur de l'EPSO, en sa qualité d'autorité investie du pouvoir de nomination, doit se limiter à vérifier si le jury a respecté ses règles de procédure et l'avis de concours et s'il a commis une erreur manifeste d'appréciation. En effet, conformément à une jurisprudence constante fondée sur le principe de l'indépendance des jurys, l'AIPN n'a pas le pouvoir d'annuler ou de modifier la décision d'un jury. Néanmoins, dans l’exercice de ses compétences propres, l’autorité investie du pouvoir de nomination est tenue de prendre des décisions non entachées d’erreurs de droit. Elle ne saurait donc être liée par des décisions de jurys dont l’illégalité pourrait, par voie de conséquence, entacher ses propres décisions. C’est la raison pour laquelle l’autorité investie du pouvoir de nomination est tenue de vérifier la légalité des décisions prises par le jury en ce qui concerne, notamment, la possibilité pour les candidats de participer à un concours. Lorsque le jury a, à tort, admis un candidat à participer à un concours et inscrit son nom sur la liste de réserve, l'autorité investie du pouvoir de nomination doit exprimer son refus de nommer un candidat par une décision motivée susceptible de faire l'objet d'un réexamen par la Cour [4].

27. L’EPSO a conclu que l’expression «intervenir...» devait donc être comprise comme faisant référence à la possibilité pour l’AIPN d’adopter une décision motivée par laquelle elle qualifie la décision du jury d’erreur juridique. Toutefois, l’adoption d’une telle décision par l’autorité investie du pouvoir de nomination n’a pas pour effet de modifier ou d’annuler la décision du jury en question.»

Évaluation du Médiateur

28. Le Médiateur accepte la clarification par l'EPSO des situations dans lesquelles l'EPSO peut intervenir et de ce que signifie cette intervention. Le Médiateur comprend également que, sur la base de cette clarification, l'EPSO ne remettra pas en question, à l'avenir, la compétence du Médiateur pour traiter les plaintes dans lesquelles les plaignants contestent la légalité des décisions des jurys et demandent à l'EPSO d'intervenir. Le Médiateur encourage l’EPSO à ne pas retarder son éventuelle intervention jusqu’à ce qu’une plainte soit déposée, mais à intervenir au stade d’un réexamen administratif s’il existe des motifs de le faire. Le Médiateur formulera une deuxième remarque supplémentaire en conséquence.

29. À la lumière des constatations qu'il a faites au point 16 ci-dessus, le Médiateur conclut que la motivation de la décision du jury en question montre que, sans aucun doute, il n'y avait pas de vice de fond dans cette décision. Pour cette raison, la demande ne peut être accueillie.

C. Conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci avec les conclusions suivantes:

Aucune autre enquête sur l'allégation n'est justifiée et la demande ne peut être accueillie.

Le plaignant et l'EPSO seront informés de cette décision.

Autres remarques

Le Médiateur encourage l'EPSO à faire tout son possible pour que les candidats insatisfaits des décisions des jurys aient accès à une procédure de réexamen interne efficace, qui motive ses conclusions de manière adéquate et claire.

Le Médiateur encourage l'EPSO à prendre les mesures appropriées au stade de la procédure de réexamen interne si la décision d'un jury est juridiquement erronée.

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 19 juin 2013

[1] JO 2010, C 341 A, p. 1.

[2] JO 2010, C 184 A, p. 1.

[3] Le contrôle a porté sur des documents qu’EPSO a qualifiés de confidentiels. Conformément à l'article 4, paragraphe 1, de la décision du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur (94/262/CECA, CE, Euratom, JO 1994, L 113, p. 15) et aux dispositions d'exécution adoptées par le Médiateur et modifiées en dernier lieu le 3 décembre 2008, ni le plaignant ni le public n'ont accès aux documents confidentiels obtenus par les services du Médiateur au cours d'une inspection.

[4] Affaire 142/85, Schwiering contre Cour des comptes, Rec. 1986, p. 3177.