LE CONTEXTE DE LA PLAINTE

1. Le plaignant a participé à un appel à manifestation d'intérêt organisé par la Commission européenne (Appel à manifestation d'intérêt RELEX[1]). La Commission a inscrit son nom sur la liste des candidats à la procédure de sélection d'agents contractuels du groupe de fonctions IV au sein de l'Office de coopération EuropeAid de la Commission. EuropeAid lui a envoyé une description du poste concerné et l'a convoqué à un entretien. Le plaignant a été interviewé et a été informé, dans un premier temps, qu'il était retenu pour ce poste. À la suite de cela, le service du personnel de la Commission l'a invité à une réunion au cours de laquelle il a été procédé à une vérification de ses diplômes. Au cours de cette réunion, il a été informé qu'il n'était pas éligible à ce poste.

2. Mécontent du résultat de la procédure de sélection, le plaignant a demandé des explications au responsable de l'unité concernée au sein de l'office EuropeAid. Le responsable de l'unité l'a informé que le respect des critères d'éligibilité était une condition essentielle qui prévalait sur le profil de poste. Cela étant, le plaignant a demandé des explications supplémentaires et a souligné que la description du poste qui lui avait été envoyée indiquait que les diplômes universitaires requis pouvaient être remplacés par une expérience équivalente. Le responsable d'unité lui a répondu que cette substitution pouvait être envisagée si le diplôme universitaire du candidat avait été obtenu dans un autre domaine que celui demandé. Ne se satisfaisant pas de cette réponse, le plaignant a demandé des explications au Directeur général d'EuropeAid et au Commissaire responsable des relations extérieures et de la politique européenne de voisinage. Il a été informé, en substance, que la Commission devait se conformer au Statut (Régime applicable aux autres agents des Communautés européennes - RAA) et aux dispositions d'exécution de la Commission en la matière (DGE)[2] et que le plaignant ne pouvait pas, par conséquent, être recruté par la Commission.

3. Le plaignant s'est adressé au Médiateur le 18 mai 2007.

LE SUJET DE L'ENQUÊTE

4. Le Médiateur a ouvert la présente enquête sur l'allégation et la revendication suivantes :

La Commission a rejeté à tort la candidature du plaignant au poste de "responsable de la gestion de la qualité - sécurité alimentaire" Office de coopération EuropeAid (Unité E6).

La Commission devrait le recruter au poste susmentionné.

L'ENQUÊTE

5. La plainte a été transmise au Président de la Commission et la Commission a envoyé son avis le 14 novembre 2007. Cet avis a été communiqué au plaignant en l'invitant à faire part de ses observations, ce qu'il a fait le 22 décembre 2007.

L'EXAMEN ET LES CONCLUSIONS DU MÉDIATEUR

A. L'allégation selon laquelle la Commission a rejeté à tort la candidature du plaignant au poste de "responsable de la gestion de la qualité - sécurité alimentaire" au sein de l'Office de coopération EuropeAid et la revendication correspondante

Les arguments présentés au Médiateur

6. Le plaignant affirme que la Commission a rejeté à tort sa candidature au poste susmentionné car, d'après la description de poste que lui avait communiquée la Commission, l'expérience professionnelle pouvait se substituer au niveau d'étude requis.

7. Dans son avis, la Commission a maintenu le bien fondé de sa décision de rejeter la candidature du plaignant au poste concerné. La Commission a indiqué, en substance, que la raison pour laquelle elle avait décidé de ne pas procéder au recrutement du plaignant était que son niveau d'étude ne correspondait pas aux exigences de recrutement des agents contractuels car il n'avait pas fait d'études universitaires mais uniquement des études de courte durée, sanctionnées par un diplôme d'enseignement professionnel, qui ne pouvait être considéré comme équivalent à un diplôme universitaire. De plus, la Commission a indiqué qu'en dépit du fait qu'il était expressément mentionné dans l'appel à manifestation d'intérêt RELEX que la première condition d'éligibilité était le niveau d'études requis, le plaignant avait cependant fait acte de candidature. La Commission a rappelé que la condition suivante était clairement énoncée dans l'appel à manifestation d'intérêt RELEX: "Si, à un stade quelconque de la procédure, il est constaté que les indications fournies dans l'acte de candidature électronique sont inexactes ou que le candidat ne remplit pas toutes les conditions d'admissibilité à la procédure de sélection, l'admission sera déclarée nulle."

8. De plus, la Commission a souligné que le plaignant avait été informé de son inéligibilité immédiatement après la réunion au service du personnel le 27 février 2007 et que plusieurs lettres envoyées par la suite lui en expliquaient les raisons. Dans ce contexte, la Commission a admis que ce n'est qu'au stade du recrutement que ses services avaient été en mesure de détecter le non-respect des conditions de recrutement par le plaignant. La Commission a indiqué que la base de données RELEX fonctionnait sur la base d'une procédure de recrutement transitoire simplifiée. Cette procédure répondait au besoin exceptionnel du service RELEX d'assurer la continuité des opérations dans les délégations à un moment où de nombreux contrats à durée déterminée venaient à échéance. L'application de cette procédure se poursuivrait jusqu'à la création d'une base de données (CAST 27) contenant les noms des candidats ayant satisfait à toutes les étapes de l'évaluation. Dans la mesure où le plaignant avait indiqué dans son curriculum vitae (qui était joint à son acte de candidature pour l'appel à manifestation d'intérêt RELEX) qu'il avait fait des études universitaires, la Commission ne s'est rendu compte du problème qu'au moment où elle lui a demandé de fournir les documents justifiant son niveau d'étude. Toutefois, compte tenu du nombre de candidatures reçues par EPSO en réponse à l'appel à manifestation d'intérêts RELEX, il a souvent été impossible pour la Commission de comprendre la nature exacte des qualifications et, partant, de les vérifier en bonne et due forme, sans la présence du candidat qui pouvait s'en expliquer en personne. De fait, EPSO a validé 11 500 candidatures sur 14 000, sur la base des déclarations des candidats et des dossiers de compétence et des qualifications énoncés dans l'appel RELEX. La Commission a affirmé que l'examen de chaque dossier de recrutement à plusieurs reprises pour vérifier l'éligibilité des candidats serait peu rentable sur le plan administratif. Dans un souci d'efficacité et d'économie, les services de la Commission ont procédé à un seul examen préliminaire et approfondi du dossier à un stade avancé de la procédure, peu avant le recrutement.

9. La Commission s'est également expliquée sur le statut de la description de poste ainsi que sur la phrase "l'expérience professionnelle peut remplacer l'exigence d'études dont le degré est qualifié d'essentiel" figurant dans la description de poste concernée.

10. Concernant le statut de la description de poste, la Commission a indiqué qu'il s'agissait d'un instrument de gestion des ressources humaines, dont l'objectif est de définir les responsabilités et les tâches confiées aux titulaires des postes. Elle a également indiqué qu'une description de poste constituait un cadre de référence permettant aux gestionnaires comme aux titulaires d'évaluer l'adéquation du profil du candidat avec celui du poste. Dès lors, une description de poste est une sorte de confirmation écrite des fonctions que le titulaire d'un poste est censé assumer et remplir.

11. Concernant la signification de la phrase "l'expérience professionnelle peut remplacer une exigence d'études dont le degré est qualifié d'essentiel" figurant dans la description du poste, la Commission a précisé les réponses faites au plaignant dans sa lettre du 5 mars 2007. La Commission a souligné que la phrase susmentionnée est un paragraphe standard qui figure dans toutes les descriptions de poste au chapitre "Scolarité" de la section "Profil professionnel (job requirements)". Ce chapitre décrit les compétences dont la personne occupant le poste devrait idéalement faire preuve tant en termes de qualifications qu'en termes d'expérience. Concernant les qualifications, la description du poste précise un éventail de domaines en relation avec le parcours universitaire. La Commission a indiqué qu'en plus des exigences relatives au niveau d'études universitaires, des études dans un domaine particulier pour certains postes du groupe de fonction IV sont souvent jugées essentielles. Dans ces cas précis, le candidat doit toutefois avoir un niveau universitaire minimum. La Commission a expliqué que c'est dans ce sens qu'allait son courriel du 5 mars 2007, dans lequel elle indiquait "si vous possédez un diplôme universitaire dans un domaine autre que celui demandé, l'expérience acquise peut compenser". Ce n'était toutefois pas le cas pour le poste concerné dans la mesure où les domaines "relations extérieures, coopération au développement et/ou aide aux pays tiers, économie ou sciences naturelles" étaient considérés comme un avantage mais n'étaient pas qualifiés d'essentiels. Bien que l'expérience du plaignant ait certainement pu être fort utile pour les tâches spécifiques liées à ce poste, cette expérience ne pouvait permettre de passer outre l'exigence concernant les études universitaires exigées par les DGE. La Commission a également cité l'exemple suivant d'un cas auquel s'applique le paragraphe standard de la description de poste: pour le poste de "analyste de l'économie agricole", un niveau d'étude universitaire d'au moins 4 ans dans un des domaines suivants est considéré comme essentiel : "agrosciences, économie, statistiques et administration publique". La description du poste indique expressément que ceci peut être remplacé par un "un diplôme universitaire plus une très bonne expérience en tant qu'analyste de l'économie agricole et une connaissance/expérience de la comptabilité des exploitations agricoles".

12. Dans ses observations, le plaignant a maintenu les arguments énoncés dans sa plainte.

L'analyse du Médiateur

13. Les règles applicables en la matière sont les suivantes :

L'appel RELEX indiquait[3]

"2. Formation et expérience professionnelle requises

a) Formation

Pour présenter sa candidature à un poste d'agent contractuel, le candidat doit satisfaire aux critères d'admissibilité et aux conditions générales.

Son niveau de formation doit correspondre à des études universitaires complètes de trois années au moins, présentant un intérêt pour le secteur d'activité choisi par le candidat et attestées par un diplôme. (...) (souligné par nos soins).

14. Les dispositions générales d'exécutions (DGE)[4] disposent :

"L'engagement en tant qu'agent contractuel requiert au minimum (...) dans le groupe de fonctions IV: des études universitaires complètes de trois années au moins attestées par un diplôme et un an d'expérience professionnelle appropriée." (souligné par nos soins).

15. La disposition suscitée des DGE met en œuvre l'article 82, paragraphe 2, du régime applicable aux autres agents, en vertu duquel le recrutement d'un agent contractuel dans le groupe de fonction IV requiert au minimum :

"(...) un niveau d'enseignement correspondant à un cycle complet d'études universitaires de trois années au moins sanctionné par un diplôme"

16. Dans le cas présent, les faits suivants ne sont pas contestés :

i) le plaignant ne remplissait pas les conditions minimales exigées dans l'appel RELEX, dans les DGE et dans les dispositions concernées du régime applicable aux autres agents (diplôme universitaire sanctionnant 3 années d'étude);

ii) les informations communiquées par le plaignant dans le cadre de sa candidature à l'appel RELEX étaient inexactes en ce qui concernait le type de diplôme possédé. Le plaignant possédait un diplôme non universitaire sanctionnant deux années d'études mais il a indiqué qu'il possédait un niveau universitaire correspondant à trois années d'étude.

17. Le Médiateur constate que la description relative au poste concerné ("Quality Manager Officer - Food Security" au Bureau de coopération EuropeAid n° 67289), qui avait été envoyée au plaignant, contenait les informations suivantes:

"Scolarité

+Enseignement de niveau universitaire d'une durée légale de 4 ans au moins: essentiel

Une formation en relations extérieures, coopération au développement et/ou aide aux pays tiers, économie ou sciences naturelles est à considérer comme un avantage

Il est rappelé qu'une expérience équivalente (tel que précisée ci-dessus) peut remplacer l'exigence d'études dont le degré est qualifié essentiel

Expérience

+2 années : souhaitable

une expérience en coopération au développement et/ou aide aux pays tiers

+3 années : souhaitable

une expérience dans le domaine développement rural/sécurité alimentaire

+2 années : souhaitable:

une expérience en délégation (...)"

18. Le plaignant prétend, en substance, que les qualifications figurant dans la description du poste, qui lui a été envoyée à titre d'information avec la convocation à l'entretien, pouvait, en termes juridiques, supplanter les qualifications formelles exigées dans l'appel RELEX et les dispositions susmentionnées contenues dans les DGE. Concernant le statut de la description de poste, la Commission a fourni les explications résumées au point 10.

19. Le Médiateur estime qu'une description de poste correspondant à un emploi donné ne peut pas avoir un statut supérieur aux règles applicables en matière de recrutement figurant dans le régime applicable aux autres agents (RAA) ou ses dispositions d'exécution (DGE), et qui plus est dans l'appel RELEX concerné, en ce qui concerne les conditions de recrutement applicables. De plus, le Médiateur ne considère pas que le contenu de la description du poste et la manière dont celle-ci a été communiquée au plaignant étaient tels qu'ils aient pu faire croire une telle chose au plaignant.

20. Les considérations qui précèdent et les résultats de son enquête amènent le Médiateur à conclure à l'absence de mauvaise administration concernant l'allégation du plaignant dans la présente affaire. Le Médiateur estime opportun, néanmoins, de formuler une remarque complémentaire en la matière.

B. Les conclusions

Sur la base de son enquête concernant la présente plainte, le Médiateur conclut qu'il n'y a pas eu en l'occurrence mauvaise administration de la part de la Commission européenne.

Le plaignant et le Président de la Commission seront informés de cette décision.

REMARQUES COMPLÉMENTAIRES

1) Dans son avis, la Commission semble avoir reconnu que la description du poste envoyée au plaignant à titre d'information contenait des informations qui n'étaient pas pertinentes, à savoir celles qui concernant la possibilité de compenser le niveau d'étude par l'expérience. Il semble que cette information ait conduit le plaignant à se faire une idée fausse des conditions requises. Le Médiateur estime qu'il serait judicieux qu'à l'avenir la Commission vérifie la pertinence des informations figurant dans les documents envoyés aux candidats.

2) Le Médiateur prend note de l'argument de la Commission selon lequel l'examen approfondi de tous les profils figurant sur les bases de données comme, en l'occurrence, la base de données RELEX, serait peu rentable sur le plan administratif. Le Médiateur apprécie le souci de la Commission à cet égard. Cependant, dans le cas présent, le malentendu est survenu au moment où la Commission a décidé de ne convoquer que quatre personnes à un entretien. Le Médiateur estime qu'à l'avenir, il serait préférable de vérifier les profils des candidats avant de les convoquer à un entretien, afin d'éviter tout malentendu et tout travail administratif inutile engendré par la convocation de candidats qui ne remplissent pas les conditions minimales requises pour le recrutement.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fait à Strasbourg, le 16 décembre 2008

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[1] Appel à manifestation d'intérêt RELEX - 12.9.2005-5.10.2005 Publié sur la page web d'EPSO à l'adresse suivante : http://europa.eu/epso/cast27/pdf_archives/call_relex_fr.pdf

[2] Dispositions générales d'exécution (DGE) relatives aux procédures régissant l'engagement et l'emploi d'agents contractuels à la Commission, document n° C(2005)5411, décision de la Commission européenne du 16 décembre 2006.

[3] Appel à manifestation d'intérêt en vue de constituer une base de données des candidats à recruter comme agents contractuels pour travailler dans les délégations de la Commission dans les pays tiers, Appel RELEX - 12.9.2005-5.10.2005.

[4] Dispositions générales d'exécution (DGE) relatives aux procédures régissant l'engagement et l'emploi d'agents contractuels à la Commission, document n° C(2005)5411, décision de la Commission européenne du 16 décembre 2006.