Strasbourg, le 16 juillet 2007

Monsieur,

Le 2 juin 2006, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen au nom de la société Y. Votre plainte était dirigée contre l'Office des publications officielles des Communautés européennes (OPOCE) et portait sur le non-respect présumé de ses engagements à l'égard de la société Y en ce qui concerne le développement et la maintenance d'un système informatisé pour la production du supplément au Journal officiel de l'Union européenne.

Le 13 juillet 2006, j'ai transmis la plainte au Directeur général de l'OPOCE. L’OPOCE a transmis son avis le 26 octobre 2006. Je vous l’ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 29 décembre 2006.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Les faits pertinents selon le plaignant peuvent être résumés comme suit.

En 1998, la société Y a signé un contrat («le contrat») avec l'Office des publications officielles des Communautés européennes («OPOCE») pour la conception et la mise en œuvre d'un système informatisé pour la production du supplément au Journal officiel de l'Union européenne. Le système (ci-après dénommé "SEI-JOS") concerne le traitement des avis d'appel d'offres et l'automatisation de la production du supplément au Journal officiel ("OJS"). Le contrat avait un caractère-cadre, ce qui signifiait que de temps à autre, l ' OPOCE demandait, par l ' intermédiairede " Bons de Commande", la mise en œuvre de tâches supplémentaires, de modules, d ' extensions et l ' exécution de tâches de maintenance spécifiques. La première version du système SEI-JOS a été livrée par la société Y au cours du second semestre 1999. Depuis 1999, les besoins fonctionnels de l'OPOCE ont changé à plusieurs reprises, entraînant l'incorporation de nombreuses nouvelles versions au système SEI-JOS. La technologie utilisée dans le développement de la première version du système est finalement devenue obsolète, ce qui a entraîné une augmentation spectaculaire des coûts de maintenance.

La société Y et l’OPOCE ont donc analysé la situation et ont convenu conjointement, sur la base de la demande d’un fonctionnaire de l’OPOCE, de procéder à la livraison d’une nouvelle version du système SEI-JOS (le «projet SEI-JOS»). La société Y et l'OPOCE ont défini et validé conjointement les technologies à utiliser (principalement J2EE et ORACLE). La société Y a accepté d'être payée lors de la livraison du système SEI-JOS projeté. La société Y a fondé son travail et ses choix techniques sur des discussions, des réunions, des documents et des clarifications tenus avec l'OPOCE et effectués par celui-ci. La conception du système SEI-JOS projeté a été présentée à deux fonctionnaires de l'OPOCE et a été acceptée par l'OPOCE les 20 et 21 janvier 2003. À la demande de l'OPOCE, la société Y a présenté le système Projected SEI-JOS à deux fonctionnaires de l'OPOCE dans les locaux de l'OPOCE le 18 octobre 2004. Les deux fonctionnaires étaient pleinement satisfaits du système SEI-JOS projeté. Après une autre présentation dans les locaux de l’OPOCE, ce dernier a expliqué que la société Y recevrait bientôt des instructions concernant certaines questions en suspens. En résumé, l'OPOCE souhaitait que le système Projected SEI-JOS inclue de nouvelles fonctionnalités. L'OPOCE a indiqué à la société Y qu'elle présenterait une liste des modifications nécessaires au début de 2005.

Dans l’intervalle, l’OPOCE a demandé à la société Y d’étendre la maintenance du système SEI-JOS existant au prix très modeste de 44 342,95 EUR par l’intermédiaire de Bon de Commande 1. Les honoraires en question étaient basés sur l'offre initiale de la société Y, faite en 1997, qui a conduit au contrat. Compte tenu de l'évolution spectaculaire de la technologie qui s'était produite depuis lors, ces frais auraient dû être plusieurs fois plus élevés. La société Y a néanmoins accepté la prolongation du contrat de 20 mois sur la base de l’ancien prix, étant donné que la société Y a été clairement informée par l’OPOCE qu’elle serait invitée à assurer la maintenance de la SEI-JOS projetée.

Fin 2004, l’OPOCE a demandé à la société Y d’apporter d’importantes modifications au système SEI-JOS existant afin de l’adapter au nouveau règlement européen sur les marchés publics. À cette fin, Bon de Commande 2, d’une valeur de 105 695,64 EUR, a été émis.

Le budget de Bon de Commande 1 et de Bon de Commande 2 pris ensemble ne couvrait pas le temps et l'argent dépensés par la compagnie Y pour l'entretien du système SEI-JOS existant. Cependant, la société Y s'attendait à ce que l'OPOCE accepte le projet SEI-JOS comme convenu.

Début 2005, à la surprise de la société Y, l'OPOCE a lancé l'appel d'offres n° 6019, lot 2, pour la prestation de services liés à la collecte et à la diffusion de publications électroniques, en particulier le JOS. Cet appel d’offres a nécessité l’utilisation d’une technologie différente de celle convenue entre la société Y et l’OPOCE. La société Y a estimé qu’elle était victime d’un choix arbitraire de la part de l’OPOCE quant à la technologie qui serait utilisée. La société Y a donc envoyé à l’OPOCE, le 6 juin 2005, une lettre demandant une réunion afin de décider de l’adoption finale de la SEI-JOS projetée et de décider de la manière dont la société Y serait rémunérée pour ses travaux. La société Y a souligné que, dans le cas où l’OPOCE ne souhaiterait plus utiliser le projet SEI-JOS, la valeur et le contenu du contrat de maintenance devraient être révisés pour couvrir les travaux et les efforts de la société Y en ce qui concerne le développement du projet SEI-JOS et les travaux supplémentaires effectués sur la plate-forme obsolète.

L'OPOCE a refusé de répondre à la lettre de la société Y. Au lieu de cela, le responsable a rencontré le représentant de la société Y, M. Z., et lui a demandé d'envisager d'abandonner les créances financières de la société Y, si la société Y se voyait attribuer le nouveau contrat. M. Z. accepte cette solution. Le fonctionnaire de l'OPOCE a ensuite déclaré que, dans ce cas, une réponse ne serait pas envoyée à la lettre de la société Y. Le fonctionnaire de l’OPOCE a également demandé à M. Z. de veiller à ce que la société Y accepte de poursuivre ses travaux sur la base du Bon de Commande 2 et à ce que la société Y livre à temps.

Par lettre du 5 décembre 2005, l’OPOCE a informé la société Y que son offre dans le cadre de l’appel d’offres n° 6019, lot 2, avait été rejetée, car il ne s’agissait pas de l’offre économiquement la plus avantageuse.

Par lettre du 12 décembre 2005 adressée à l’OPOCE, la société Y a de nouveau demandé à l’OPOCE de verser à la société Y une indemnité de 550 000 euros pour ses travaux. Le même jour, la société Y a également envoyé à l’OPOCE une lettre lui demandant i) de reconsidérer sa décision de rejeter l’offre de la société Y et ii) de lancer une procédure négociée. Le 20 décembre 2005, l’OPOCE a répondu qu’une procédure négociée ne pouvait être envisagée à ce stade de la procédure d’appel d’offres. En outre, par lettre du 7 février 2006, l’OPOCE a nié avoir jamais commandé l’un quelconque des services relatifs à la conception et au développement du système Projected SEI-JOS. Elle a refusé de donner suite à la demande d'indemnisation de la société Y.

De l’avis de la société Y, la position de l’OPOCE est arbitraire et abusive, étant donné que le système SEI-JOS projeté a été mis en place par la société Y conformément aux instructions claires de l’OPOCE et sous la supervision de l’OPOCE dans le cadre du contrat.

Le plaignant a allégué que l’OPOCE n’avait pas respecté ses engagements à l’égard de la société Y en ce qui concerne le développement et la maintenance du système SEI-JOS projeté, violant ainsi le code européen de bonne conduite administrative.

À l'appui de son allégation, le plaignant a essentiellement fait valoir que l'OPOCE obligeait la société Y à maintenir le système SEI-JOS actuel moyennant une redevance très faible et à développer le système SEI-JOS projeté sur la base d'une nouvelle technologie, donnant ainsi naissance à la confiance légitime de la société Y dans le fait qu'elle fournirait et maintiendrait le système SEI-JOS projeté.

Le plaignant a demandé à l'OPOCE:

1. admettre qu’elle a enfreint le code européen de bonne conduite administrative; et
2. verser à la société Y la somme de 550 000 euros en compensation.

L'ENQUÊTE

Avis de l'OPOCE

L'avis de l'OPOCE peut être résumé comme suit.

L'argument de la plaignante selon lequel l'OPOCE a obligé la société Y à maintenir le système actuel SEI-JOS pour une redevance très faible

À la suite d’un appel d’offres ouvert, l’OPOCE et la société Y ont conclu, en 1998, un contrat-cadre: Renouvellement du système de publication informatisée du Supplément au Journal officiel des Communautés européennes (SEI-JOS) (le "Contrat").

L'objet du contrat, tel que stipulé à son article 2, est:

1.achever les travaux de développement nécessaires au renouvellement de l'application informatique «Système de publication informatisée pour le supplément au Journal officiel des Communautés européennes» (avis de marchés publics - SEI OP2), la désignation de la nouvelle application à développer étant SEI-JOS.

2. d'effectuer le maintien de cette application si la Commission le demande expressément à la fin du développement. (...)".

Comme indiqué aux deux derniers paragraphes de l'article 2, les travaux devaient être effectués par la société Y sur la base de bons de commande établis par la Commission conformément au bordereau de prix et aux termes des spécifications fonctionnelles figurant à l'annexe 1 du contrat. Comme expliqué à l'article 4 du contrat, cela implique que les travaux qui n'ont pas été précédés d'un bon de commande ne peuvent pas être facturés.

Conformément au contrat, le délai prévu pour le développement de l’application était de 17 mois. Au cours de l'année 1999, après que la société Y eut livré la première version du SEI-JOS, il s'en est suivi une période où le SEI-JOS a été testé et corrigé jusqu'à ce qu'il soit finalement installé le 20 décembre 1999 en remplacement du SEI-OP2.

Cependant, lorsque le SEI-JOS développé par la société Y a été mis en production, il n'était pas entièrement achevé. La raison pour laquelle il a été installé alors qu’il n’était pas entièrement conforme aux spécifications techniques et n’avait donc pas encore été accepté par l’OPOCE conformément à l’article 18 du contrat était qu’il n’était pas possible de rendre le SEI-OP2 «compatible avec l’an 2000» sans coûts considérables et sans risque élevé de défaillance. Néanmoins, le simple fait que le SEI-OP2 datait de 1984 et était opérationnel depuis 15 ans montrait que l ' argument du plaignant selon lequel "de tels systèmes complexes dans un environnement informatique en constante évolution ont généralement un cycle de vie de 3 à 5 ans" était incorrect.

Les éléments du SEI-JOS qui manquaient ou étaient incorrects ne bloquaient pas la production globale. Néanmoins, une fois que le SEI-JOS a été mis en production, d'autres problèmes, à la fois techniques et fonctionnels, ont été révélés. Afin de résoudre ces problèmes, la société Y et l ' OPOCE ont tenu plusieurs réunions et échangé plusieurs documents, dont une "Liste des réserves les plus importantes" et des "Rapports récapitulatifs des problèmes". Plusieurs livraisons supplémentaires ont dû être effectuées afin de corriger et de compléter le SEI-JOS. Par conséquent, la réception régulière du service conformément au point 6.1 du cahier des charges, qui signifie la fin de la phase de développement, n’a eu lieu que le 15 décembre 2000. Toutefois, l'acceptation était accompagnée d'une liste de réserves établie d'un commun accord. La phase de développement a été suivie d'une période de garantie de six mois conformément à l'article 17 du contrat, qui a pris fin le 15 juin 2001.

A l'issue de la période de garantie, l'OPOCE a fait usage de la possibilité prévue à l'article 3.2 du Contrat, de demander la maintenance corrective du SEI-JOS. Le prix de la maintenance corrective a été défini dans le bordereau de prix, qui a été rempli et dûment signé par la société Y lors de la soumission de son offre en réponse à l’appel d’offres. Conformément à l ' article 3.3 du contrat, "à la fin de la première année d ' entretien, le contrat peut être renouvelé pour quatre périodes supplémentaires d ' un an chacune, à moins qu ' il ne soit résilié par l ' une ou l ' autre des parties par lettre recommandée trois mois avant la fin de la période contractuelle". Aucune des parties contractantes n’ayant informé l’autre de son intention de résilier le contrat, la société Y a continué à assurer la maintenance, sur la base du contrat, jusqu’au 31 janvier 2005.

Il y a eu des retards dans l’achèvement des spécifications techniques d’un nouvel appel d’offres pour le développement et la maintenance du SEI-JOS. L'OPOCE a donc prolongé le contrat au-delà du 31 janvier 2005. La société Y a été informée de l'intention de l'OPOCE de prolonger le contrat pour une période de 20 mois par lettre datée du 19 novembre 2004. Dans cette lettre, on demandait à la société Y si elle acceptait une telle prolongation et si elle "maintiendrait [ses]conditions financières actuelles". La société Y a accepté la prolongation envisagée par lettre datée du 23 novembre 2004, indiquant qu'elle maintiendrait les mêmes conditions financières sans émettre de réserves ou de conditions. L'avenant, qui prolonge le contrat jusqu'au 30 septembre 2006, a été dûment signé par les deux parties contractantes. Là encore, la société Y n'a pas exprimé d'objections ou de préoccupations quant au fait qu'elle considérait que les conditions financières étaient inappropriées.

Dans la plainte, ainsi que dans la correspondance antérieure échangée entre les parties, la société Y fait valoir que les principales raisons de ses difficultés et de l’augmentation des coûts de maintenance de la SEI-JOS étaient les changements introduits par l’OPOCE. Toutefois, l’exigence selon laquelle le SEI-JOS devrait être capable d’intégrer de nouveaux développements a été clairement annoncée dans les spécifications techniques (point 1.1): «[l’OPOCE]a besoin d’une application moderne et conviviale qui puisse être développée plus avant » (c’est nous quisoulignons). En outre, la maintenance liée au développement, qui était prévue dans le contrat, couvrait toutes les adaptations rendues nécessaires par l’évolution des besoins du SEI-JOS, même si ces modifications n’étaient pas explicitement énumérées dans le contrat ou ses annexes. Enfin, les spécifications techniques exigent également, au point 2.2.4.3, que les soumissionnaires "s'engagentà intégrer les modifications apportées à l'application dans toute la documentation pendant toute la durée du projet".

Les modifications les plus importantes demandées par l’OPOCE concernaient notamment les trois aspects suivants: i) les modifications rendues nécessaires par l ' ajout de nouvelles langues; ii) les modifications rendues nécessaires par la modification des directives sur les marchés publics concernant les formulaires; et iii) une modification de l’environnement technique. Toutes ces modifications ont été explicitement ou implicitement annoncées dans les spécifications techniques du contrat. L’ajout d’autres langues était prévu au point 4.3 des spécifications techniques. L’environnement administratif du SEI-JOS est présenté au point 3.1.1 des spécifications techniques. Ce point précisait que "les règles de [p]roduction ne sont pas fixées directement par [l'OPOCE],mais sont régies par la législation européenne". En outre, le même point contenait également une liste des principaux changements intervenus depuis la mise en service de la demande (précédant le SEI-JOS développé par la société Y). L’objectif de cette liste était d’illustrer, pour les soumissionnaires, les changements susceptibles de se produire au cours du cycle de vie du SEI-JOS. Au point 2.2.2.2 des spécifications techniques, il a été spécifiquement noté qu’«ilest prévu de passer à Oracle 8 dansun avenir proche»et que «les offres du soumissionnaire devraient spécifier cet événement comme un scénario d’architecture technique alternatif».

En plus de ce qui précède, chaque fois que l'OPOCE a estimé que l'évolution de ses besoins rendait nécessaire d'apporter des changements à la SEI-JOS, l'OPOCE a communiqué avec la société Y, a décrit ses besoins et a demandé un devis des ressources nécessaires pour mettre en œuvre le changement proposé. Après que la société Y eut soumis son offre, l’OPOCE a établi un bon de commande qui a ensuite été signé par la société Y et retourné à l’OPOCE. Par conséquent, non seulement la société Y a reçu un paiement pour chaque ensemble de modifications mentionnées ci-dessus; elle a également participé activement au processus décisionnel sur la manière de mettre en œuvre ces changements. Les modifications ont été analysées par la société Y avant la soumission de son offre, qui était donc fondée sur sa propre analyse du temps et des efforts nécessaires.

À la lumière de ce qui précède, il s’ensuit que, contrairement à l’argument selon lequel l’OPOCE «obligeait» la société Y à maintenir la SEI-JOS, la société Y avait volontairement décidé d’entrer en relation contractuelle avec l’OPOCE. Bien que la société Y ait eu la possibilité, au moment de l’expiration du contrat en janvier 2005, de permettre l’expiration du contrat ou de proposer des conditions financières différentes pour sa prolongation, elle n’a pas fait usage de cette possibilité. Elle a plutôt accepté de maintenir le SEI-JOS selon les mêmes modalités et conditions financières. L’OPOCE considère donc que l’argument de la société Y est dénué de fondement.

Étant donné que la durée envisagée pour la maintenance du SEI-JOS a été clairement annoncée dans l’appel d’offres, la société Y aurait dû développer le SEI-JOS en pleine connaissance des exigences contractuelles. Cela signifie que l’entreprise Y aurait dû tenir compte du cycle de vie envisagé du SEI-JOS lors du calcul des coûts de sa maintenance tels que présentés dans son offre. Toute autre interprétation ne serait pas conforme au principe d’égalité de traitement des (autres) soumissionnaires, dont les offres auraient pu être plus chères que celles de la société Y parce qu’ils ont indiqué le prix en pleine connaissance des exigences de l’appel d’offres.

L'argument du plaignant selon lequel l'OPOCE a obligé la société Y à développer une nouvelle SEI-JOS basée sur une nouvelle technologie

Après la fin de la période de garantie, certaines fonctions requises par les spécifications techniques n’étaient toujours pas mises en œuvre dans le SEI-JOS. À cet égard, divers courriels concernant les problèmes de fonctionnement de la SEI-JOS ont été échangés entre l’OPOCE et la société Y. En outre, l’OPOCE a réitéré et résumé ses préoccupations dans une lettre adressée à la société Y le 18 juin 2002. Peu de temps après l’envoi de cette lettre, et sans aucune suggestion ni encouragement de la part de l’OPOCE, la société Y a proposé, de sa propre initiative, de développer gratuitement le projet SEI-JOS afin de réduire les efforts et les coûts de maintenance du SEI-JOS, qu’elle considérait comme obsolète et trop coûteux à entretenir. Dans une lettre datée du 4 novembre 2002, la société Y a expliqué les raisons de sa proposition de développer le projet SEI-JOS.

Le 22 novembre 2002, l'OPOCE a répondu à la lettre de la société Y du 4 novembre 2002, en faisant observer que la proposition ne contenait pas tous les éléments nécessaires pour permettre à l'OPOCE de prendre une décision. Le 15 janvier 2003, la société Y a présenté une proposition contenant des éclaircissements.

Les 20 et 21 janvier 2003, deux fonctionnaires de l'OPOCE étaient en mission dans les locaux de la société Y. L'objet de la mission était principalement de discuter du système SEI-JOS. Au cours de la mission, la société Y a fait une présentation PowerPoint montrant l'architecture du projet SEI-JOS et son évolution probable. Bien que satisfait, en principe, de l'architecture de Projected SEI-JOS, l'OPOCE n'a jamais accepté la proposition de la société Y de développer le système Projected SEI-JOS, même s'il a été proposé gratuitement. Le fait que le développement du projet SEI-JOS ait été proposé gratuitement a été clairement indiqué dans le procès-verbal d'une réunion tenue le 30 juin 2003. En outre, dans le procès-verbal d ' une réunion tenue le 1er août 2003, il a été répété et convenu que le développement du projet SEI-JOS ne serait en aucun cas soumis à un bon de commande, ce qui signifiait qu ' iln ' y aurait " ni facturation ni paiement correspondant". En outre, lors de la réunion du 1er août 2003, l’OPOCE a clairement insisté pour que la société Y concentre plutôt ses efforts sur l’amélioration de la SEI-JOS.

Lors d'une mission ultérieure dans les locaux de la société Y les 18 et 19 octobre 2004, le projet SEI-JOS a été brièvement présenté à deux membres du personnel de l'OPOCE, à la seule initiative de la société Y. La manifestation n'avait pas été annoncée à l'avance. Étant donné que la démonstration du projet SEI-JOS ne figurait pas à l’ordre du jour de la mission, elle n’a pas été mentionnée dans le rapport de mission. Les deux membres du personnel de l'OPOCE étaient des experts techniques, mais n'avaient aucune connaissance pratique des besoins des utilisateurs du côté de la production des OJS. Ils n'étaient donc pas en mesure d'évaluer, comme l'a soutenu le plaignant, si la SEI-JOS projetée, comme l'a démontré la société Y, répondrait aux besoins de l'OPOCE. Ils n'ont pu évaluer que l'architecture du projet SEI-JOS. La société Y a insisté pour une autre démonstration du projet SEI-JOS dans les locaux de l'OPOCE. Les deux fonctionnaires ne se sont pas opposés à cette proposition.

Cette dernière démonstration du projet SEI-JOS a eu lieu, sur l'insistance de la société Y, après la réunion de coordination du projet du 15 novembre 2004. La démonstration, qui, contrairement à la précédente, a eu lieu en présence des utilisateurs du SEI-JOS, a montré que, par rapport au SEI-JOS, certaines fonctions requises étaient incomplètes. Par conséquent, le SEI-JOS projeté a été jugé inadéquat. Le procès-verbal de la réunion de coordination du 15 novembre 2004 a été initialement préparé par la société Y et comprenait un paragraphe sur la démonstration. Étant donné que, d’une part, l’OPOCE n’était pas d’accord avec le contenu de ce paragraphe et que, d’autre part, la manifestation n’était pas inscrite à l’ordre du jour de la réunion et s’est effectivement tenue en dehors de celle-ci, l’OPOCE a demandé que le paragraphe soit supprimé du procès-verbal. La décision est clairement indiquée dans la dernière version du procès-verbal.

L’OPOCE n’était pas intéressée par le suivi du développement du projet SEI-JOS de sa propre initiative, en particulier après la démonstration infructueuse du 15 novembre 2004. Étant donné que la société Y n’a jamais fourni de version mise à jour du projet SEI-JOS et n’a mentionné le projet SEI-JOS que le 6 juin 2005, l’OPOCE a considéré que la société Y avait abandonné l’idée de développer le projet SEI-JOS. Toutefois, dans une lettre du 6 juin 2005, la société Y affirme, entre autres, que «nousavons décidé conjointement de remplacer le système»,alors que, comme expliqué ci-dessus, une telle décision n’a jamais été prise par l’OPOCE, et encore moins conjointement avec la société Y. Le 15 juin 2005, l’OPOCE a discuté de la lettre de la société Y du 6 juin 2005 avec M. Z., qui a convenu qu’il n’était pas nécessaire de fournir une réponse écrite à la lettre.

Parallèlement, l’OPOCE préparait un nouvel appel d’offres (n° 6019, lot 2), dont l’objet était d’attribuer un marché pour le développement et la maintenance d’un système informatique conçu pour remplacer le SEI-JOS à l’expiration du contrat. Afin d'informer le plus grand nombre possible d'opérateurs économiques potentiellement intéressés et conformément à la législation applicable, les documents suivants ont été publiés sur TED:(1)

• Avis de préinformation 2003/S 68-058986 - Appel d'offres n° 6019: la fourniture de services liés à la collecte, à la production et à la diffusion de documents et de publications électroniques, en particulier le "Supplément au Journal officiel de l'Union européenne", publié le 5 avril 2003.
• L'avis de préinformation 2004/S 85-071899 a été publié le 30 avril 2004. Contrairement à l'avis d'information précédent mentionné ci-dessus, elle n'a annoncé que les lots 2 et 8 du contrat n° 6019 (le lot 2 étant le "Développementet maintenance du système de production OJS").
• Avis de marché 2005/S 45-042757 portant lancement de l'appel d'offres n° 6019 lot 2 - Développement et maintenance d'un système informatisé (SEI-JOS) pour la production du JOS, publié le 4 mars 2005.

Étant donné que les deux avis de préinformation concernant l'appel d'offres n° 6019, lot 2, ont déjà été publiés en 2003 et 2004, il est difficile de comprendre la «surprise» de la société Y que l'OPOCE ait lancé l'appel d'offres n° 6019, lot 2, en 2005.

L'avis de marché susmentionné (2005/S 45-042757) contenait la description suivante du marché (point II.1.6):

"Leprésent appel d'offres a pour objet la mise au point d'un nouveau système informatisé ("SEI-JOS") pour le suivi et le contrôle de la publication du supplément au Journal officiel de l'Union européenne (JO S). L’utilisation du logiciel Documentum en tant que système de gestion de documents est obligatoire.»

Contrairement à l’argument du plaignant, l’OPOCE n’a jamais convenu avec la société Y d’un quelconque type de technologie à utiliser dans son futur appel d’offres. En tout état de cause, l'argument du plaignant selon lequel l'OPOCE "imposait une technologie différente"(c'est nous qui soulignons) est devenu dénuéde pertinence puisqu'un avis contenant des "informations supplémentaires" (2005/S 58-055352) a été publié le 23 mars 2005, indiquant que "[l]'utilisation du logiciel Documentum ou équivalent comme système de gestion des documents est obligatoire" (c'estnous qui soulignons).

Peu après que l’OPOCE eut informé la société Y, par lettre du 5 décembre 2005, qu’elle ne s’était pas vu attribuer le marché à la suite de son offre soumise dans le cadre de l’appel d’offres n° 6019, lot 2, la société Y a envoyé une autre lettre à l’OPOCE, datée du 12 décembre 2005. Dans sa lettre, la société Y a, pour la première fois, demandé une "rémunération(...) pour son travail"en plus du travail effectué sur la base de bons de commande. Dans sa réponse du 7 février 2006, l’OPOCE a clairement indiqué qu’elle n’avait jamais ordonné le développement du projet SEI-JOS et qu’elle n’allait donc pas payer pour celui-ci.

Il ressort de ce qui précède que l’OPOCE n’a jamais suggéré ou proposé à la société Y de développer le projet SEI-JOS. L'OPOCE n'a jamais défini de directives techniques et fonctionnelles concernant le projet SEI-JOS. La société Y n’a fourni aucun élément de preuve à l’appui de son argument à cet égard. L'OPOCE était disposé à examiner la proposition de la société Y d'élaborer un projet SEI-JOS gratuitement, à condition que le projet SEI-JOS ne soit pas inférieur au projet SEI-JOS existant, qu'il résolve certaines défaillances identifiées dans le projet SEI-JOS existant et qu'il n'entraîne aucun coût pour l'OPOCE. Il était clair pour les deux parties que l’OPOCE n’émettrait pas de bon de commande pour le projet SEI-JOS et que, par conséquent, le projet SEI-JOS ne serait ni facturé ni payé. Même si la société Y avait démontré que la SEI-JOS projetée n’était pas inférieure à la SEI-JOS existante et s’il avait été décidé de mettre en œuvre la SEI-JOS projetée, cette dernière n’aurait été utilisée que pendant la durée du contrat et aurait été remplacée par un nouveau système, à la suite de l’appel d’offres ouvert no 6019, lot 2, comme l’exigent les règles de passation des marchés publics.

L'argument du plaignant selon lequel l'OPOCE a donné lieu à la confiance légitime de la société Y dans le fait que la société Y serait le fournisseur et le responsable du nouveau système SEI-JOS

Dans le cadre de l'appel d'offres n° 3019, lot 2, la société Y a été traitée de la même manière que les autres soumissionnaires. Tout type de traitement préférentiel aurait compromis et violé tous les principes et règles de base en matière de marchés publics.

La société Y a souvent participé à des appels d’offres et s’est vu attribuer des marchés par les institutions européennes. Par conséquent, la société Y devait savoir que le développement du nouveau système SEI-JOS (PLAN JOS) ne pouvait être attribué qu’au moyen d’un appel d’offres ouvert à tous les opérateurs économiques dans les mêmes conditions. L'attente de la société Y selon laquelle elle se verrait attribuer le contrat pour le développement du PLAN JOS sans appel d'offres ne peut être considérée comme légitime.

Aucun fonctionnaire de l'OPOCE n'a le pouvoir de demanderà la société Y "d'envisager d'abandonner les créances financières de [la société Y] au cas où [la société Y] se verrait attribuer le nouveau contrat OJS"et personne ne l'a jamais fait, ni explicitement ni implicitement. L’attente de la société Y selon laquelle elle se verrait attribuer un marché automatiquement et sans aucune procédure transparente parce qu’elle s’était vu attribuer un marché dans le cadre du précédent appel d’offres n’a aucun effet juridique ni aucune base factuelle. Suivre le raisonnement du plaignant reviendrait à laisser les opérateurs économiques entrer dans des relations contractuelles avec les institutions communautaires par la porte dérobée.

Conclusions

L’OPOCE considère qu’elle a rempli tous ses engagements à l’égard de la société Y en ce qui concerne le développement et la maintenance du système informatisé (SEI-JOS) pour la production du JOS.

L'OPOCE n'a pas enfreint le Code européen de bonne conduite administrative ou tout autre acte juridique.

L'OPOCE n'accepte pas de verser une indemnité à la société Y.

Observations du plaignant

Les commentaires formulés par le plaignant dans ses observations peuvent être résumés comme suit:

L’avis de l’OPOCE ne réfute pas les principaux faits à l’appui de la demande de la société Y. En approuvant le projet SEI-JOS au début de 2003, l'OPOCE a clairement confié à l'entreprise Y la responsabilité de développer un nouveau SEI-JOS. Il s'agissait d'une mission claire qui a eu lieu après diverses réunions. La société Y respectait les termes de la mission et l'OPOCE surveillait de près le travail de la société Y.

La société Y a subi des pertes importantes en (i) étant obligée de maintenir, moyennant une redevance symbolique et pour une très longue période allant au-delà de la période contractuelle, un système basé sur une technologie ancienne et d’ajouter constamment de nouvelles fonctions à ce système, et (ii) n’étant pas payée pour le développement du système SEI-JOS projeté, bien qu’il ait été livré avec succès conformément à l’accord avec l’OPOCE.

L'OPOCE a attendu d'avoir obtenu l'engagement de la société Y de travailler dans les mêmes conditions que dans le contrat du 1er mars 1998 avant de lancer le nouvel appel d'offres en mars 2005.

Lors d’une réunion avec l’OPOCE le 15 juin 2005, la société Y a accepté de retirer ses créances si le nouveau contrat SEI-JOS lui était attribué. Dans un tel cas, l’OPOCE n’avait pas à répondre à la lettre de la société Y du 6 juin 2006, soulevant des questions liées au nouveau système SEI-JOS.

L’obligation de maintenir le système SEI-JOS actuel moyennant une redevance très faible

La société Y a clairement compris, après diverses discussions avec l'OPOCE, que la maintenance du système SEI-JOS serait basée sur le système SEI-JOS projeté. C’est la raison principale pour laquelle la société Y a accepté, par lettre du 23 novembre 2004, de prolonger le contrat de 20 mois supplémentaires dans les mêmes conditions. Cela a été convenu oralement avec l'OPOCE. Comme l’OPOCE le sait, c’est précisément la raison pour laquelle la société Y a accepté de ne pas renégocier les conditions, bien que l’OPOCE ait proposé de le faire.

Lorsque l’OPOCE a demandé à la société Y de prolonger la durée du contrat le 19 novembre 2004, l’OPOCE n’a pas informé la société Y qu’elle avait décidé de rejeter la plateforme Projected. En outre, l’OPOCE n’a rien mentionné à la société Y au sujet de l’adoption de Documentum comme future base technologique pour une nouvelle SEI-JOS. Or, l’OPOCE avait déjà pris cette décision lorsqu’il a demandé à la société Y de prolonger son contrat de maintenance. Sa décision à cet égard doit avoir été prise le 6 décembre 2004, date de signature d'un autre contrat, le contrat PLAN-PUBLI. Le plaignant suggère que la décision d’utiliser Documentum pour un nouveau SEI-JOS doit avoir été prise dès que l’OPOCE a décidé d’attribuer le contrat PLAN-PUBLI au soumissionnaire qui avait proposé la technologie Documentum.

L’OPOCE n’a formulé aucun commentaire sur la nouvelle plateforme dont la société Y avait fait la démonstration. L’OPOCE n’a pas informé la société Y qu’elle rejetait la nouvelle plateforme de la société Y et n’a pas révélé son intention d’adopter une nouvelle plateforme technologique, simplement parce qu’elle savait que la société Y avait développé le système Projected SEI-JOS sur la base de ce qui avait été convenu conjointement en 2003. Cela était particulièrement injuste de la part d'une administration publique.

Au lieu d'informer l'entreprise Y de l'évolution des préférences technologiques, l'OPOCE a laissé l'entreprise Y développer le projet SEI-JOS et prendre des engagements contractuels via Bon de Commande 1 et Bon de Commande 2. Par la suite, l’OPOCE a refusé d’examiner le projet SEI-JOS et, à la surprise de la société Y, a imposé arbitrairement Documentum dans l’appel d’offres 3019, lot 2, publié le 4 mars 2005. Ce n’est qu’après la lettre de la société Y du 15 mars 2005 protestant contre l’imposition d’un vendeur spécifique (Documentum) que l’OPOCE a modifié cette exigence. Toutefois, après une analyse minutieuse des termes de référence de l’appel d’offres PLAN-JOS pour l’extension de SEI-JOS, la société Y a réalisé qu’elle ne pouvait proposer aucune solution qui ne serait pas fondée sur Documentum. Les intentions de l'OPOCE n'étant pas claires, la société Y a été contrainte de demander par écrit, le 6 juin 2005, une révision du prix d'entretien.

L'obligation de développer un nouveau SEI-JOS sur la base de la nouvelle technologie et de la confiance légitime de la société Y dans le fait qu'elle serait le fournisseur et le responsable du nouveau système SEI-JOS

Contrairement à ce que soutient l’OPOCE, c’est l’OPOCE qui a invité la société Y à développer le système Projected SEI-JOS. Le chef d'unité responsable de l'OPOCE a exhorté la société Y à effectuer ce travail dès que possible. L'OPOCE utilise le terme « gratuitement » de manière trompeuse. L'OPOCE a demandé à la société Y de développer le système Projected SEI-JOS et de le démontrer à l'OPOCE dès qu'il serait prêt et répondrait à ses besoins. L'OPOCE ne devait payer pour le système SEI-JOS projeté qu'après sa présentation finale et son acceptation. La société Y a accepté d'entreprendre l'investissement nécessaire au développement du système SEI-JOS projeté. La société Y avait clairement convenu avec l'OPOCE qu'elle vérifierait le nouveau système pour s'assurer qu'il répondait à ses besoins et qu'elle paierait pour le système lorsqu'il entrerait en production. L’OPOCE a clairement indiqué à la société Y qu’elle ne souhaitait pas investir dans de nouveaux essais ou dans de nouveaux produits couvrant partiellement ses besoins. L’OPOCE a informé la société Y qu’étant donné qu’elle connaissait les besoins de l’OPOCE, qui n’avaient initialement pas été communiqués à la société Y de manière appropriée, la société Y pouvait proposer une solution alternative, à savoir un nouveau système basé sur de nouvelles technologies qui remplacerait la première version de SEI-JOS. La société Y a accepté d'entreprendre ces travaux de développement sans Bon de Commande, sous réserve de l'assurance claire que l'OPOCE indemniserait la société Y immédiatement après l'achèvement réussi du système. L'OPOCE voulait s'assurer que le produit était complet avant de le commander. Un Bon de Commande n'était donc pas nécessaire. L'OPOCE voulait acheter un produit final et la société Y a pris le risque de le fournir. L'OPOCE ne pouvait refuser de payer le produit que s'il n'était pas satisfaisant. La société Y a fait confiance à OPOCE et a livré le nouveau produit avec succès. L'OPOCE a violé l'accord en refusant de payer pour le nouveau système. Le fait que la société Y ait accepté de travailler sans Bon de Commande ne signifie pas qu '" il n ' y aurait ni facturation ni paiement correspondant" comme le soutient l ' OPOCE. L'OPOCE savait que la mise en place du nouveau système lui permettrait de réaliser d'importantes économies en termes de frais de maintenance. La décision de l'OPOCE à cet égard était donc optimale tant pour lui-même que pour les contribuables. La décision était également conforme au contrat existant et à la législation applicable. En ce qui concerne la lettre de la société Y du 4 novembre 2002, elle n'a fait référence à aucune livraison gratuite, comme l'a fait valoir de manière trompeuse l'OPOCE.

La société Y et l'OPOCE ont largement correspondu afin de concevoir le nouveau système en fonction des besoins de l'OPOCE. Les lettres mentionnées par l’OPOCE à cet égard ne constituent qu’un échantillon. La documentation pertinente a été fournie avec la plainte initiale.

En faisant valoir que, lors de la démonstration du système SEI-JOS projeté, il est apparu clairement que certaines fonctions requises étaient incomplètes par rapport à la version précédente du SEI-JOS, l’OPOCE admet avoir commandé l’œuvre et qu’elle a rejeté le système non pas parce qu’il n’a pas été commandé, mais parce qu’elle l’a considéré comme incomplet. La société Y s'attend à ce que l'OPOCE l'informe officiellement, clairement et en détail, des fonctions requises qui étaient incomplètes. Ces informations importantes n’ont jamais été communiquées à la société Y, mais n’ont apparemment été mentionnées que dans un document interne. L'OPOCE a indiqué à la société Y qu'elle analyserait le nouveau système et qu'elle présenterait ses observations au cours du premier trimestre de 2005. L’OPOCE n’a jamais informé la société Y par écrit que la démonstration avait été jugée inadéquate et n’a donc jamais motivé sa décision. Ce n’est qu’après la publication de l’appel d’offres pour la nouvelle SEI-JOS, le 4 mars 2005, que la société Y a compris que l’OPOCE avait rejeté l’offre de la société Y parce qu’elle souhaitait utiliser une plate-forme technologique différente.

L'OPOCE a conduit la société Y à croire que le système SEI-JOS projeté serait adopté. Dans cette hypothèse claire, la société Y a accepté de prolonger le contrat de maintenance de l’ancien système SEI-JOS pour un coût très faible. Par la suite, lors de la réunion du 15 juin 2005, l’OPOCE a amené la société Y à croire qu’elle remporterait le nouvel appel d’offres. Cela a été fait afin de convaincre la compagnie Y de ne pas insister pour être payée pour son travail et de lui faire achever les derniers changements critiques du SEI-JOS (relatif au Bon de Commande 2), encore une fois pour un prix très bas. Suite à l'envoi de la lettre du 23 novembre 2004, le représentant de la société Y, M. Z., a rencontré le fonctionnaire responsable de l'OPOCE le 15 juin 2005. M. Z. rappelle à l’OPOCE que la société Y a subi des pertes substantielles du fait du développement du système Projected SEI-JOS et de la prolongation du contrat de maintenance pour un coût très faible. Le fonctionnaire de l’OPOCE a demandé à M. Z. de ne pas se plaindre étant donné que la société Y avait une chance, en raison de son expérience, de remporter le nouvel appel d’offres sur le nouveau SEI-JOS. Le fonctionnaire de l’OPOCE a demandé à M. Z. s’il accepterait d’oublier la lettre au cas où la société Y se verrait attribuer le nouveau contrat. Le fonctionnaire de l’OPOCE et M. Z. ont ensuite convenu que, dans le cas où la société Y se verrait attribuer le marché, il n’était pas nécessaire que l’OPOCE réponde à la lettre. La version de l'OPOCE de ce qui s'est passé pendant la réunion n'est pas correcte. La société Y se demande pourquoi M. Z. accepterait de ne pas recevoir de réponse à une lettre officielle envoyée par la société Y à l’OPOCE après la réunion. La société Y se demande également pourquoi, si M. Z. a simplement changé d’avis, il n’a pas envoyé une nouvelle lettre à l’OPOCE lui demandant de retirer les allégations sérieuses formulées dans la lettre du 6 juin 2005 ou d’indiquer qu’aucune réponse n’était nécessaire.

L'OPOCE a déclaré à la société Y qu'elle attendait le système SEI-JOS projeté produit par la société Y afin de prendre une décision finale sur l'opportunité de lancer un appel d'offres. Nonobstant deux avis de préinformation, la société Y ne s’attendait en effet pas à ce que l’appel d’offres soit publié. Dans d’autres cas similaires, EUR-LEX étant le plus récent, l’OPOCE a publié un avis de préinformation pour un appel d’offres, mais a ensuite annulé la procédure et invité une société à produire une nouvelle version du système EUR-LEX. Bien plus tard, elle a lancé un nouvel appel d'offres afin de sélectionner un nouveau contractant pour reprendre le nouveau système déjà développé. La société Y s'attendait raisonnablement à ce que l'OPOCE suive la même procédure dans le cas du SEI-JOS.

Ce n’est qu’après avoir lu le cahier des charges de l’appel d’offres PLAN-JOS (2005/S 45-042757) que la société Y a réalisé qu’elle avait été trompée par l’OPOCE. La société Y a été surprise de lire que l'OPOCE avait choisi Documentum comme nouvelle plateforme technologique. Comme déjà indiqué, l’OPOCE n’a jamais fait connaître son changement de direction technologique à la société Y. La société Y a donc été contrainte de proposer une solution basée sur Documentum, au lieu d’offrir le système Projected SEI-JOS, qui avait déjà été démontré et livré à l’OPOCE. Ce n'est qu'à ce moment que la société Y s'est rendu compte que tout le travail qu'elle avait effectué, en accord avec l'OPOCE, pour livrer le système Projected SEI-JOS, était définitivement perdu. Même si l'OPOCE, après l'intervention de la société Y, a assoupli l'exigence relative à l'utilisation de Documentum, le mandat a été rédigé d'une manière qui favorisait clairement une solution fondée sur Documentum.

L’OPOCE a délibérément retardé l’achèvement du processus d’évaluation dans le cadre de la présente procédure d’appel d’offres. En laissant la société Y croire qu'elle se verrait attribuer le nouveau contrat, l'OPOCE a fait en sorte que la société Y accepte de compléter le changement demandé par Bon de Commande 2. Ce changement était d'une importance primordiale pour l'OPOCE - l'OPOCE voulait s'assurer que la société Y accepterait de livrer le changement demandé par l'intermédiaire de Bon de Commande 2 moyennant des frais très bas. Lorsque la société Y a réalisé qu’elle avait été trompée par l’OPOCE pour la troisième fois(2), la société Y a envoyé à l’OPOCE une lettre demandant une compensation raisonnable et légitime pour son travail.

Sur le nouveau système SEI-JOS (PLAN-JOS)

En ce qui concerne l’appel d’offres pour le nouveau système SEI-JOS, la société Y se trouvait dans une situation défavorable par rapport aux autres soumissionnaires puisqu’elle devait amortir, dans son offre, les coûts imposés de manière déraisonnable par l’OPOCE pour le système SEI-JOS projeté. La société Y n’avait aucune attente à l’égard de ce processus de passation de marchés publics. Toutefois, l'OPOCE avait demandé si la société Y serait disposée à abandonner ses réclamations au cas où le marché lui serait attribué. La société Y avait expliqué qu'elle était prête à le faire.

LA DÉCISION

1 Manquement allégué de l’OPOCE à ses engagements à l’égard de la société Y en ce qui concerne le développement et le maintien de la SEI-JOS

1.1 La plainte concerne le prétendu non-respect par l'Office des publications officielles des Communautés européennes (OPOCE) de ses engagements à l'égard de la société Y en ce qui concerne le développement et la maintenance d'un système informatisé pour la production du supplément au Journal officiel de l'Union européenne (JOS). Selon le plaignant, la société Y a signé un contrat (le «contrat») avec l'OPOCE en 1998 pour la conception et la mise en œuvre d'un tel système informatisé (SEI-JOS). La première version du système SEI-JOS a été livrée par la société Y au cours du second semestre 1999. Depuis 1999, les besoins fonctionnels de l'OPOCE ont changé à plusieurs reprises, entraînant l'incorporation de nombreuses nouvelles versions au système SEI-JOS. La technologie utilisée dans le développement de la première version du système est finalement devenue obsolète, ce qui a entraîné une augmentation spectaculaire des coûts de maintenance. La société Y et l’OPOCE ont donc analysé la situation et ont convenu conjointement, sur la base de la demande d’un fonctionnaire de l’OPOCE, de procéder à la livraison d’une nouvelle version du système SEI-JOS (ci-après le «SEI-JOS projeté»). La société Y et l'OPOCE ont défini et validé conjointement les technologies à utiliser (principalement J2EE et ORACLE) et la société Y a accepté d'être payée lors de la livraison du système SEI-JOS projeté. La société Y a fondé son travail et ses choix techniques sur des discussions, des réunions, des documents et des clarifications tenus avec l'OPOCE et effectués par celui-ci.

Dans l’intervalle, l’OPOCE a demandé à la société Y de prolonger la maintenance du système SEI-JOS existant pour un prix très modeste. Les honoraires en question étaient basés sur l'offre initiale de la société Y, faite en 1997, qui a conduit au contrat. Compte tenu de l'évolution spectaculaire de la technologie qui s'est produite depuis 1997, cette redevance aurait dû être plusieurs fois plus élevée. La société Y a néanmoins accepté la prolongation du contrat de 20 mois sur la base de l’ancien prix, étant donné que la société Y a été clairement informée par l’OPOCE qu’elle serait invitée à assurer la maintenance de la SEI-JOS projetée. Fin 2004, l’OPOCE a demandé à la société Y d’apporter d’importantes modifications au système SEI-JOS existant afin de l’adapter au nouveau règlement européen sur les marchés publics.

Début 2005, à la surprise de la société Y, l'OPOCE a lancé l'appel d'offres n° 6019, lot 2, pour la prestation de services liés à la collecte et à la diffusion de publications électroniques, en particulier le JOS. Cet appel d'offres imposait une technologie différente de celle convenue entre la société Y et l'OPOCE. La société Y a considéré qu'elle était victime du choix arbitraire de l'OPOCE en matière de technologie. La société Y a donc envoyé à l’OPOCE, le 6 juin 2005, une lettre demandant une réunion afin de décider de l’adoption finale de la SEI-JOS projetée et de décider de la manière dont la société Y serait rémunérée pour ses travaux. La société Y a souligné que, dans le cas où l’OPOCE ne souhaiterait plus utiliser le projet SEI-JOS, la valeur et le contenu du contrat de maintenance devraient être révisés pour couvrir le travail et les efforts de la société Y en ce qui concerne le développement du projet SEI-JOS et les travaux supplémentaires sur l’ancienne plate-forme obsolète.

Par lettre du 5 décembre 2005, l'OPOCE a informé la société Y que l'offre de la société Y dans le cadre de l'appel d'offres n° 6019, lot 2, avait été rejetée, car il ne s'agissait pas de l'offre économiquement la plus avantageuse.

Par lettre du 7 février 2006, l’OPOCE a nié avoir jamais commandé l’un quelconque des services relatifs à la conception et au développement du système Projected SEI-JOS. Elle a refusé de donner suite à la demande d'indemnisation de la société Y. De l’avis de la société Y, la position de l’OPOCE est arbitraire et abusive, étant donné que le système SEI-JOS projeté a été mis en place par la société Y conformément à des instructions claires de l’OPOCE et sous la supervision de l’OPOCE dans le cadre du contrat.

Le plaignant a allégué que l’OPOCE n’avait pas respecté ses engagements à l’égard de la société Y en ce qui concerne le développement et la maintenance du système SEI-JOS projeté, violant ainsi le code européen de bonne conduite administrative.

À l'appui de son allégation, le plaignant a essentiellement fait valoir que l'OPOCE obligeait la société Y à maintenir le système SEI-JOS actuel moyennant une redevance très faible et à développer le système SEI-JOS projeté sur la base d'une nouvelle technologie, donnant ainsi à la société Y la confiance légitime qu'elle fournirait et maintiendrait le système SEI-JOS projeté. Le plaignant a demandé à l’OPOCE d’admettre qu’il avait enfreint le code européen de bonne conduite administrative et de verser à la société Y une indemnité de 550 000 EUR.

1.2 Dans son avis, l'OPOCE a fait valoir qu'il y avait eu des retards dans l'achèvement des spécifications techniques d'un nouvel appel d'offres pour le développement et la maintenance du SEI-JOS. L'OPOCE a donc prolongé le contrat au-delà du 31 janvier 2005. L’OPOCE a informé la société Y, par lettre datée du 19 novembre 2004, de son intention de prolonger le contrat pour une période de 20 mois. Dans cette lettre, l ' OPOCE demandait à la société Y si elle acceptait une telle prolongation et si elle "maintiendrait [ses]conditions financières actuelles", ce qu ' elle a fait. L’avenant, prolongeant le contrat jusqu’au 30 septembre 2006, a été dûment signé par les deux parties contractantes et, là encore, la société Y n’a pas exprimé d’objections ou de préoccupations quant au fait qu’elle considérait que les conditions financières étaient inappropriées.

Selon l’OPOCE, l’exigence selon laquelle le SEI-JOS devrait être capable d’intégrer d’autres développements a été clairement annoncée dans les spécifications techniques (point 1.1): «[l’OPOCE]a besoin d’une application moderne et conviviale qui puisse être développée plus avant » (c’est nous quisoulignons). En outre, les spécifications techniques exigent également, au point 2.2.4.3, que les soumissionnaires «s’engagentà intégrer les modifications apportées à l’application dans toute la documentation pendant toute la durée du projet».

Chaque fois que l’OPOCE a estimé qu’en raison de l’évolution de ses besoins, il était nécessaire d’apporter des modifications à la SEI-JOS, elle a contacté la société Y, a décrit ses besoins et a demandé un devis des ressources nécessaires pour mettre en œuvre la modification proposée. Après que la société Y eut soumis son offre, l’OPOCE a établi un bon de commande qui a ensuite été signé par la société Y et retourné à l’OPOCE.

À la lumière de ce qui précède, il s’ensuit que, contrairement à l’argument selon lequel l’OPOCE «obligeait» la société Y à maintenir la SEI-JOS, la société Y avait volontairement décidé d’entrer en relation contractuelle avec l’OPOCE. Bien que la société Y ait eu la possibilité, lorsque le contrat devait expirer en janvier 2005, de lui permettre d’expirer ou de proposer des conditions financières différentes pour sa prolongation, elle n’a pas fait usage de cette possibilité. Elle a plutôt accepté de maintenir le SEI-JOS selon les mêmes modalités et conditions financières. L’OPOCE considère donc que l’argument de la société Y est dénué de fondement.

Étant donné que la durée envisagée de la maintenance du SEI-JOS a été clairement annoncée dans l’appel d’offres, la société Y aurait dû développer le SEI-JOS en pleine connaissance des exigences contractuelles. Cela signifie que l’entreprise Y aurait dû tenir compte du cycle de vie envisagé du SEI-JOS lors du calcul des coûts de sa maintenance tels que présentés dans son offre. Toute autre interprétation ne serait pas conforme au principe d’égalité de traitement des (autres) soumissionnaires, dont les offres auraient pu être plus chères que celles de la société Y parce qu’ils ont indiqué le prix en pleine connaissance des exigences de l’appel d’offres.

Selon l’OPOCE, la société Y a proposé, de sa propre initiative, de développer gratuitement le projet SEI-JOS afin d’économiser des efforts et des coûts pour la maintenance du SEI-JOS, qu’elle considérait comme obsolète et trop coûteux à entretenir. La société Y a expliqué, dans une lettre datée du 4 novembre 2002, les raisons de sa proposition de développer le projet SEI-JOS. L'OPOCE répond que la proposition ne contient pas tous les éléments nécessaires qui lui permettraient de prendre une décision. L'OPOCE n'a jamais suggéré ou proposé à la société Y de développer le projet SEI-JOS. La société Y n’a fourni aucun élément de preuve à l’appui de son argument à cet égard. L'OPOCE était disposé à examiner la proposition de la société Y d'élaborer un projet SEI-JOS gratuitement, à condition que le projet SEI-JOS ne soit pas inférieur au projet SEI-JOS existant, qu'il résolve certaines défaillances identifiées dans le projet SEI-JOS existant et qu'il n'entraîne aucun coût pour l'OPOCE. Cependant, l'OPOCE n'a jamais accepté la proposition de la société Y de développer le projet SEI-JOS, même s'il a été proposé gratuitement. Lors de la réunion du 1er août 2003, l’OPOCE a clairement insisté pour que la société Y concentre plutôt ses efforts sur l’amélioration de la SEI-JOS.

En outre, s’il avait été décidé de mettre en œuvre le projet SEI-JOS, ce dernier n’aurait été utilisé que pendant la durée du contrat et aurait été remplacé par un nouveau système à la suite de l’appel d’offres ouvert no 6019, lot 2, comme l’exigent les règles en matière de marchés publics. L'attente de la société Y selon laquelle elle se verrait attribuer le contrat pour le développement du PLAN JOS sans appel d'offres ne peut être considérée comme légitime. Aucun fonctionnaire de l'OPOCE n'a le pouvoir de demanderà la société Y "d'envisager d'abandonner les créances financières de [la société Y] au cas où [la société Y] se verrait attribuer le nouveau contrat OJS"et personne ne l'a jamais fait, ni explicitement ni implicitement. L’attente de la société Y selon laquelle elle se verrait attribuer un marché automatiquement et sans aucune procédure transparente parce qu’elle s’était vu attribuer un marché dans le cadre du précédent appel d’offres n’a aucun effet juridique ni aucune base factuelle.

1.3 Dans ses observations, le plaignant a soutenu que l'OPOCE avait clairement confié à la société Y la responsabilité d'élaborer une nouvelle SEI-JOS en approuvant la SEI-JOS projetée au début de 2003. Il s'agissait d'une mission claire qui a eu lieu après une série de réunions. En outre, la société Y a clairement compris, après diverses discussions avec l'OPOCE, que la maintenance du système SEI-JOS serait basée sur le système SEI-JOS projeté. C’est la raison principale pour laquelle la société Y a accepté, par lettre du 23 novembre 2004, de prolonger le contrat de 20 mois supplémentaires dans les mêmes conditions. Cela a été convenu oralement avec l'OPOCE. Comme l’OPOCE le sait, c’est précisément la raison pour laquelle la société Y a accepté de ne pas renégocier les conditions, bien que l’OPOCE lui ait offert la possibilité de le faire.

Lorsque l’OPOCE a demandé à la société Y de prolonger la durée du contrat le 19 novembre 2004, l’OPOCE n’a pas informé la société Y qu’elle avait décidé de rejeter la plateforme Projected. En outre, l’OPOCE n’a rien mentionné à la société Y au sujet de l’adoption de Documentum comme future base technologique pour une nouvelle SEI-JOS. Or, l’OPOCE avait déjà pris cette décision lorsqu’il a demandé à la société Y de prolonger son contrat de maintenance. Sa décision à cet égard doit avoir été prise le 6 décembre 2004, date de signature d'un autre contrat, le contrat PLAN-PUBLI. Le plaignant estime que la décision d’utiliser Documentum pour un nouveau SEI-JOS doit avoir été prise dès que l’OPOCE a décidé d’attribuer le contrat PLAN-PUBLI au soumissionnaire qui avait proposé la technologie Documentum. L’OPOCE n’a pas informé la société Y qu’elle rejetait la nouvelle plateforme de la société Y et n’a pas révélé son intention d’adopter une nouvelle plateforme technologique, simplement parce qu’elle savait que la société Y avait développé le système Projected SEI-JOS sur la base de ce qui avait été convenu conjointement en 2003. Cela était particulièrement injuste pour une administration publique. Au lieu d'informer l'entreprise Y de l'évolution des préférences technologiques, l'OPOCE a laissé l'entreprise Y développer le projet SEI-JOS et prendre des engagements contractuels. Ensuite, l’OPOCE a refusé d’examiner le projet SEI-JOS et, à la surprise de la société Y, a imposé arbitrairement Documentum dans l’appel d’offres 3019, lot 2, publié le 4 mars 2005.

L'OPOCE a demandé à la société Y de développer le système Projected SEI-JOS et de le démontrer à l'OPOCE dès qu'il serait prêt et répondrait aux besoins de ce dernier. L'OPOCE ne devait payer pour le système SEI-JOS projeté qu'après sa présentation finale et son acceptation. La société Y a accepté d'entreprendre l'investissement pour le développement du système SEI-JOS projeté. La société Y avait clairement convenu avec l'OPOCE qu'elle vérifierait le nouveau système pour s'assurer qu'il répondait à ses besoins et qu'elle paierait pour le système lorsqu'il entrerait en production. L’OPOCE a clairement indiqué à la société Y qu’elle ne souhaitait pas investir dans de nouveaux essais ou dans de nouveaux produits couvrant partiellement ses besoins. L’OPOCE a informé la société Y que, puisque la société Y connaissait les besoins de l’OPOCE, qui n’avaient initialement pas été communiqués à la société Y de manière appropriée, la société Y pouvait proposer une solution alternative, à savoir un nouveau système basé sur de nouvelles technologies qui remplacerait la première version de SEI-JOS. La société Y a accepté d'entreprendre ces travaux de développement sans Bon de Commande, sous réserve de l'assurance claire que l'OPOCE indemniserait la société Y immédiatement après l'achèvement réussi du système. L'OPOCE voulait s'assurer que le produit était complet avant de le commander. Un Bon de Commande n'était donc pas nécessaire. L'OPOCE voulait acheter un produit final et la société Y a pris le risque de le fournir. L'OPOCE ne pouvait refuser de payer le produit que s'il n'était pas satisfaisant. COmpany Y a fait confiance à OPOCE et a livré le nouveau produit avec succès. L'OPOCE a violé l'accord en refusant de payer pour le nouveau système. En ce qui concerne la lettre de la société Y du 4 novembre 2002, elle n'a fait référence à aucune livraison gratuite, comme l'a fait valoir de manière trompeuse l'OPOCE.

La société Y et l'OPOCE ont largement correspondu afin de concevoir le nouveau système en fonction des besoins de l'OPOCE. Les lettres mentionnées par l’OPOCE à cet égard ne sont qu’illustratives de cette correspondance. La documentation pertinente a été fournie avec la plainte initiale. L'OPOCE admet avoir commandé l'œuvre et qu'il a rejeté le système non pas parce qu'il n'a pas été commandé, mais parce qu'il l'a considérée comme incomplète.

L'OPOCE a conduit la société Y à croire que le système SEI-JOS projeté serait adopté. Dans cette hypothèse claire, la société Y a accepté de prolonger le contrat de maintenance de l’ancien système SEI-JOS pour un montant très faible. Lors de la réunion du 15 juin 2005, l’OPOCE a fait croire à la société Y qu’elle remporterait le nouvel appel d’offres. Cela a été fait afin de convaincre l'entreprise Y de ne pas insister pour être payée pour son travail et de lui faire achever les derniers changements critiques du SEI-JOS, encore une fois pour un prix très bas. Le représentant de la société Y a rappelé à l'OPOCE que la société Y avait subi des pertes substantielles du fait du développement du système SEI-JOS projeté et de la prolongation du contrat de maintenance moyennant des frais très faibles.

L'OPOCE a déclaré à la société Y qu'elle attendait le système SEI-JOS projeté produit par la société Y afin de prendre une décision finale sur l'opportunité de lancer un appel d'offres. Nonobstant deux avis de préinformation, la société Y ne s’attendait en effet pas à ce que l’appel d’offres soit publié. Dans d’autres cas similaires, EUR-LEX étant le plus récent, l’OPOCE a publié un avis de préinformation pour un appel d’offres, mais a ensuite annulé la procédure et invité une société à produire une nouvelle version du système EUR-LEX. Bien plus tard, elle a lancé un nouvel appel d'offres afin de sélectionner un nouveau contractant pour reprendre le nouveau système déjà développé. La société Y s'attendait raisonnablement à ce que l'OPOCE suive la même procédure dans le cas du SEI-JOS.

Ce n’est qu’après avoir lu le cahier des charges de l’appel d’offres PLAN-JOS (2005/S 45-042757) que la société Y a réalisé qu’elle avait été trompée par l’OPOCE. La société Y a été surprise de lire que l'OPOCE avait choisi Documentum comme nouvelle plateforme technologique. Comme déjà indiqué, l’OPOCE n’a jamais fait connaître son changement de direction technologique à la société Y. La société Y a donc été contrainte de proposer une solution basée sur Documentum, au lieu d’offrir le système Projected SEI-JOS, qui avait déjà été démontré et livré à l’OPOCE.

L’OPOCE a délibérément retardé l’achèvement du processus d’évaluation dans le cadre de la présente procédure d’appel d’offres. En laissant l'entreprise Y croire qu'elle se verrait attribuer le nouveau contrat, l'OPOCE a fait en sorte que l'entreprise Y accepte de compléter le dernier changement prolongé. Ce changement, dirigé par les nouvelles directives européennes sur les marchés publics, était d'une importance capitale pour l'OPOCE, qui voulait s'assurer que la société Y accepterait de le livrer moyennant des frais très bas.

Obligations contractuelles liées au développement du projet SEI-JOS

1.4 Le Médiateur note que les questions couvertes par la présente plainte concernent en partie des engagements contractuels présumés relatifs au projet SEI-JOS. Le Médiateur tient à rappeler à cet égard que, conformément à l ' article 195 du traité CE, il est habilité à recevoir des plaintes "concernant des cas de mauvaise administration dans l ' action des institutions ou organes communautaires". Le Médiateur estime qu'il y a mauvaise administration lorsqu'un organisme public n'agit pas conformément à une règle ou à un principe qui le lie. Une mauvaise administration peut donc également être constatée en ce qui concerne l'exécution d'obligations découlant de contrats conclus par les institutions ou organes des Communautés.

Toutefois, le Médiateur estime que la portée du contrôle qu'il peut effectuer dans de tels cas est nécessairement limitée. En particulier, le Médiateur est d'avis qu'il ne devrait pas chercher à déterminer s'il y a eu rupture de contrat par l'une ou l'autre des parties, si l'affaire est en litige. Cette question ne pourrait être traitée efficacement que par une juridiction compétente, qui aurait la possibilité d’entendre les arguments des parties concernant le droit national pertinent et d’évaluer les éléments de preuve contradictoires sur toute question de fait contestée.

Le Médiateur estime donc qu'en ce qui concerne les aspects contractuels d'un litige, il est justifié de limiter son enquête à l'examen de la question de savoir si l'institution ou l'organe communautaire lui a fourni un compte rendu cohérent et raisonnable de la base juridique de ses actions et des raisons pour lesquelles il estime que son point de vue sur la situation contractuelle est justifié. Si tel est le cas, le Médiateur conclura que, en ce qui concerne les aspects contractuels d’un litige, son enquête n’a pas révélé de cas de mauvaise administration. Cette conclusion en ce qui concerne les aspects contractuels d'un litige n'affectera pas le droit des parties à ce que leur litige contractuel soit examiné et réglé avec autorité par un tribunal compétent.

1.5 Le plaignant soutient que l'OPOCE a demandé à l'entreprise Y d'élaborer le projet SEI-JOS et a clairement indiqué que l'entreprise Y serait payée à la livraison. L’OPOCE, en revanche, fait valoir, en résumé, qu’elle n’a ni suggéré ni proposé à la société Y de développer le projet SEI-JOS. Elle soutient qu'elle était tout au plus disposée à "examiner" la proposition de la société Y de développer un tel système gratuitement.

Étant donné que les récits des faits présentés par les parties sont contradictoires, le Médiateur a examiné les éléments de preuve présentés par les parties au cours de l'enquête afin de déterminer quel récit semble être le plus exact.

Le plaignant soutient que l'OPOCE admet avoir commandé le projet SEI-JOS. À l'appui de sa position, le plaignant s'appuie sur l'observation de l'OPOCE, faite lors de la démonstration du système SEI-JOS projeté, selon laquelle certaines fonctions requises étaient incomplètes. La société Y souhaite déduire de cette déclaration que l'OPOCE lui a « ordonné » de produire une version du système SEI-JOS projeté dans laquelle les fonctions requises étaient complètes. Toutefois, l'Ombudsman ne considère pas que la déclaration de l'OPOCE constitue une preuve qu'il a ordonné les travaux. Au contraire, la déclaration de l'OPOCE ne semble refléter que le point de vue de l'OPOCE selon lequel la démonstration a mis en lumière certaines insuffisances du projet SEI-JOS.

En ce qui concerne les éventuels engagements économiques de l’OPOCE relatifs au développement du projet SEI-JOS, le Médiateur n’a trouvé qu’un seul document pertinent, à savoir le procès-verbal préparé par la société Y à la suite de la réunion mensuelle sur le projet SEI-JOS du 30 juin 2003. Selon ce procès-verbal: «[à] plusieurs reprises, [M.Z.]a proposé de réaménager le système gratuitement. (...) [La société Y] a réitéré l ' offre de redévelopper le système sur la base de la proposition faite l' année dernière. " Cette déclaration semble appuyer la position de l ' OPOCE selon laquelle il n ' a pris aucun engagement contractuel de payer pour le projet SEI-JOS.

Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur n’a trouvé aucun élément de preuve suggérant que l’OPOCE avait pris un engagement contractuel envers la société Y, demandant ou obligeant cette dernière à développer le projet SEI-JOS.

1.6 En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel l'OPOCE a obligé la société Y à maintenir l'actuel système SEI-JOS moyennant une redevance très faible, le Médiateur constate à nouveau que les points de vue respectifs des parties sur les faits de l'affaire sont contradictoires. Le principal argument du plaignant à cet égard est que, le 23 novembre 2004, la société Y a accepté de prolonger le contrat de 20 mois selon les mêmes modalités et conditions sur la base de l ' "hypothèse claire" que le système SEI-JOS projeté serait adopté et que la maintenance serait basée sur le système SEI-JOS projeté, qui était prêt à être testé après la démonstration faite à la mi-novembre 2004. Selon le plaignant, cela a été convenu oralement avec l'OPOCE. L’OPOCE fait valoir que la société Y avait la possibilité de résilier le contrat ou de proposer des conditions financières différentes pour sa prolongation, mais qu’elle n’a pas fait usage de ces possibilités. L’OPOCE réitère également son argument selon lequel elle n’a ni suggéré ni proposé à la société Y de développer le projet SEI-JOS. Elle n’était pas non plus intéressée par le suivi du développement du système SEI-JOS projeté après ce qu’elle considérait comme une démonstration infructueuse de la société Y le 15 novembre 2004.

1.7 Après avoir examiné attentivement les documents présentés par les parties au cours de l'enquête, le Médiateur note que la société Y a expressément accepté, par lettre du 23 novembre 2004, de proroger le contrat dans les conditions financières actuelles. Le plaignant semble faire valoir que la société Y n ' a accepté de conserver les mêmes redevances que sur la base de l ' "hypothèse claire" que la SEI-JOS projetée serait adoptée et que la maintenance serait basée sur la SEI-JOS projetée. Toutefois, comme conclu au point 1.5 ci-dessus, le Médiateur n’a trouvé aucun élément de preuve suggérant que l’OPOCE avait pris un engagement contractuel envers la société Y, demandant ou obligeant cette dernière à développer le projet SEI-JOS. L'Ombudsman n'a pas non plus trouvé d'éléments de preuve à l'appui de l'affirmation du plaignant selon laquelle il y avait un accord oral avec l'OPOCE selon lequel la pension alimentaire serait fondée sur le projet SEI-JOS. Le fait que la société Y ait «supposé» que la SEI-JOS projetée serait adoptée ne crée aucune obligation contractuelle de la part de l’OPOCE.

Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur n’a trouvé aucun élément de preuve suggérant que l’OPOCE avait pris un engagement contractuel envers la société Y impliquant que la maintenance serait fondée sur le projet SEI-JOS. Par conséquent, le Médiateur ne constate aucune anomalie en ce qui concerne la redevance d’entretien convenue.

Attentes légitimes liées à la fourniture et à la maintenance du SEI-JOS projeté

1.8 Le plaignant soutient que l'OPOCE a donné lieu à la confiance légitime de la société Y dans le fait qu'elle fournirait et maintiendrait le système SEI-JOS projeté. Le Médiateur devra donc examiner si l’OPOCE a agi d’une manière qui aurait pu faire naître une telle confiance légitime.

1.9 Le Médiateur note à cet égard que les documents qui lui ont été fournis au cours de l'enquête semblent exprimer une certaine réticence de l'OPOCE à l'égard du projet SEI-JOS. En réponse à la proposition de la société Y pour le projet SEI-JOS, l'OPOCE a écrit, dans une lettre du 22 novembre 2002, que "[l]anouvelle proposition contient des idées intéressantes (...). Malheureusement, la proposition ne contient pas tous les éléments nécessaires que nous aurions espérés pour permettre une décision réfléchie sur la voie à suivre. Complétez donc la proposition avec les informations suivantes (...)". Dans un rapport d'une mission effectuée parl'OPOCE dans les locaux de la société Y les 20 et 21 janvier 2003, l'OPOCE a déclaré que "Office - insist que la première priorité est actuellement 'flag-up - FU', les propositions de nouvelles orientations pour le projet SEI/OJS ne pouvant pas être acceptées par l'Office avant la finalisation des développements en cours." Par courrier électronique du 25 février 2003, un fonctionnaire de l'OPOCE a écrit à la société Y que "[c]omme je vous l'ai dit (...) le futur développement de SEI/OJS n'est pas la plus haute priorité et peut même ne plus du tout être à l'ordre du jour si la date du premier mai est dépassé." En outre, dans un courrier électronique interne du 15 juin 2005, un fonctionnaire de l'OPOCE a informé deux collègues de sa réunion avec la société Y, indiquant qu'au cours de la réunion, il avait informé la société Y de sa proposition de fournir le projet SEI-JOS, que "la position de l'Office était claire: démonstration non convaincante en [n]ovembre; Nous devons avoir une réponse fin-dec de [société Y] pour confirmer la capacité de leur nouveau développement d'être mis en production en jan-2005 de manière transparente pour nos utilisateurs (ESC, OJS e-sender...). Point non confirmé par [société Y].»

1.10 En outre, en ce qui concerne l'appel d'offres n° 6019, lot 2, le Médiateur considère que la nature d'une procédure d'appel d'offres est telle qu'aucun soumissionnaire ne peut avoir une confiance légitime dans l'attribution d'un marché. En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel l'OPOCE a amené la société Y à croire, lors de la réunion du 15 juin 2005, qu'elle remporterait l'appel d'offres, le Médiateur note que le plaignant déclare qu'un fonctionnaire de l'OPOCE a déclaré que la société Y "avaitune chance"de remporter l'appel d'offres. En outre, le Médiateur estime que le fait que l’OPOCE ait précédemment annulé des appels d’offres et appliqué la procédure négociée n’est pas suffisant pour susciter une confiance légitime dans le fait que tel serait le cas dans l’appel d’offres no 6019.

1.11 Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur ne trouve aucun élément de preuve suggérant que l'OPOCE a agi d'une manière qui a donné lieu à une confiance légitime de la part de la société Y dans le fait qu'elle serait le fournisseur et le responsable du nouveau système SEI-JOS.

1.12 Le Médiateur estime toutefois que non seulement les actions de l'OPOCE, mais aussi son éventuelle inaction, doivent être prises en considération à cet égard. Le Médiateur estime que les principes de bonne administration exigent que, outre le respect de ses obligations contractuelles, une institution communautaire clarifie sa position à l'égard d'un tiers dans le cas où elle est expressément informée que le tiers, sur la base d'un malentendu de sa part quant à la position de l'institution, fera des investissements inutiles.

1.13 Le Médiateur devra donc examiner si l'OPOCE savait précisément que la société Y avait l'intention de réaliser des investissements importants pour développer la SEI-JOS projetée, étant entendu que l'OPOCE i) avait demandé à la société Y de développer la SEI-JOS projetée et ii) finirait par rémunérer la société Y pour la SEI-JOS projetée.

1.14 Après avoir examiné attentivement les documents mis à disposition par les parties au cours de l'enquête, le Médiateur conclut que, jusqu'à ce qu'il reçoive la lettre de la société Y du 6 juin 2005, rien n'indique que l'OPOCE aurait pu comprendre que la société Y avait l'impression que l'OPOCE i) avait demandé à la société Y de développer la SEI-JOS projetée et ii) avait indiqué à la société Y qu'elle paierait pour le développement de la SEI-JOS projetée.

Dans sa lettre du 6 juin 2005, la société Y a fait valoir que l ' OPOCE etla société Y avaient " décidé conjointement de remplacer le système" et que son "accord avec [l' OPOCE] était que [l' OPOCE] remplacerait la demande actuelle par la nouvelle et qu ' à la livraison, notre société serait indemnisée ". Dans sa lettre, la société Y a également déclaré qu’elle souhaitait discuter avec l’OPOCE de la manière dont elle serait rémunérée pour ses travaux sur le projet SEI-JOS. L'Ombudsman n'a reçu aucune preuve que l'entreprise Y avait fait connaître son entente à l'OPOCE avant cette date. Il ressort toutefois clairement de la lettre de la société Y du 6 juin 2005 que les investissements relatifs à la SEI-JOS projetée avaient déjà été réalisés au 6 juin 2005. Par conséquent, même s’il pouvait être utile pour l’OPOCE de clarifier sa position concernant la SEI-JOS projetée à la suite de la lettre de la société Y du 6 juin 2005, il n’a pas été démontré que le fait de ne pas le faire aurait eu une incidence financière sur la société Y(3).

1.15 Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur ne trouve aucun élément de preuve suggérant que l'OPOCE a manqué à son obligation de clarifier sa position au sens décrit au point 1.12 ci-dessus.

1.16 Sur la base de ce qui précède, le Médiateur estime que l'OPOCE lui a fourni un compte rendu cohérent et raisonnable de son point de vue sur ses engagements présumés avec la société Y en ce qui concerne le développement et la maintenance du système SEI-JOS. En outre, le Médiateur n'a constaté aucune violation par l'OPOCE, par ses actions ou son inaction, de la responsabilité qui incombe aux institutions et organes communautaires, au-delà du strict contrat, en vertu des principes de bonne administration. Le Médiateur conclut donc à l’absence de mauvaise administration de la part de l’OPOCE.

2 Les allégations du plaignant

2.1 Dans sa plainte, le plaignant a demandé à l'OPOCE d'admettre qu'il avait enfreint le Code européen de bonne conduite administrative et de verser à la société Y une indemnité de 550 000 euros.

2.2 Compte tenu de l'absence de mauvaise administration constatée par le Médiateur dans la première partie de la présente décision, les allégations du plaignant doivent être rejetées.

3 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il semble qu'il n'y ait pas eu de mauvaise administration de la part de l'OPOCE. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le Directeur général de l'OPOCE sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) TED signifie Tenders Electronic Daily, qui est un supplément au Journal officiel et est disponible en ligne (http://www.ted.europa.eu).

(2) La première fois que la société Y a réalisé qu’elle avait été trompée par l’OPOCE, c’était lorsqu’elle n’avait jamais été payée pour le système SEI-JOS projeté qu’elle avait livré à l’OPOCE, comme demandé; la deuxième fois, c’est lorsque la société Y a accepté de prolonger le contrat de maintenance de l’ancien système pour un montant très faible, anticipant que l’OPOCE accepterait le système SEI-JOS projeté.

(3) Le Médiateur note à cet égard que le contenu de la lettre de la société Y du 6 juin 2005 semble avoir été discuté lors de la réunion qui s'est tenue entre l'OPOCE et la société Y le 15 juin 2005, bien que les parties semblent avoir des points de vue divergents quant à certains détails de ce qui a été discuté et décidé au cours de cette réunion. Le Médiateur note également que les conclusions de la réunion de l'OPOCE ont été consignées dans un courrier électronique interne (voir point 1.9 ci-dessus).