Strasbourg, le 16 juillet 2007

Monsieur,

Le 9 février 2006, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen, au nom de Y Ltd, contre la Commission européenne, concernant la procédure de soumission de propositions prévue dans un appel à propositions spécifique au titre du sixième programme-cadre (1) («6e PC»).

Le 28 avril 2006, j'ai transmis votre plainte au président de la Commission.

La Commission a transmis son avis le 25 juillet 2006. Je vous l'ai transmis avec une invitation à faire des observations. Aucune observation n'a été reçue de votre part.

Je vous écris maintenant pour vous faire connaître les résultats des enquêtes que j'ai faites sur votre plainte.

LA PLAINTE

La plainte a été déposée au nom de Y Ltd (ci-après le «plaignant»), qui souhaitait participer à l’appel à propositions final du 6e PC consacré aux petites et moyennes entreprises (ci-après les «PME») FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7 (2) (ci-après l’«appel à propositions»). L'appel à propositions prévoyait que les propositions devaient comprendre les parties A et B. Les propositions pouvaient être préparées hors ligne ou en ligne et devaient être soumises en ligne. La date limite de soumission des propositions était le 9 novembre 2005.

Selon le plaignant, il a utilisé l'outil du Système électronique de présentation des propositions (SEPP)(3) pour soumettre sa proposition, mais il a rencontré un problème lorsqu'il a tenté d'ajouter un document requis. Le problème rencontré lors de la soumission de la proposition et les mesures qu'elle avait prises étaient, selon le plaignant, les suivants:

Le plaignant avait préparé la proposition hors ligne à l'aide de l'outil EPSS. Le 9 novembre 2005, elle avait déjà chargé la partie A de la proposition lorsqu'elle a tenté d'ajouter la partie B à la proposition. Cependant, l'EPSS n'accepterait pas le fichier et un message d'erreur continuait d'apparaître, expliquant que "le nom pdf ne devrait pas avoir (, ), - etc dans le titre". Le plaignant a déclaré qu 'après avoir tenté à trois reprises de renommer le dossier et de supprimer tous les crochets, dates, tirets, etc., il avait téléphoné au service d ' assistance de l ' EPSS à 15 h 50 (heure du Royaume-Uni) et avait été informé que l ' espace entre la " partie " et la " partie B " devait être supprimé. Après avoir été renommé, le fichier pourrait ensuite être ajouté avec succès au paquet de propositions. Cette opération a pris cinq minutes supplémentaires pour être validée et envoyée. Le plaignant a essayé de télécharger la proposition complète, mais rien ne s'est passé et la page est retournée à la connexion. Après un nouvel enregistrement, le plaignant a tenté à nouveau de télécharger la proposition, mais rien ne s'est passé jusqu'à ce qu'un message indiquant que l'appel était fermé apparaisse. Le plaignant a immédiatement contacté le service d’assistance de l’EPSS et a expliqué le problème. La personne du service d’assistance a demandé au plaignant d’envoyer la proposition, accompagnée d’une explication des problèmes rencontrés, par courrier électronique au service d’assistance afin qu’elle puisse être transmise à la Commission. Le plaignant l'a fait par courriel le même jour en décrivant le message d'erreur reçu et le problème technique, à savoir que le site Web avait expiré et qu'il ne se rechargerait pas. Il a demandé au service d’assistance de l’EPSS de soumettre la proposition ci-jointe à la Commission, comme promis lors d’une conversation téléphonique préalable au courrier électronique.

Mme K., du Help Desk EPSS, a répondu au courriel du plaignant le 11 novembre 2005 en l'informant que l'incident avait été enregistré et que toutes les informations pertinentes seraient transmises à la Commission pour examen. Avant de le faire, Mme K. a demandé au plaignant de préciser ce qui s'était exactement passé pendant la présentation infructueuse.

Par courrier électronique du 14 novembre 2005, le plaignant a décrit en détail ses tentatives de soumission de propositions. Par courriel du même jour, Mme K. a expliqué au plaignant que le fait que le nom de fichier de la partie B ne pouvait pas contenir d'espaces était mentionné dans un guide pertinent et que le message d'erreur expliquait quels caractères n'étaient pas autorisés. Elle déclare que la question sera transférée à la Commission.

Par lettre du 13 décembre 2005, la Commission a informé le plaignant que le comité d'éligibilité était parvenu à la conclusion que sa proposition devait être considérée comme n'ayant pas été reçue. Le Comité a fondé sa conclusion sur i) la correspondance concernant les difficultés liées à la soumission électronique; ii) le rapport de l’EPSS sur l’activité sur le compte du plaignant le dernier jour de soumission des propositions; iii) le fait que l'EPSS était pleinement opérationnel le 9 novembre 2005; et iv) les informations mises à disposition par la Commission sur l’élaboration et la présentation des propositions. Après avoir analysé le cas du plaignant, le comité a conclu que la raison pour laquelle la proposition ne pouvait pas être présentée n'était pas un manquement ou une lacune dont la Commission pouvait être tenue responsable. Le Comité a déclaré qu'il comprenait parfaitement le mécontentement du requérant, mais qu'à la lumière de ce qui précède et de l'exigence absolue d'égalité de traitement de tous les proposants, il n'était pas en mesure de répondre à la demande du requérant d'admettre sa proposition.

Le 15 décembre 2005, le plaignant a écrit à M. F., des services de la Commission, au sujet de la décision susmentionnée du comité d'éligibilité. Le plaignant a souhaité interjeter appel en bonne et due forme et a demandé des conseils sur la façon de le faire. L’aspect spécifique sur lequel le plaignant souhaitait fonder son recours était les informations mises à disposition par la Commission sur la préparation et la soumission des propositions [point iv) ci-dessus], étant donné que la nécessité de supprimer l’espace dans le titre de la partie B n’était prétendument pas apparue dans le message d’erreur lors de la sauvegarde de la soumission. Le plaignant a également demandé le rapport de l'EPSS sur l'activité de son compte le dernier jour de soumission, car cela devrait indiquer une première connexion une heure avant la date limite de clôture de l'appel. Enfin, le plaignant a jugé important de fournir des commentaires sur cette évolution décourageante, qui a touché non seulement le plaignant, mais a eu des répercussions sur d'autres PME du secteur des sciences de la vie dans lesquelles les membres du conseil d'administration et les membres du consortium du plaignant étaient impliqués. Le plaignant a déclaré qu'il y avait beaucoup de scepticisme au sein de nombreuses entreprises quant au temps et aux ressources nécessaires pour s'engager dans ce processus. Il y avait donc des obstacles internes considérables à surmonter pour obtenir l'approbation interne de faire de telles propositions en premier lieu. Les difficultés techniques lors de la soumission semblaient un critère inapproprié pour écarter purement et simplement le contenu scientifique et les avantages sociétaux d'un projet. Le plaignant a demandé à être informé s’il était possible d’améliorer de quelque manière que ce soit le processus de candidature au 6e PC à l’avenir.

Le 23 décembre 2005, M. F. a informé le plaignant que, dans les cas où un proposant de projet n’était pas satisfait des conclusions du comité d’éligibilité, une plainte pouvait être déposée soit auprès du secrétariat général de la Commission pour violation du code de bonne administration dans les relations avec le public; le Médiateur européen pour la "mauvaise administration"; ou la Cour de justice des Communautés européennes. Il est allé brièvement décrire chaque possibilité.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que la Commission avait rejeté à tort sa proposition dans le cadre de l'appel à propositions. Le plaignant a notamment fait valoir que i) la nécessité de supprimer l’espacement dans le titre du dossier de proposition, qui était la raison du retard dans la soumission de la proposition, n’était pas apparue dans le message d’erreur lors de la sauvegarde du dossier dans EPSS, et que ii) la Commission n’aurait pas dû être aussi rigide dans sa décision sur la recevabilité des propositions lorsque le proposant avait rencontré de véritables problèmes lors du téléchargement de fichiers tels que ceux concernés en l’espèce.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Dans son avis, la Commission a formulé les observations suivantes:

Contexte

L'appel à propositions a été lancé le 8 juillet 2005 et clôturé le 9 novembre 2005 à 17 heures (heure de Bruxelles). Dans le Guide à l'intention des proposants de projets de recherche spécifiques ciblés FP6-2005-LifeSciHealth-7 (4) (« Guide à l'intention des proposants »), il était indiqué sur la première page que les propositions ne pouvaient être soumises que par voie électronique («Soumission électronique uniquement»).

Les proposants potentiels ont été invités à préparer les propositions en ligne. Alternativement, les propositions pourraient être préparées hors ligne à l'aide d'un logiciel spécial à télécharger et à installer sur leurs ordinateurs. Le plaignant a préparé sa proposition hors ligne au moyen de l’outil de proposition électronique de l’EPSS, une application basée sur l’internet offrant un espace de travail sécurisé permettant à un consortium de préparer et de soumettre conjointement une proposition, qui pouvait être consultée en ligne (5). Conformément au paragraphe 4 du point 5 de l’appel à propositions, les propositions devaient comprendre la partie A (les formulaires) et la partie B (le contenu) qui devaient être soumises au format PDF. À la page 15 du guide d’utilisation détaillé de l’outil de proposition électronique hors ligne (ci-après le «guide d’utilisation de l’EPT»)(6), un modèle a été fourni pour aider à la création et au téléchargement de la partie B. Sur la même page, il a également été indiqué que le «nom de fichier de la partie B ne devrait pas contenir de caractères ou d’espaces spéciaux». Une fois la proposition préparée avec l’EPT et conformément aux instructions du guide d’utilisation de l’EPT, l’utilisateur devait retourner à l’EPSS pour soumettre la proposition.

Selon l’historique des journaux de l’EPSS (7), le plaignant a commencé à créer la partie A de sa proposition le 7 novembre 2005. Le 8 novembre 2005, il n’y avait aucun registre d’une quelconque tentative du plaignant de se connecter à l’EPSS. Le 9 novembre 2005, à 16 h 21 min 52 s, heure de Bruxelles, le plaignant s’est connecté mais n’a pas réussi à remplir le dossier de proposition et a reçu des messages d’erreur successifs expliquant le problème. Le plaignant a téléphoné au service d'assistance de l'EPSS à 16 h 50, lorsqu'il a été informé que l'espace entre «Partie» et «B» devrait être supprimé. Après que le plaignant eut renommé la partie B, il l'a ajoutée au dossier de proposition. Cependant, lorsqu'il a essayé de télécharger le fichier, la connexion a expiré. Le plaignant s’est de nouveau connecté à 17 h 09, heure de Bruxelles, à un moment où l’appel avait été clôturé et où il n’était plus possible de télécharger la proposition. Le plaignant a de nouveau contacté le service d’assistance de l’EPSS et a été invité à envoyer la proposition par courrier électronique. Le courriel contenant le dossier de proposition, horodaté à 16 h 08, heure du Royaume-Uni, a été envoyé à 17 h 16, heure de Bruxelles. Le 11 novembre 2005, le service d’assistance de l’EPSS a envoyé un courriel au plaignant l’informant que l’incident avait été enregistré et que toutes les informations pertinentes seraient transmises à la Commission pour examen. Le plaignant a également été informé que le service d’assistance de l’EPSS n’avait pas assuré le suivi des cas soulevés auprès de la Commission. Dans le même temps, le plaignant a été invité à fournir des informations plus détaillées sur ce qui s’était passé lors de la tentative de soumission de proposition le 9 novembre 2005, ce qu’il a fait par courrier électronique du 14 novembre 2005. Le plaignant a déclaré que les renseignements sur le nom de fichier de la partie B ne figuraient ni dans les messages d'erreur reçus ni dans les instructions.

Le 16 novembre 2005, le coordinateur de l’appel à propositions à la Commission a reçu du service d’assistance de l’EPSS une liste des propositions qui avaient rencontré des difficultés avec la soumission électronique des propositions. Sur la base de cette liste et d’autres cas identifiés par la Commission, le coordinateur de l’appel a établi une liste de tous les cas à examiner par le comité d’éligibilité interne, qui a examiné les problèmes liés à la soumission des propositions et à d’autres questions d’éligibilité. Le Comité s'est réuni le 24 novembre 2005 et a notamment examiné le cas du requérant. Elle n’a constaté aucune faute dans le fonctionnement de l’EPSS et a estimé qu’aucune proposition n’avait été reçue dans les délais. Elle n'a donc pas été en mesure de répondre à la demande du plaignant d'accepter la proposition. Le requérant a été informé de la décision du Comité par lettre du 13 décembre 2005. À la suite de ces informations, le plaignant a envoyé, le 15 décembre 2005, un courrier électronique au coordinateur de l'appel lui demandant des informations sur la manière de former un recours formel contre la décision du comité. Par courrier électronique du 23 décembre 2005, le coordinateur de l’appel a informé le plaignant de différents moyens de recours.

Procédures de demande pour le 6e PC

Conformément à l’article 9, paragraphe 1, des règles relatives à la participation des entreprises, des centres de recherche et des universités à la mise en œuvre du 6e PC et à la diffusion des résultats de la recherche (8), «les propositions d’actions indirectes sont soumises dans le cadre d’appels à propositions». Conformément au point 2 de l’appel à propositions en question, l’appel comprenait une partie générale et des conditions spécifiques qui étaient décrites dans les annexes. En particulier, les annexes indiquaient les dates de clôture pour la soumission des propositions d'actions indirectes de RDT. Conformément au point 4 de l'appel, la Commission a mis à la disposition des proposants des guides contenant des informations sur la préparation et la soumission d'une proposition d'action indirecte de RDT. Dans le même ordre d'idées, il a également été mentionné que le guide, ainsi que d'autres informations relatives à l'appel, pouvaient être obtenus auprès de la Commission soit par courrier, soit par l'intermédiaire du site web de CORDIS (9). Cette documentation à l'appui se composait d'un « dossier d'information » composé des éléments suivants: (i) appel à propositions, (ii) extrait du programme de travail du 6e PC de la priorité thématique 1, (iii) résumé du 6e PC (aperçu des caractéristiques de base du programme), et (iv) guide à l’intention des proposants. Des documents supplémentaires ont été mis à disposition et accessibles sur le site web de CORDIS. Ainsi, tous les termes et conditions concernant la préparation des propositions ont été mis à la disposition des proposants potentiels. Sur le site web de CORDIS, les candidats ont également été invités à consulter les instructions pour la soumission des propositions par l’intermédiaire de l’EPSS. Toute la documentation pertinente peut être téléchargée à partir du site web.

Comme indiqué au paragraphe 5 du point 5 de l'appel à propositions, "les propositions d'actions indirectes de RDT [pourraient] être préparées hors ligne ou en ligne et soumises en ligne". Il en est de même de l’annexe J des lignes directrices et du point III du guide à l’intention des proposants. Pour préparer la proposition hors ligne, les proposants devaient télécharger une version hors ligne de l’outil EPSS et préparer leurs propositions conformément aux instructions du guide de l’utilisateur de l’EPT, qui décrivait ce processus étape par étape. Il était clairement précisé à la page 15 du Guide de l ' utilisateur de l ' EPT que le nom de fichier de la partie B " ne devrait pas contenir de caractères ou d ' espaces spéciaux. Il ne pouvait contenir que des lettres latines (a-z), des chiffres (0-9), le trait de soulignement (_), le tiret (-) et le point (.). "Ces restrictions étaient nécessaires pour des raisons de compatibilité des propositions avec le système central (UNIX) utilisé par la Commission. La possibilité de permettre aux proposants de soumettre leurs propositions dans n'importe quel format possible obligerait la Commission à maintenir un arsenal de logiciels dans différentes versions, ce qui n'était pas possible. Par conséquent, selon les instructions et les lignes directrices disponibles pour la préparation d'une proposition hors ligne, qui précisaient clairement le format et les limites concernant la partie B d'une proposition, le plaignant ne pouvait pas alléguer que des informations suffisantes et claires n'avaient pas été mises à disposition.

De plus, lors de l'emballage d'une proposition, une validation a été effectuée. Si des erreurs étaient enregistrées, la soumission s'arrêtait et des avertissements apparaissaient. Au cours des tentatives de téléchargement de sa proposition, le plaignant a reçu plusieurs fois le message d'erreur suivant concernant la partie B de sa proposition: "Caractère non valide ' ' pour nom de fichier. Le nom de fichier ne doit contenir que des caractères: a-z, A-Z, 0-9, '.', '-' et '_'". Le fonctionnement de l’EPSS a été vérifié et, au moment où le plaignant a tenté de soumettre sa proposition, aucun problème technique ou autre n’a été identifié qui indiquerait que les avertissements et autres mesures liés à la soumission normale des propositions ne fonctionnaient pas. La Commission ne pouvait être tenue responsable des difficultés rencontrées par le plaignant pour télécharger la partie B, car des informations explicites sur le format de la partie B avaient été fournies et le système d’alerte fonctionnait correctement.

Inflexibilité de la Commission à examiner la demande problématique

La Commission dispose de règles claires, transparentes et strictes qu’elle doit appliquer de la même manière à tous les demandeurs:

i) Conformément au point 6 de l’appel à propositions, les propositions d’actions indirectes de RDT doivent parvenir à la Commission au plus tard à la date de clôture et à l’heure spécifiées dans l’appel concerné. Les propositions d'actions indirectes de RDT arrivant après cette date et cette heure seront exclues.

ii) À la page 4, le Guide à l ' intention des proposants prévoyait que < < [t]outes les échéances sont absolument fermes et strictement appliquées. Les propositions doivent être reçues avant ou à la date limite indiquée dans l’appel à propositions. Il est rappelé aux proposants qu'il est de leur propre responsabilité de veiller à ce que leur proposition soit soumise en temps opportun. Les propositions soumises à la Commission après la date limite ne sont pas éligibles à l'évaluation. Aucune circonstance atténuante ne sera prise en considération.»

iii) Le point III.4 du guide du proposant prévoyait que "[l]es propositions soumises électroniquement doivent être soumises au système EPSS avant la date limite de l ' appel, date à laquelle l ' accès à l ' EPSS pour cet appel sera fermé ".

La Commission a rappelé à plusieurs reprises aux proposants potentiels qu’il était dans leur intérêt de ne pas commencer à soumettre des propositions au dernier moment. Tant à la page 4 qu’au point III.4 du guide à l’intention des proposants, il est rappelé aux proposants qu’il est de leur propre responsabilité de veiller à ce que leurs propositions soient soumises en temps utile. Il a également été rappelé aux proposants que "[s]i [ils] attendent trop près de la fin de l ' appel pour commencer à télécharger votre proposition, il est fort probable qu '[ils] ne seront pas en mesure de soumettre leur proposition à temps". En outre, dans le guide de l’utilisateur de la PTE, les proposants ont été informés qu’ils pouvaient créer et soumettre une proposition autant de fois qu’ils le souhaitaient, avant la date limite. Ainsi, selon le point III.3 du Guide du proposant, "[l]es erreurs découvertes dans les propositions soumises par l ' EPSS (...) peuvent être rectifiées en soumettant simplement une version corrigée. Tant que l'appel n'est pas encore clôturé, la nouvelle soumission écrasera la précédente". En outre, le point V prévoyait que:

«[i]l a été vivement conseillé de soumettre une première version d’une proposition bien avant la date limite (c’est-à-dire au moins plusieurs jours avant), puis de continuer à l’améliorer avec des soumissions régulières, de sorte qu’en cas de problèmes techniques ou autres proches de la date limite, une version valable ait déjà été soumise.»

Par conséquent, les proposants ont été informés de la possibilité de soumettre une proposition plusieurs fois et bien avant la date limite afin d’avoir le temps de résoudre les problèmes éventuels. En outre, un certain nombre de services d’assistance ont été mis en place, notamment le service d’assistance de l’EPSS, qui était à la disposition des proposants connaissant des difficultés techniques. Malgré le fait que le plaignant savait que des problèmes étaient survenus avec le nom de fichier de la partie B et que les tentatives successives de téléchargement étaient restées infructueuses, il n'a contacté le service d'assistance EPSS qu'à 16 h 50. Le plaignant s'était mis dans une situation qui ne lui permettait pas de remédier rapidement à toute difficulté potentielle qui aurait pu survenir lors de la soumission de sa proposition si près du délai.

La sélection et le financement éventuel d’une proposition qui ne serait pas éligible au regard de ses propres règles ne sauraient être justifiés. La Commission ne pouvait pas non plus justifier de faire une exception pour cette proposition alors que, dans d'autres cas, elle avait toujours appliqué les règles d'éligibilité avec la même rigueur. Toutefois, la Commission avait fourni des conseils et une assistance aux demandeurs afin d'éviter que des difficultés techniques ne se posent ou de les résoudre. En cas de difficultés donnant lieu à des plaintes, les services de la Commission accordent la plus grande attention à chaque cas, afin de déterminer si l’institution pourrait assumer la responsabilité du problème rencontré par un demandeur.

Conclusions

Le plaignant avait été dûment informé des règles et des délais de soumission. Il était clair qu'il relevait de la seule responsabilité du plaignant de s'assurer de la présentation correcte et en temps opportun d'une proposition complète. La Commission avait fourni des conseils et des services qui auraient normalement permis au plaignant de résoudre les difficultés à temps, si elle avait suivi les conseils. Aucune faute n'a pu être imputée à la Commission pour le non-respect par le plaignant des instructions à chaque étape de la soumission. En l’absence de tout dysfonctionnement de l’EPSS, et compte tenu de l’obligation de traiter toutes les propositions sur un pied d’égalité, la Commission n’était pas en mesure d’accepter la soumission de la proposition par courrier électronique après la date limite.

La présentation de la proposition du plaignant a été examinée avec la plus grande attention. La conclusion du comité d'admissibilité était de ne pas accepter la demande du plaignant d'admettre sa proposition. Cette conclusion reposait sur une analyse détaillée de l’affaire, sur les informations fournies dans l’appel à propositions et dans les documents connexes, ainsi que sur le traitement de cas similaires dans des circonstances similaires. Par conséquent, la décision de la Commission a été prise conformément aux règles et procédures en vigueur pour la présentation des propositions. Compte tenu de l'application par la Commission du principe de l'égalité de traitement des proposants, elle n'a pas pu accorder de traitement préférentiel ni d'exception spéciale en ce qui concerne la soumission de la proposition par courrier électronique.

Sur les 357 proposants ayant soumis une proposition dans le cadre de l’appel à propositions concerné, seulement 1 % n’ont pas réussi à soumettre leur proposition dans les délais. Par conséquent, les allégations potentielles selon lesquelles la Commission aurait pu mettre en place un processus compliqué ou «inamical pour l’utilisateur», rendant difficile pour les PME disposant de moyens limités de soumettre une proposition, ne pouvaient raisonnablement être maintenues.

Le plaignant n'a pas présenté d'observations sur l'avis de la Commission.

LA DÉCISION

1 Rejet prétendument erroné de la proposition du plaignant dans le cadre de l'appel à propositions du 6e PC

1.1 Le plaignant souhaitait participer à l'appel à propositions final du sixième programme-cadre (6e PC) pour les petites et moyennes entreprises (6e PC-2005-LIFESCIHEALTH-7)(10) (l'«appel à propositions»). L'appel à propositions prévoyait que les propositions devaient comprendre les parties A et B. Les propositions pouvaient être préparées hors ligne ou en ligne et soumises en ligne . La date limite de soumission des propositions était le 9 novembre 2005. Selon le plaignant, il a utilisé le Système électronique de présentation des propositions (11) pour soumettre sa proposition, mais il a rencontré un problème lorsqu'il a tenté d'ajouter un document requis à la soumission et a reçu plusieurs messages d'erreur, dont aucun n'expliquait le problème réel. Le plaignant a déclaré qu’il avait réussi à obtenir ces informations au dernier moment auprès du service d’assistance de l’EPSS et qu’il avait tenté de télécharger le fichier final. Toutefois, le plaignant a manqué le délai de cinq minutes et n'a pas pu profiter de l'occasion pour soumettre sa proposition et participer à l'appel.

Le plaignant a allégué que la Commission avait rejeté à tort sa proposition dans le cadre de l'appel à propositions FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7 pour les petites et moyennes entreprises. Le plaignant a notamment fait valoir que i) l’instruction de supprimer l’espacement dans le titre du dossier de proposition, qui était la raison du retard dans la soumission de la proposition, n’était pas apparue dans le message d’erreur, lorsque le dossier était sauvegardé dans EPSS, et que ii) la Commission n’aurait pas dû être aussi rigide dans sa décision sur la recevabilité des propositions lorsque le proposant avait rencontré de véritables problèmes dans le téléchargement de fichiers tels que ceux concernés en l’espèce.

1.2 En ce qui concerne l'argument avancé au point i) ci-dessus, la Commission a souligné dans son avis que l'appel à propositions avait été lancé le 8 juillet 2005 et clôturé le 9 novembre 2005 à 17 heures (heure de Bruxelles). Conformément au point 4 de l’appel, la Commission a mis à la disposition des proposants des guides contenant des informations sur l’élaboration et la soumission d’une proposition (12). Ce "paquet d'information" se composait de quatre documents, dont le Guide à l'intention des proposants de projets de recherche spécifiques ciblés FP6-2005-LifeSciHealth-7 (13) ("Guide à l'intention des proposants"). Comme indiqué au paragraphe 5 du point 5 de l'appel et au point III du guide du proposant, "les propositions d'actions indirectes de RDT [pourraient] être préparées hors ligne ou en ligne et soumises en ligne"par l'intermédiaire de l'EPSS, qui était accessible sur le site web CORDIS. Les proposants préparant leurs propositions hors ligne devaient suivre les instructions contenues dans le guide de l’utilisateur de l’outil de proposition électronique hors ligne («guide de l’utilisateur EPT»)(14), qui décrivait ce processus étape par étape. Il était clairement précisé à la page 15 du Guide de l ' utilisateur de l ' EPT que le nom de fichier de la partie B " ne devrait pas contenir de caractères ou d ' espaces spéciaux. Il ne pouvait contenir que des lettres latines (a-z), des chiffres (0-9), le trait de soulignement (_), le tiret (-) et le point (.). " De plus, lors de l' emballage d ' une proposition, une validation a été effectuée. Si des erreurs étaient enregistrées, la soumission s'arrêtait et des avertissements apparaissaient. Au cours des tentatives de téléchargement de sa proposition, le plaignant a reçu plusieurs fois le message d'erreur suivant concernant la partie B de sa proposition: "Caractère non valide ' ' pour nom de fichier. Le nom de fichier ne doit contenir que des caractères: a-z, A-Z, 0-9, '.', '-' et '_'". Le fonctionnement de l’EPSS a été vérifié et aucun problème technique ou autre n’a été identifié au moment où le plaignant a tenté de soumettre sa proposition, ce qui indiquerait que les avertissements et autres mesures liés à la soumission normale des propositions ne fonctionnaient pas.

En ce qui concerne l’argument avancé au point ii) ci-dessus, la Commission a indiqué dans son avis que les proposants étaient dûment informés des règles et des délais de soumission (15). La Commission a rappelé à plusieurs reprises aux proposants potentiels qu’il était dans leur intérêt de ne pas commencer à soumettre des propositions au dernier moment (16). En outre, dans le guide de l’utilisateur de la PTE, les proposants ont été informés de la possibilité de soumettre une proposition plusieurs fois et bien avant la date limite afin d’avoir le temps de résoudre tout problème (17). La Commission avait fourni des conseils et des services qui auraient normalement permis à un proposant de résoudre les difficultés à temps, si elle avait suivi l'avis . En outre, un certain nombre de services d’assistance ont été mis en place, notamment le service d’assistance de l’EPSS, qui était à la disposition des proposants connaissant des difficultés techniques. Selon l’historique du journal EPSS, le plaignant a commencé à créer la partie A de sa proposition le 7 novembre 2005. Le 8 novembre 2005, il n’y avait aucun registre d’une quelconque tentative du plaignant de se connecter à l’EPSS. Le 9 novembre 2005, à 16 h 21 min 52 s, heure de Bruxelles, le plaignant s’est connecté mais n’a pas réussi à emballer le dossier de proposition et a reçu des messages d’erreur successifs expliquant le problème. Le plaignant a téléphoné au service d’assistance de l’EPSS à 16 h 50, heure de Bruxelles, lorsqu’il a été informé que l’espace entre la «partie» et la «B» devait être supprimé. Après que le plaignant eut renommé la partie B, elle a été ajoutée au dossier de proposition. Cependant, lorsqu'il a essayé de télécharger le fichier, la connexion a expiré. Le plaignant s’est de nouveau connecté à 17 h 09 h 06, heure de Bruxelles. À ce moment-là, cependant, l'appel avait été fermé et il n'était plus possible de télécharger la partie B.

Malgré le fait que le plaignant savait que des problèmes étaient survenus avec le nom de fichier de la partie B et que les tentatives successives de téléchargement étaient restées infructueuses, il n'a contacté le service d'assistance EPSS qu'à 16 h 50. Le plaignant s'est ainsi placé dans une situation qui ne lui permettait pas de remédier rapidement à toute difficulté potentielle qui aurait pu surgir lors de la soumission de sa proposition si proche du délai. Par conséquent, la Commission ne pouvait pas justifier l’admission d’une proposition qui ne serait pas éligible en vertu de ses propres règles. Elle ne pourrait pas non plus justifier de faire une exception pour cette proposition alors que, dans d'autres cas, elle a toujours appliqué les règles d'éligibilité avec la même rigueur.

1.3 Le plaignant n'a pas présenté d'observations sur l'avis de la Commission.

1.4 Le Médiateur souhaite tout d'abord rappeler le principe général de l'égalité de traitement des demandeurs de subventions (18). Ce principe implique i) que tous les demandeurs ont le même devoir de diligence dans l’élaboration et la présentation de leurs propositions (19), ii) que les propositions sont évaluées, que les critères de recevabilité doivent être appliqués de manière objective et uniforme à tous les demandeurs (20), et iii) une obligation de transparence (21), ce qui signifie, entre autres, que les critères de recevabilité et d’attribution énoncés dans un appel à propositions ou dans un document auquel l’appel fait référence doivent être formulés de manière à permettre à tous les demandeurs raisonnablement informés et normalement diligents de les interpréter de la même manière (22). Dans ce contexte, les dispositions de l’appel ou d’un document auquel l’appel fait référence et qui est mis à la disposition du public par les candidats potentiels, concernant le moment et la manière dont les propositions doivent être soumises, sont particulièrement importantes. Ces dispositions ont une incidence sur l'élaboration et la formulation des propositions et sont substantiellement pertinentes au regard de l'intérêt communautaire important de donner aux candidats la possibilité de se livrer concurrence sur un pied d'égalité. Par conséquent, lors de l’examen par le pouvoir adjudicateur des propositions qui lui sont soumises, il convient de tenir dûment compte du contenu de ces dispositions, au moins dans la mesure où leur contenu, ou leur application dans des circonstances particulières, ne viole pas des règles juridiques impératives ou des principes de bonne administration.

1.5 En ce qui concerne la présente affaire, le Médiateur note que le point 6 de l'appel à propositions prévoyait que "les propositions (...) doivent parvenir à la Commission au plus tard à la date de clôture et à l'heure spécifiées dans l'appel concerné. Les propositions d'actions indirectes de RDT arrivant après cette date et cette heure seront exclues." Conformément au point 6 de l'annexe 2 de l'appel à propositions, la date de clôture pour la soumission des propositions était le 9 novembre 2005 à 17 heures (heure de Bruxelles).

En outre, la Médiatrice note également que, conformément au point 4 de l’appel à propositions (23), la Commission a mis à la disposition des proposants potentiels le guide du proposant et le guide de l’utilisateur de l’EPT, qui contenaient des informations détaillées, étape par étape, sur la manière de soumettre une proposition. Le Guide à l'intention des proposants prévoyait que:

«[t]outes les échéances sont absolument fermes et strictement appliquées. (...) Il est rappelé aux proposants qu'il est de leur propre responsabilité de veiller à ce que leur proposition soit soumise en temps utile. Les propositions soumises à la Commission après la date limite ne sont pas éligibles à l'évaluation. Aucune circonstance atténuante ne sera prise en considération.»

Le point III.4 du guide prévoyait également que "[l]es propositions soumises électroniquement doivent être soumises au système EPSS avant la date limite de l ' appel, date à laquelle l ' accès à l ' EPSS pour cet appel se terminera. "Enfin, le Médiateur note que le guide de l ' utilisateur de l ' EPT comprenait 25 pages exposant de manière claire et systématique les étapes pertinentes à suivre lors de la soumission d ' une proposition. En particulier, la table des matières contenait, sous le titre "ÉDITEUR PROPOSAL", une section intitulée "PARTIE B" dans laquelle il était clairement indiqué que "[l]e nom de fichier de la partie B ne devrait pas contenir de caractères ou d'espaces spéciaux. Il ne peut contenir que des lettres latines (a-z), des chiffres (0-9), le trait de soulignement (_), le tiret (-) et le caractère point (.).

1.6 En ce qui concerne l'argument avancé par le plaignant au point i) ci-dessus, selon lequel la nécessité de supprimer l'espacement dans le titre du dossier de proposition n'était pas apparue dans le message d'erreur lors de la sauvegarde du dossier dans EPSS, le Médiateur souligne tout d'abord que la section pertinente du guide de l'utilisateur de l'EPT prévoyait clairement que "[l]e nom de fichier de la partie B ne devrait pas contenir de caractères ou d'espaces spéciaux"(soulignement ajouté) et énonçait les caractères autorisés. En outre, le Médiateur note que, comme indiqué dans l'avis de la Commission sur la présente plainte, le système de validation EPSS, pour lequel aucun problème fonctionnel n'a été signalé pour la période au cours de laquelle le plaignant a tenté de soumettre la proposition, a envoyé à plusieurs reprises au plaignant le message suivant, en réponse à sa tentative infructueuse de télécharger la partie B de sa proposition: "Caractère non valide ' ' pour nom de fichier. Le nom de fichier ne doit contenir que des caractères: a-z, A-Z, 0-9, '.', '-' et '_'» . Le plaignant n’a formulé aucune observation contestant l’exactitude factuelle de la déclaration ci-dessus. Le Médiateur estime que le message qui précède a été assez clair, d'autant plus à la lumière des informations fournies au préalable dans le Guide du proposant. La Médiatrice note également que la Commission a mis en place un service d’assistance qui, une fois contacté par le plaignant, l’a rapidement conseillé sur la manière de résoudre le problème, mais que le plaignant a contacté le service d’assistance de l’EPSS seulement dix minutes avant l’expiration du délai de soumission des propositions. Par conséquent, le Médiateur estime que le premier argument du plaignant à l'appui de son allégation ne saurait être accueilli.

1.7 En ce qui concerne l'argument du plaignant (ii), selon lequel la Commission n'aurait pas dû être aussi rigide dans sa décision sur la recevabilité des propositions alors que les proposants avaient rencontré de véritables problèmes lors du téléchargement des dossiers, le Médiateur rappelle les principes et exigences visés au point 1.4 de la présente décision. Par conséquent, lors de l’examen de la recevabilité des propositions, la Commission a dû se conformer aux dispositions de l’appel et aux guides auxquels le point 4 de l’appel faisait référence en ce qui concerne le délai et la manière de soumettre les propositions. En outre, il n’a pas été soutenu, d’une manière spécifique, ni démontré que le contenu de ces dispositions, ou leur application dans les circonstances particulières, violait des règles juridiques impérieuses ou des principes de bonne administration. Pour ces raisons, l'argument du plaignant ne peut être retenu.

1.8 Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur estime que l'allégation du plaignant selon laquelle la Commission aurait rejeté à tort sa proposition n'est pas étayée.

2 Conclusion

Sur la base de l'enquête menée par le Médiateur dans cette affaire, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Décision no 1513/2002/CE du Parlement européen et du Conseil, du 27 juin 2002, relative au sixième programme-cadre de la Communauté européenne pour des actions de recherche, de développement technologique et de démonstration contribuant à la réalisation de l’Espace européen de la recherche et à l’innovation (2002-2006) (JO 2002, L 232, p. 1).

(2) Appels à propositions pour des actions indirectes de RDT dans le cadre du programme spécifique de recherche, de développement technologique et de démonstration: Intégrer et renforcer l'Espace européen de la recherche - Domaine thématique prioritaire Sciences de la vie, génomique et biotechnologie pour la santé (JO 2005, C 168, p. 54).

(3) L’EPSS est un système mis à disposition par la Commission pour la préparation et la soumission électroniques des propositions au titre du 6e PC (source: http://cordis.europa.eu/fp6/stepbystep/electronics.htm).

(4) Le guide à l’intention des proposants est disponible sur le site web suivant, sur le domaine Europa: http://cordis.europa.eu/lifescihealth - sous "Appels" / "FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7".

(5) Cette application est disponible sur le site web de Cordis (http://www.cordis.lu/fp6).

(6) Le Guide de l'utilisateur de l'outil de proposition électronique hors ligne est disponible sur le site Web de Cordis.

(7) Dans le cas d’une préparation hors ligne, l’EPSS n’a pas été en mesure de suivre la proposition étape par étape comme elle le pourrait dans le cas d’une préparation en ligne. Cela s'explique par le fait que l'application s'exécutait sur le matériel local de l'utilisateur sans avoir besoin d'une connexion en ligne. En l’espèce, le service d’assistance EPSS n’a pu suivre que la phase de soumission en ligne enregistrée dans l’historique du journal EPSS de la proposition.

(8) Règlement (CE) n° 2321/2002 du Parlement européen et du Conseil du 16 décembre 2002 relatif aux règles de participation des entreprises, des centres de recherche et des universités et aux règles de diffusion des résultats de la recherche pour la mise en œuvre du sixième programme-cadre de la Communauté européenne (2002-2006) (JO L 355, p. 23).

(9) Dans l’appel, l’adresse postale de la Commission (Commission européenne, The FP6 Information Desk, Direction générale RTD, B-1049 Bruxelles) et l’adresse internet de CORDIS (http://fp6.cordis.lu/lifescihealth/calls.cfm) ont été fournies.

(10) Appels à propositions pour des actions indirectes de RDT dans le cadre du programme spécifique de recherche, de développement technologique et de démonstration: Intégrer et renforcer l’Espace européen de la recherche – Domaine thématique prioritaire Sciences de la vie, génomique et biotechnologie pour la santé (JO 2005, C 168, p. 54).

(11) L'EPSS est un système mis à disposition par la Commission pour la préparation et la soumission électroniques des propositions au titre du 6e PC (source: http://cordis.europa.eu/fp6/stepbystep/electronics.htm).

(12) Sur le même point, il a également été mentionné que les guides, ainsi que d'autres informations relatives à l'appel, pouvaient être obtenus auprès de la Commission soit par courrier, soit via le site web de CORDIS. Dans l’appel, l’adresse postale de la Commission (Commission européenne, The FP6 Information Desk, Direction générale RTD, B-1049 Bruxelles) et l’adresse internet de CORDIS (http://fp6.cordis.lu/lifescihealth/calls.cfm) ont été fournies.

(13) Le guide à l'intention des proposants est disponible sur le site web suivant sur le domaine Europa: http://cordis.europa.eu/lifescihealth - sous "Appels" / "FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7".

(14) Le guide de l'utilisateur de l'outil de proposition électronique hors ligne était disponible sur le site web de Cordis.

(15) Le point 6 de l'appel à propositions prévoyait que les "[p]ropositions (...) doivent parvenir à la Commission au plus tard à la date de clôture et à l'heure spécifiées dans l'appel concerné. Les propositions d'actions indirectes de RDT arrivant après cette date et cette heure seront exclues.

«[t]outes les échéances sont absolument fermes et strictement appliquées. Les propositions doivent être reçues avant ou à la date limite indiquée dans l’appel à propositions. Il est rappelé aux proposants qu'il est de leur propre responsabilité de veiller à ce que leur proposition soit soumise en temps opportun. Les propositions soumises à la Commission après la date limite ne sont pas éligibles à l'évaluation. Aucune circonstance atténuante ne sera prise en considération.»

Le point III.4 du guide du proposant prévoyait que "[l]es propositions soumises électroniquement doivent être soumises au système EPSS avant la date limite de l ' appel, date à laquelle l ' accès à l ' EPSS pour cet appel sera fermé ".

(16) Tant à la page 4 qu'au point III.4 du Guide du proposant, il a été rappelé aux proposants qu'il leur incombait de veiller à ce que leur proposition soit soumise en temps utile. Il a également été rappelé aux proposants que «[s]i [ils] attendent trop près de la fin de l’appel pour commencer à télécharger [leur] proposition, il y a une forte probabilité [qu’ils] ne seront pas en mesure de soumettre à temps».

(17) Selon le point III.3 du Guide du proposant, "[l]es erreurs découvertes dans les propositions soumises par l ' EPSS (...) peuvent être rectifiées en soumettant simplement une version corrigée. Tant que l'appel n'est pas encore clôturé, la nouvelle soumission écrasera la précédente". En outre, le point V prévoyait ce qui suit:

«[i]l a été vivement conseillé de soumettre une première version d’une proposition bien avant la date limite (c’est-à-dire au moins plusieurs jours avant), puis de continuer à l’améliorer avec des soumissions régulières, de sorte qu’en cas de problèmes techniques ou autres proches de la date limite, une version valable ait déjà été soumise.»

(18) Article 109 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil, du 25 juin 2002, portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 248, p. 1): «1. L'octroi de subventions est soumis aux principes de transparence et d'égalité de traitement." Voir également l'affaire C-57/01, Makedoniki Metro et Mikhaniki, Rec. 2003, p. I-1091, point 69 (concernant les offres).

(19) Voir l'affaire T-19/95, Adia Interim/Commission, Rec. 1996, p. II-321, point 47 (concernant les procédures d'appel d'offres).

(20) Voir l'affaire C-448/01, Evn et Wienstrom, Rec. 2003, p. I-14527, point 48 (faisant référence aux critères d'attribution dans les procédures d'appel d'offres).

(21) Arrêt Evn et Wienstrom, précité, point 48.

(22) Voir l'affaire C-19/00, SIAC Construction, Rec. 2001, p. I-7725, point 42 (concernant les procédures d'appel d'offres).

(23) Le point 4 de l'appel à propositions prévoit ce qui suit: "La Commission met à la disposition des proposants des guides relatifs aux appels qui contiennent des informations sur la préparation et la soumission d'une proposition d'action indirecte de RDT. La Commission met également à disposition des lignes directrices sur les procédures d’évaluation et de sélection des propositions (...)».