Strasbourg, le 4 décembre 2007

Monsieur,

Le 31 août 2005, agissant au nom de la société T., vous m'avez présenté, en ma qualité de Médiateur européen, une plainte dirigée contre la Commission européenne. La plainte concernait la décision de la Commission du 13 juin 2005 par laquelle un certain nombre de dépenses encourues par la société dans le cadre d'un contrat conclu avec la Commission pour la réalisation d'un projet ont été considérées comme inéligibles à l'aide financière communautaire.

J'ai transmis votre plainte au président de la Commission le 8 novembre 2005 en l'invitant à présenter un avis avant le 28 février 2006.

Le 7 mars 2006, compte tenu de difficultés survenues au cours de la procédure de consultation interne et de la nécessité de mener des discussions politiques, la Commission a demandé que le délai imparti pour présenter son avis soit prolongé jusqu'au 31 mars 2006. Par lettre du 15 mars 2006, j'ai accédé à cette demande. Le 6 avril 2006, la Commission a sollicité une nouvelle prolongation d'un mois. Par lettre du 11 avril 2006, j'ai accordé une prolongation jusqu'au 30 avril 2006.

Le 7 avril 2006, votre assistant a contacté mes services par téléphone en vue d'obtenir des informations sur les derniers développements intervenus dans ce dossier et de fournir un complément d'information. Il a été informé des prolongations qui avaient été accordées à la Commission.

Le 12 mai 2006, la Commission a regretté de ne pas avoir encore transmis son avis au Médiateur et m'a informé qu'elle ferait son possible pour envoyer sa réponse dans les deux semaines suivantes. Dans ma lettre du 22 mai 2006 à la Commission, j'ai noté avec regret qu'elle n'avait pas respecté le délai prolongé du 30 avril 2006 et souligné que ce point serait porté au dossier. Dans une autre lettre du 9 juin 2006, la Commission a exprimé à nouveau ses regrets pour le retard pris dans cette affaire, m'informant qu'elle allait faire son possible pour me communiquer son avis au plus vite. Par lettre du 16 juin 2006, j'ai regretté que la Commission n'ait pas respecté le délai imparti et l'ai informée que ce point serait porté au dossier.

Le 20 juin 2006, la Commission a présenté son avis en anglais. Le 4 juillet 2006, elle a envoyé une traduction de son avis que je vous ai transmise le 12 juillet 2006 en vous invitant à formuler des observations. Dans ma lettre, je vous ai informé des différentes demandes de prolongation de délai introduites par la Commission.

Le 5 septembre 2006, agissant au nom de T., vous avez envoyé vos observations sur l'avis de la Commission. Les 8 et 18 décembre 2006, votre assistant a transmis les mêmes observations dont mes services ont accusé réception le 19 décembre 2006.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête.

LA PLAINTE

Contexte

Le plaignant a agi au nom de la société T. En 1999, cette société ainsi que deux autres sociétés et deux organismes publics(1) ont conclu un accord avec la direction générale de l'énergie et des transports de la Commission européenne (ci-après dénommée «DG TREN»). Il s'agissait du contrat (...) pour les activités communautaires dans le cadre du programme spécifique (...) (ci-après dénommé «le contrat»). Le contrat visait la mise en œuvre par les cinq contractants du projet intitulé (...) (ci-après dénommé «le projet S.»).

Le projet avait pour objectif de démontrer la viabilité technique et financière des systèmes (...). Il comprenait l'installation de (...) systèmes dans les locaux d'institutions publiques et privées (dénommées les bénéficiaires ou «maîtres d'ouvrages») en (...) et en (...).

La durée du projet était de trente-six mois(2). T. était non seulement l'un des contractants, mais aussi le coordonnateur général du projet et l'intermédiaire entre les contractants et la Commission.

En vertu du contrat (...), le projet devait être financé en partie par la Commission au travers du cinquième programme-cadre de la Communauté pour des actions de recherche , de développement technologique et de démonstration pour la période 1998-2002 (ci-après dénommé «le cinquième programme-cadre»). L'aide financière communautaire devait être versée à T.

T. était responsable de deux installations dans (...) et (...). T. a conclu avec (...) et (...) des accords individuels(3) dans lesquels (...) et (...) ont été désignés comme les maîtres d'ouvrages publics.

Pour chaque bâtiment, des superviseurs locaux du projet ou «maîtres d'œuvre» étaient chargés de surveiller les travaux réalisés par les sociétés sélectionnées.

La plainte

Le plaignant a expliqué que, comme cela a été clairement décrit dans le programme de travail du projet(4), et afin de respecter le code des marchés publics (...) en matière de transparence, les maîtres d'œuvre qui ont surveillé les travaux et les sociétés effectuant les travaux (par exemple les fournisseurs), ont directement imputé les coûts de l'installation des équipements (...) aux maîtres d'ouvrages. Ils leur ont donc transmis directement leurs factures au lieu de les adresser au contractant et coordonnateur du projet, à savoir T. Ultérieurement, ces dépenses devaient être officiellement inscrites sous la rubrique «sous-traitance» dans le relevé final des coûts présenté par T. à la Commission.

Le plaignant a estimé que la décision de la Commission du 13 juin 2005, par laquelle elle a refusé de reconnaître des factures justificatives concernant des dépenses importantes liées au projet, a lésé les maîtres d'ouvrages qui s'étaient engagés dans les opérations de démonstration (...) prévues. T. a prétendu que ces factures correspondaient bien à l'objet du contrat et qu'elles étaient très aisément contrôlables. Le plaignant a estimé que l'argument de la Commission selon lequel les factures justificatives auraient dû être enregistrées dans la comptabilité de T. était incompatible avec le code des marchés publics (...) et que seul un artifice comptable aurait permis à T. de respecter la règle que la Commission lui oppose depuis 2004. Il a estimé que la Commission avait traité T. avec rigidité et de manière injustifiée alors que la société avait respecté les engagements techniques du contrat. Le plaignant a également souligné que, malgré une réduction du nombre d'installations réalisées, le projet avait été mené à bien.

Le plaignant a joint à sa plainte une copie de la correspondance entre T. et la Commission, ainsi que des extraits de l'annexe IB (Description of work)(5). Il a également inclus une copie de la correspondance entre T. et (...) et (...), ainsi que de la «convention S» conclue entre T. et (...)(6).

Selon cette correspondance, le 11 octobre 2004, T. a fourni à la Commission un complément d'information sur le relevé final des coûts précédemment transmis par la société. Toutefois, par lettre du 31 janvier 2005, le chef d'unité compétent de la DG TREN a informé T. qu'après avoir procédé à un examen approfondi des relevés, la Commission avait identifié plusieurs erreurs et méprises qui devaient être corrigées. La Commission a accordé un mois à la société afin de fournir les informations demandées. À défaut, le contrat risquait d'être clôturé et seul le remboursement des coûts dûment attestés serait envisagé. La Commission a rappelé à T. que l'institution pouvait exiger le remboursement de tout indu et l'a invitée à en informer les autres contractants.

La Commission a notamment évoqué les relevés de coûts présentés par T. en ce qui concerne les travaux menés pendant les périodes comprises entre i) le 1 er novembre 2000 et le 31 décembre 2002 et ii) le 1 er mai 2003 et le 31 octobre 2003. S'agissant de la partie «sous-traitance», la Commission a souligné que chaque contractant devait présenter ses propres coûts et qu'un contractant ne pouvait agir à la fois en tant que contractant et sous-traitant. Elle a également insisté sur le fait que seules les factures faisant référence au projet, transmises par les sous-traitants à T. et ayant déjà été payées par cette dernière pouvaient figurer sous la rubrique sous-traitance et être remboursées. À cet égard, la Commission a évoqué les articles 5 et 23 de l'annexe II du contrat(7). Elle a rappelé que la fonctionnaire compétente de la DG TREN avait déjà abordé ces points dans ses courriels des 26 février et 27 juillet 2004(8).

Dans une lettre datée du 11 mars 2005, T. a souligné que les difficultés comptables et contractuelles auxquelles elle se heurtait étaient en particulier dues au fait que le contrat accepté en toute bonne foi en 1999 comportait des clauses contradictoires. T. a expliqué que la procédure employée en matière de commande des travaux et de facturation de chaque maître d'ouvrage était décrite précisément à l'annexe IB(9) du contrat. T. a précisé que les maîtres d'ouvrage n'étaient ni des contractants ni des sous-contractants au sens de l'annexe II (General conditions) du contrat. T. a relevé que, comme elle l'a expliqué à la page 8 de l'annexe IB du contrat, les dépenses placées dans le chapitre «sous-traitance» n'étaient pas réellement des dépenses de sous-traitance puisque la facture de chaque installation ne serait pas payée par un contractant (T.). Elle a ajouté que cette procédure avait été dûment expliquée et justifiée.

T. a porté ces dépenses au chapitre «sous-traitance» simplement dans le but de respecter les règles de transparence en matière d'appels d'offres prévues par le code (...) des marchés publics qui s'appliquaient indépendamment du financement de la Commission. T. a indiqué que, lors des phases de négociation du contrat, elle avait fourni à la Commission la lettre signée de chacun des 9 sites initiaux (propriétaires des locaux destinés à accueillir les installations), dont (...) et (...). Dans cette lettre, (...) et (...) se sont notamment engagés à trouver les compléments financiers nécessaires. Sur la base du contrat, T. a rappelé qu'elle avait établi des conventions avec chacun des deux bénéficiaires. Eu égard à ce qui précède, T. a estimé que, sur un plan pratique, elle avait respecté le programme de travail annexé au contrat(10), en dépit de la réduction de 9 à 2 installations.

Sur un plan financier, T. a reconnu dans la même lettre que, même s'il aurait été possible de respecter à la lettre les conditions générales figurant à l'annexe II du contrat en faisant transiter les factures incriminées par la comptabilité de T. ou d'un autre contractant, cette possibilité n'a pas été mise à profit. Elle a ajouté que, premièrement, aucune remarque sur ce point ne lui était parvenue de la Commission en cours de projet et que les deux messages de rappel de la fonctionnaire compétente dataient de 2004, soit plusieurs mois après la clôture du projet. Deuxièmement, elle a également expliqué que, selon l'annexe II du contrat, les montants de sous-traitance ne devaient pas excéder 20% du montant total relatif au contractant concerné. Or, les factures incriminées sont les factures de réalisation des installations, c'est-à-dire des montants qui dépassent largement ces 20%. T. a également prétendu que la Commission avait préalablement examiné et finalement accepté le montant total du poste «sous-traitance» (1 717 511 euros) du contrat initial, poste qui, de l'avis de T., était très important par rapport au montant total du projet (1 999 868 euros). Il était donc difficile de comprendre pourquoi la Commission remettait en cause cet aspect de la sous-traitance et avait changé sa position après la fin des travaux engagés sur ces bases, acceptées et signées par tous. À l'appui de ses arguments, T. a également cité un précédent contrat sur des bases semblables qui avait été audité par une autre fonctionnaire de la Commission qui avait conclu à son règlement sans difficultés. Enfin, T. a déclaré souhaiter un règlement rapide de ce différend avec la Commission et rencontrer les services responsables afin de donner des explications complémentaires.

Par lettre du 13 juin 2005, le chef d'unité compétent a informé T. que les procédures concernant le paiement final de la participation de la Commission au projet S avaient été entamées(11) et que le paiement serait accordé à T. en trois tranches. Toutefois, nonobstant les commentaires de T. du 11 mars 2005, la Commission n'était pas encore disposée à considérer les coûts de sous-traitance litigieux comme éligibles dans le cadre du contrat. Le chef d'unité compétent a indiqué que, selon les principes généraux figurant à l'annexe II, article 22, paragraphe 1, du contrat, les coûts éligibles devaient être enregistrés dans la comptabilité au plus tard à la date d'achèvement du contrat. Plusieurs factures présentées à la Commission n'avaient pas été adressées à T. et ne figuraient donc pas dans sa comptabilité. Par conséquent, elles ne pouvaient être considérées comme des coûts éligibles. Toute réclamation devait être notifiée à la Commission par écrit et sous pli recommandé dans un délai d'un mois à compter de la réception de la lettre. Cette communication devait comporter une justification en bonne et due forme de la réclamation et inclure des documents justificatifs. En l'absence de ces éléments, le projet serait officiellement clôturé et aucun autre coût ne pourrait être remboursé.

La lettre de la Commission du 13 juin 2005 incluait une copie des tableaux financiers finaux. Selon cette lettre, la Commission avait refusé tous les coûts de sous-traitance présentés par T. Étant donné que les factures des sous-traitants n'avaient pas été adressées à T.(12), il était manifeste qu'aucun coût n'avait en fait été pris en compte par la société et enregistré dans ses comptes. Par conséquent, la Commission a conclu que, d'un point de vue financier et contractuel, il était impossible de considérer ces coûts comme éligibles. De surcroît, la Commission a souligné qu'il n'était pas toujours facile de distinguer les montants qui avaient été imputés sur le contrat ou les raisons pour lesquelles ils l'avaient été.

Après avoir reçu la lettre de la Commission du 13 juin 2005, l'assistant du plaignant a tenté de contacter par téléphone le fonctionnaire de la Commission compétent (à l'époque). Par courriel du 29 juin 2005, il a demandé une réunion en vue de clarifier la situation. Il a proposé plusieurs dates, même après l'expiration du délai d'un mois fixé par la Commission dans sa lettre du 13 juin 2005 pour la communication de documents complémentaires. Par courriel du 7 juillet 2005, la fonctionnaire compétente a expliqué à l'assistant du plaignant que, bien que sa demande de rendez-vous ait bien été transmise au chef d'unité compétent, ce dernier regrettait de ne pouvoir donner suite à sa requête. Comme stipulé dans la lettre de la Commission du 13 juin 2005, toute réclamation devait se faire par écrit et être accompagnée des documents justificatifs. Le courriel précisait qu'il était impossible de comptabiliser comme «coûts éligibles» des frais qui n'avaient pas été facturés au contractant. De plus, le problème de ce dossier étant essentiellement de nature comptable et administrative, les services de la Commission n'étaient pas en mesure d'intervenir davantage. T. a été informée que le délai d'un mois pour introduire une réclamation avait toutefois été exceptionnellement décalé de dix jours, c'est-à-dire au 23 juillet 2005.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant prétend, en résumé, que la Commission :

1. avait agi de manière peu raisonnable en ne permettant pas au plaignant de rencontrer ses services afin d'expliquer sa position au sujet des dépenses en question, comme il l'avait officiellement demandé le 11 mars 2005 et le 29 juin 2005 ; et
2. avait fait preuve d'une rigidité excessive dans son approche à l'égard des dépenses éligibles au contrat.

Il a demandé que, dans l'intérêt de la recherche et du développement en matière de (...), la Commission réexamine sa position sur les dépenses éligibles au titre du contrat concerné.

Information complémentaire

Lors d'un entretien téléphonique avec les services du Médiateur, l'assistant du plaignant a souligné qu'il souhaitait trouver une solution amiable à ce problème et rencontrer les services de la Commission afin de discuter de cette affaire. Il a expliqué qu'il avait été récemment informé du départ du fonctionnaire précédemment chargé de son dossier au sein de la Commission, c'est-à-dire le fonctionnaire qui avait refusé de le rencontrer, et de son remplacement par un fonctionnaire qui était apparemment disposé à rencontrer les représentants de T. en vue d'un règlement amiable.

L'ENQUÊTE

L’avis de la Commission
Contexte

Dans son avis, la Commission a tout d'abord précisé que seules deux installations sur les neuf initialement prévues par le contrat avaient été construites en (...) sous la coordination de T.(13).

Dans la mesure où les coûts éligibles initialement prévus n'ont pas été tous engagés, la contribution de la Commission a été sensiblement réduite. Elle l'a encore été davantage en raison des coûts non éligibles «de sous-traitance» présentés par T. et du rejet ultérieur de ces «coûts de sous-traitance» par la Commission. Cette dernière a précisé que seuls des montants insignifiants autres que les coûts de sous-traitance avaient été refusés. Elle a ajouté que le problème dans le cas d'espèce n'est pas la reconnaissance ou non du travail effectué par le contractant concerné ou l'incapacité à réaliser le projet, mais la non-reconnaissance des factures présentées par T.

Selon les données financières figurant dans l'avis de la Commission(14), T. a présenté trois relevés de coûts : i) le relevé de coûts n° 1, pour la période comprise entre le 1 er novembre 2000 et le 31 décembre 2002, reçu par la Commission le 7 août 2003 ; ii) le relevé de coûts n° 2, pour la période comprise entre le 1 er janvier et le 30 avril 2003, reçu le 17 septembre 2003, et iii) le relevé de coûts final, pour la période comprise entre le 1 er mai et le 31 octobre 2003, reçu par la Commission le 25 juin 2004. En 2005, la Commission a effectué un paiement total de 23 807,86 euros(15) excluant une avance versée en 2002. Tous les coûts de sous-traitance réclamés par T. dans les trois relevés de coûts ont été considérés inéligibles à imputer sur le contrat et n'ont pas été acceptés par la Commission.

Dans son avis, la Commission a inclus des copies i) du contrat et de ses annexes, ii) de deux factures litigieuses présentées par T.(16), iii) des courriels adressés par la Commission à T. les 26 février et 27 juillet 2004, iv) d'une lettre non datée envoyée par la Commission à l'ensemble des contractants afin de les inviter à présenter les rapports techniques et financiers finaux(17), v) de la lettre de la Commission du 31 janvier 2005, vi) du courriel de la Commission à T. daté du 7 juillet 2007, vii) des agréments techniques, et viii) de la lettre de la Commission à T. du 13 juin 2005.

Attitude peu raisonnable en ce qui concerne la rencontre demandée avec les services de la Commission

La Commission a expliqué que, lorsqu'ils ont reçu le premier relevé de coûts de T. le 7 août 2003, les services de la Commission ont informé la société de la position de l'institution au sujet de l'éligibilité des coûts par les courriels du 26 février 2004 et du 27 juillet 2004. La Commission a exprimé des regrets pour le retard avec lequel la société avait reçu cette information.

La Commission a souligné que ses services avaient toujours respecté le droit de T. de présenter ses arguments à condition toutefois de les soumettre par écrit accompagnés des documents justificatifs. Elle a ajouté que la société en avait été dûment informée. Selon la Commission, les factures certifiant certaines transactions sont valables une fois qu'elles ont été délivrées mais, présentées sous la forme sous laquelle avaient été présentées les factures de T., elles n'étaient pas acceptables.

En conséquence, la Commission a estimé qu'il n'existait aucune possibilité d'ajustement en ce qui concerne les factures présentées. Elle ne pouvait réexaminer sa position que si le contractant présentait des factures correctes. Les services compétents de la Commission ont donc précisé au plaignant par écrit, dans un courriel du 27 juillet 2004, la nécessité de disposer de documents justificatifs. La Commission a expliqué qu'elle n'avait jamais privé T. de la possibilité de présenter ses observations, mais qu'elle avait seulement exigé de sa part qu'elle fournisse les documents appropriés. Dans un autre courriel du 7 juillet 2005, T. a été explicitement invitée à appuyer ses arguments par des documents justificatifs. Cette condition n'a jamais été satisfaite. La Commission a souligné qu'elle n'avait jamais refusé à T. le droit de présenter d'autres documents.

Enfin, la Commission n'était pas d'accord avec l'argument du plaignant selon lequel il était impossible à T. de se plier aux exigences comptables de la Commission dans la mesure où elles sont incompatibles avec le code des marchés publics (...) et elle a vigoureusement rejeté l'affirmation selon laquelle la Commission aurait incité T. à opter pour une pratique comptable «à la limite de la légalité». Elle a souligné que les principes comptables appliqués dans le présent cas étaient appropriés.

Rigidité excessive dans l'approche à l'égard des dépenses éligibles

La Commission a rejeté l'allégation du plaignant selon laquelle elle avait fait preuve d'une rigidité excessive dans son approche à l'égard des dépenses éligibles au contrat.

Elle a tout d'abord expliqué que ce contrat conclu dans le cadre du cinquième programme-cadre était un contrat à frais partagés, ce qui signifie que la Communauté rembourse au contractant un pourcentage spécifique des coûts effectivement engagés. Elle a relevé que, conformément à l'article 109 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes(18), la contribution financière de la Communauté ne peut donner lieu à profit pour le contractant.

La Commission a expliqué que, en vertu de l'annexe II, article 5, paragraphe 1, du contrat, «les contractants peuvent conclure des sous-contrats, si cela s'avère nécessaire à la réalisation de leurs travaux» et que l'article 5, paragraphe 1, point a), deuxième paragraphe, prévoit des limites au delà desquelles une autorisation écrite préalable de la Commission est requise pour que le contractant puisse conclure un sous-contrat. La Commission a également souligné que l'annexe II, article 5, paragraphe 2, du contrat prévoit que «le contractant veille à ce que tous les sous-contrats prévoient l'obligation, pour les sous-contractants, de remettre des factures faisant référence au projet et de fournir une description détaillée des tâches ou fournitures concernées».

La Commission a également expliqué que, en cas de sous-contrats, le contractant reçoit des factures de parties tierces. Ces factures sont ensuite présentées à la Commission comme des coûts du contractant. La Commission examine soigneusement toutes les factures de sous-contrats afin d'éviter que les contributions financières communautaires ne soient abusivement transférées à des parties tierces n'ayant été ni évaluées ni choisies dans le cadre de la procédure de sélection visant à l'octroi d'une subvention. La Commission a insisté sur le fait qu'elle ne pouvait rembourser des coûts qui n'avaient pas été encourus par le contractant ni des coûts ne figurant pas dans ses comptes.

En ce qui concerne l'allégation du plaignant selon laquelle il avait informé la Commission de sa méthode de travail dès le moment où il a présenté son projet et que celle-ci ne lui avait jamais expliqué que la méthode de travail proposée n'était pas compatible avec les clauses du contrat, la Commission a tenu à souligner que, dans son «project work plan» annexé au contrat, le plaignant indiquait simplement qu'il avait opté pour la sous-traitance. Dans la mesure où les coûts de sous-traitance sont éligibles en vertu de l'annexe II du contrat, les services de la Commission ont estimé qu'ils n'avaient aucune raison d'émettre des observations sur cette méthode de travail ni même de soupçonner une mauvaise compréhension des modalités du contrat par le plaignant.

En particulier, la Commission a relevé que, dans la mesure où le plaignant avait soumis les factures de sous-traitants adressées à des sous-traitants sans aucune référence au projet, T. n'avait pas respecté les exigences de l'annexe II, article 5, selon lesquelles les factures doivent être adressées au contractant et contenir une référence au projet. En conséquence, la Commission a maintenu que les coûts en question n'avaient pas été jugés éligibles. Elle a souligné que, dans un cas particulier(19), T. avait réclamé deux fois ses frais en présentant sa propre facture dont elle attendait le paiement par une autre société.

Compte tenu de ce qui précède, notamment de la nécessité de veiller à la bonne exécution du budget des Communautés, la Commission n'a pas considéré qu'elle ait fait preuve d'une rigidité excessive dans son approche, estimant plutôt qu'elle avait dûment appliqué les dispositions du contrat.

Conclusions

La Commission a reconnu que, conformément à la décision du Médiateur concernant la plainte 100/2004/GG(20), les cas de mauvaise administration «peuvent également concerner l'exécution d'obligations découlant de contrats conclus par les institutions ou les organes des Communautés». Cependant, elle a également souligné que, dans sa décision, le Médiateur avait relevé que la portée du réexamen auquel il peut procéder en pareil cas est limitée(21). La Commission a ajouté que, en vertu de la même décision et dans les affaires ayant trait aux litiges portant sur des contrats, il est justifié que le Médiateur limite son enquête à la question de savoir si l'institution ou l'organe communautaire lui a rendu compte de manière cohérente et raisonnable de la base juridique sur laquelle son action est fondée et de la raison pour laquelle il estime que son point de vue sur la situation contractuelle est justifié(22).

Sur la base de ces considérations, la Commission a estimé que sa décision de non-éligibilité des coûts avait été fondée sur les dispositions du contrat. Elle a également allégué avoir agi de manière diligente et raisonnable, examinant en détail les coûts de sous-traitance (et - dans le présent cas- de sous-sous-traitance). Les raisons de l'examen minutieux des coûts de sous-traitance ont été expliquées ci-dessus.

La Commission a ajouté que sa décision avait été communiquée à T. à plusieurs reprises et qu'elle avait été dûment motivée. En conséquence, elle a estimé qu'il était tout-à-fait raisonnable d'indiquer dans son dernier courrier électronique du 7 juillet 2005 que la Commission ne pourrait réexaminer sa position que sur présentation des documents justificatifs. Elle a également souligné que le contractant avait été explicitement invité à présenter ses arguments et répété qu'elle avait respecté le droit du contractant de présenter ses arguments, mais exigé de sa part qu'il le fasse par écrit et qu'il y joigne des documents justificatifs. La Commission a insisté sur le fait qu'elle n'avait jamais refusé à T. le droit de présenter d'autres documents susceptibles d'influencer sa décision quant à l'éligibilité des coûts.

En conséquence, la Commission a rejeté les deux allégations du plaignant.

Les observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant a reconnu qu'il avait bien compris l'argumentation très détaillée et précise de la Commission, contre laquelle il n'avait pas d'opposition de principe.

Toutefois, le plaignant a formulé plusieurs remarques au nom de T. Il a tout d'abord estimé que les professionnels du secteur (...) avaient encore besoin du soutien de la Commission en vue de développer cette technologie.

Le plaignant a également reconnu que, comme la Commission l'a affirmé dans son avis, elle ne peut pas rembourser des coûts qui n'ont été ni supportés ni mentionnés dans les comptes du contractant. En revanche, il a formulé deux remarques à cet égard.

Premièrement, il a expliqué que de nombreux projets européens avaient été réalisés, au cours des années 90, en complète contradiction avec cette phrase, dans le cadre de (...). T. ayant participé à ces projets, le programme de travail du projet S avait été rédigé selon la même logique.

Deuxièmement, le plaignant a déclaré que la procédure employée par T. était décrite en toutes lettres dans l'annexe IB, chapitre 2 («Project Work Plan»), page 8 du contrat. Selon cette description, les postes travaux apparaissent principalement dans les rubriques de sous-traitance. Ces opérations de sous-traitance sont totalement transparentes puisque l'ensemble des travaux et de la maîtrise d'œuvre donnent lieu à facturation aux différents maîtres d'ouvrage(23). De plus, le plaignant a expliqué que, comme décrit au chapitre 4 («Project Management») de la même annexe, page 25, au point «Travaux», après sélection, les entreprises réalisent les travaux sous contrôle du maître d'œuvre local. Elles facturent l'ensemble de leurs prestations à chaque maître d'ouvrage, auquel est versée directement la participation de la Commission(24). Eu égard à ce qui précède, le plaignant a précisé que les factures étaient adressées à chaque maître d'ouvrage, soulignant que les maîtres d'ouvrage n'étaient pas contractants. Il a également indiqué que T. n'était pas un maître d'ouvrage et affirmé que, puisque la Commission avait signé ce contrat et donc accepté ces procédures, la société ne pouvait prévoir que ces factures allaient être ensuite refusées.

Bien que le plaignant ait compris que la Commission souhaite éviter que les contributions financières communautaires ne soient abusivement transférées à des parties tierces n'ayant été ni évaluées ni choisies, il a souligné que T. n'était absolument pas dans cette situation puisque les parties tierces en question i) étaient des organismes publics ; ii) avaient fait des travaux visibles et contrôlables, en totale correspondance avec le projet et ses objectifs ; et iii) avaient choisi les entreprises sur appel d'offres, dans le cadre très strict des marchés publics de travaux.

Le plaignant a également contesté la déclaration quelque peu abusive de la Commission selon laquelle les factures proposées ne contenaient «aucune référence au projet». Même si, comme l'a reconnu le plaignant, la référence du contrat Commission-T. ne figurait pas sur les factures, on pouvait lire en toutes lettres «travaux de (type de travaux effectués par T.)» sur la facture destinée à (...) par exemple.

Le plaignant a contesté, selon la logique figurant dans le programme de travail, la déclaration de la Commission selon laquelle T. aurait réclamé deux fois ses frais en présentant sa propre facture.

Selon le plaignant, la seule solution pour que T. puisse démontrer sa bonne foi et les contradictions internes au contrat, serait d'intenter une action en justice. Or, il a indiqué que ce n'était ni dans les intentions de T., ni dans les moyens d'une PME.

Le plaignant a réitéré sa demande d'un minimum de compréhension dans l'application des règles qui soit en cohérence avec le contenu du contrat signé. Il a déclaré souhaiter une issue favorable à cette question.

LA DÉCISION

1 Attitude peu raisonnable de la Commission en ce qui concerne la rencontre demandée avec ses services

1.1 Le plaignant agit au nom de la société ci-après dénommée «T.». Il prétend que la Commission européenne a agi de manière peu raisonnable en ne permettant pas aux représentants de T. de rencontrer ses services afin d'expliquer sa position au sujet des dépenses éligibles au titre du contrat (...) pour les activités communautaires dans le cadre du programme spécifique (...) (ci-après dénommé «le contrat»), comme T. l'avait officiellement demandé le 11 mars et le 29 juin 2005.

Le 31 janvier 2005, la Commission a informé T. qu'elle avait identifié plusieurs erreurs et méprises dans le complément d'information sur le relevé des coûts final qui avait été transmis par la société le 11 octobre 2004 et lui a accordé un mois afin de fournir les informations demandées. À défaut, le contrat serait clôturé et seul le remboursement des coûts dûment attestés serait envisagé. Dans sa lettre du 11 mars 2005, l'assistant du plaignant a fourni des informations complémentaires à la Commission et exprimé le souhait de parvenir à un règlement rapide et de rencontrer les services de la Commission pour leur donner des explications complémentaires. La Commission a toutefois ignoré cette demande.

Après avoir reçu la lettre de la Commission du 13 juin 2005 par laquelle T. a été informée que certains coûts de sous-traitance ne seraient pas considérés comme éligibles, l'assistant du plaignant a tenté de contacter par téléphone le fonctionnaire compétent de la Commission. Le 29 juin 2005, il a envoyé un courriel aux services responsables de la Commission demandant une réunion afin de clarifier la situation en matière de sous-traitance et proposant plusieurs dates. Toutefois, par courriel du 7 juillet 2005 adressé au plaignant, le chef d'unité compétent a regretté de ne pouvoir donner suite à sa requête et indiqué que, comme expliqué dans la lettre de la Commission du 13 juin 2005(25), toute réclamation devait se faire par écrit et être accompagnée des documents justificatifs. La Commission a également informé T. que le délai d'un mois pour introduire une réclamation dont le plaignant avait été informé par la lettre de la Commission avait toutefois été exceptionnellement décalé de dix jours, c'est-à-dire au 23 juillet 2005.

1.2 Lors d'un entretien téléphonique avec les services du Médiateur, l'assistant du plaignant a souhaité trouver une solution amiable à ce problème et rencontrer les services de la Commission afin de discuter de cette affaire.

1.3 Dans son avis, la Commission explique que, après avoir reçu le premier relevé de coûts de T. le 7 août 2003, les services de la Commission ont informé la société de la position de l'institution par courriels du 26 février 2004 et du 27 juillet 2004. La Commission a exprimé des regrets pour le retard avec lequel T. avait reçu cette information.

La Commission souligne que ses services ont toujours respecté le droit du plaignant de présenter ses arguments à condition toutefois de les soumettre par écrit accompagnés des documents justificatifs. Par courriel du 27 juillet 2004, la Commission a informé T. en conséquence. En l'espèce, la Commission explique que les factures de T. n'étaient pas acceptables sous la forme sous laquelle elles ont été présentées. Elle estime donc qu'elle ne peut réexaminer sa position que si le contractant présente des factures correctes. La Commission soutient qu'elle n'a pas privé le plaignant de son droit de présenter d'autres documents.

La Commission estime que, sa décision ayant été communiquée au contractant à plusieurs reprises et dûment motivée, il était raisonnable d'indiquer dans son courriel du 7 juillet 2005 que la Commission ne pourrait réexaminer sa position que sur présentation des documents justificatifs (les factures correctes). Elle relève que le contractant a été explicitement invité à présenter ses arguments et à les appuyer par des documents justificatifs. Toutefois, cette condition n'a jamais été satisfaite par T.

1.4 Dans ses observations, le plaignant ne formule pas de commentaire supplémentaire sur ce point, mais déclare souhaiter une issue favorable à la question de la sous-traitance.

1.5 Le Médiateur rappelle que, selon l'article 12, paragraphe 1, du code européen de bonne pratique administrative :

«[l]e fonctionnaire est consciencieux, correct, courtois et abordable dans ses relations avec le public. Dans ses réponses à la correspondance, aux appels téléphoniques et aux courriers électroniques, le fonctionnaire s'efforce d'être aussi serviable que possible et il répond de manière aussi complète et exacte que possible aux questions posées».

1.6 Le Médiateur relève que, dans sa lettre du 13 juin 2005, il semble que la Commission n'ait pas spécifiquement répondu à la demande de rencontre formulée par T. le 11 mars 2005. Toutefois, dans cette lettre, la Commission a informé T. que toute contestation de sa décision d'exclure les coûts de sous-traitance des coûts éligibles dans le cadre du contrat devait lui être communiquée par écrit, sous pli recommandé, comporter une justification en bonne et due forme et inclure des documents justificatifs . En l'absence de ces éléments, le projet allait être officiellement clôturé . Le Médiateur note également que la Commission a accordé un délai d'un mois à T. pour contester sa décision du 13 juin 2005, délai qui avait été prolongé de dix jours le 7 juillet 2005.

1.7 Le Médiateur est d'avis que, compte tenu de la nature technique du litige, et en particulier étant donné qu'il portait, par essence, sur l'existence et la classification de documents, la position de la Commission selon laquelle il était approprié de traiter la question par écrit et non dans le cadre d'une rencontre semble raisonnable. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que la Commission a pris des mesures appropriées pour offrir à T. la possibilité de donner son avis sur les coûts de sous-traitance. Dans ces circonstances, le Médiateur conclut à l'absence de mauvaise administration en ce qui concerne ce grief.

2 L'allégation de rigidité excessive de la Commission dans son approche à l'égard des dépenses éligibles et la demande y afférente de réexamen de sa position

2.1 Le plaignant prétend que la Commission a fait preuve d'une rigidité excessive dans son approche à l'égard des dépenses éligibles au titre du contrat (...) et demande à la Commission de réexaminer sa position sur ce point.

2.2 Le plaignant a estimé que les factures présentées à la Commission correspondaient bien à l'objet du contrat et qu'elles étaient très aisément contrôlables. Il a expliqué que les maîtres d'œuvre et les sociétés effectuant les travaux ont directement imputé les coûts de l'installation des équipements (...) aux maîtres d'ouvrages. Ils ont donc transmis directement leurs factures aux maîtres d'ouvrages au lieu de les adresser à T. Ces dépenses ont été officiellement inscrites sous la rubrique «sous-traitance» dans le relevé des coûts final que T. a transmis à la Commission.

Le plaignant a évoqué l'argument de la Commission selon lequel, pour être éligibles, les factures auraient dû être enregistrées directement dans la comptabilité de T. À cet égard, le plaignant a estimé que l'enregistrement des factures dans la comptabilité de T. était incompatible avec le code des marchés publics (...) et que seul un artifice comptable aurait permis à la société de respecter cette disposition. Il a estimé que la Commission avait traité T. avec rigidité et de manière injustifiée alors que la société avait respecté les engagements techniques du contrat.

2.3 Le plaignant a également relevé qu'aucune remarque concernant la sous-traitance ne lui était parvenue de la Commission en cours de projet et que les deux messages de rappel des 26 février et 26 juillet 2004 dataient de plusieurs mois après la clôture du projet. Étant donné que la Commission avait préalablement examiné et finalement accepté le montant total du poste «sous-traitance» du contrat initial(26), poste qui était très important par rapport au montant total du projet(27), il était difficile de comprendre pourquoi la Commission avait ultérieurement changé de position.

2.4 Dans son avis, la Commission a tout d'abord précisé que sa contribution initiale au projet avait été sensiblement réduite, dans la mesure où la technologie en question n'avait pas donné des résultats très positifs et les coûts éligibles initialement prévus n'avaient pas tous été engagés. Sa contribution a été encore davantage réduite en raison de coûts non éligibles de sous-traitance présentés par T. Seuls des montants insignifiants autres que les coûts de sous-traitance ont été refusés.

2.5 La Commission a rejeté l'allégation du plaignant selon laquelle elle aurait fait preuve d'une rigidité excessive dans son approche à l'égard des dépenses éligibles au contrat.

Elle a expliqué que, en vertu de l'annexe II, article 5, paragraphe 1, du contrat, les contractants peuvent conclure des sous-contrats, si cela s'avère nécessaire à la réalisation de leurs travaux. L'article 5, paragraphe 1, point a), prévoit des limites au delà desquelles une autorisation écrite préalable de la Commission est requise pour que le contractant puisse conclure un sous-contrat. La Commission a également indiqué que l'annexe II, article 5, paragraphe 2, du contrat dispose que le contractant veille à ce que tous les sous-contrats prévoient l'obligation, pour les sous-contractants, de remettre des factures faisant référence au projet et de fournir une description détaillée des tâches concernées. La Commission a expliqué qu'elle examine soigneusement toutes les factures de sous-contrats afin d'éviter que les contributions financières communautaires ne soient abusivement transférées à des parties tierces n'ayant été ni évaluées ni choisies dans le cadre de la procédure de sélection visant à l'octroi d'une subvention. La Commission a relevé qu'elle ne pouvait rembourser des coûts qui n'avaient été pas été encourus par le contractant ni des coûts ne figurant pas dans ses comptes.

La Commission a souligné que, dans son «project work plan» annexé au contrat(28), le plaignant indiquait simplement qu'il avait opté pour la sous-traitance. Dans la mesure où une partie des coûts de sous-traitance est éligible en vertu de l'annexe II du contrat, les services de la Commission ont estimé qu'ils n'avaient aucune raison d'émettre des observations sur cette méthode de travail ni même de soupçonner une mauvaise compréhension des modalités du contrat par le plaignant. En tout état de cause, le plaignant ayant soumis les factures de sous-traitants adressées à d'autres sous-traitants sans aucune référence au projet, la Commission a estimé que T. n'avait pas respecté les exigences de l'annexe II, article 5. En conséquence, les coûts en question n'ont pas été jugés éligibles.

La Commission n'a pas considéré qu'elle ait fait preuve d'une rigidité excessive dans son approche, estimant plutôt qu'elle avait dûment appliqué les dispositions du contrat.

2.6 Dans ses observations, le plaignant a reconnu qu'il avait bien compris l'argumentation très détaillée et précise de la Commission, contre laquelle il n'avait pas d'opposition de principe. Il a admis que la Commission ne pouvait pas rembourser des coûts qui n'avaient été ni supportés ni mentionnés dans les comptes du contractant. Toutefois, il a souligné que de nombreux projets européens avaient été réalisés, au cours des années 90, en complète contradiction avec cette phrase, dans le cadre de(...). T. ayant participé à ces projets, le programme de travail de S avait été rédigé selon la même logique.

Le plaignant a également expliqué que la procédure employée par T. était décrite en toutes lettres dans le chapitre 2 de l'annexe 1B du contrat, à la page 8. Selon cette description, les postes travaux apparaissent principalement dans les rubriques de sous-traitance. Ces opérations de sous-traitance sont totalement transparentes puisque l'ensemble des travaux et de la maîtrise d'œuvre donnent lieu à facturation aux différents maîtres d'ouvrage. De plus, le plaignant a expliqué que, comme décrit au chapitre 4 de la même annexe, page 25, au point «Travaux», après sélection, les entreprises réalisent les travaux sous contrôle du maître d'œuvre local. Elles facturent l'ensemble de leurs prestations à chaque maître d'ouvrage, auquel est versée directement la participation de la Commission.

Eu égard à ce qui précède, le plaignant a précisé que les factures étaient adressées à chaque maître d'ouvrage, soulignant que les maîtres d'ouvrage n'étaient pas contractants. Il a également indiqué que T. n'était pas un maître d'ouvrage et affirmé que, puisque la Commission avait signé ce contrat et donc accepté ces procédures, T. ne pouvait prévoir que ces factures allaient être ensuite refusées.

Même si le plaignant a reconnu que la référence du contrat Commission-T. ne figurait pas sur les factures, il a avancé qu'on pouvait lire en toutes lettres «travaux de (...)» sur la facture destinée à (...) par exemple.

Le plaignant a réitéré sa demande d'un minimum de compréhension dans l'application des règles qui soit en cohérence avec le contenu du contrat signé. Il a déclaré souhaiter une issue favorable à cette question.

2.7 En vertu de l'article 195 du traité CE, le Médiateur est habilité à recevoir les plaintes «relatives à des cas de mauvaise administration dans l'action des institutions ou organes communautaires». Le Médiateur estime qu'il y a mauvaise administration lorsqu'un organe public n'agit pas en accord avec une règle ou un principe qui s'impose à lui(29). Des cas de mauvaise administration peuvent donc être constatés également lorsqu'est en cause le respect des obligations découlant des contrats conclus par les institutions ou organes communautaires.

Néanmoins, le Médiateur estime que le contrôle qu'il peut exercer dans ce genre d'affaires a une portée nécessairement limitée. Il juge, en particulier, qu'il ne doit pas chercher à déterminer s'il y a eu violation du contrat par l'une ou l'autre des parties en cas de controverse en la matière. Cette question ne pourrait être tranchée valablement que par une juridiction compétente, qui aurait la possibilité d'entendre les arguments des parties tirés du droit national applicable et d'apprécier des preuves contradictoires sur les faits litigieux.

Par conséquent, le Médiateur considère que, dans les affaires portant sur des différends d'ordre contractuel, il y a lieu pour lui de limiter son enquête à la question de savoir si l'institution ou l'organe communautaire concerné lui a fourni des explications plausibles et cohérentes quant à la base juridique de son action et aux raisons pour lesquelles elle ou il estime s'être fait une idée fondée de la situation contractuelle. Une réponse affirmative à cette question amènera le Médiateur à conclure que son enquête n'aura pas révélé de cas de mauvaise administration. Cette conclusion n'affectera pas le droit des parties de soumettre leur différend d'ordre contractuel à une juridiction compétente en vue d'un règlement impératif.

2.8 Le Médiateur relève également que, en vertu de l'article 5 du contrat, le droit belge s'applique à ce dernier et que le Tribunal de première instance des Communautés européennes et, en cas de pourvoi, la Cour de justice des Communautés européennes sont seuls compétents pour connaître des litiges entre la Communauté, d'une part, et les contractants, d'autre part, quant à la validité, l'application et l'interprétation du contrat.

2.9 Le Médiateur a examiné attentivement la base juridique de l'action de la Commission en ce qui concerne la deuxième allégation du plaignant, à savoir le contrat (...).

Le Médiateur note que, selon l'annexe II, ar ticle 1, paragraphe 8, du contrat, on entend par sous-traitance un accord en vue de procurer un service, des fournitures ou des marchandises passé entre un contractant et un ou plusieurs sous-traitants afin de répondre aux besoins spécifiques du projet. En vertu de l'annexe II, article 5, paragraphe 1, du contrat, les contractants peuvent conclure des sous-contrats, si cela s'avère nécessaire à la réalisation de leurs travaux(30). Le Médiateur en conclut que, en principe, T. pouvait recourir à des sous-traitants afin d'effectuer certains travaux.

2.10 Le Médiateur relève que, selon l'annexe II, article 5, paragraphe 2, «le contractant veille à ce que tous les sous-contrats prévoient l'obligation, pour les sous-contractants, de remettre des factures faisant référence au projet et de fournir une description détaillée des tâches ou fournitures concernées».

Les coûts éligibles sont définis aux articles 23 et 24 de l'annexe II. Les coûts de sous-traitance sont visés par l'article 23, paragraphe 3, qui porte sur les coûts directs(31). Selon cette disposition :

«(...)

3. Sous-traitance

À l'exception des coûts imputés au contrat en application du paragraphe 1 du présent article, les coûts réels liés aux sous-contrats peuvent être imputés au contrat si :

-ils sont encourus dans le respect des conditions figurant à l'article 5 de la présente annexe,

-les sous-contrats sont attribués et conclus selon les procédures habituelles des contractants,

-ils sont conformes aux prix pratiqués sur le marché,

et si,

-les copies des factures s'y rapportant, certifiées conformes par les contractants, sont jointes aux relevés de coûts correspondants».

Selon l'annexe II, article 22, paragraphe 1, les coûts éligibles doivent remplir certaines conditions. Les coûts éligibles doivent notamment(32) être enregistrés dans la comptabilité au plus tard à la date d'achèvement du contrat ou dans les documents fiscaux. Par ailleurs, selon l'article 25 de l'annexe,

«[l]es coûts éligibles sont remboursés lorsqu'ils sont justifiés par le contractant. À cet effet, le contractant tient, de manière régulière et conformément aux conventions comptables habituelles de l'État dans lequel il est établi, la comptabilité du projet et la documentation appropriée pour étayer et attester notamment les coûts et les heures déclarés dans ses relevés de coûts. Cette documentation doit être précise, complète et effective».

Le Médiateur pense que les dispositions susmentionnées du contrat devraient être interprétées comme signifiant que, afin de constituer des «coûts éligibles», les factures des sous-traitants devraient être présentées au contractant (en l'espèce à T.). Ces factures devraient être précises, complètes et effectives.

2.11 Le Médiateur a examiné les copies des deux factures jointes à l'avis de la Commission. Il relève que, à la lumière de la liste descriptive des factures fournie au Médiateur, les deux factures en question semblent constituer un échantillon représentatif des factures litigieuses.

2.12 Le Médiateur note que la facture (...) a été délivrée par T. à (...) le 10 octobre 2003. Il estime que cette facture constitue une preuve de demande de paiement de T. qui, si elle a été honorée par (...), a été une source de revenu pour T. Elle ne peut être interprétée comme représentant un «coût» encouru par T.

Le Médiateur est également d'avis que, bien qu'il ne puisse exclure la possibilité que T. ait effectivement supporté des coûts afin de fournir les services visés par la facture (...), elle aurait vraisemblablement pu prouver ces coûts au travers de factures adressées à T. Les éléments de preuve fournis au Médiateur montrent que T. n'en a rien fait.

2.13 Le Médiateur note que la facture (...), du 23 septembre 2003, a été présentée par la société C. à la société A. Le Médiateur estime que cette facture constitue une preuve de demande de paiement de C. à A. La facture (...) ne constitue pas une preuve de «coût» encouru par T.

2.14 Le Médiateur relève de surcroît que la Commission semble avoir procédé à une évaluation attentive de toutes les factures de sous-traitance afin de déterminer si elles étaient ou non éligibles . Le Médiateur fait également observer que, avant de conclure au refus des coûts de sous-traitance dans sa décision du 13 juin 2005, la Commission a informé le plaignant à plusieurs reprises des exigences en matière de remboursement des coûts de sous-traitance (courriels du 26 février 2004 et du 27 juillet 2004 ; lettre du 31 janvier 2005 ; courriel du 7 juillet 2005).

2.15 De plus, le Médiateur relève que, dans ses observations, le plaignant s'est expressément rallié à l'avis de la Commission selon lequel elle ne peut pas rembourser des coûts qui n'ont été ni supportés ni mentionnés dans les comptes du contractant.

2.16 Le Médiateur juge utile d'examiner l'argument du plaignant selon lequel T. avait informé l'institution dès le départ de sa méthode de travail, à savoir son intention de recourir à la sous-traitance.

Le Médiateur relève cependant que la Commission ne conteste pas le fait que T. était en droit de recourir à la sous-traitance et que certaines dépenses de sous-traitance pouvaient constituer des «coûts éligibles». Le Médiateur note que le refus de la Commission d'accepter les factures présentées par T. repose toutefois sur le fait que les factures présentées par T. à la Commission ne représentent pas réellement des coûts supportés par T. afin de rétribuer des sous-traitants pour des travaux effectués pour le compte de T. dans le cadre du projet.

Il s'ensuit que l'argument formulé par le plaignant n'est pas fondé.

2.17 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que la Commission a donné un aperçu cohérent et satisfaisant des raisons l'ayant amené à rejeter certaines factures présentées par T. Par conséquent, et considérant que la portée du réexamen auquel il peut procéder en pareil cas est limitée, le Médiateur conclut que l'enquête n'a pas révélé de cas de mauvaise administration en ce qui concerne cet aspect de l'affaire. La même conclusion s'applique à la demande connexe visant à ce que la Commission réexamine sa position sur les dépenses éligibles.

3 Conclusion

À la lumière de son enquête sur les allégations du plaignant, le Médiateur conclut à l'absence de mauvaise administration en ce qui concerne la première allégation du plaignant. Il conclut également à l'absence de mauvaise administration en ce qui concerne la deuxième allégation du plaignant et la demande y afférente.

Par conséquent, le Médiateur classe l'affaire.

Le Président de la Commission sera également informé de cette décision.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Les sociétés étaient «V.» et «J.» et les organismes publics étaient «I.» et «A.»).

(2) Selon le contrat, le projet devait débuter au 1 er janvier 2000. Toutefois, dans son avis, la Commission a expliqué que, conformément à une lettre rectificative du 24 février 2003, la date de début du projet a été fixée au 1 er novembre 2000 et la date de fin au 31 octobre 2003.

(3) Selon la partie 4 (Projet management) de l'annexe IB (Description of work).

(4) Le Médiateur croit comprendre que le plaignant se réfère à l'annexe IB.

(5) Le plaignant a notamment joint les pages 7 et 8 de l'annexe IB, chapitre 2 (Project work plan), et la page 25, chapitre 4 (Project management).

(6) La «convention S» a été conclue le 15 février 2002 entre T et (...) (le bénéficiaire ou maître d´ouvrage) pour une durée de deux ans en vue de définir les droits et devoirs réciproques des deux parties dans le cadre du financement et de l'installation d'un système (...).

(7) L'article 5 de l'annexe II (General Conditions) du contrat fait référence aux sous-contrats (Subcontracts), alors que l'article 23, qui porte sur les coûts directs, comporte une partie consacrée à la sous-traitance (Subcontracting).

(8) Par courriel du 26 février 2004, la fonctionnaire de la Commission compétente (à l'époque) avait invité T. à fournir le nom de ses sous-traitants ainsi qu'un descriptif succinct des travaux à effectuer. Elle a également souligné que les factures entre contractants n'étaient pas acceptées. Dans ce même courriel, T. a été informée que chaque contractant était tenu de faire respecter aux sous-traitants l'obligation de présenter des factures relatives aux projets et détaillant leurs tâches. Par courriel du 27 juillet 2004, la fonctionnaire compétente a rappelé à T. que chaque contractant devait présenter ses propres coûts. T. a également été invitée à fournir un complément d'information avant le 20 août 2004.

(9) Le plaignant a notamment cité la partie «Maîtrise d'œuvre et Travaux». Il a également précisé que les maîtres d'ouvrage (...) et (...) étaient mentionnés dans le contrat.

(10) Le Médiateur pense que le plaignant se réfère à l'annexe IB du contrat.

(11) Selon la Commission, cette participation était de 23 807,86 euros.

(12) Selon le document intitulé «T. subcontracting breakdown» (ventilation de la sous-traitance de T.), les motifs invoqués par la Commission à l'appui de son refus d'accepter le remboursement demandé des coûts présentés comme de la «sous-traitance» étaient les suivants : i) les coûts en question étaient attestés par des factures adressées par T. à (...) et (...) et T. ne pouvait donc pas demander un financement communautaire pour des factures payées par une tierce partie ; ii) les factures avaient été envoyées par d'autres sociétés (...) et ne pouvaient donc pas être acceptées par la Commission en tant que coûts éligibles de T.

(13) La Commission a expliqué que, parmi les raisons de la non-réalisation des sept autres installations, figuraient les points suivants : un client a décidé de ne pas investir dans cette technologie ; le gouvernement (...) n'a pas accordé de subventions et n'est pas parvenu à vendre l'une des installations.

(14) L'avis de la Commission inclut les points suivants : i) Données générales relatives au contrat ; ii) Informations financières et paiement ; iii) Détails de la ventilation des coûts budgétaires de T. ; et iv) T. - Coûts de sous-traitance non éligibles et refusés.

(15) La Commission a effectué deux paiements intermédiaires correspondant aux relevés 1 et 2 et un paiement final correspondant au relevé des coûts final.

(16) La Commission a joint une copie de la facture n°(...) délivrée par T. à (...) le 10 octobre 2003 pour un montant de 9 657,65 euros et expliqué que, bien que T ait reçu le paiement de cette facture, elle réclamait ce même montant à la Commission. La Commission a précisé que, en fait, T. allait recevoir le montant total de la société C. auquel allait s'ajouter la contribution communautaire de 35%. La Commission a également joint une copie de la facture (...) délivrée le 23 septembre 2003 par la société C. à la société A. pour un montant de 13 943,43 euros. La Commission a expliqué que cette facture n'avait pas été acquittée par T. Toutefois, T. a affirmé qu'il s'agissait de coûts éligibles. En outre, la Commission a relevé que cette facture ne contenait aucune référence au projet.

(17) Par cette lettre, les contractants ont été informés que, si les services de la Commission ne recevaient pas l'intégralité des documents demandés dans un délai d'un mois suivant réception de ladite lettre, le contrat était clôturé. Dans ce cas, la Commission pouvait exiger le remboursement de tout ou partie de l'aide financière accordée sur la base du contrat susmentionné.

(18) JO 2002 L 248, p. 1.

(19) La Commission s'est référée à la facture (...) adressée par T. à C. le 10 octobre 2003 et en a fourni une copie.

(20) La décision du Médiateur concernant la plainte 100/2004/GG contre la Commission est disponible sur le site internet du Médiateur (http://www.ombudsman.europa.eu).

(21) Selon le point 2.7 de la décision concernant la plainte 100/2004/GG, «la portée du réexamen auquel il peut procéder en pareil cas est forcément limitée. Le Médiateur estime notamment qu'il ne devrait pas chercher à déterminer s'il y a eu violation du contrat par l'une ou l'autre partie lorsque l'affaire fait l'objet d'un contentieux. Cette question ne pourrait être traitée de manière efficace que par un tribunal compétent, qui aurait la possibilité d'entendre les arguments des parties en ce qui concerne la législation nationale applicable en l'espèce et d'évaluer les éléments de preuve contradictoires se rapportant aux éventuelles questions de fait litigieuses».

(22) Point 2.8 de la décision.

(23) Selon cette partie de l'annexe 1B («Description of the work») du contrat, «[l]es postes travaux apparaissent principalement dans les rubriques "sous-traitance" (sub-contracting) (...) Ces opérations de sous-traitance seront, de plus, totalement transparentes puisque l'ensemble des travaux et de la maîtrise d'œuvre donneront lieu à facturations aux différents maîtres d'ouvrage».

(24) Selon le point intitulé «Travaux», «après sélection, les entreprises réaliseront les travaux sous contrôle du maître d'œuvre local. Elles factureront l'ensemble de ses prestations à chaque maître d'ouvrage, auquel sera versée directement la participation de la Commission».

(25) Selon cette lettre, toute réclamation devait être notifiée à la Commission par écrit, sous pli recommandé, dans un délai d'un mois à compter de la réception de la lettre. Cette réclamation devait comporter une justification en bonne et due forme et inclure des documents justificatifs.

(26) Ce montant était de 1 717 511 euros.

(27) Ce montant était de 1 999 868 euros.

(28) Le Médiateur croit comprendre que la Commission se réfère à l'annexe IB («Description of the work») du contrat.

(29) Voir le rapport annuel 1997 du Médiateur européen, p. 23.

(30) Selon cet article, à moins que l'annexe I du contrat ne contienne des données suffisamment détaillées, l'approbation écrite préalable de la Commission est requise lorsque, en vertu de l'article 5, paragraphe 1, point a), le montant cumulé des sous-contrats dépasse 20% de ses coûts éligibles estimés ou 100 000 euros, le montant retenu étant le moins élevé des deux. En l'absence d'observations de la Commission dans le mois suivant la réception de la demande introduite par le coordonnateur du projet, le sous-contrat est réputé approuvé.

(31) L'article 24 de l'annexe II concerne les coûts indirects.

(32) Les autres conditions que les coûts doivent remplir pour être éligibles sont les suivantes : i) ils sont nécessaires au projet ; ii) ils sont encourus pendant la durée du projet ; iii) ils sont déterminés conformément au principe comptable basé sur le coût historique et suivant les règles internes en vigueur chez le contractant, à condition que celles-ci soient jugées acceptables par la Commission ; et iv) ils excluent toute marge bénéficiaire.