Strasbourg, le 21 juin 2006

Monsieur,

Le 21 avril 2005, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre la Commission européenne concernant le refus de la délégation de la CE dans un pays tiers (ci-après «la délégation») de rembourser les frais de transport de vos meubles de votre pays d’origine vers le pays de la délégation.

Le 18 mai 2005, j’ai transmis la plainte au président de la Commission. La Commission a transmis son avis le 22 septembre 2005. Le 29 septembre 2005, je vous l'ai transmis par courrier postal et par courrier électronique avec une invitation à formuler des observations, si vous le souhaitez. Aucune observation n'a été reçue de votre part.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

Je voudrais m'excuser pour le temps qu'il a fallu pour traiter votre plainte.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits pertinents sont les suivants:

Le plaignant a travaillé de février 1999 à septembre 2003 en tant que consultant pour une société («la société») dans un pays tiers. Le contrat entre la société et la délégation de la Commission européenne (ci-après la «délégation») prévoyait le remboursement des frais liés au transport non accompagné de biens de consultants.

À la fin de son contrat, le plaignant a décidé de rester en permanence dans le pays de la délégation. Le chef du service des contrats de la délégation a confirmé par courrier électronique au plaignant qu’il pouvait utiliser la partie non dépensée du budget allouée au transport non accompagné de biens de consultants pour transporter son mobilier de son pays d’origine vers le pays de la délégation, où il avait obtenu un permis de séjour permanent. À la suite de cet accord préalable, le plaignant a fait transporter son mobilier dans le pays de la délégation et a présenté les factures correspondantes pour un montant approximatif de 1 000 EUR à rembourser à la société, qui les a transmises à la délégation.

Toutefois, le service des contrats de la délégation a informé le plaignant et la société qu'il avait décidé de ne pas rembourser les frais de transport, car le transport en question ne se rendait pas dans le pays d'origine du plaignant. Le plaignant et la société ont échangé plusieurs appels téléphoniques et courriels avec la délégation, mais en vain. La délégation a informé le plaignant que l'approbation initiale du remboursement des frais avait été donnée sur la base d'informations incomplètes et incorrectes.

Le 21 avril 2005, le plaignant a déposé la présente plainte auprès du Médiateur. Il allègue que la délégation a refusé à tort de rembourser les frais de transport de son mobilier de son pays d’origine vers le pays de la délégation et demande que ces frais lui soient remboursés.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Dans son avis, la Commission a formulé, en résumé, les observations suivantes:

La Commission a d’abord décrit le contexte de la plainte: De mars 1997 à septembre 2003, la CE a financé un projet de développement particulier dans un pays tiers. Dans le cadre de ce projet, un contrat de services avait été signé le 4 août 1997 entre la société et la Commission. Selon les termes de référence du contrat, la société fournirait des services d'assistance technique dans le cadre du programme. Plusieurs avenants au contrat ont été adoptés et la période initiale d'exécution de ce contrat de 36 mois a été prolongée jusqu'au 20 septembre 2003.

En février 1999, le plaignant a été nommé parmi les assistants techniques de longue durée. Il a travaillé pour le projet jusqu'à l'achèvement du contrat d'assistance technique le 27 septembre 2003.

À la fin du mois de janvier 1999, juste avant l'entrée en fonctions du requérant, six bagages d'un poids total de 157 kilos ont été transportés de son lieu de résidence au lieu d'exécution du contrat. La demande de remboursement de ce virement figurait sur la facture intermédiaire du 3 mai 1999 présentée par la société à la délégation. Conformément aux dispositions relatives au transport non accompagné de marchandises pour le consultant, à savoir i) l’article 36 des conditions générales applicables aux marchés de services financés par le budget général de l’UE; et ii) à l’article 36 des conditions particulières applicables aux contrats de services, le montant de 704,72 EUR a été dûment versé à l’employeur du plaignant.

Vers la fin du contrat, le plaignant a décidé de rester dans le pays de la délégation et de ne pas retourner dans son pays d’origine.

Le 14 octobre 2003, le plaignant a demandé par téléphone à la délégation s'il était possible d'utiliser le budget non dépensé alloué au transport non accompagné de marchandises pour payer les coûts du transfert futur de ses effets personnels supplémentaires de son pays d'origine vers le pays de la délégation. Lors de cette conversation téléphonique, le plaignant n'a pas indiqué que son contrat avait déjà pris fin un mois plus tôt (septembre 2003) ni que ses effets personnels avaient déjà été envoyés dans le pays de la délégation le 6 décembre 2002, le 16 mai 2003, le 24 juin 2003 et le 18 août 2003. En outre, le plaignant a omis de mentionner qu’il avait également transporté des articles personnels en provenance d’un autre pays tiers, mais qu’il a ensuite présenté des factures pour ce transport. Par conséquent, sa demande a été mal interprétée par le fonctionnaire responsable, qui lui a dit officieusement par téléphone que le paiement était faisable.

Le plaignant a de nouveau formulé la même demande dans des termes similaires par un courriel du 7 novembre 2003 adressé à la délégation, qui se lisait comme suit: «(...) Dans des circonstances normales, à la fin du contrat, la direction de ce transport serait l’Europe. Toutefois, j’ai décidé de rester dans [le pays de la délégation] et j’ai déjà obtenu mon permis de séjour permanent. J'aimerais que certains meubles soient transportés dans [ledit pays] et je voudrais réclamer ces coûts à [la société] dans le cadre de mon contrat avec eux. Par la présente, je vous demande d’approuver l’envoi de marchandises de l’Europe vers [ledit pays] et la prise en charge de ces coûts dans le cadre du contrat conclu par la CE avec [la société] dans les limites du budget indiqué dans le contrat (...)».

Par courrier électronique du 10 novembre 2003, la délégation a envoyé au plaignant une réponse positive à cette demande, indiquant qu'elle "ne voit aucun problème (...)". Toutefois, lorsque les services techniques de la délégation ont vérifié l'éligibilité des coûts avec les documents présentés, ils ont conclu que les coûts ne pouvaient pas être remboursés. En fait, les services techniques de la délégation ont noté que le plaignant n'avait pas droit au paiement des factures relatives à son transfert de marchandises, étant donné que les dispositions applicables n'étayaient pas la demande du plaignant. Cette information a été dûment communiquée à la société le 24 novembre 2003.

En 2004, la délégation et la société ont échangé de nombreux courriers électroniques concernant ces coûts. À la demande du plaignant, la délégation lui a également fourni des explications supplémentaires sur le refus des factures contestées.

En ce qui concerne l'allégation du plaignant, la Commission a tout d'abord souligné qu'elle n'avait pas de relation contractuelle avec le plaignant et que les parties au contrat d'assistance technique étaient la Commission et la société. Il n'y avait donc aucun motif de contestation entre le plaignant et la Commission. En ce qui concerne la demande de remboursement des frais exposés par le plaignant, la Commission a constaté que les dispositions relatives au transport des bagages non accompagnés étaient claires. L’article 36, paragraphe 2, des conditions générales applicables dispose que «les frais de transport des bagages du personnel éligible entre le lieu de résidence habituelle et le lieu d’exécution du marché sont à la charge du pouvoir adjudicateur dans les limites de poids fixées dans les conditions particulières». Par conséquent, le remboursement du transfert de biens est un droit limité directement lié à l’exécution de tâches par des consultants. La Commission était donc d'avis que ce droit avait une finalité spécifique, à savoir veiller à ce que les effets personnels d'un expert puissent être transportés depuis et vers son lieu de résidence d'origine au début et à la fin du contrat afin que l'expert puisse utiliser ses effets personnels pendant l'exécution de ses obligations contractuelles.

Le plaignant a exercé ce droit à son arrivée dans le pays de la délégation et aurait eu droit au remboursement du transfert d’effets personnels à la fin de son contrat s’il avait décidé de retourner dans son pays d’origine. Le requérant ayant décidé de rester au lieu d'exécution du contrat, il a perdu son droit au remboursement pour le transfert de ses biens vers son pays d'origine. Il s’ensuit, a fortiori, qu’il n’avait pas le droit d’apporter davantage de marchandises de son pays d’origine dans le pays de la délégation, et encore moins d’autres pays.

Par conséquent, la décision de refus du remboursement a été prise conformément à la bonne gestion financière et aux dispositions contractuelles applicables.

Le plaignant a affirmé qu'il avait demandé l'approbation préalable. Toutefois, l’«approbation préalable» à laquelle le plaignant faisait référence était en fait une demande téléphonique faite en novembre 2003 et un courriel envoyé à la délégation le même mois lorsque le transfert de marchandises, comme le montrent les factures, avait déjà eu lieu.

La Commission a admis qu'elle avait répondu par erreur par l'affirmative à la demande formulée par le plaignant au cours d'une conversation téléphonique et par courrier électronique. Cette réponse a toutefois été donnée sur la base des informations fournies par le plaignant, qui se sont ensuite révélées inexactes.

Il convient également de noter que la Commission a toujours réglé les questions contractuelles par écrit sous la signature d’un fonctionnaire responsable et que l’article 36, paragraphe 4, des conditions générales dispose clairement que «dans tous les cas, le remboursement sera subordonné à la présentation de pièces justificatives». À cet égard, la Commission tient à souligner que le règlement d’une demande de paiement dépend de l’approbation d’un relevé des coûts et consiste en un remboursement des dépenses qui nécessite un examen approfondi et les pièces justificatives appropriées. Par conséquent, bien que la Commission ait regretté d'avoir mal informé le plaignant de la possibilité de payer de futures factures pour le transfert de marchandises, elle l'avait fait sur la base d'informations incomplètes.

Le plaignant n'a en effet pas attendu l'approbation de la Commission pour le transport, étant donné que le transfert des marchandises avait déjà eu lieu quelques mois avant la prétendue «approbation préalable».

La Commission a conclu que sa position était conforme aux règles applicables, qui l’obligeaient à vérifier l’éligibilité des coûts proposés. Le plaignant n'a pas obtenu l'approbation de la Commission avant son transfert de marchandises, qu'il a entrepris quelques mois avant la fin de son contrat.

Observations du plaignant

Le plaignant n'a formulé aucune observation sur l'avis de la Commission.

LA DÉCISION

1 Le prétendu refus de la délégation de rembourser les frais de transport

1.1 Le plaignant a travaillé de février 1999 à septembre 2003 en tant que consultant pour une entreprise (ci-après dénommée "entreprise") et, plus particulièrement, en tant qu'assistant technique dans le cadre d'un programme de développement (ci-après dénommé "programme") dans un pays tiers. À la fin de son contrat, le requérant a décidé de rester en permanence dans ce pays. Le chef du service des contrats de la délégation a confirmé par courrier électronique au plaignant qu’il pouvait utiliser la partie non dépensée du budget allouée au transport non accompagné de biens de consultants pour transporter son mobilier de son pays d’origine vers le pays de la délégation, où il avait obtenu un permis de séjour permanent. En conséquence, le plaignant a fait transporter son mobilier dans le pays de la délégation et a présenté les factures pour un montant approximatif de 1 000 EUR à rembourser à la société qui les a transmises à la délégation. Toutefois, le service des contrats de la délégation a informé le plaignant et la société qu'il avait décidé de ne pas rembourser les frais de transport, car le transport n'était pas effectué vers le pays d'origine du plaignant. La délégation a informé le plaignant que l'approbation initiale du remboursement des frais a été donnée sur la base d'informations incomplètes et incorrectes. Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que la délégation avait refusé à tort de rembourser les frais de transport de son mobilier de son pays d’origine vers le pays de la délégation et qu’il devait être remboursé.

1.2 Dans son avis, la Commission indique que, le 14 octobre 2003, le plaignant a demandé par téléphone à la délégation s'il était possible d'utiliser le budget non dépensé alloué aux bagages non accompagnés pour payer les coûts du transfert futur de ses effets personnels supplémentaires de son pays d'origine vers le pays de la délégation. Lors de cette conversation téléphonique, le plaignant n'a pas indiqué que son contrat avait déjà pris fin un mois plus tôt (septembre 2003) ni que ses effets personnels avaient déjà été envoyés dans le pays de la délégation le 6 décembre 2002, le 16 mai 2003, le 24 juin 2003 et le 19 août 2003. En outre, le plaignant a omis de mentionner qu'il avait également transporté des articles personnels en provenance d'un autre pays tiers et, par la suite, a présenté des factures pour ce transport. Par conséquent, sa demande a été mal interprétée par le fonctionnaire responsable, qui a informé officieusement le plaignant par téléphone que le paiement était faisable. Le 10 novembre 2003, le plaignant a également reçu une réponse positive par courrier électronique de la délégation, qui a répondu à sa demande en indiquant qu'elle "ne voit aucun problème (...)". Toutefois, lorsque les services techniques de la délégation ont vérifié l'éligibilité des coûts avec les documents présentés, ils ont constaté que le plaignant n'avait pas droit au paiement des factures relatives à son transfert de marchandises, étant donné que les dispositions applicables n'étayaient pas la demande du plaignant. Cette information a été dûment communiquée à la société le 24 novembre 2003.

La Commission renvoie à l’article 36, paragraphe 2, des conditions générales applicables, qui dispose que «les frais de transport des bagages du personnel éligible entre le lieu de résidence habituelle et le lieu d’exécution du marché sont à la charge du pouvoir adjudicateur dans les limites de poids prévues par les conditions particulières». Le plaignant a exercé ce droit à son arrivée dans le pays de la délégation et aurait eu droit au remboursement du transfert d’effets personnels à la fin de son contrat s’il avait décidé de retourner dans ce pays d’origine. Le requérant ayant décidé de rester au lieu d'exécution du contrat, il a perdu son droit au remboursement pour le transfert de ses biens vers son pays d'origine. Il s’ensuit, a fortiori, qu’il n’avait pas le droit d’apporter davantage de marchandises de son pays d’origine dans le pays de la délégation, et encore moins d’autres pays.

La Commission a admis qu'elle avait répondu par erreur par l'affirmative à la demande formulée par le plaignant au cours d'une conversation téléphonique et par courrier électronique. Cette réponse a toutefois été donnée sur la base des informations fournies par le plaignant, qui se sont ensuite révélées inexactes.

1.3 Le Médiateur note que les dispositions relatives au remboursement des frais de transport sont énoncées à l'article 36 des conditions générales applicables aux contrats de services. L'article 36.1 dispose que "[à] moins que les conditions particulières n'en disposent autrement, les frais de voyage du personnel éligible du prestataire, de son conjoint et de ses enfants à charge (...) sont à la charge du pouvoir adjudicateur (...)". L’article 36, paragraphe 2, dispose que «(...) les frais de transport des bagages du personnel éligible entre le lieu de résidence habituelle et le lieu d’exécution du contrat sont à la charge du pouvoir adjudicateur dans les limites de poids fixées dans les conditions particulières». L’article 36, paragraphe 4, dispose que «[d]ans tous les cas, le remboursement est subordonné à la présentation de pièces justificatives».

1.4 Le Médiateur note que le plaignant, qui était employé par l'entreprise, a travaillé pour le programme en tant qu'assistant technique de février 1999 à septembre 2003. Le 29 janvier 1999, avant la date de début de son emploi, le plaignant a transporté ses effets personnels (pour un poids total de 157 kg) de son pays d'origine vers le pays de la délégation. Les frais correspondant à ce transport (un montant de 704,72 EUR) ont été remboursés par la Commission à la société dans le cadre de la facture de la société I-SAF30001-8 du 3 mai 1999.

1.5 Le Médiateur note que, dans son courrier électronique du 7 novembre 2003, le plaignant a indiqué qu'au lieu de retourner dans son pays d'origine, il avait décidé de rester dans le pays de la délégation à la fin de son contrat et qu'il souhaitait que les frais de transport de son mobilier vers ce pays lui soient remboursés. Il ressort des factures contenues dans le dossier que le remboursement demandé concernait les frais de transport des articles personnels du plaignant depuis son pays d'origine et depuis un autre pays tiers, vers le pays de la délégation le 6 décembre 2002, le 16 mai 2003, le 24 juin 2003 et le 19 août 2003.

1.6 Le Médiateur note que la seule condition pour le transport des bagages du personnel éligible qui était expressément prévue dans la réglementation applicable était une limite de poids, visée à l'article 36, paragraphe 2, des conditions générales, qui, selon les conditions particulières, était de 200 kg (1).

1.7 Le Médiateur note que la Commission a déclaré dans son avis que le plaignant n'avait pas attendu l'approbation de la Commission pour le transport avant de faire transférer ses marchandises. À cet égard, le Médiateur tient à souligner qu’aucune disposition des conditions générales ou particulières ne semble nécessiter une approbation avant le transport. Au contraire, l’article 36, paragraphe 4, des conditions générales, qui subordonne le remboursement à la présentation de pièces justificatives, semble plutôt suggérer que l’approbation est donnée ex post.

1.8 En ce qui concerne la limite de poids de 200 kg, le Médiateur note que le plaignant n'avait initialement transporté qu'un poids total de 157 kg de son pays d'origine vers le pays de la délégation et que les quatre transports des 6 décembre 2002, 16 mai 2003, 24 juin 2003 et 19 août 2003 ont été effectués pendant l'exécution du contrat. À l’exception du transport en provenance de l’autre pays tiers, il ne semble pas a priori exclu que le plaignant aurait eu droit au remboursement du transport de 43 kg supplémentaires. Toutefois, il convient de tenir compte de la finalité des règles pertinentes. L’article 36 des conditions générales applicables aux contrats de services, qui traite des «voyages et transports», vise clairement à aider le personnel éligible à apporter ses effets personnels au lieu où il doit exercer ses fonctions. Le remboursement prévu par cette disposition semble donc avoir pour objet de permettre à l’agent concerné d’accomplir les tâches qui lui incombent en vertu du contrat et non de couvrir les frais exposés par un consultant à l’occasion d’une décision de changement de résidence après la fin du contrat. Compte tenu de ce lien nécessaire avec l'exécution des tâches prévues par le contrat, et considérant que le plaignant lui-même, dans son courriel du 7 novembre 2003, a lié les frais de transport en question à sa future résidence dans le pays de la délégation à la fin de son contrat, il apparaît que lesdits frais n'étaient pas remboursables.

1.9 Le Médiateur note que le plaignant, dans son courrier électronique du 7 novembre 2003, semblait laisser entendre qu'en tout état de cause, la Commission devrait payer pour le transport de ses marchandises jusqu'à 200 kg vers son pays d'origine et qu'elle ne subirait aucune perte si elle devait payer le même montant pour le transport de ses marchandises vers le pays de la délégation (2). Toutefois, le Médiateur note qu’aucune disposition du contrat n’autorise le remboursement de ces frais. Le contrat n'autorise que le remboursement, dans la limite de poids applicable, des frais de transport des marchandises du plaignant vers son pays d'origine. Le Médiateur estime donc que le point de vue du plaignant n'est pas étayé par les termes de son contrat.

1.10 En ce qui concerne la réponse par courrier électronique de la Commission du 10 novembre 2003, par laquelle la Commission a initialement répondu positivement à la demande de remboursement des frais présentée par le plaignant, le Médiateur note que ce courrier électronique (envoyé par un fonctionnaire de la délégation) était très court et se lisait comme suit: «Notre FCD ne voit aucun problème à ce que [la société] paie pour que vos marchandises sortent ici au lieu de l’inverse». Le Médiateur note qu'il n'est pas exclu que le plaignant ait pu raisonnablement comprendre ce courriel comme une approbation de sa demande. Compte tenu de la position que la Commission a adoptée par la suite, les raisons pour lesquelles cette déclaration a été faite ne sont pas claires. Toutefois, étant donné que le plaignant avait déjà effectué les virements avant sa demande par courrier électronique du 7 novembre 2003 et la réponse positive susmentionnée (à savoir entre le 6 décembre 2002 et le 19 août 2003), il apparaît que la réponse erronée susmentionnée n'a pas eu d'effet préjudiciable pour le plaignant.

1.11 Sur la base des considérations qui précèdent, et en particulier du point 1.8, le Médiateur conclut que la décision de la Commission de refuser de rembourser au plaignant (par l'intermédiaire de la société) les coûts susmentionnés est conforme aux dispositions des conditions générales applicables aux contrats de services. Aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission n’est donc constaté.

2 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) La limite de poids est de 200 kg pour les bagages non accompagnés (voir article 36 des conditions particulières).

(2) Dans son courriel, le plaignant a déclaré: «Dans le contrat d’assistance technique conclu avec [la société] pour le projet CMDA, un montant est alloué au transport de marchandises accompagné et non accompagné. Dans des circonstances normales, à la fin du contrat, la direction de ce transport serait l'Europe. Toutefois, j’ai décidé de rester dans [le pays de la délégation] et j’ai déjà obtenu mon permis de séjour permanent. (...) souhaite réclamer ces coûts (...) dans les limites du budget indiqué dans le contrat".