Strasbourg, le 14 décembre 2005

Monsieur,

Le 16 mars 2004, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant une prétendue mauvaise gestion de la part du directeur de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (EUMC).

Le 3 mai 2004, j'ai transmis la plainte au directeur de l'Observatoire. L'EUMC a envoyé son avis le 19 juillet 2004. Je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 22 septembre 2004.

Vos observations semblaient mettre en évidence un malentendu dans l'affaire, et j'ai donc décidé de poursuivre l'enquête le 11 octobre 2004 par lettre adressée à l'EUMC. L'Observatoire m'a envoyé sa réponse à mes demandes de renseignements complémentaires le 10 novembre 2004 et je vous l'ai transmise. Par lettre du 6 décembre 2004, vous m'avez informé que vous n'aviez pas d'autres commentaires à ajouter.

Le 18 avril 2005, j'ai décidé de mener de nouvelles enquêtes et je vous en ai informé. L'Observatoire m'a envoyé sa réponse le 23 juin 2005 et je vous l'ai transmise avec une invitation à formuler des observations. Je n'ai reçu aucune observation de votre part.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

Je m'excuse pour le temps qu'il a fallu pour mener ces enquêtes.

LA PLAINTE

La plainte a été déposée en mars 2004 par le chef de l'unité Recherche et collecte de données de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (EUMC) à Vienne.

Le 5 janvier 2004, le plaignant a adressé la demande suivante au président du conseil d'administration de l'Observatoire:

"Je tiens à signaler par la présente que, depuis plusieurs mois, le directeur de l'EUMC me cache des informations essentielles, me contourne avec d'autres membres du personnel et m'intimide également. Cela me fait croire que je n'apprécie plus toute sa confiance. Dans de telles circonstances, je ne suis pas en mesure d’assurer mes fonctions de chef d’unité de manière appropriée. Pour ces raisons, j'ai décidé de ne pas demander la prorogation de mon contrat, qui expire le 15 mai 2004. Néanmoins, je souhaiterais que mon statut actuel à l'Observatoire soit clarifié et qu'il soit traité équitablement, ce qui n'est pas possible en interaction uniquement avec le directeur. Je vous demande donc instamment de convoquer le conseil de discipline de l'EUMC [...]".

Le président du conseil d’administration a demandé au plaignant de clarifier ses allégations. Le 16 janvier 2004, le plaignant a adressé au conseil d'administration une autre lettre dans laquelle il exposait en détail ses allégations. Il s'agissait, en résumé, des éléments suivants:

1) "Le directeur de l ' EUMC m ' a caché des informations"

a) Le directeur avait signé un contrat pour un rapport avec une autre personne sans en informer le plaignant, malgré le fait que le plaignant ait été mentionné comme la personne responsable du rapport.

b) Le directeur avait demandé qu'une somme d'argent soit transférée sur l'une des lignes budgétaires dont le plaignant était responsable, mais sans l'en informer.

c) Le directeur n'avait pas impliqué le plaignant dans les discussions finales sur un appel d'offres, bien qu'il ait été mentionné comme responsable du projet.

d) Le directeur de l'Observatoire avait envoyé au plaignant un courriel le 9 janvier 2004 à 9 h 21, l'informant qu'il pouvait participer à une réunion qui se tiendrait à 10 heures; elle n’a pas inscrit d’ordre du jour. Un autre membre du personnel avait reçu l'ordre du jour la veille.

(2) "L ' EUMC m ' a contourné"

a) Le directeur avait convoqué des réunions avec le personnel de l'unité du plaignant sans l'inviter ni même l'informer.

b) Le directeur avait convoqué des réunions avec des experts liés à l'unité du plaignant sans l'en informer.

c) Le directeur avait donné des instructions aux membres de l'unité du requérant sans l'en informer.

(3) "L'EUMC m'a intimidé"

a) Le directeur avait censuré un document qu'il avait préparé sur un projet.

b) Le directeur n'avait pas apporté son soutien au plaignant pour un projet PHARE qu'il avait lancé avec succès.

c) Dans plusieurs cas, le directeur a rejeté les demandes de mission du plaignant.

d) Lors d'une réunion, le directeur lui avait transmis des notes manuscrites au cours d'une réunion, lui disant de terminer sa présentation. Lors d'une autre réunion, le directeur avait reproché à la plaignante de ne pas l'avoir laissée parler. La plaignante lui avait immédiatement passé la chaise.

Le plaignant a envoyé une copie de sa lettre au directeur de l'Observatoire, qui, le 28 janvier 2004, a adressé les points susmentionnés au plaignant dans une lettre adressée au conseil d'administration. Elle a répondu, en résumé, aux allégations de la plaignante comme suit:

En ce qui concerne l'allégation 1)a) du plaignant, celui-ci a toujours été tenu informé du rapport concerné, soit oralement, soit par courrier électronique. Le directeur évoque le contenu de plusieurs courriels et procès-verbaux de réunions. En ce qui concerne le fait que la plaignante avait été mentionnée comme la personne responsable, le directeur a noté que la responsabilité globale lui incombait toujours et que, pour des raisons formelles, la plaignante devait être désignée comme la personne responsable.

En ce qui concerne l'allégation 1)b), le plaignant avait été informé de manière appropriée et en temps opportun du transfert d'argent dans un courriel du responsable du budget (le directeur a joint une copie du courriel).

En ce qui concerne l'allégation 1)c), le plaignant a participé activement au projet dès le début (réunions, discussions, etc.). La directrice fait référence à un courriel et à des procès-verbaux de réunions, dont elle joint des copies.

Le directeur n'a pas répondu aux remarques du plaignant concernant la réunion du 9 janvier 2004.

En ce qui concerne les points soulevés par la plaignante au titre de la deuxième rubrique ci-dessus, la directrice renvoie à ses points relatifs à la première rubrique ci-dessus.

En ce qui concerne la troisième rubrique, le Directeur a formulé les observations suivantes:

(3)a) Le papier que la directrice avait reçu était insuffisant et elle avait donc repris une partie des travaux de finition de ce papier.

(3)(b) Le commentaire du plaignant concernant le projet PHARE était faux et injuste à l'égard des autres membres du personnel qui avaient travaillé très dur pour réaliser le projet. Le directeur a joint une copie de la décision de l'EUMC sur le projet PHARE concerné, montrant que plusieurs autres membres du personnel avaient été impliqués.

(3)c) Il incombe au directeur d'examiner les demandes de mission à la lumière des intérêts de l'Observatoire. Le directeur a estimé qu'il était davantage dans l'intérêt de l'EUMC que le plaignant travaille au sein de l'EUMC plutôt que de se rendre aux missions proposées.

(3)d) La réunion au cours de laquelle le plaignant avait été invité à terminer sa présentation à temps avait été présidée par M. K., qui était la personne qui avait envoyé les notes. Le directeur avait convenu avec M. K. que ces notes pouvaient être transmises au plaignant, dont la présentation n'avait pas été ciblée. Lors de l'autre réunion mentionnée, la directrice avait informé la plaignante qu'elle souhaitait répondre à une question clé posée au cours de la réunion. La plaignante n'avait pas donné suite à sa demande, mais s'était répondue d'une manière qui allait à l'encontre du point de vue du directeur. Le directeur a déclaré qu'il était inacceptable pour elle qu'un membre du personnel ait rejeté sa demande de clarification d'une situation et ait parlé seul, et qu'il s'agissait en fait d'un motif justifiant une procédure disciplinaire.

D'autres courriers ont suivi, dans lesquels le plaignant et le directeur de l'Observatoire ont présenté des arguments plus détaillés au conseil d'administration.

Lors d'une réunion qui s'est tenue les 2 et 3 février 2004, le conseil exécutif de l'Observatoire a mis en place un comité (ci-après dénommé "comité d'examen") chargé d'enquêter sur la plainte déposée par le plaignant le 5 janvier 2004. Le Comité a enquêté sur deux questions qu'il avait identifiées sur la base de la demande du requérant: i) griefs personnels et ii) allégations de mauvaise gestion et de mauvaise administration. Le comité a examiné les déclarations écrites et orales du plaignant et du directeur.

Sur la base des conclusions du comité d’examen, le conseil d’administration a conclu, le 5 mars 2004, qu’«il n’y avait pas suffisamment de preuves pour justifier un conseil de discipline à l’encontre du directeur sur les griefs personnels soulevés ou les allégations de mauvaise gestion et de mauvaise administration [...] Le directeur a répondu à toutes les accusations portées, en fournissant une explication solide pour réfuter chaque allégation. Il n ' est pas possible d ' invoquer un cas de mauvaise administration> >. Le Comité a toutefois noté que « [l]orsque les griefs personnels soulevés par [le plaignant] ne justifient pas une enquête par un conseil de discipline, l'examen reconnaît que leur nature cumulative indique une atmosphère de travail extrêmement tendue entre le directeur et [le plaignant] ».

En ce qui concerne les allégations de mauvaise gestion et de mauvaise administration, le comité a également conclu que ces allégations ne justifiaient pas la convocation d'un conseil de discipline à l'encontre du directeur de l'Observatoire. Cependant, il a également noté que « [...] certaines des explications du directeur, ainsi que la nature des accusations portées, indiquent des pratiques de gestion ineptes. Il est clair que les procédures de gestion pourraient être améliorées en renforçant la transparence ainsi que la participation et l'inclusion du personnel. Il semble également y avoir un certain manque de procédures de planification stratégique, d ' évaluation des risques et d ' analyse d ' impact à plus long terme> >. Le conseil d'administration a exhorté le directeur de l'Observatoire à revoir et à affiner en permanence les procédures de gestion organisationnelle.

Le Comité a également noté qu'il ne semblait pas y avoir de procédure de règlement des griefs efficace et reconnue qui soit claire pour les membres du personnel.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant a formulé les allégations et allégations suivantes:

Le plaignant a allégué que le directeur de l'Observatoire l'avait intimidé, l'avait contourné au profit d'autres membres du personnel et ne lui avait pas fourni suffisamment d'informations pour lui permettre de remplir son rôle de chef d'unité.

Le plaignant a demandé qu'un conseil de discipline soit convoqué pour discuter de ses griefs à l'encontre du directeur de l'Observatoire.

En ce qui concerne sa demande, le plaignant a fait remarquer que le comité d'examen qui avait enquêté sur sa demande de procédure disciplinaire ne lui avait pas permis de commenter la déclaration finale du directeur et qu'il y avait eu conflit d'intérêts dans le fait qu'un membre du comité d'examen avait, à la suite de la demande du plaignant, postulé au poste du plaignant à l'Observatoire.

À la lumière de la conclusion du conseil d'administration selon laquelle il ne semblait pas y avoir de procédure de réclamation efficace et reconnue qui soit claire pour les membres du personnel, le Médiateur a décidé qu'il ne serait pas justifié de rejeter la plainte sur la base de l'article 2.8 du statut du Médiateur européen (1).

L'ENQUÊTE

L'avis de l'Observatoire

La plainte a été transmise à l'Observatoire pour avis. Dans son avis, l'EUMC a déclaré qu'il considérait les allégations du plaignant comme non fondées et fondées sur des malentendus ou des interprétations erronées. L'avis de l'Observatoire contenait une lettre du président du conseil d'administration, à qui le directeur de l'Observatoire avait demandé une déclaration sur la présente plainte. Dans cette lettre, le président a donné un aperçu de la manière dont le comité d'examen avait mené son enquête sur les griefs et allégations du plaignant dans sa demande du 5 janvier 2004, soulignant en particulier que les deux parties avaient eu la possibilité de faire connaître leur point de vue et de connaître la position de l'autre partie.

Dans son avis, l'EUMC a en outre noté que le plaignant s'était adressé directement au Médiateur sans faire usage de son droit de recours au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut. L'EUMC a déclaré que cette procédure s'appliquait à l'EUMC.

L'EUMC a également noté que le contrat de travail du plaignant avait pris fin le 15 mai 2004.

Observations du plaignant

L'avis de l'Observatoire a été envoyé au plaignant pour observations.

Dans ses observations, le plaignant a indiqué que sa demande adressée au conseil d'administration le 5 janvier 2004 était une demande de procédure disciplinaire à son encontre et non à l'encontre du directeur de l'Observatoire. Le plaignant a expliqué que cela devait être considéré à la lumière de la tradition des fonctionnaires autrichiens, qui demandent parfois une procédure disciplinaire contre eux-mêmes lorsqu'ils souhaitent que leur affaire soit traitée. Le plaignant a indiqué qu'il ne considérait pas qu'il aurait pu recourir à une autre procédure de recours à l'interne. Le requérant a également maintenu ses allégations et réitéré son commentaire selon lequel il y avait eu un conflit d'intérêts dans l'évaluation de sa demande de procédure disciplinaire parce qu'un membre du comité d'examen du jury avait posé sa candidature à son poste.

Autres demandes
de renseignements

Après un examen attentif de l'avis de l'Observatoire et des observations du plaignant, il est apparu que des enquêtes supplémentaires s'imposaient au sujet de ce qui semblait être un malentendu concernant la procédure demandée par le plaignant le 5 janvier 2004. La Médiatrice a donc écrit à l'EUMC pour lui demander son avis sur la question.

Réponse de l'Observatoire

Dans sa réponse, l'EUMC a indiqué que la demande de procédure disciplinaire formulée par le plaignant le 5 janvier 2004 ne pouvait être comprise que comme signifiant une procédure disciplinaire à l'encontre du directeur de l'EUMC, et non à l'encontre du plaignant lui-même. Il a également noté qu'il était difficile de comprendre pourquoi le plaignant avait attendu si longtemps pour révéler ce prétendu malentendu.

L'EUMC a en outre joint une copie d'un document intitulé "EUMC Human Resources Policy", daté d'octobre 2004. Le document contenait un résumé détaillé des questions suivantes: Organisation interne, recrutement, développement de carrière, vie professionnelle, communication interne et perspectives d'avenir. La catégorie Future Prospects contenait une sous-catégorie intitulée Team-Building and consistent approach, qui était expliquée comme suit: "L'Observatoire prévoit d'organiser une formation de l'équipe de gestion à la fin de 2004 afin d'atteindre des normes de gestion élevées, de soutenir le renforcement de l'équipe, d'être clair et cohérent à l'intérieur et à l'extérieur de l'Observatoire et de suivre une politique unique en matière de ressources humaines à tous les niveaux de gestion. Un appel d ' offres a déjà été lancé et évalué> >.

Observations du plaignant

Les observations de l'Observatoire ont été transmises au plaignant, qui n'a formulé aucune observation à l'intention du Médiateur.

Demandes de renseignements supplémentaires

Le Médiateur a par la suite décidé que des enquêtes supplémentaires étaient nécessaires et, le 18 avril 2005, l'Observatoire a été invité à répondre aux questions suivantes:

(1) D'après la plainte et les observations, le plaignant semblait considérer a) qu'il n'avait pas été autorisé à commenter la déclaration finale du directeur de l'EUMC et b) qu'il y avait eu conflit d'intérêts dans le fait qu'un membre du comité d'examen chargé d'enquêter sur son cas avait postulé à son poste à l'EUMC. La Médiatrice a décidé que ces points devaient être traités comme des allégations distinctes dans le cadre de la présente enquête, et l'Observatoire a donc été invité à présenter un avis sur ces aspects de l'affaire.

(2) Dans ses conclusions du 5 mars 2004, le conseil d'administration de l'Observatoire a formulé les observations suivantes: «[i]l est clair que les procédures de gestion pourraient être améliorées en renforçant la transparence ainsi que la participation et l’inclusion du personnel. Il semble également y avoir un certain manque de procédures de planification stratégique, d ' évaluation des risques et d ' analyse d ' impact à plus long terme> >. Il ne ressortait pas clairement des avis de l'EUMC dans la présente enquête si a) l'EUMC avait accepté ces observations et b) dans l'affirmative, s'il avait pris des mesures correctives à cet égard. Étant donné que cette question pourrait être pertinente pour l'évaluation des allégations du plaignant, l'EUMC a donc été invité à fournir également des informations à ce sujet.

Réponse de l'Observatoire

Le 23 juin 2005, l'Observatoire a adressé au Médiateur les observations suivantes:

En ce qui concerne l'allégation selon laquelle le plaignant n'avait pas été autorisé à commenter la déclaration finale du directeur de l'EUMC, l'EUMC a réitéré que la plainte du plaignant du 5 janvier 2004 avait été comprise comme contenant l'allégation selon laquelle une procédure disciplinaire devait être ouverte contre le directeur de l'EUMC (et non contre le plaignant lui-même). Étant donné que les procédures disciplinaires risquent de mettre en danger l'intégrité et le statut social d'une personne, elles sont soumises à la confidentialité. L’article 6 de l’annexe II du statut, en vigueur à l’époque, a expressément établi ce devoir de confidentialité.

Dans une lettre du 15 juin 2004 adressée au directeur de l'Observatoire, le président du conseil d'administration de l'Observatoire a expliqué en détail comment le conseil s'était informé de la question. Le président s'est assuré, en résumé, que les deux parties avaient eu accès aux revendications et aux commentaires de l'autre partie à toutes les étapes du processus.

Ainsi, même si le plaignant n’avait pas accès à tous les documents de la procédure disciplinaire, cela serait couvert par le principe de confidentialité des procédures disciplinaires.

En ce qui concerne l'allégation selon laquelle il y aurait eu conflit d'intérêts dans le cas où un membre de l'équipe chargée de l'examen de son cas aurait, à la suite de la demande du plaignant, postulé à son poste à l'EUMC, l'EUMC a confirmé que le fonctionnaire concerné, M. S., avait été membre du comité d'examen chargé d'examiner la plainte du plaignant du 5 janvier 2004. Toutefois, comme le plaignant l'a lui-même écrit dans sa lettre du 22 septembre 2004, M. S. n'a pas participé à la mission d'enquête.

Dans le cadre de la procédure de recrutement ultérieure concernant le poste de chef de l’unité Recherche et réseaux, le comité de sélection, qui comprenait également un membre externe, a proposé, le 3 mai 2004, de recruter quelqu’un d’autre que M. S. Ce dernier n’avait pas obtenu suffisamment de points pour se qualifier pour la liste de réserve, de sorte que le poste ne lui a pas été proposé. Ainsi, il n’a aucunement bénéficié de l’issue de la procédure disciplinaire concernée en l’espèce.

En outre, le plaignant avait lui-même décidé de ne pas demander le renouvellement de son contrat de personnel avant de demander la convocation du conseil de discipline. Ainsi, M. S. n'a joué aucun rôle dans la décision du plaignant de ne pas demander le renouvellement de son contrat d'agent.

En ce qui concerne les conclusions du conseil d'administration de l'Observatoire du 5 mars 2004, l'Observatoire a indiqué qu'il n'avait pas accepté ces conclusions. L'EUMC avait toutefois constaté que le comité avait besoin de plus d'informations sur les procédures de gestion existantes destinées à renforcer la transparence, l'inclusion du personnel, la planification stratégique et l'évaluation des risques et de l'impact. Lors d'une réunion ultérieure avec le conseil d'administration, le directeur de l'EUMC a fait un exposé sur les aspects de gestion interne de l'EUMC afin de répondre à ce besoin perçu de mieux informer le conseil d'administration.

L'Observatoire n'a cessé d'améliorer son organisation interne et ses politiques en matière de ressources humaines. Elle a déployé de grands efforts pour améliorer son organisation, par exemple la formation des équipes de direction, la mise en œuvre de 24 normes de contrôle interne, le recrutement d'une capacité d'audit interne et l'élaboration de procédures clés.

Observations du plaignant

La réponse de l'Observatoire a été envoyée au plaignant, dont le Médiateur n'a reçu aucune observation.

LA DÉCISION

1 Remarques liminaires

1.1 La plainte a été déposée par un chef d'unité de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (EUMC). Le 5 janvier 2004, le plaignant avait demandé au président du conseil d'administration de l'Observatoire de convoquer un conseil de discipline pour lui donner la possibilité de discuter de son cas. Le conseil exécutif de l'Observatoire a créé un comité (ci-après dénommé "comité d'examen") chargé d'examiner s'il serait pertinent de créer un conseil de discipline. Le 5 mars 2004, le président du conseil d'administration de l'Observatoire a informé le plaignant qu'à la suite de l'examen de la question par le comité d'examen, le conseil d'administration avait décidé de rejeter la demande du plaignant. Dans ses conclusions, le Comité a indiqué que trois catégories d'allégations avaient été identifiées, à savoir la « rétention d'informations », le « contournement » et le « harcèlement », et que chacune de ces catégories d'allégations contenait un certain nombre de réclamations. Selon le Comité, "toutes les réclamations concernent des incidents relativement mineurs qui ont tendance à se produire dans la plupart des systèmes administratifs sans nécessairement être perçus comme des griefs". «Particulièrement au cours des entretiens, il est apparu clairement que de nombreux incidents ayant donné lieu aux allégations [du requérant] étaient fondés sur des malentendus, liés soit à la communication, soit à une compréhension divergente des rôles et des responsabilités». "Les autres incidents auxquels se réfèrent les réclamations ont été expliqués de manière exhaustive par le Directeur afin de ne pas justifier un examen plus approfondi". «Bien que les griefs personnels soulevés par [le plaignant] ne justifient pas une enquête par un conseil de discipline, l’examen reconnaît que leur nature cumulative indique une atmosphère de travail extrêmement tendue entre le directeur [de l’EUMC] et [le plaignant] ». Le Comité a en outre noté que l'examen des allégations du plaignant avait révélé des pratiques de gestion ineptes, et il a donc exhorté le Directeur à apporter des améliorations aux pratiques de gestion. Le Comité a également noté qu'il ne semblait pas y avoir de procédure de règlement des griefs efficace et reconnue qui soit claire pour les membres du personnel.

1.2 Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que le directeur de l'Observatoire l'avait intimidé, l'avait contourné au profit d'autres membres du personnel et ne lui avait pas fourni suffisamment d'informations pour lui permettre de remplir son rôle de chef d'unité. Il a affirmé qu'un conseil de discipline devrait être convoqué pour discuter de ses griefs à l'encontre du directeur de l'EUMC.

1.3 Dans son avis, l'EUMC a rejeté les allégations du plaignant, affirmant qu'elles étaient fondées sur des malentendus et/ou des interprétations erronées. L'Observatoire a en outre noté que le plaignant s'était adressé directement au Médiateur sans faire usage de son droit de recours au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut.

1.4 Dans ses observations, le plaignant a maintenu ses allégations. Il a également indiqué que la procédure disciplinaire qu'il avait demandée était une procédure disciplinaire à son encontre et non à l'encontre du directeur de l'Observatoire. Le plaignant a expliqué que cela devait être considéré à la lumière de la tradition des fonctionnaires autrichiens, qui demandent parfois une procédure disciplinaire contre eux-mêmes lorsqu'ils souhaitent que leur affaire soit traitée. Le plaignant a indiqué qu'il ne considérait pas qu'il aurait pu recourir à une autre procédure de recours à l'interne. Le Médiateur a donc procédé à des enquêtes complémentaires afin de clarifier ce point. Dans sa réponse, l'EUMC a déclaré qu'elle n'aurait pu interpréter la demande de procédure disciplinaire du plaignant que comme une demande de procédure disciplinaire à l'encontre du directeur de l'EUMC. Le plaignant n'a pas formulé d'autres commentaires pour clarifier la question.

1.5 Les observations des parties dans la présente affaire rendent nécessaire d'aborder deux questions dans ces remarques introductives. La première concerne la décision du Médiateur selon laquelle la présente plainte était recevable. La seconde concerne la nature de la demande du plaignant du 5 janvier 2004 au conseil d'administration.

1.6 Le Médiateur rappelle que l'article 11 du règlement du Conseil portant création de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (2) prévoit que le personnel de l'Observatoire "est soumis au statut et à la réglementation applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes". Le Médiateur comprend donc la référence faite par l'EUMC à l'article 90, paragraphe 2, du statut comme signifiant que l'EUMC applique l'article 46 du statut et de la réglementation applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes, qui prévoit que le titre VII du statut, relatif aux recours, s'applique par analogie. En ce qui concerne la décision selon laquelle la plainte en l'espèce était recevable, le Médiateur souligne que la communication envoyée au plaignant le 5 mars 2004 (mentionnée ci-dessus), qui était jointe à la plainte, contenait la déclaration du conseil d'administration de l'EUMC selon laquelle "il ne semblait pas y avoir de procédure de réclamation efficace et reconnue qui soit claire pour les membres du personnel [de l'EUMC]". C'est sur cette base que le Médiateur a décidé qu'il ne serait pas approprié de rejeter la plainte sur la base de l'article 2.8 du statut du Médiateur européen (3). À la lumière de ce qui précède, le Médiateur ne voit aucune raison de modifier sa décision sur la recevabilité de la plainte.

1.7 En ce qui concerne la nature de la demande de procédure disciplinaire du plaignant, le Médiateur note qu'il semble y avoir un désaccord entre l'EUMC et le plaignant quant à la procédure disciplinaire que ce dernier a effectivement demandée dans sa lettre du 5 janvier 2004 au conseil d'administration de l'EUMC. Cela ne ressort toutefois clairement que des observations du plaignant, présentées le 22 septembre 2004. Les enquêtes complémentaires menées par le Médiateur pour clarifier cette question ont simplement montré que le malentendu persiste et que le plaignant considère en substance que l'objet de l'examen par le conseil d'administration de sa demande du 5 janvier 2004 était complètement différent de celui qu'il avait à l'esprit.

1.8 Il convient de noter que le Médiateur, en ouvrant son enquête sur cette plainte, a également compris que la demande du plaignant du 5 janvier 2004 était une demande de procédure disciplinaire à l'encontre du directeur de l'Observatoire. Après avoir réexaminé la demande du plaignant du 5 janvier 2004 et compte tenu des observations de l'Observatoire sur cette question, le Médiateur estime que l'interprétation de cette demande par l'Observatoire était raisonnable.

1.9 Le Médiateur souligne en outre que c'est sur la base de cette interprétation de la plainte que le Médiateur a identifié les allégations du plaignant et, en particulier, son allégation selon laquelle "un conseil de discipline devrait être convoqué pour discuter de ses griefs à l'encontre du directeur de l'Observatoire". Étant donné que la procédure disciplinaire visée dans la présente demande semble être différente de celle que le plaignant lui-même avait en tête, il ne serait pas approprié que le Médiateur examine cette demande dans le cadre de la présente enquête. En ce qui concerne les allégations du plaignant, le Médiateur estime qu'elles sont dissociables de l'allégation ci-dessus et qu'elles seront donc examinées quant à leur bien-fondé.

2 Les allégations d'intimidation, de contournement et d'omission de fournir des renseignements

2.1 Les allégations du plaignant - selon lesquelles le directeur de l'EUMC l'aurait intimidé, l'aurait contourné au profit d'autres membres du personnel et ne lui aurait pas fourni suffisamment d'informations pour lui permettre de remplir son rôle de chef d'unité - avaient été rejetées par l'EUMC. Les allégations du plaignant avaient déjà fait l'objet d'une évaluation par le conseil d'administration de l'Observatoire, comme décrit en détail ci-dessus.

2.2 En ce qui concerne l'allégation du plaignant selon laquelle le directeur de l'EUMC l'aurait intimidé, l'aurait contourné au profit d'autres membres du personnel et ne lui aurait pas fourni suffisamment d'informations pour lui permettre de remplir son rôle de chef d'unité, le Médiateur note tout d'abord le contenu des lettres des 16 et 28 janvier 2004 adressées au conseil d'administration, respectivement par le plaignant et le directeur de l'EUMC. Dans sa lettre du 16 janvier 2004, le requérant a exposé ses allégations en détail.

2.3 Le plaignant a envoyé une copie de sa lettre au directeur de l'Observatoire, qui, le 28 janvier 2004, a adressé au conseil d'administration les points soulevés par le plaignant dans la lettre susmentionnée.

2.4 Dans sa décision, communiquée au plaignant le 5 mars 2004, le conseil d ' administration a conclu que les réclamations du plaignant concernaient des incidents relativement mineurs qui ont tendance à se produire dans la plupart des systèmes administratifs "sans nécessairement être perçus comme des griefs". Il a constaté qu'il était clair que bon nombre des incidents qui avaient donné lieu aux réclamations étaient fondés sur des malentendus, qu'il s'agisse de communications ou d'une compréhension divergente des rôles et des responsabilités, et que les autres incidents concernés avaient été suffisamment expliqués par le directeur pour ne pas justifier un examen plus approfondi. Sur la base de ces considérations, le conseil d'administration a donc décidé de ne pas engager de procédure disciplinaire à l'encontre du directeur de l'Observatoire.

2.5 Étant donné que la décision d'ouvrir ou non une procédure disciplinaire incombe à l'autorité investie du pouvoir de nomination de l'institution ou de l'organe communautaire concerné (4) et ne peut être remplacée par le Médiateur, l'examen par le Médiateur des constatations qui sous-tendent une telle décision se limite à l'appréciation du point de savoir si ces constatations étaient entachées d'erreurs manifestes d'appréciation. L'examen par le Médiateur des conclusions du conseil d'administration de l'Observatoire dans cette affaire est limité en conséquence.

2.6 Le Médiateur estime qu'aucun élément de preuve ne lui a été fourni lui permettant de conclure à l'existence d'erreurs manifestes d'appréciation en ce qui concerne les conclusions du conseil d'administration de l'Observatoire. Le Médiateur ne peut donc constater aucun cas de mauvaise administration concernant cet aspect de l’affaire.

3 Allégation selon laquelle le plaignant n'a pas été autorisé à présenter des observations

3.1 Dans le cadre d'enquêtes complémentaires, le Médiateur a demandé à l'EUMC de présenter un avis sur l'allégation du plaignant selon laquelle il n'avait pas été autorisé à commenter la déclaration finale du directeur de l'EUMC.

3.2 Dans son avis, l'EUMC a réitéré que la plainte du plaignant du 5 janvier 2004 avait été comprise comme contenant l'allégation selon laquelle une procédure disciplinaire devait être ouverte contre le directeur de l'EUMC (c'est-à-dire pas contre le plaignant lui-même). Étant donné que les procédures disciplinaires risquent de mettre en danger l'intégrité et le statut social d'une personne, elles sont soumises à la confidentialité. L’article 6 de l’annexe II du statut en vigueur à l’époque a expressément établi ce devoir de confidentialité. Dans une lettre du 15 juin 2004 adressée au directeur de l'Observatoire, le président du conseil d'administration de l'Observatoire a expliqué en détail comment l'enquête sur la plainte avait été menée. Le président s'est assuré, en résumé, que les deux parties avaient eu accès aux revendications et aux commentaires de l'autre partie à toutes les étapes du processus.

3.3 Le Médiateur n'a reçu aucune observation du plaignant sur l'avis de l'Observatoire.

3.4 L'allégation soumise à l'EUMC pour avis a été formulée sur la base de la déclaration du plaignant selon laquelle "[...] je n'ai pas eu la possibilité de voir ou de commenter la réponse du directeur avant que le comité [...] ne clôture l'affaire".

3.5 Selon les informations contenues dans l'avis de l'Observatoire, aucune commission disciplinaire n'a été convoquée en réponse à la plainte déposée par le plaignant le 5 janvier 2004 auprès du conseil d'administration de l'Observatoire. La règle du secret évoquée par l'EUMC n'apparaît donc pas applicable aux faits de la présente affaire, qui concerne une enquête préliminaire sur la demande de convocation d'un comité de discipline.

3.6 En outre, la lettre du 15 juin 2004 du président du conseil d'administration de l'EUMC au directeur de l'EUMC contenait un compte rendu de la procédure et des méthodes de travail adoptées pour examiner la demande du plaignant. Le Président a expliqué que < <[l]es deux parties ont eu accès aux réclamations et observations de l ' autre partie à toutes les étapes du processus, et les deux parties ont été invitées à soumettre leurs observations et réponses au Conseil d ' administration. La chambre de recours a tenu compte de tous les éléments de preuve et n’a rendu une décision finale que lorsqu’elle a été convaincue que tous les éléments de preuve avaient été présentés et pris en considération.»

3.7 Le Médiateur note que l'institution concernée dispose d'une marge d'appréciation quant à la manière de mener son enquête sur le type de demande en cause en l'espèce, sous réserve de l'obligation d'examiner avec soin et impartialité tous les aspects pertinents du cas d'espèce (5). En l'espèce, cette obligation impliquait, comme le conseil d'administration lui-même l'a suggéré dans sa lettre susmentionnée du 15 juin 2004, que le plaignant aurait accès aux réclamations et aux observations du directeur à toutes les étapes de la procédure et serait invité à présenter des observations. Afin de respecter pleinement cette obligation, il aurait donc été nécessaire de fournir au plaignant la déclaration du directeur sur ses allégations avant de clore l'enquête. Le Médiateur n'a reçu aucun élément de preuve concret réfutant l'allégation factuelle du plaignant selon laquelle cela n'a pas été fait.

3.8 À la lumière de ce qui précède, il semble que le requérant n'ait pas eu la possibilité de commenter les déclarations du directeur sur ses allégations avant la clôture de l'enquête, ce qui constituait un cas de mauvaise administration. Une remarque critique est faite ci-dessous.

4 Allégation de conflit d'intérêts

4.1 Le plaignant a allégué qu'il y avait eu un conflit d'intérêts dans le cas où un membre, M. S., du comité d'examen chargé d'examiner sa plainte, au nom du conseil exécutif de l'EUMC, avait posé sa candidature pour le poste du plaignant au sein de l'EUMC.

4.2 Dans son avis, l'EUMC a confirmé que le fonctionnaire concerné avait été membre du comité exécutif chargé d'enquêter sur la plainte du plaignant du 5 janvier 2004. Toutefois, M. S. n’avait pas participé à la mission d’enquête. Dans la procédure de recrutement qui a suivi concernant le poste de chef de l’unité Recherche et réseaux, le comité de sélection, qui comprenait également un membre externe, a proposé, le 3 mai 2004, de recruter quelqu’un d’autre que M. S. Il n’avait pas reçu suffisamment de points pour se qualifier pour la liste de réserve et le poste ne lui a donc pas été proposé. Ainsi, il n’a aucunement bénéficié de l’issue de la procédure disciplinaire concernée en l’espèce. En outre, le plaignant avait lui-même décidé de ne pas demander le renouvellement de son contrat de personnel avant de demander la convocation du conseil de discipline. Ainsi, M. S. n'a joué aucun rôle dans la décision du plaignant de ne pas demander le renouvellement de son contrat d'agent.

4.3 Le Médiateur n'a reçu aucune observation du plaignant.

4.4 Il ressort de ce qui précède que l'EUMC n'a pas contesté que M. S., qui avait posé sa candidature au poste de plaignant, était également membre du comité d'examen chargé d'examiner la plainte déposée par le plaignant le 5 janvier 2004 devant le conseil d'administration de l'EUMC. Toutefois, l'EUMC a, en substance, fait valoir que, dans la mesure où le fonctionnaire concerné n'a tiré aucun bénéfice concret de sa participation au comité d'examen, il n'y avait pas eu de conflit d'intérêts.

4.5 Le Médiateur rappelle que l ' article 41, paragraphe 1, de la Charte des droits fondamentaux de l ' Union européenne dispose que "[t]oute personne a le droit de voir ses affaires traitées impartialement, équitablement et dans un délai raisonnable par les institutions et organes de l ' Union " . Le Médiateur relève en outre que, selon la jurisprudence de la Cour de justice, le respect des droits garantis par l ' ordre juridique communautaire dans les procédures administratives inclut notamment l ' obligation pour l ' institution compétente d ' examiner avec soin et impartialité tous les aspects pertinents du cas d ' espèce (6). Le Médiateur estime que les principes de bonne administration exigent que les institutions et le personnel communautaires agissent non seulement de manière impartiale, mais qu'ils fassent également preuve d'impartialité en évitant toute action susceptible d'entraîner une remise en cause raisonnable de leur impartialité (7). Dans un cas tel que celui de l’espèce, cela implique que la participation au comité d’examen d’une personne dont l’impartialité peut raisonnablement être mise en cause doit être considérée comme portant atteinte à l’équité de la procédure administrative en cause et, partant, comme un cas de mauvaise administration.

4.6 Le Médiateur note que la décision de choisir ou non M. S. pour le poste concerné aurait finalement dû être prise par le directeur de l'Observatoire. La plainte du plaignant du 5 janvier 2004 avait été considérée comme une plainte contre le directeur. Ainsi, M. S. participait effectivement à l’examen d’une plainte pour harcèlement et mauvaise administration à l’encontre d’une personne qui devrait potentiellement envisager de l’employer à la suite d’une procédure de recrutement en cours à l’époque. Dans ces circonstances, le Médiateur estime que l’impartialité de M. S. pouvait raisonnablement être remise en cause et que, par conséquent, sa participation au comité d’examen a porté atteinte à l’équité de la procédure. Il s’agit d’un cas de mauvaise administration, et le Médiateur formule une remarque critique ci-dessous.

Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (EUMC) en ce qui concerne les allégations de harcèlement, de contournement et de manque d'informations formulées par le plaignant.

En ce qui concerne les allégations du plaignant a) selon lesquelles il n'avait pas été autorisé à commenter la déclaration finale du directeur de l'Observatoire et b) selon lesquelles il y avait eu conflit d'intérêts dans le fait qu'un membre du comité d'examen chargé d'enquêter sur son cas au nom du conseil d'administration de l'Observatoire s'était porté candidat à son poste au sein de l'Observatoire, il est nécessaire de formuler les remarques critiques suivantes:

1. À la lumière des constatations figurant au point 3 ci-dessus, il apparaît que le plaignant n'a pas eu la possibilité de commenter les déclarations du directeur sur ses allégations avant la clôture de l'enquête en question, ce qui constituait un cas de mauvaise administration.
2. En ce qui concerne l'allégation de conflit d'intérêts, liée au fait qu'un membre du comité d'examen, M. S., avait posé sa candidature au poste du plaignant, le Médiateur note que la décision de choisir ou non M. S. pour le poste concerné aurait finalement dû être prise par le directeur de l'Observatoire. La plainte du plaignant du 5 janvier 2004 avait été considérée comme une plainte contre le directeur. Ainsi, M. S. participait effectivement à l’examen d’une plainte pour harcèlement et mauvaise administration à l’encontre d’une personne qui devrait potentiellement envisager de l’employer à la suite d’une procédure de recrutement en cours à l’époque. Dans ces circonstances, le Médiateur estime que l’impartialité de M. S. pouvait raisonnablement être remise en cause et que, par conséquent, sa participation au comité d’examen a porté atteinte à l’équité de la procédure. Il s'agissait là d'un cas de mauvaise administration.

Le directeur de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) «Aucune plainte concernant les relations de travail entre les institutions et organes communautaires, d’une part, et leurs fonctionnaires et autres agents, d’autre part, ne peut être introduite auprès du Médiateur que si toutes les possibilités de présentation de demandes et de réclamations administratives internes, notamment les procédures visées à l’article 90, paragraphes 1 et 2, du statut, ont été épuisées par l’intéressé [...]» (décision 94/262 du Parlement européen, du 9 mars 1994, concernant le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du Médiateur, JO 1994, L 113, p. 15).

(2) Journal officiel 1997 L 151 p. 1.

(3) «Le Médiateur ne peut être saisi d’une plainte concernant les relations de travail entre les institutions et organes communautaires et leurs fonctionnaires et autres agents que si toutes les possibilités de présenter des demandes et des plaintes administratives internes, notamment les procédures visées à l’article 90, paragraphes 1 et 2, du statut, ont été épuisées par l’intéressé [...]» (décision 94/262 du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du Médiateur, Journal officiel 1994, L 113, p. 15).

(4) Voir l'affaire T-242/97, Z./Parlement européen, RecFP 1999, p. IA-77;II-401, point 19.

(5) Affaire C-269/90, Technische Universität München/Hauptzollamt München-Mitte, Rec. 1991, p. I-5469, point 14.

(6) Affaire C-269/90, Technische Universität München/Hauptzollamt München-Mitte, Rec. 1991, p. I-5469, point 14.

(7) Décision du Médiateur européen sur la plainte 751/2000/(BB)IJH, point 4 du projet de recommandation qui y est cité.