Strasbourg, le 4 septembre 2003

Madame,

Le 6 février 2003, vous avez déposé, au nom de GAW-GmbH, une plainte auprès du Médiateur européen concernant le traitement par la Commission européenne du projet référencé 33428 (D/95/A/020/PIII/FPC-R).

Le 17 février 2003, j'ai transmis la plainte au président de la Commission.

Le 8 avril 2003, vous m'avez transmis des informations complémentaires concernant votre plainte, que j'ai transmises à la Commission le 28 avril 2003.

La Commission a transmis son avis le 4 juin 2003. Je vous l'ai transmis le 6 juin 2003 avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 23 juin 2003.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Sur la plainte initiale

En 1995, un consortium d'entreprises ou d'institutions de quatre (plus tard cinq) États membres s'est vu attribuer un marché dans le cadre du programme Leonardo da Vinci (contrat D/95/A/020/PIII/FPC) pour un projet relatif aux qualifications linguistiques ("Europäische Sprachenqualifikation für Berufspraktiker im Bereich Tourismus"; référence du projet 3428). L'objectif du projet était de développer et de préparer des examens linguistiques pour les personnes travaillant dans le secteur du tourisme. Le contrat a été conclu pour une durée de deux ans (du 1er décembre 1995 au 31 décembre 1997). Le partenaire contractuel de la Commission était un organisme dénommé «Reiseverkehrsakademie Düsseldorf – RVA – der GFS-GmbH».

Un nouveau contrat a ensuite été établi, prévoyant une prolongation du projet d'un peu plus d'un an (du 1er janvier 1998 au 30 avril 1999); référence du projet 33428). Ce contrat a été conclu entre la Commission et la «Reiseverkehrsakademie Düsseldorf – RVA – der GAW-GmbH». Le coordinateur du premier contrat avait précédemment informé la Commission que la GmbH était désormais dénommée «heißt jetzt» GAW (lettre du 2 février 1998)(1).

Il est apparu par la suite que GFS-GmbH et GAW-GmbH (bien que gérées et détenues par la même famille) étaient deux sociétés différentes. GFS-GmbH a depuis fait faillite.

La Commission a considéré qu'elle avait été trompée et a demandé à GAW, le 17 décembre 2001, de rembourser le montant déjà versé au titre du nouveau contrat. Le 2 janvier 2002, la gérante de GAW-GmbH s'y est opposée.

Le 12 novembre 2002, la Commission a informé le plaignant qu'elle avait décidé de rejeter son recours du 2 janvier 2002 et que le plaignant devait rembourser un montant de 43 113,22 euros. La Commission a souligné que, selon elle, aucun contrat juridiquement contraignant n’avait été conclu en ce qui concerne la référence de projet 33428, étant donné qu’il était apparu par la suite que GAW-GmbH n’était pas identique à GFS-GmbH, mais une société distincte. Dans une lettre du 29 novembre 2002, le plaignant a formé un recours contre cette décision et a demandé à la Commission de lui verser une somme de 16 200 euros qui, selon lui, n'avait pas encore été versée au titre du contrat 33428. Ce recours a été rejeté le 23 janvier 2003 et, le 27 janvier 2003, la Commission a rappelé au plaignant qu'elle n'avait pas encore remboursé la somme correspondante.

Par deux lettres du 3 février et une autre lettre du 6 février 2003, le plaignant a informé la Commission qu’il n’acceptait pas la position de cette dernière. Le plaignant a estimé que le contrat pour la troisième année avait été conclu sans ambiguïté avec GAW-GmbH et que la Commission ne s'était pas opposée à ce changement en temps utile. Elle a ajouté que toute omission d'informer la Commission (ce que le plaignant a contesté) aurait en tout état de cause été la faute de l'ancienne GFS-GmbH. Le plaignant a en outre informé la Commission qu’il ne disposait d’aucun fonds et qu’il devrait engager une procédure de faillite si la Commission insistait pour qu’elle rembourse le montant correspondant.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant a essentiellement fait valoir que la Commission avait eu tort de réclamer ladite somme en raison d'un prétendu malentendu concernant le changement de partenaire contractuel. Selon le plaignant, ce malentendu ne remettait pas en cause l'utilisation correcte des fonds communautaires et ne devait donc pas être sanctionné par la sanction maximale, c'est-à-dire le remboursement des sommes déjà répercutées sur ses partenaires, majorées des intérêts, qui la mettraient en faillite. Le plaignant a souligné que le présent différend touchait non seulement lui-même, mais aussi ses partenaires et que l'affaire remontait à plusieurs années.

De l’avis du plaignant, les fonds communautaires concernés auraient en tout état de cause été perdus si GFS avait poursuivi le contrat, étant donné que ce dernier avait fait faillite. Selon le plaignant, le fait que le nouveau GAW-GmbH ait poursuivi le projet au cours de sa troisième année avait ainsi permis d'économiser des fonds communautaires. Le plaignant a également souligné que le projet avait donné des résultats positifs. Elle a donc demandé à la Commission de payer le montant qui (selon le plaignant) restait dû au titre du nouveau contrat. Le plaignant a demandé une aide d'urgence au Médiateur, lui suggérant de veiller à ce que l'ordre de recouvrement soit suspendu.

Lettre complémentaire du plaignant

Le 8 avril 2003, le plaignant a transmis au Médiateur une lettre datée du 26 mars 2003 qu'il avait reçue du membre compétent de la Commission et des copies de deux lettres qu'il avait envoyées à la Commission le 8 avril 2003. Dans ces dernières lettres et dans la lettre adressée au Médiateur, le plaignant a mentionné, entre autres, que les comptes définitifs du «projet 99/01» étaient toujours manquants.

L'ENQUÊTE

La plainte a été rapidement transmise à la Commission pour observations. La Médiatrice a attiré l’attention de la Commission sur le fait que le plaignant estimait que la question était urgente. Dans le même temps, toutefois, le plaignant a été informé que le Médiateur n'avait pas le pouvoir de suspendre les décisions prises par la Commission.

Avis de la Commission

Dans son avis, la Commission a formulé les observations suivantes sur la plainte:

Des doutes quant à la gestion financière du projet par le plaignant avaient surgi à l'occasion de l'évaluation du rapport final qui avait été soumis pour le premier contrat en février 1998. La Commission avait demandé à plusieurs reprises des informations et des éléments de preuve supplémentaires. Toutefois, les documents présentés par le plaignant n'avaient pas permis à la Commission d'analyser correctement les coûts éligibles. La Commission avait donc demandé à Deloitte & Touche un audit externe qui a été réalisé les 26 et 27 novembre 2000.

Grâce à cet audit, la Commission avait appris que son partenaire contractuel («GFS») avait fait faillite entre-temps et avait été «recréé» sous un autre nom («GAW»), modifiant ainsi le statut tout en poursuivant tacitement le contrat. L'audit a également révélé un manque presque total de comptes financiers adéquats. Entre autres, la plupart des factures et des pièces justificatives avaient été rédigées à la main ou n’existaient pas du tout, et il n’y avait pas de «feuilles de temps» pour prouver les frais de personnel. Les auditeurs ont donc conclu que tous les coûts étaient inéligibles.

Par lettre du 16 juillet 2001, la Commission a informé le plaignant qu'elle demanderait le remboursement d'une somme de 116 299 € (96 107 € plus intérêts) déjà versée au titre du premier contrat et du paiement anticipé de 43 113,22 € (37 800 € plus intérêts) effectué au titre du second contrat. Le premier ordre de recouvrement a été envoyé au plaignant le 21 février 2002, le second le 17 décembre 2001.

Le premier ordre de recouvrement a été renvoyé à la Commission par le plaignant le 7 mars 2002. Le plaignant ("GAW") a fait valoir qu'il n'était pas le destinataire et qu'il ne représentait pas "GFS" avec qui le contrat initial avait été conclu. Le deuxième ordre de recouvrement a également été contesté par le plaignant.

En mai 2002, la Commission avait consulté son service juridique qui avait conclu à la nullité du second contrat, celui-ci étant entaché d’une erreur substantielle concernant la personne du cocontractant. Le Service juridique a déconseillé d'intenter une action en justice en vue de récupérer les sommes versées au titre du premier contrat.

Le 18 octobre 2002, le coordinateur du projet a été reçu par la Commission en vue de trouver une «solution amicale». Les doutes quant au sérieux du contractant se sont toutefois poursuivis après cette réunion.

La Commission avait donc décidé de procéder au recouvrement de l'avance versée au titre du deuxième contrat tout en modifiant la base juridique de cette demande qui était désormais la nullité du contrat. Le nouvel ordre de recouvrement de 43 113,22 EUR a été envoyé au plaignant le 27 janvier 2003.

L'Office européen de lutte antifraude (OLAF) a également été saisi de l'affaire. Par note du 11 février 2003, l’OLAF avait informé la Commission qu’il avait ouvert une enquête externe concernant le plaignant.

En ce qui concerne les arguments avancés par le plaignant, la Commission a estimé qu'il n'y avait pas simplement eu de "malentendu". Les services de la Commission n’avaient été informés que d’un changement de nom de son partenaire contractuel et il avait été souligné qu’il n’y avait pas eu de changement d’organisation contractante (voir lettre du 2 février 1998). La Commission avait également été informée que le nouveau représentant de la société était Mme J.F., en remplacement de Mme M.F. Toutefois, quelques mois plus tard, le 20 août 1998, GFS-GmbH avait été déclarée en faillite (sans que la Commission en soit informée). Cela montrait qu'il y avait deux entités différentes et que la famille F. devait être consciente de ce fait. L'argument selon lequel le plaignant avait "économisé" des fonds communautaires n'était pas convaincant. Si la Commission avait été informée de la faillite, aucun autre paiement n’aurait été effectué après cette date.

Les éléments de preuve présentés par le plaignant n'ont pas permis à la Commission de déterminer les coûts liés au projet. Cela a rendu tous les coûts inéligibles.

En conclusion, la Commission a considéré que même une petite organisation était en mesure de disposer de comptes financiers, de conserver des dossiers avec les pièces justificatives nécessaires et de gérer les transactions bancaires. En outre, la multitude de pièces justificatives écrites à la main et la confusion quant aux liens entre le coordinateur (M. F.), le promoteur (l’entreprise dirigée d’abord par Mme M. F. – l’épouse – puis après la faillite de Mme J. F. – la fille) et les partenaires et quant à leurs rôles respectifs ont soulevé des doutes fondamentaux quant au sérieux avec lequel ce projet avait été mis en œuvre.

Les services de la Commission ont donc considéré que les coûts déclarés étaient inéligibles même si le projet semblait avoir donné des résultats.

En ce qui concerne la nouvelle lettre du plaignant au Médiateur du 8 avril 2003, la Commission a formulé les observations suivantes:

La demande de paiement du plaignant pour le «projet de 1999» (un montant attendu de 43 387,50 EUR) qui avait été présentée le 20 juillet 2001 et avait été examinée depuis lors était sur le point d’être clôturée. Dans ce cas, une partie des coûts pourrait être considérée comme éligible. Ce montant était toutefois inférieur au paiement anticipé de 101 237,50 EUR. Le montant exact à récupérer n'était pas encore connu mais se situerait très probablement autour de 6 401,17 €. Une lettre de clôture informant le plaignant en conséquence sera envoyée dans les prochains jours.

Observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant a maintenu sa plainte et a estimé que la Commission avait présenté à tort certains des faits de l'affaire. Le plaignant a également souligné que la majeure partie de ce que la Commission avait écrit dans la partie factuelle de son avis ne se rapportait pas à elle-même, mais à l'ancienne GFS-GmbH. Elle a souligné que GFS-GmbH et elle-même étaient deux personnes morales distinctes.

Le plaignant a demandé au Médiateur de veiller à ce que l’implication de l’OLAF soit retirée et à ce que toutes les pièces justificatives (du plaignant) qui étaient entre les mains de son conseiller fiscal soient examinées.

Selon le plaignant, son travail avait reçu le label européen des langues.

Le plaignant a demandé au Médiateur d'user de son influence pour contribuer à la suspension de l'ordre de recouvrement et au paiement des montants impayés de 1998/99 et 1999/2001. Elle a ajouté que des observations complémentaires seraient présentées dès la réception du compte de la Commission pour 1999/2001.

LA DÉCISION

1 Remarques liminaires

1.1 La plainte initiale concernait un contrat conclu entre la Commission européenne et GAW-GmbH (le plaignant), une société allemande. Ce contrat avait été conclu pour le projet référencé 33428 et pour la période du 1er janvier 1998 au 30 avril 1999. Il faisait suite à un contrat antérieur conclu entre la Commission et la «GFS-GmbH» pour le projet référencé 3428 et pour la période allant du 1er décembre 1995 au 31 décembre 1997.

1.2 Dans sa nouvelle lettre du 8 avril 2003, le plaignant a mentionné pour la première fois un "projet 99/01". Dans son avis, la Commission a noté que la demande de paiement du plaignant au titre du «projet pour 1999» serait bientôt traitée. Il semble que ces références se rapportent à un autre contrat qui semble avoir été conclu entre la Commission et le plaignant en 1999. Étant donné que le plaignant n’a fourni aucun détail sur le contenu de ce contrat et que la décision de la Commission sur la demande de paiement du plaignant au titre de ce contrat semble imminente, le Médiateur estime qu’il ne serait pas approprié de traiter les griefs que le plaignant pourrait avoir à l’égard de ce contrat dans le cadre de la présente enquête.

1.3 Dans son avis, la Commission rappelle que l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) a été saisi de la question. Par note du 11 février 2003, l’OLAF avait informé la Commission qu’il avait ouvert une enquête externe concernant le plaignant. Dans ses observations sur l’avis de la Commission, le plaignant a demandé au Médiateur de veiller à ce que la participation de l’OLAF soit retirée. Le Médiateur estime que le plaignant a donc présenté une nouvelle demande. Étant donné qu’il est difficile d’imaginer comment la Commission devrait être en mesure de retirer à l’OLAF une affaire qu’elle a soumise à cet organe et au sujet de laquelle l’OLAF a déjà ouvert une enquête, cette demande devrait probablement être comprise comme demandant à l’OLAF de clore son enquête. Toutefois, rien n’indique que le plaignant ait déjà fait des démarches administratives auprès de l’OLAF à cet effet. Le Médiateur estime donc qu'il n'est pas en mesure de traiter cette demande dans le cadre de la présente enquête.

1.4 La présente décision ne porte donc que sur l’allégation initiale du plaignant concernant l’ordre de recouvrement émis sous la référence de projet 33428. Dans ce contexte, le plaignant avait demandé au Médiateur une aide d'urgence, lui suggérant de veiller à ce que l'ordre de recouvrement soit suspendu. Il convient de noter que le Médiateur n'a pas le pouvoir de suspendre les décisions prises par la Commission. Ce fait a été porté à l’attention du plaignant dans la lettre l’informant de l’ouverture de l’enquête par le Médiateur.

2 Ordonnance de recouvrement prétendument incorrecte

2.1 Le 17 décembre 2001, la Commission a adressé au plaignant un ordre de recouvrement de l'avance de 43 113,22 € (37 800 € plus intérêts) versée au titre du deuxième contrat. Le recours du plaignant du 2 janvier 2002 contre cette décision a été rejeté par la Commission le 12 novembre 2002. Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que la décision de la Commission était erronée et que la Commission devait en outre verser la somme de 16 200 EUR qui, selon lui, était toujours en suspens au titre du contrat concerné.

2.2 La Commission rappelle que le premier contrat a été signé avec "GFS-GmbH". Selon la Commission, ses services n'avaient été informés que d'un changement de nom de son partenaire contractuel et il avait été souligné qu'il n'y avait pas eu de changement d'organisation contractante (voir lettre du 2 février 1998). La Commission a souligné que ce n’était que par un audit du premier contrat qu’elle avait appris que son partenaire contractuel («GFS») avait fait faillite entre-temps et avait été «recréé» sous un autre nom («GAW»), modifiant ainsi le statut tout en poursuivant tacitement le contrat. Selon la Commission, GFS-GmbH et le plaignant étaient deux entités différentes. La Commission a donc estimé que le second contrat était nul dès lors qu’il était entaché d’une erreur substantielle concernant la personne du cocontractant. Il a ajouté que les éléments de preuve fournis par le plaignant ne lui avaient pas permis de déterminer les coûts liés au projet et que tous les coûts n'étaient donc pas admissibles.

2.3 La présente plainte concerne des allégations et des réclamations découlant d'un contrat conclu entre la Commission et le plaignant.

2.4 Conformément à l'article 195 du traité CE, le Médiateur européen est habilité à recevoir des plaintes "concernant des cas de mauvaise administration dans l'action des institutions ou organes communautaires". Le Médiateur estime qu'il y a mauvaise administration lorsqu'un organisme public n'agit pas conformément à une règle ou à un principe qui le lie (2). Une mauvaise administration peut donc également être constatée en ce qui concerne l'exécution d'obligations découlant de contrats conclus par les institutions ou organes des Communautés.

2.5 Toutefois, le Médiateur estime que la portée du réexamen qu'il peut effectuer dans de tels cas est nécessairement limitée. En particulier, le Médiateur est d'avis qu'il ne devrait pas chercher à déterminer s'il y a eu rupture de contrat par l'une ou l'autre des parties, si l'affaire est en litige. Cette question ne pourrait être traitée efficacement que par une juridiction compétente, qui aurait la possibilité d’entendre les arguments des parties concernant le droit national pertinent et d’évaluer les éléments de preuve contradictoires sur toute question de fait contestée.

2.6 Le Médiateur estime donc que, dans les affaires concernant des litiges contractuels, il est justifié de limiter son enquête à l'examen de la question de savoir si l'institution ou l'organe communautaire lui a fourni un compte rendu cohérent et raisonnable de la base juridique de ses actions et des raisons pour lesquelles il estime que son point de vue sur la situation contractuelle est justifié. Si tel est le cas, le Médiateur conclura que son enquête n'a pas révélé de cas de mauvaise administration. Cette conclusion n'affectera pas le droit des parties à ce que leur litige contractuel soit examiné et réglé avec autorité par un tribunal compétent.

2.7 En l'espèce, la Commission a présenté un exposé cohérent et raisonnable des raisons pour lesquelles elle estime que le contrat en cause est nul, justifiant ainsi sa décision de refuser de verser d'autres montants au plaignant et de recouvrer le montant déjà versé. Il convient de noter à cet égard que le plaignant reconnaît lui-même que GFS-GmbH et lui-même sont deux personnes morales distinctes. Il n’est donc pas nécessaire que le Médiateur examine l’argument supplémentaire de la Commission selon lequel les éléments de preuve présentés par le plaignant ne lui avaient pas permis de déterminer les coûts liés au projet et que tous les coûts étaient donc inéligibles.

2.8 Dans ces conditions, il ne semble pas y avoir de mauvaise administration de la part de la Commission.

3 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission européenne. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Voir également la décision du Médiateur du 20 juin 2002 sur la plainte 1453/2001/GG (disponible sur le site internet du Médiateur – http://www.ombudsman.europa.eu), qui concernait les mêmes contrats.

(2) Voir rapport annuel 1997, pages 22 et suivantes.