Strasbourg, le 3 décembre 2003

Madame G. et Monsieur P.,

Le 24 octobre 2002, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen au nom du Centre interdisciplinaire de recherche comparative en sciences sociales (ICCR). Cette plainte contre la Commission européenne et la Cour des comptes a été reçue le 7 novembre 2002. La plainte concerne un paiement final impayé de 80 671,61 EUR pour le contrat de réseau thématique n° 1999-TN.10869 «TRANS-TALK» au titre du cinquième programme-cadre et un audit effectué par la Cour des comptes.

J'ai l'honneur de vous informer que M. Jacob Söderman, avec qui vous avez déjà correspondu au sujet de votre plainte, a pris sa retraite et qu'à partir du 1er avril 2003, je suis son successeur en tant que Médiateur européen.

Le 31 décembre 2002, le Médiateur a transmis la plainte au président de la Commission européenne et au président de la Cour des comptes. La Cour des comptes a envoyé son avis le 7 avril 2003 et je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 27 mai 2003. La Commission a envoyé son avis le 27 mai 2003 et vous l'a transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 22 septembre 2003. Les 14 octobre et 5 novembre 2003, le secrétariat du Médiateur européen vous a contacté par téléphone au sujet de vos observations.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

La Commission européenne et le Centre interdisciplinaire de recherche comparative en sciences sociales (ci-après: "l'ICCR") en tant qu'un des contractants principaux, a signé un contrat le 22 décembre 1999. Le contrat s'appelait le contrat de réseau thématique n° 1999-TN.10869 «TRANS-TALK» au titre du cinquième programme-cadre. Ce contrat couvrait une période de 18 mois, de janvier 2000 à fin juin 2001. Le coût total du projet a été estimé à 601 015 EUR et l'avance initiale a été fixée à 180 305 EUR, à répartir entre les cinq contractants principaux. L'ICCR a présenté des relevés de coûts à intervalles réguliers de six mois.

Le 31 octobre 2001, l'ICCR a été informé que la Cour des comptes procéderait à un audit du projet. La vérification a eu lieu du 16 au 18 janvier 2002. Selon les plaignants, les auditeurs ont déclaré qu'ils soumettraient leur rapport à la Commission avant la fin du mois de janvier 2002.

L'ICCR a présenté le décompte final des coûts à la Commission en août 2001. Le 11 décembre 2001, la DG TREN de la Commission l'a approuvé. L'ICCR n'ayant pas eu de nouvelles de la Commission, le coordinateur du projet a contacté le responsable financier de la Commission le 26 février 2002, par courrier électronique, pour s'enquérir de l'état d'avancement du paiement final. Par courrier électronique du 28 février 2002, elle a été informée que le paiement final ne pouvait être effectué avant la réception du rapport de la Cour des comptes.

Le 13 juin 2002, le responsable financier de la Commission a transmis, par courrier électronique, le rapport des auditeurs avec une demande d'éclaircissements. Le rapport de l'auditeur était daté du 15 avril 2002. L'ICCR a fourni à la Commission les informations demandées, par courrier électronique, le 14 juin 2002. Le 8 juillet 2002, l'ICCR a transmis, de sa propre initiative, un avis complet sur le rapport de la Cour des comptes au responsable financier de la Commission.

Dans une lettre adressée à la Commission et datée du 12 juillet 2002, l'ICCR a demandé des éclaircissements formels sur l'état d'avancement du paiement final du contrat. En août 2002, la Commission a envoyé une réponse non datée indiquant que le paiement serait suspendu conformément à l'article 3.2 de l'annexe II du contrat. Le 29 août 2002, l'ICCR a informé la Commission qu'elle ne pouvait accepter l'article 3, paragraphe 2, comme motif de suspension du paiement final. Selon les plaignants, la Commission n'a pas répondu à cette lettre.

Le 24 octobre 2002, les plaignants ont déposé une plainte au nom de l'ICCR auprès du Médiateur contre la Commission européenne et la Cour des comptes. La plainte concerne le paiement final impayé de 80 671,61 EUR pour le contrat de réseau thématique n° 1999-TN.10869 «TRANS-TALK» et l'audit effectué par la Cour.

En ce qui concerne la Commission européenne, les plaignants ont formulé les allégations suivantes:

1) Manque d'informations concernant l'état d'avancement de l'audit et du paiement final; et

2) Non-paiement du solde impayé de 80 671,61 €.

Les plaignants réclament le règlement du paiement final avec intérêts et une position officielle de la Commission européenne sur l'audit effectué par la Cour des comptes et sur les procédures suivies par les deux institutions.

En ce qui concerne la Cour des comptes, les plaignants allèguent que le rapport a tiré de fausses conclusions et ignoré les contributions fournies par le Centre, et qu'il y a eu un retard injustifié dans la présentation du rapport à la Commission.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Dans son avis, la Commission a formulé les observations suivantes:

Dans le cadre de la gestion des actions indirectes de RDT au titre du cinquième programme-cadre, la Cour des comptes a effectué un audit du contrat de réseau thématique n° 1999-TN.10869 «TRANS-TALK» à l'ICCR à Vienne. Le rapport de l'auditeur soulevait certaines questions complexes et sérieuses qui nécessitaient un examen attentif de la part des services financiers de la Commission.

La Cour des comptes est parvenue à la conclusion que certains coûts déclarés n'étaient pas éligibles et n'étaient pas étayés par des éléments de preuve. Il s'agissait notamment: surfacturation par le bénéficiaire pour les relevés de coûts; le non-respect du contrat par le bénéficiaire en ce qui concerne l’utilisation des taux budgétaires; consultant sous-traitant déclaré comme employé permanent.

Sur la base du rapport de la Cour des comptes, la Commission a décidé de suspendre les paiements au bénéficiaire jusqu'à l'examen final des documents supplémentaires fournis par le bénéficiaire.

Le 28 février 2002, la Commission a informé l'ICCR de la situation concernant le paiement final et de son examen dans le cadre de cet audit. Les discussions en cours avec l'ICCR ont débuté à l'été 2002. Entre-temps, les discussions entre la Commission et la Cour des comptes se sont achevées à l'automne 2002. Tout en procédant à ces enquêtes supplémentaires, la Commission a confirmé à l'ICCR, en août 2002, que tous les paiements avaient été suspendus. La Commission a demandé des informations complémentaires par lettre du 5 décembre 2002. La réponse de l'ICCR datée du 24 janvier 2003 a été reçue et la Commission a informé l'ICCR que cette réponse était en cours d'examen en vue d'un règlement rapide du paiement final.

Le 13 mai 2003, la Commission a informé l'ICCR que le paiement final s'élevait à 50 821 euros. 03 avait été faite. Selon la Commission, le montant de 29 799,63 EUR ne pouvait pas être pris en compte, étant donné qu’il s’agirait d’un transfert entre catégories de coûts nécessitant une autorisation préalable.

Observations des plaignants sur l'avis de la Commission

Les plaignants ont fait valoir, en résumé, les points suivants:

Cette affaire soulève des questions générales concernant les retards pris par les institutions communautaires pour répondre aux demandes répétées de renseignements et la durée du processus. Selon les plaignants, le principe de transparence exige que ces questions générales soient abordées.

À la suite de la réponse des plaignants à la Commission en date du 27 mai 2003, la Commission a procédé au paiement de la somme restante de 20 447,79 EUR.

L'avis de la Cour des comptes

En résumé, la Cour des comptes a formulé les observations suivantes:

Le document au centre de la présente plainte n’est pas un rapport adopté par la Cour des comptes, mais une lettre sectorielle. L’objectif d’une lettre sectorielle est de présenter les constatations préliminaires obtenues au cours d’un audit à l’entité contrôlée, qui, dans le domaine des politiques internes, est la Commission. Après une analyse plus approfondie de la réaction de la Commission aux informations factuelles et aux observations connexes figurant dans la lettre sectorielle, ces constatations peuvent ensuite constituer la base des observations présentées dans les rapports de la Cour des comptes. Dans certains cas, elle peut également nécessiter des mesures correctives de la part de la Commission. Étant donné que les constatations et observations sont préparatoires au stade d’une lettre sectorielle et font, en principe, l’objet de travaux de vérification supplémentaires, elles restent confidentielles entre le Tribunal et la Commission.

En l’espèce, la lettre sectorielle n° 740/02 faisant état des constatations d’audit résultant de l’audit du contrat «TRANS-TALK» a été adressée au commissaire chargé de la DG Énergie & Transports (TREN). Conformément à la pratique habituelle, la version électronique de cette lettre sectorielle a ensuite été envoyée à l’officier de liaison de la DG TREN. Il semble toutefois qu’une copie électronique de la lettre sectorielle confidentielle ait ensuite été transmise à l’ICCR par un fonctionnaire de la Commission.

En ce qui concerne l'allégation de conclusions erronées, les auditeurs de la Cour suivent les politiques et normes d'audit de la Cour (CAPS) et les normes d'audit internationalement reconnues, telles que celles de l'Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI). En outre, les procédures de la Cour prévoient un contrôle interne approfondi de la qualité avant que les constatations et observations de l'audit ne soient soumises à l'entité contrôlée. Ces normes et procédures ont été suivies en l’espèce.

En ce qui concerne l’allégation selon laquelle les contributions fournies par l’ICCR ont été ignorées, l’équipe d’audit a tenu compte de toutes les informations fournies par les plaignants dans la mesure jugée pertinente pour l’audit. Toutes les constatations figurant dans la lettre sectorielle adressée à la Commission sont étayées par des éléments probants suffisants et appropriés, fondés sur les informations recueillies et reçues pendant et après l’audit dans les locaux de l’ICCR, ainsi que de la Commission.

En ce qui concerne l'allégation de retard injustifié, le manuel d'audit de la Cour indique qu'une lettre sectorielle doit être envoyée dans un délai de deux mois à compter de la fin de la mission. Toutefois, cette règle interne n'a aucun caractère contraignant pour la Cour à l'égard des plaignants. En outre, le fait que la lettre sectorielle ait été envoyée en l’espèce avec un léger retard, ce qui ne peut en aucun cas être considéré comme indu, n’affecte en rien les intérêts des plaignants.

Observations des plaignants sur l'avis de la Cour des comptes

Les plaignants ont fait, en résumé, les remarques suivantes:

Selon les plaignants, l'auditeur de la Cour des comptes a déclaré à l'ICCR qu'il appartenait à la Commission de décider si le rapport (1) était transmis à l'ICCR.

Les plaignants soutiennent que les auditeurs n'ont pas tenu compte des points de vue de l'ICCR.

Les plaignants soulignent que l'ICCR n'a jamais prétendu que le retard dans le traitement de leur dossier n'était que la faute de la Cour des comptes, mais plutôt l'effet combiné des procédures non transparentes de la Commission et de la Cour des comptes et de leurs interfaces. Les plaignants soutiennent que les retards ont porté atteinte aux intérêts de l'ICCR, étant donné que la présente affaire n'avait pas été réglée plus d'un an après l'audit.

Autres demandes
de renseignements

Les 14 octobre et 5 novembre 2003, le secrétariat du Médiateur européen a contacté par téléphone l'un des plaignants qui s'est exprimé au nom des deux plaignants au sujet des observations reçues le 29 septembre 2003. Les plaignants ont confirmé que la Commission avait procédé au paiement du solde restant dû. Les plaignants avaient accepté l'interprétation de la Commission des transferts entre catégories de coûts qui nécessitent une autorisation préalable conformément à l'article 17, paragraphe 4, des conditions générales (2). Par conséquent, le montant d’environ 9 000 EUR n’a pas pu être inclus dans le paiement final. Les plaignants ont informé le secrétariat du Médiateur que l'ICCR n'avait pas envoyé d'observations sur la lettre de la Commission du 14 juillet 2003, dans laquelle celle-ci proposait un règlement amiable, et qu'à moins qu'elle ne reçoive des observations des plaignants dans un délai d'un mois, le projet serait officiellement clôturé et aucun autre coût ne pourrait être réclamé. Les plaignants ont confirmé qu'en ne commentant pas l'offre de règlement présentée par la Commission, l'ICCR avait accepté de facto qu'aucun intérêt ne soit payé pour le paiement final suspendu. Le plaignant était satisfait du règlement du paiement final.

LA DÉCISION

1 Remarque préliminaire

1.1 Dans leurs observations, les plaignants font valoir que cette affaire soulève des questions générales concernant les retards pris par deux institutions communautaires pour répondre à des demandes répétées de renseignements et la durée de la procédure.

1.2 Le Médiateur croit comprendre que les plaignants sont préoccupés par la question générale des procédures dans le cadre desquelles deux institutions communautaires ou plus mènent simultanément des enquêtes ou des procédures ayant une incidence sur le traitement d'une affaire. Le Médiateur estime que cette question générale ne peut être traitée efficacement dans le cadre de la présente enquête. Les plaignants ont la possibilité de présenter une nouvelle plainte au Médiateur s'ils le souhaitent.

2 Prétendu manque d’informations de la Commission concernant l’état d’avancement de l’audit et du paiement final

2.1 Les plaignants allèguent un manque d'informations de la part de la Commission concernant l'état d'avancement de l'audit et le paiement final.

2.2 Selon la Commission, elle a informé les plaignants, le 28 février 2002, de la situation concernant le paiement final et de son examen dans le cadre de cet audit après que les plaignants eurent envoyé un courriel le 26 février 2002. Les discussions en cours avec l'ICCR ont débuté à l'été 2002. Le 12 juillet 2002, les requérants ont demandé des informations sur l'état d'avancement du paiement final. En août 2002, la Commission a confirmé aux plaignants que tous les paiements avaient été suspendus en raison d'un audit de la Cour des comptes. Le 29 août 2002, les plaignants ont demandé à la Commission de réexaminer leur dossier. Le 5 décembre 2002, la Commission a demandé des informations complémentaires aux plaignants. Le 11 février 2003, après avoir reçu les informations complémentaires demandées, la Commission a envoyé un accusé de réception contenant une lettre d’attente. Le 13 mai 2003, la Commission a informé les plaignants qu'elle avait ouvert la procédure de paiement final.

2.3 Le Médiateur estime que la Commission a fourni aux plaignants des informations sur l'état d'avancement de l'audit dans la mesure où celui-ci a eu une incidence sur la procédure suivie par la Commission pour effectuer le paiement final restant dû. En outre, la Commission semble avoir dûment informé les plaignants de la suspension du paiement final. Par conséquent, il ne semble y avoir aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission en ce qui concerne cette allégation.

3 Prétendu non-paiement du solde impayé avec intérêts et demande de règlement

3.1 Les plaignants ont allégué que la Commission n'avait pas effectué le paiement final impayé de 80 671,61 euros pour le contrat de réseau thématique n° 1999-TN.10869 «TRANS-TALK» au titre du cinquième programme-cadre.

3.2 La Commission indique que le paiement final s'élève à 50 821 euros. 03 a été faite le 13 mai 2003. Selon la Commission, le montant de 29 799,63 EUR ne pourrait pas être pris en compte, étant donné qu’il s’agirait d’un transfert entre catégories de coûts, ce qui nécessite une autorisation préalable.

3.3 Dans leurs observations, les plaignants informent le Médiateur qu'à la suite de leur réponse à la Commission du 27 mai 2003, celle-ci a procédé au paiement de la somme de 20 447,79 euros.

3.4 Le secrétariat du Médiateur européen a contacté par téléphone l'un des plaignants qui s'est exprimé au nom des deux plaignants au sujet des observations. Les plaignants avaient accepté l'interprétation de la Commission des transferts entre catégories de coûts qui nécessitent une autorisation préalable conformément à l'article 17, paragraphe 4, des conditions générales. Par conséquent, le montant d’environ 9 000 EUR n’a pas pu être inclus dans le paiement final. Les plaignants ont informé le Médiateur qu'en n'envoyant aucune observation à la Commission concernant l'offre de règlement, l'ICCR avait accepté de facto qu'aucun intérêt ne soit payé sur le paiement final suspendu. Les plaignants étaient satisfaits du règlement.

3.5 Sur la base des informations fournies par la Commission européenne et les plaignants, le Médiateur estime que la Commission a réglé l'affaire et a ainsi donné suite à la plainte.

4 Demande d'une position officielle de la Commission sur l'audit et les procédures suivies

4.1 Les plaignants affirment que la Commission devrait prendre officiellement position sur l'audit et les procédures suivies.

4.2 Le Médiateur européen considère que cet aspect de l'affaire est couvert par le règlement dont il est fait état dans la partie 3 de la décision.

5 Les allégations à l'encontre du rapport (3) de la Cour des comptes

5.1 Les plaignants allèguent que le rapport de la Cour des comptes a tiré de fausses conclusions et ignoré les contributions fournies par l'ICCR.

5.2 La Cour des comptes fait valoir qu'elle a tenu compte de toutes les informations fournies par les plaignants dans la mesure jugée pertinente pour l'audit et que toutes les constatations figurant dans la lettre sectorielle sont étayées par des éléments probants suffisants et appropriés. La Cour des comptes fait également valoir qu’elle n’est pas parvenue à de fausses conclusions.

5.3 Le Médiateur estime que rien ne semble indiquer que la Cour des comptes ait ignoré la contribution du plaignant. En outre, rien ne permet de penser que les conclusions de la Cour étaient erronées ou déraisonnables. Par conséquent, il ne semble pas y avoir de mauvaise administration en ce qui concerne ces aspects de l’affaire.

6 Prétendu retard indu de la Cour des comptes

6.1 Les plaignants allèguent un retard excessif dans la présentation du rapport de la Cour des comptes (4) à la Commission. Selon le plaignant, la mission d'audit s'est achevée le 18 janvier 2002 et le rapport de l'auditeur était daté du 15 avril 2002.

6.2 Dans son avis, la Cour des comptes indique que son manuel d'audit prévoit l'envoi d'une lettre sectorielle dans un délai de deux mois à compter de la fin de la mission. Le Tribunal reconnaît que la lettre sectorielle a été envoyée en l’espèce avec un léger retard, mais que ce retard ne pouvait être considéré comme excessif.

6.3 Le Médiateur note que le manuel d'audit de la Cour des comptes est un guide interne non publié, qui n'est pas destiné à établir des droits pour des tiers. Dans ces circonstances, le Médiateur ne considère pas que le léger retard reconnu par la Cour des comptes constitue un cas de mauvaise administration.

6.4 Le Médiateur ne constate donc aucun cas de mauvaise administration concernant cet aspect de l'affaire.

7 Conclusions

La Médiatrice ne constate aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne la première allégation des plaignants à l'encontre de la Commission européenne. En ce qui concerne la deuxième allégation des plaignants et leur allégation, il ressort des informations fournies par la Commission européenne et les plaignants que la Commission a réglé l'affaire et a ainsi satisfait à la plainte. En outre, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration de la part de la Cour des comptes. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Les présidents de la Commission européenne et de la Cour des comptes seront également informés de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Le Médiateur européen note que les plaignants utilisent le terme «rapport» pour désigner ce que la Cour des comptes appelle une lettre sectorielle.

(2) Conformément à l’article 17, paragraphe 4, des conditions générales, les contractants principaux peuvent transférer entre eux et entre catégories de coûts jusqu’à 20 % de leur montant total, sans autorisation préalable de la Commission européenne.

(3) Dans son avis, la Cour des comptes a souligné que le document concerné est une lettre sectorielle.

(4) Dans son avis, la Cour des comptes a souligné que le document concerné est une lettre sectorielle.