Antécédents de la plainte

1. En avril 2021, le plaignant a participé à une procédure de sélection organisée par l’Office européen de sélection du personnel (EPSO) pour le recrutement d’administrateurs [1]. Dans le cadre de la procédure de sélection, le plaignant a participé à un «entretien axé sur les compétences situationnelles»^[2].

2.  Le SCBI visait à tester trois compétences (apprentissage et développement, collaboration et leadership). Il s'agissait d'une réunion en ligne individuelle avec un intervieweur formé, au cours de laquelle on a demandé aux candidats comment ils réagiraient dans une situation de travail spécifique. Le test était basé sur un script semi-structuré.

3.  Quelques semaines avant le début de la période de test SCBI, les candidats ont reçu une tâche écrite et des informations de base pour les aider à se préparer. La situation de travail décrite dans l'affectation serait discutée au cours du SCBI, ainsi que d'autres situations, non fondées sur l'affectation.

4. La mission, qui a été publiée sur la page web de l’EPSO consacrée à la procédure de sélection, concernait un scénario fictif et reposait sur des documents, des articles de presse et des courriels reçus par les candidats. La mission comprenait la phrase suivante: «Veuillez noter: Aujourd'hui c'est lundi 1 juin 20XX. L’année dernière était 20XX-1, l’année prochaine sera 20XX+1».

5. En juillet 2021, l’EPSO a informé le plaignant qu’il ne l’avait pas placé sur la liste restreinte à partir de laquelle les lauréats pourraient être recrutés (ci-après la «liste de réserve»), car sa note totale au centre d’évaluation (58,5/90 points) était inférieure au seuil (61/90 points).

6. Le plaignant a ensuite introduit une demande de réexamen auprès de l’EPSO. Il a déclaré que certains des documents de la mission étaient datés après le 1er juin 20XX. Il a soutenu que, lors de sa préparation au SCBI, il avait délibérément ignoré ces documents, étant donné qu’ils étaient postérieurs à la date simulée à laquelle les discussions dans le cadre du scénario fictif auraient lieu. Il a affirmé que ces documents représentaient une grande partie de l'ensemble des informations disponibles dans le scénario et comprenaient les détails les plus importants. Au cours du SCBI, on lui a posé des questions qui faisaient référence à cette information et auxquelles il n'a pas été en mesure de répondre. Il soutient que cela a eu une incidence importante sur sa note finale.

7. Le plaignant a ajouté qu’après la publication des résultats, il avait appris d’un autre candidat que, avant le SCBI, l’EPSO avait confirmé à certains candidats qui l’avaient directement contacté à ce sujet que les dates figurant sur ces documents étaient incorrectes et que tous les documents devaient être pris en considération. Le plaignant a déclaré que l’EPSO ne l’avait pas informé individuellement à ce sujet et qu’il n’avait pas non plus publié d’informations pertinentes sur son site web. Il a affirmé que les candidats qui avaient reçu cette information avaient de meilleures chances de réussir, puisqu'ils s'étaient préparés à partir de tous les documents. Il souligne qu’il n’a dépassé le seuil d’inscription sur la liste de réserve que de 2,5 points, ce qu’il aurait pu obtenir s’il avait été informé de l’erreur comme les autres candidats. Il conclut qu’il a été traité de manière inégale dans le cadre de la procédure de sélection de l’EPSO.

8. L’EPSO a répondu en faisant référence au large pouvoir d’appréciation dont disposent les jurys en ce qui concerne le contenu et l’évaluation d’une épreuve et a déclaré que «tous les candidats avaient exactement la même affectation SCBI et se trouvaient donc dans la même situation». L’EPSO a reconnu l’erreur dans les documents de la mission, mais a déclaré qu’«elle n’était pas substantielle et n’a eu aucune incidence sur les performances d’aucun candidat». L’EPSO a souligné que, selon la jurisprudence de l’Union, une irrégularité dans une épreuve d’une procédure de sélection ne peut être considérée comme affectant la légalité de cette épreuve que si l’irrégularité est substantielle ou susceptible de fausser les résultats de l’épreuve. En l'espèce, le jury de sélection avait conclu que la connaissance préalable de l'erreur n'avait pas eu d'incidence sur le test au point de le rendre invalide ou de fausser les résultats. L’EPSO a ajouté que, selon la jurisprudence, « un message imprécis ou des références à des documents obsolètes ne constituent pas des irrégularités substantielles».

9. L’EPSO a également reconnu avoir informé certains des candidats de l’erreur, mais a déclaré que cela ne pouvait pas être considéré comme une inégalité de traitement, étant donné qu’« [u]ne violation de l’égalité de traitement ne peut être établie sur la base de différences dans des aspects factuels spécifiques des conditions d’examen qui n’ont aucune incidence sur les performances des candidats». De l’avis de l’EPSO, pour «constituer une violation de l’égalité de traitement, la différence de traitement doit être de nature juridiquement significative; en d’autres termes, elle doit être susceptible d’affecter la situation juridique des candidats».

10.  Enfin, l’EPSO a indiqué que le jury avait examiné les notes du plaignant au centre d’évaluation et confirmé qu’il n’y avait pas eu d’erreur dans le processus de notation. L’EPSO a ajouté que les règles de la procédure de sélection avaient été dûment suivies et que le plaignant avait été traité sur un pied d’égalité par rapport à tous les autres candidats.

11. Insatisfait de la réponse de l’EPSO, en décembre 2021, le plaignant a demandé au Médiateur d’enquêter sur son inquiétude quant à l’inégalité de traitement dans le cadre de la procédure de sélection.

L'enquête

12. Le Médiateur a ouvert une enquête et a demandé à EPSO une réponse écrite concernant les préoccupations soulevées dans la plainte. En particulier, le Médiateur a demandé à l’EPSO d’expliquer quand il a eu connaissance de l’erreur et comment il a géré la situation par la suite en ce qui concerne les candidats. L’EPSO a également été invité à préciser son point de vue sur la nature de l’erreur et son incidence sur la procédure de sélection.

13. Au cours de l’enquête, le Médiateur a reçu la réponse de l’EPSO. L’équipe d’enquête de la Médiatrice a également examiné le dossier de l’EPSO sur cette affaire et a de nouveau contacté l’EPSO pour lui poser des questions supplémentaires.

14. Dans ses réponses, l’EPSO a indiqué qu’il n’avait pas partagé les informations relatives à l’erreur dans les documents de la mission SCBI avec tous les candidats, mais seulement avec un nombre très limité de candidats, c’est-à-dire ceux qui l’avaient contacté avant la mission SCBI (4 candidats sur 280). Elle a soutenu que, comme seul un petit nombre de candidats avaient été informés au préalable de l'erreur, les candidats avaient, dans l'ensemble, concouru sur un pied d'égalité. L’EPSO a également avancé des arguments pour défendre sa position selon laquelle l’erreur n’avait pas été substantielle et qu’il était peu probable qu’elle ait eu une incidence sur les performances des candidats.

Proposition de solution du Médiateur

15. L’enquête de la Médiatrice a montré que l’EPSO avait déjà eu connaissance de l’erreur dans les documents de la mission plus d’une semaine avant le début des SCBI. En tant que tel, l’EPSO aurait pu fournir à l’avance à tous les candidats des informations plus larges sur l’erreur et ses implications. Toutefois, l’EPSO n’a malheureusement pas franchi cette étape.

16. Le Médiateur a également conclu que l’erreur concernait certaines informations de fond.

17.  La Médiatrice a en outre estimé qu’il n’était pas possible d’exclure que les informations relatives à l’erreur aient également été partagées avec d’autres candidats à l’insu de l’EPSO. Elle a également estimé qu'il n'était pas possible de déterminer combien de candidats s'étaient rendus compte qu'il y avait eu une erreur dans l'affectation. Le fait d'être au courant de l'erreur aurait signifié qu'ils auraient pu utiliser les informations concernées ou faire usage de moyens de recours appropriés. Le Médiateur a noté que seuls quatre candidats avaient déposé une plainte concernant l’erreur commise lors de l’affectation à l’EPSO.

18. Le Médiateur a donc conclu que tous les candidats n’avaient peut-être pas été traités sur un pied d’égalité dans la procédure de sélection en question. En conséquence, le Médiateur a formulé la proposition de solution suivante:

L’Office européen de sélection du personnel devrait réexaminer sa position selon laquelle il était peu probable que l’erreur ait eu une incidence sur les performances des candidats et prendre les mesures qu’il juge appropriées pour remédier à toute violation potentielle du principe d’égalité de traitement dans le cadre de la procédure de sélection.

19. Dans sa réponse à la proposition de solution du Médiateur, l’EPSO a indiqué qu’une irrégularité procédurale dans une épreuve dans le cadre d’une procédure de sélection peut entraîner l’annulation de l’acte faisant grief au candidat si, en l’absence de cette irrégularité, la procédure aurait pu aboutir à un résultat différent. Toutefois, en l’espèce, plus de 40 candidats non retenus se sont classés plus haut que le plaignant, mais n’ont toujours pas été sélectionnés pour figurer sur la liste de réserve. Cela signifie que l'erreur commise dans le SCBI n'a pas pu être considérée comme déterminante pour le fait que le plaignant n'a pas été inscrit sur la liste de réserve.

20. L’EPSO a ajouté que la réorganisation d’un test pour tous les candidats non retenus, même s’ils n’avaient pas remarqué l’erreur ou s’étaient plaints de celle-ci, ne semblait pas réalisable, étant donné que la liste de réserve avait été publiée en juillet 2021. Outre le fait que certains candidats et membres du jury pourraient ne plus être disponibles, un nouveau test pour certains candidats (ceux qui restent disponibles et disposés) avec certains des mêmes membres du jury ne serait pas en mesure de remédier à une éventuelle violation du principe d’égalité de traitement dans la procédure de sélection en question.

21. L’EPSO a également fait référence à des données statistiques internes, selon lesquelles la différence entre, d’une part, les résultats des candidats informés de l’erreur et ceux qui se sont plaints de l’erreur après le test et, d’autre part, les résultats de tous les autres candidats n’est pas considérée comme « statistiquement significative ».

22. L’EPSO a indiqué qu’à la suite de l’ouverture de l’enquête du Médiateur, il a pris des mesures internes (une recommandation écrite adressée au service compétent) pour s’assurer qu’à l’avenir, si des erreurs sont détectées, tous les candidats soient informés.

23. Dans ses commentaires sur la réponse de l’EPSO à la proposition de solution du Médiateur, le plaignant a reproché à l’EPSO de ne pas lui avoir fourni de données détaillées concernant ses notes, telles que la ventilation de sa note pour chacune des trois compétences testées au SCBI. Sur la base des informations dont il disposait et, en particulier, en comparant sa note moyenne au SCBI à sa note moyenne aux autres épreuves du centre d’évaluation (qui était légèrement plus élevée), le plaignant a effectué des calculs à l’appui de sa position selon laquelle, s’il n’avait pas commis l’erreur, il aurait atteint le seuil d’inscription sur la liste de réserve.

24. Le plaignant a remis en question les statistiques de l’EPSO, en faisant valoir qu’elles étaient fondées sur des données non pertinentes. Il déclare qu’étant donné qu’il n’existe aucun moyen de connaître le nombre exact de candidats qui ont finalement été informés de l’erreur (par exemple, il suggère que les candidats qui ont été informés directement peuvent avoir informé d’autres candidats), l’EPSO ne devrait comparer sa note qu’à celle des candidats formellement informés de l’erreur.

25.  Le plaignant a considéré que l’argument de l’EPSO selon lequel il existait un écart important entre lui et le dernier lauréat de la liste de réserve posait problème. À son avis, certains des candidats non retenus qui s'étaient classés plus haut que lui étaient peut-être au courant de l'erreur à l'avance (par l'entremise de candidats qui ont été directement informés), de sorte qu'ils ne se sont pas plaints. L’écart n’est donc pas aussi important que l’EPSO le suggère.

26. Le plaignant a contesté la position de l’EPSO selon laquelle il serait impossible de réorganiser les épreuves du centre d’évaluation et a fait valoir que les motifs invoqués par l’EPSO étaient fondés uniquement sur des hypothèses et n’étaient pas étayés par des éléments de preuve concrets.

27.  Le plaignant a conclu que, indépendamment des calculs ou des statistiques sur la mesure dans laquelle l’erreur de l’EPSO avait affecté sa note totale, il restait un fait qu’il n’était pas traité de la même manière que les autres candidats. Il a donc demandé à l’EPSO de remédier à cette situation.

Évaluation du Médiateur après la proposition de solution

28. L’EPSO a reconnu n’avoir informé que quelques-uns et pas tous les candidats participant au SCBI de l’erreur commise dans certains documents de la mission concernée. Dans sa proposition de solution, la Médiatrice a demandé à l’EPSO de prendre les mesures appropriées pour remédier à toute violation du principe d’égalité de traitement dans le cadre de la procédure de sélection en question.

29. Dans sa réponse à la proposition de solution du Médiateur, EPSO a avancé deux arguments principaux: a) l’erreur n’a pas eu d’incidence sur la situation du plaignant, étant donné que le résultat aurait été le même s’il n’y avait pas eu cette erreur; b) la réorganisation d'un test, en dehors des obstacles pratiques, ne permettrait pas de remédier à une éventuelle violation du principe d'égalité de traitement dans la procédure de sélection en question.

30. Le Médiateur estime que, si l’erreur et son incidence peuvent ne pas être aussi négligeables que l’EPSO le prétend, dans les circonstances de l’espèce, il ne serait pas possible d’évaluer avec certitude l’incidence exacte de l’erreur sur les performances du plaignant et sur le résultat global de la procédure de sélection (classement final des candidats). Une telle évaluation reposerait inévitablement sur un certain nombre d’hypothèses concernant des facteurs indéterminables, tels que le nombre réel de candidats ayant appris l’erreur avant le SCBI (par l’EPSO lui-même ou par d’autres candidats) et leur place actuelle dans le classement général. Par conséquent, bien que le Médiateur reconnaisse qu’il n’est pas possible de savoir combien de candidats étaient effectivement au courant de l’erreur, il ne peut être conclu avec certitude que, sans l’erreur, le plaignant aurait atteint le seuil d’inscription sur la liste de réserve.

31. La Médiatrice estime que la réorganisation du SCBI est peu susceptible de remédier à une éventuelle inégalité de traitement des candidats sans entraîner un traitement encore plus inéquitable des (autres) candidats. On peut également se demander si une telle approche serait conforme aux principes généraux de sécurité juridique et de proportionnalité.

32.  En particulier, la réorganisation de l’épreuve problématique, que ce soit pour tous les candidats, les seuls non retenus ou le seul plaignant, serait, tout d’abord, injuste pour les candidats (inconnus) qui ont réussi sans avoir été préalablement informés de l’erreur. Ces candidats pourraient risquer de voir leur « confiance légitime », découlant du fait qu’ils ont participé de bonne foi à la procédure de sélection et qu’ils sont inscrits sur la liste de réserve depuis plus de deux ans [3], être frustrés.

33. En outre, la réorganisation de l’épreuve problématique pour les candidats non retenus ne pourrait injustement donner une seconde chance qu’à ceux des candidats non retenus qui ont échoué sans avoir été affectés par l’erreur ou en dépit du fait qu’ils avaient connaissance de l’erreur. De même, la réorganisation du test problématique pour le plaignant uniquement placerait inévitablement le plaignant dans une position avantageuse par rapport aux autres candidats se trouvant dans la même situation, car cela signifierait un test passé dans des conditions différentes (absence d’erreur, contenu différent de la mission). Étant donné qu'il existe également un élément comparatif à la notation de ces tests, il est difficile de voir comment cet élément pourrait être garanti.

34.  La Médiatrice estime que la réorganisation du test constituerait également une mesure disproportionnée à ce stade, compte tenu du temps considérable qui s’est écoulé entre-temps et de la date de fin imminente de la liste de réserve [4]. En outre, s’il ne peut être exclu que l’erreur ait pu affecter les performances des candidats au sein du SCBI, celui-ci n’a compté que pour 16,6 % de la note totale [5]. En outre, comme l’EPSO l’a relevé, il y avait plus de 40 autres candidats non retenus plus proches du seuil que le plaignant.

35. Cela étant, le Médiateur estime que la manière dont l’EPSO a géré la situation après avoir pris connaissance de l’erreur était contraire aux principes de bonne administration, qui imposaient à l’EPSO de veiller à ce que la procédure de sélection soit transparente et équitable. En particulier, le fait que l’EPSO n’ait pas informé tous les candidats, plutôt que certains d’entre eux, de l’erreur avant que l’épreuve concernée n’ait eu lieu a violé le principe d’égalité de traitement et, en tant que tel, constitue un cas de mauvaise administration. Le Médiateur note qu’une telle constatation est d’autant plus grave que, comme l’enquête l’a montré, l’EPSO a eu connaissance de l’erreur suffisamment à l’avance des entretiens et aurait pu prendre des mesures pour garantir l’égalité de traitement.

36. Toutefois, pour les raisons exposées ci-dessus, le Médiateur estime qu’une recommandation dans cette affaire ne serait malheureusement pas en mesure d’assurer l’égalité de traitement des candidats dans le cadre de la procédure de sélection en question. Le Médiateur comprend que le plaignant est susceptible d'être insatisfait de ce résultat. Toutefois, bien que les préoccupations individuelles ne soient pas toujours prises en compte à la suite d’une constatation de mauvaise administration, des plaintes telles que celle qui a déclenché la présente enquête aident à révéler des cas de mauvaise administration et, partant, contribuent de manière substantielle à des améliorations plus larges de l’administration de l’UE.

37. Étant donné qu’au cours de l’enquête, l’EPSO a reconnu l’acte répréhensible et s’est engagé à informer tous les candidats au cas où il constaterait des erreurs dans les tests lors de ses procédures de sélection à l’avenir, le Médiateur ne fera aucune suggestion d’amélioration à cette fin. Le Médiateur espère que l'EPSO tirera les enseignements appropriés de son expérience de cette procédure de sélection et s'efforcera de garantir l'égalité de traitement des candidats lors des futures procédures de sélection qu'il organisera.

Conclusion

Sur la base de l’enquête, le Médiateur clôt cette affaire en constatant ce qui suit:

Le fait que l’Office européen de sélection du personnel n’ait pas informé tous les candidats, plutôt que certains d’entre eux, de l’erreur commise dans l’une des missions de la procédure de sélection constitue un cas de mauvaise administration.

Le plaignant et l'EPSO seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly Médiateur
européen

Strasbourg, le 9 octobre 2023

[1] EPSO/AD/373/19 - Administrateurs (AD 5) (l'avis de concours général est disponible à l'adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.CA.2019.177.01.0001.01.FRG&toc=OJ%3AC%3A2019%3A177A%3ATOC)

[2] Le SCBI était l'un des cinq tests au cours desquels les candidats ont été testés au centre d'évaluation. Il a remplacé l’exercice de groupe initialement prévu, à la suite des mesures liées à la COVID-19 annoncées par EPSO avec un addendum ultérieur à l’avis de concours général (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:C2020/444A/02&from=EN).

[3] La liste de réserve a été publiée en juillet 2021.

[4] Sauf nouvelle prorogation, la validité de la liste de réserve expire le 31 décembre 2023. Voir: https://epso.europa.eu/system/files/2022-11/Reserve-lists-extended.pdf

[5] Dans le centre d'évaluation, les candidats ont été évalués en fonction de neuf compétences (huit compétences spécifiques et une compétence générale), chacune ayant obtenu un maximum de 10 points. Ainsi, la note maximale qu'un candidat pouvait obtenir au centre d'évaluation était de 90 points (9 compétences multipliées par 10 points). Chacune des huit compétences spécifiques a été évaluée dans deux tests distincts, chacun ayant obtenu un maximum de 5 points. Le SCBI constituait le premier des deux tests dans trois compétences seulement. En tant que tel, il ne comptait que pour 15 points sur le maximum de 90 points qu’un candidat pouvait recevoir dans le centre d’évaluation; c'est-à-dire qu'il comptait pour 16,66% du score total. Compte tenu du fait que toutes les questions du SCBI n'ont pas été affectées par les documents problématiques, l'impact réel du SCBI sur la note totale aurait pu être encore inférieur à 16,66 %.