Antécédents de la plainte

1. En mars 2022, le plaignant a demandé à la Commission européenne l’accès du public aux documents [1] concernant la correspondance et les réunions avec des groupes de pression et des groupes industriels concernant les sanctions à l’encontre de la Russie [2].

2. La Commission n’a pas fourni au plaignant une liste de documents qu’elle avait identifiés comme relevant du champ d’application de sa demande et elle a refusé l’accès aux documents demandés dans leur intégralité. Ce faisant, la Commission a invoqué une exception au titre de la législation de l’UE sur l’accès aux documents (règlement no 1049/2001), faisant valoir que la divulgation porterait atteinte à la protection de l’intérêt public en ce qui concerne les relations internationales, la défense et les questions militaires [3].

3. En avril 2022, le plaignant a demandé à la Commission de réexaminer sa décision (en introduisant une «demande confirmative»). Il a estimé qu'il y avait un intérêt public supérieur à savoir comment les groupes de pression et de l'industrie peuvent avoir influencé la prise de décision sur une question importante d'intérêt public.

4. N’ayant pas reçu de réponse à sa demande confirmative dans les délais légaux, le plaignant s’est adressé au Médiateur en juillet 2022.

Proposition de solution du Médiateur

5. La Médiatrice a ouvert une enquête et a demandé à la Commission de répondre à la demande confirmative du plaignant dans les meilleurs délais. La Commission a indiqué qu’il n’était pas possible de répondre dans le délai imparti ou de fournir un délai dans lequel elle pourrait fournir une réponse.

6. Le Médiateur a ensuite demandé à la Commission une liste de documents qu'il avait identifiés au stade initial et qui pouvaient être communiqués au plaignant. La Commission a fourni la liste, mais a estimé que celle-ci était confidentielle et ne pouvait pas être communiquée au plaignant. Elle a fait valoir que la liste elle-même faisait partie du réexamen en cours au stade de la confirmation et que des tiers étaient toujours consultés.

7. Compte tenu du retard persistant, le Médiateur a ensuite inspecté les documents en cause. L’inspection a révélé que dix des 41 documents identifiés étaient déjà accessibles au public et que 18 documents étaient des lettres d’accompagnement ou des courriels d’accompagnement de nature purement administrative. Le Médiateur a noté que ces documents contenaient des données à caractère personnel. Cela n’a toutefois pas été porté à l’attention du plaignant dans la décision initiale de refus d’accès de la Commission. Ainsi, le plaignant n’a pas été en mesure d’avancer des arguments, dans sa demande confirmative, démontrant que le transfert des données à caractère personnel est nécessaire à une fin spécifique d’intérêt public. Le Médiateur a néanmoins estimé que ces documents pourraient être partiellement divulgués une fois les données à caractère personnel expurgées.

8. En ce qui concerne les 13 documents restants, le Médiateur a estimé qu’ils ne semblaient pas contenir, dans l’ensemble, d’informations sensibles dont la divulgation pourrait porter atteinte à la protection de l’intérêt public en ce qui concerne les relations internationales, la défense et les questions militaires.

9. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur a proposé à la Commission de

1. Fournir sans plus tarder au plaignant une liste des documents entrant dans le champ de sa demande, attirer son attention sur les dix documents qui sont déjà accessibles au public et fournir des liens connexes vers ces documents.

2. Revoir sa position initiale sur la demande d’accès du public du plaignant, en tenant compte des observations du Médiateur, en vue d’accorder l’accès le plus large possible aux autres documents demandés.

10. Dans sa proposition de solution, la Médiatrice a en outre noté qu’elle devait fonder son évaluation sur un dossier incomplet, étant donné qu’au moment de sa proposition, les consultations nécessaires avec des tiers n’avaient pas été achevées. La Commission n’aurait pas non plus adopté de réponse explicite au stade confirmatif. Elle demande à la Commission de fournir des copies des consultations de tiers avec sa réponse à la proposition de solution.

11. La Commission a accepté la proposition de solution de la Médiatrice, bien que dix semaines après le délai initialement fixé. Elle a fourni au plaignant une liste des documents qu'elle avait identifiés et les liens vers les documents accessibles au public. La Commission a également accordé un large accès public à tous les documents demandés sous réserve de l’expurgation de données à caractère personnel et, dans le cas d’un document, d’informations commercialement sensibles.

Évaluation du Médiateur après la proposition de solution

12. Si la Médiatrice se félicite de la réponse positive de la Commission à sa proposition de solution et de sa décision d’accorder un large accès du public aux documents en question, elle s’inquiète du temps qu’il a fallu à la Commission pour adopter sa décision confirmative. Le plaignant a présenté sa demande initiale le 10 mars 2022 et la Commission a accordé l’accès le 26 mai 2023, soit plus d’un an plus tard.

13. Cette affaire est donc un autre exemple des retards importants et systémiques rencontrés par la Commission dans le traitement des demandes confirmatives, que la Médiatrice a considérés comme constituant un cas de mauvaise administration dans le cadre de son enquête d’initiative sur la question au début de cette année. ^[4]

14. Dans le cas d'espèce, le Médiateur note que la Commission n'a lancé les consultations nécessaires avec des tiers qu'après avoir demandé au Médiateur d'inspecter les documents en cause. Il s’agissait d’un retard de près de six mois, étant donné que le plaignant avait présenté sa demande confirmative au début du mois d’avril 2022 et que la Commission n’avait consulté les tiers concernés qu’à la fin du mois de septembre 2022.

15. La Médiatrice renvoie à la suggestion d’amélioration qu’elle a faite dans le cadre de l’enquête susmentionnée [5], à savoir qu’au début de la procédure, après l’enregistrement d’une demande, la Commission devrait vérifier si des consultations externes seront nécessaires et, dans l’affirmative, lancer ce processus en temps utile.

Conclusion

Sur la base de l’enquête, la Médiatrice clôt cette affaire en concluant ce qui suit:

La Commission a accepté la proposition de solution de la Médiatrice et a fourni au plaignant une liste de documents et un accès aussi large que possible aux documents demandés.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 11 juillet 2023

[1] En vertu du règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[2] Voir AsktheEU https://www.asktheeu.org/fr/request/lobby_meetingscorrespondence_on_8#incoming-45947

[3] Article 4, paragraphe 1, point a), deuxième et troisième tirets, du règlement (CE) no 1049/2001.

[4] Recommandation sur le temps nécessaire à la Commission européenne pour traiter les demandes d’accès du public aux documents (enquête stratégique OI/2/2022/OAM), 4 avril 2023, disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661

[5] Voir https://www.ombudsman.europa.eu/fr/recommendation/en/167661