Monsieur,

Le 5 février 2002, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen au nom de MRA Consultants Limited concernant le fonctionnement du programme IST au titre du cinquième programme-cadre.

Le 18 février 2002, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. La Commission a transmis son avis le 23 avril 2002. Je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 12 juin 2002. Le 19 septembre 2002, j'ai demandé des informations complémentaires à la Commission. La Commission a transmis son nouvel avis le 8 novembre 2002. Je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 12 décembre 2002. Les 26 février, 27 juin, 16 septembre, 15 et 27 novembre 2002, vous m'avez communiqué des informations complémentaires.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

En février 2002, une plainte a été déposée auprès du Médiateur au nom de MRA Consultants Limited contre la Commission européenne. La plainte concernait le fonctionnement du programme «Technologies de la société de l'information» (IST) au titre du cinquième programme-cadre.

Au début de l'année 2000, le plaignant était membre du consortium «BEST», qui a soumis une proposition dans le cadre de la section «meilleures pratiques» du deuxième appel du programme IST. La proposition a été rédigée conformément aux informations fournies par la Commission, à savoir le guide IST à l'intention des proposants. Selon le guide, le financement maximal indiqué était un coût maximal de 100 000 € par utilisateur calculé sur une base de coûts supplémentaires de 100 %. Lorsque le plaignant a reçu la lettre d'évaluation de la Commission, il a estimé que les observations techniques étaient tout à fait inappropriées. Selon le plaignant, étant donné que plusieurs utilisateurs peuvent être trouvés dans un seul partenaire ou une seule entreprise, la différence entre l'utilisateur et le partenaire est clairement importante. Le plaignant a estimé que quelque chose s'était mal passé au cours du processus d'évaluation puisque sa proposition avait été pénalisée pour avoir utilisé les bons critères. Étant donné que l'utilisation du maximum par partenaire n'était pas conforme au manuel d'évaluation cité dans la lettre d'évaluation de la Commission, l'évaluation de la proposition BEST était manifestement incorrecte.

Le plaignant a soulevé la question auprès du MANIST, point de contact du programme IST du Royaume-Uni, et du DTI britannique (Department of Trade & Industry). En réponse, le plaignant a été invité à participer à une réunion. Lors de la réunion, un participant a informé le MANIST et la DTI qu'il avait été évaluateur des propositions de meilleures pratiques soumises dans le cadre du deuxième appel et a ajouté que les évaluateurs avaient utilisé les critères des essais lors de l'évaluation des propositions de meilleures pratiques. Selon le plaignant, cette information a soulevé plusieurs facteurs alarmants. Il était clair que la proposition de BEST n'était pas la seule à faire l'objet de critères d'évaluation erronés. L'utilisation de critères incorrects va à l'encontre des propositions correctes et favorise les propositions incorrectes. L'efficacité globale du programme IST et du cinquième programme-cadre serait réduite. En outre, il y avait déjà eu des plaintes de l'industrie contre la section précédente sur les meilleures pratiques. MANIST et DTI en ont parlé à la Commission lors de leur prochaine réunion en mai 2000. En septembre 2000, le plaignant a soulevé la question dans un courriel adressé aux services IST. La Commission a déclaré que l'affaire avait été transmise à une autre section des services IST et que le plaignant n'avait rien entendu.

Au cours de l'été 2000, MRA Consultants Limited et l'Université de Loughborough ont produit un rapport sur la façon dont trois évaluateurs indépendants et un fonctionnaire de la Commission ont utilisé les mauvais critères pour le programme IST. Le rapport mettait en évidence des faiblesses dans la structure et la description du programme TSI et contenait des propositions visant à remédier à la situation. La réponse des services IST au rapport n'a pas entraîné d'améliorations significatives du programme. Cela s’explique par le fait que les services IST de la Commission ont décrit à tort le conflit comme un désaccord entre MRA et les évaluateurs alors qu’il s’agissait en réalité d’un désaccord entre le guide IST à l’intention des proposants et les évaluateurs. Le plaignant a décrit en outre les faiblesses qui avaient été relevées dans la réponse des services IST.

Le plaignant a ajouté que les problèmes nuiraient aux futurs programmes de la Commission soutenant la recherche, à moins que des mesures correctives ne soient mises en œuvre.

Le plaignant a transmis la correspondance qu'il a eue avec la Commission sur les discussions relatives au rapport de l'ARM. La documentation a montré que la correspondance s'était poursuivie tout au long de 2001 jusqu'au début de 2002.

En résumé, le plaignant a allégué un dysfonctionnement du programme IST ainsi que l'utilisation de critères d'évaluation incorrects en 2000. Le plaignant a souligné en particulier que l'évaluation de 2000 était fondée sur le financement par partenaire plutôt que sur le financement par utilisateur, comme indiqué dans le Guide du proposant sur les TSI.

Le plaignant a fait valoir une amélioration de l'administration et de l'efficacité du programme TSI ainsi que l'utilisation de critères d'évaluation corrects.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

La plainte a été transmise à la Commission, qui a présenté les observations suivantes.

La proposition BEST "Meilleures pratiques pour la mise en œuvre du commerce électronique dans l'industrie textile" a été présentée à trois reprises dans le cadre du programme IST. MRA Consultants Limited a participé à toutes les soumissions et le rôle de coordination a été assumé par Centro Tecnológico das Industrias Têxtil e do Vestuário de Portugal.

BEST a été présenté pour la première fois dans le cadre du deuxième appel lancé par le programme IST. L'appel a été publié le 1er octobre 1999 et la date de clôture des propositions était le 17 janvier 2000. La proposition a été présentée au titre de la ligne d’action 2.1 des TSI en tant qu’action fondée sur les meilleures pratiques. Cette ligne d’action s’inscrit dans le cadre de l’action clé II: Nouvelles méthodes de travail et commerce électronique. La Commission renvoie au texte de l’appel (1), au texte du programme de travail (2) et au manuel d’évaluation, qui décrivent les objectifs du programme. La Commission a déclaré que le manuel d'évaluation (3) fournit également les éléments supplémentaires et/ou spécifiques à appliquer dans le cadre des critères d'évaluation standard pour les actions de bonnes pratiques. Ces informations sont également fournies pour les actions en première instance, telles que mentionnées par le plaignant. Les poids et les seuils pour les deux types d'actions sont également définis dans le manuel.

Selon la Commission, les actions en matière de bonnes pratiques s’adressent aux utilisateurs. En ce sens, les définitions de l'utilisateur et de l'utilisation figurant dans la décision du Conseil (4) concernant les règles de participation et de diffusion des résultats sont pertinentes. Les termes «entité juridique», «utilisateurs» et «partenaire» sont interchangeables lorsqu’il s’agit de propositions de bonnes pratiques. En outre, l’évaluation d’une proposition est fondée sur le texte de l’appel, le programme de travail et le manuel d’évaluation, qui sont tous formellement adoptés par la Commission. Les différents guides à l'intention des proposants et des évaluateurs servent uniquement d'informations générales et n'introduisent pas et ne peuvent pas introduire de critères généraux ou spécifiques d'évaluation ou de sélection. La mention « par utilisateur » dans le Guide du proposant n'est donc qu'une indication et n'introduit pas de facteurs disqualifiants dans le processus d'évaluation.

La Commission a déclaré que les évaluateurs avaient été pleinement informés et que la présentation faisait clairement la distinction entre les actions de bonnes pratiques et les essais. En ce qui concerne la proposition de BEST, le rapport de synthèse de l'évaluation a montré qu'elle n'atteignait pas le seuil fixé pour les critères 1, 4 et 5 et la proposition a donc été rejetée (5). Les notes et les commentaires sont entièrement fournis par les évaluateurs indépendants.

En ce qui concerne la référence dans le rapport de synthèse de l’évaluation au «maximum autorisé par partenaire» et le fait que le plaignant alléguait qu’un évaluateur avait déclaré que les critères des essais avaient été utilisés dans le processus d’évaluation, la Commission a avancé que la déclaration de l’évaluateur n’était étayée par aucune des communications. Aucun évaluateur n'a fait de telles observations à la Commission. Le rapport de synthèse de l’évaluation fourni par la Commission montrait les seuils utilisés, c’est-à-dire ceux qui se rapportent aux actions en matière de bonnes pratiques.

La Commission avait clairement indiqué à plusieurs reprises au plaignant que la proposition BEST avait été traitée équitablement et correctement et que les procédures d'évaluation applicables avaient été correctement suivies. La Commission a joint à son avis une correspondance pertinente.

La proposition BEST a été soumise à nouveau dans le cadre du troisième appel du programme IST, qui a été publié le 10 février 2000 (6), mais a été considérée comme ne relevant pas du champ d'application de l'appel. Une autre soumission a été faite dans le cadre du quatrième appel du programme IST (7), mais cette proposition a été reçue par la Commission après la date limite et a donc été jugée inéligible.

Observations du plaignant

Dans ses observations détaillées, le plaignant a maintenu la plainte. En outre, les observations suivantes ont été formulées.

En ce qui concerne la proposition soumise dans le cadre du troisième appel du programme IST, la Commission avait conseillé au plaignant de le faire. Encore une fois, en raison d'une erreur des évaluateurs, la proposition a été jugée inéligible. La proposition avait été soumise sans être liée à une ligne d'action individuelle, mais à un groupe de lignes d'action, ce qui est spécifiquement autorisé dans le cadre du programme TSI. Dans ce cas, toutefois, la Commission a inséré la ligne d’action II.1.6 dans le processus, a jugé cette ligne d’action inéligible et a laissé la proposition non évaluée. En ce qui concerne la proposition soumise dans le cadre du quatrième appel du programme IST, le plaignant ne s’est pas plaint de son rejet.

En ce qui concerne la déclaration de la Commission selon laquelle le guide à l'intention des proposants ne sert que d'informations générales, le plaignant a fait observer que la Commission avait accepté que l'évaluation soit fondée sur le texte de l'appel, le programme de travail et le manuel d'évaluation. Les termes et conditions du manuel d'évaluation doivent donc s'appliquer. Dans l’annexe E du manuel d’évaluation, il est indiqué que «le personnel de la Commission organisera une évaluation confidentielle, juste et équitable de chaque proposition conformément aux critères décrits dans l’annexe d’évaluation spécifique au programme et dans le guide à l’intention des proposants, dans le plein respect des procédures, règles et règlements pertinents établis pour cette tâche». La Commission a ainsi admis qu’il y avait eu mauvaise administration car elle n’avait pas respecté l’annexe E du manuel d’évaluation et qu’elle n’avait pas non plus compris le processus d’évaluation. Étant donné que ces déclarations ont été faites à la fin ou vers la fin du programme IST, elles jettent un doute sérieux sur l'évaluation correcte de l'ensemble du programme.

Le plaignant a vivement réagi au fait que la Commission avait diffusé les informations contenues dans le manuel d’évaluation, qui fait référence au guide du proposant en tant que document d’évaluation, lorsque la Commission a déclaré dans son avis au Médiateur que le guide n’introduit pas et ne peut pas introduire de critères généraux ou spécifiques d’évaluation ou de sélection. En n’utilisant pas le guide du proposant comme document d’évaluation, la Commission n’a pas fourni de cadre clair aux chercheurs préparant des propositions de financement. La fourniture d’informations fausses ou contradictoires est d’autant plus étonnante que la Commission met régulièrement à jour le guide à l’intention des proposants pour chaque appel. La déclaration d’un évaluateur a révélé que l’évaluation avait été fondée sur des critères incorrects parce que ni la Commission ni les évaluateurs ne savaient ce qu’ils recherchaient. Étant donné que la Commission admet désormais que le guide du proposant n'a pas été utilisé, il est évident que les évaluateurs ont été privés des informations essentielles nécessaires pour procéder à une évaluation précise de la proposition.

En ce qui concerne la déclaration de la Commission selon laquelle les termes «entité juridique», «utilisateurs» et «partenaire» sont interchangeables, le plaignant a déclaré que cette affirmation était fondamentalement erronée. Le plaignant a soutenu qu'au sein d'une entité juridique ou d'un partenaire, de nombreuses personnes, chacune d'entre elles étant des utilisateurs, peuvent exister. Le terme "utilisateur" est beaucoup plus approprié aux actions de bonnes pratiques en tant que mesure de financement que l'entité juridique ou le partenaire, car les actions de bonnes pratiques traitent des pratiques ou des procédures utilisées au sein d'une entreprise lors de la mise en œuvre de systèmes informatiques. Il convient donc d'en mesurer la complexité par le nombre d'utilisateurs concernés. Une entreprise de 100 utilisateurs est beaucoup plus susceptible d'avoir besoin d'une procédure complexe qu'une entreprise de 10 utilisateurs. En revanche, d’autres actions de la Commission, telles que les essais, utilisent un maximum de financement par partenaire. Même si la Commission a utilisé le terme «utilisateur» par accident, ignorant la différence significative, elle a toujours l’obligation d’agir sur la base de ce qu’elle a effectivement publié. À la lecture de la documentation de la Commission, l’utilisation claire du terme suggère que la Commission était pleinement consciente de la différence de signification entre l’utilisateur et le partenaire et qu’elle a utilisé le terme «utilisateur» pour désigner les meilleures pratiques au lieu du maximum de financement plus commun par partenaire.

En ce qui concerne le fonctionnement du programme, le plaignant a insisté sur la bonne application des règlements et des procédures et a fait référence à l’annexe E du manuel d’évaluation, qui indique que «le personnel de la Commission prendra, le cas échéant, des mesures pour assurer la bonne mise en œuvre du processus». La Commission doit donc remédier aux problèmes recensés. La Commission a été informée des problèmes à corriger lors de la réunion de mai 2000 avec MANIST et DTI, puis par le proposant. Toutefois, la Commission a continué d’estimer que l’évaluation de la proposition BEST était correcte malgré la déclaration de l’évaluateur. C'est l'inaction de la Commission qui a conduit à la plainte auprès du Médiateur.

À la lumière de ce qui précède, le plaignant a introduit une demande supplémentaire de suspension immédiate des responsables de l'administration du programme IST dans l'attente d'une enquête approfondie du Parlement européen afin d'éviter que les erreurs du cinquième programme-cadre ne soient répétées dans le sixième programme-cadre. Si l'enquête conclut que des informations incorrectes ont été publiées, des informations correctes doivent être fournies aux personnes concernées. L'organisme d'enquête doit avoir le pouvoir d'inclure des modifications dans le sixième programme-cadre.

Enfin, le plaignant a suggéré que la Commission verse une compensation au consortium BEST pour le temps consacré à la proposition et à la correspondance avec la Commission.

Dans deux autres communications, le plaignant a présenté des documents supplémentaires. En particulier, elle a envoyé la liste des personnes qui ont assisté à la réunion d'avril 2000 dans laquelle un évaluateur a déclaré que les mauvais critères avaient été utilisés et a renvoyé à la page trois du Guide du proposant où il est indiqué que le Guide était un document d'évaluation.

Autres demandes
de renseignements

Après un examen attentif de l'avis de la Commission et des observations du plaignant, il est apparu que des enquêtes supplémentaires étaient nécessaires.

Le Médiateur a donc demandé à la Commission de lui fournir les informations suivantes:

i) Dans l’annexe E du manuel d’évaluation, il est indiqué que «le personnel de la Commission organisera une évaluation confidentielle, juste et équitable de chaque proposition conformément aux critères décrits dans l’annexe relative à l’évaluation spécifique au programme et dans le guide à l’intention des proposants, dans le plein respect des procédures, règles et règlements pertinents établis pour cette tâche». Étant donné que le manuel d’évaluation fait référence au guide à l’intention des proposants tel qu’indiqué dans la présente citation et que le manuel d’évaluation est l’une des bases de l’évaluation, le plaignant est d’avis que le guide à l’intention des proposants devrait être utilisé comme document d’évaluation. Le Médiateur a demandé à la Commission de formuler des observations à ce sujet et sur le texte de la troisième page du guide du proposant, tel que mentionné par le plaignant dans une lettre du 27 juin 2002.

ii) À la lumière des observations du plaignant concernant la différence entre le terme "utilisateur" et le terme "partenaire" (ou entité juridique), le Médiateur a demandé à la Commission d'étayer son point de vue quant au caractère interchangeable de ces termes. À cet égard, le Médiateur a noté que la Commission faisait référence aux termes "utilisateurs" (pluriel) et "entité juridique" ou "partenaire" (singulier) et s'est demandé si la Commission avait délibérément utilisé la forme plurielle pour indiquer que plusieurs utilisateurs peuvent être égaux à un partenaire? La Médiatrice a également demandé l'avis de la Commission sur les implications lorsqu'elle parle de "maximum par utilisateur" et de "maximum par partenaire" (les deux au singulier)?

iii) Le plaignant allègue que la Commission n'a pas réagi lorsqu'elle a été informée de problèmes dans l'évaluation des propositions au titre du deuxième appel, d'abord lors de la réunion de mai 2000, puis par le plaignant. Selon le plaignant, la Commission avait la responsabilité d'agir (voir annexe E du manuel d'évaluation). Le Médiateur est conscient du fait que la Commission a expliqué sa position dans plusieurs communications. Le Médiateur a toutefois demandé à la Commission de formuler d'autres observations sur l'allégation du plaignant selon laquelle un évaluateur, lors d'une réunion du 4 avril 2000, a avancé que les critères des essais avaient été utilisés au lieu des critères des meilleures pratiques. La Commission a-t-elle donné suite à cette allégation?

iv) Le Médiateur a en outre demandé à la Commission de fournir les textes du programme de travail et du manuel d'évaluation.

Une copie des observations du plaignant et une lettre complémentaire ont également été envoyées à la Commission.

Le nouvel avis de la Commission

Dans son avis complémentaire, la Commission a présenté les textes des programmes de travail 1999 (applicables à la première soumission de la proposition BEST) et 2000 (applicables aux deuxième et troisième soumissions de la proposition BEST) et du manuel d'évaluation. En ce qui concerne les demandes d'informations complémentaires du Médiateur, celui-ci a formulé les observations suivantes:

i) La Commission a souligné que, pour le deuxième appel IST, afin d’éviter des répétitions inutiles, les cinq critères d’évaluation n’ont pas été répétés dans le guide à l’intention des proposants, car ils étaient déjà décrits dans l’annexe relative à l’évaluation spécifique au programme. C'est pourquoi les mots critère d'évaluation/critère d'évaluation n'apparaissent nulle part dans le Guide du proposant pour le deuxième appel IST. Toutefois, les cinq critères d’évaluation ont été définis dans l’annexe relative à l’évaluation spécifique au programme, à savoir: Qualité scientifique/technologique et innovation; valeur ajoutée communautaire et contribution aux politiques communautaires; contribution aux objectifs sociaux de la Communauté; Développement économique et perspectives S&T; et Ressources, partenariat et gestion. En ce qui concerne la suggestion du plaignant selon laquelle le guide à l'intention des proposants est en soi un document d'évaluation, la Commission a déclaré que le texte du septième paragraphe de la troisième page du guide à l'intention des proposants fait référence aux «lignes directrices à l'intention des évaluateurs...», qui sont un document différent du guide à l'intention des proposants.

ii) La Commission s'est référée au texte du Guide du proposant faisant référence au terme "utilisateur", qui dispose ce qui suit: "On s'attend généralement à ce que les actions relatives aux meilleures pratiques rassemblent de l'ordre de 5 à 10 participants, originaires de plus d'un État membre de l'UE ou d'un État associé, pour un coût maximal de 100 000 € par utilisateur, calculé sur la base d'un surcoût de 100 %". Le Conseil n'était toutefois pas d'avis qu'un partenaire ou un participant, les deux termes étant synonymes, puisse être composé de plusieurs utilisateurs. Elle a souligné que les évaluateurs étaient du même avis qu’un partenaire équivaut à un utilisateur, comme en témoigne leur remarque sur le rapport de synthèse de l’évaluation indiquant que «le financement total demandé dépasse le maximum autorisé par partenaire». La Commission a souligné que si l'on considère, comme le plaignant, qu'un partenaire individuel peut identifier comme utilisateur autant de ses employés qu'il le souhaite, chacun à 100 000 €, alors le concept d'un maximum tel qu'exprimé dans le guide devient sans signification réelle.

iii) La Commission a souligné qu'un rapport d'erreur dans l'évaluation est pris très au sérieux par la Commission et, en réponse aux communications du plaignant, elle a examiné tous les enregistrements de l'évaluation du deuxième appel du programme IST. À cet effet, la Commission a formulé les observations suivantes:

L'évaluation du deuxième appel du programme TSI a été supervisée par trois observateurs indépendants qui ont fourni un rapport détaillé de l'évaluation formulant plusieurs recommandations d'amélioration des procédures utilisées. Mais à aucun moment, ils n'ont déclaré avoir observé les mauvais critères appliqués. La Commission a examiné les documents d'information fournis aux évaluateurs. Seuls les cinq critères du manuel d'évaluation y sont décrits. Aucun évaluateur n’a à aucun moment signalé à la Commission qu’il avait été induit en erreur quant aux critères à appliquer ou qu’il avait appliqué des critères autres que les critères officiels. Chaque groupe d'évaluation a rédigé un rapport dans lequel il est rendu compte des méthodes de travail, des conclusions et des recommandations. Le rapport du groupe spécial examinant la proposition du plaignant, secteur 3 de l'action clé II, a été examiné et il a été constaté qu'il n'y avait aucune mention de critères d'évaluation autres que les cinq critères officiels. La Commission a également confirmé qu’en examinant le formulaire d’évaluation (E4) et le rapport de synthèse de l’évaluation de la proposition BEST, les cinq critères ont effectivement été appliqués en ce qui concerne la proposition du plaignant. La Commission a ainsi cité les remarques et les notes attribuées par les évaluateurs pour chacun des cinq critères de la proposition BEST.

La Commission a déclaré que le rapport de synthèse de l’évaluation montre que les seuils corrects pour une action fondée sur les bonnes pratiques, tels que décrits dans l’annexe spécifique aux TSI du manuel d’évaluation, ont effectivement été appliqués aux notes attribuées à la proposition BEST. Toutefois, la proposition n’a pas atteint les notes seuils nécessaires pour trois des cinq critères. La Commission a souligné qu'elle avait expliqué ces questions au plaignant à plusieurs reprises, tant dans des lettres que lors de réunions.

Observations complémentaires du plaignant

Le plaignant a formulé des observations détaillées concernant le nouvel avis de la Commission, qui peuvent être résumées comme suit.

i) Le plaignant a déclaré que si les cinq critères étaient contenus dans le guide du proposant ou non, cela n'annulait pas la responsabilité de la Commission d'utiliser le guide comme document d'évaluation. La Commission n’a pas répondu à la question importante de savoir si le manuel d’évaluation, indiquant à l’annexe E que le guide à l’intention des proposants devait être utilisé dans l’évaluation, devait être ignoré. Quoi qu’il en soit, la Commission a déjà admis dans son premier avis que le guide du proposant n’était pas utilisé comme document d’évaluation.

Le plaignant a ensuite formulé une série d'observations montrant que les différents documents pertinents pour le programme IST font référence les uns aux autres d'une manière telle que certains documents sont mentionnés comme documents d'évaluation, tandis que d'autres ne le sont pas. Dans son premier avis, la Commission a déclaré que «l’évaluation d’une proposition est fondée sur le texte de l’appel, le programme de travail et le manuel d’évaluation, qui sont tous formellement adoptés par la Commission. Les informations fournies dans les différents guides à l’intention des proposants et des évaluateurs ne sont que de nature générale et n’introduisent pas, et ne peuvent pas introduire, de critères généraux ou spécifiques d’évaluation ou de sélection». Selon le plaignant, la Commission a donc utilisé à tort les différents documents pertinents pour le programme IST car, à la lecture de la documentation, il est clair que le programme de travail et l’appel à propositions ou le texte de l’appel ne sont pas spécifiés en tant que documents d’évaluation, mais que le manuel d’évaluation et les lignes directrices à l’intention des évaluateurs le sont. Le plaignant a également déclaré qu’il n’était guère étonnant que les évaluateurs aient été confus lorsqu’ils ont essayé d’utiliser le texte de l’appel et le programme de travail comme documents d’évaluation en raison de leur nature peu claire. Le plaignant s'est ainsi référé aux textes et aux références qui y sont faites afin de montrer à quel point il était difficile de comprendre la documentation. Le plaignant a conclu que les « règles de participation » n'étaient définies que dans le Guide du proposant et que, par conséquent, le fait de ne pas utiliser ce guide dans l'évaluation violait le processus d'évaluation.

En ce qui concerne les cinq critères d'évaluation, le plaignant a déclaré que la proposition BEST contenait correctement des éléments inappropriés pour les essais. Malgré la déclaration de la Commission, le contenu réel des documents d'évaluation des meilleures pratiques et les preuves indépendantes de l'un des évaluateurs montrent tous deux que la Commission a utilisé les critères des essais. Il était donc normal que la proposition BEST obtienne une note faible.

ii) La position de la Commission montre qu’elle a rédigé les critères des meilleures pratiques en ignorant totalement la signification du terme «utilisateur» par l’industrie et que ce n’était qu’une coïncidence qu’elle ait utilisé le terme correct «utilisateur» au lieu du terme plus courant «partenaire». Le plaignant n’était pas d’accord avec la Commission sur le fait qu’il ne s’agissait que d’une coïncidence ou d’un accident et a déclaré qu’il existait des éléments de preuve laissant entendre que la Commission savait que le terme «utilisateur» était fondamentalement différent du terme «partenaire».

iii) Les actions entreprises par la Commission se limitent au contrôle interne en ce qui concerne le suivi. Rien n'indique que la Commission ait tenté de connaître le nom de l'évaluateur. Il est contradictoire que la Commission prétende prendre au sérieux les rapports d’erreurs, mais n’entreprenne aucun contrôle externe. Le plaignant a mentionné les fonctionnaires de la Commission présents à la réunion lorsque l'évaluateur a déclaré que les critères des essais avaient été utilisés et a souligné qu'il pourrait être utile de leur demander de formuler des observations.

Le plaignant a également formulé des observations générales et fait référence aux documents pertinents, à leur nature et aux instructions qui y figurent. Le plaignant a ainsi réitéré que les «règles de participation», sur lesquelles l'évaluation devrait se fonder, ne figurent que dans le Guide du proposant.

Le plaignant a en outre demandé à voir le rapport détaillé mentionné par la Commission, qui a été rédigé par trois observateurs sur l'évaluation du deuxième appel du programme IST.

LA DÉCISION

1 Le fonctionnement du programme IST

1.1 Le plaignant était membre du consortium «BEST», qui a soumis une proposition dans le cadre de la section «meilleures pratiques» du deuxième appel du programme IST au titre du cinquième programme-cadre, géré par la Commission européenne. Le plaignant a allégué un dysfonctionnement du programme IST ainsi que l'utilisation de critères d'évaluation incorrects en 2000. Le plaignant a souligné en particulier que l'évaluation de 2000 était fondée sur le financement par partenaire plutôt que sur le financement par utilisateur, comme indiqué dans le Guide du proposant sur les TSI. Le plaignant a fait valoir une amélioration de l'administration et de l'efficacité du programme TSI ainsi que l'utilisation de critères d'évaluation corrects.

1.2 La Commission a fait valoir qu'elle avait pris les allégations du plaignant très au sérieux, vérifié l'évaluation et expliqué son point de vue au plaignant à plusieurs reprises. L’évaluation était fondée sur le texte de l’appel, le programme de travail et le manuel d’évaluation et les critères d’évaluation corrects avaient donc été utilisés. Selon la Commission, les termes «partenaire» et «utilisateur» sont interchangeables.

1.3 L'Ombudsman note que, selon le rapport sommaire d'évaluation, la proposition BEST n'a pas atteint le seuil pour trois des cinq critères applicables. Les cinq critères mentionnés sont les mêmes que ceux du manuel d'évaluation applicable à l'appel. En outre, la Médiatrice note que l’appel à propositions ne fait pas référence au guide du proposant en tant que document contraignant et que le guide du proposant lui-même indique qu’il ne remplace pas les règles et conditions applicables. Dans ces circonstances, le Médiateur ne considère pas qu'il ait été démontré que la Commission a appliqué des critères d'évaluation incorrects.

1.4 En ce qui concerne l'utilisation des termes "utilisateur" et "partenaire", le Médiateur rappelle que les principes de bonne administration imposent à la Commission de fournir des informations exactes aux citoyens. La Commission devrait donc éviter de présenter les informations sous une forme trompeuse ou inutilement complexe. Le Médiateur note que, dans le langage courant, les termes «utilisateur» et «partenaire» ne sont pas synonymes. Le Médiateur note également que le programme en question est régi par un grand nombre de documents, de statut juridique variable et comportant de multiples références croisées (8). Dans ces circonstances, le Médiateur estime que l'utilisation interchangeable par la Commission des termes «utilisateur» et «partenaire» a constitué un obstacle supplémentaire et inutile à une communication claire avec les citoyens. Le Médiateur formulera donc une remarque critique sur ce point.

1.5 Dans ses observations, le plaignant a demandé la suspension immédiate des responsables de l'administration du programme IST et, dans d'autres observations, a demandé à voir le rapport détaillé mentionné par la Commission. À la lumière des conclusions qui précèdent, le Médiateur estime qu’il n’est pas justifié d’enquêter plus avant sur la demande de suspension immédiate. En ce qui concerne le rapport demandé, la Médiatrice informe le plaignant de la possibilité de s’adresser directement à la Commission pour demander l’accès au rapport.

2 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il est nécessaire de formuler la remarque critique suivante:

En ce qui concerne l'utilisation des termes "utilisateur" et "partenaire", le Médiateur rappelle que les principes de bonne administration exigent que la Commission fournisse des informations précises aux citoyens. La Commission devrait donc éviter de présenter les informations sous une forme trompeuse ou inutilement complexe. Le Médiateur note que, dans le langage courant, les termes «utilisateur» et «partenaire» ne sont pas synonymes. Le Médiateur note également que le programme en question est régi par un grand nombre de documents, de statut juridique variable et avec de multiples références croisées. Dans ces circonstances, le Médiateur estime que l'utilisation interchangeable par la Commission des termes «utilisateur» et «partenaire» a constitué un obstacle supplémentaire et inutile à une communication claire avec les citoyens.

Étant donné que cet aspect de l’affaire concerne des procédures relatives à des événements spécifiques survenus dans le passé, il n’est pas approprié de rechercher un règlement amiable de l’affaire. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

Jacob SÖDERMAN

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(1) JO 1999, C 278/7.

(2) C(1999) 586 du 18 mars 1999.

(3) C(1999) 710, modifié en ce qui concerne l'annexe I (programme IST) du manuel d'évaluation par C(1999) 3098 du 30 septembre 1999.

(4) JO 1999, L 26/46.

(5) C(1999) 1049 du 19 avril 2000.

(6) JO 2000, C 38/11.

(7) JO 2000, C 212/24.

(8) Par exemple: Décision du Conseil du 22 décembre 1998 relative aux règles de participation des entreprises, des centres de recherche et des universités et aux règles de diffusion des résultats de la recherche pour la mise en œuvre du cinquième programme-cadre de la Communauté européenne (1998-2002), JO 1999 L 26/46; l'appel à propositions pour des actions indirectes de RDT dans le cadre du programme spécifique de recherche, de développement technologique et de démonstration relatif à une société de l'information conviviale (1998-2002) (programme IST), JO C 278/7 de 1999, le programme de travail IST 1999, C(1999) 586 du 18 mars 1999; le manuel d'évaluation, C(1999)710, tel que modifié en ce qui concerne l'annexe I (programme IST) du manuel d'évaluation par C(1999)3098 du 30 septembre 1999; le guide à l'intention des proposants; l'annexe spécifique IST; l’annexe relative à l’évaluation spécifique au programme et les lignes directrices à l’intention des évaluateurs. L’appel à propositions fait également référence à certains documents de la partie 3, à savoir:

"Les critères et modalités d'évaluation et de sélection relatifs au présent appel figurent dans le cinquième programme-cadre, le programme spécifique, la décision du Conseil du 22 décembre 1998 relative aux règles de participation des entreprises, des centres de recherche et des universités et aux règles de diffusion des résultats de la recherche pour la mise en œuvre du cinquième programme-cadre (ci-après dénommées "règles de participation et de diffusion") et le programme de travail. Le manuel des procédures d'évaluation des propositions du cinquième programme-cadre, ainsi que son annexe relative au présent programme spécifique, et le règlement de la Commission européenne relatif à la mise en œuvre des règles de participation et de diffusion fournissent de plus amples détails. Des informations sur la manière de préparer et de soumettre des propositions sont fournies dans le guide du proposant, qui peut être obtenu, avec le programme de travail et d'autres informations relatives au présent appel, auprès de la Commission européenne (...)." Notes de bas de page omises.

Le Médiateur note également que l’annexe E du manuel d’évaluation mentionne le guide à l’intention des proposants comme contenant des critères, bien qu’aucun critère ne semble y figurer.