Antécédents de la plainte

1. Le plaignant a posé sa candidature à un poste d’agent contractuel au sein de la division «Droits de l’homme» du Service européen pour l’action extérieure (SEAE).

2. La procédure de sélection était ouverte aux candidats inscrits dans la base de données de l’outil de sélection des agents contractuels (CAST)^[1] et à ceux qui avaient déjà réussi les tests CAST.

3. Le SEAE a informé la plaignante qu’elle avait été «présélectionnée» pour le poste, ce qui signifie qu’elle a été présélectionnée pour participer à la phase suivante de la procédure de sélection. Toutefois, comme elle n’avait pas encore passé les tests CAST et qu’il était urgent de pourvoir le poste vacant, le SEAE n’a pas invité la plaignante à passer les tests CAST, ni à la phase suivante de la procédure de sélection (l’entretien).

4. La plaignante a demandé au SEAE si, malgré sa décision de ne pas l’inviter à un entretien, il pouvait néanmoins l’inviter à passer les tests CAST. Si une candidate réussit les tests CAST pour une procédure de sélection donnée, les résultats restent valables pour d’autres postes d’agent contractuel du même profil et pour des grades équivalents ou inférieurs («groupes de fonctions»).^[2] Le SEAE a répondu que cela n’était pas possible et qu’elle n’aurait la possibilité de passer les tests CAST que si elle postulait à d’autres postes d’agent contractuel.

5. Insatisfait de la réponse du SEAE, le plaignant s’est adressé au Médiateur en novembre 2021.

L'enquête

6. La Médiatrice a ouvert une enquête sur le refus du SEAE d’inviter le plaignant à la phase suivante de la procédure de sélection.

7. Au cours de l’enquête, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a demandé au SEAE une réponse écrite à la plainte et d’examiner les documents à l’appui de sa réponse. La réponse a été communiquée au plaignant pour commentaires.

Arguments présentés au Médiateur

8. Le plaignant a fait valoir que le SEAE aurait dû inviter des candidats présélectionnés à passer les tests CAST. Le fait que le SEAE ne l’ait pas fait a eu pour conséquence que les candidats qui avaient déjà réussi la procédure CAST ont bénéficié d’un traitement favorable par rapport à ceux qui ne l’avaient pas fait.

9. Dans sa réponse au Médiateur, le SEAE a expliqué qu’il est de pratique courante que tous les candidats enregistrés dans la base de données CAST, tant ceux qui ont réussi les tests CAST que ceux qui ne l’ont pas encore fait, puissent postuler à ses procédures de sélection. Cela est également conforme à la pratique de la Commission européenne ^[3].

10. Le SEAE explique qu’il a reçu un nombre élevé de candidatures et qu’en raison d’une augmentation de la charge de travail de l’unité de recrutement, il est urgent de disposer de ressources humaines supplémentaires. Le SEAE avait donc décidé, afin d’assurer la continuité du service, d’accélérer exceptionnellement le processus de recrutement et d’inviter à un entretien uniquement les candidats ayant déjà réussi les tests CAST. Cela a permis au SEAE de pourvoir le poste plusieurs mois plus tôt qu’il ne l’aurait fait s’il avait invité des candidats présélectionnés à passer les tests CAST.

11. Le SEAE explique que, conformément à sa politique de recrutement, il n’invite les candidats à passer les épreuves CAST dans le cadre d’une procédure de sélection donnée qu’à la demande de l’unité de recrutement et avant d’inviter le candidat à un entretien. Le SEAE ayant décidé de ne pas inviter la plaignante à un entretien, il ne l’a pas invitée à passer les tests CAST. Le SEAE a informé la Médiatrice que la plaignante avait également participé à une autre procédure de sélection pour un poste d’agent contractuel au SEAE et qu’elle avait été, dans ce contexte, présélectionnée et invitée à passer les tests CAST, qu’elle a réussis.

Évaluation du Médiateur

12. Selon la jurisprudence de l'UE ^[4], un avis de vacance devrait fournir aux candidats potentiels les informations les plus précises sur les conditions d'éligibilité au poste afin de leur permettre de juger s'ils doivent postuler. L’avis de vacance établit également le cadre juridique que l’institution ou l’organe de l’Union concerné doit respecter lorsqu’il procède à son évaluation comparative des candidats. Les organes de l’Union sont donc liés par les dispositions des avis de vacance.

13. L’avis de vacance pour le poste en question énonçait spécifiquement les critères d’éligibilité suivants:  « Les candidats à ce poste d’agent contractuel IV doivent : - i) avoir réussi un CAST EPSO en cours de validité dans le GF IV; ou - ii) être inscrit au CAST permanent de l’EPSO dans le groupe de fonctions IV». L’avis de vacance indiquait en outre que «les candidats présélectionnés seront invités à un entretien par un comité de sélection » (c’est nous qui soulignons).

14. La plaignante pouvait donc participer à la procédure de sélection, puisqu’elle était enregistrée dans la base de données EPSO CAST. Par conséquent, étant donné que le SEAE avait présélectionné la plaignante, il aurait dû suivre la procédure établie et l’inviter à passer les tests CAST et à un entretien. Le Médiateur est d’avis que, en ne le faisant pas, le SEAE s’est écarté des dispositions de l’avis de vacance. Ainsi qu’il a été exposé au point 12 ci-dessus, le SEAE doit respecter les conditions des avis de vacance. Ne pas le faire constitue une mauvaise administration.

15. La Médiatrice comprend que la décision du SEAE de ne pas inviter le plaignant à passer les tests CAST était fondée sur un besoin urgent de pourvoir le poste. Néanmoins, la Médiatrice est d’avis que le SEAE aurait pu mieux évaluer la situation au moment de la publication de l’avis de vacance et aurait dû formuler les critères d’éligibilité en conséquence, afin de préciser que seuls les candidats ayant déjà réussi les tests CAST étaient éligibles. De cette façon, les candidats auraient pu éviter de passer du temps à postuler à un poste qu'ils ne pouvaient pas obtenir. En tout état de cause, en cas de changement de besoins à la suite de la publication d’un avis de vacance, le SEAE aurait dû retirer l’avis de vacance et publier une version modifiée à sa place.

16. Cela étant, la Médiatrice se félicite que le SEAE publie activement des avis de vacance pour des postes d’agents contractuels pour lesquels tous les candidats inscrits dans la base de données CAST sont éligibles, tant ceux qui ont réussi les tests CAST que ceux qui ne l’ont pas encore fait. Cette approche inclusive permet à un plus grand nombre de candidats potentiels de participer à ses procédures de sélection. 

17. La Médiatrice suggère donc que, dans les futures procédures de sélection, le SEAE tienne dûment compte de ses besoins lorsqu’il décide des critères d’éligibilité pour un poste à pourvoir et en tienne compte dans l’avis de vacance.

18. Étant donné que la procédure de sélection en cause a été finalisée et que le plaignant a réussi les tests CAST, après avoir été invité à les passer dans le cadre d’une autre procédure de sélection, le Médiateur clôt l’affaire sans formuler de recommandation.

Conclusion

Sur la base de l’enquête, la Médiatrice clôt cette affaire en concluant ce qui suit:

La décision du SEAE de ne pas inviter le plaignant à passer les tests CAST et à passer un entretien constitue un cas de mauvaise administration.  

Le plaignant et le SEAE seront informés de cette décision.

Suggestion d'amélioration

Le SEAE devrait tenir compte de ses besoins lorsqu’il décide des critères d’éligibilité d’un poste à pourvoir et les refléter clairement dans l’avis de vacance. Si ces besoins changent à la suite de la publication de l’avis de vacance, le SEAE devrait retirer l’avis de vacance et publier une version modifiée à sa place.

Emily O'Reilly Médiateur
européen

Strasbourg, le 7 octobre 2022

[1] L’outil de sélection des agents contractuels (CAST) est une base de données d’applications organisée par l’Office européen de sélection du personnel (EPSO). Les institutions, organes et organismes de l’UE peuvent présélectionner les candidats inscrits dans cette base de données et les inviter à passer une série de tests à choix multiple sur ordinateur. Les candidats retenus sont ensuite invités à la phase suivante de la procédure de sélection.

[2] Pour la durée et dans les conditions définies dans l'appel à manifestation d'intérêt.

[3] Décision C(2017) 6760 de la Commission du 16 octobre 2017 relative aux dispositions générales d’exécution de l’article 79, paragraphe 2, du régime applicable aux autres agents de l’Union européenne, régissant le régime applicable aux agents contractuels employés par la Commission en vertu de ses articles 3 bis et 3 ter, annexe 1, article 2.2: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2017)6760&lang=fr

[4] Affaire T-169/89, arrêt du Tribunal de première instance du 11 décembre 1991, Erik Dan Frederiksen/Parlement européen, point 67: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:61989TJ0169&from=NL