Contexte de la plainte

1. L’Agence européenne des systèmes mondiaux de navigation par satellite (GSA) était l’agence de l’UE chargée des programmes européens de navigation par satellite. En mai 2021, la GSA a été remplacée par l’Agence de l’Union européenne pour le programme spatial (EUSPA).^[1]

2. Avant cette modification, en juillet 2020, la GSA a organisé un concours pour la conception d’un logo pour l’EUSPA, qui s’est déroulé sous la forme d’une procédure de passation de marché.^[2] Selon l’avis d’invitation, les projets de conception soumis seraient évalués par un jury et cinq projets seraient sélectionnés pour passer à l’étape suivante. Parmi les offres contractuelles proposées par ces cinq candidats, la GSA en choisirait une pour attribuer un contrat pour la conception du logo. Les projets de conception devaient être soumis à une adresse électronique spécifique. Les fichiers du projet devaient être protégés par un mot de passe. Le mot de passe n’a dû être envoyé à la même adresse électronique qu’après la date limite de soumission des projets de conception, c’est-à-dire après le 14 août 2020.

3. Le plaignant a présenté son projet de conception le 13 août 2020 et a envoyé le mot de passe le 15 août 2020. Le 4 septembre 2020, la GSA a demandé au plaignant le mot de passe, qu’il a renvoyé à nouveau le 5 septembre 2020. Le 2 octobre 2020, la GSA a informé le plaignant qu’ «après une vérification interne des téléchargements», il semblait qu’il n’avait pas téléchargé sa proposition «sous la forme du courriel original avec la ou les pièces jointes originales» sur un serveur en ligne. Il devait le faire avant le 7 octobre 2020, puis envoyer le mot de passe à nouveau par e-mail. Le plaignant a donné suite à la demande dans le délai fixé.

4. Le 4 décembre 2020, la GSA a informé le plaignant que sa proposition avait été rejetée lors de la «phase d’ouverture»^[3] parce qu’elle n’avait pas été en mesure d’ouvrir les dossiers figurant dans son courrier électronique.

5. Le plaignant a demandé des explications. Il n’était pas satisfait du fait que, bien qu’il ait présenté sa demande dans les délais et qu’il ait suivi toutes les étapes prévues par la GSA, son projet de conception a été rejeté sans avoir été évalué.

6. La GSA a indiqué au plaignant qu’elle n’était pas en mesure d’ouvrir le dossier envoyé par courrier électronique le 13 août 2020. Il a donc demandé au plaignant de soumettre à nouveau le dossier en le téléchargeant sur un serveur en ligne. Cependant, malgré tous les efforts de son équipe informatique, la GSA n’a toujours pas été en mesure d’ouvrir le dossier et a donc rejeté le projet du plaignant comme irrecevable.

7. Insatisfait de cette réponse, le plaignant s’est adressé au Médiateur.

L’enquête

8. Le Médiateur a ouvert une enquête sur la manière dont la GSA a traité la soumission du plaignant au concours de conception.

9. Au cours de l’enquête, le Médiateur a reçu la réponse de la GSA à la plainte et, par la suite, les observations du plaignant en réponse à la réponse de la GSA.

Arguments présentés au Médiateur

Par la GSA

10. La GSA a déclaré avoir reçu 637 soumissions. Afin de faciliter le traitement des projets, elle avait demandé à tous les candidats qui avaient soumis leurs projets par courrier électronique dans le délai fixé de télécharger exactement le même fichier sur un serveur FTP interne^[4]. Cette demande a été faite par courriel à tous les candidats, y compris le plaignant.

11. La GSA a reconnu que le plaignant avait suivi toutes les instructions. Néanmoins, il n’a pas été en mesure d’ouvrir son dossier de projet.

12. La GSA a fait valoir qu’elle avait fait des efforts raisonnables pour ouvrir le dossier du plaignant, compte tenu des circonstances. Il a déclaré que tenter de résoudre des problèmes techniques individuels ou de s’engager individuellement avec chaque candidat serait disproportionné et contraire au principe de bonne gestion financière, compte tenu du nombre total de candidatures soumises et de la valeur du marché. La GSA a ouvert tous les dossiers de projet par les mêmes moyens, respectant ainsi le principe d’égalité de traitement. Elle devait également s’assurer de l’authenticité des propositions initiales soumises dans le délai imparti. Permettre au plaignant de soumettre à nouveau son projet lui aurait donné la possibilité de soumettre un projet créé après la date limite de soumission, ce qui aurait entraîné une inégalité de traitement entre les candidats.

13. La GSA a déclaré que, lorsqu’elle traitait de la proposition du plaignant, elle appliquait la procédure standard pour traiter des questions techniques, qui impliquait le personnel informatique de la GSA.

Par le plaignant

14. Le plaignant a estimé que la réponse de la GSA au Médiateur était incompatible avec les informations fournies précédemment. La GSA lui avait dit que son dossier de projet ne pouvait pas être ouvert et qu’il devait donc le télécharger sur un serveur. Toutefois, dans sa réponse au Médiateur, la GSA a indiqué qu’elle avait demandé à tous les participants de télécharger leurs dossiers de projet sur le serveur.

15. En ne lui offrant pas de solution, la GSA l’a privé de l’égalité de traitement. Comme le GSA a pu vérifier l’authenticité des projets téléchargés sur le serveur, il aurait dû également être en mesure de vérifier l’authenticité de son projet s’il était autorisé à le soumettre à nouveau.

16. De l’avis du plaignant, la GSA n’a pas préparé adéquatement le concours de logo car elle n’avait pas de protocole pour résoudre les problèmes techniques. Il a soutenu que le système de la GSA était à l’origine du problème technique et que la GSA n’avait pas fait d’effort pour le résoudre.

L’évaluation du Médiateur

17. Le Médiateur n’a aucune raison de douter que les moyens de soumission choisis par la GSA étaient non discriminatoires, généralement disponibles, interopérables et ne restreignent pas l’accès des participants à la participation^[5]. Néanmoins, la question est de savoir si la GSA a respecté les principes de bonne administration lorsqu’elle a rencontré des problèmes pour ouvrir la soumission du plaignant.

18. Les principes de bonne administration comprennent non seulement les principes de proportionnalité, de bonne gestion financière et d’égalité de traitement, mais également le principe de diligence raisonnable, qui implique notamment que l’administration doit prendre les mesures nécessaires pour traiter une question de manière appropriée et pour sauvegarder les droits des citoyens. Le fait qu’il puisse être fastidieux de traiter une question n’exonère pas l’administration de son devoir de traiter la question de manière appropriée. Le fait que tous les citoyens doivent recevoir le même traitement n’exclut pas que les situations factuelles puissent être différentes et devraient donc être traitées différemment. Les principes de bonne administration exigent également que l’administration communique clairement avec les citoyens.

19. En l’espèce, le plaignant s’est conformé à toutes les modalités de soumission des projets. Son projet a été soumis à temps et correctement. Il s’attendait à juste titre à ce que son projet soit évalué.

20. Le projet de conception du plaignant n’a pas été évalué en raison du problème que la GSA a rencontré lors de son ouverture. La GSA n’a pas informé le plaignant de ce problème jusqu’à ce que la sélection ait été faite. La GSA n’a pas fourni à l’Ombudsman un compte rendu détaillé du problème rencontré et des solutions qu’elle a explorées. Avant que la GSA ait conclu que le principe de l’égalité de traitement l’empêchait de rechercher une solution au problème, elle aurait pu explorer, en fait, les solutions possibles, puis prendre position sur la question de savoir s’il y aurait un problème avec le principe de l’égalité de traitement.

21. La GSA a fourni au plaignant des informations incohérentes, voire prématurées, sur les moyens de transmettre les projets de conception. L’avis d’invitation au concours indiquait que les projets ne devraient être soumis qu’à une adresse électronique spécifique. La GSA a ensuite informé le plaignant qu’il devait télécharger son projet sur un serveur en ligne. Dans son contact direct avec le plaignant, la GSA a indiqué qu’elle l’avait fait pour résoudre le problème technique. Toutefois, dans sa réponse au Médiateur, la GSA a indiqué qu’elle avait demandé à tous les candidats de télécharger leurs projets sur le serveur. Il semblerait que le plaignant n’ait pas reçu le premier courriel que la GSA a envoyé à tous les candidats, mais seulement un rappel. Le plaignant n’a donc eu connaissance de cette exigence qu’à un stade ultérieur.

22. Dans ce contexte, le Médiateur estime que la GSA aurait dû traiter la question différemment et conformément aux normes que les citoyens sont en droit d’attendre de l’administration de l’UE.  Toutefois, étant donné que la procédure de contestation est terminée, le Médiateur estime que des enquêtes complémentaires dans cette affaire ne sont pas justifiées.  

Conclusion

Sur la base de l’enquête, le Médiateur clôt cette affaire avec la conclusion suivante^[6]:

La GSA aurait dû traiter la question différemment et conformément aux normes que les citoyens sont en droit d’attendre de l’administration de l’UE. Elle aurait également dû communiquer avec le plaignant de manière plus cohérente et plus rapide au sujet du problème technique. Toutefois, étant donné que la procédure de contestation est terminée, le Médiateur estime que des enquêtes complémentaires dans cette affaire ne sont pas justifiées.

Le plaignant et l’Agence de l’Union européenne pour le programme spatial seront informés de cette décision.

Tina Nilsson
Chef de l’unité Tina Nilsson

Strasbourg, 03/03/2022

[1] Règlement (UE) 2021/696 du Parlement européen et du Conseil du 28 avril 2021 établissant le programme spatial de l’Union et l’Agence de l’Union européenne pour le programme spatial et abrogeant les règlements (UE) no 912/2010, (UE) no 1285/2013, (UE) no 377/2014 et la décision no 541/2014/UE, disponible à l’adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/696/oj.

[2] Procédure de passation de marché: Nouveau logo de l’Agence de l’Union européenne pour le programme spatial (EUSPA). Référence: GSA/NP/14/20. Les documents connexes sont disponibles à l’adresse suivante: https://www.euspa.europa.eu/new-logo-european-union-agency-space-programme-euspa.

[3] Les procédures de passation de marchés comportent une phase d’ouverture et une phase d’évaluation des projets soumis.

[4] Les serveurs FTP sont des solutions utilisées pour faciliter les transferts de fichiers sur Internet.

[5] Comme l’exige le règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union — Règlement financier, disponible à l’adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32018R1046. Voir notamment l’article 149.

[6] Cette plainte a été traitée dans le cadre d’un traitement délégué des affaires, conformément à la décision du Médiateur européen portant adoption des modalités d’exécution