Contexte de la plainte

1. Le plaignant est une petite entreprise, organisée sous la forme d’un groupement européen d’intérêt économique (GEIE), enregistré en Roumanie.

2. Le plaignant a signé deux conventions de subvention avec la Commission européenne pour deux projets (ci-après dénommés «projet I» et «projet II») financés au titre du 7e programme-cadre de recherche et de développement technologique (ci-après dénommé «7e PC»).

3. Une fois les projets achevés, le 27 mai 2010, la Commission a informé le plaignant qu'elle procéderait à un audit financier des déclarations de coûts qu'elle avait présentées pour les deux projets. L'audit a été effectué entre le 12 juillet et le 12 août 2010. Il ne couvrait pas toute la durée des deux projets.

4. Le 18 octobre 2010, la Commission a transmis au plaignant le projet de rapport d’audit et l’a invité à présenter ses observations. Le plaignant l'a fait le 17 novembre 2010, exprimant son mécontentement à l'égard des conclusions de l'auditeur.

5. Le 21 décembre 2010, la Commission a clôturé l’audit. Elle a informé le plaignant qu'elle était d'accord avec les conclusions de l'auditeur selon lesquelles la gestion financière des deux projets n'avait pas été effectuée conformément aux exigences des deux conventions de subvention. Sur la base des constatations ci-dessus, la Commission a décidé de recouvrer partiellement les montants versés pour les deux projets. Une copie du rapport de vérification final a été transmise au plaignant.

6. Le 27 janvier 2011, le plaignant s'est adressé au Médiateur européen.

L’objet de l’enquête

7. Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que la Commission n’avait pas répondu à son argument selon lequel l’audit avait appliqué de manière rétroactive les lignes directrices financières de 2010 à tort, et qu’elle aurait plutôt dû s’appuyer sur les lignes directrices financières de 2007, qui étaient en vigueur au moment où les deux conventions de subvention ont été négociées.

8. Elle a également allégué que la Commission avait agi de manière injuste en ne respectant pas le droit du plaignant d'être entendu en ce qui concerne les conclusions de l'audit.

9. En outre, elle a allégué que la Commission n’avait pas respecté les principes de coopération loyale et de confiance mutuelle dans deux cas distincts. Premièrement, elle a utilisé le principe d’extrapolation, qui n’est pas prévu dans les lignes directrices financières. En vertu de ce principe, si des erreurs de nature systématique sont détectées dans les documents audités, les résultats de l’audit peuvent être extrapolés à des périodes 7FP non auditées et/ou à des conventions de subvention concernant le même bénéficiaire. Deuxièmement, elle n’a pas correctement surveillé la mise en œuvre des deux projets et n’a pas demandé d’éclaircissements au moment où le plaignant a présenté ses relevés de coûts.

10. Enfin, le plaignant a allégué que la Commission avait abusé de son pouvoir en mettant en œuvre une politique d'audit qui n'est pas adaptée à la structure et aux besoins des PME.

11. Le plaignant a demandé à la Commission: a) appliquer les lignes directrices financières de 2007 et adapter les conclusions du rapport d'audit en conséquence; b) accorder au plaignant le droit d’être entendu et de contester les conclusions du rapport d’audit; c) ne pas appliquer le principe d'extrapolation; et d) adopter une attitude de coopération et de confiance à l’égard du plaignant.

12. Dans ses observations sur l'avis de la Commission, le plaignant a présenté deux nouvelles allégations. Premièrement, elle a fait valoir que la Commission devrait examiner les conclusions de l’audit effectué en ce qui concerne un troisième projet, qui a entre-temps été mis en œuvre par le plaignant. Deuxièmement, elle a demandé à la Commission d’accorder l’accès à ses contrats avec l’auditeur externe qui a effectué l’audit des deux projets.

13. Le Médiateur ne traitera toutefois pas les nouvelles demandes susmentionnées dans la décision. En ce qui concerne la première nouvelle allégation du plaignant, le Médiateur souligne que la présente enquête ne concerne que les projets I et II. En outre, en ce qui concerne le troisième projet, la Commission a demandé au plaignant de présenter ses observations sur le projet de rapport d’audit en question. La Médiatrice croit comprendre que la Commission n'a pas pris de décision finale à ce sujet parce qu'aucun rapport d'audit final n'a encore été présenté. Dans ces circonstances, le Médiateur estime que, conformément aux dispositions de l’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, il n’y a pas de motifs suffisants pour qu’il ajoute la première nouvelle demande à sa présente enquête, car elle a été introduite prématurément. En ce qui concerne la deuxième nouvelle allégation du plaignant relative à l'accès aux documents, le plaignant n'a pas fait les démarches administratives préalables appropriées auprès de la Commission, comme l'exige l'article 2, paragraphe 4, du statut du Médiateur européen. À cet égard, le Médiateur attire l'attention du plaignant sur les dispositions de l'article 7 du règlement (CE) no 1049/2001 [1], qui doivent être respectées avant de lui soumettre une plainte. Pour cette raison, le deuxième moyen nouveau est irrecevable.

L'enquête

14. Le 3 mars 2011, le Médiateur a ouvert son enquête et a demandé au plaignant de clarifier certains aspects de sa plainte.

15. Le 21 mars 2011, le plaignant a envoyé une nouvelle lettre à la Commission concernant l'objet de sa plainte au Médiateur. La Commission a répondu par lettre du 23 mars 2011 [2].

16. Le 1er avril 2011, le plaignant a répondu à la demande d'éclaircissements du Médiateur.

17. Le 15 avril 2011, le Médiateur a demandé à la Commission de rendre un avis sur la plainte avant le 31 juillet 2011. Le Médiateur a également demandé à la Commission de fournir une copie du rapport d'audit final qui était joint à sa lettre au plaignant datée du 21 décembre 2010.

18. La Commission a envoyé son avis le 8 août 2011. Il a été transmis au plaignant avec une invitation à présenter des observations pour le 30 septembre 2011. Le 28 septembre 2011, le plaignant a demandé que le délai pour présenter ses observations soit reporté au 31 octobre 2011. À cette date, le plaignant a transmis ses observations sur l'avis de la Commission. Elle a complété ses observations le 28 novembre 2011 et a informé les services du Médiateur que, le 22 novembre 2011, elle avait rencontré les services de la Commission au sujet de l'objet de sa plainte. Il a fourni une copie du procès-verbal de cette réunion. Au cours de l'enquête, le plaignant et la Commission ont eu un échange de correspondance volumineux [3].

Analyse et conclusions du Médiateur

A. Réponse prétendument inappropriée à l’argument selon lequel l’audit a fait une application rétroactive erronée des lignes directrices financières de 2010 et de la créance connexe

Arguments présentés au Médiateur

19. Dans sa plainte, le plaignant a fait valoir que l'auditeur externe lui avait reproché de ne pas respecter les principes énoncés dans les lignes directrices financières de 2010. Toutefois, ces lignes directrices n’étaient pas en vigueur au moment où les conventions de subvention ont été négociées et conclues. À cette époque, seules les lignes directrices financières de 2007 étaient applicables et le plaignant a présenté ses propositions pour les deux projets en 2007, conformément aux exigences des lignes directrices financières de 2007.

20. Le plaignant a également estimé que la Commission n'avait pas répondu à ses préoccupations susmentionnées concernant l'applicabilité des lignes directrices financières de 2010 dans son cas.

21. Dans son avis, la Commission a estimé que, dans le rapport d'audit final, elle avait répondu aux observations du plaignant concernant l'application prétendument erronée des lignes directrices financières telles que mises à jour en 2010.

22. En outre, elle a souligné que l’audit financier des deux projets avait été effectué conformément aux dispositions de l’article II.22.1, qui est le même dans les deux conventions de subvention [4]. À cet égard, la Commission a expliqué que l’objectif de ces audits est de vérifier si les coûts déclarés remplissent tous les critères d’éligibilité énoncés à l’annexe II des conventions de subvention. Par conséquent, les conclusions de l’audit étaient fondées sur les dispositions de la convention de subvention et non sur celles des lignes directrices financières.

23. La Commission a en outre souligné que les lignes directrices financières avaient été adoptées au niveau des directeurs généraux des services de la Commission participant à la mise en œuvre du 7e PC. Ils expliquent et illustrent par des exemples concrets les dispositions contractuelles prévues dans la convention de subvention. Les modifications périodiques des lignes directrices se limitent à refléter les modifications apportées au modèle de convention de subvention ou à apporter des éclaircissements supplémentaires. La Commission a souligné que ces modifications des lignes directrices financières sont subordonnées à la condition qu'elles soient en faveur des bénéficiaires. Ainsi, les audits ex post dans lesquels la version la plus récente des lignes directrices financières est utilisée ne peuvent pas appliquer au bénéficiaire des dispositions moins favorables que celles qui existaient dans la version antérieure des lignes directrices financières.

24. De l'avis de la Commission, le plaignant n'a pas expliqué i) quelles dispositions concrètes ont été modifiées à son désavantage dans la version 2010 des lignes directrices financières par rapport à la version 2007 et ii) quelle aurait été l'incidence concrète de l'application de la version 2007 des lignes directrices financières sur les conclusions de l'audit. De l'avis de la Commission, l'application des lignes directrices financières de 2007 n'entraînerait aucun ajustement des conclusions de l'audit en faveur du plaignant.

25. Dans ses observations, le plaignant a fait observer que, si l'avis de la Commission sur la question était correct, les lignes directrices financières ne seraient pas des documents contractuels. Il s’ensuit que les contrats, feuilles de temps et autres documents demandés par l’auditeur sur la base des lignes directrices financières ne devraient pas avoir d’incidence sur l’audit. De l'avis du plaignant, les lignes directrices financières de 2010 sont plus sévères que la version de 2007 et ne sont pas en sa faveur. À cet égard, le plaignant semble faire valoir que, en ce qui concerne l’éligibilité des frais de personnel, la version de 2010 exige que les critères cumulatifs soient remplis, alors que la version de 2007 ne contenait pas une telle exigence. L’application des lignes directrices de 2007 aurait donc pu conduire à l’acceptation de ses frais de personnel.

Évaluation du Médiateur

26. Dans le cadre de l’examen de cette allégation, il convient de distinguer, d’une part, la violation de l’obligation de fournir des explications détaillées sur une décision en tant que violation d’une exigence procédurale et, d’autre part, la violation de cette obligation en tant qu’indicateur d’un vice de fond dans la décision à examiner.

27. Le plaignant a d'abord contesté la qualité des explications fournies par la Commission. La Commission, quant à elle, a fait valoir qu’elle avait fourni des explications détaillées au plaignant dans le rapport d’audit final.

28. Au cours de l'enquête, la Commission a fourni au Médiateur une copie du rapport d'audit final. Lorsqu'il l'a examiné, le Médiateur a constaté qu'à la section 15 du rapport, longue de plusieurs pages, la Commission avait effectivement répondu à toutes les observations du plaignant concernant les conclusions de l'audit. La Commission a également pris position sur les observations du plaignant concernant la mauvaise application des lignes directrices financières de 2010 [5].

29. Le Médiateur conclut donc que la Commission a répondu de manière approfondie à l'argument du plaignant concernant l'application des lignes directrices financières de 2010.

30. En ce qui concerne l’application prétendument erronée des lignes directrices financières de 2010, le Médiateur ne voit pas, à la lumière des informations fournies au cours de l’enquête, pourquoi elles n’auraient pas dû être appliquées aux déclarations de coûts du plaignant si i) elles n’ont pas modifié les droits contractuels du plaignant et ii) elles n’ont pas introduit d’exigences qui pourraient être plus lourdes à remplir pour le plaignant que les exigences des lignes directrices financières de 2007. En fait, le Médiateur estime que les lignes directrices financières de 2010 n'étaient rien d'autre qu'une version mise à jour des lignes directrices financières de 2007.

31. À cet égard, le Médiateur note tout d’abord que seule la convention de subvention représente le droit des parties. Ses dispositions donnent naissance à des droits et obligations juridiquement contraignants pour les deux parties. Comme la Commission l’a souligné à juste titre, l’audit des deux projets ne pouvait être, et était en fait, fondé que sur les dispositions pertinentes des conventions de subvention. Par conséquent, l’auditeur a évalué la légalité et l’exactitude des déclarations de coûts du plaignant sur la base des principes énoncés dans les conventions de subvention.

32. Comme l’a expliqué à juste titre la Commission, les lignes directrices financières ne remplacent pas la convention de subvention. La Commission a rédigé à cet effet non seulement les lignes directrices financières, mais aussi plusieurs documents supplémentaires [6]. Il s’ensuit que les informations fournies dans les lignes directrices financières doivent être conformes aux dispositions de la convention de subvention. Le plaignant n'a pas démontré que tel n'était pas le cas.

33. Il s’ensuit que le plaignant ne peut raisonnablement prétendre que l’éligibilité de ses relevés de coûts dépendait de la version des lignes directrices financières effectivement utilisée. Les frais de personnel des deux projets auraient été éligibles s’ils satisfaisaient aux critères fixés dans la convention de subvention. Aucun des projets audités du plaignant ne semble satisfaire auxdits critères.

34. En outre, comme l’a souligné à juste titre la Commission, le plaignant n’a pas présenté d’éléments de preuve montrant en quoi les lignes directrices financières de 2007 auraient modifié les conclusions du rapport d’audit. Elle n’a pas non plus démontré en quoi les dispositions relatives à l’acceptation des frais de personnel prévues dans la version 2010 seraient plus sévères que des dispositions similaires contenues dans les lignes directrices financières de 2007. À cet égard, le Médiateur ne partage pas l'avis du plaignant selon lequel les critères cumulatifs relatifs aux coûts de personnel éligibles n'ont été introduits que dans la version 2010 des lignes directrices financières. Après une analyse minutieuse des paragraphes pertinents de la version publiée en 2007 et de la version «mise à jour» de 2010, le Médiateur estime que la version de 2010 a simplement clarifié les conditions dans lesquelles les frais de personnel pouvaient être acceptés. Elle n’a pas imposé une évaluation plus stricte des critères d’éligibilité des coûts de personnel que la version de 2007.

35. Le Médiateur prend également note de l'argument du plaignant selon lequel les lignes directrices financières ne constituent pas un document juridiquement contraignant et, par conséquent, les contrats, feuilles de présence et autres documents demandés par l'auditeur sur la base de ce document ne devraient pas avoir d'incidence sur l'audit. Comme indiqué ci-dessus, l’audit a été effectué sur la base des dispositions pertinentes de la convention de subvention, qui prévoit également que les bénéficiaires doivent étayer leurs déclarations de coûts par des éléments probants adéquats [7]. Par conséquent, le Médiateur estime que le fait que les lignes directrices financières ne constituent pas un document juridiquement contraignant ne dispense pas le bénéficiaire d’une subvention de l’obligation de prouver ses déclarations de coûts pour le projet au moyen de feuilles de temps, par exemple. Par conséquent, l'argument du plaignant ne peut être soutenu.

36. Enfin, au moment de la conclusion des conventions de subvention, le plaignant était bien informé que les lignes directrices financières de 2010 seraient appliquées à ses déclarations de coûts. Dans l’avant-propos de la première version des lignes directrices, publiée en 2007, la Commission a inséré la clause de non-responsabilité suivante: «Le présent guide a été conçu comme un document évolutif qui, selon son intention, sera mis à jour régulièrement (en principe tous les six mois) afin de tenir compte des nouvelles questions et des retours d’information de ses utilisateurs (tant de l’extérieur qu’à l’intérieur de la Commission) ainsi que des connaissances acquises grâce à la pratique. Sur ce point, il importe toutefois de rappeler que le Guide a pour seul objet de fournir une interprétation des textes juridiques (et en particulier de l'AG) et qu'il ne peut y déroger. Ces lignes directrices ne reflètent pas une position officielle de la Commission; seules les dispositions de la convention de subvention signée sont contraignantes»(soulignement ajouté).

37. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime qu’il n’y a pas eu de mauvaise administration en ce qui concerne cette allégation. Par conséquent, la demande du plaignant ne peut être accueillie.

B. Défaut allégué d’être entendu et deuxième grief

Arguments présentés au Médiateur

38. À l ' appui de cette allégation, le plaignant a fait valoir que la Commission avait agi injustement "en omettant de répondre aux points spécifiques qu ' elle avait présentés dans sa lettre du 17 novembre 2010, ne respectant donc pas le droit [du plaignant] d ' être entendu". À cet égard, le plaignant a souligné que, dans sa lettre du 21 décembre 2010, la Commission n’avait pas répondu sur le fond aux questions qu’elle avait soulevées, mais avait plutôt «réitéré les conclusions du rapport d’audit». Le plaignant a estimé que la Commission avait "ignoré" ses arguments et observations et qu ' elle n ' avait pas engagé de "véritable dialogue" et n ' avait pas expliqué pourquoi ils étaient ou n ' étaient pas fondés.

39. Dans son avis, la Commission a souligné que le plaignant avait effectivement eu la possibilité à la fois de présenter son point de vue et de fournir des pièces justificatives supplémentaires sur le projet de rapport d’audit dans le cadre de la procédure contradictoire. La Commission a dûment répondu dans le rapport d’audit final (pages 32 à 43)[8] aux 25 observations spécifiques formulées par le plaignant dans sa lettre du 17 novembre 2011. La Commission a estimé que le fait qu'elle avait maintenu les conclusions de l'audit résultait de l'incapacité du plaignant à étayer ses observations. En outre, dans sa lettre du 23 mars 2011 envoyée en réponse à la correspondance du plaignant du 21 mars 2011 [9], la Commission a fait part de sa disponibilité pour une réunion avec le plaignant, en cas d’«éléments nouveaux, concluants et probants» qui lui permettraient de revoir ses conclusions concernant les montants dus à la suite de l’audit effectué. Toutefois, jusqu’au moment où la Commission a présenté son avis sur la plainte, le plaignant n’a pas confirmé sa disponibilité pour discuter des conclusions de l’audit contesté. La Commission a conclu que le plaignant avait eu à plusieurs reprises la possibilité de formuler des observations au cours des travaux d'audit sur le terrain, de la procédure contradictoire et même après la clôture de l'audit.

40. Dans ses observations, le plaignant a fait valoir que les observations formulées par la Commission dans le rapport d'audit final en réponse aux observations du plaignant du 17 novembre 2011 n'apportaient pas de précisions supplémentaires. En outre, le plaignant avait demandé à rencontrer la Commission avant que celle-ci ne clôt l'audit. La Commission n'a manifesté sa volonté de tenir une telle réunion qu'après que le plaignant a déposé la présente plainte auprès du Médiateur.

41. Dans sa nouvelle communication du 28 novembre 2011, le plaignant a informé les services du Médiateur que, le 22 novembre 2011, il avait tenu une réunion avec la Commission au sujet des conclusions de l'audit contesté [10].

Évaluation du Médiateur

42. Comme le montrent les éléments de preuve présentés au cours de l'enquête, le plaignant a eu de nombreuses occasions de faire valoir son point de vue et de réfuter les conclusions de la vérification. En effet, de nombreuses lettres ont été échangées entre les deux parties. En outre, au cours de la présente enquête, le plaignant a rencontré les services de la Commission au sujet des conclusions de l'audit réalisé sur les deux projets.

43. Dans ces circonstances, le Médiateur estime que la Commission a pleinement respecté le droit du plaignant d'être entendu. Il ne constate donc pas de cas de mauvaise administration en ce qui concerne cette allégation. Par conséquent, l'argument du plaignant doit être rejeté.

C. Le prétendu non-respect des principes de coopération loyale et de confiance mutuelle et le troisième grief

Arguments présentés au Médiateur

44. À l’appui de cette allégation, le plaignant a principalement fait valoir que la Commission i) avait utilisé le principe d’extrapolation même s’il n’était pas prévu dans les lignes directrices financières de 2007 et ii) n’avait pas correctement contrôlé la mise en œuvre des deux projets et n’avait pas demandé d’éclaircissements au moment où le plaignant a présenté ses relevés de coûts et pouvait donc encore apporter des corrections.

45. La Commission a rejeté l'allégation du plaignant selon laquelle elle aurait agi à l'encontre des principes de coopération loyale et de confiance mutuelle en appliquant le principe d'extrapolation aux périodes non auditées des deux conventions de subvention auditées. À cet égard, il a souligné que, dans sa lettre du 27 mai 2010 informant le plaignant qu'il procéderait à un audit [11], il avait spécifiquement alerté le plaignant sur la possibilité d'un exercice d'extrapolation. En outre, selon la stratégie d’audit du 7e PC, il est de pratique courante de recourir à l’extrapolation, sur la base du principe de bonne gestion financière énoncé dans le règlement financier. Le principe d’extrapolation repose sur l’hypothèse que des erreurs de nature systématique peuvent affecter les périodes non auditées des conventions de subvention auditées et non auditées. Enfin, la Commission attire l’attention sur l’article II.5.3.d) des conventions de subvention, qui fait référence à des erreurs de nature systématique et à la probabilité qu’elles affectent la mise en œuvre des autres conventions de subvention.

46. La Commission a expliqué que l'extrapolation n'est pas imposée, mais résulte plutôt de la coopération de la Commission avec les bénéficiaires. Dans sa lettre du 21 décembre 2011 relative aux conclusions accompagnant le rapport d’audit final, la Commission a demandé au plaignant d’examiner et d’analyser si les erreurs systématiques révélées par l’audit affectaient les états financiers pour toutes les périodes/conventions de subvention non auditées et de l’informer des résultats de cette évaluation. La lettre indiquait également que, si le bénéficiaire estime que les constatations de l’audit ne peuvent pas être extrapolées, il devrait expliquer pourquoi les périodes/conventions de subvention non auditées n’incluent pas les erreurs relevées lors de l’audit financier [12]. Toutefois, le plaignant n’a ni examiné ni analysé ses états financiers non audités et n’a fourni aucune justification comme l’avait demandé la Commission dans le délai imparti. Ainsi, le 17 octobre 2011, la Commission a émis un ordre de recouvrement d’un montant de 72 889,57 euros. Cela correspond à la quasi-totalité des coûts supportés par la Commission pour l'ensemble du projet II.

47. La Commission a également expliqué que, pour éviter les retards de paiement, elle ne demandait pas de pièces justificatives détaillées aux bénéficiaires au moment de la présentation de leurs états financiers. L’acceptation des déclarations de coûts présentées par les bénéficiaires est fondée sur la déclaration sur l’honneur, qui fait partie intégrante de la fiche financière. La Commission a ensuite indiqué que cette pratique avait été adoptée pour faciliter la participation des PME, étant donné que les retards dans le traitement des paiements pourraient avoir une incidence négative sur leurs flux de trésorerie. Toutefois, la convention de subvention du 7e PC prévoit un contrôle ex post détaillé conformément à l’article II.22.1. Ces contrôles garantissent que le budget de l’UE est dépensé conformément au cadre juridique applicable. Par conséquent, l’acceptation préliminaire comme raisonnable des coûts indiqués dans la ventilation budgétaire et l’approbation des éléments livrables du projet, y compris les relevés de coûts, n’invalident pas le droit de la Commission d’effectuer des audits ex post.

48. De l'avis de la Commission, seuls les audits financiers dans les locaux d'un bénéficiaire peuvent fournir des indications précises sur la gestion financière du projet et peuvent vérifier si les coûts déclarés remplissent tous les critères d'éligibilité énoncés à l'annexe II des conventions de subvention du 7e PC. Dans le cas du plaignant, l'audit financier a révélé les erreurs suivantes: a) des relevés de temps peu fiables et l'absence d'éléments probants suffisants et appropriés à l'appui des heures travaillées sur le projet, des taux horaires réclamés et des montants payés pour les consultants; b) les frais de voyage et de séjour déclarés qui n'étaient pas liés au projet ou qui n'étaient pas accompagnés des pièces justificatives appropriées; et c) les coûts indirects déclarés en appliquant le taux forfaitaire de 20 % aux coûts directs, à l’exclusion des coûts de sous-traitance. Étant donné que le plaignant n’a pas pu fournir d’éléments de preuve supplémentaires pour contester les conclusions du rapport d’audit au cours de la procédure contradictoire, la Commission n’avait aucune raison justifiée de modifier sa position.

49. Dans ses observations, le plaignant a fait valoir que la convention de subvention ne prévoyait pas le principe d’extrapolation. Elle a ajouté que l'interprétation par la Commission des dispositions pertinentes de l'article II.5.3.d) de la convention de subvention relatives aux erreurs de nature systématique est arbitraire dans le contexte donné. De l'avis du plaignant, étant donné que ces dispositions ne sont applicables qu'avant que les paiements ne soient effectués, elles font nécessairement référence à la suspension des paiements et non au remboursement des paiements déjà effectués. En l’espèce, toutefois, l’extrapolation a été appliquée à des situations dans lesquelles des paiements avaient déjà été effectués.

50. Le plaignant a également noté que la nouvelle politique de la Commission consistant à vérifier l ' exactitude des relevés de coûts après l ' achèvement du projet reporte l ' identification des éventuelles erreurs commises par le bénéficiaire dans sa gestion financière "jusqu ' à ce qu ' il soit trop tard". De l'avis du plaignant, cela signifie que la Commission n'assure pas le suivi du projet. En tout état de cause, le plaignant a estimé que la Commission ne devrait pas la sanctionner pour ses erreurs en rejetant l’ensemble de ses frais réclamés.

Évaluation du Médiateur

En ce qui concerne l'argument du plaignant relatif à l'extrapolation

51. Il est vrai que le principe d’extrapolation n’a pas été explicitement mentionné dans la version 2007 des lignes directrices financières et qu’il a été mentionné dans la version mise à jour de 2010 [13]. Cela ne signifie toutefois pas qu'en appliquant ce principe aux documents financiers présentés par le plaignant, la Commission a agi à l'encontre du principe de confiance mutuelle ou des principes de coopération loyale. Il en est ainsi pour les raisons suivantes.

52. Premièrement, ainsi qu’il a été expliqué au point 36 ci-dessus, il était possible d’appliquer les lignes directrices financières de 2010 aux contrats signés à une époque où seule la version de 2007 des lignes directrices existait.

53. Deuxièmement, les informations relatives à la nouvelle stratégie d'audit, y compris le principe d'extrapolation, ont été mises à disposition sur le site web de la Commission au moment où le plaignant a signé les deux conventions de subvention [14]. Le plaignant ne peut raisonnablement prétendre qu'il n'était pas au courant de ces renseignements lorsqu'il a signé ces ententes.

54. Troisièmement, les explications de la Commission quant aux raisons pour lesquelles les erreurs détectées lors de l'audit des projets I et II du plaignant étaient de nature systématique et pour lesquelles elle a extrapolé les résultats de l'audit à des périodes non auditées des mêmes projets sont raisonnables. L'argument du plaignant selon lequel la Commission aurait interprété arbitrairement l'article pertinent de la convention de subvention relatif aux erreurs systématiques ne saurait prospérer. À cet égard, le Médiateur ne partage pas l'avis du plaignant selon lequel la référence de la Commission à la disposition susmentionnée devrait être interprétée comme se rapportant à la base juridique pour l'application du principe d'extrapolation; il comprend plutôt que la référence de la Commission ait été faite à l'appui de son point de vue selon lequel des erreurs de nature systématique pourraient être reproduites d'un projet à l'autre.

55. Quatrièmement, les résultats de l’audit n’ont pas été automatiquement extrapolés à des parties du projet non auditées. La Commission a plutôt invité le plaignant à expliquer pourquoi les résultats de l’audit ne devraient pas être extrapolés avant qu’il ne le fasse. Le plaignant n'a pas saisi cette occasion, mais s'est contenté de contester les résultats de la vérification.

56. Il s'ensuit que les arguments du plaignant concernant l'extrapolation ne peuvent être soutenus.

En ce qui concerne l'argument du plaignant relatif au calendrier du contrôle effectué par la Commission,

57. Le plaignant a fait valoir que les contrôles ex post, tels que les audits, de la mise en œuvre d’un projet sont inappropriés car ils ne conduisent qu’à la détection tardive d’éventuelles erreurs. En outre, si toutes les déclarations de coûts ont été acceptées au cours de la mise en œuvre du projet, la Commission ne peut par la suite rejeter les mêmes déclarations de coûts à la suite d’un audit financier.

58. Les arguments ci-dessus ne peuvent pas non plus être soutenus. Conformément aux dispositions pertinentes de la convention de subvention [15], la Commission pourrait effectuer des audits financiers concernant la bonne exécution du projet jusqu'à cinq ans après sa mise en œuvre. La Commission a pu vérifier l’exactitude et la légalité des déclarations de coûts non seulement au moment de leur présentation, mais aussi après l’achèvement du projet.

59. La Commission a expliqué qu’elle avait renforcé ses contrôles ex post sur les projets mis en œuvre, tout en allégeant la charge de la preuve incombant aux bénéficiaires au moment de la présentation de leurs déclarations de coûts. Cela a été fait afin d'éviter des retards de paiement et donc des difficultés supplémentaires pour les bénéficiaires lors de la mise en œuvre des projets. À cet égard, le Médiateur souligne que cet objectif, qui est raisonnable, doit être concilié avec la nécessité de respecter le principe de bonne gestion financière. En d’autres termes, la Commission devrait veiller à ce que les fonds de l’UE soient dépensés conformément au cadre juridique applicable. Dans le même temps, si la Commission effectuait des contrôles détaillés des déclarations de coûts au moment où les bénéficiaires présentent leurs déclarations de coûts, cela entraînerait inévitablement des retards dans les paiements.

60. Le seul fait que le plaignant n'approuve pas l'évaluation faite par l'auditeur ne prouve pas que la Commission n'a pas correctement contrôlé les projets en question. En outre, en tant que participant au 7e PC, le plaignant savait nécessairement que la Commission était habilitée à effectuer un audit financier dans les cinq ans suivant l'achèvement du projet. Par conséquent, elle ne pouvait raisonnablement croire que l’approbation de ses relevés de coûts au moment où ils ont été présentés ne pouvait pas être examinée en fin de compte, à la suite des résultats d’un audit visant précisément à évaluer la bonne exécution des projets.

61. Il s'ensuit que l'argument du plaignant selon lequel la Commission n'a pas correctement contrôlé la mise en œuvre des deux projets et n'a pas demandé d'éclaircissements au moment où le plaignant a présenté ses relevés de coûts ne saurait être retenu.

62. À la lumière des conclusions qu’il a formulées aux points 56 et 61 ci-dessus, le Médiateur ne conclut pas à l’existence d’un cas de mauvaise administration en ce qui concerne cette allégation. Par conséquent, la demande connexe du plaignant doit également être rejetée.

D. Prétendue abus de pouvoir

Arguments présentés au Médiateur

63. Le plaignant a fait valoir que la Commission avait abusé de son pouvoir en mettant en œuvre une politique d'audit qui n'était pas adaptée à la structure et aux besoins des PME. Elle s ' est référée à cet égard au "Rapport final du groupe d ' experts sur le système comptable des petites entreprises"[16].

64. La Commission a rejeté l'allégation du plaignant. Il a souligné qu'il avait suivi les règles et principes applicables, "en respectant pleinement tous les avantages qui résultent pour les PME de leur participation aux projets du 7e PC, y compris des taux de remboursement plus élevés".

65. Il a ensuite souligné que la portée des audits financiers effectués par la Commission est la même pour tous les bénéficiaires participant aux projets du 7e PC, y compris les PME. Tout avantage ou toute politique d'audit spéciale appliquée en faveur du plaignant violerait le principe de l'égalité de traitement des bénéficiaires.

66. La Commission a en outre expliqué que les audits financiers évaluent la nécessité des coûts supportés pour la mise en œuvre des projets et vérifient si ces coûts ont été supportés uniquement aux fins prévues par les conventions de subvention. Cela implique de vérifier que des coûts spécifiques sont prévus dans les propositions budgétaires envoyées à la Commission avant la signature de la convention de subvention et que ces coûts, lorsqu’ils sont réellement exposés, sont traités, validés et approuvés dans le cadre d’un système comptable et d’une structure de contrôle interne connexe qui respectent le principe de bonne gestion financière. En outre, l’audit financier vise à vérifier si les coûts déclarés remplissent tous les critères d’éligibilité énoncés à l’annexe II des conventions de subvention du 7e PC. L'obligation de respecter les critères ci-dessus s'applique à tous les participants sans aucune exception pour les PME. Le plaignant n'a pas fourni d'éléments de preuve à l'appui de l'admissibilité des coûts qu'il a réclamés.

67. Enfin, la Commission a noté que le plaignant n ' avait pas établi de lien clair entre a) les procédures d ' audit et b) la résolution 2010/2079 INI du Parlement et le "rapport final du système comptable du groupe d ' experts pour les petites entreprises" mentionné dans sa plainte. Elle n’a pas non plus indiqué quelle partie spécifique de la procédure d’audit n’était pas conforme à ces documents.

Évaluation du Médiateur

68. La Médiatrice souligne que la Commission dispose d'un large pouvoir discrétionnaire pour décider de la politique d'audit à mettre en œuvre pour ses programmes-cadres. En conséquence, son examen est nécessairement limité dans les cas impliquant une décision politique sur la politique d'audit à mettre en œuvre. Dans le cadre de son enquête, le Médiateur ne peut que vérifier si les règles de procédure pertinentes ont été respectées et s’il y a eu erreur manifeste d’appréciation ou détournement de pouvoir.

69. Le plaignant n’a pas présenté d’éléments de preuve démontrant que le choix de la politique d’audit de la Commission était entaché d’une erreur manifeste d’appréciation. En outre, l'audit réalisé pour les deux projets en question semble être conforme aux principes et règles définis par la Commission dans sa politique d'audit. Le plaignant n'a pas démontré en quoi la Commission a abusé de son pouvoir dans le cadre de l'audit réalisé sur les deux projets.

70. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne cette allégation.

E. Conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

Il n'y a pas eu de mauvaise administration.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 2 mai 2012

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[1] Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO 2001, L 145, p. 43).

[2] La Commission a joint à son avis une copie de cet échange de correspondance.

[3] À cet égard, le 5 septembre, les 14 et 27 octobre, les 16 et 28 novembre, les 6 et 21 décembre 2011 et le 24 janvier 2012, le plaignant a envoyé au Médiateur des copies de son échange de correspondance avec la Commission concernant l’objet de sa plainte.

[4] L'article II.22.1 est libellé comme suit: "La Commission peut, à tout moment, pendant la mise en œuvre du projet et jusqu'à cinq ans après la fin du projet, faire en sorte que des audits financiers soient effectués par des auditeurs externes ou par les services de la Commission eux-mêmes, y compris l'OLAF: La procédure d'audit est réputée engagée à la date de réception de la lettre correspondante envoyée par la Commission. Ces audits peuvent porter sur des aspects financiers, systémiques et autres (tels que les principes comptables et de gestion) liés à la bonne exécution de la convention de subvention. Elles sont effectuées à titre confidentiel.".

[5] L'explication contenue dans le rapport d'audit final est la suivante: «L’audit n’a soumis aucun guide financier au bénéficiaire. Au cours de l’application des procédures d’audit et des discussions menées avec la direction concernant l’éligibilité des coûts déclarés, nous avons porté à l’attention du bénéficiaire les recommandations figurant dans les lignes directrices de la Commission du 2 avril 2009 (et non 2010 comme le prétend le bénéficiaire). Le bénéficiaire a indiqué que les lignes directrices qu’il a utilisées sont celles du 24 juillet 2007, disponibles à la date de soumission des propositions pour les deux projets. Il convient de mentionner que les guides susmentionnés visent à aider les bénéficiaires et sont fournis à des fins de consultation, et qu’il incombe au bénéficiaire de se tenir au courant des recommandations les plus récentes qui y figurent. En outre, il convient de mentionner qu’il n’y a pas de différences significatives en ce qui concerne le contenu des deux guides (2007 et 2009), la version de 2009 ayant ajouté des détails supplémentaires à la version de 2007 afin d’améliorer la clarté. Les conclusions de l’audit étaient fondées sur l’applicabilité des dispositions de la convention de subvention, et non sur les guides susmentionnés, qui n’ont été utilisés qu’à des fins d’information et de discussion.»

[6] Comme on peut le voir sur le site web de la Commission http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html

[7] Articles II.14 et II.22 de la convention de subvention.

[8] La Commission a joint à son avis une copie du rapport d’audit final.

[9] Cet échange de correspondance a eu lieu après que le plaignant se soit adressé au Médiateur.

[10] À la suite de cette réunion, la Commission a invité le plaignant à présenter par écrit des «éléments nouveaux, concluants et probants» qui lui permettraient de revoir ses conclusions relatives aux montants dus à la suite de l'audit effectué sur les deux projets. Le plaignant a répondu à l’invitation susmentionnée le 4 décembre 2011. Les 16 et 21 décembre 2011 et le 19 janvier 2012, le plaignant et la Commission ont échangé d’autres courriers concernant l’objet de la présente plainte.

[11] Le paragraphe pertinent de la présente lettre se lit comme suit: «Nous attirons votre attention sur les points suivants: toute constatation d’audit financier figurant dans le rapport d’audit, une fois finalisée, peut conduire, le cas échéant, à une extrapolation de cette constatation à toute autre convention de subvention de recherche à laquelle vous participez ou avez participé. À cette fin, il peut vous être demandé de nous fournir des informations supplémentaires sur l’une de ces conventions de subvention.»

[12] Le paragraphe pertinent de la présente lettre se lit comme suit: "Si vous considérez que les constatations de l'audit ne peuvent être extrapolées aux périodes non auditées des conventions de subvention auditées ou à une ou plusieurs des conventions de subvention non auditées mentionnées à l'annexe II, veuillez justifier, au point III de l'annexe III, les raisons pour lesquelles ces projets et/ou périodes ne souffrent pas des erreurs détectées dans les projets audités."

[13] La dernière version des lignes directrices financières disponible sur le site web de la Commission contient des informations détaillées à cet égard, y compris les circonstances dans lesquelles la Commission peut extrapoler les résultats des audits.

[14] Les informations sont disponibles sur le site web de la Commission http://cordis.europa.eu/audit-certification/home_en.html, y compris dans des dépliants datés de novembre 2007.

[15] Article II. 22.1.

[16] Ce projet a été mené par la Commission européenne et des experts en comptabilité désignés par les autorités nationales, dans le cadre du programme pluriannuel pour les entreprises et l’esprit d’entreprise coordonné par la direction générale des entreprises et de l’industrie de la Commission européenne.