Le contexte de la plainte

1. Le [...] 2011, l'Office européen de police (ci-après "Europol") a lancé la procédure de recrutement Europol/2011[...] pour le poste de [...] (ci-après "la procédure de recrutement"). Le paragraphe 8.1 de l'avis de vacance indiquait que la date limite de dépôt des candidatures était le [...] 2011. Le paragraphe 8.2 spécifiait que la procédure de sélection s'effectuerait conformément aux lignes directrices concernant les recrutements à Europol, consultables sur le site internet d'Europol (www.europol.europa.eu).

2. Le [...] 2011, le plaignant a envoyé sa candidature dans le cadre de la procédure de recrutement mentionnée ci-dessus par lettre recommandée.

3. Le 18 mars 2011, Europol a informé le plaignant que sa candidature avait été reçue après la date limite, et qu'Europol était, de ce fait, dans l'impossibilité de l'accepter.

4. Le 23 mars 2011, le plaignant a informé Europol que sa candidature était arrivée en retard en raison d'une erreur commise par la poste belge, qui avait enregistré ce courrier comme un courrier national (pour la Belgique) au lieu d'un courrier international (pour les Pays-Bas). Le plaignant joignait en annexe la preuve qu'il avait bien envoyé sa candidature avant la date limite et soulignait que dans ses procédures d'appel d'offres, la Commission européenne tenait compte de la date d'envoi des offres et non de leur date de réception.

5. Le 24 mars 2011, Europol a indiqué au plaignant que les lignes directrices en matière de recrutement auxquelles l'avis de concours faisait explicitement référence disposaient que les candidatures devaient être reçues au plus tard le jour de la date limite et mentionnaient qu'elles ne seraient plus acceptées après cette date. L'Office affirmait qu'il ne saurait donc dévier de ses façons de procéder habituelles.

6. Le 25 mars 2011, le plaignant a envoyé un courrier à Europol, dans lequel il soutenait que tous les candidats devaient bénéficier de l'égalité des chances en matière de recrutement, qu'ils vivent aux Pays-Bas ou dans d'autres parties de l'Europe. Il récusait de ce fait la façon de procéder d'Europol, qui ne tient pas compte de la date d'envoi. Il soulignait une fois de plus que le retard était dû à une erreur de la poste belge et informait Europol du fait qu'il allait porter plainte auprès du Médiateur.

7. Le plaignant s'est adressé au Médiateur le 8 avril 2011. Il lui a envoyé des informations complémentaires le 13 mai 2011.

Le sujet de l'enquête

8. Le Médiateur a ouvert une enquête concernant l'allégation et la demande suivantes :

Allégation

Europol a rejeté la candidature du plaignant de façon injuste.

Demande

Europol devrait accepter la candidature du plaignant au poste en question.

L'enquête

9. Le 25 mai 2011, le Médiateur a transmis la plainte au directeur d'Europol, en lui demandant de rendre un avis concernant l'allégation et la demande formulées. Europol a présenté son avis le 31 août 2011.

10. Le 9 septembre 2011, le Médiateur a transmis l'avis de l'Office au plaignant en l'invitant à formuler ses observations avant le 31 octobre 2011. Le plaignant n'a fait part d'aucune observation.

L'examen et les conclusions du Médiateur

A. L'allégation de rejet sans fondement de la candidature du plaignant et la demande afférente

Les arguments présentés au Médiateur

11. Dans sa plainte, le plaignant fait valoir que sa candidature n'est pas parvenue à temps à Europol en raison d'une erreur de l'employé de la poste belge, qui l'a enregistrée comme un courrier national. Le plaignant indique qu'il s'est plaint auprès des services de la poste belge, lesquels ont ouvert une procédure d'enquête interne.

12. Le plaignant considère qu'Europol doit, afin d'éviter toute discrimination, tenir compte de la date d'envoi des candidatures plutôt que de leur date de réception. Une telle mesure permettrait de faire en sorte qu'aucun candidat ne soit pénalisé par des erreurs ou des dysfonctionnements des services postaux, qu'il réside à La Haye ou ailleurs en Europe.

13. Le plaignant fait référence aux règles de la Commission applicables aux procédures d'appels d'offres, qui disposent que la date prise en compte est la date d'envoi, contrairement à la façon de procéder d'Europol. Il estime qu'Europol contribuerait à éclaircir ses procédures internes s'il prenait exemple sur la Commission.

14. Dans son avis, Europol estime, en premier lieu, que la pratique en cours à la Commission en ce qui concerne les dates limites des procédures d'appels d'offres n'était pas pertinente pour des procédures de recrutement. Ni le Statut des fonctionnaires, ni ses dispositions d'exécution ne précisent la manière de tenir compte des dates limites de présentation des candidatures dans de telles procédures. Conformément à la marge d'appréciation qui lui revient, l'autorité investie du pouvoir de nomination a indiqué, dans les lignes directrices en matière de recrutement, que les candidatures devaient être reçues au plus tard le jour de la date limite. L'avis de vacance mentionnait explicitement ces lignes directrices, lesquelles pouvaient être consultées sur le site internet d'Europol.

15. En deuxième lieu, selon la jurisprudence des juridictions de l'Union, il n'est pas contraire au principe de l'égalité de traitement d'exiger qu'une candidature soit reçue, et non envoyée, avant une certaine date. Europol fait référence à la jurisprudence concernant des plaintes déposées en vertu de l'article 90 du Statut, qui indique qu'une telle façon de procéder vise à assurer la sécurité juridique. Dans le cas d'Europol, cette exigence se justifiait également par la nécessité de veiller à ce que la procédure de sélection soit conduite dans les délais impartis, sans devoir attendre longtemps l'arrivée de toutes les candidatures envoyées avant la date limite.

16. En troisième lieu, les juridictions ont établi que les délais d'acheminement de candidatures envoyées par la poste ne sont pas impossibles à prévoir et peuvent être pris en compte par tout membre diligent du personnel. L'administration contreviendrait au principe de l'égalité de traitement si elle acceptait des candidatures arrivées en retard, à moins que ce retard ne soit dû à un cas fortuit ou de force majeure. Dans le cas présent, le récépissé fourni par la poste belge au plaignant indique qu'il a utilisé un formulaire prévu pour envoyer des lettres en Belgique et qu'il n'a pas mentionné d'adresse. Il n'est donc pas établi que l'erreur provient de la poste belge ni que le plaignant était en droit de ne pas la remarquer.

17. Quatrièmement, Europol fait observer qu'un délai de distribution supérieur à deux jours n'avait rien d'anormal ni d'imprévisible. Selon l'annexe II de la directive modifiée 97/67[1], l'objectif en matière d'acheminement du courrier est de J + 3 [trois jours ouvrables après la date de dépôt] pour le courrier transfrontière dans l'Union européenne. D'après les études menées par l'IPC (International Post Corporation), plus de 20 % des envois sont reçus après J + 2 à l'intérieur de l'Union européenne, ce qui, dans le cas du plaignant, correspond à la date limite. Par ailleurs, le délai d'acheminement moyen entre la Belgique et les Pays-Bas est de 1,9 jour, ce qui signifie qu'un nombre important d'envois prennent plus de temps pour arriver à destination[2].

18. Pour conclure, en l'absence de cas fortuit ou de force majeure, Europol considère qu'il n'était ni tenu de prendre en compte la candidature du plaignant, ni habilité à le faire. Par ailleurs, cette candidature a été reçue après la fin de la première étape de sélection, et la plainte a été transmise à Europol après que le candidat choisi avait accepté l'offre d'emploi.

L'analyse du Médiateur

19. Le Médiateur rappelle d'emblée que, même si le plaignant a formulé des arguments concernant la politique générale d'Europol en matière de délais d'envoi des candidatures aux avis de vacance, l'enquête du Médiateur n'a pas porté sur ce sujet. Le Médiateur estime en effet que, dès lors qu'une telle politique est raisonnable, objective et connue à l'avance des candidats, elle est laissée à l'appréciation de l'autorité investie du pouvoir de nomination. Dans le cas présent, Europol avait clairement précisé dans l'avis de vacance que la procédure de sélection aurait lieu conformément à ses lignes directrices en matière de recrutement. Ces dernières indiquaient par ailleurs que les candidatures devaient être reçues au plus tard le jour de la date limite.

20. Il s'ensuit que les candidats avaient connaissance, ou auraient dû avoir connaissance, de cette politique. L'enquête du Médiateur n'a donc porté que sur l'application de cette politique, et plus spécialement sur son application équitable et raisonnable. Le Médiateur rappelle que l'article 11 du Code européen de bonne conduite administrative enjoint le fonctionnaire (et, par extension, les institutions) d'agir "avec impartialité et de manière équitable et raisonnable".

21. Au moment où le Médiateur a ouvert la présente enquête, les éléments dont il disposait semblaient indiquer que le plaignant avait envoyé sa candidature à Europol avec diligence et suffisamment de temps à l'avance pour qu'elle puisse arriver avant la date limite.

22. En effet, les données statistiques et les délais indiqués dans la directive 97/67/CE à laquelle Europol fait référence, même s'ils sont utiles en cas de litige, ne sont généralement pas connus des citoyens. Pour le grand public, deux jours suffisent d'ordinaire pour qu'un courrier envoyé de Belgique arrive à destination à La Haye, à savoir dans une grande ville du pays voisin, où des retards importants ne sont pas à prévoir dans l'acheminement du courrier. Cette hypothèse semblait être confirmée par les déclarations du plaignant, dans sa lettre datée du 23 mars 2011 adressée à Europol, indiquant que l'employé de la poste avait confirmé que deux jours suffisaient pour que son courrier recommandé parvienne à destination. Par conséquent, le fait que le plaignant ait envoyé sa candidature uniquement deux jours avant la date limite ne dénotait pas de façon évidente une négligence de sa part.

23. Le Médiateur a dès lors estimé qu'il n'était peut-être pas équitable, ni raisonnable, au sens de l'article 11 du Code européen de bonne conduite administrative, de ne pas prendre en compte une candidature qui ne serait pas parvenue au destinataire pour des raisons totalement indépendantes de la volonté du plaignant, telles qu'une erreur d'enregistrement des services de la poste belge et leur incapacité à acheminer le courrier dans les délais.

24. Cependant, Europol a expliqué, dans son avis, que le plaignant avait en réalité utilisé un récépissé de dépôt inadéquat, à savoir celui destiné au courrier national, et non international. Par ailleurs, il s'est contenté d'inscrire "Europol" en guise de destinataire, sans mentionner aucune adresse ni aucune information postale. Le plaignant n'a pas contredit cette explication, puisqu'il n'a pas saisi l'occasion qui lui était offerte de soumettre ses observations concernant l'avis émis par Europol. En outre, le Médiateur a vu une copie du récépissé de dépôt et a pu vérifier la véracité des faits.

25. Le Médiateur arrive de ce fait à la conclusion que l'erreur du service postal dans l'enregistrement et la distribution du courrier en question était en partie due à la propre erreur du plaignant.

26. En outre, le plaignant possédait une copie du récépissé, ainsi qu'une copie de la facture, les deux documents indiquant qu'il avait payé pour une "recommandé nat", à savoir un courrier recommandé national. Il aurait donc très bien pu se rendre compte du fait que l'envoi était erroné et que sa candidature risquait de ne pas arriver avant la date limite.

27. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que le retard de la candidature du plaignant ne constitue pas un cas fortuit ni de force majeure, et qu'il était plutôt dû à la négligence du plaignant au moment de l'envoi. Europol était donc en droit de ne pas déroger à sa façon habituelle de procéder et de rejeter la candidature du plaignant parce qu'elle était arrivée après la date limite. Le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration dans le comportement d'Europol.

B. Les conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur classe l'affaire en formulant la conclusion suivante :

Le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration dans le comportement d'Europol.

Le plaignant et l'Office européen de police seront informés de cette décision.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg le 23 mars 2012

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[1] Directive 97/67/CE du 15 décembre 1997 concernant des règles communes pour le développement du marché intérieur des services postaux de la Communauté et l'amélioration de la qualité du service, telle que modifiée par la directive 2002/39/CE du 10 juin 2002, JO L 176 du 5.7.2002, p. 21, et par la directive 2008/6/CE du Parlement européen et du Conseil du 20 février 2008, JO L 52 du 27.2.2008, p. 3.

[2] www.ipc.be