Contexte de la plainte

1. La plainte porte sur une question de procédure liée à la résiliation d’une convention de subvention. FOCAL Limited (ci-après le plaignant) était le coordinateur d'un projet visant à créer un service de transbordeurs ferroviaires entre les ports de Hull (Royaume-Uni) et d'Ijmuiden (Pays-Bas). Le projet a été sélectionné pour bénéficier d'un financement de l'UE dans le cadre du programme Marco Polo [1]. La convention de subvention a été signée le 30 décembre 2005 et devait durer trois ans.

2. Selon le plaignant, en octobre 2008, il a appris du ministère néerlandais des transports que son projet avait été annulé en décembre 2006. Lors de contacts ultérieurs avec la Commission européenne, la Commission a fait valoir que le plaignant avait été informé, par lettre recommandée (réf. TREN/G2/MJ/FK D(2006) 228968) du 26 décembre 2006, de la résiliation de la convention de subvention.

L’objet de l’enquête

3. Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que la Commission ne l'avait pas correctement informée, en tant que coordinateur du projet, de la résiliation de la convention de subvention TREN/05/MP061/S07.54036 "RAFTS Amsterdam-Hull".

4. Le plaignant a demandé à la Commission de l'indemniser pour les coûts supportés dans le cadre du projet.

L'enquête

5. Dans un premier temps, les services du Médiateur ont procédé à une inspection du dossier de la Commission sur le projet. Le rapport d'inspection du Médiateur a été transmis à la Commission et au plaignant. Le plaignant a été invité à formuler des observations sur le rapport d’inspection, ce qu’il a fait.

Analyse et conclusions du Médiateur

A. Défaut allégué d’informer correctement le plaignant de la résiliation de la convention de subvention

Arguments présentés au Médiateur

6. Selon le plaignant, il n'a jamais reçu de lettre recommandée TREN/G2/MJ/FK D(2006) 228968. Elle n’a pas non plus reçu la lettre de notification préalable l’informant de l’éventuelle résiliation de la convention de subvention. En conséquence, le projet s'est poursuivi tout au long de 2007 et 2008. Au cours de cette période, elle a été en contact avec l’équipe de direction de Marco Polo au sein de la Commission, mais n’a pas été informée que la convention de subvention avait été résiliée.

7. Le plaignant a fait valoir qu'au contraire, un fonctionnaire de la Commission lui avait donné l'autorisation de poursuivre le projet lorsqu'il s'était réuni lors de l'événement Marco Polo à Nantes au début du mois de décembre 2006. Depuis lors, le plaignant a déclaré avoir rencontré un autre fonctionnaire de la Commission à de nombreuses reprises et avoir discuté du projet avec lui. Elle a également reçu des courriels de l'équipe de direction de Marco Polo soutenant le projet.

8. Lors de l'inspection du dossier de la Commission, les fonctionnaires de la Commission présents ont expliqué qu'il n'y avait pas d'accusé de réception pour la lettre recommandée TREN/G2/MJ/FK D(2006) 228968. Les lettres de résiliation de ce type sont normalement envoyées avec accusé de réception (avec un «bon rose» signé et renvoyé à la Commission). Toutefois, le Royaume-Uni utilise un système différent de distribution du courrier enregistré et recommandé, qui n'utilise pas les «fiches roses». La Commission a mené une enquête approfondie sur l’affaire et dispose d’une preuve dans son système de courrier que la lettre a été envoyée. En outre, étant donné qu’il s’agissait d’une lettre recommandée, elle aurait dû être retournée si elle n’avait pas été livrée. La Commission a déclaré qu'elle n'avait aucune trace du renvoi de la lettre.

Évaluation du Médiateur

9. Le Médiateur a examiné le dossier de la Commission et a trouvé la preuve qu'une lettre du 26 décembre 2006 résiliant la convention de subvention avait été envoyée au plaignant le 29 décembre 2006. Le Médiateur ne voit aucune raison de remettre en question les dossiers de la Commission qui montrent que la lettre lui a été envoyée.

10. La lettre en question n ' a pas été renvoyée à la Commission au motif qu ' elle n 'avait pas été remise. Dès lors, il était raisonnable pour la Commission de conclure que la lettre avait bien été remise. (Si la lettre avait été renvoyée à la Commission sans être remise, il aurait été de bonne administration pour la Commission d’enquêter sur les raisons pour lesquelles elle n’a pas été remise au plaignant, par exemple en l’appelant.)

11. Le Médiateur conclut également que l’adresse utilisée dans cette lettre était correcte. Il note que d'autres lettres envoyées à la même adresse ont effectivement été reçues par le plaignant. Parmi les documents examinés dans le dossier de la Commission, les services du Médiateur ont trouvé un courriel que le plaignant a envoyé à la Commission le 21 novembre 2006, indiquant que: "Si une option ferroviaire était facile, le programme Marco Polo ne serait pas nécessaire. Je demande donc que notre contrat avec le programme Marco Polo soit autorisé à courir sa durée." Le plaignant a ensuite décrit l'état d'avancement du projet et a terminé le courriel en déclarant: Le Médiateur estime que le contenu de ce courriel constitue une preuve que le plaignant a bien reçu la lettre de notification préalable datée du 7 novembre 2006, qui l’informait de la résiliation éventuelle de la convention de subvention. Tant la lettre de notification préalable que la lettre de résiliation ont été envoyées à la même adresse postale.

12. La Médiatrice conclut donc que la Commission a agi conformément aux principes de bonne administration lorsqu’elle l’a informée de la résiliation de la convention de subvention.

13. Bien entendu, il ne peut être totalement exclu qu’une erreur des autorités postales ou une erreur de tiers à l’adresse à laquelle la lettre a été envoyée ait conduit à ce que la lettre de résiliation ne parvienne pas au plaignant. Toutefois, de telles erreurs éventuelles ne sauraient être imputées à la Commission.

14. En ce qui concerne son allégation selon laquelle elle n'a pas été correctement informée de la résiliation de la convention de subvention, le plaignant a également fait valoir que ses contacts ultérieurs avec la Commission contredisaient l'affirmation de cette dernière selon laquelle la convention de subvention avait été résiliée. Le plaignant a fait référence à des réunions personnelles avec des fonctionnaires de la Commission et à des courriels qu'il a reçus de la Commission.

15. Le Médiateur note que les courriels mentionnés par le plaignant sont les suivants [2]: 1) Un courriel (qui semble avoir été envoyé le 28 janvier 2007) d'un contractant externe demandant une réunion dans le cadre d'un examen du programme Marco Polo (2003-6) et des projets auxquels un soutien financier a été alloué. Cet examen se veut un audit des conditions d ' optimisation des ressources des projets soutenus par des sources de financement Marco Polo et un examen de la gestion de l ' ensemble du processus de définition, de sélection, de mise en œuvre et des résultats commerciaux en cours." 2) Courriel d ' un fonctionnaire de la Commission du 6 février 2007, contenant le message suivant: «Chère …, M. … vous contactera directement pour un rendez-vous avec vous.» 3) Un courriel du 9 février 2007 du contractant externe mentionné au point 1) ci-dessus, indiquant: «Désolé pour le désagrément résultant de l'«histoire» entre vous et M. …, nous n'en avions pas connaissance. Je ne suis moi-même pas en mesure d'effectuer l'interview le 20 février à Amsterdam. Cependant, mes collègues … et … peuvent réaliser l'interview ce jour-là. 4) Un courriel d'une date inconnue indiquant: «Veuillez noter que M. … ne travaille plus sur Marco Polo et qu'il m'a demandé de répondre à votre message. Le prochain appel Marco Polo, le premier pour Marco Polo II, devrait être ouvert le 28 mars (finissant le 22 juin), et comme nous ne disposons pas des ressources nécessaires pour rencontrer des personnes dans le cadre d'un appel à propositions ouvert, je suis désolé de vous dire que nous ne pouvons pas organiser de réunion pour discuter d'une proposition potentielle au cours de cette période. 5) Un courriel du 3 avril 2007 indiquant:"En ce qui concerne votre message ci-dessous, je peux vous informer que M. … n'est plus impliqué dans le programme Marco Polo. Et en ce qui concerne les possibilités pour vous de présenter une proposition, vous pouvez maintenant avoir tous les détails du premier appel à propositions Marco Polo II, ouvert du 28.3.07 au 22.06.07. Pour plus de détails, veuillez consulter le lien électronique suivant: « …»

16. Le plaignant n'a pas fourni au Médiateur des copies des courriels qu'il a envoyés à la Commission et qui ont suscité les réponses de la Commission contenues dans les courriels mentionnés au point 15 ci-dessus. La connaissance de ces courriels du plaignant aurait permis au Médiateur de procéder à une analyse encore meilleure des courriels susmentionnés. Cela dit, le Médiateur note que les courriels 1) à 3) sont des courriels adressés au plaignant par un contractant externe. Ils ne sont pas de la Commission. En outre, elles ne font même pas référence à une quelconque position de la Commission concernant le projet du plaignant. En tant que telles, elles ne sauraient être considérées comme se rapportant à une quelconque position de la Commission. E-mail 2) semble être une réponse d'un fonctionnaire concernant une question indéterminée et une éventuelle réunion future avec une tierce personne concernant cette question indéterminée. Il n’y a aucune indication de la part du plaignant quant à la nature de la réunion avec cette tierce personne et, en fait, aucune information quant à la question de savoir si cette réunion s’est jamais tenue. En tant que tel, le courriel 3) n’a aucune valeur probante, ni même aucune pertinence, en ce qui concerne les affirmations du plaignant selon lesquelles la Commission a accepté la poursuite du projet. Les courriels 4) et 5) suggèrent que le plaignant s'est renseigné sur les possibilités de présenter une nouvelle proposition de financement. Elles ne semblent pas pertinentes en ce qui concerne les affirmations du plaignant selon lesquelles la Commission a accepté la poursuite du projet. En conséquence, le Médiateur estime que le contenu des courriels susmentionnés ne contredit pas l'affirmation de la Commission selon laquelle la convention de subvention avait été résiliée. Le plaignant n’a fourni à la Médiatrice aucun autre élément de preuve suggérant que la Commission aurait agi de manière à susciter l’espoir que le projet pourrait continuer à bénéficier d’un financement de l’UE.

17. Sur la base de ce qui précède, le Médiateur n’a trouvé aucun élément de preuve suggérant que la Commission n’a pas correctement informé le plaignant de la résiliation de la convention de subvention TREN/05/MP061/S07.54036 «RAFTS Amsterdam-Hull». La Médiatrice ne constate donc aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission en ce qui concerne la présente plainte.

B. La réclamation

18. Sur la base des conclusions du Médiateur concernant l'allégation du plaignant, il n'y a aucune raison de poursuivre la demande.

C. Conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

Il n’y a pas eu de cas de mauvaise administration en ce qui concerne le présent grief.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 21 juillet 2011

[1] Le programme Marco Polo est un programme financé par l'UE dans le but de réduire la congestion routière et la pollution en encourageant le passage à des modes de transport plus écologiques pour le trafic de fret européen. Les entreprises ayant des projets viables visant à transférer le fret des routes vers des modes plus écologiques pourraient obtenir un soutien financier du programme Marco Polo.

[2] Le plaignant a copié et collé le texte de ces courriels dans une lettre adressée au Médiateur.