Contexte de l'enquête d'initiative

Remarques préliminaires

1. Le 11 mars 2010, l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) a publié sur son site web de nouvelles règles pour les concours généraux. Leur objectif était d’accélérer considérablement l’ensemble du processus de sélection, de l’inscription au recrutement.

2. Les nouvelles règles concernaient, en résumé, l’enregistrement des candidatures, la réservation des tests d’accès et la communication avec les candidats. EPSO a également décidé d’ouvrir de nouveaux centres d’évaluation pour permettre aux candidats de passer les tests sur ordinateur (CBT).

3. L'application des nouvelles règles susmentionnées dans le cadre du concours général EPSO/AD/177/10 a conduit à l'introduction d'un certain nombre de plaintes auprès du Médiateur [1]. Les plaignants se sont déclarés préoccupés par les nouvelles règles et la nouvelle politique d'EPSO en matière de communication avec les candidats. Étant donné que, à la lumière des règles claires publiées dans l'avis de concours, les demandes de réadmission des plaignants au concours n'étaient pas juridiquement viables, le Médiateur a estimé qu'il n'y avait pas de motifs suffisants pour ouvrir une enquête sur les cas individuels. Toutefois, le Médiateur a informé les plaignants i) qu'il envisagerait d'ouvrir une enquête d'initiative sur les questions plus générales soulevées par les nouvelles règles et pratiques de l'EPSO en matière de concours et par sa politique de communication avec les candidats, et ii) que les résultats de cette éventuelle future enquête d'initiative seraient publiés sur son site internet.

L’objet de l’enquête

4. Dans la lettre d'ouverture de son enquête d'initiative, le Médiateur a posé les questions suivantes à l'EPSO.

• Pourquoi EPSO a-t-il réduit si considérablement la période de réservation pour les TCC dans les nouveaux concours? Veuillez inclure dans la réponse l’avis de l’EPSO quant à la question de savoir si cette mesure était proportionnée et nécessaire pour atteindre l’objectif général de réduction de la durée de l’ensemble de la procédure de sélection.
• Pourquoi EPSO a-t-il mis fin à sa pratique antérieure consistant à envoyer des notifications par courrier électronique aux comptes de courrier électronique personnels des candidats? Veuillez inclure dans la réponse une explication des raisons pour lesquelles cette pratique antérieure n’a pas pu être maintenue parallèlement à la nouvelle obligation, stipulée dans le «Guide des concours généraux», selon laquelle les candidats doivent consulter leur compte EPSO à intervalles réguliers.
• Quelles mesures l’EPSO a-t-il prises pour assurer les mêmes conditions aux candidats dans les différents centres d’examen CBT et garantir ainsi le principe d’égalité entre les candidats?
• L'EPSO serait-il prêt à donner aux candidats l'accès, s'ils en font la demande, à:

(i) les résultats des enquêtes de satisfaction des candidats qu’elle mène après que les candidats ont passé leurs TCC; ou

ii) toute autre information disponible qui pourrait indiquer le niveau de satisfaction des candidats en ce qui concerne l'organisation des épreuves?

L'enquête

5. Le 28 janvier 2011, l'EPSO a rendu un avis en réponse à l'enquête du Médiateur.

Analyse et conclusions du Médiateur

Les arguments présentés au Médiateur par l’EPSO

6. EPSO a indiqué que le concours général EPSO/AD/177/10 était le premier concours lancé dans le cadre du nouveau type de procédure de sélection. Ce nouveau modèle de concours comprend moins d'étapes que les concours EPSO précédents. Les règles relatives au nouveau type de concours ont été publiées le 9 mars 2010 dans le "Guide des concours généraux ".

7. Le nouveau modèle de concours prévoit deux étapes:

a) une invitation aux TCC, qui comprend un test de raisonnement verbal, un test de raisonnement numérique et un test de raisonnement abstrait), et;

b) une invitation aux centres d'évaluation, qui vise à tester les compétences des candidats à travers (i) une étude de cas dans le domaine en question; ii) exercices de groupe; iii) une présentation orale et iv) un entretien structuré.

8. EPSO a expliqué, sur son site internet, les étapes susmentionnées de la nouvelle procédure de sélection. Elle a également indiqué que la procédure durerait au maximum neuf mois.

9. Dans sa réponse à la première question du Médiateur, l'EPSO a indiqué que, lors de concours passés, les candidats qui se sont inscrits à un concours ne pouvaient réserver les CBT qu'à la fin de la période d'inscription. Dans le cadre des nouvelles procédures de sélection, EPSO souhaitait combiner l’inscription au concours, la réservation des CBT et les tests au cours de la même période.

10. Après l'inscription et la validation de leur candidature au concours, les candidats sont informés de la période pendant laquelle ils peuvent réserver leurs CBT et des centres CBT parmi lesquels ils peuvent choisir. EPSO explique qu’il propose différents créneaux horaires aux candidats. Ceux-ci couvrent toute la période d'essai. Par exemple, un candidat peut valider sa candidature à un stade précoce du concours et être ainsi parmi les premiers à réserver les CBT. Il peut donc choisir une date pour passer les tests le plus loin possible. Pour le même concours, il existe différents créneaux horaires permettant aux candidats de réserver leurs CBT. Le chevauchement de la période d’inscription, de la réservation des CBT et des périodes de test permet aux candidats qui se sont déjà inscrits au concours de passer les CBT, tandis que d’autres candidats sont encore au stade de l’inscription. Cependant, tous les candidats se voient offrir le même nombre de jours pendant lesquels ils peuvent réserver leurs CBT, quelle que soit leur date d'inscription, pour autant qu'ils s'inscrivent dans le délai du concours. Les TCC peuvent être réservées via Internet, ce qui permet de le faire 24 heures sur 24. En outre, sous réserve de la disponibilité d'autres dates, les candidats peuvent reprogrammer leur rendez-vous CBT tout au long des périodes de réservation et de test. Cela peut être fait jusqu'à 48 heures avant le rendez-vous initial de la TCC. Ainsi, un candidat peut changer la date de ses CBT et même choisir une date en dehors de la période de réservation initiale qui lui est accordée.

11. L’EPSO a souligné que les nouvelles règles susmentionnées relatives à la première étape du concours permettent de réduire la durée globale de la procédure de sélection, ce qui était l’un des objectifs poursuivis par la réforme. La période pendant laquelle les candidats pouvaient passer les TCC a par exemple été réduite de 14 à 9 semaines. En outre, le nouveau système a conduit à un pourcentage plus élevé de candidats réservant leurs CBT par rapport aux anciens concours modèles, dans lesquels certains candidats ont validé leurs candidatures mais n'ont jamais réservé les CBT. Ainsi, la réduction de la période de réservation pour chaque candidat n'a pas eu d'impact négatif sur le nombre de candidats qui ont réservé leurs CBT. Il s’ensuit qu’il s’agissait d’une mesure proportionnée et nécessaire pour atteindre l’objectif général de réduction de la durée de l’ensemble de la procédure de sélection.

12. En ce qui concerne la deuxième question du Médiateur, EPSO a tout d'abord souligné que le "Guide des concours généraux"prévoit que la communication avec les candidats s'effectue par l'intermédiaire de leurs comptes EPSO. Les candidats ont ainsi été informés qu’ils devaient vérifier régulièrement leurs comptes EPSO. L’EPSO a rappelé qu’une telle obligation existait également en ce qui concerne les concours relevant de l’ancienne procédure, dans le cadre de laquelle la correspondance avec les candidats avait lieu via leurs comptes EPSO. L'EPSO a expliqué que son ancienne pratique consistant à envoyer des notifications par courrier électronique aux comptes de courrier électronique personnels des candidats et, partant, à les alerter lorsque de nouvelles informations ont été publiées dans leurs comptes EPSO, s'est révélée peu fiable.

13. À cet égard, EPSO a expliqué qu’à plusieurs reprises, les notifications par courrier électronique ont été interceptées par des filtres anti-spam. Ainsi, certains candidats n'ont jamais reçu les messages. En outre, les candidats qui ont changé d’adresse électronique au cours du concours n’ont pas informé l’EPSO de ces changements. Par conséquent, l’EPSO n’avait aucune assurance que les notifications par courrier électronique parviendraient aux candidats. En outre, certains candidats ont critiqué l’EPSO, affirmant qu’ils n’avaient pas reçu les notifications par courrier électronique, contrairement à d’autres candidats.

14. Pour ces raisons, EPSO a décidé, dans le cadre de sa nouvelle politique, de transmettre aux candidats toutes les informations relatives au concours uniquement via leurs comptes EPSO. EPSO a ajouté que, lors de la validation de leur candidature, les candidats reçoivent un message dans leur compte EPSO indiquant que la candidature est en cours de traitement et que, dans les 48 heures suivant la validation de leur candidature, ils recevront une lettre dans leur compte EPSO les informant de la période pendant laquelle ils doivent réserver leurs CBT.

15. Néanmoins, l’EPSO a indiqué qu’il examinait actuellement la possibilité de revenir, dans le cadre du concours 2011 pour les administrateurs, à sa pratique antérieure consistant à envoyer des notifications par courrier électronique et, en outre, à demander aux candidats de vérifier régulièrement leurs comptes EPSO.

16. Dans sa réponse à la troisième question du Médiateur, l'EPSO a expliqué qu'il avait recours à un contractant pour organiser les CBT et les centres de test. Chaque centre d'essais satisfait aux conditions minimales standard concernant: i) l’utilisation du même type d’équipements informatiques (écrans de 17 cm), de bouchons d’oreilles et de calculatrices; ii) la distance entre les candidats (entre 60 et 80 cm); la taille minimale des bureaux (1 m par candidat). L'EPSO a ajouté que tous ces aspects concernant les conditions du centre de test avaient déjà été traités dans le cadre de l'enquête du Médiateur sur la plainte 1456/2010/DK. Néanmoins, EPSO prévoit de visiter à l'avenir certains centres de test, tels que ceux de Luxembourg ou de Bruxelles, avant le début des tests d'accès.

17. En ce qui concerne la quatrième question du Médiateur, l’EPSO a expliqué qu’à la fin de leur TCC, les candidats ont la possibilité de répondre à une enquête concernant leur participation aux épreuves. Cette enquête permet à EPSO d'évaluer le niveau de satisfaction des candidats en ce qui concerne les différents aspects du concours.  Étant donné que ces enquêtes de satisfaction sont un outil interne et reposent sur les évaluations individuelles et subjectives des candidats, EPSO n'a jamais envisagé de les publier. Toutefois, il évaluera la possibilité de rendre publics, sur une base annuelle, les résultats globaux obtenus à partir des différentes enquêtes et d'indiquer le niveau de satisfaction des candidats. Ces résultats seraient accessibles à tous les candidats.

Évaluation du Médiateur

18. Tout d'abord, le Médiateur reconnaît les efforts déployés par l'EPSO pour améliorer la qualité globale des procédures de sélection de l'UE et leur transparence.

19. En outre, il considère que les réponses de l'EPSO aux questions posées dans le cadre de la présente enquête d'initiative sont complètes et approfondies.

20. À cet égard, en ce qui concerne sa quatrième question, il se félicite de la décision de l'EPSO de rendre publics, sur une base annuelle, les résultats globaux obtenus à partir de différentes enquêtes et d'indiquer le niveau de satisfaction des candidats.

21. En réponse à sa deuxième question, le Médiateur prend note de la déclaration de l'EPSO dans son avis selon laquelle il réfléchit actuellement à l'opportunité de réintroduire sa pratique antérieure consistant à envoyer des notifications par courrier électronique dans le cadre du concours 2011 pour les administrateurs. Il note également que, dans l’intervalle, l’EPSO a publié le concours 2011 pour les administrateurs. Sur la base des informations disponibles, il ne semble pas que l’EPSO ait effectivement réintroduit la pratique des notifications par courrier électronique pour ce concours. Le Médiateur comprend que le court laps de temps qui s ' est écoulé entre le moment où l ' EPSO a envoyé son avis à la présente enquête d ' initiative et la date de lancement du concours de 2011 n ' a pas permis à l ' EPSO d ' apporter les adaptations nécessaires au " Guide des concours généraux" afin de lui permettre de tenir compte de ce changement. Il espère donc que l’EPSO l’informera dûment dès qu’il rétablira la pratique susmentionnée pour les concours généraux. Il formulera une remarque supplémentaire ci-dessous à cet égard.

22. En ce qui concerne la durée de la période de réservation pour les TCC (première question) dans le cadre des nouveaux concours, le Médiateur note que l’EPSO a atteint son principal objectif, à savoir réduire considérablement la durée totale du concours. Il comprend, d'après l'explication de l'EPSO, que cet objectif ne pourrait être atteint qu'en permettant l'enregistrement des candidatures, la réservation des CBT et le chevauchement des périodes d'examen réelles.

23. À cet égard, il note que l’EPSO a dûment informé tous les candidats, au début du concours, de la période d’inscription et de la manière de s’inscrire et de réserver leurs CBT. En outre, sur la base des statistiques fournies par l’EPSO, il apparaît que la mesure de réduction de la période de réservation pour les CBT a eu un impact plutôt positif en ce qui concerne le nombre de candidats ayant réservé leurs tests d’accès. À la lumière des explications fournies par l'EPSO, le Médiateur estime que la mesure susmentionnée était proportionnée et nécessaire pour atteindre l'objectif général consistant à réduire la durée de l'ensemble de la procédure de sélection.

24. Toutefois, le Médiateur suggère que l’EPSO pourrait réfléchir à la situation dans laquelle les candidats, bien qu’ils soient correctement informés de la période de réservation, ne sont pas en mesure d’accéder à l’internet pendant cette courte période et ne peuvent donc pas réserver leurs TCC (par exemple, en raison d’une maladie dûment justifiée). Ces candidats ne devraient pas être pénalisés en raison de ces circonstances exceptionnelles et objectives. Il formulera une deuxième remarque supplémentaire ci-dessous à cet égard.

25. Enfin, en ce qui concerne les conditions des centres d’examen (troisième question), le Médiateur rappelle que les concours généraux de l’UE sont régis par le principe de l’égalité entre les candidats. Ainsi, l'existence de conditions standard minimales dans chaque centre d'essai est une condition préalable et une expression du principe ci-dessus. À cet égard, même s'il ne peut être exclu qu'il y ait eu quelques problèmes concernant les conditions dans certains centres CBT, la politique générale d'EPSO concernant l'équipement du centre de test est correcte. En outre, il semble que l’EPSO envisage des mesures supplémentaires (telles que des visites in loco) pour éviter que de telles situations ne se reproduisent à l’avenir. Le Médiateur estime que cette approche est raisonnable et encourage une telle pratique, en particulier en ce qui concerne les installations nouvelles ou élargies dans certains centres de test.

26. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne la nouvelle politique de l'EPSO dans les concours généraux concernant la réservation des tests d'accès, sa communication avec les candidats et les conditions dans les différents centres de test.

B. Conclusions

Sur la base de son enquête sur la présente enquête d'initiative, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

Le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration.

Le plaignant et l'EPSO seront informés de cette décision.

Autres remarques

Le Médiateur espère que l'EPSO l'informera dûment dès qu'il aura rétabli sa pratique consistant à envoyer aux candidats des notifications par courrier électronique dans le cadre de concours généraux.

EPSO pourrait réfléchir à la situation des candidats qui, bien qu’ils aient été correctement informés de la période de réservation, ne sont pas en mesure d’accéder à l’internet pendant cette courte période et ne peuvent donc pas réserver leurs TCC (par exemple, en raison d’une maladie dûment justifiée). Ces candidats ne devraient pas être pénalisés en raison de ces circonstances exceptionnelles et objectives.

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 18 mai 2011

[1] Plaintes 847/2010/TS; 868/2010/IP; 881/2010/PF; 1039/2010/ANA; 1036/2010/ELB; 1042/2010/KM; 1054/2010/IP; 1072/2010/KM; 1082/2010/DK; 1132/2010/ML.