Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 5 kohdan ^{mukaisesti [1]}

Kantelun tausta

1. Tämä kantelu koskee tutkimuksen toimeenpanoviraston (REA) tarkastajana toimineen asiantuntijan palkkioiden osan maksamatta jättämistä.

2. Kantelija on säteilysuojelun asiantuntija. Toukokuussa 2010 REA:n virkamies X otti yhteyttä kantelijaan selvittääkseen, oliko hän käytettävissä HEDRad-hankkeen arvioijana ^[2]. Muita epävirallisia kontakteja pidettiin.

3. Kantelija lähetti 10. joulukuuta 2010 REA:n virkamiehelle sähköpostiviestin, jossa hän ilmoitti arvanneensa, että työ vaatisi noin 40 tuntia, ja kysyi, mitä korvausta hän voisi odottaa siitä.

4. REA:n virkamies vastasi samana päivänä sähköpostitse seuraavaa:

”Hankkeen tarkistuksesta maksettava korvaus ei ole kovin suuri, mutta se on verovapaa. Saat 450 euroa päivässä.

Päivien kokonaismäärä on kirjattu sopimukseen (enintään 5 päivää), mutta yleensä sinulle maksetaan 1,5 päivää: yksi päivä luettavaksi ja 0,5 päivää raportin laatimiseksi ... mutta Central Review [tämä on tarkistuskokous Brysselissä] saat yhden päivän lisää, joten se on 2,5 päivää, jos menemme sivustolle".

5. REA lähetti kantelijalle 22. joulukuuta 2010 nimityskirjeen, jonka kantelija allekirjoitti 28. joulukuuta 2010. Erityisehdoissa määrättiin erityisesti seuraavaa:

”Teitä pyydetään hoitamaan tehtäviänne 17. tammikuuta 2011 ja 16. tammikuuta 2012 välisenä aikana yhteensä enintään viiden päivän ajan.

Tähän päivien enimmäismäärään sisältyvät seuraavat:

1 päivä avustussopimuksen ja hankkeen sekä muiden taustatietojen ja tuotosten etäluentaa ja -analyyseja varten kotona tai työpaikalla.

1 päivä (päivät) osallistumista HEDRad-hankkeen arviointikokoukseen (arviointikokouksiin), joka (jotka) pidetään Brysselissä, Belgiassa, 18.1.2011.

0,5 päivää (päiviä) arviointikertomuksen (arviointikertomusten) laatimiseen etäyhteyden välityksellä kotona tai työpaikalla ja raporttien toimittamiseen viimeistään 10 työpäivän kuluttua raporttien ja suoritteiden vastaanottamisesta. ...”

6. Kantelija sai tarkastelunsa päätökseen, mutta ei osallistunut Brysselissä pidettyyn tarkastelukokoukseen. REA ilmoitti hänelle 27.4.2011, että hänelle maksettaisiin vain 1,5 päivää. Hän jätti 28.5.2011 korvaushakemuksen, jossa hän ilmoitti 4 työpäivää (tehtäviin, joihin ei liity matkoja) x 450 euroa. Näin ollen hän vaati yhteensä 1800 euron suuruista summaa.

7. Kantelija lähetti 4. tammikuuta 2012 Euroopan komissiolle kirjatun kirjeen, joka koski REA:n 27. huhtikuuta 2011 tekemää päätöstä maksaa hänelle vain 1,5 päivää. Kantelija viittasi X:n 10. joulukuuta 2010 lähettämään sähköpostiviestiin, jonka mukaan hänelle maksettaisiin enintään viisi päivää. Kantelija lainasi nimityskirjeen erityisehtoja ja väitti, ettei se maininnut, että lukemisesta ja analysoinnista maksettaisiin enintään yksi päivä ja raportoinnista enintään 0,5 päivää. Hän totesi, että REA:n tulkinta on ristiriidassa erityisehtojen tekstin kanssa. Hän väitti myös, että todellisuudessa hän oli käyttänyt paljon enemmän aikaa kuin tarjouksessaan ehdottamansa 40 tuntia ja että hän halusi siksi saada palkkaa vähintään neljältä päivältä 450 euroa päivässä. Kantelija huomautti myös, että hän ei olisi koskaan ottanut vastaan työpaikkaa, jos hän olisi tuolloin tiennyt tämän REA:n väitetysti virheellisen tulkinnan.

8. REA vastasi 24. tammikuuta 2012, että allekirjoittamalla nimityskirjeen kantelija oli hyväksynyt sen ehdot, mukaan lukien erityisehdot, joiden mukaan kantelijan oli suoritettava arviointitehtävänsä "yhteensä enintään viiden päivän ajan". REA totesi, että kantelija oli nimenomaisesti sitoutunut suorittamaan tehtävät seuraavin edellytyksin: 1 päivä avustussopimuksen, hankkeen ja muiden taustatietojen lukemiseen ja analysointiin 0,5 päivää arviointikertomuksen laatimiseen etäyhteyden välityksellä ja sen toimittamiseen. REA totesi, ettei se voinut maksaa kantelijalle lisäpäiviä sillä perusteella, että hän käytti enemmän aikaa kuin aika, johon hän oli sitoutunut allekirjoittamalla nimityskirjeen. REA ilmoitti lopulta kantelijalle, että jos tämä haluaa riitauttaa maksupäätöksen, hän voi tehdä kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle tai nostaa kanteen unionin yleisessä tuomioistuimessa.

Tutkimuksen kohde

9. Kantelija kanteli 11. syyskuuta 2012 oikeusasiamiehelle ja esitti seuraavan väitteen ja vaatimuksen:

Väite:

REA teki virheen kieltäytyessään korvaamasta kantelijan 1 800 euron suuruisia palkkioita.

Väite:

REA:n olisi korvattava kantelijan palkkiot, joiden määrä on 1 800 euroa. 

10. Kirjeessään, jossa oikeusasiamies pyysi REAa antamaan lausunnon väitteestä ja vaatimuksesta, oikeusasiamies pyysi sitä myös vastaamaan seuraavaan kysymykseen: "Voisiko REA selventää edellä esitetyn väitteen ja väitteen osalta, miksi se katsoo, että valituksen tekijä voi vaatia vain 1,5 työpäivää, kun nimityskirjeen erityissäännöksissä todettiin, että valituksen tekijää pyydettiin suorittamaan tehtävänsä "yhteensä enintään viiden päivän ajan" ja että "tähän [5] päivän enimmäismäärään sisältyy: 1 päivä etäluentaa ja -analyyseja varten ... 0,5 päivää tarkastelukertomuksen tai -kertomusten laatimiseksi etäyhteyden välityksellä ...". Vaikuttaa siltä, että sanamuoto "tähän [5] päivän enimmäismäärään sisältyy " viittaa siihen, että niiden työpäivien kokonaismäärä, joita voitiin vaatia, ei rajoittunut näihin 2,5 päivään (tai 1,5 päivään kantelijan tapauksessa, joka ei osallistunut keskitettyyn tarkastelukokoukseen Brysselissä), muuten ensimmäisessä mainitussa viiden työpäivän enimmäismäärässä ei olisi mitään järkeä. Sanamuoto ei myöskään näytä sulkevan pois sitä mahdollisuutta, että kunkin tehtävän työpäivien määrä oli vähimmäismäärä (joka voitiin ylittää, jos työpäivien yhteenlaskettu määrä ei ylittänyt viittä päivää)."

Tiedustelu

11. Kantelu toimitettiin REAlle lausuntoa varten. REA antoi lausuntonsa 15. tammikuuta 2013. Lausunto toimitettiin kantelijalle, joka lähetti huomautuksensa 7. helmikuuta 2013.

Oikeusasiamiehen analyysi ja alustavat päätelmät

A. Väite, jonka mukaan REA kieltäytyi virheellisesti maksamasta kantelijan palkkioita

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

12. Väitteensä tueksi, jonka mukaan REA oli virheellisesti kieltäytynyt palauttamasta 1 800 euron suuruisia palkkioitaan, kantelija esitti kaksi väitettä:

i) REA tulkitsi väärin nimityskirjeen erityisehtojen tekstiä. Kantelija väitti, että erityisehdoissa määrätään, että korvauksia maksetaan enintään viisi työpäivää ja että näihin viiteen päivään sisältyy yksi päivä ja 0,5 päivää avustussopimuksen ja hankkeen etälukemista ja analysointia sekä tarkastelukertomuksen laatimista etäyhteyden välityksellä ja sen toimittamista varten. Erityisehdoissa ei määrätä, että edellä mainituista tehtävistä korvataan enintään 1 päivä ja enintään 0,5 päivää.

ii) REA on tarkoituksellisesti johtanut kantelijaa harhaan salaamalla häneltä tietoja erityisehtojen tulkinnasta. Kantelija väitti, että REA:n virkamiehen on täytynyt tietää tästä erityisehtojen väitetystä virheellisestä tulkinnasta jo 10. joulukuuta 2010 ja että jos kantelija olisi tiennyt tästä tulkinnasta tuolloin tai ennen nimityskirjeen allekirjoittamista, hän ei olisi hyväksynyt työtarjousta.

13. Lausunnossaan REA totesi, että allekirjoittamalla nimityskirjeen kantelija sitoutui avustamaan REAa "tarkastajana" nimityskirjeessä vahvistettujen ehtojen ja määräysten mukaisesti, mukaan lukien muun muassa yleiset maksuehdot.

14. REA lainasi nimityskirjeen erityisehtoja (ks. edellä 5 kohta). Se väitti, että näissä säännöksissä ei todeta, että kantelijaa olisi vaadittu (ja että hän oli suostunut) työskentelemään viisi päivää ja että hän oli saanut oikeuden saada palkkaa kyseisiltä viideltä päivältä. REA totesi, että "X päivän kokonaismäärä", tässä tapauksessa "enintään 5 päivää", on vakiomääräys, joka sisältyy komission päätöksellä K(2008) 4143 hyväksyttyyn nimityskirjemalliin, joka perustuu seitsemännen puiteohjelman epäsuorien toimien ehdotusten jättämis-, arviointi-, valinta- ja myöntämismenettelyjä koskevissa säännöissä, sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 28 päivänä helmikuuta 2011 annetulla komission päätöksellä [3], arvioijille annettuun malliin. REA:n tavanomaisena käytäntönä on lisätä päiviä ennakoimattomien ja ennakoimattomien tehtävien ja tapahtumien kattamiseksi (esimerkiksi silloin, kun kumppanit eivät tee yhteistyötä tarkastetussa hankkeessa, mikä edellyttää paikan päällä tehtävän tarkastustyön jatkamista). Näin REA voi välttää i) ylimääräisen hallinnollisen työn, kuten uuden nimityskirjeen muuttamisen tai antamisen, ja ii) sen, että asiantuntija suorittaa tehtäviä ilman nimityskirjettä.

15. REA totesi, että toimeksiannon jakautuminen eri tehtäviin (joista kullakin on tietty määrä työpäiviä) esitettiin nimityskirjeen erityisehdoissa, ja antoi näin ollen tietoa korvauksista, jotka liittyvät suoritettavaan työhön. REA katsoi, että se oli soveltanut asianmukaisesti nimityskirjeen erityisehtoja.

16. Vastauksena kantelijan toiseen väitteeseen, jonka mukaan REA johti häntä tahallisesti harhaan jättämällä ilmoittamatta, miten se tulkitsi erityisehtoja, REA totesi, että ennen nimityskirjeen allekirjoittamista kantelijalle oli ilmoitettu siitä, että hänelle maksettaisiin 1,5 päivää (yksi päivä lukemiseen/analyysiin ja 0,5 päivää raportin laatimiseen) tai 2,5 päivää, jos hän osallistuisi arviointikokoukseen. Kun hankevastaava oli vahvistanut nämä erityisehdot 10 päivänä joulukuuta 2010 päivätyssä sähköpostiviestissään, kantelija allekirjoitti nimityskirjeen 28 päivänä joulukuuta 2010. REA väitti, että se oli toimittanut kaikki pyydetyt asiantuntijapalkkioiden laskemiseen ja maksamiseen liittyvät tiedot ajoissa ja että väite, jonka mukaan se oli tarkoituksellisesti johtanut kantelijaa harhaan, oli perusteeton. Se totesi, ettei sen voitu katsoa olevan vastuussa kantelijan perusteettomasta virheellisestä tulkinnasta hankevastaavan 10.12.2010 antamasta vastauksesta.

17. Huomautuksissaan kantelija totesi, että lause "Tähän [5] päivän enimmäismäärään sisältyy: 1 päivä etäluentaa ja -analyysejä varten ..."voidaan lukea joko enintään 1 päiväksi tai vähintään 1 päiväksi. Kantelija väitti, että on järkevämpää ymmärtää, että se tarkoittaa vähintään yhtä päivää: Tämä merkitsee sitä, että REA odottaa arvioijan kiinnittävän tehtäviin mahdollisimman vähän huomiota.

18. Toisen väitteensä osalta, jonka mukaan häntä oli johdettu tahallisesti harhaan, kantelija lainasi X:n 10. joulukuuta 2010 lähettämää sähköpostiviestiä ("päivien kokonaismäärä on kirjattu sopimukseenne (enintään 5 päivää), mutta yleensä teille maksetaan 1,5 päivää: yksi lukemista varten ja 05 mietinnön laatimista varten SESAM-järjestelmässä. Mutta Central Review saat yhden päivän enemmän, joten se on 2,5 päivää, jos menemme päällä"). Kantelija väitti, että X:n olisi pitänyt jättää vastauksestaan pois sanat "yleensä". Kantelija väitti, että REA oli tarkoituksellisesti johtanut häntä harhaan. Hän katsoi, että viittaus enintään viiteen päivään olisi pitänyt jättää pois. Se loi vain illuusion, ja X tiesi hyvin 10. joulukuuta 2010, että REA ei maksaisi enintään viittä päivää.  

Oikeusasiamiehen alustava arvio sovintoratkaisuehdotuksesta

19. Oikeusasiamies toteaa, että nimityskirje (erityisehdot mukaan luettuina), jonka kantelija allekirjoitti 28. joulukuuta 2010, muodostaa kantelijan ja REA:n välisen sopimuksen ja on siten ensisijainen kantelijan ja REA:n aiempaan sähköpostiviestiin nähden. Tässä riita-asiassa on kyse siitä, kuinka monta työpäivää kantelija voi vaatia (450 euron päiväkohtaista kertakorvausta vastaan). Kantelija katsoo, että hänellä on oikeus neljän päivän maksuun (1800 euroa), kun taas REA katsoo, että hänellä on oikeus vain 1,5 päivän maksuun (675 euroa).

20. Nimityskirjeen erityisehdoissa todetaan, että kantelijaa pyydettiin hoitamaan tehtäviään "yhteensä enintään viiden päivän ajan" ja että "tähän [5] päivän enimmäismäärään sisältyy: yksi päivä avustussopimuksen ja hankkeen etälukemista ja analysointia varten ..., yksi päivä arviointikokoukseen (-kokouksiin) osallistumista varten [mitä kantelija ei tehnyt]. ... 0,5 päivää (päivää) arviointikertomuksen (arviointikertomusten) laatimiseen etäyhteydellä ... ja näin ollen raportin (raporttien) toimittamiseen ...".

21. Oikeusasiamies toteaa, että edellä mainittujen säännösten mukaan haettu työpäivien enimmäismäärä oli viisi päivää ja että tähän viiden päivän enimmäismäärään sisältyy 1, 1 ja 0,5 päivää (yhteensä 2,5 päivää) mainittujen erityistehtävien osalta. Sanamuoto ”sisältää” ei kuitenkaan tarkoita sitä, että näistä tehtävistä haettavien työpäivien kokonaismäärä olisi rajoitettu enintään 2,5 päivään (tai 1,5 päivään, jos arvioija ei osallistunut Brysselissä pidettyyn keskitettyyn arviointikokoukseen). Sanamuoto voisi myös merkitä sitä, että asiantuntijat voisivat veloittaa muilta 2,5 päivän ylittäviltä päiviltä edellyttäen, että ne ovat asianmukaisesti perusteltuja eivätkä koskaan ylitä viiden päivän enimmäismäärää. Jos REA tarkoitti, että arvioijat voivat vaatia enintään 2,5 päivää kaikkien tehtävien osalta (eikä siis enintään 5 päivää), sen olisi pitänyt ilmoittaa tästä selkeästi erityisehdoissa.  Se ei tehnyt niin.

22. Kirjeessään, jossa oikeusasiamies pyysi lausuntoa kantelusta, oikeusasiamies pyysi REAa erityisesti selittämään, miksi se katsoo, että erityisehtojen tekstin perusteella kantelija ei voinut vaatia lisäpäiviä. Lausunnossaan REA tyytyi selittämään, että sen tavanomaisena käytäntönä on ottaa käyttöön lisäpäiviä ennakoimattomien ja ennakoimattomien tehtävien ja tapahtumien kattamiseksi. Tästä selityksestä huolimatta tilanne on kuitenkin edelleen epäselvä nimityskirjeen allekirjoittaneen asiantuntijan näkökulmasta, ja hän voi luottaa ainoastaan nimityskirjeeseen sisältyvien erityisehtojen tekstiin.

23. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies toteaa alustavasti, että REA:n kanta, jonka mukaan kantelija voi vaatia vain 1,5 työpäivää, ei ole erityisehtojen määräysten mukainen. Oikeusasiamies katsoo myös, että jotta vältettäisiin samanlainen epävarmuus siitä, kuinka monta työpäivää arvioijat voivat vaatia, sen olisi tarkasteltava uudelleen erityisehtoja ja vahvistettava selkeästi niiden päivien enimmäismäärä, joita voidaan vaatia. Oikeusasiamies tekee näin ollen jäljempänä vastaavan ehdotuksen sovintoratkaisuksi Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 5 kohdan mukaisesti.

24. Kantelijan väitteestä, jonka mukaan REA oli tarkoituksellisesti johtanut häntä harhaan jättämällä ilmoittamatta, miten se oli tulkinnut erityisehtoja, oikeusasiamies toteaa, että REA:n virkamies olisi todellakin voinut olla selkeämpi 10. joulukuuta 2010 lähettämässään sähköpostiviestissä maksuehtojen osalta. Ei ole kuitenkaan mitään syytä tukea kantelijan näkemystä, jonka mukaan REA halusi tarkoituksellisesti johtaa häntä harhaan. Tästä syystä lisätutkimukset eivät ole tarpeen.

B. Sopivaa ratkaisua koskeva ehdotus

1. Erityisehtojen tekstin perusteella REA:n olisi harkittava korvauksen maksamista kantelijalle neljältä työpäivältä 450 euron päiväkohtaisella korolla. 

2. REA:n olisi harkittava nimityskirjemallissa olevien erityisehtojen tarkistamista, jotta tarkastajille olisi täysin selvää, kuinka monelta työpäivältä he voivat vaatia korvausta.

Emily O'Reilly

Tehty Strasbourgissa 14 päivänä huhtikuuta 2014.