Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 10 kohdan mukaisesti [1]

Kantelun tausta

1. Euroopan komission virkamiehenä työskentelevä kantelija kävi 18. tammikuuta 2023 työhaastattelussa komission ympäristöasioiden pääosastossa. Valituksen tekijä sai 20. maaliskuuta 2023 puhelinsoiton valintalautakunnan jäseneltä, joka ilmoitti hänelle, että valintamenettely oli saatettu päätökseen ja että häntä ei ollut valittu tehtävään.

2. Valituksen tekijä kirjoitti 30. maaliskuuta 2023 komissiolle ja pyysi yksityiskohtaisia perusteluja sille, miksi paneeli ei valinnut häntä, sekä ”arviointitaulukon” julkistamista.

3. Komissio vastasi 3. huhtikuuta 2023 ja kieltäytyi paljastamasta arviointitaulukkoa sillä perusteella, että se oli paneelin salainen työasiakirja. Se kieltäytyi myös perustelemasta kantelijan valintaa kirjallisesti, koska kantelija oli jo saanut suullista palautetta.

4. Kantelija teki 5. kesäkuuta 2023 EU:n henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdan mukaisen valituksen. Hän kiisti komission perustelujen puutteellisuuden kirjallisesti, kuten EU:n henkilöstösääntöjen 25 artiklassa edellytetään, ja pyysi vakuutteluja siitä, että palvelukseenottomenettely oli toteutettu hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti.

5. Kantelija sai 14 päivänä kesäkuuta 2023 komissiolta vastauksen, jossa se tunnusti valituksen ja lupasi saada vastauksen neljän kuukauden kuluessa. Koska kantelija ei saanut vastausta kanteluunsa määräajassa, hän kääntyi oikeusasiamiehen puoleen.

Tiedustelu

6. Oikeusasiamies aloitti 3. marraskuuta 2023 tutkimuksen siitä, että komissio ei ollut vastannut 90 artiklan 2 kohdan mukaiseen kanteluun. Tutkimuksen ollessa käynnissä komissio vastasi kantelijalle 20 päivänä marraskuuta 2023. Vastauskirjelmässään se ei käsitellyt valituksen asiasisältöä vaan viittasi sen sijaan henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdan säännökseen, jonka mukaan vastauksen puuttumista on pidettävä implisiittisenä hylkäyspäätöksenä.

7. Näin ollen oikeusasiamies päätti jatkaa tämän kantelun tutkintaa arvioidakseen, oliko kyseessä menettelyvirhe tai ilmeinen arviointivirhe.

8. Tutkinnan aikana oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tutki komission asiaa koskevan asiakirja-aineiston. Komissio ei antanut virallista kirjallista vastausta kanteluun vaan ainoastaan huomautuksia 90 artiklan 2 kohdan mukaisesta kantelusta, jonka se julisti luottamukselliseksi. 

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

9. Kantelija totesi, ettei hän ollut tyytyväinen valintalautakunnan jäsenen suullisesti esittämiin syihin, joiden vuoksi häntä ei valittu. Hän väitti, että se, ettei hänen suoriutumisestaan haastattelussa tai arviointitaulukossa ollut toimitettu kirjallista arviointia, herätti epäilyjä päätöksentekoprosessin puolueettomuudesta ja objektiivisuudesta.

10. Komissio ilmoitti ilmoittaneensa valintamenettelyn tulokset kantelijalle kirjallisesti ja väitti antaneensa ”laaja-alaista palautetta” suullisesti. Se väitti, että arviointitaulukko on valmisteluasiakirja, jota ei tarvitse toimittaa.  

Oikeusasiamiehen arviointi

11. Kuten oikeusasiamies on aiemmin todennut, vaikka sitä, ettei henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdan mukaiseen kanteluun ole vastattu asetetussa määräajassa, pidetään kantelun implisiittisenä hylkäämisenä, oikeusasiamies katsoo vakiintuneesti, että on hyvän hallintokäytännön mukaista antaa asiasisältöön perustuva vastaus tällaisiin kanteluihin.

12. Lisäksi oikeusasiamies katsoo, että 90 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua implisiittisen hylkäämisen mahdollisuutta ei luotu sellaisen hallinnon hyödyksi, joka ei halua vastata kantelijalle, vaan pikemminkin sen takaamiseksi, että kantelijalla on oikeus viedä asia tuomioistuimeen. Oikeusasiamies kehottaa siksi komissiota harkitsemaan uudelleen lähestymistapaansa ja antamaan aina perustellun vastauksen henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdassa säädetyssä määräajassa. Oikeusasiamies voi päättää palata asiaan myöhemmin.

13. Tarkastuksen jälkeen oikeusasiamies totesi, että ei ole näyttöä ilmeisestä virheestä rekrytointitavassa, mukaan lukien valintalautakunnan arvio kantelijan suoriutumisesta haastattelussa.

14. Komissio ei kuitenkaan ole esittänyt vakuuttavia perusteluja sille, miksi kantelija ei saanut pyynnöstä arviointitaulukkoaan ja kirjallisia perusteluja sille, miksi häntä ei valittu, kuten henkilöstösääntöjen 25 artiklassa edellytetään.

15. On vaikea hyväksyä komission väitettä, jonka mukaan arviointitaulukko on valmisteluasiakirja, jota ei pitäisi julkistaa. Tässä tapauksessa arviointitaulukko muodostuu arviointiperusteiden ja haastateltujen hakijoiden ansioiden kuvailevien arviointien rinnalle tehtävästä luokituksesta. Arviointitaulukko sisältää tietoja ainoastaan valituksen tekijän toiminnasta. se ei sisällä vertailevaa arviointia muiden hakijoiden kanssa eikä muita hakijoita koskevia tietoja. Näin ollen luottamuksellisia tietoja ei paljastettaisi, kun ne paljastettaisiin valituksen tekijälle. Arviointitaulukko ei myöskään sisällä tietoja valintalautakunnan jäsenten yksittäisistä kannoista.

16. Vaikka valintalautakunnan keskustelut on pidettävä salassa [2], tämä velvoite ei kata yleisesti näiden keskustelujen tuloksia. Kuten Euroopan tietosuojavaltuutettu on todennut henkilöstön palvelukseen ottamiseen liittyviä käsittelytoimia koskevissa ohjeissaan ^[3], tutkintaelimen työn salassapitoa koskevat säännökset eivät estä paljastamasta perusteita, joiden mukaisesti tutkintaelin arvioi ehdokkaita, eivätkä varsinaisia yksityiskohtaisia pisteitä tai kommentteja, jotka tietty ehdokas on saanut kunkin perusteen osalta. On valitettavaa, että komissio ei näytä ottaneen näitä periaatteita huomioon.

17. Komission päätös olla jakamatta kirjallista arviota kantelijan suoriutumisesta haastattelussa, erityisesti toimittamalla hänen arviointitaulukkonsa, on heikentänyt ehdokkaan luottamusta rekrytointiprosessin puolueettomuuteen. Tämä olisi voitu välttää esimerkiksi noudattamalla Euroopan tietosuojavaltuutetun ohjeita. Tilanne paheni, kun kantelija ei saanut aineellista vastausta henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdan mukaiseen valitukseensa.

Ratkaisuehdotus

Edellä esitettyjen havaintojen perusteella oikeusasiamies ehdottaa, että Euroopan komissio toimittaa kantelijalle viipymättä arviointitaulukon hänen suoriutumisestaan haastattelussa.

Euroopan komissiota pyydetään ilmoittamaan oikeusasiamiehelle 7. elokuuta 2024 mennessä kaikista toimista, joita se on toteuttanut edellä mainitun ratkaisuehdotuksen johdosta.

Emily O'Reilly
Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 16.5.2024

[1] Saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.253.01.0001.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2021%3A253%3ATOC

[2] Henkilöstösääntöjen liitteessä III olevan 6 artiklan mukaisesti.

[3] https://edps.europa.eu/sites/default/files/publication/08-10-10_guidelines_staff_recruitment_en.pdf