Toimielin tai elin, jota asia koskee: EPSO

Päivämäärä ja kellonaika: heinäkuuta 2015 klo 15.00–17.00

Sijainti: Avenue de Cortenbergh 25, 1049 Bryssel, C-25 05/072

Oikeusasiamiehen yksiköt, joita edustavat:

• Nastasja Fuxa, kantelu- ja tiedusteluyksikkö 4
• Tina Nilsson, kantelu- ja tutkimusyksikön 4 päällikkö

EPSO, jota edustaa

• Renata Krizsai, EPSO.05.001
• Sarah Rooney, EPSO

 

1. Johdanto ja menettelyä koskevat näkökohdat

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä esitteli itsensä ja esitteli oma-aloitteisen tutkimuksen ja kokouksen tarkoituksen. Oma-aloitteinen tutkimus oli aloitettu, koska oikeusasiamies totesi, että tutkimuksen kattamia asioita - jotka oli saatettu hänen tietoonsa yksittäisissä kanteluissa - ei voitu käsitellä tehokkaasti yksittäisillä kanteluihin perustuvilla tutkimuksilla. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on siten auttaa EPSOa yksilöimään ja tekemään mahdollisia systeemisiä parannuksia uudelleentarkastelua koskevaan menettelyyn ja sen soveltamiseen.

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä selitti, että kokouksella oli kaksi tarkoitusta: i) toimia tiettyjen asiakirjojen tarkastuksena ja saada oikeusasiamiehen tutkimuksen aloittamista koskevassa kirjeessään pyytämät tiedot [1] ja ii) tarjota sekä EPSOlle että oikeusasiamiehen tutkimusryhmälle mahdollisuus vaihtaa näkemyksiä ja antaa selvennyksiä varhaisessa vaiheessa.

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä hahmotteli oikeusasiamiehen tarkastuksiin sovellettavaa oikeudellista kehystä, kuten sitä, että EPSOn luottamuksellisiksi määrittämien tarkastettujen asiakirjojen jäljennöksiä ei saa antaa tutustuttavaksi [2].

Lisäksi oikeusasiamiehen tutkintaryhmä ilmoitti EPSOlle, että oikeusasiamies julkaisee tarkastuskertomuksen verkkosivustollaan, jotta kaikki asiasta kiinnostuneet voivat lukea sen.

2. Asiakirja-aineiston tarkastus

Tarkastetut asiakirjat

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä tarkasti ja otti jäljennökset seuraavista asiakirjoista.

i) Uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyä koskeva asiakirja, jossa esitetään EPSOn sisäinen menettely uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyä varten (luottamuksellinen).

ii) Asiakirja "Fiche jury - requests for review" eli taulukko, jota valintalautakunta käyttää kirjatessaan uudelleentarkastelupyyntöä koskevan päätöksensä (luottamuksellinen).

iii) Asiakirja ”Tarkistuspyynnöt – vastausten laatimista koskevat ohjeet” (luottamuksellinen).

iv) Vakiokirjeluonnokset, joihin EPSOn vastaukset uudelleentarkastelupyyntöihin perustuvat.

v)Asiakirjassa "Réponses type aux demandes de réexamens" esitetään eri seikkoja koskevat vakiomuotoilut ja perustelut, jotka perustuvat asiaa koskevaan oikeuskäytäntöön, jota EPSO käyttää laatiessaan vastauksiaan uudelleentarkastelupyyntöihin.

vi) Helmikuussa 2014 päivätty asiakirja ”Guide for Competition Selection Boards” (luottamuksellinen).

vii)Oikeusasiamiehen edustajille toimitettiin myös asiakirja ”Requests for Review - Statistics for the purposes of the EU Ombudsman's own-initiative inquiry OI/10/2015/NF”, jossa esitetään vastaukset jäljempänä esitettyihin seikkoihin (luottamuksellinen).

niiden hakijoiden lukumäärä, jotka ovat käyttäneet uudelleentarkastelumenettelyä koskevaa pyyntöä ja päättäneet tehdä henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdan mukaisen hallinnollisen valituksen samoilla perusteilla; tällaisten hallinnollisten valitusten määrä vuonna 2014 ja vuoden 2015 ensimmäisellä neljänneksellä verrattuna vuoteen 2013.

- Aika, joka EPSOlta keskimäärin kului uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyyn vuonna 2014 ja vuoden 2015 ensimmäisellä neljänneksellä.

- Kuinka monta (ja mitä) oikeustapausta EPSOa vastaan pantiin vireille sen käsitellessä uudelleentarkastelupyyntöjä vuonna 2014 ja vuoden 2015 ensimmäisellä neljänneksellä verrattuna vuoteen 2013.

viii) EPSO toimitti oikeusasiamiehelle 25. syyskuuta 2015 uudelleentarkastelupyyntöjä käsittelevän työryhmän raportin (luottamuksellinen).

EPSOn toimittamat tiedot asiakirjoista, jotka oikeusasiamies oli pyytänyt tarkastettavaksi:

Tarkastetun asiakirjan i osalta oikeusasiamies oli tutkimuksen aloittamista koskevassa kirjeessään pyytänyt EPSOa asettamaan saataville tarkastusta varten uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyä koskevien EPSOn sisäisten sääntöjen nykyisen version, mukaan lukien tiedot näihin sääntöihin äskettäin tehdyistä muutoksista. EPSOn edustajat ilmoittivat oikeusasiamiehen tutkintaryhmälle, että muutokset, jotka EPSO on toteuttanut vuoden 2014 jälkeen [3], eivät ilmene asiakirjasta Uudelleentarkastelupyyntöjen käsittely.

Tarkastetun asiakirjan vi osalta oikeusasiamies oli tutkimuksen aloittamista koskevassa kirjeessään pyytänyt EPSOa asettamaan saataville uuden valintalautakuntia koskevan oppaansa tarkastusta varten. EPSOn edustajat ilmoittivat oikeusasiamiehen tutkintaryhmälle, että EPSO tarkistaa edelleen nykyistä valintalautakuntia koskevaa opasta. Uusi opas ei siis ole vielä saatavilla. EPSO toimitti oikeusasiamiehelle jäljennöksen nykyisestä oppaasta.

Tutkimuksen aloittamista koskevassa kirjeessään oikeusasiamies oli myös pyytänyt EPSOa valmistelemaan tarkastusta varten EPSOn uudelleentarkastelupyyntöjä käsittelevän työryhmän tietoja ja mahdollisesti laatimia asiakirjoja. EPSOn edustajat selittivät, että sen uudelleentarkastelupyyntöjä käsittelevä työryhmä on luonut sisäisen verkkowikin [4] kilpailujen kykyjen kartoitusvaihetta koskevista uudelleentarkastelupyynnöistä. EPSO piti wikistä suoran esittelyn oikeusasiamiehen tutkintaryhmälle. Työryhmä laatii parhaillaan wikin kautta kerättyjen tietojen pohjalta raporttia konkreettisine ehdotuksineen. EPSOn edustajat ilmoittivat, että raportti toimitetaan pian EPSOn johdon hyväksyttäväksi.

EPSOn edustajat sopivat lähettävänsä oikeusasiamiehelle jäljennöksen kertomuksesta sen jälkeen, kun EPSOn johto on hyväksynyt sen (ks. edellä kohta viii).

Tarkastettujen asiakirjojen luottamuksellisuus

Kuten edellä olevassa luettelossa (otsikon ”Tarkastetut asiakirjat” alla) todetaan, EPSOn edustajat yksilöivät osan tarkastetuista asiakirjoista luottamuksellisiksi Euroopan oikeusasiamiehen täytäntöönpanomääräysten 5 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Asiaankuuluvien asiakirjojen jäljennöksissä oli merkintä ”luottamuksellinen”, jonka oli allekirjoittanut ja päiväänyt EPSOn edustaja.

3. EPSOn toimittamat keskustelut ja selvennykset

Viimeaikaiset menettelymuutokset EPSOn uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyssä

Henkilöstösääntöjen mukaisesti valintalautakunnat tekevät kaikki olennaiset päätökset hakijoiden osallistumisesta avoimiin kilpailuihin. EPSO kuitenkin järjestää kilpailut ja tukee valintalautakuntia niiden päätöksistä ilmoittamisessa hakijoille. Tähän EPSOn tukitehtävään kuuluu kirjeiden laatiminen hakijoille, mukaan lukien vastaukset uudelleentarkastelupyyntöihin. EPSO päättää itse menettelyistä, joita se käyttää järjestäessään kilpailuja ja tarjotessaan tukea valintalautakunnille.

EPSOn edustajat totesivat, että vuoden 2012 lopulla EPSO otti käyttöön tarkistetun menettelyn uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelemiseksi. Siitä lähtien menettelyä on hallinnoinut EPSOn oikeudellisten asioiden toimiala. Uudelleentarkastelupyyntöjä käsitellessään EPSO on tukeutunut asioiden käsittelijöihin eli hallintohenkilöstöön sekä lakimiehiin, joilla on ollut erilaisia tehtäviä eri ajankohtina, kuten jäljempänä esitetään.

Tässä menettelyssä kaksi asian käsittelijää vastasi alun perin uudelleenkäsittelypyyntöjen käsittelystä. Tähän sisältyi pyyntöjen kirjaaminen, asiakirjojen valmistelu valintalautakunnan kokouksia varten, mahdollisten takaisinottojen seuranta sekä vastausten laatiminen ja lähettäminen kilpailujen hallinnointiin käytettävän tietoteknisen järjestelmän kautta. Menettelyyn sisältyi myös erillinen oikeudellisen laadun tarkastusvaihe, jossa lakimiesten erityistehtävänä oli varmentaa allekirjoitukset eli tarkistaa järjestelmällisesti asian käsittelijöiden laatimien vastausten oikeellisuus ja oikeudellinen luotettavuus. Vuonna 2013 EPSOlla ei ollut erityisiä ongelmia tai viivästyksiä tämän menettelyn perusteella esitettyjen uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyssä.

Tilanne muuttui vuoden 2014 alussa, kun EPSOn uudelleentarkastelupyynnöt lisääntyivät jyrkästi. EPSO päätti näin ollen vuoden 2014 ensimmäisellä neljänneksellä yksinkertaistaa uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyä ja järjestää uudelleen tehtävien jaon oikeudellisessa ryhmässä käsittelyn nopeuttamiseksi. Uudelleenjärjestelyn jälkeen vastausten julkaiseminen ja osittain myös takaisinottojen seuranta (erityisesti tietotekniikkaan liittyvät tehtävät) siirrettiin ryhmän hallinnolliselle avustajalle ja tekstin laatiminen suoraan asianajajille. Tämän seurauksena ja pullonkaulojen välttämiseksi menettelyn tässä vaiheessa työmäärä jakautui tasaisemmin koko tiimille, erillinen oikeudellisen uudelleentarkastelun vaihe poistettiin ja tapausten käsittelijät pystyivät keskittymään valintalautakunnan kokousten valmisteluun ja järjestämiseen.

EPSOn edustajien mukaan vuonna 2014 vastaanotettujen uudelleentarkastelupyyntöjen määrä oli 100 prosenttia suurempi kuin vuoden 2013 vertailuluku. Käytännössä EPSO vastaanotti 1 084 uudelleentarkastelupyyntöä vuonna 2014, kun vuonna 2013 niitä oli 571.

Vuoden 2014 lopussa, vuoden 2015 alussa, EPSO päätti ottaa johtajan tiimin jäsenet mukaan uudelleentarkastelupyyntöihin annettavien vastausten laatimiseen oikeudellisen tiimin tukemiseksi.

Asianajajien ja asian käsittelijöiden tehtävien uudelleenjärjestely vuoden 2014 ensimmäisellä neljänneksellä on luonteeltaan pysyvää. Johtajan tiimin jäsenten antama tuki on väliaikaista, mutta sitä jatketaan niin kauan kuin on tarpeen.

Vuoden 2014 jälkeen toteutettujen menettelymuutosten ansiosta EPSO totesi, että se on kuromassa umpeen uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyruuhkaa. Uudelleentarkastelupyyntöjen käsittely kesti EPSOlta keskimäärin 3,75 kuukautta vuonna 2013, mutta EPSOlta kului 5,75 kuukautta uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyyn vuonna 2014. Vuoden 2015 alkupuoliskolla vastaanotetuista uudelleentarkastelupyynnöistä voidaan todeta, että EPSOn uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyaika on lyhentynyt keskimäärin 3,5 kuukauteen.

EPSO arvioi tiettyjen merkityksellisten seikkojen perusteella niiden uudelleentarkastelupyyntöjen määrän, jotka se odottaa saavansa henkilöstöresurssien kohdentamiseksi vastaavasti. On kuitenkin mahdotonta ennustaa kaikkia uudelleentarkastelupyyntöjen määrän huippuja.

EPSOn uudelleentarkastelupyyntöihin antamien vastausten käsittely

Valintalautakunta kokoontuu hyvin pian uudelleentarkastelupyyntöjen esittämiselle asetetun määräajan päättymisen jälkeen [5], yleensä kahden viikon kuluessa. Tässä kokouksessa valintalautakunta tekee päätöksen kaikista uudelleentarkastelupyynnöistä joko vahvistamalla hakijan poissulkemisen kilpailusta tai ottamalla hänet takaisin.

EPSOn vastausten laatiminen ja lähettäminen valintalautakunnan päätösten mukaisesti on erittäin aikaa vievää.

Vastaukset laatiessaan ja lähettäessään EPSO käsittelee ensin uudelleentarkastelupyynnöt, joista valintalautakunta on tehnyt myönteisen päätöksen. Näin varmistetaan, että asianomaiset hakijat otetaan takaisin kilpailuun mahdollisimman nopeasti, jotta he voivat osallistua kilpailun seuraavaan vaiheeseen yhdessä kaikkien muiden hakijoiden kanssa.

EPSO pystyy näin ollen lähes aina integroimaan uudelleen hakijat, jotka saavat myönteisen vastauksen uudelleentarkastelupyyntöönsä, siinä vaiheessa, kun he voivat osallistua kilpailun seuraavaan vaiheeseen yhdessä kaikkien muiden hyväksyttyjen hakijoiden kanssa. Tavanomaisissa olosuhteissa EPSOn ei näin ollen tarvitse järjestää kokeita erityisesti takaisinotetuille hakijoille.[6]

Jokaista uudelleentarkastelupyyntöä koskeva asiaratkaisu on näin ollen tiedossa varallaololuettelon julkaisuhetkellä. Se, että joihinkin uudelleentarkastelupyyntöihin vastataan vasta varallaololuettelon julkaisemisen jälkeen, kuvastaa sitä, että EPSO ei aina pysty laatimaan ja lähettämään kaikkia kielteisiä vastauksia uudelleentarkastelupyyntöihin ennen julkaisemista.

Nykyinen tietojärjestelmä, joka on suunniteltu estämään kilpailujen manipulointi, on osoittautunut monimutkaiseksi uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyssä. EPSO on siksi hiljattain päättänyt uudistaa tietoteknisen järjestelmänsä.

EPSO aikoo ladata verkkosivustolleen ”Usein kysyttyä” -asiakirjan, jossa esitetään yleisimmin käytetyt perusteet, joiden vuoksi se pyytää uudelleentarkastelua ja jotka eivät yleensä onnistu.

Uudelleentarkastelupyynnön esittäneille hakijoille annettavat tiedot uudelleentarkastelumenettelystä

Oikeusasiamies ehdotti tutkimuksen aloittamista koskevassa kirjeessään, että EPSO sisällyttäisi uudelleentarkastelua pyytäville hakijoille lähetettävään vastaanottoilmoitukseen uudelleentarkastelumenettelyä koskevat tiedot, jotka on esitetty avoimia kilpailuja koskevissa yleisissä säännöissä [7]. EPSOn edustajat totesivat, että ehdotus on hyödyllinen ja että EPSO tutkii asiaa.

Tiedot muutoksenhakumahdollisuuksista uudelleentarkastelun jälkeen

Kuten oikeusasiamies totesi tutkimuksen aloittamista koskevassa kirjeessään, EPSO ei nimenomaisesti esitä muutoksenhakumahdollisuuksia uudelleentarkastelupyyntöihin antamissaan vastauksissa. Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä selitti, että tällaisten tietojen antaminen on hyvä hallintokäytäntö. EPSOn edustajat ilmoittivat oikeusasiamiehen tutkintaryhmälle, että EPSO aikoo sisällyttää vastauksiinsa linkin avoimia kilpailuja koskeviin yleisiin sääntöihin. Yleisissä säännöissä vahvistetaan kaikki käytettävissä olevat muutoksenhakumahdollisuudet [8].

Odotusvastausten sisältö

Kuten oikeusasiamies totesi tutkimuksen aloittamista koskevassa kirjeessään, EPSO on aiemmin ja uudelleentarkastelupyyntöihin antamissaan vastauksissa antanut hakijoille suuntaa-antavat määräajat vastauksen saamiselle uudelleentarkastelupyyntöön. EPSO ei useinkaan noudattanut näitä ohjeellisia määräaikoja. EPSOn edustajat ilmoittivat oikeusasiamiehen tutkintaryhmälle, että EPSO ei enää aseta alustavaa aikataulua vastauksen antamiselle hakijoille antamissaan tilakohtaisissa vastauksissa, koska tämä ei ole osoittautunut hyödylliseksi.

Selvittääkseen, miten tutkimuksessa edetään, oikeusasiamies ottaa huomioon ja pohtii kaikkia tietoja, jotka hänen tutkimusryhmänsä sai EPSOn kanssa pidetyssä kokouksessa, erityisesti (edellä kuvatun) keskustelun aikana.

Bryssel 28. syyskuuta 2015

Nastasja Fuxa
Oikeudellinen neuvonantaja (asian käsittelijä)

Tina Nilsson
Valitukset ja tiedustelut -yksikön päällikkö 4

 

[1] Tiedustelun avaava kirje on saatavilla täällä: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[2] Euroopan oikeusasiamiehen täytäntöönpanosäännösten 5 artiklan 2 kohta ja 14 artiklan 2 kohta.

[3] Yleiskuva muutoksista, joita EPSO on toteuttanut vuoden 2014 jälkeen, on jäljempänä kohdassa 3. Keskustelu ja EPSOn toimittamat selvennykset.

[4] Wiki on tyypillisesti verkkopohjainen sovellus, joka mahdollistaa sisällön ja rakenteen muokkaamisen, laajentamisen tai poistamisen yhteistyössä. Se on eräänlainen sisällönhallintajärjestelmä, joka voi palvella monia eri tarkoituksia, mukaan lukien tietämyksen hallinta ja muistiinpanojen tekeminen.

[5] Avoimia kilpailuja koskevien EPSOn yleisten sääntöjen mukaan uudelleentarkastelupyyntö on esitettävä 10 kalenteripäivän kuluessa siitä, kun päätös, jonka hakija haluaa riitauttaa, on ladattu hänen EPSO-tililleen. EUVL 2014, C 60 A, s. 1.

[6] Erillisten kokeiden järjestäminen takaisinotetuille hakijoille voi kuitenkin olla tarpeen, kun hakijat esittävät uudelleentarkastelupyyntöjä vasta varallaololuettelon julkaisemisvaiheessa, ja se on tarpeen, jos unionin yleinen tuomioistuin kumoaa kilpailun.

[7] Ks. 3.4.3 kohta. EPSOn avoimia kilpailuja koskevien yleisten sääntöjen sisäinen uudelleentarkastelumenettely, EUVL 2014, C 60 A, s. 1.

[8] Ks. kohta 3.4.4. EPSOn avoimia kilpailuja koskevien yleisten sääntöjen ”Muut riitauttamisen muodot”.