Tämä oma-aloitteinen tutkimus koski sitä, miten Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto (EPSO) käsitteli hylättyjen hakijoiden valintakilpailuissa esittämiä uudelleentarkastelupyyntöjä. Tutkimuksessa keskityttiin erityisesti EPSOn viivästyksiin hakijoiden uudelleentarkastelupyyntöihin vastaamisessa.

Oikeusasiamies aloitti tutkimuksen saatuaan kanteluja, joiden mukaan EPSOlla oli vakavia vaikeuksia käsitellä uudelleentarkastelupyyntöjä kohtuullisessa ajassa. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, oliko viivästyksiin johtaneita systeemisiä ongelmia, ja jos oli, auttaa EPSOa parantamaan menettelyä. Tutkimuksessa pyrittiin myös varmistamaan, että hakijoille annetaan selkeät ja tarkat tiedot muutoksenhakumenettelystä.

Oikeusasiamies myöntää, että EPSO on pyrkinyt aidosti ennakoimaan uudelleentarkastelupyyntöjen määrän huippuja ja valmistautumaan niiden käsittelyyn. EPSO on myös pyrkinyt puuttumaan viivästyksiin ja yleisesti parantamaan hakijoille antamiaan tietoja. Tämän tutkimuksen aikana EPSO on onnistunut poistamaan vireillä olevien uudelleentarkastelupyyntöjen ruuhkan.

Jotta vältettäisiin kohtuuttoman pitkät viivästykset tulevaisuudessa, oikeusasiamies päättää tutkimuksen useilla ehdotuksilla, joiden tarkoituksena on auttaa EPSOa varmistamaan, että kaikki uudelleentarkastelupyynnön esittäneet hakijat saavat oikea-aikaisen ja räätälöidyn vastauksen.

Tutkimuksen tausta

1. EU:n toimielimet ottavat palvelukseen uusia virkamiehiä valintamenettelyillä, joita kutsutaan yleensä avoimiksi kilpailuiksi. Näissä menettelyissä on noudatettava EU:n henkilöstösäännöissä vahvistettuja sääntöjä.[1] Säännöissä kuvataan ”nimittävän viranomaisen” (joka on toimielin, joka pyrkii ottamaan palvelukseen uutta henkilöstöä) ja ”valintalautakunnan” (joka on elin, joka nimitetään kutakin kilpailua varten laatimaan varallaololuettelo hakijoista, jotka nimittävä viranomainen voi sen jälkeen ottaa palvelukseen) tehtävät.[2] Nimittävä viranomainen laatii kilpailuilmoituksen, joka sisältää hakijoiden valintaperusteet ja kokeiden suorittamistavan. Kilpailun päätyttyä nimittävä viranomainen voi nimittää kilpailun läpäisseet hakijat avoimiin virkoihin. Nimittävä viranomainen nimittää valintalautakunnan. Se vastaa kokeiden laatimisesta ja arvioinnista sekä hakijoiden haastattelemisesta. Tämän jälkeen se laatii nimittävälle viranomaiselle lopullisen luettelon kilpailun läpäisseistä hakijoista (ns. varallaololuettelo). Valintalautakunta koostuu EU:n toimielimissä jo työskentelevistä virkamiehistä. Valintalautakunta voi koostua pysyvistä jäsenistä (jotka nimitetään yleensä 2–4 vuodeksi valintamenettelyjen johdonmukaisuuden varmistamiseksi) ja muista kuin pysyvistä jäsenistä (jotka nimitetään tiettyyn valintaprosessiin teknisen asiantuntemuksen saamiseksi).

2. Vuonna 2002 useat EU:n toimielimet [3] päättivät perustaa toimielinten välisen elimen, Euroopan unionin henkilöstövalintatoimiston (EPSO).[4] EPSO on sittemmin vastannut nimittävien viranomaisten puolesta uusien EU:n virkamiesten valintaan tähtäävien kilpailujen järjestämisestä. EPSO myös tukee valintalautakuntia ja auttaa niitä tiedottamaan päätöksistään hakijoille.

3. Valintamenettelyn läpäisseet hakijat kirjataan varallaololuetteloihin, minkä jälkeen EU:n eri toimielimet voivat ottaa heidät palvelukseen EU:n virkamiehiksi. Hylätyt hakijat voivat pyytää niiden päätösten uudelleentarkastelua, joilla heidät on suljettu pois kilpailusta. Uudelleentarkastelulla pyritään selvittämään, onko hakijan arvioinnissa tapahtunut olennainen virhe tai onko valintakilpailua koskevia sääntöjä noudatettu.[5] Tämä tutkimus koski EPSOn menettelyä hakijoiden esittämien uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelemiseksi.

4. Tutkimus aloitettiin [6] sen jälkeen, kun oikeusasiamies oli vastaanottanut yli 30 kantelua, joiden mukaan EPSOlla oli vakavia vaikeuksia käsitellä uudelleentarkastelupyyntöjä kohtuullisessa ajassa.[7] Tutkimuksen tarkoituksena oli auttaa EPSOa löytämään mahdollisia systeemisiä parannuksia menettelyyn.

Tiedustelu

5. Oikeusasiamies yksilöi tutkimuksensa yhteydessä seuraavat tutkittavat seikat:

1. Viivästykset uudelleentarkastelupyyntöihin vastaamisessa (todettiin, että tietyt vastaukset lähetettiin sen jälkeen, kun varallaololuettelot kilpailun läpäisseistä hakijoista oli julkaistu).

2. Hakijoille muutoksenhakumenettelystä annettujen tietojen kattavuus ja hyödyllisyys, mukaan lukien se, olivatko hakijoille lähetetyt tilavastaukset riittäviä.

3. sovellettavat säännöt ja menettelyt, erityisesti se, miten valintalautakunnat hoitavat tehtäviään.

6. Tutkimuksen ensimmäisenä vaiheena ja saadakseen täyden käsityksen menettelystä oikeusasiamiehen henkilöstö tapasi EPSOn virkaveljiään saadakseen tietoja, vaihtaakseen näkemyksiä ja tarkastaakseen asiaankuuluvia asiakirjoja.[8] Toinen kokous, johon sisältyi myös asiakirjojen tarkastus, järjestettiin jäljellä olevien kysymysten selventämiseksi ja jotta oikeusasiamies voisi saattaa analyysinsa päätökseen.[9] Tässä päätöksessä otetaan huomioon kaikki näistä kokouksista sekä EPSOn kanssa käydystä kirjallisesta kirjeenvaihdosta saadut tiedot [10].

7. Tärkeimmät kokouksissa esiin nousseet seikat olivat seuraavat:

Vastausaika: EPSO totesi, että uudelleentarkastelupyyntöihin vastaaminen viivästyi ensimmäisen kerran vuonna 2014, jolloin uudelleentarkastelupyyntöjen määrä kaksinkertaistui edellisvuoteen verrattuna. Näiden uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyn nopeuttamiseksi EPSO järjesti uudelleen oikeudellisen tiiminsä työskentelyn sisäisen työnkulun yksinkertaistamiseksi. Väliaikaisena toimenpiteenä se käytti myös enemmän henkilöstöä avustamaan oikeudellista ryhmää tapausten käsittelyssä. EPSO havaitsi myös tietoteknisessä järjestelmässään teknisiä ongelmia, jotka olivat vaikeuttaneet uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyä. Prosessin virtaviivaistamiseksi EPSO laati yksinkertaistetut vakiokirjeet, joihin sen vastaukset uudelleentarkastelupyyntöihin voisivat perustua. Näissä uusissa vakiokirjeissä on vähemmän yksityiskohtia, ja ne kattavat aiempaa laajempia olosuhteiden luokkia.

Miten valintalautakunnat hoitavat tehtävänsä: EPSO totesi, että valintalautakunnilla on ratkaiseva rooli. Valintalautakunnat vastaavat alkuperäisistä päätöksistä, joiden perusteella hakijat valitaan, sekä kunkin alkuperäisen päätöksen uudelleentarkastelua koskevan pyynnön asiasisällöstä. Valintalautakunnat kokoontuvat päättämään uudelleentarkastelupyynnöistä hyvin pian pyyntöjen esittämiselle asetetun määräajan päättymisen jälkeen, yleensä kahden viikon kuluessa. Jos viivästyminen tapahtuu, se ilmenee myöhemmin, kun EPSOn on laadittava perusteltu vastaus, joka heijastaa valintalautakunnan jo tekemää aineellista päätöstä. Valintalautakuntien EPSOlle tekemien päätösten perustelemiseksi esittämien yksityiskohtaisten perustelujen taso vaihtelee huomattavasti valintalautakuntien välillä. Mitä yksityiskohtaisempia valintalautakuntien dokumentoimat perustelut ovat, sitä helpompi EPSOn on laatia nopeasti perusteelliset vastaukset uudelleentarkastelupyyntöihin. Mitä vähemmän yksityiskohtaiset perustelut valintalautakunnat esittävät uudelleentarkastelua koskeville päätöksille, sitä vaikeampaa ja aikaa vievämpää EPSOn on laatia asianmukaiset vastaukset.

Varallaololuetteloiden julkaiseminen: Koska EPSO julkaisee joskus varallaololuetteloita kilpailun läpäisseistä hakijoista ennen kuin se vastaa kaikkiin uudelleentarkastelupyyntöihin, EPSO totesi, että se käsittelee vastauksia laatiessaan ja lähettäessään ensin sellaisten hakijoiden pyynnöt, jotka ovat saaneet valintalautakunnan myönteisen päätöksen. Näin EPSO voi ottaa asianomaiset hakijat takaisin kilpailuun mahdollisimman nopeasti. EPSO totesi, että koska se antaa etusijan myönteisistä valintalautakunnan päätöksistä tiedottamiselle, se on lähes aina pystynyt ottamaan kilpailun läpäisseet hakijat takaisin kilpailun seuraavaan vaiheeseen.

Hakijoille annettavat tiedot: EPSO ilmoitti aikovansa tarkistaa hakijoille antamiaan tietoja, erityisesti kirjeitä, joissa ilmoitetaan hylätyille hakijoille heidän tuloksistaan, ja vastauksiaan uudelleentarkastelupyyntöihin. Se sisältää erityisesti tietoa muutoksenhakumahdollisuuksista. EPSO ilmoitti myös aikovansa laatia ja julkaista verkkosivuillaan usein kysyttyjä kysymyksiä (FAQ) koskevan asiakirjan, jossa esitetään yleisimmin käytetyt tuloksettomat perustelut uudelleentarkastelun pyytämiselle (jolloin hakijat voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä uudelleentarkastelupyynnön esittämisen hyödyllisyydestä).

Oikeusasiamiehen arviointi

8. Tässä tutkimuksessa tuodaan esiin kysymyksiä, joita jokainen julkishallinto kohtaa päivittäin: miten julkishallinto voi rajallisin resurssein tarjota yksittäisille kansalaisille oikea-aikaisen, räätälöidyn, hyvin perustellun ja viime kädessä oikean vastauksen. Oikeusasiamies arvostaa sitä, että EPSO on todella ponnistellut valmistautuakseen tarkistuspyyntönsä ruuhkahuippuihin, puuttuakseen kohtaamiinsa viivästyksiin ja parantaakseen yleisesti hakijoille antamiaan tietoja vakuuttaakseen heidät siitä, että heidän pyyntöjään käsitellään hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti.

9. Oikeusasiamies on tyytyväinen kuullessaan, että tilanne on parantunut merkittävästi oikeusasiamiehen tutkimuksen aloittamisen jälkeen. EPSO on nyt onnistunut poistamaan vireillä olevien uudelleentarkastelupyyntöjen suman. Tämän kehityksen pitäisi antaa EPSOlle riittävästi aikaa pohtia jäljempänä esitettyjä ehdotuksia, jotta uudelleentarkastelumenettely palvelee tarkoitustaan tehokkaana sisäisenä uudelleentarkastelumekanismina, jonka kautta hakijat saavat asianmukaisesti harkitun, hyvin perustellun mutta myös oikea-aikaisen vastauksen.

10. Ennen näiden ehdotusten tekemistä on aiheellista tarkastella valintalautakuntien roolia tässä menettelyssä.

11. EU:n henkilöstösäännöillä luodaan ns. vallanjakojärjestely seuraavien tahojen välille: i) nimittävä viranomainen ja ii) valintalautakunnat. Nimittävä viranomainen laatii kilpailuilmoituksen ja nimeää kilpailun päätyttyä kilpailun läpäisseet hakijat avoimiin virkoihin. Valintalautakunta vastaa kokeiden laatimisesta sekä hakijoiden arvioinnista ja haastatteluista. Tämän jälkeen se laatii ehdokasluettelon (ns. varallaololuettelo), josta nimittävä viranomainen ottaa palvelukseen uusia virkamiehiä [11].

12. EPSOn perustaminen ei vaikuttanut eikä voinutkaan vaikuttaa tähän tehtävien jakoon. EPSOn perustamisesta tehdyssä päätöksessä [12] todetaan nimenomaisesti, että EPSO käyttää nimittävälle viranomaiselle annettuja valtuuksia kilpailujen osalta.[13] EPSO ei voi hoitaa valintalautakuntien tehtäviä. EPSO ei etenkään voi suorittaa valintalautakunnan tehtävää, joka on hakijoiden arviointi ja heidän merkitsemisensä varallaololuetteloon. Tämä merkitsee sitä, että ainoastaan valintalautakunnat voivat hoitaa hakijan tulosten uudelleentarkastelua koskevien pyyntöjen käsittelyyn liittyvät keskeiset tehtävät.

Aikanäkökulma ja menettelykysymykset [14]

13. EPSO on pyrkinyt huomattavasti hallitsemaan työtaakkaa, joka johtuu vastaanotettujen uudelleentarkastelupyyntöjen jyrkästä kasvusta vuodesta 2014, mutta tällaisten pyyntöjen käsittelyyn kuluva aika on edelleen vaihdellut. Uudelleentarkastelupyyntöjen käsittely kesti EPSOlta keskimäärin 3,75 kuukautta vuonna 2013, mutta EPSOlta kului 5,75 kuukautta uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyyn vuonna 2014. Vuoden 2015 alkupuoliskolla saatujen uudelleentarkastelupyyntöjen keskimääräinen käsittelyaika lyheni 3,5 kuukauteen. Koko vuoden 2015 osalta tarkastelupyyntöjen keskimääräinen käsittelyaika piteni jälleen 4,75 kuukauteen. EPSO onnistui vuonna 2016 poistamaan vireillä olevien uudelleentarkastelupyyntöjen ruuhkan ja lyhentämään keskimääräistä käsittelyaikaa [15].

14. Tilanne on varmasti parantunut huomattavasti verrattuna tilanteeseen, jonka vuoksi oikeusasiamies aloitti tutkimuksen. Näiden lukujen ja oikeusasiamiehen edelleen saamien kantelujen perusteella oikeusasiamies päätteli kuitenkin, että EPSOn kiitettävistä myöhäisistä ponnisteluista huolimatta viivästykset olivat liian pitkiä.

15. Uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyyn kuluvan ajan lyheneminen on erittäin tervetullutta. Tämä parannus johtuu kuitenkin jossain määrin EPSOn toiminnan tilapäisestä vähenemisestä yleisemmin. Mitä vähemmän EPSO järjestää kilpailuja tiettynä ajanjaksona, sitä vähemmän sille esitetään uudelleentarkastelupyyntöjä.

16. Sen vuoksi on tärkeää pohtia tarkemmin uudelleentarkastelua koskevan menettelyn toimivuutta sen varmistamiseksi, että vastaavanlaisia viivästyksiä ei esiinny tulevaisuudessa, jos työmäärä kasvaa jälleen huippuunsa. Oikeusasiamies kannustaa näin ollen EPSOa tekemään kaikkensa, jotta se pyrkisi edelleen järjestelmällisiin parannuksiin uudelleentarkastelua koskevassa menettelyssä ja sen soveltamisessa sen varmistamiseksi, että kaikki uudelleentarkastelua koskevan pyynnön esittäneet hakijat saavat oikea-aikaisen vastauksen Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 17 artiklan mukaisesti kohtuullisissa määräajoissa päätöksentekoa varten.

17. Erityisen merkityksellinen on se, että sen jälkeen, kun valintalautakunta on tehnyt päätöksen uudelleentarkastelupyynnöstä, EPSOlta kuluu usein useita kuukausia sellaisen vastauksen laatimiseen, jolla valintalautakunnan päätöksestä ilmoitetaan hakijalle. Kuten EPSO on selittänyt, valintalautakunta päättää yleensä kahden viikon kuluessa, onko hakijan uudelleentarkastelupyyntö hyväksytty vai ei. Hakijalle ei kuitenkaan ilmoiteta tästä päätöksestä ennen kuin EPSO on kirjoittanut hänelle. EPSO reagoi välittömästi aina, kun uudelleentarkastelun tulos on myönteinen, mutta vastausta ei saa lähettää viiteen kuukauteen, jos uudelleentarkastelupyynnön tulos on kielteinen. On vaikea perustella objektiivisin perustein eroa sen suhteellisen lyhyen ajan, jonka kuluessa valintalautakunta tekee päätöksen hakijan poissulkemisesta tai takaisinotosta, ja sen ajan välillä, jonka EPSO käyttää perustelluista päätöksistä ilmoittamiseen hakijoille.

18. Vaikuttaa siltä, että tämä viivästys johtuu siitä, että EPSOn on hakijoille annettavia vastauksia valmistellessaan yhdistettävä valintalautakuntien päätöksissään esittämät perustelut hakijoiden asiakirja-aineistossa oleviin tosiseikkoihin ja hakijoiden uudelleentarkastelupyynnöissä esittämiin väitteisiin. EPSO pyrkii myös esittämään kielteisen uudelleentarkastelupäätöksen sisältävissä kirjeissään kyseisen kielteisen päätöksen yksityiskohtaiset perustelut. EPSOlla ja valintalautakunnilla on yhteinen vastuu muutoksenhakumenettelyn moitteettomasta toiminnasta. Molempien olisi näin ollen toimivaltansa puitteissa pyrittävä helpottamaan uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyä varmistamalla, että valintalautakuntien päätökset voidaan helposti muuntaa hakijoille annettaviksi perustelluiksi vastauksiksi.

19. Valintalautakuntien toimeksiannon osalta oikeusasiamies katsoo, että tämä viive voitaisiin minimoida, jos valintalautakunnat ottaisivat suuremman vastuun toimittaa EPSOlle yksityiskohtaisemmat perustelut päätöksilleen. Valintalautakuntien olisi erityisesti varmistettava, että niiden päätösten perustelut yhdistetään hakijan asiakirja-aineistossa oleviin tosiseikkoihin ja hakijan uudelleentarkastelupyynnössä esitettyihin väitteisiin (jotka valintalautakunnalla olisi oltava sen edessä uudelleentarkastelua suorittaessaan).

20. Samalla oikeusasiamies katsoo, että EPSO voisi auttaa valintalautakuntia. Valintalautakuntien avustaminen puolestaan auttaa EPSOa, koska sen pitäisi merkitä sitä, että EPSOlla on vähemmän tehtävää sen jälkeen, kun valintalautakunta on tehnyt uudelleentarkastelupäätöksensä. Oikeusasiamies ymmärtää, että EPSO on jo pohtinut asiaa sisäisesti.

Auttaakseen valintalautakuntaa kantamaan enemmän vastuuta tällä alalla EPSOn olisi harkittava valintalautakunnan päätöksen kirjaamiseen käyttämän mallin ("hakulautakunta") ja niiden ohjeiden tarkistamista, joita EPSO antaa valintalautakunnalle päätösten dokumentointiin liittyvistä käytännön seikoista. EPSOn olisi myös jatkettava tämän tutkimuksen aikana esittämiään ajatuksia i) tarjotakseen valintalautakunnan jäsenille lisäkoulutusta valitusten käsittelystä ja uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyyn liittyvistä käytännön seikoista ja ii) tarkastellakseen mahdollisuutta antaa pysyville valintalautakunnan jäsenille suurempi rooli päätösten kirjaamisen koordinoinnissa.

21. Koska EPSO julkaisee joskus kilpailun läpäisseiden hakijoiden varallaololuettelot ennen kuin se vastaa kaikkiin uudelleentarkastelupyyntöihin [16], oikeusasiamies suhtautuu myönteisesti EPSOn lausuntoon, jonka mukaan asettaessaan etusijalle uudelleentarkastelupyynnöt, joista valintalautakunta on tehnyt myönteisen päätöksen, se voi aina ottaa nämä kilpailun läpäisseet hakijat takaisin kilpailun seuraavaan vaiheeseen.

22. Edellä mainittujen ehdotusten lisäksi oikeusasiamiehellä on joitakin lisäehdotuksia, joiden avulla EPSO voi puuttua menettelyn viivästyksiin. Ensinnäkin EPSOn olisi harkittava entistä enemmän sen arvioimista [17], kuinka monta uudelleentarkastelupyyntöä se odottaa saavansa, ja henkilöstöresurssien kohdentamista sen mukaisesti sen varmistamiseksi, että se on asianmukaisesti valmistautunut mahdollisiin työmäärän huippuihin. Viivästyksiin näyttää vaikuttaneen se, että arviointiryhmällä ei ollut riittävästi resursseja.

23. Toiseksi EPSOn olisi pyrittävä löytämään teknisiä ratkaisuja. EPSOn äskettäinen päätös uudistaa tietotekniikkajärjestelmäänsä, jonka oli todettu vaikeuttavan uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyä, on tervetullut. Oikeusasiamies pyytää EPSOa tämän tutkimuksen jatkotoimena tiedottamaan hänelle edistymisestä tällä alalla.

24. Jos uudelleentarkastelupyyntöjen määrä on ennätyksellisen suuri ja tästä aiheutuu viivästyksiä, EPSOn olisi harkittava mahdollisuutta ilmoittaa uudelleentarkastelupyynnön esittäneille hakijoille nopeasti mahdollisista viivästyksistä. Näiden tietojen ilmoittaminen hakijoille mahdollisimman pian voisi auttaa vähentämään EPSOn saamien menettelyä koskevien aikaa vievien yksittäisten tietopyyntöjen määrää ja vapauttaa resursseja uudelleentarkastelupyyntöjen varsinaiseen käsittelyyn.

25. EPSO voisi samalla ilmoittaa, että se vastaa ensisijaisesti niihin uudelleentarkastelupyyntöihin, joita valintalautakunta pitää perusteltuina. Nämä tiedot voitaisiin sisällyttää myös tietoihin, joita EPSO antaa verkossa muutoksenhakumenettelystä (esimerkiksi avoimia kilpailuja koskevissa yleisissä säännöissään [18] tai verkkosivustonsa FAQ-sivulla).

Hakijoille tiedottaminen

26. Selkeiden ja tarkkojen tietojen antaminen hakijoille menettelystä auttaa vakuuttamaan hakijat siitä, että heidän oikeuksiaan kunnioitetaan. Näin ollen se auttaa vähentämään EPSOlle ja oikeusasiamiehelle esitettyjen kantelujen ja tietopyyntöjen määrää.

27. Oikeusasiamies on tyytyväinen siihen, että kilpailussa hylätyille hakijoille osoitetuissa kirjeissä EPSO sisältää nyt linkin avoimia kilpailuja koskeviin yleisiin sääntöihin, joissa esitetään kaikki käytettävissä olevat muutoksenhakumahdollisuudet [19]. EPSO on myös ilmoittanut oikeusasiamiehelle erillisessä oikeusasiamiehen tutkimuksessa [20], että kaikkiin hakijoille tulevaisuudessa lähetettäviin kirjeisiin, jotka sisältävät kielteisen päätöksen, sisältyy linkki EPSOn verkkosivuston usein kysyttyjen kysymysten sivulle, joka sisältää erityisen kanteluja koskevan osion.

28. Lisäksi oikeusasiamies katsoo, että EPSOn äskettäisellä aloitteella, jonka mukaan EPSOn verkkosivustolla olevalla usein kysyttyjen kysymysten sivulla esitetään yleisimmin käytetyt epäonnistuneet perustelut uudelleentarkastelun pyytämiselle, voitaisiin jossain määrin ehkäistä sitä, minkä tyyppinen uudelleentarkastelupyyntö ei todennäköisesti menesty. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että EPSOn verkkosivuilla olevissa usein kysytyissä kysymyksissä on tähän mennessä annettu vain vähän tietoa uudelleentarkastelumenettelystä.[21] Hän kannustaa EPSOa jatkamaan asian käsittelyä.

Päätelmä

Oikeusasiamies antaa tunnustusta EPSOn tähänastisille ponnisteluille tässä asiassa ja päättää tutkimuksen seuraavaan johtopäätökseen:

Tällä hetkellä lisätutkimuksille ei ole perusteita.

EPSOlle ilmoitetaan tästä päätöksestä.

Parannusehdotuksia

Uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyn parantamiseksi oikeusasiamies ehdottaa, että EPSO

1) Tarjota valintalautakunnille parempaa tukea, jotta ne voivat perustella uudelleentarkastelupyyntöjä koskevat päätöksensä yksityiskohtaisemmin ja tosiasioihin perustuen

• tarkistetaan mallia, jota valintalautakunnat käyttävät päätöstensä kirjaamiseen;
• tarkistetaan EPSOn valintalautakunnille antamia ohjeita päätösten dokumentointiin liittyvistä käytännön seikoista
• tarjotaan valintalautakunnan jäsenille lisäkoulutusta valitusten käsittelystä ja uudelleentarkastelupyyntöjen käsittelyyn liittyvistä käytännön seikoista;
• EPSOn pysyvän valintalautakunnan jäsenten vastuun lisääminen valintalautakunnan päätösten kirjaamisen koordinoinnissa.

2) Tarkastellaan edelleen teknisiä ratkaisuja uudelleentarkastelumenettelyn virtaviivaistamiseksi.

3)  Arvioidaan niiden uudelleentarkastelupyyntöjen määrä, jotka se odottaa saavansa, ja kohdennetaan henkilöstöresurssit vastaavasti.

4) Ilmoita  nopeasti uudelleentarkastelupyynnön esittäneille ehdokkaille odotettavissa olevista viivästyksistä aina, kun pyynnöissä on odottamaton huippu. Jotta EPSO voisi sovittaa viivästykset yhteen sen kanssa, että se on sitoutunut ottamaan hakijat takaisin kilpailuun, jos vastaus on myönteinen, tällaisella hakijoille osoitetulla viestillä voitaisiin selittää, että EPSO antaa etusijan vastaamiselle niille hakijoille, joiden uudelleentarkastelupyyntö on hyväksytty. Nämä tiedot voitaisiin sisällyttää myös EPSOn verkossa antamiin tietoihin, jotka koskevat uudelleentarkastelumenettelyä.

5)  Sisällytä verkossa lisätietoja uudelleentarkastelua koskevasta pyynnöstä, mukaan lukien tiedot yleisimmin käytetyistä epäonnistuneista perusteluista uudelleentarkastelun pyytämiseksi.

6)  raportoi säännöllisesti hallintoneuvostolleen uudelleentarkastelua koskevista pyynnöistä ja niiden käsittelyssä mahdollisesti ilmenneistä ongelmista. Hallintoneuvosto edustaa niitä EU:n toimielimiä, joiden puolesta EPSO järjestää valintakilpailut, ja sille olisi näin ollen tiedotettava mahdollisista tai nykyisistä ongelmista tällä alalla.

 

Emily O'Reilly
Euroopan oikeusasiamies

 

Strasbourgissa 21.12.2016

 

[1] Asetus N:o 31 (ETY), 11 (Euratom), Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta (EUVL 1962, 45, s. 1385), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 17.12.2013 annetulla neuvoston asetuksella (EU) N:o 1416/2013 (EUVL 2013, L 353, s. 24).

[2] Ks. III osasto. Henkilöstösääntöjen 1 luku (”rekrytointi”) ja liite III.

[3] Euroopan parlamentti, Euroopan unionin neuvosto, Euroopan komissio, unionin tuomioistuin, tilintarkastustuomioistuin, talous- ja sosiaalikomitea, alueiden komitea ja Euroopan oikeusasiamies.

[4] 2002/620/EY: Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja Euroopan oikeusasiamiehen päätös, tehty 25 päivänä heinäkuuta 2002, Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta (EYVL L 197, s. 53).

[5] Kohta 3.4.3 EPSOn avoimia kilpailuja koskevien yleisten sääntöjen sisäinen uudelleentarkastelumenettely (EUVL 2014, C 60 A, s. 1). Uudelleentarkastelupyyntöjä on kahdenlaisia: i) ne, joista valintalautakunnan on päätettävä, ja ii) ne, joista EPSOn on päätettävä. Jälkimmäiset ovat hyvin harvinaisia.

[6] Tiedustelun avaava kirje on saatavilla täällä: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[7] Oma-aloitteisen tutkimuksen aloittamisen jälkeen oikeusasiamies on saanut 16 uutta kantelua, jotka koskevat tutkimuksessa käsiteltyjä kysymyksiä. Oikeusasiamies päätti olla aloittamatta kanteluihin perustuvia tutkimuksia oma-aloitteisen tutkimuksen kattamista kysymyksistä niin kauan kuin tutkimus on käynnissä.

[8] Raportti ensimmäisestä kokouksesta ja tarkastuksesta on saatavilla osoitteessa http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/61018/html.bookmark

[9] Raportti toisesta kokouksesta ja tarkastuksesta on saatavilla osoitteessa http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/74176/html.bookmark

[10] EPSO toimitti oikeusasiamiehelle päivitettyjä tilastoja ja tietoja vuonna 2016.

[11] Virkamiestuomioistuimen tuomio 15.6.2010, Pachtitis v. komissio, F-35/08, ECLI:EU:F:2010:51, 50–52 kohta.

[12] 2002/620/EY: Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja Euroopan oikeusasiamiehen päätös, tehty 25 päivänä heinäkuuta 2002, Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta (EYVL L 197, s. 53).

[13] Edellä mainittu tuomio Pachtitis v. komissio, F-35/08, ECLI:EU:F:2010:51, 56 kohta.

[14] Tässä jaksossa käsitellään oikeusasiamiehen menettelyn aloittamista koskevaan kirjeeseen sisältyvän kolmannen näkökohdan eli sääntöjen ja menettelyjen kannalta merkityksellisiä kohtia.

[15] EPSOn toimittamat tilastot ja tiedot.

[16] EPSO ei voi lykätä varallaololuettelon julkaisemista pelkästään siksi, että kaikkia uudelleentarkastelupyyntöihin annettuja vastauksia ei ole saatu valmiiksi.

[17] Perustuu muun muassa rinnakkaisten valintakilpailujen määrään; aikaisempiin kokemuksiin perustuva odotettu hakijoiden määrä valintakilpailussa; valintakilpailujen tyyppi (yleis- tai erikoisvalintakilpailut) ja se, otetaanko valintakilpailussa käyttöön uusi hakijaprofiili.

[18] Avoimia kilpailuja koskevat yleiset säännöt, EUVL 2014, C 60 A, s. 1.

[19] Ks. 3.4.3 kohta. "Sisäinen uudelleentarkastelumenettely" ja 3.4.4 kohta. EPSOn avoimia kilpailuja koskevien yleisten sääntöjen ”Muut riitauttamisen muodot” (EUVL 2014, C 60 A, s. 1).

[20] Asia 164/2015/NF, joka koskee sitä, että EPSO ei ilmoittanut valitusmahdollisuuksista kirjeessään, jossa kantelijalle ilmoitettiin valintalautakunnan päätöksestä olla merkitsemättä häntä varallaololuetteloon.

[21] Tarkistettu viimeksi 20. joulukuuta 2016.