Valitus: OI/1/2021/KR

Asian nimi: Miten Euroopan komissio käsittelee pyöröovitilanteita, joissa on osallisina sen (entisiä) työntekijöitä?

Päivämäärä: Keskiviikko 15. joulukuuta 2021

Etätarkastus ja kokous

Läsnä

Komission edustajat:

Yksikönpäällikkö, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto

Yksikön apulaispäällikkö, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto

Oikeudellinen neuvonantaja, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto

Poliittinen toimihenkilö, pääsihteeristö

Oikeusasiamiehen edustajat:

Ángela Marcos Figueruelo, tiedusteluvastaava

Leticia Díez Sánchez, tiedusteluista vastaava virkamies

Koen Roovers, tiedusteluvastaava

Nina Klubert, tiedusteluharjoittelija

Johdanto ja menettelyä koskevat tiedot

Kokous alkoi klo 10.00 ja päättyi klo 13.15.

Euroopan oikeusasiamies tutkii parhaillaan, miten komissio on hallinnoinut pyöröovitilanteita, joissa on ollut osallisina sen (entisiä) henkilöstön jäseniä. Kokouksen tarkoituksena oli selventää kysymyksiä, jotka nousivat esiin tarkasteltaessa komission sataa päätöstä, jotka koskivat (entisten) komission henkilöstön jäsenten pyöröovitilanteita. Komissio teki nämä päätökset niiden henkilöstön jäsenten pyynnöstä, jotka halusivat  a) harjoittaa ammattitoimintaa komissiosta lähdön jälkeen (”16 artiklan mukaiset päätökset ^[1]”); ja b) harjoittaa ammattitoimintaa henkilökohtaisista syistä myönnetyn vapaan aikana (”12 b/40 §:n ^{mukaiset päätökset [2]}”). Kysymykset oli lähetetty komissiolle ennen kokousta yhdessä kokouspyynnön kanssa 15. lokakuuta 2021. Koska oikeusasiamiehen tarkastuskokouspyynnön liitteessä II olevat kysymykset sisältävät henkilötietoja, komission niihin antamat vastaukset sisältyvät liitteeseen, jota on käsiteltävä luottamuksellisesti tutkimuksen tässä vaiheessa.

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä ilmoitti komission edustajille, että he saisivat tarkastuskokousraportin luonnoksen sen paikkansapitävyyden tarkistamiseksi ennen kertomuksen osien julkistamista.

Tarkastetut asiakirjat 

Komissio jakoi 25. kesäkuuta ja 8. syyskuuta 2021 kaikki asiakirjat, joiden se katsoi kuuluvan Euroopan oikeusasiamiehen tarkastuspyynnön piiriin:

• Komission vuosina 2019 ja 2020 tekemät 16 artiklan mukaiset päätökset, jotka koskevat seuraavien pääosastojen ylemmän ja keskitason johtajia: AGRI, CLIMA, CNECT, COMP, ECFIN, ECHO, ENER, GROW, HOME, MARE, RTD, SANTE ja TRADE sekä seuraavat yhteisöt: kabinetit, oikeudellinen yksikkö, pääsihteeristö ja sääntelyntarkastelulautakunta;
• Komission vuosina 2019 ja 2020 tekemät 12 b/40 artiklan mukaiset päätökset seuraavien pääosastojen ylemmän ja keskitason johtajien osalta: AGRI, CNECT, COMP, ECFIN, FISMA, RTD ja TRADE sekä seuraavat yhteisöt: kabinetit, oikeudellinen yksikkö ja sääntelyntarkastelulautakunta;
• Rahoitusvakauden, rahoituspalvelujen ja pääomamarkkinaunionin pääosaston henkilöstöä koskevat komission 16 artiklan mukaiset päätökset ja komission sisäisen ajatushautomon / neuvontakeskuksen EPSC/IDEAn päätökset.
• Komission vuonna 2021 tekemät 16 artiklan mukaiset päätökset, jotka koskevat kahta kilpailun pääosaston entistä varapääjohtajaa, sekä neljä muuta vuonna 2021 tehtyä 16 artiklan mukaista päätöstä, jotka koskevat komission valitsemia ylemmän johdon jäseniä.

Komissio pyysi näiden asiakirjojen luottamuksellista käsittelyä.

Näiden pyöröovitilanteita koskevien komission päätösten tarkasteluun sisältyi yhteensä 100 asiakirjaa, jotka sisälsivät seuraavat tiedot:

• 80 Komission 16 artiklan mukaiset päätökset entisen henkilöstön uutta ammatillista toimintaa koskevista lupahakemuksista ^[3] 79 päätöstä hyväksyi pyynnön ja asetti toisinaan rajoituksia. Yksi päätös oli kielteinen, mikä tarkoittaa, että aiottua uutta ammattitoimintaa ei hyväksytty.
• 20 Komission 12 b/40 artiklan mukaiset päätökset lupahakemuksista, jotka koskevat lupaa harjoittaa ammattitoimintaa henkilökohtaisista syistä myönnetyllä virkavapaalla, koskevat kymmentä henkilöstön jäsentä. Jotkin päätökset koskivat aiemmin hyväksyttyjen toimien uusimispyyntöjä.

Tarkastuskokouksen jälkeen komissio ja oikeusasiamies ilmoittivat 20. joulukuuta 2021 seuraavaa:

• helmikuussa 2021 päivätty sisäinen ohjeasiakirja, jonka henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto toimittaa asiaankuuluville komission yksiköille, jotta ne voivat arvioida mahdollisia eturistiriitoja, jotka liittyvät entisen henkilöstön jäsenen pyyntöön harjoittaa ammattitoimintaa komissiosta lähdön jälkeen ja kolmen viimeksi kuluneen palvelusvuoden aikana suoritettuihin tehtäviin; sekä
• henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston pääjohtajan muille komission yksiköille osoittama 23. heinäkuuta 2021 päivätty kirje, jossa esitetään periaatteet ja kriteerit, joiden mukaisesti arvioidaan henkilöstön jäsenten pyyntöjä ulkoisesta toiminnasta henkilökohtaisista syistä myönnetyn virkavapaan aikana.

Keskustelu

Entisten toimihenkilöiden työsuhteen päättymisen jälkeistä toimintaa koskevat päätökset [4]:

1. Tarkastuksen perusteella vaikuttaa siltä, että lainsäätäjän henkilöstösääntöjen 16 artiklaan sisällyttämää mahdollisuutta kieltää uusi työ käytetään harvoin. Kuinka moni komission vuosina 2019, 2020 ja 2021 (tähän mennessä) tekemistä 16 artiklan mukaisista päätöksistä sisälsi aiottua toimintaa koskevan (väliaikaisen) kiellon?

Komissio totesi, että työsuhteen päättymisen jälkeisen toiminnan kieltämistä käytetään vain viimeisenä keinona, jos riskiä ei voida lieventää

• erottelu, jolla tarkoitetaan pyydetyn toiminnan laajuuden rajoittamista ja henkilöstön jäsenen kieltämistä käsittelemästä esimerkiksi tiettyjä asiakokonaisuuksia, lainsäädäntömenettelyjä, avustuksia, ehdotuspyyntöjä, tapauksia tai asioita, jotka liittyvät kolmen viimeksi kuluneen palvelusvuoden aikana tehtyyn työhön, mukaan lukien asiaan liittyvät tai myöhemmät tapaukset ja/tai tuomioistuinmenettelyt; tai
• Jäähdyttäminen, mikä tarkoittaa sitä, että entiseltä toimihenkilöltä evätään tietty ajanjakso, jonka aikana hänellä ei ole (tiettyjä) ammatillisia yhteyksiä entisiin työtovereihinsa tai hän ei voi edustaa vastakkaisia osapuolia.

Vuosina 2019–2021 tehtiin kymmenen päätöstä toiminnan kieltämisestä. Komissio lisäsi, että nämä luvut eivät välttämättä anna tarkkaa kuvaa tilanteesta, koska viimeaikaiset tiedotustoimet ovat saattaneet vähentää sellaisten toimintapyyntöjen määrää, jotka olisi kiellettävä.

Lisäksi komissio lisäsi, että henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto käy säännöllisesti vuoropuhelua (entisten) henkilöstön jäsenten kanssa antaakseen neuvoja suunnitellusta työsuhteen jälkeisestä toiminnasta. Joskus tällaiset ”alustavat” neuvot johtavat sellaisen pyynnön peruuttamiseen, joka muuten olisi ollut ongelmallinen, tai estävät henkilöstön jäsentä esittämästä tällaista pyyntöä. Tämä mahdollisuus ei näy tilastoissa.

Eturistiriitoja koskeviin tiedotustoimenpiteisiin kuuluu koulutuksen tarjoaminen henkilöstön jäsenille. Koulutusta annetaan ensimmäisen palveluspäivän aikana, koeaikana ja säännöllisesti palvelusaikana. Lisäksi on olemassa erityinen koulutus, jossa keskitytään työsuhteen päättyessä toteutettaviin palveluksen jälkeisiin toimiin. Etiikkaa koskevaa koulutusta annetaan komission verkko-oppimisalustalla, ja useilla pääosastoilla on myös erityistä lisäkoulutusta. Yksikönpäälliköt saavat etiikkaa koskevaa lisäkoulutusta. Komission tilastot osoittavat, että vuosittain yli 3 000 henkilöstön jäsentä saa eettistä koulutusta. Lisäksi komission intranetissä on runsaasti tietoa, muun muassa esimerkkejä siitä, mikä on eturistiriita. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto tekee tiivistä yhteistyötä muiden komission osastojen eettisten yhteyshenkilöiden kanssa ja antaa yksilöllistä neuvontaa henkilöstön jäsenille.

Lopuksi komissio selitti, että valtaosan pyynnöistä esittävät sopimussuhteiset ja väliaikaiset toimihenkilöt ja/tai että ne eivät liity eturistiriitatilanteisiin.

2. Miten komissio varmistaa johdonmukaisuuden päätöksissä, joita se tekee sellaisten entisten henkilöstön jäsenten uusista työpaikoista, joihin saattaa liittyä vastaavia eturistiriitariskejä?

Tällaisiin riskeihin voisi sisältyä henkilöstön jäsenen ennakoivia toimia ennen siirtymistä uuteen tehtävään, joka voi olla puolueeton; tai tulevaa toimintaa, joka liittyy suoraan henkilön työhön kolmen viimeksi kuluneen palvelusvuoden aikana komissiossa.

Komissio totesi, että on olemassa useita tapoja, joilla se varmistaa tällaisten päätösten johdonmukaisuuden. Vuonna 2018 komissio keskitti kaikki etiikkaan liittyvät prosessit, minkä vuoksi henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto oli vastuussa lausuntojen antamisesta kaikista etiikkaa koskevista pyynnöistä, erityisesti henkilöstösääntöjen 11 a artiklaan perustuvista henkilöstön jäsenten ilmoituksista ^[5]. Lisäksi sekakomiteaa ^[6] kuullaan aina ennen 16 artiklan mukaisen päätöksen tekemistä, ja oikeudellista yksikköä ja pääsihteeristöä kuullaan sen varmistamiseksi, että jokainen päätösluonnos on sekä oikeudellisesti pätevä että yhdenmukainen samankaltaisten tapausten kanssa.

Lisäksi komissio otti käyttöön enemmän sisäisiä ohjeita, kuten tarkistuslistoja. Vaikka kutakin tapausta arvioidaan sen omien ansioiden perusteella, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto tarkastelee myös aiempia päätöksiä verratakseen asiassa asetettavia rajoituksia samankaltaisissa aiemmissa päätöksissä asetettuihin rajoituksiin.

Komissio suhtautuu erittäin vakavasti kysymyksessä mainittuihin erityisiin riskeihin. Henkilöstösääntöjen 11 a artiklassa edellytetään, että henkilöstön jäsenet ilmoittavat nimittävälle viranomaiselle välittömästi tällaisista tilanteista. Komissiolla on erityinen työnkulku tällaisia eturistiriitoja koskevia ilmoituksia varten. Nimittävä viranomainen, joka tekee lopullisen päätöksen, on entisen henkilöstön jäsenen pääosasto. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosastoa kuullaan ennen lopullisen päätöksen tekemistä, mikä varmistaa johdonmukaisuuden.

Nimittävän viranomaisen on toteutettava tarvittavat toimenpiteet, joihin kuuluu esimerkiksi virkamiehen vapauttaminen vastuusta kyseisessä asiassa. Vastuuyksiköt toteuttavat usein itse toimenpiteitä eturistiriitojen ehkäisemiseksi jo ennen henkilöstösääntöjen 11 a artiklan mukaisen päätöksen tekemistä.

Ulkopuolisia toimia koskevan komission päätöksen vuonna 2018 toteutetun uudelleentarkastelun jälkeen henkilöstösääntöjen 16 artiklaan perustuvaa eturistiriitailmoitusten lomaketta mukautettiin. Henkilöstön jäsenten on nyt vahvistettava, että he noudattavat henkilöstösääntöjen 11 a artiklaa.

3. Kun henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto (HR) kuulee pääosastoa (PO), jossa entinen henkilöstön jäsen on viimeksi työskennellyt, liitteessä annetaan ohjeita, joita käytetään arvioitaessa entisen henkilöstön jäsenen aiottua työpaikkaa.

Voisitteko toimittaa jäljennöksen näistä ohjeista?

Komissio suostui toimittamaan jäljennöksen näistä ohjeista Euroopan oikeusasiamiehelle.

Ohjeasiakirja laadittiin Euroopan oikeusasiamiehen vuonna 2019 tekemän asiaa koskevan tutkimuksen ^[7] ehdotusten noudattamiseksi.

Ohjeasiakirja koostuu kolmesta osasta:

1. soveltamisala ja menettely,
2. käytettävissä olevat vaihtoehdot eturistiriitariskien vähentämiseksi ja
3. arviointia koskevat ohjeet.

Lisäksi ohjeasiakirja sisältää lisätietoja, kuten asiaa koskevat säännökset.

Komissio totesi, että ohjeasiakirjaa käytetään järjestelmällisesti ja että se on myötävaikuttanut siihen, että entisten henkilöstön jäsenten pääosastot ovat laatineet perustellumpia arviointeja eturistiriitojen riskeistä.

4. Miten komissio varmistaa niiden rajoitusten noudattamisen, jotka sisältyvät sen päätöksiin vähentää entisten henkilöstön jäsenten uusiin työpaikkoihin liittyviä eturistiriitojen riskejä?

Onko olemassa tapauksia, joissa nämä riskit ovat toteutuneet, ja jos on, mihin toimiin on ryhdytty?

Komissio totesi, että entisten toimihenkilöiden on noudatettava henkilöstösäännöistä ja heitä erikseen koskevista nimittävän viranomaisen päätöksistä johtuvia yleisiä velvoitteita. He saavat muistutuksen näistä yleisistä velvoitteista ennen palvelussuhteen päättymistä.

Henkilöstösääntöjen 16 artiklaan perustuvat päätökset annetaan tiedoksi entisten henkilöstön jäsenten asiasta vastaavalle komission yksikölle, jossa niistä tiedotetaan tiedonsaantitarpeen perusteella. Tämä toimenpide on tehokas valvontakeino esimerkiksi silloin, kun kielletään ammatilliset yhteydet tai lobbaus entiseen pääosastoon tai toimielimeen nähden.

Komissio noudattaa luottamukseen perustuvaa lähestymistapaa: se luottaa siihen, että entiset toimihenkilöt ilmoittavat uudelle työnantajalleen päätöksessä asetetuista ehdoista ja että he kuulevat nimittävää viranomaista epäselvissä tapauksissa.

Vaikka komissio odottaa, että sen entiset henkilöstön jäsenet tiedottavat tarvittaessa asianmukaisesti uusille työnantajilleen tai asiakkailleen heidän palveluksen jälkeiseen toimintaansa sovellettavista rajoituksista, komissio katsoo, ettei se voi oikeudellisesta näkökulmasta puuttua entisten henkilöstön jäsenten ja heidän uuden työnantajansa kahdenvälisiin suhteisiin. Sen vuoksi komissio ei pyydä näyttöä siitä, että asetetut rajoitukset olisi jaettu uuden työnantajan kanssa.

Komissio tukeutuu 16 artiklan mukaisten päätösten seurannassa sisäisten valvontakeinojen (ks. edellä rajoituksia koskevan tiedon sisäinen levittäminen) lisäksi myös muiden toimielinten, yleisön ja kolmansien osapuolten suorittamaan ulkoiseen valvontaan. Komission yksiköt esimerkiksi seuraavat aktiivisesti julkisesti saatavilla olevia tietoja, kuten tiedotusvälineiden raportteja. Ulkopuolista valvontaa voidaan suorittaa vuosittain julkaistavan kertomuksen perusteella, joka koskee johtavien virkamiesten ammatillista toimintaa palvelussuhteen päättymisen jälkeen ^[8]. Lisäksi valvontaa voidaan harjoittaa asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen tai Euroopan parlamentin kysymysten kautta.

Euroopan oikeusasiamies oli ehdottanut, että tiedot korkeiden virkamiesten ammatillisesta toiminnasta palvelussuhteen päättymisen jälkeen asetettaisiin saataville oikea-aikaisemmin kuin kerran vuodessa. Komissio katsoo kuitenkin, että sitä sitovat henkilöstösäännöt, joissa viitataan kertomuksen vuosittaiseen julkaisemiseen, sekä tietosuoja-asetus ^[9].

Komissio katsoo, että nämä sisäiset ja ulkoiset valvontakeinot yhdessä kurinpitomenettelyjen pelotevaikutuksen kanssa ovat asianmukaisia ja oikeassa suhteessa havaittuihin riskeihin. 

Komissio ei voi sulkea pois sitä mahdollisuutta, että riskit voivat toteutua. Se katsoo kuitenkin, että sen asettamat rajoitukset lieventävät riskejä tehokkaasti. Komission mukaan yleisimpiä riskejä voivat olla riskit, jotka liittyvät siihen, että entiset toimihenkilöt mahdollisesti käyttävät aktiivipalveluksessa kehitettyjä ammatillisia yhteyksiä saadakseen etuoikeutetun pääsyn komission yksiköihin. Ammatillisia kontakteja koskeva väliaikainen kielto yhdistettynä kieltoa koskeviin tietoihin, jotka annetaan tiedonsaantitarpeen perusteella asiaankuuluville yksiköille, lieventää kuitenkin tehokkaasti näitä riskejä.

Jos komissio saisi tietoonsa, että eturistiriidan riski on toteutunut, sen yksiköt ottaisivat välittömästi yhteyttä entiseen henkilöstön jäseneen. Lisäksi tutkinta- ja kurinpitotoimistolla (IDOC) on valtuudet tutkia tällaisia kysymyksiä tarkemmin ja määrätä varoittavia toimenpiteitä sekä seuraamuksia (entisille) henkilöstön jäsenille, jos päätöstä on rikottu.

5. Hyväksyykö komissio sen, että entiset toimihenkilöt, joita se on kieltänyt käsittelemästä tiettyjä tapauksia tai kysymyksiä, jotka liittyvät suoraan heidän aiempiin tehtäviinsä, voisivat kuitenkin neuvoa uusia kollegoitaan tällaisissa asioissa esimerkiksi asianajotoimistossa?

Jos komissio pitää tätä riskinä, mitä se tekee tällaisen riskin torjumiseksi seurannan avulla?

Entisen henkilöstön käyttäytymisen osalta komissio katsoo, että sen henkilöstön jäsenet noudattavat korkeimpia eettisiä normeja työskennellessään komission yksikössä ja että he noudattavat näitä normeja myös palvelussuhteensa päätyttyä.

Komissio selitti, että rajoitukset, joita se voi asettaa entisten henkilöstön jäsenten työsuhteen päättymisen jälkeiseen toimintaan liittyvien eturistiriitojen riskien lieventämiseksi, voivat sisältää niiden soveltamisalaan kuuluvan neuvonnan kollegoille (kuten Euroopan oikeusasiamiehelle tämän tutkimuksen yhteydessä ilmoitettujen päätösten rajoitusten sanamuodosta käy ilmi). On syytä muistaa, että tällaisissa tapauksissa asetetaan yleensä seuraava ehto/muistutus:  ”henkilöstösääntöjen 16 artiklan ensimmäisen kohdan mukaisesti velvollisuus käyttäytyä rehellisesti ja pidättyvästi hyväksyessään tiettyjä uuden työnantajan tai sen asiakkaiden tekemiä nimityksiä tai saamia etuja. Edellä mainittuun velvollisuuteen kuuluu pidättyminen neuvomasta tai työskentelemästä asiakkaan puolesta tietyissä asioissa (esimerkiksi: sopimukset, toimintapoliittiset asiakirjat, avustukset, tapaukset, vaateet, tutkimukset, meneillään olevat lainsäädäntömenettelyt), joihin entinen henkilöstön jäsen on osallistunut henkilökohtaisesti ja merkittävässä määrin ja joissa olisi tukeuduttu virkatehtävissä saatuihin tietoihin, joita ei ole julkistettu.”

Jos entiset henkilöstön jäsenet eivät saa työskennellä tietyissä asioissa tai tapauksissa, muiden neuvominen tällaisissa asioissa katsotaan työskentelyksi näissä asioissa ja näin ollen asetettujen rajoitusten rikkomiseksi. Sen vuoksi komissio ei hyväksy sitä, että entiset kollegat voisivat antaa neuvoja asioissa, joissa heidän ei ole tarkoitus työskennellä. Joka tapauksessa silloin, kun entinen toimihenkilö harjoittaa uutta ammattitoimintaa asianajotoimistossa, komissio kieltää järjestelmällisesti entistä virkamiestä käsittelemästä asioita, joissa hän työskenteli komissiossa, harkintavaltavelvoitteen ja yleisen luottamuksellisuusperiaatteen mukaisesti.

Komissio olettaa entisten toimihenkilöidensä olevan vilpittömässä mielessä (vilpittömässä mielessä), mikä liittyy henkilöstösääntöjen mukaisten velvoitteiden täyttämiseen. Näin ollen mahdollisen rikkomisen tapauksessa todistustaakka on komissiolla eikä entisellä henkilöstön jäsenellä.

Asianajotoimistoissa harjoitettavaa uutta ammattitoimintaa koskevien pyyntöjen osalta komissio totesi, että se ei pidä tällaista toimintaa lobbauksena (edellyttäen, että toiminta täyttää avoimuusrekisterin perustamisesta tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa vahvistetut poissulkemisperusteet – tietyt tiettyjen asianajotoimistojen toteuttamat erityistoimet ovat lobbausta). Kaikki lakiasiaintoimistot eivät ole avoimuusrekisterissä ^[10]. Lisäksi asianajajat noudattavat ammattinsa deontologisia (eettisiä ja ammatillisia) sääntöjä. Näitä ovat muun muassa se, että asianajajat eivät saisi rikkoa entisten asiakkaiden toimittamien tietojen luottamuksellisuutta ja että heidän ei pitäisi käyttää tällaisia tietoja uuden asiakkaan eduksi.

6. Jos komission ”aktiivisen ylemmän johdon” aloitteeseen ^[11] osallistuvat entiset henkilöstön jäsenet hakevat myös (palkallisen) ulkopuolisen toiminnan aloittamista, miten komissio varmistaa yhteensopivuuden ja estää mahdolliset eturistiriidat?

Aktiivinen seniori -aloite on suhteellisen uusi aloite. Se antaa entiselle ylemmälle henkilöstölle mahdollisuuden osallistua edelleen vapaaehtoisesti komission toimintaan.

Kun aloitteeseen osallistuva entinen henkilöstön jäsen hakee (palkallista) ulkopuolista toimintaa, suoritetaan kaksi erillistä arviointia. Toinen koskee eturistiriitoja, jotka liittyvät entisten henkilöstön jäsenten toimintaan kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana komission palveluksessa (jos arviointi tehdään palvelussuhteen päättymistä seuraavien kahden vuoden aikana), ja toinen eturistiriitojen riskiä, joka liittyy heidän osallistumiseensa aktiivisen ylemmän johdon aloitteeseen.

Lisäksi aktiivisiin seniorisopimuksiin sisältyy etiikkaa koskeva osio. Aktiivisten seniorien ohjelmaan osallistuvien entisten henkilöstön jäsenten on ilmoitettava kaikki ulkopuolinen toimintansa palvelukseenoton yhteydessä ja kaikki uusi ulkopuolinen toiminta, jota he aloittavat aloitteen aikana. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto tarkastaa nämä ilmoitukset, ja jos olisi olemassa eturistiriidan riski, entinen henkilöstön jäsen ei saisi osallistua aloitteeseen.

7. Miten komissio puuttuu mahdollisiin eturistiriitariskeihin, jotka liittyvät entisten henkilöstön jäsenten tehtäviin komission erityisneuvonantajina ja heidän työsuhteensa jälkeiseen toimintaan?

Henkilöstösääntöjen 16 artiklan mukaiset menettelyt ja erityisneuvonantajia koskevat menettelyt ovat riippumattomia, ja ne pannaan täytäntöön erikseen. Jos entinen toimihenkilö aloittaa palvelussuhteensa päättymistä seuraavien kahden ensimmäisen vuoden aikana erityisneuvonantajana ja jättää tämän jälkeen palveluksen jälkeistä toimintaa koskevan hakemuksen, jälkimmäistä voidaan arvioida henkilöstösääntöjen 16 artiklan nojalla ainoastaan kolmen viimeisen palvelusvuoden perusteella.

Käytössä on kuitenkin erityinen menettely ^[12], jolla varmistetaan, että suunniteltu ulkopuolinen toiminta ja erityisneuvonantajan toimeksianto eivät ole ristiriidassa keskenään (ainoastaan toimeksiannon aikana).

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto osallistuu molempiin arviointeihin.

Kunkin erityisneuvonantajan on allekirjoitettava asiakirja, jossa todetaan, että heidän Euroopan komission neuvonantajana hoitamiensa tehtävien ja muun toimintansa välillä ei ole eturistiriitaa. 

Neuvonantajaa nimittäessään kunkin komission jäsenen on lisäksi varmistettava, ettei hänen erityisneuvonantajansa tulevien tehtävien ja heidän mahdollisesti harjoittamansa muun (palkallisen tai palkattoman) ammatillisen toiminnan välillä ole eturistiriitaa.

Jokaiseen erityisneuvonantajan nimittämistä koskevaan pyyntöön on liitettävä asianmukaiset asiakirjat.

Mahdollisten erityisneuvonantajien on (täytettävä ja) allekirjoitettava:

• kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus siitä, että he ovat tietoisia henkilöstösääntöjen asiaa koskevista artikloista (11 ja 11 a artikla) ja että heillä ei ole eturistiriitoja niiden tehtävien kanssa, joita he aikovat hoitaa, ja
• henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston tarkastama toimintailmoitus, jossa todistetaan, ettei se voi todeta eturistiriitaa ennen tehtäviensä aloittamista, sen varmistamiseksi, ettei eturistiriitoja ole.

Näiden kahden lausuman perusteella asiasta vastaavan komission jäsenen on todettava, että heidän valitsemiinsa erityisneuvonantajiin ei liity eturistiriitoja, ja vahvistettava nimityspyyntönsä ”tarkastuslausumalla”.

8. Kun entistä toimihenkilöä, joka on viimeksi työskennellyt pääosastossa, kuullaan useista entisen toimihenkilön työlupahakemuksista, saako pääosasto jäljennökset komission päätöksistä, kun ne hyväksytään?

Jos ei, miksi ei?

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto kopioi järjestelmällisesti kaikkien pääosastojen eettisistä kysymyksistä vastaavat yhteyshenkilöt komission asiakirjahallintojärjestelmään (ARES), kun se lähettää 16 artiklan mukaisen päätöksen. Yhteyshenkilöt voivat sitten jakaa päätöksen tiedonsaantitarpeen perusteella muiden henkilöstön jäsenten kanssa.

Jos useita päätöksiä tehdään entisen toimihenkilön hakemuksen perusteella, päätökset lähetetään heti, kun ne ovat saatavilla.

9. Komissio kuulee henkilöstön ja toimielinten edustajien sekakomiteaa entisten henkilöstön jäsenten työsuhteen päättymisen jälkeistä toimintaa koskevista lupahakemuksista. Sekakomitea voi antaa lausuntonsa kirjallisen menettelyn tai henkilökohtaisen keskustelun perusteella.

Mitkä ovat henkilökohtaisen tapaamisen järjestämisen kriteerit?

Sekakomitean lausunnot nimittävän viranomaisen päätösluonnoksista, jotka koskevat entisen virkamiehen/asiamiehen toimintaa henkilöstösääntöjen 16 artiklan nojalla, hankitaan kirjallisella menettelyllä seuraavien sääntöjen mukaisesti:

a) Tapauksissa, joissa nimittävä viranomainen ei aio evätä lupaa toiminnalle tai aikoo asettaa tällaiselle luvalle rajoituksia, sekakomitealle ilmoitetaan asiasta kirjallisella menettelyllä ja se antaa lausunnon "silentio"viiden kalenteripäivän kuluessa.

Jos kolme sekakomitean varsinaista jäsentä tai varajäsentä ilmoittaa viiden kalenteripäivän kuluessa vastustavansa kirjallisen menettelyn käyttöä, lausuntopyyntö otetaan ilman eri toimenpiteitä sekakomitean seuraavan kokouksen esityslistalle.

b) Tapauksissa, joissa nimittävä viranomainen aikoo evätä toimintaa koskevan luvan, lausuntopyyntö lisätään automaattisesti sekakomitean seuraavan kokouksen esityslistalle.

Sekakomitea pyrkii saamaan aikaan yhteisen lausunnon yksimielisesti tai äänten enemmistöllä. Lausunnot hyväksytään jäsenten yksinkertaisella enemmistöllä (7+1) ottaen huomioon, että sekakomitean puheenjohtajalla ei ole äänioikeutta. Äänten mennessä tasan (7–7) sekakomitean lausuntoa pidetään kohta kohdalta -äänestyksenä (” avis partagé”).

Henkilökohtainen keskustelu käydään vain, jos vähintään kolme sekakomitean jäsentä ja/tai varajäsentä vastustaa kirjallisessa menettelyssä annettua lausuntoa viiden päivän kuluessa. Tällöin pyyntö lisätään valiokunnan seuraavan kokouksen esityslistalle, josta keskustellaan henkilökohtaisesti. Sekakomitea käy henkilökohtaisia keskusteluja kaikista toiminnan kieltämistä koskevista päätösluonnoksista. Jos kokous ei kuitenkaan ole päätösvaltainen, lausuntoa ei hyväksytä.

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto antaa komitealle kaikki tiedot, joita se tarvitsee voidakseen tehdä tietoon perustuvan päätöksen. Sekakomitean organisaatiosta päättää komitea itse.

10. Ilmoittaako komissio sekakomitealle lopullisista päätöksistä, jotka koskevat pyyntöjä saada lupa entisten henkilöstön jäsenten suunniteltuihin työtehtäviin, kun ne on hyväksytty?

Koska sekakomiteaa kuullaan 16 artiklan mukaisista päätöksistä vasta ennen niiden hyväksymistä eikä sillä ole mitään vastuuta 16 artiklan mukaisten päätösten täytäntöönpanosta, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto ei jaa lopullisia päätöksiä sekakomitean kanssa. Henkilöstösäännöissä ei myöskään velvoiteta ilmoittamaan sekakomitealle lopullisista päätöksistä. Jotta komitea voi antaa lausuntonsa, sille toimitetaan kuitenkin hyväksyttävä päätös. Periaatteessa päätökseen ei tehdä muutoksia sen jälkeen, kun komitea on antanut lausuntonsa. Näin ollen komitean jäsenet ovat jo tietoisia päätöksestä.

Henkilökohtaisista syistä palkattomalla virkavapaalla olevan henkilöstön viranhoitoon kuulumatonta toimintaa koskevat päätökset [^13]:

11. Miten komissio varmistaa niiden päätösten johdonmukaisuuden, joita se tekee sellaisten henkilöstön jäsenten viranhoitoon kuulumattomasta toiminnasta, jotka ovat henkilökohtaisista syistä palkattomalla virkavapaalla ja joihin voi liittyä vastaava eturistiriidan riski esimerkiksi komissiolle aiheutuvan maineen vahingoittumisen riskin vuoksi?

Komissio on täysin sitoutunut varmistamaan rehellisyyden käytännössä, jossa hyväksytään palkattomalla virkavapaalla henkilökohtaisista syistä olevien henkilöstön jäsenten ulkoinen toiminta.

Tällaisia toimia koskevien pyyntöjen arviointiin käytetään erityistä työnkulkua ^[14]:

i. Kutakin pyyntöä arvioi itsenäisesti kaksi lähintä esimiestä (tai tapauksen mukaan yksi esimies), jotka antavat perustellun lausuntonsa mahdollisten riskien puuttumisesta tai olemassaolosta.

ii. henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston eettinen keskusjohtaja arvioi pyynnön ja toimittaa lausunnon

iii. nimittävä viranomainen ^[15], joka hyväksyy lopullisen hyväksynnän tai hylkäämisen.

Jos luvan uusimista koskeva hakemus on toimitettava vuosittain, uusia rajoituksia voidaan asettaa, jos komissio saa tietoonsa riskejä, joita on lievennettävä sen oikeutettujen etujen suojaamiseksi.

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto on nimittävänä viranomaisena pyrkinyt käsittelemään tiukemmin tapauksia, joissa suunniteltu toiminta on tarkoitus toteuttaa asianajotoimistoissa, konsulttitoimistoissa ja organisaatioiden julkisten asioiden osastoilla samalla asiantuntemuksen alalla kuin se, jolla henkilöstön jäsen työskentelee komissiossa, tai joissa komissio toimii alan valvojana tai sääntelijänä, ja erityisesti tapauksia, joissa henkilöstön jäsenten on määrä edustaa uutta työnantajaansa komissiossa. Tämä lähestymistapa jaettiin muiden komission yksiköiden kanssa, ja niitä kehotettiin omaksumaan samanlainen lähestymistapa. Komissio selitti, että nimittävän viranomaisen lopullinen päätös edellyttää henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston hyväksyntää, joten henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto pystyy tosiasiallisesti varmistamaan tämän lähestymistavan asianmukaisen täytäntöönpanon.

12. Miten komissio varmistaa, että sen päätöksiin sisältyviä rajoituksia, joilla pyritään vähentämään palkattomalla vapaalla olevien henkilöstön jäsenten ulkopuoliseen toimintaan liittyvien eturistiriitojen riskiä, noudatetaan?

Komissio totesi, että rajoituksen noudattaminen varmistetaan samalla tavalla kuin palveluksen jälkeisessä ammatillisessa toiminnassa. Komissio totesi, että henkilöstön jäsenten, myös henkilökohtaisista syistä myönnetyllä virkavapaalla olevien, on noudatettava henkilöstösäännöistä ja heitä koskevista nimittävän viranomaisen päätöksistä johtuvia velvoitteita. Komissio luottaa siihen, että henkilöstön jäsenet, joilla on lupa harjoittaa ulkopuolista toimintaa henkilökohtaisista syistä myönnetyn virkavapauden aikana, ilmoittavat uusille työnantajilleen heille asetetuista rajoituksista ja noudattavat niitä.

Komissio jakaa järjestelmällisesti asianomaisten yksiköiden kanssa rajoitukset, joita se asettaa henkilöstön jäsenten ulkoiselle toiminnalle heidän ollessaan henkilökohtaisista syistä myönnetyllä virkavapaalla tiedonsaantitarpeen perusteella, esimerkiksi silloin, kun rajoituksiin sisältyy ammattikontaktien kielto.

Edellä mainittujen sisäisten toimenpiteiden, kuten tiedonsaantitarpeeseen perustuvien tietojen jakamisen henkilöstön jäsenten alkuperäosastoissa, lisäksi se seuraa tiiviisti julkisesti saatavilla olevia tietoja. Jos komissio saa tietoonsa mahdollisen rikkomisen, se ryhtyy nopeasti jatkotoimiin asianomaisen entisen henkilöstön jäsenen kanssa. Lisäksi IDOCilla on valtuudet suorittaa lisätutkimuksia ja toteuttaa tarvittaessa toimenpiteitä. Komissio katsoo, että nämä sisäiset ja ulkoiset valvontakeinot yhdessä kurinpitomenettelyjen pelotevaikutuksen kanssa ovat asianmukaisia ja oikeassa suhteessa havaittuihin riskeihin.

13. Pyytääkö henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto hakijan toimittaman toiminnan yleisen kuvauksen lisäksi tarkempia tietoja?

Tämä voi syntyä esimerkiksi silloin, kun henkilöstön jäsen muuttaa lakiasiaintoimistoon tai konsulttitoimistoon, jossa voi syntyä kysymyksiä asiakkaiden luonteesta ja tapauksista, joissa henkilöstön jäsen aikoo työskennellä tai työskennellä? Jos on, voitko antaa esimerkkejä?

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto tekee tilanteesta kattavan arvioinnin, jossa arvioidaan eturistiriitojen riskiä, joka liittyy ulkoiseen toimintaan, jota palkattomalla virkavapaalla henkilökohtaisista syistä oleva henkilöstön jäsen haluaa toteuttaa. Tätä varten se käy vuoropuhelua henkilöstön jäsenten kanssa. Euroopan oikeusasiamiehen edellisen pyöröovi-ilmiötä koskevan strategisen tutkimuksen päättämistä koskevassa päätöksessä tekemien teknisten ehdotusten perusteella henkilöstön jäsenen esimiehelle esitettyjä kysymyksiä on tarkistettu siten, että heitä vaaditaan selvittämään tarkemmin mahdollista eturistiriitaa.

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto pyytää yleensä lisätietoja henkilöstön jäseneltä, hänen esimieheltään tai muilta tarvittaessa. Lisäksi henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto tekee oman tutkimuksensa ja tiedottaa esimerkiksi julkisesti saatavilla olevista tiedoista, jotka koskevat mahdollista uutta työnantajaa. Kaikki henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston huomioon ottamat tiedot toimitetaan nimittävälle viranomaiselle ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Erityisesti asianajotoimistojen osalta eturistiriidan riski riippuu suurelta osin siitä, liittyykö henkilöstön jäsen asianajotoimistoon, joka toimii samalla tai eri asiantuntemuksen alalla. Ensimmäisessä tapauksessa henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto pyytää henkilöstön jäseneltä lisätietoja työaloista ja mahdollisista asiakkaista riskien arvioimiseksi.

Joissakin tapauksissa henkilöstön jäsenet työskentelivät asianajotoimistoissa eri oikeudenaloilla verrattuna niihin, joissa he työskentelivät komissiossa esimerkiksi kotimaansa kansallisen lainsäädännön alalla. Tällaisissa tapauksissa komissio katsoo, että riskit ovat huomattavasti pienemmät kuin tapauksissa, joissa henkilöstön jäsenet työskentelisivät samalla alalla, jolla he työskentelivät komissiossa. Tässä yhteydessä henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto ottaa arvioinnissaan huomioon myös asianomaisen henkilöstön jäsenen henkilökohtaiset olosuhteet (esimerkiksi jos henkilöstön jäsenen on palattava töihin alkuperämaahansa perhesyistä).

Siirtymistä konsulttitoimistoihin pidetään erityisen ongelmallisena, koska yksityisen edun edustaminen komissiossa voi aiheuttaa eturistiriitojen riskin erityisesti silloin, kun se liittyy komission työskentelyn aikana tehtyyn työhön. Tällaiset siirrot sallitaan yleensä vain tietyin rajoituksin, kuten kieltämällä työskentely tapauksissa, joihin liittyy komissio tai jotka koskevat asioita, joiden parissa henkilö työskenteli komissiossa.

Jatkotoimet

Oikeusasiamiehen ja komission edustajat sopivat 20. tammikuuta 2022 pidettävässä kokouksessa keskustelevansa siitä, miten komissio on edistynyt pyöröovi-ilmiöön liittyvien tilanteiden käsittelyssä oikeusasiamiehen vuonna 2019 tekemän viimeisimmän tutkimuksen ^[16] jälkeen.

Komission edustajat sopivat jakavansa Euroopan oikeusasiamiehen kanssa

• Joitakin tilastotietoja tapauksista, joissa komissio asetti (väliaikaisen) kiellon suunnitellulle työsuhteen jälkeiselle toiminnalle vuosina 2019–2021. Komissio jakaa tiedot vuosittain sopimussuhteisiin toimihenkilöihin, väliaikaisiin toimihenkilöihin ja vakituiseen henkilöstöön.
• Tilastot vuosina 2019–2021 esitettyjen 11 a artiklan mukaisten pyyntöjen määrästä;

 

Bryssel 18. helmikuuta 2022

 

Koen Roovers Angela Marcos Figueruelo

Tiedusteluvirkailija Tiedusteluvirkailija

Liitteet:

· Luottamuksellinen liite, joka sisältää vastaukset kokouspyynnön liitteessä II esitettyihin kysymyksiin  

 

[1] Hyväksytty Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiajärjestön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta annetun asetuksen N:o 31 (ETY) 11 (Euratom) 16 artiklan nojalla, saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[2] Hyväksytty henkilöstösääntöjen 12 b40 artiklan nojalla

[3] Jotkut entiset virkamiehet pyysivät lupaa useisiin toimiin.

[4] Tämä koskee henkilöstösääntöjen 16 artiklaan perustuvia päätöksiä, ks. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[5] Asetuksen 11 a artiklassa säädetään, että unionin virkamiehet eivät saa tehtäviään hoitaessaan käsitellä asiaa, johon liittyy suoraan tai välillisesti heidän riippumattomuuttaan heikentäviä henkilökohtaisia etujaan, erityisesti perheeseen liittyviä ja taloudellisia etujaan.

[6] Ks. henkilöstösääntöjen liite II.

[7] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608.

[8] Ks. https://ec.europa.eu/info/publications/occupational-activities-former-senior-officials-annual-report_de.

[9] Henkilöstösääntöjen 16 artiklan 4 kohta ja Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta, saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1725

[10] Ks. https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/homePage.do.

[11] Entiset henkilöstön jäsenet voivat aktiivisen ylemmän johdon aloitteen nojalla osallistua vapaaehtoisesti palkattomiin toimeksiantoihin tai toimiin, joita harjoitetaan komissiossa.

[12] Ks. https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/commission-decision-rules-on-special-advisers_c2007_6655_fi_0.pdf.

[13] Tämä koskee päätöksiä, jotka perustuvat henkilöstösääntöjen 12 b artiklaan yhdessä 40 artiklan kanssa, ks. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[14] Henkilökohtaisista syistä myönnettävää virkavapautta koskevat pyynnöt (jotka ovat erillisiä ammattitoiminnan harjoittamista koskevista pyynnöistä) käsittelee eri nimittävä viranomainen: henkilöstöasioista vastaava komission jäsen ylempien toimihenkilöiden esittämien pyyntöjen osalta; muun henkilöstön osalta nimittävä viranomainen on asianomainen pääjohtaja. Kabinettipäälliköt ovat kabinetissa työskentelevien henkilöstön jäsenten nimittävä viranomainen.

[15] Ylempien toimihenkilöiden osalta nimittävä viranomainen on henkilöstöhallinnon pääjohtaja. Muiden henkilöstön jäsenten osalta nimittävä viranomainen on asianomainen pääjohtaja. Kabinettipäälliköt ovat kabinetissa työskentelevien henkilöstön jäsenten nimittävä viranomainen.

[16] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608.