Valitus: OI/1/2021/KR

Tapauksen nimi: Miten Euroopan komissio käsittelee pyöröovitilanteita, joissa on osallisena sen (entisiä) henkilöstön jäseniä?

Päivämäärä: Keskiviikko 15. joulukuuta 2021

Etätarkastus ja kokous

Läsnä

Komission edustajat:

Yksikönpäällikkö, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto

Yksikön apulaispäällikkö, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto

Oikeudellinen neuvonantaja, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto

Poliittinen toimihenkilö, pääsihteeristö

Oikeusasiamiehen edustajat:

Ángela Marcos Figueruelo, tiedusteluvastaava

Leticia Díez Sánchez, tiedusteluvastaava

Koen Roovers, tiedusteluvastaava

Nina Klubert, harjoittelija, tiedustelut

Johdanto ja menettelyä koskevat tiedot

Kokous alkoi klo 10.00 ja päättyi klo 13.15.

Euroopan oikeusasiamies tutkii parhaillaan, miten komissio on hallinnoinut pyöröovitilanteita, joihin sen (entiset) henkilöstön jäsenet ovat osallistuneet. Kokouksen tarkoituksena oli selventää kysymyksiä, joita nousi esiin tarkasteltaessa 100:aa komission päätöstä, jotka koskivat pyöröovitilanteita, joissa oli osallisina (entisiä) komission henkilöstön jäseniä. Komissio teki nämä päätökset niiden henkilöstön jäsenten pyynnöstä, jotka halusivat a) harjoittaa ammatillista toimintaa komission palveluksesta poistumisen jälkeen (”16 artiklan mukaiset päätökset ^[1]”) ja b) harjoittaa ammatillista toimintaa henkilökohtaisista syistä myönnetyn loman aikana (”12 b/40 artiklan mukaiset päätökset ^[2]”). Kysymykset oli lähetetty komissiolle ennen kokousta yhdessä kokouspyynnön kanssa 15. lokakuuta 2021. Koska oikeusasiamiehen tarkastuskokouspyynnön liitteessä II olevat kysymykset sisältävät henkilötietoja, komission niihin antamat vastaukset sisältyvät liitteeseen, jota on käsiteltävä luottamuksellisesti tutkimuksen tässä vaiheessa.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä ilmoitti komission edustajille, että he saisivat luonnoksen tarkastuskokousraportista sen oikeellisuuden tarkistamiseksi ennen raportin osien julkistamista.

Tarkastetut asiakirjat 

Komissio jakoi 25. kesäkuuta ja 8. syyskuuta 2021 kaikki asiakirjat, joiden se katsoi kuuluvan Euroopan oikeusasiamiehen tarkastuspyynnön soveltamisalaan:

• komission vuosina 2019 ja 2020 tekemät 16 artiklan mukaiset päätökset seuraavien pääosastojen ylemmän ja keskitason johtajista: AGRI, CLIMA, CNECT, COMP, ECFIN, ECHO, ENER, GROW, HOME, MARE, RTD, SANTE ja TRADE sekä seuraavat tahot: kabinetit, oikeudellinen yksikkö, pääsihteeristö ja sääntelyntarkastelulautakunta;
• komission vuosina 2019 ja 2020 tekemät 12 b/40 artiklan mukaiset päätökset seuraavien pääosastojen ylemmän ja keskitason johtajista: AGRI, CNECT, COMP, ECFIN, FISMA, RTD ja TRADE sekä seuraavat yhteisöt: kabinetit, oikeudellinen yksikkö ja sääntelyntarkastelulautakunta;
• Komission 16 artiklan mukaiset päätökset, jotka koskevat rahoitusvakauden, rahoituspalvelujen ja pääomamarkkinaunionin pääosaston henkilöstöä ja komission sisäisen ajatushautomon / neuvoa-antavan keskuksen EPSC:n/IDEAn henkilöstöä.
• Komission vuonna 2021 tekemät 16 artiklan mukaiset päätökset, jotka koskevat kahta kilpailun pääosaston entistä varapääjohtajaa, sekä neljä muuta vuonna 2021 tekemää 16 artiklan mukaista päätöstä, jotka koskevat komission valitsemia ylempiä johtajia.

Komissio pyysi näiden asiakirjojen luottamuksellista käsittelyä.

Näiden pyöröovitilanteisiin liittyvien komission päätösten tarkastus käsitti yhteensä 100 tapausta, jotka sisälsivät seuraavat:

• 80 Entisen henkilöstön uutta ammatillista toimintaa koskevista lupahakemuksista tehdyt komission 16 artiklan mukaiset päätökset ^[3] Pyyntö hyväksyttiin 79 päätöksellä, joissa asetettiin toisinaan rajoituksia. Yksi päätös oli kielteinen, mikä tarkoittaa, että suunniteltua uutta ammattitoimintaa ei hyväksytty.
• 20 Komission 12 b/40 artiklan mukaiset päätökset, jotka koskevat hakemuksia, jotka koskevat lupaa harjoittaa ammatillista toimintaa henkilökohtaisista syistä myönnettävän virkavapaan aikana ja jotka koskevat kymmentä henkilöstön jäsentä. Jotkin päätökset koskivat aiemmin hyväksyttyjen toimien uusimispyyntöjä.

Tarkastuskokouksen jälkeen 20. joulukuuta 2021 komissio jakoi oikeusasiamiehelle

• helmikuussa 2021 päivätty sisäinen ohjeasiakirja, jonka henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto toimittaa asiaankuuluville komission yksiköille, jotta ne voivat arvioida mahdollisia eturistiriitoja entisen henkilöstön jäsenen ´sin esittämän ammatillista toimintaa koskevan pyynnön ja kolmen viimeksi kuluneen palvelusvuoden aikana suoritettujen tehtävien välillä; sekä
• henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston pääjohtajan 23. heinäkuuta 2021 päivätty kirje muille komission yksiköille. Kirjeessä esitetään periaatteet ja kriteerit, joiden mukaisesti arvioidaan henkilöstön jäsenten henkilökohtaisista syistä myönnetyn virkavapaan aikana esittämiä pyyntöjä ulkoisesta toiminnasta.

Keskustelu

Entisten toimihenkilöiden työsuhteen päättymisen jälkeisiä toimia koskevien päätösten ^{osalta [4]:}

1. Tarkastuksen perusteella vaikuttaa siltä, että lainsäätäjän henkilöstösääntöjen 16 artiklaan sisältyvää mahdollisuutta kieltää uusi työpaikka käytetään harvoin. Kuinka moni komission vuosina 2019, 2020 ja 2021 (tähän mennessä) hyväksymistä 16 artiklan mukaisista päätöksistä sisälsi suunnitellun toiminnan (väliaikaisen) kiellon?

Komissio totesi, että mahdollisuutta kieltää työsuhteen päättymisen jälkeinen toiminta käytetään vain viimeisenä keinona, jos riskiä ei voida lieventää

• erillään pitäminen eli pyydetyn toiminnan laajuuden rajoittaminen ja sen kieltäminen, että henkilöstön jäsen käsittelee esimerkiksi tiettyjä asioita, lainsäädäntömenettelyjä, avustuksia, ehdotuspyyntöjä, tapauksia tai asioita, jotka liittyvät kolmen viimeksi kuluneen palvelusvuoden aikana suoritettuun työhön, mukaan lukien asiaan liittyvät tai myöhemmät tapaukset ja/tai oikeudenkäynnit; tai
• Jäähdyttäminen, jolla tarkoitetaan määrättyä ajanjaksoa, jonka aikana entisellä toimihenkilöllä ei ole (tiettyjä) ammatillisia yhteyksiä entisiin työtovereihinsa eikä mahdollisuutta edustaa vastapuolia.

Vuosina 2019–2021 tehtiin kymmenen toiminnan kieltävää päätöstä. Komissio lisäsi, että nämä luvut eivät välttämättä anna tarkkaa kuvaa tilanteesta, koska viimeaikaiset tiedotustoimet ovat saattaneet vähentää sellaisten toimintapyyntöjen määrää, jotka olisi kiellettävä.

Lisäksi komissio lisäsi, että henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto käy säännöllisesti vuoropuhelua (entisten) henkilöstön jäsenten kanssa antaakseen neuvoja suunnitellusta työsuhteen jälkeisestä toiminnasta. Joskus tällainen ”alustava” neuvo johtaa sellaisen pyynnön peruuttamiseen, joka muuten olisi ollut ongelmallinen, tai se estää henkilöstön jäsentä esittämästä tällaista pyyntöä. Tämä mahdollisuus ei näy tilastoissa.

Eturistiriitoja koskeviin tiedotustoimiin kuuluu koulutuksen tarjoaminen henkilöstön jäsenille. Koulutusta annetaan ensimmäisenä palveluspäivänä, koeaikana ja säännöllisesti palvelusaikana. Lisäksi työsuhteen päättyessä järjestetään erityiskoulutusta, jossa keskitytään työsuhteen jälkeisiin toimiin. Etiikkaa koskevaa koulutusta annetaan komission verkko-oppimisalustalla, ja useilla pääosastoilla on myös erityistä lisäkoulutusta. Yksikönpäälliköt saavat lisäkoulutusta etiikasta. Komission tilastot osoittavat, että vuosittain yli 3 000 henkilöstön jäsentä saa eettistä koulutusta. Lisäksi komission intranetissä annetaan runsaasti tietoa muun muassa siitä, mikä on eturistiriita. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto tekee tiivistä yhteistyötä komission muiden osastojen eettisten yhteyshenkilöiden kanssa ja antaa yksilöllistä neuvontaa henkilöstön jäsenille.

Lopuksi komissio selitti, että valtaosa pyynnöistä on sopimussuhteisten toimihenkilöiden ja väliaikaisten toimihenkilöiden esittämiä ja/tai ne eivät liity eturistiriitatilanteisiin.

2. Miten komissio varmistaa niiden päätösten johdonmukaisuuden, joita se tekee entisten toimihenkilöiden uusista työpaikoista, jotka saattavat vaikuttaa vastaavanlaisilta eturistiriitariskeiltä?

Tällaisia riskejä voivat olla henkilöstön jäsenen ennakoivat toimet ennen siirtymistä uuteen tehtävään, joka ei välttämättä ole puolueeton, tai henkilön työhön suoraan liittyvät tulevat toimet kolmen viimeksi kuluneen palvelusvuoden aikana komissiossa.

Komissio totesi, että on olemassa useita tapoja, joilla se varmistaa tällaisten päätösten johdonmukaisuuden. Vuonna 2018 komissio keskitti kaikki eettiset prosessit ja antoi henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston tehtäväksi antaa lausuntoja kaikista eettisistä pyynnöistä, erityisesti henkilöstösääntöjen 11 a artiklaan perustuvista henkilöstön jäsenten lausumista ^[5]. Lisäksi sekakomiteaa ^[6] kuullaan aina ennen 16 artiklan mukaisen päätöksen tekemistä, ja oikeudellista yksikköä ja pääsihteeristöä kuullaan sen varmistamiseksi, että jokainen päätösluonnos on oikeudellisesti pätevä ja yhdenmukainen vastaavien tapausten kanssa.

Lisäksi komissio otti käyttöön enemmän sisäisiä ohjeita, kuten tarkistuslistoja. Vaikka kutakin tapausta arvioidaan erikseen, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto tarkastelee myös aiempia päätöksiä verratakseen asiassa määrättäviä rajoituksia samankaltaisissa aiemmissa päätöksissä asetettuihin rajoituksiin.

Komissio suhtautuu erittäin vakavasti kysymyksessä mainittuihin erityisiin riskeihin. Henkilöstösääntöjen 11 a artiklassa edellytetään, että henkilöstön jäsenet ilmoittavat tällaisista tilanteista välittömästi nimittävälle viranomaiselle. Komissiolla on erityinen työnkulku tällaisia eturistiriitoja koskevia ilmoituksia varten. Nimittävä viranomainen, joka tekee lopullisen päätöksen, on entisen henkilöstön jäsenen pääosasto. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosastoa kuullaan ennen lopullisen päätöksen tekemistä, millä varmistetaan johdonmukaisuus.

Nimittävän viranomaisen on toteutettava kaikki tarvittavat toimenpiteet, kuten esimerkiksi vapautettava virkamies vastuusta kyseessä olevassa asiassa. Asiasta vastaavat yksiköt toteuttavat usein itse toimenpiteitä eturistiriidan estämiseksi jo ennen henkilöstösääntöjen 11 a artiklan mukaisen päätöksen tekemistä.

Ulkopuolisia toimia koskevan komission ´s-päätöksen vuoden 2018 uudelleentarkastelun jälkeen henkilöstösääntöjen 16 artiklaan perustuvien eturistiriitoja koskevien ilmoitusten lomaketta mukautettiin. Henkilöstön jäsenten on nyt vahvistettava noudattavansa henkilöstösääntöjen 11 a artiklaa.

3. Kun henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto (HR) kuulee pääosastoa (PO), jonka palveluksessa entinen henkilöstön jäsen on viimeksi työskennellyt, liitteenä on ”suuntaviivat”, joita käytetään entisen henkilöstön jäsenen suunnitellun tehtävän arvioinnissa.

Voisitteko toimittaa jäljennöksen näistä ohjeista?

Komissio suostui toimittamaan Euroopan oikeusasiamiehelle jäljennöksen näistä suuntaviivoista.

Ohjeasiakirja laadittiin Euroopan oikeusasiamiehen asiaa koskevassa vuoden 2019 tutkimuksessaan ^[7] esittämien ehdotusten noudattamiseksi.

Ohjeasiakirja koostuu kolmesta osasta:

1. soveltamisala ja menettely,
2. käytettävissä olevat vaihtoehdot eturistiriitojen riskien lieventämiseksi ja
3. arviointia koskevat ohjeet.

Lisäksi ohjeasiakirja sisältää lisätietoja, kuten asiaa koskevat säännökset.

Komissio totesi, että ohjeasiakirjaa käytetään järjestelmällisesti ja että se on auttanut entisten henkilöstön jäsenten pääosastoja tekemään perustellumpia arvioita eturistiriitariskeistä.

4. Miten komissio varmistaa, että sen päätöksiin sisältyviä rajoituksia, joilla lievennetään entisten henkilöstön jäsenten uusiin työpaikkoihin liittyviä eturistiriitariskejä, noudatetaan?

Onko olemassa tapauksia, joissa nämä riskit ovat toteutuneet, ja jos on, mihin toimiin on ryhdytty?

Komissio totesi, että entisten toimihenkilöiden on noudatettava henkilöstösäännöistä ja nimittävän viranomaisen heitä erikseen koskevista päätöksistä johtuvia yleisiä velvoitteita. He saavat muistutuksen näistä yleisistä velvoitteista ennen palvelussuhteen päättymistä.

Henkilöstösääntöjen 16 artiklaan perustuvat päätökset annetaan tiedoksi entisten henkilöstön jäsenten asiasta vastaavalle komission yksikölle, jossa niitä levitetään tiedonsaantitarpeen perusteella. Tämä toimenpide on tehokas valvontakeino esimerkiksi silloin, kun kielletään ammatilliset yhteydet tai lobbaus entiseen pääosastoon tai toimielimeen nähden.

Komissio noudattaa luottamukseen perustuvaa lähestymistapaa: se luottaa siihen, että entiset henkilöstön jäsenet ilmoittavat uudelle työnantajalleen päätöksessä asetetuista ehdoista ja että he kuulevat nimittävää viranomaista epäselvissä tapauksissa.

Vaikka komissio odottaa, että sen entiset työntekijät ilmoittavat tarvittaessa asianmukaisesti uusille työnantajilleen tai asiakkailleen heidän palveluksen jälkeisiin toimintoihinsa sovellettavista rajoituksista, komissio katsoo, että oikeudelliselta kannalta ei ole sallittua puuttua entisten työntekijöiden ja heidän uuden työnantajansa väliseen kahdenväliseen suhteeseen. Sen vuoksi komissio ei pyydä todisteita siitä, että asetetut rajoitukset olisi jaettu uuden työnantajan kanssa.

Mitä tulee 16 artiklan mukaisten päätösten seurantaan, komissio tukeutuu sisäisen valvonnan keinojen lisäksi (ks. edellä rajoituksia koskevien tietojen sisäisestä levittämisestä) myös muiden toimielinten, yleisön ja kolmansien osapuolten suorittamaan ulkoiseen valvontaan. Komission yksiköt esimerkiksi seuraavat aktiivisesti julkisesti saatavilla olevia tietoja, kuten tiedotusvälineiden raportteja. Ulkopuolista valvontaa voidaan harjoittaa vuosittain julkaistavan  korkeiden virkamiesten ammatillista toimintaa palvelussuhteen päättymisen jälkeen koskevan kertomuksen ^[8] perusteella. Lisäksi valvontaa voidaan harjoittaa asiakirjapyyntöjen julkisuuden tai Euroopan parlamentin kysymysten kautta.

Euroopan oikeusasiamies oli ehdottanut, että tiedot korkeiden virkamiesten ammatillisesta toiminnasta palvelussuhteen päättymisen jälkeen annettaisiin käyttöön nopeammin kuin kerran vuodessa. Komissio katsoo kuitenkin, että sitä sitovat henkilöstösäännöt, joissa viitataan kertomuksen vuotuiseen julkaisemiseen, sekä tietosuoja-asetus ^[9].

Komissio katsoo, että nämä sisäiset ja ulkoiset valvontakeinot yhdessä kurinpitomenettelyjen pelotevaikutuksen kanssa ovat asianmukaisia ja oikeassa suhteessa havaittuihin riskeihin. 

Komissio ei voi sulkea pois sitä mahdollisuutta, että riskit voivat toteutua. Se katsoo kuitenkin, että sen asettamat rajoitukset lieventävät tehokkaasti riskejä. Komission mukaan yleisimpiä riskejä voivat olla riskit, jotka liittyvät siihen, että entiset toimihenkilöt mahdollisesti käyttävät aktiivipalveluksessa kehitettyjä ammatillisia yhteyksiä saadakseen etuoikeutetun pääsyn komission yksiköihin. Näitä riskejä lieventää kuitenkin tehokkaasti ammattikontaktien väliaikainen kieltäminen yhdistettynä kieltoa koskeviin tietoihin, jotka annetaan asiaankuuluville yksiköille tiedonsaantitarpeen perusteella.

Jos komissio saisi tietää, että eturistiriidan riski on toteutunut, sen yksiköt ottaisivat välittömästi yhteyttä entiseen toimihenkilöön. Lisäksi tutkinta- ja kurinpitotoimistolla (IDOC) on valtuudet tutkia tällaisia kysymyksiä tarkemmin ja määrätä varoittavia toimenpiteitä sekä seuraamuksia (entisille) henkilöstön jäsenille, jos päätöstä olisi rikottu.

5. Hyväksyykö komissio sen, että entiset toimihenkilöt – joita komissio on estänyt käsittelemästä tiettyjä tapauksia tai kysymyksiä, jotka liittyvät suoraan heidän aiempiin tehtäviinsä – voivat kuitenkin neuvoa uusia kollegoitaan tällaisissa asioissa esimerkiksi asianajotoimistossa?

Jos komissio pitää tätä riskinä, mitä se tekee tällaisen riskin torjumiseksi seurannan avulla?

Entisen henkilöstön käyttäytymisen osalta komissio katsoo, että sen henkilöstön jäsenet noudattavat korkeimpia eettisiä normeja työskennellessään komission palveluksessa ja että he noudattavat näitä normeja myös palvelussuhteensa päätyttyä.

Komissio selitti, että rajoitukset, joita se voi asettaa entisten henkilöstön jäsenten työsuhteen päättymisen jälkeisiin toimiin liittyvien eturistiriitariskien lieventämiseksi, voivat sisältää niiden soveltamisalaan kuuluvan neuvonnan antamisen kollegoille (kuten rajoitusten sanamuodosta käy ilmi Euroopan oikeusasiamiehelle tämän tutkimuksen yhteydessä toimitetuissa päätöksissä). On syytä muistaa, että tämäntyyppisissä tapauksissa asetetaan yleensä seuraava ehto tai muistutus: ”henkilöstösääntöjen 16 artiklan ensimmäisen kohdan mukaan velvollisuus toimia rehellisesti ja pidättyvästi hyväksyttäessä tiettyjä nimityksiä tai etuja uudelta työnantajalta tai sen asiakkailta. Edellä mainittuun tehtävään kuuluu pidättäytyminen neuvomasta asiakkaita tai työskentelemästä heidän puolestaan tietyissä asioissa tai asioissa (esimerkiksi sopimukset, toimintaperiaatteet, avustukset, tapaukset, vaateet, tutkimukset, meneillään olevat lainsäädäntömenettelyt), joihin entinen henkilöstön jäsen on osallistunut henkilökohtaisesti ja olennaisesti, mikä edellyttäisi sellaisten tehtävien hoitamisen yhteydessä saatujen tietojen käyttämistä, joita ei ole julkistettu.”

Jos entiset henkilöstön jäsenet eivät saa työskennellä tietyissä asioissa tai tapauksissa, muiden neuvominen tällaisissa asioissa katsotaan näiden asioiden hoitamiseksi ja merkitsee näin ollen asetettujen rajoitusten rikkomista. Näin ollen komissio ei hyväksy sitä, että entiset kollegat voisivat antaa neuvoja asioissa, joissa heidän ei ole tarkoitus työskennellä. Joka tapauksessa silloin, kun entinen toimihenkilö aloittaa uuden ammattitoiminnan asianajotoimistossa, komissio kieltää järjestelmällisesti entiseltä virkamieheltä työskentelyn asioissa, joissa hän työskenteli komissiossa, harkintavaltaa koskevan velvollisuuden ja yleisen luottamuksellisuusperiaatteen mukaisesti.

Komissio ottaa lähtökohdakseen entisten toimihenkilöidensä vilpittömän mielen, joka kulkee käsi kädessä henkilöstösääntöjen mukaisten velvoitteiden täyttämisen kanssa. Näin ollen mahdollisen rikkomisen tapauksessa todistustaakka on komissiolla eikä entisellä toimihenkilöllä.

Sivuhuomautuksena komissio totesi pyynnöistä, jotka koskevat uuden ammatin harjoittamista asianajotoimistoissa, että se ei pidä tällaista toimintaa lobbauksena (niin kauan kuin toiminta täyttää avoimuusrekisterin perustamisesta tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa määrätyt poissulkemisperusteet – tietyt tiettyjen asianajotoimistojen toteuttamat erityistoimet ovat lobbausta). Kaikki asianajotoimistot eivät kuulu avoimuusrekisteriin ^[10]. Lisäksi asianajajat noudattavat ammattinsa deontologisia (eettisiä ja ammatillisia) sääntöjä. Näitä ovat muun muassa se, että asianajajat eivät saisi rikkoa entisten asiakkaiden toimittamien tietojen luottamuksellisuutta ja että heidän ei pitäisi käyttää tällaisia tietoja uuden asiakkaan eduksi.

6. Jos komission aktiiviseen ylemmän johdon aloitteeseen ^[11] osallistuvat entiset henkilöstön jäsenet hakevat myös (palkallisen) ulkopuolisen toiminnan aloittamista, miten komissio varmistaa yhteensopivuuden eikä mahdollisia eturistiriitoja?

”Aktiiviset vanhemmat” -aloite on suhteellisen uusi aloite. Sen ansiosta entiset ylemmät toimihenkilöt voivat edelleen osallistua komission toimintaan vapaaehtoisesti.

Kun aloitteeseen osallistuva entinen henkilöstön jäsen hakee (palkallista) ulkopuolista toimintaa, suoritetaan kaksi erillistä arviointia. Toinen koskee eturistiriitojen riskiä suhteessa entisten henkilöstön jäsenten toimintaan heidän kolmen viime vuoden aikana komission palveluksessa (jos arviointi tehdään kahden vuoden kuluessa palvelussuhteen päättymisestä) ja toinen eturistiriitojen riskiä heidän osallistuessaan ”aktiivista ylempää johtoa” koskevaan aloitteeseen.

Lisäksi aktiivisiin ylemmän tason sopimuksiin sisältyy etiikkaa koskeva osio. Aktiiviseen senioriohjelmaan osallistuvien entisten henkilöstön jäsenten on ilmoitettava kaikista ulkopuolisista toimistaan palvelukseenoton yhteydessä ja kaikista uusista ulkopuolisista toimista, joita he aloittavat aloiteaikanaan. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto tarkastaa nämä ilmoitukset, ja jos eturistiriitojen riski on olemassa, entinen henkilöstön jäsen ei voi osallistua aloitteeseen.

7. Miten komissio puuttuu mahdollisiin eturistiriitoihin entisten henkilöstön jäsenten komission erityisneuvonantajien tehtävien ja heidän työsuhteen päättymisen jälkeisten toimiensa välillä?

Henkilöstösääntöjen 16 artiklan mukaiset menettelyt ja erityisneuvonantajia koskevat menettelyt ovat riippumattomia, ja ne pannaan täytäntöön erikseen. Jos palvelussuhteensa päättymistä seuraavien kahden ensimmäisen vuoden aikana entinen toimihenkilö toimii erityisneuvonantajana ja esittää sen jälkeen hakemuksen palvelussuhteen päättymisen jälkeisestä toiminnasta, viimeksi mainittua voidaan arvioida henkilöstösääntöjen 16 artiklan nojalla vain kolmen viimeisen palvelusvuoden perusteella.

Käytössä olevalla erityisellä menettelyllä ^[12] kuitenkin varmistetaan, että suunnitellun ulkopuolisen toiminnan ja erityisneuvonantajan toimeksiannon välillä ei ole ristiriitaa (vain toimikauden aikana).

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto osallistuu molempiin arviointeihin.

Jokaisen erityisneuvonantajan on allekirjoitettava asiakirja, jossa todetaan, että Euroopan komission neuvonantajan tehtävien ja muiden tehtävien välillä ei ole eturistiriitaa. 

Neuvonantajaa nimittäessään kunkin komission jäsenen on lisäksi varmistettava, ettei hänen erityisneuvonantajansa tulevien tehtävien ja hänen mahdollisesti harjoittamansa muun ammatillisen (palkallisen tai palkattoman) toiminnan välillä ole eturistiriitaa.

Jokaiseen erityisneuvonantajan nimeämistä koskevaan pyyntöön on liitettävä asianmukaiset asiakirjat.

Mahdollisten erityisneuvonantajien on (täytettävä ja) allekirjoitettava:

• valaehtoinen vakuutus (valaehtoinen vakuutus) siitä, että he ovat tietoisia henkilöstösääntöjen asiaa koskevista artikloista (11 ja 11 a artikla) ja että heillä ei ole eturistiriitaa niiden tehtävien kanssa, joita he aikovat hoitaa, ja
• henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston tarkastama toimintailmoitus, jossa todistetaan, ettei se voi osoittaa eturistiriitaa ennen tehtäviensä aloittamista, jotta voidaan varmistaa, ettei eturistiriitaa ole.

Näiden kahden ilmoituksen perusteella asiasta vastaavan komission jäsenen on osoitettava, että hänen valitsemiinsa erityisneuvonantajiin ei liity eturistiriitaa, ja vahvistettava nimittämispyyntönsä tarkastuslausumalla.

8. Kun entistä henkilöstön jäsentä, joka on viimeksi työskennellyt pääosastossa, kuullaan entisen henkilöstön jäsenen erilaisista työlupapyynnöistä, saako pääosasto jäljennökset komission päätöksistä, kun ne tehdään?

Jos ei, niin miksi ei?

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto kopioi järjestelmällisesti komission ´s-asiakirjahallintajärjestelmän (ARES) kaikkien pääosastojen eettiset yhteyshenkilöt lähettäessään 16 artiklan mukaisen päätöksen. Yhteyshenkilöt voivat sitten jakaa päätöksen tiedonsaantitarpeen perusteella muiden henkilöstön jäsenten kanssa.

Tapauksissa, joissa useita päätöksiä tehdään entisen toimihenkilön hakemuksen perusteella, päätökset lähetetään heti, kun ne ovat saatavilla.

9. Komissio kuulee henkilöstön ja toimielinten edustajien sekakomiteaa pyydettäessä lupaa entisten henkilöstön jäsenten työsuhteen jälkeiseen toimintaan. Sekakomitea voi antaa lausuntonsa kirjallisen menettelyn tai henkilökohtaisen keskustelun perusteella.

Mitkä ovat henkilökohtaisen kokouksen järjestämisen kriteerit?

Sekakomitean lausunnot nimittävän viranomaisen päätösluonnoksista, jotka koskevat entisen virkamiehen/asiamiehen toimintaa henkilöstösääntöjen 16 artiklan mukaisesti, hankitaan kirjallisella menettelyllä seuraavien sääntöjen mukaisesti:

a) Tapauksissa, joissa nimittävä viranomainen ei aio evätä lupaa toimintaan tai aikoo asettaa tällaiselle luvalle rajoituksia, sekakomitealle ilmoitetaan asiasta kirjallisella menettelyllä ja se antaa lausunnon viiden kalenteripäivän kuluessa.

Jos sekakomitean kolme varsinaista tai varajäsentä ilmoittaa näiden viiden kalenteripäivän kuluessa vastustavansa kirjallisen menettelyn käyttöä, lausuntopyyntö otetaan ilman eri toimenpiteitä sekakomitean seuraavan kokouksen esityslistalle.

b) Jos nimittävä viranomainen aikoo evätä luvan toimeen, lausuntopyyntö lisätään automaattisesti sekakomitean seuraavan kokouksen esityslistalle.

Sekakomitea pyrkii saamaan aikaan yhteisen lausunnon yksimielisesti tai äänten enemmistöllä. Lausunnot hyväksytään jäsenten yksinkertaisella enemmistöllä (7+1) ottaen huomioon, että sekakomitean puheenjohtajalla ei ole äänioikeutta. Jos äänet menevät tasan (7–7), sekakomitean lausunto katsotaan jaetuksi osiin (”avis partagé”).

Henkilökohtainen keskustelu käydään vain, jos vähintään kolme sekakomitean jäsentä ja/tai varajäsentä vastustaa kirjallisessa menettelyssä päätettyä lausuntoa viiden päivän kuluessa. Tällöin pyyntö lisätään valiokunnan seuraavan kokouksen esityslistalle, josta keskustellaan henkilökohtaisesti. Sekakomitea käy henkilökohtaisia keskusteluja kaikista päätösluonnoksista, joihin sisältyy toiminnan kieltäminen. Jos kokous ei kuitenkaan ole päätösvaltainen, lausuntoa ei hyväksytä.

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto toimittaa komitealle kaikki tarvittavat tiedot, jotta se voi tehdä tietoon perustuvan päätöksen. Sekakomitean organisaatiosta päättää komitea itse.

10. Tiedottaako komissio sekakomitealle lopullisista päätöksistä, jotka koskevat entisten toimihenkilöiden suunniteltuja työtehtäviä koskevia lupahakemuksia, kun ne on hyväksytty?

Koska sekakomiteaa kuullaan 16 artiklan mukaisista päätöksistä vasta ennen niiden hyväksymistä eikä sillä ole vastuuta 16 artiklan mukaisten päätösten täytäntöönpanosta, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto ei jaa lopullisia päätöksiä sekakomitean kanssa. Henkilöstösääntöihin ei myöskään sisälly velvoitetta ilmoittaa sekakomitealle lopullisista päätöksistä. Komitealle annetaan kuitenkin lausuntoa varten päätös, joka sen on määrä tehdä. Päätökseen ei periaatteessa tehdä muutoksia sen jälkeen, kun komitea on antanut lausuntonsa. Näin ollen komitean jäsenet ovat jo tietoisia päätöksestä.

Henkilökohtaisista syistä palkattomalla vapaalla olevan henkilöstön ulkopuolista toimintaa koskevien päätösten osalta [^13]:

11. Miten komissio varmistaa johdonmukaisuuden päätöksissään, jotka koskevat sellaisten henkilöstön jäsenten ulkopuolista toimintaa, jotka ovat palkattomalla virkavapaalla henkilökohtaisista syistä, jotka saattavat vaikuttaa vastaavanlaiselta eturistiriitojen riskiltä esimerkiksi siksi, että vaarana on komission maineen vahingoittuminen?

Komissio on täysin sitoutunut varmistamaan lahjomattomuuden käytännössä, jossa hyväksytään palkattomalla virkavapaalla henkilökohtaisista syistä olevien henkilöstön jäsenten ulkoinen toiminta.

Tällaisia toimia koskevien pyyntöjen arviointiin on oma työnkulkunsa ^[14]:

i. Kutakin pyyntöä arvioi itsenäisesti kaksi lähintä esimiestä (tai tapauksen mukaan yksi esimies), jotka antavat perustellun lausunnon mahdollisten riskien puuttumisesta tai olemassaolosta.

ii. tämän jälkeen pyynnön arvioi henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston eettinen keskusjohtaja, joka toimittaa lausunnon

iii. nimittävä viranomainen [15], joka hyväksyy tai hylkää lopullisen päätöksen.

Kun on kyse luvan uusimista koskevista hakemuksista, jotka on toimitettava vuosittain, voidaan asettaa uusia rajoituksia, jos komissio saa tietoonsa riskejä, joita on lievennettävä sen oikeutettujen etujen suojaamiseksi.

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto on nimittävänä viranomaisena pyrkinyt käsittelemään tiukemmin tapauksia, joissa suunniteltu toiminta on tarkoitus toteuttaa asianajotoimistoissa, konsulttiyrityksissä ja julkisten asioiden osastoilla organisaatioissa, jotka toimivat samalla asiantuntemuksen alalla kuin se, jolla henkilöstön jäsen työskentelee komissiossa, tai joissa komissio toimii täytäntöönpanoviranomaisena tai sääntelyviranomaisena tällä alalla ja erityisesti silloin, kun henkilöstön jäsenten on määrä edustaa uutta työnantajaansa komissiossa. Tämä lähestymistapa jaettiin muiden komission yksiköiden kanssa, ja niitä kehotettiin omaksumaan samanlainen lähestymistapa. Komissio selitti, että nimittävän viranomaisen lopullinen päätös edellyttää henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston hyväksyntää, minkä vuoksi henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto pystyy tosiasiassa varmistamaan tämän lähestymistavan asianmukaisen täytäntöönpanon.

12. Miten komissio varmistaa, että sen päätöksiin sisältyviä rajoituksia, joilla pyritään vähentämään palkattomalla lomalla olevien henkilöstön jäsenten ulkopuoliseen toimintaan liittyvien eturistiriitojen riskiä, noudatetaan?

Komissio totesi, että rajoituksen noudattaminen varmistetaan samalla tavalla kuin työsuhteen jälkeisessä ammatillisessa toiminnassa. Komissio totesi, että henkilöstön jäsenten, myös henkilökohtaisista syistä myönnetyllä virkavapaalla olevien, on noudatettava henkilöstösäännöistä ja nimittävän viranomaisen heitä erikseen koskevista päätöksistä johtuvia velvoitteita. Komissio luottaa siihen, että henkilöstön jäsenet, joilla on lupa harjoittaa ulkopuolista toimintaa henkilökohtaisista syistä myönnetyn loman aikana, ilmoittavat uusille työnantajilleen heille asetetuista rajoituksista ja noudattavat niitä.

Komissio jakaa järjestelmällisesti asianomaisten yksiköiden kanssa rajoitukset, joita se asettaa henkilöstön jäsenten ulkoiselle toiminnalle heidän ollessaan henkilökohtaisista syistä tiedonsaantitarpeen perusteella myönnetyllä virkavapaalla, esimerkiksi silloin, kun rajoituksiin sisältyy ammattikontaktien kielto.

Edellä mainittujen sisäisten toimenpiteiden, kuten tiedonsaantitarpeen perusteella tehtäviä rajoituksia koskevien tietojen jakamisen henkilöstön jäsenten lähtöyksiköissä, lisäksi se seuraa tiiviisti julkisesti saatavilla olevia tietoja. Jos komissio saa tiedon mahdollisesta rikkomuksesta, se ryhtyy nopeasti jatkotoimiin asianomaisen entisen henkilöstön jäsenen kanssa. Lisäksi IDOC:lla on valtuudet suorittaa lisätutkimuksia ja toteuttaa tarvittaessa toimenpiteitä. Komissio katsoo, että nämä sisäiset ja ulkoiset valvontakeinot yhdessä kurinpitomenettelyjen pelotevaikutuksen kanssa ovat asianmukaisia ja oikeassa suhteessa havaittuihin riskeihin.

13. Pyytääkö henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto hakijan toimittaman toiminnan yleisen kuvauksen lisäksi tarkempia tietoja?

Näin voi käydä esimerkiksi silloin, kun henkilöstön jäsen muuttaa asianajotoimistoon tai konsulttitoimistoon, jossa voi syntyä kysymyksiä asiakkaiden luonteesta ja tapauksista, joissa henkilöstön jäsen aikoo työskennellä? Jos on, voitko antaa joitakin esimerkkejä?

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto arvioi tilannetta kattavasti ja arvioi eturistiriitojen riskiä, joka liittyy ulkoiseen toimintaan, jota henkilökohtaisista syistä palkattomalla lomalla oleva henkilöstön jäsen haluaa toteuttaa. Tätä varten se käy vuoropuhelua henkilöstön jäsenten kanssa. Euroopan oikeusasiamies teki edellisen pyöröovi-ilmiötä koskevan strategisen tutkimuksen päättämistä koskevassa päätöksessä teknisiä ehdotuksia, joiden perusteella henkilöstön jäsenen valvojalle esitettyjä kysymyksiä on tarkistettu, jotta häntä voidaan vaatia tarkentamaan mahdollisia eturistiriitoja.

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto pyytää yleensä lisätietoja henkilöstön jäseneltä, hänen esimieheltään tai muilta tarvittaessa. Lisäksi henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto suorittaa oman tutkimuksensa ja tiedottaa itselleen esimerkiksi julkisesti saatavilla olevista tiedoista, jotka koskevat mahdollista uutta työnantajaa. Kaikki henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston huomioon ottamat tiedot toimitetaan nimittävälle viranomaiselle ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Erityisesti asianajotoimistojen osalta eturistiriidan riski riippuu suurelta osin siitä, liittyykö henkilöstön jäsen samalla vai eri asiantuntija-alalla toimivaan asianajotoimistoon. Ensimmäisessä tapauksessa henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto pyytää henkilöstön jäseneltä lisätietoja työaloista ja mahdollisista asiakkaista sen arvioimiseksi, onko riskejä.

On tapauksia, joissa henkilöstön jäsenet työskentelivät asianajotoimistoissa eri oikeudenaloilla verrattuna niihin, joissa he työskentelivät komissiossa esimerkiksi kotimaansa kansallisen lainsäädännön alalla. Tällaisissa tapauksissa komissio katsoo, että riskit ovat huomattavasti pienemmät kuin tapauksissa, joissa henkilöstön jäsenet työskentelisivät samalla alalla, jolla he työskentelivät komissiossa. Tässä yhteydessä henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto ottaa arvioinnissaan huomioon myös asianomaisen henkilöstön jäsenen henkilökohtaiset olosuhteet (esimerkiksi jos henkilöstön jäsenen on perhesyistä palattava työhön alkuperämaahansa).

Konsulttitoimistoihin siirtymistä pidetään erityisen ongelmallisena, koska yksityisen edun edustaminen komissiossa voi aiheuttaa eturistiriitojen riskin erityisesti silloin, kun se liittyy komission palveluksessa tehtävään työhön. Tällaiset siirrot ovat yleensä sallittuja vain rajoituksin, kuten kielto työskennellä asioissa, joissa komissio on osallisena, tai asioissa, joissa henkilö on työskennellyt komissiossa.

Jatkotoimet

Oikeusasiamies ja komission edustajat sopivat keskustelevansa 20. tammikuuta 2022 pidettävässä kokouksessa komission edistymisestä pyöröovitilanteiden käsittelyssä oikeusasiamiehen edellisen tutkimuksen ^{jälkeen vuonna 2019 [16].}

Komission edustajat sopivat jakavansa Euroopan oikeusasiamiehen kanssa

• Joitakin tilastollisia lisätietoja tapauksista, joissa komissio määräsi (väliaikaisen) kiellon suunnitellulle työsuhteen jälkeiselle toiminnalle vuosina 2019–2021. Komissio jakaa tiedot vuosittain sopimussuhteisiin toimihenkilöihin, väliaikaisiin toimihenkilöihin ja vakinaisiin toimihenkilöihin.
• tilastot vuosina 2019–2021 esitettyjen 11 a artiklan mukaisten pyyntöjen määrästä;

 

Bryssel 18. helmikuuta 2022

 

Koen Roovers Angela Marcos Figueruelo

Tiedusteluvirkailija Tiedusteluvirkailija

Liitteet:

· Luottamuksellinen liite, joka sisältää vastaukset kokouspyynnön liitteessä II esitettyihin kysymyksiin  

 

[1] Annettu Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta annetun asetuksen N:o 31 (ETY) 11 (Euratom) 16 artiklan nojalla, jäljempänä ’henkilöstösäännöt’, saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[2] Hyväksytty henkilöstösääntöjen 12 b40 artiklan nojalla

[3] Jotkut entiset virkamiehet pyysivät lupaa useisiin toimiin.

[4] Tämä koskee henkilöstösääntöjen 16 artiklaan perustuvia päätöksiä, ks. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[5] Asetuksen 11 a artiklassa säädetään, että unionin virkamiehet eivät saa tehtäviään hoitaessaan ”käsitellä asiaa, jossa heillä on suoraan tai välillisesti sellaisia henkilökohtaisia etuja, jotka voivat heikentää heidän riippumattomuuttaan, eivätkä varsinkaan perheeseen liittyviä tai taloudellisia etuja”.

[6] Ks. henkilöstösääntöjen liite II.

[7] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608

[8] Ks. https://ec.europa.eu/info/publications/occupational-activities-former-senior-officials-annual-report _de.

[9] Henkilöstösääntöjen 16 artiklan 4 kohta ja luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 23. lokakuuta 2018 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725, saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1725

[10] Ks. https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/homePage.do.

[11] ”Aktiiviset ylemmät toimihenkilöt” -aloitteessa entiset henkilöstön jäsenet voivat osallistua vapaaehtoisesti palkattomiin tehtäviin tai toimintaan komissiossa.

[12] Ks. https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/commission-decision-rules-on-special-advisers_c2007_6655_en_0.pdf.

[13] Tämä koskee päätöksiä, jotka perustuvat henkilöstösääntöjen 12 b artiklaan yhdessä 40 artiklan kanssa, ks. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[14] Henkilökohtaisista syistä myönnettäviä lomia koskevia pyyntöjä (jotka ovat erillisiä ammatin harjoittamista koskevasta pyynnöstä) käsittelee eri nimittävä viranomainen: henkilöstöasioista vastaava komission jäsen ylempien toimihenkilöiden esittämien pyyntöjen osalta; muun henkilöstön osalta nimittävä viranomainen on asianomainen pääjohtaja. Kabinettipäälliköt ovat kabinetissa työskentelevien henkilöstön jäsenten nimittävä viranomainen.

[15] Ylempien toimihenkilöiden osalta nimittävä viranomainen on henkilöstöhallinnon pääjohtaja. Muiden henkilöstön jäsenten osalta nimittävä viranomainen on asianomainen pääjohtaja. Kabinettipäälliköt ovat kabinetissa työskentelevien henkilöstön jäsenten nimittävä viranomainen.

[16] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608.