Kantelun tausta

1. Kantelija haki paikkaa Frontexissa valintamenettelyssä FRONTEX/12/CA/FGIV/21.1, jäljempänä ’valintamenettely’. Hänen hakemuksensa hylättiin, eikä hänen nimeään merkitty varallaololuetteloon.

2. Kantelu koskee sitä, että Frontex on valintamenettelyn jälkeen kieltäytynyt toimittamasta kantelijalle seuraavien henkilöiden nimiä: i) Frontexin tehtävään valittu henkilö; ja ii) varallaololuetteloon merkityt henkilöt, jäljempänä 'valitut/varallaololuetteloon merkityt hakijat'.

3. Kantelija kirjoitti 19. maaliskuuta 2013 Frontexille ja pyysi valittujen/varallaololuetteloon valittujen ehdokkaiden nimiä.

4. Frontex vastasi 19. maaliskuuta 2013, että se ei voinut toimittaa kantelijalle valittujen/varallaololuetteloon valittujen ehdokkaiden nimiä, koska tämä häiritsisi sen sisäistä politiikkaa ja henkilötietojen suojaa.

5. Kantelija teki tämän kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle 19. maaliskuuta 2013.

Tutkimuksen kohde

6. Oikeusasiamies aloitti tutkimuksen seuraavasta väitteestä ja väitteestä:

Väite:

Kantelija väittää, että Frontex kieltäytyi virheellisesti toimittamasta hänelle tehtävään valitun henkilön nimeä ja muiden varallaololuettelossa olevien henkilöiden nimiä valintamenettelyn FRONTEX/12/CA/FGIV/21.1 jälkeen.

Väite:

Kantelija väittää, että Frontexin olisi annettava hänelle nämä nimet.

Tiedustelu

7. Oikeusasiamies pyysi 26. huhtikuuta 2013 Frontexilta lausuntoa kantelijan väitteestä ja vaatimuksesta. Tutkimuksen aloittamisesta Frontexille osoitetussa kirjeessä oikeusasiamies pyysi saada tietoa Frontexin tässä nimenomaisessa tapauksessa noudattamasta valintamenettelystä ja erityisesti siitä, onko se laatinut varallaololuettelon valintamenettelyn päätteeksi. Oikeusasiamies pyysi myös nimenomaisesti Frontexia selventämään kantaansa, joka koskee pääsyä valittujen/varallaololuetteloon valittujen ehdokkaiden nimiin. Tältä osin oikeusasiamies kiinnitti Frontexin huomion äskettäiseen suositusluonnokseen asiassa 238/2012/JF [1].

8. Oikeusasiamies sai 9. elokuuta 2013 Frontexin lausunnon kantelusta. Lausunto lähetettiin kantelijalle huomautusten esittämistä varten.

Oikeusasiamiehen analyysi ja päätelmät

A. Väite, jonka mukaan tehtävään valitun henkilön ja varallaololuettelossa olevien hakijoiden nimiä ei ole ilmoitettu

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

9. Väitteensä tueksi kantelija väitti, että Frontex kieltäytyi virheellisesti toimittamasta hänelle valittujen/varallaololuetteloon valittujen ehdokkaiden nimiä valintamenettelyn jälkeen. Kantelija korosti, että Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto julkaisee varallaololuettelot. Hän katsoi, että Frontexin olisi lisättävä päätöstensä avoimuutta ottamalla käyttöön samanlainen politiikka.

10. Oikeusasiamiehelle lähettämässään lausunnossa Frontex totesi ensin, että kantelija ei pyytänyt oikeutta tutustua asiakirjoihin asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen, jäljempänä 'asetus 1049/2001'[2], nojalla. Näin ollen Frontex ei käsitellyt hänen pyyntöään asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 ja 7 artiklan mukaisena alkuperäisenä hakemuksena. Näin ollen se väitti, että tämä valitus ei ole verrattavissa asiassa 238/2012/JF [3] tehtyyn valitukseen. Se väitti, että kyseisessä tapauksessa kantelija teki ”nimenomaisen alkuperäisen hakemuksen” asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla. Frontex selvensi, että valituksen tekijän pyyntö käsiteltiin Frontexin käytännesäännöissä (liite 4) vahvistettujen hyvän hallintotavan periaatteiden ja erityisesti 21 artiklan (tietopyynnöt) mukaisesti.

11. Frontex totesi myös, että vaikka kantelija olisi nimenomaisesti viitannut asetukseen (EY) N:o 1049/2001, se ei olisi automaattisesti toimittanut hänelle pyydettyjä henkilötietoja sisältävää asiakirjaa. Frontex huomautti, että tällainen pyyntö edellyttää avoimuuden ja julkistamista koskevan yleisen edun tasapainottamista asianomaisten henkilöiden henkilötietojen suojan kanssa. Tältä osin se totesi, että Euroopan unionin tuomioistuimen asiassa Bavarian Lager antamaa tuomiota [4], Euroopan tietosuojavaltuutetun kannanottoa [5] ja edellä mainittua Euroopan oikeusasiamiehen suositusluonnosta [6] käytetään ohjenuorana, kun Frontex julkistaa asiakirjaan sisältyviä pyydettyjä nimiä asiakirjojen julkisuutta koskevien EU:n sääntöjen perusteella.

12. Frontex katsoi, että valittujen/varallaololuetteloon valittujen ehdokkaiden nimien julkistaminen voisi asettaa ehdokkaat hankalaan asemaan erityisesti heidän nykyistä työnantajaansa kohtaan. Frontex totesi, että hakijoiden perusoikeutta yksityisyyteen työnhaussa ei pitäisi loukata. Frontex huomautti myös, että kantelijan mainitsema EPSOn käytäntö viittaa virkamiesten palvelukseenottoa koskeviin kilpailuihin eikä väliaikaisten ja sopimussuhteisten toimihenkilöiden palvelukseenottomenettelyihin.

13. Frontex totesi kuitenkin, että pääsy valittujen/varallaololuetteloon valittujen ehdokkaiden nimiin voidaan antaa tapauskohtaisesti sen jälkeen, kun asiaan liittyvät eri edut on punnittu. Koska sukunimet ja etunimet katsotaan henkilötiedoiksi, Frontexin kanta on, että pyyntö saada tutustua henkilötietoihin tutkitaan sekä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 että tietosuoja-asetuksen (asetus (EY) N:o 45/2001)[7] nojalla. Hakijan on näin ollen osoitettava alkuperäisessä hakemuksessaan henkilötietojen siirron tarpeellisuus (asetuksen 45/2001 8 artikla) ja ennen kaikkea se, että tällainen siirto ei saa vaikuttaa rekisteröidyn oikeuksiin (ks. erityisesti asetuksen 45/2001 18 artikla).

14. Frontex selitti, että se pyytää pääsääntöisesti ja mahdollisimman laajasti rekisteröidyn suostumusta henkilötietojensa luovuttamiseen ja noudattaa Euroopan oikeusasiamiehen suositusluonnoksen Euroopan tautienehkäisy- ja -valvontakeskukselle (ECDC) [8] 26 kohdassa esitettyä menettelyä. Koska kantelijan sähköpostia ei pidetty asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisena alkuperäisenä hakemuksena, edellä kuvattua menettelyä ei pantu täytäntöön.

15. Frontex totesi, että tämän kantelun ja tutkimuksen sekä Euroopan tietosuojavaltuutetun kannanoton [9] seurauksena se on päättänyt omaksua ennakoivan lähestymistavan valittujen/varallaololuetteloon valittujen ehdokkaiden nimien julkiseen saatavuuteen. Tällainen lähestymistapa merkitsee sitä, että tästä lähtien hakulomakkeessa esitetään hakijalle erityinen kysymys, jossa pyydetään hänen nimenomaista suostumustaan nimensä julkistamiseen pyynnöstä, jos hänet nimitetään tai merkitään varallaololuetteloon.

16. Frontex totesi myös, että lähitulevaisuudessa järjestettäisiin myös tiedotustilaisuus asiakirjojen julkisuudesta, jotta Frontexin henkilöstö saisi tietoa siitä, miten tällaisia pyyntöjä olisi käsiteltävä. Osa tästä istunnosta koskisi henkilötietoja sisältävien asiakirjojen julkistamista.

Oikeusasiamiehen arviointi

17. Oikeusasiamies toteaa aluksi, että kantelija on ilmaissut tyytyväisyytensä Frontexin antamaan lausuntoon.

18. Oikeusasiamies on tyytyväinen myös Frontexin lausuntoon. Hän katsoo, että se on selventänyt asianmukaisesti kantaansa, joka koskee pääsyä valittujen/varallaololuetteloon valittujen ehdokkaiden nimiin. Näin Frontex on tasapainottanut asianmukaisesti avoimuuden edut ja asianomaisten henkilöiden henkilötietojen suojan.

B. Päätelmät

Oikeusasiamies tekee kantelua koskevan tutkimuksensa perusteella seuraavan päätelmän:

Frontex on ratkaissut valituksen.

Valituksen tekijälle ja Frontexille ilmoitetaan tästä päätöksestä.

Emily O'Reilly

Tehty Strasbourgissa 7 päivänä huhtikuuta 2014.

[1] Luonnos Euroopan oikeusasiamiehen suositukseksi Euroopan tautienehkäisy- ja -valvontakeskusta vastaan tehtyä kantelua 238/2012/JF koskevassa tutkimuksessa.

[2] Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30.5.2001 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001 (EYVL L 145, s. 43).

[3] Luonnos Euroopan oikeusasiamiehen suositukseksi Euroopan tautienehkäisy- ja -valvontakeskusta vastaan tehtyä kantelua 238/2012/JF koskevassa tutkimuksessa.

[4] Asia C-28/08 P, komissio v. Bavarian Lager, Kok. 2010, s. I-06055.

[5] Euroopan tietosuojavaltuutetun 24. maaliskuuta 2011 antama lisäasiakirja ”Public access to documents containing personal data after the Bavarian Lager ruling”.

[6] Luonnos Euroopan oikeusasiamiehen suositukseksi Euroopan tautienehkäisy- ja -valvontakeskusta vastaan tehtyä kantelua 238/2012/JF koskevassa tutkimuksessa.

[7] Yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18.12.2000 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 45/2001 (EYVL 2001, L 8, s. 1).

[8] Luonnos Euroopan oikeusasiamiehen suositukseksi ECDC:tä vastaan tehtyä kantelua 238/2012/JF koskevassa tutkimuksessa.

[9] Ks. alaviite 5.