Kantelun tausta

1. Kantelu koskee sitä, että Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto (EPSO) on kieltäytynyt antamasta tutustuttavaksi avoimen kilpailun EPSO/AST/111/10 arviointilomaketta, joka koskee kantelijan koetta d.

2. Kantelija osallistui edellä mainittuun avoimeen kilpailuun, mutta ei ollut varallaololuetteloon merkittyjen kilpailun läpäisseiden hakijoiden joukossa. Samalla kun hän pyysi tarkistamaan käytännön tekstinlaadintakokeen eli kokeen d tulokset, hän pyysi EPSOlta myös "arviointiperusteita" ja "kopiota kokeestamahdollisine korjauksineen ".

3. EPSO toimitti kantelijalle jäljennöksen kokeesta d). Hän kysyi uudelleen, olisiko mahdollistasaada testin d arviointilomake. EPSO vastasi, että ”koed) oli merkitty käyttäen yksityiskohtaista ja kattavaa merkitsemistaulukkoa... Tämä arviointilomake on osa valintalautakunnan luottamuksellista työtä, joten se ei ole hakijoiden saatavilla.” Vastauksena kantelijan uudelleentarkastelupyyntöön EPSO piti kiinni näkemyksestään, jonka mukaan ”[t]oikaisuperusteetja tunnuslukujen/arvioijien tekemät oikaisut ovat osa valintalautakunnan luottamuksellista työtä eivätkä ne näin ollen ole hakijoiden saatavilla.”

Tutkimuksen kohde

4. Kantelija väitti Euroopan oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa, että EPSO kieltäytyi virheellisesti toimittamasta hänelle koetta d koskevaa arviointilomaketta, josta ilmenevät arviointiperusteet ja niiden perusteella tehdyt korjaukset.

5. Kantelija vaati, että EPSOn olisi toimitettava hänelle arviointilomake.

Tiedustelu

6. Oikeusasiamies pyysi EPSOa antamaan kantelusta lausunnon 29. helmikuuta 2012 mennessä. Oikeusasiamies pyysi EPSOlle lähettämässään kirjeessä, jolla se aloitti tätä kantelua koskevan tutkimuksen, EPSOa ottamaan lausunnossaan kantaa kantelun hylkäämiseen aiemman sitoumuksen perusteella. Sitoumus tehtiin oma-aloitteisen tutkimuksen OI/5/2005/PB[1] perusteella. Siinä edellytettiin, että EPSO käyttää ja toimittaa hakijoille arviointilomakkeen mallia, joka sisältää seuraavat tiedot: i) julkaistuissa kilpailuilmoituksissa esitetyt arviointiperusteet (mukaan lukien eri osatekijät, jotka lautakunta lopulta arvioi kunkin perusteen osalta) ja saavutettu suoritustaso (erinomainen tai riittämätön); ja ii) kokonaispistemäärän lisäksi valituslautakunnan kullekin kilpailuilmoituksessa mainitulle arviointiperusteelle antama pistemäärä.

7. Määräajan pidentämisen jälkeen EPSO antoi lausuntonsa 28. maaliskuuta 2012. Lausunto toimitettiin kantelijalle, ja häntä pyydettiin esittämään mahdolliset huomautuksensa 31. toukokuuta 2012 mennessä. Oikeusasiamies ei saanut kantelijalta huomautuksia.

8. Oikeusasiamies antoi 2. toukokuuta 2013 EPSOlle kantelua koskevan suositusluonnoksen, jossa hän pyysi EPSOlta yksityiskohtaista lausuntoa 31. heinäkuuta 2013 mennessä. EPSOn yksityiskohtainen lausunto suositusluonnoksesta toimitettiin kantelijalle, ja häntä pyydettiin esittämään mahdolliset huomautuksensa 30. syyskuuta 2013 mennessä. Oikeusasiamies ei saanut kantelijalta huomautuksia.

Oikeusasiamiehen analyysi ja päätelmät

A. Arviointilomakkeen ja siihen liittyvän väitteen toimittamisesta kieltäytyminen

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

9. Kantelija väitti, että avointen kilpailujen avoimuuden varmistamiseksi EPSOn olisi annettava hakijoille mahdollisuus tutustua eri kokeita koskeviin arviointilomakkeisiin ja korjauksiin.

10. EPSO totesi lausunnossaan, että valintalautakunnat toimivat ja toimivat "täysin riippumattomasti", ja kuten "vakiintuneessaoikeuskäytännössä"vahvistetaan, niillä on laaja harkintavalta korjausmenetelmien valinnassa ja pisteytysperusteiden vahvistamisessa ennen kokeita. Nimittävä viranomainen tai hallinto yleensä ei myöskään voi puuttua valintalautakuntien työhön valintalautakuntien riippumattomuuden vuoksi.

11. EPSO totesi lisäksi, että sitoumus tehtiin vuonna 2008 oikeusasiamiehen oma-aloitteisen tutkimuksen OI/5/2005/PB jälkeen, minkä jälkeen otettiin käyttöön uusia kilpailumenettelyjä menettelyjen avoimuuden lisäämistä koskevan EPSOn kehittämissuunnitelman mukaisesti. Kilpailumenettelyn uudistuksen tuloksena otettiin käyttöön uusi, parannettu kilpailuilmoitusten malli ja julkaistiin avointen kilpailujen opas, jäljempänä ’opas’, joka sisältää kaikkiin kilpailumenettelyihin sovellettavat yhteiset säännöt. Näissä asiakirjoissa annetaan hakijoille yksityiskohtaista tietoa kilpailun muodostavien eri kokeiden ja harjoitusten luonteesta. Kussakin kilpailuilmoituksessa ilmoitetaan selvästi, mitä kompetensseja (jotka vastaavat arviointiperusteita) arvioidaan, missä kokeissa ja harjoituksissa ja miten ne on merkitty. Pätevyydet on määritelty yksityiskohtaisesti oppaassa.

12. EPSOn mukaan kilpailuilmoitusten uudessa mallissa ja oppaassa, jotka oikeuskäytännön mukaan sitovat valintalautakuntia, säädetään uudesta asiakirjamuodosta arviointikeskusvaiheen kokeiden tulosten ilmoittamiseksi hakijoille eli pätevyyspassista. Osaamispassi sisältää: a) yleinen kuvaus osaamiskehyksestä; b) hakijan saama kokonaispistemäärä sekä yleiskatsaus hakijan tärkeimmistä vahvuuksista ja heikkouksista graafisesti esitettynä; ja c) kunkin arvioidun kompetenssin osalta valintalautakunnan antamat pisteet ja kuvaus valintalautakunnan tärkeimmistä päätelmistä hakijan suoriutumisesta. EPSO totesi näin ollen, että se on oikeusasiamiehen suositusten mukaisesti edistynyt merkittävästi meneillään olevassa valintamenettelyjen avoimuuden lisäämisprosessissa.

13. EPSO totesi, että valintalautakunta käytti tässä tapauksessa objektiivisia arviointiperusteita, jotka oli laadittu ennen kokeita. Ehdokkaiden soveltuvuuden osalta valituslautakunnan työskentely oli kuitenkin ennen kaikkea vertailevaa ja kuului näin ollen tällaiseen työskentelyyn liittyvän salassapitosäännöksen soveltamisalaan. Näin ollen vakiintuneenoikeuskäytännönmukaan saatujen tavaramerkkien ilmoittaminen oli riittävä perustelu. EPSO kuitenkin antoi kantelijalle enemmän tietoja kuin saadut arvosanat. Kantelija sai pätevyyspassin, jossa arvioitiin yksityiskohtaisesti hänen suoriutumistaan arviointikeskuksessa. Osaamispassiin sisältyivät hänen "pätevyysprofiilinsa", "pätevyyskatsaus" ja "suhteelliset vahvuutensa ja heikkoutensa" kaikissa seitsemässä arvioidussa yleisessä kompetenssissa. Lisäksi valituslautakunnan huomautukset näistä seitsemästä kompetenssista sisältyivät kaikki kantelijan kompetenssipassin "suhteelliset vahvuudet ja heikkoudet" -osioon yhdessä hänen kokonaisarvosanansa ja kustakin kompetenssista saamansa arvosanan kanssa. Ottaen kuitenkin huomioon kokeen d teknisen luonteen, joka oli käytännön koe hakijan kirjoitustaidon ja erityisesti oikeinkirjoituksen, syntaksin ja kieliopin arvioimiseksi, lautakunta päätti olla sisällyttämättä kompetenssipassiin huomautuksia hakijan erityisistä kompetensseista.

14. EPSO totesi, että kantelijan koe d) oli merkitty käyttäen kattavaa taulukkoa, jonka lautakunta oli validoinut ja jota sovellettiin yhtäläisesti kaikkiin hakijoihin. Merkitsijöille ilmoitettiin arviointimenettelystä ja kriteereistä sen varmistamiseksi, että niitä sovelletaan oikein kaikkiin hakijoihin.

15. EPSO totesi, että kantelijalle oli toimitettu i) hänen kokonaismerkkinsä; ii) hänen arvosanansa arvioiduista seitsemästä yleisestä kompetenssista; iii) kriisinratkaisuneuvoston huomautukset arvioiduista seitsemästä yleisestä kompetenssista; iv) tiedot testin d merkintäkriteereistä; ja v) kopio kokeesta d. EPSOn mukaan tämä merkitsi enemmän tietoja kuin mitä sovellettavat säännöt edellyttävät perusteluvelvollisuuden täyttämiseksi.

Oikeusasiamiehen arvio, joka johti suositusluonnokseen

16. Oikeusasiamies arvosti EPSOn toimia, joilla hakijoille annettiin pätevyyspassin avulla tietoa heidän pätevyyksiensä arvioinnista avointen kilpailujen arviointikeskusvaiheessa. Oikeusasiamies totesi, että kuten EPSO totesi, osaamispassi on uusiasiakirjamuoto, jonka avulla arvioinnin tulokset ilmoitetaan hakijoille. Oikeusasiamies huomautti kuitenkin, että pätevyyspassi sisältää vain tietoja, jotka ilmoitetaan automaattisesti hakijoille, eli kunkin arvioidun pätevyyden kokonaispistemäärän[2]. Tämä ei millään tavoin merkitse sitä, että EPSOa estettäisiin toimittamasta hakijoille pyynnöstä lisätietoja heidän suoriutumisestaan tietyssä kokeessa.

17. Oikeusasiamies myönsi myös, että unionin tuomioistuinten oikeuskäytännön mukaan valintalautakunnan oikeudellinen velvollisuus perustella päätöksensä täytetään antamalla hakijalle tietyssä kokeessa saatu lopullinen pistemäärä. Oikeusasiamies huomautti jälleen, että tämä ei tarkoita, että EPSOa estettäisiin toimittamasta hakijoille lisätietoja.

18. Mitä tulee EPSOn viittaukseen valintalautakuntien työskentelyä koskevaan salassapitosäännökseen, oikeusasiamies toisti oma-aloitteisen tutkimuksen OI/5/2005/PB yhteydessä tehdyn havainnon: henkilöstösääntöjen säännös, jonka mukaan valintalautakuntien työskentely on salaista[3], ei estä sitä, että hakijoille ilmoitetaan tietyn kokeen arviointiperusteet tai pistemäärien yksityiskohtainen erittely. Tämän oma-aloitteisen tutkimuksen tuloksena EPSO sitoutui noudattamaan sitoumusta, jonka mukaan hakijoilla olisi oltava oikeus saada arviointilomake, jossa ilmoitetaan kokonaispistemäärän lisäksi käytetyt arviointiperusteet ja kustakin perusteesta annettu pistemäärä.

19. Oikeusasiamies on tarkastellut tiettyjä EPSOn asiakirjoja muiden avointa kilpailua EPSO/AST/111/10 koskevien kantelujen yhteydessä. Oikeusasiamies on näin ollen tietoinen siitä, että testin d osalta merkkiaineet käyttivät arviointilomaketta, jossa arvosanat jaoteltiin kilpailuilmoituksessa esitettyjen kriteerien mukaan (kielioppi, syntaksi ja kielioppi).

20. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies ei pitänyt vakuuttavina EPSOn väitteitä, joiden mukaan sen ei enää tarvitse noudattaa oma-aloitteisen tutkimuksen OI/5/2005/PB yhteydessä antamaansa sitoumusta. Oikeusasiamies puuttui EPSOn perusteettomaan kieltäytymiseen toimittamasta kantelijalle arviointilomaketta kokeesta d, joka on hallinnollinen epäkohta, antamalla seuraavan suositusluonnoksen:

Ottaen huomioon oikeusasiamiehen havainnot EPSOn olisi toimitettava kantelijalle jäljennös koetta d koskevasta arviointilomakkeesta, josta käyvät ilmi arviointiperusteet ja niiden perusteella saadut arvosanat.

Oikeusasiamiehelle suositusluonnoksen jälkeen esitetyt perustelut

21. EPSO totesi suositusluonnosta koskevassa yksityiskohtaisessa lausunnossaan lyhyesti katsovansa, että toimielinten päättämän pätevyyspassin tarjoaminen kaikille kilpailujen arviointikeskusvaiheessa oleville hakijoille on paras käytäntö. Se antaa sekä määrällistä että laadullista palautetta, on erittäin avoin ja on merkittävä edistysaskel aiempaan käytäntöön verrattuna. EPSO katsoo, että hallintoneuvoston tällä alalla tekemät päätökset korvaavat näin ollen oikeusasiamiehen ja EPSOn johtajan välillä vuonna 2005 tehdyn sopimuksen, koska se ylittää huomattavasti kyseisen sopimuksen ehdot. Se osoittaa myös, että EPSO on aidosti yleisesti sitoutunut antamaan hakijoille paitsi yksityiskohtaisempia tietoja myös merkityksellistä ja hyödyllistä palautetta, joka osoittaa arviointiprosessin objektiivisuuden, oikeudenmukaisuuden ja perusteellisuuden.

22. EPSO totesi pitävänsä kiinni oikeusasiamiehelle oma-aloitteisen tutkimuksen OI/5/2005/PB yhteydessä antamastaan sitoumuksesta. EPSO väitti kuitenkin, että hakijoiden saamat yksittäiset pisteet heidän pätevyytensä eri osa-alueista eivät ole välipisteitä. Koska kukin kompetenssi arvioidaan kahdessa erillisessä kokeessa, valintalautakunta keskustelee niistä saaduista pisteistä ja muuttaa niitä. Näin ollen ainoastaan kustakin kompetenssista saatava lopullinen merkki on tavaramerkki, joka on asianmukaisesti ilmoitettu kompetenssipassin yhteydessä.

23. EPSO lisäsi, että hakijan pätevyyden täsmälliset arviointiperusteet kuuluvat "vakiintuneenoikeuskäytännön"mukaisesti valintalautakunnan työskentelyä sääntelevän salassapitosäännöksen piiriin eikä niitä näin ollen voida ilmoittaa.

24. EPSO katsoo noudattaneensa täysin oikeusasiamiehelle antamaansa sitoumusta toimittaa hakijoille arviointilomake, jossa ilmoitetaan valintalautakunnan soveltamat arviointiperusteet, hakijan suoritustaso ja annettu kokonaispistemäärä. EPSO totesi, että menetelmien uudistamisen ja hakijoille nyt annetun täydellisen ja kattavan palautteen vuoksi vastaavia valituksia ei pitäisi enää tehdä.

Oikeusasiamiehen arvio suositusluonnoksen jälkeen

25. EPSO on selventänyt, että kilpailumenettelyn uudistuksen jälkeen arviointiperusteina ovat kilpailuilmoituksessa esitetyt toimivaltuudet. Pätevyyksiä arvioidaan erilaisten kokeiden yhdistelmällä. Kunkin kompetenssin hakijan tulokset saadaan vasta sen jälkeen, kun kukin testi on arvioitu yhdessä muiden asiaankuuluvien testien kanssa. Yksittäisten kokeiden tulokset toimivat pohjana valintalautakunnassa käytäville jatkokeskusteluille, kun valintalautakunta arvioi hakijan suoritustasoa tietyn pätevyyden osalta. Oikeusasiamies myöntää, että tällaiset keskustelut kuuluvat selvästi henkilöstösääntöjen liitteessä III olevassa 6 artiklassa säädetyn valintalautakunnan työskentelyä koskevan salassapitosäännöksen piiriin.

26. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että EPSO antaa hakijoiden kompetenssipassissa kokeissa c ja d saamat kokonaispisteet. Toisin sanoen EPSO katsoo, että nämä arvosanat eivät kuulu salassapitosäännöksen soveltamisalaan.

27. Oikeusasiamies panee lisäksi merkille, että kokeessa d käytetyssä arviointilomakkeessa (jota valintalautakunta puolestaan käytti antaakseen lopullisen arvionsa hakijoista) esitetään arvioitavat perusteet (kielioppi, syntaksi ja kielioppi) sekä pistemäärän jakautuminen kunkin perusteen osalta. Oikeusasiamies toteaa lisäksi, että kokeet c ja d ovat karsintakokeita, koska kilpailuilmoituksessa asetetaan näille kokeille vähimmäispistemäärä.

28. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että EPSOn on asianmukaista toimittaa hakijoille pistemäärän jakautuminen kunkin kilpailuilmoituksessa esitetyn arviointiperusteen osalta kokeen d osalta[4], mikä kuvastaa valintalautakunnan lopullista arviota hakijasta pisteytysperusteiden korjausten perusteella. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että kieltäytyminen toimittamasta kantelijalle arvosanan erittelyä kokeen d osalta on hallinnollinen epäkohta. Oikeusasiamies esittää tältä osin kriittisen huomautuksen.

29. Oikeusasiamies toteaa, että vastatessaan muissa tapauksissa[5] esitettyihin kriittisiin huomautuksiin, jotka koskevat oikeutta tutustua kyseisen avoimen kilpailun kokeessa d esitettyyn pistejakaumaan, EPSO on luvannut ottaa tulevissa menettelyissä huomioon oikeusasiamiehen päätelmän, jonka mukaan hakijoille olisi pitänyt toimittaa pistejakauma kunkin arviointiperusteen osalta. Olisi hyödyllistä, jos EPSO voisi ilmoittaa oikeusasiamiehelle kaikista tältä osin toteutetuista tai suunnitelluista konkreettisista toimista vastatessaan nyt käsiteltävässä asiassa esitettyyn kriittiseen huomautukseen. Oikeusasiamies harkitsee EPSOn tähän kriittiseen huomautukseen antaman vastauksen perusteella, onko hänen käynnistettävä oma-aloitteinen tutkimus tästä osaamispassissa hakijoille annetun palautteen erityisestä näkökohdasta, joka koskee heidän suoriutumistaan tehtäväkohtaisissa tietämyskokeissa.

B. Päätelmät

Kantelun tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn esittämällä seuraavan kriittisen huomautuksen:

Kieltäytyminen toimittamasta kantelijalle arviointiperusteita ja kustakin perusteesta saatua arvosanaa kokeen d osalta on hallinnollinen epäkohta.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja EPSOlle.

Emily O'Reilly

Tehty Strasbourgissa 23 päivänä tammikuuta 2014.

[1] Päätös on saatavilla osoitteessa www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[2] Oppaan 6.2 kohdan mukaisesti.

[3] Henkilöstösääntöjen liitteessä III oleva 6 artikla.

[4] Oikeusasiamies toteaa, että tässä nimenomaisessa tapauksessa kantelija pyysi vain testin d arviointilomaketta. Vaikuttaa kuitenkin siltä, että samaa logiikkaa voidaan soveltaa testiin c).

[5] 2022/2011/RT (http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/49985/html.bookmark) ja 2430/2011/RT (http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/49986/html.bookmark)