Kantelun tausta

1. Kantelija pyysi 22 päivänä toukokuuta 2006 päivätyllä faksilla Euroopan komissiota eli ympäristöasioiden pääosastoa (PO ENV) toimittamaan hänelle ” asiaankuuluvat asiakirjat, joista käy ilmi [X:n] asema Euroopan talousyhteisön organisaatiossa, erityisesti jos hän on kokopäiväinen työntekijä Euroopan talousyhteisön ympäristöasioiden pääosastossa ja hänen työsuhteensa alkamispäivä”.

2. Komissio vahvisti 30.6.2006 päivätyssä vastauksessaan, että X oli ympäristöasioiden pääosaston kokoaikainen työntekijä. Työsuhteen alkamispäivän osalta komissio ilmoitti, ettei se voinut yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 [1], jäljempänä 'asetus 45/2001', mukaisesti antaa näitä tietoja ilman X:n nimenomaista lupaa.

3. Kantelija ilmoitti 28.7.2006 päivätyllä faksilla haluavansa edelleen saada tiedon siitä, oliko X komission palveluksessa neljänä tiettynä päivänä (joulukuun 2005 ja toukokuun 2006 välisenä aikana), ja ilmoitti, että X saattaa olla valmis antamaan komissiolle tarvittavat tiedot.

4. Komissio totesi 21.9.2006 päivätyssä vastauksessaan, että X oli kieltäytynyt antamasta komissiolle lupaa edellä mainittujen tietojen luovuttamiseen. Komissio toisti, että tämä lupa oli tarpeen asetuksen (EY) N:o 45/2001 vuoksi.

5. Kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen 8. marraskuuta 2006.

Tutkinnan kohde

6. Kantelija väitti oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa, että komissio kieltäytyi virheellisesti toimittamasta hänelle asiakirjoja/tietoja, joita hän pyysi 22. toukokuuta ja 28. heinäkuuta 2006 päivätyissä faksiviesteissään.

KYSYMYS

7. Oikeusasiamies aloitti 19. tammikuuta 2007 edellä mainittua väitettä koskevan tutkimuksen. Avauskirjeessään hän kiinnitti komission huomion Euroopan tietosuojavaltuutetun tausta-asiakirjaan nro 1 asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi ja tietosuojasta [2]. Hän totesi, että tämä asiakirja voisi antaa hyödyllisiä ohjeita kyseisestä asiasta.

8. Samalla hän ilmoitti asiasta Euroopan tietosuojavaltuutetulle Euroopan tietosuojavaltuutetun ja oikeusasiamiehen 30 päivänä marraskuuta 2006 allekirjoittaman yhteisymmärryspöytäkirjan [3] asiaa koskevien määräysten mukaisesti. Euroopan tietosuojavaltuutettu ehdotti 8. maaliskuuta 2007 oikeusasiamiehelle, että asetuksen (EY) N:o 45/2001 [4] 20 artiklan 1 kohdan c alakohtaa voitaisiin soveltaa.

9. Komissio toimitti 30.4.2007 lausuntonsa, joka oli laadittu englanniksi. Komissio toimitti 21 päivänä toukokuuta 2007 lausunnostaan kreikankielisen käännöksen, joka toimitettiin kantelijalle ja johon sisältyi kehotus esittää huomautuksia. Kantelija esitti huomautuksensa 31. heinäkuuta 2007.

10. Tutkittuaan huolellisesti lausunnon ja huomautukset oikeusasiamies ei ollut vakuuttunut siitä, että komissio olisi vastannut asianmukaisesti kantelijan väitteeseen. Hän totesi näin ollen alustavasti hallinnollisen epäkohdan ja ehdotti perussäännön 3 artiklan 5 kohdan mukaisesti sovintoratkaisua komissiolle.

11. Komissio pyysi 1. heinäkuuta ja 30. syyskuuta 2008 oikeusasiamiehen sovintoratkaisuehdotukseen vastaamiselle asetetun määräajan pidentämistä. Oikeusasiamies sai komission vastauksen 8. joulukuuta 2008.

12. Euroopan tietosuojavaltuutettu toimitti 3. helmikuuta 2009 oikeusasiamiehelle jäljennöksen päätöksestään, joka koski X:n Euroopan komissiota vastaan tekemää kantelua, joka koski komission aikomusta luovuttaa hänen työsuhdetietojaan kolmansille osapuolille.

13. Komissio toimitti 20. huhtikuuta 2009 lisähuomautuksia vastauksestaan oikeusasiamiehen sovintoratkaisuehdotukseen. Komission vastaus ja sen lisähuomautukset toimitettiin kantelijalle tämän 12 päivänä toukokuuta 2009 esittämiä huomautuksia varten.

14. Komissio toimitti 8. kesäkuuta 2009 oikeusasiamiehen yksiköille lisätietoja puhelimitse (ks. jäljempänä 39 kohta).

OMBUDSMANIN ANALYYSI JA PÄÄTELMÄT

A. Pyydettyjen tietojen toimittamatta jättämistä koskeva väite

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

15. Kantelija väitti, että komissio kieltäytyi virheellisesti toimittamasta hänelle asiakirjoja/tietoja, joita hän pyysi faksitse 22. toukokuuta ja 28. heinäkuuta 2006.

16. Kantelija ilmoitti nostaneensa Kreikan korkeimmassa hallinto-oikeudessa kumoamiskanteen päätöksestä, jolla tarjous myönnettiin insinööriryhmälle, johon X kuului. Hän ilmoitti tarvitsevansa edellä mainitut tiedot tätä oikeudenkäyntiä varten.

17. Lausunnossaan komissio väitti toimineensa asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti. Päättäessään, olisiko pyydetyt tiedot luovutettava, se tutki, oliko kyseessä rekisteröidyn eli X:n yksityisyys; voiko tietojen luovuttaminen vaikuttaa rekisteröityyn merkittävästi; ja onko tietojen luovuttaminen ollut tietosuojalainsäädännön mukaista.

18. Mitä tulee pyyntöön vahvistaa, että X oli työntekijä kantelijan ensimmäisen pyynnön esittämishetkellä, komissio katsoi, että nämä tiedot olivat julkisia ja että ne voitiin asettaa saataville loukkaamatta yksilön yksityisyyttä ja koskemattomuutta.

19. Pyynnöstä vahvistaa X:n työsuhteen alkamispäivä komissiossa ja erityisesti hänen asemansa tiettyinä ajankohtina komissio katsoi, että näiden tietojen antaminen voisi vaikuttaa merkittävästi X:n yksityisyyteen.

20. Se katsoi myös, että tarvetta siirtää tiedot valituksen tekijälle ei ollut osoitettu. Jos Kreikan tuomioistuimet vaativat näitä tietoja meneillään olevan menettelyn yhteydessä, komissio olisi EY:n perustamissopimuksen 10 artiklan mukaisen lojaalia yhteistyötä koskevan velvoitteensa mukaisesti valmis suhtautumaan myönteisesti kaikkiin kansallisen tuomioistuimen esittämiin asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin.

Oikeusasiamiehen alustava arvio sovintoratkaisuehdotuksesta

21. Kantelija pyysi 22. toukokuuta 2006 lähettämässään faksissa nimenomaisesti asiakirjoja, joista käy ilmi muun muassa X:n työsuhteen alkamispäivä Euroopan komissiossa. Komissio ei kiistänyt sitä, että sillä oli hallussaan tällaisia asiakirjoja. Sen sijaan se vetosi riidanalaisen kieltäytymisensä tueksi X:n yksityisyyteen liittyviin etuihin, hänen henkilötietojensa suojaan asetuksen 45/2001 [6] nojalla ja siihen, ettei hän suostunut siihen, että komissio luovuttaisi kantelijan pyytämät tiedot.

22. Näissä olosuhteissa oikeusasiamies katsoi, että asiassa oli sovellettava Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 1049/2001 [7], jäljempänä 'asetus 1049/2001'.

23. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan mukaan ”toimielimet kieltäytyvät antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi seuraavien suojaa: ... b) yksityisyys ja yksilön koskemattomuus erityisesti henkilötietojen suojaa koskevan yhteisön lainsäädännön mukaisesti."

24. Lausunnossaan komissio viittasi ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen asiassa T-194/04 [8] antamaan tuomioon. Yhteisöjen tuomioistuin totesi muun muassa seuraavaa:

a) oikeus tutustua henkilötietoja sisältäviin asiakirjoihin kuuluu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 [9] soveltamisalaan;

b) mainitun asetuksen 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa säädetty poikkeus koskee ainoastaan henkilötietojen luovuttamista, joka heikentäisi yksilön yksityisyyden ja koskemattomuuden suojaa [10];

c) se, että "yksityiselämän" käsite on Euroopan ihmisoikeustuomioistuimen oikeuskäytännön mukaisesti laaja ja että oikeus henkilötietojen suojaan voi olla yksi yksityiselämän kunnioittamista koskevan oikeuden osatekijöistä, ei tarkoita, että kaikki henkilötiedot kuuluvat välttämättä "yksityiselämän" käsitteen piiriin [11];

d) sitä suuremmalla syyllä kaikki henkilötietojen luovuttaminen ei ole omiaan vaarantamaan asianomaisen henkilön yksityiselämää [12]; ja

e) pelkästään se, että asiakirja sisältää henkilötietoja, ei välttämättä tarkoita, että se vaikuttaisi asianomaisten henkilöiden yksityisyyteen tai koskemattomuuteen [13].

25. Se, että yhteisön toimielin ottaa henkilön palvelukseen, merkitsee kyseisen henkilön tuloa kansainväliseen julkiseen palveluun. Tällä seikalla voi olla merkitystä palvelukseen otetun henkilön työelämälle ja tässä mielessä myös hänen yksityiselämälleen [14].

26. Euroopan komission kaltaisen kansainvälisen julkisen palvelun toiminta on kuitenkin yleinen huolenaihe. Näin ollen se, että palvelukseen otettu henkilö aloittaa osallistumisensa tällaisen yksikön toimintaan, kuuluu julkisuuteen ja avoimuusperiaatteen soveltamisalaan ainakin silloin, kun ei ole olemassa salassapitoa edellyttäviä erityisiä olosuhteita [15].

27. Tämä merkitsee sitä, että komission virkamiehellä ei yleensä ole perusteltua tai kohtuullista yksityisyyden suojaa koskevaa odotusta, joka vaarantuisi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetulla tavalla, jos komissio paljastaisi i) hänen palvelussuhteensa alkamispäivän tai ii) sen, onko hän ollut yhteisön virkamies/agentti tiettyinä ajankohtina. Näin oli erityisesti nyt esillä olevan kaltaisessa tilanteessa, jossa kantelijan asema komission virkamiehenä oli jo julkinen.

28. Edellä esitetystä huolimatta komission hyvän hallintotavan säännöstön 4 kohtaan ja Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön [16] 22 artiklaan ja 12 artiklan 1 kohtaan sisältyvät hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että komissio vastaa asianmukaisesti kansalaisten esittämiin tietopyyntöihin. Samoissa artikloissa edellytetään myös, että komissio antaa kansalaisille heidän pyytämänsä tiedot, paitsi jos komissio vetoaa päteviin ja riittäviin perusteisiin olla tekemättä niin.

29. Käsiteltävänä olevassa asiassa komissio tukeutui asetuksen (EY) N:o 45/2001 [17] 8 artiklan säännöksiin, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa muille vastaanottajille kuin yhteisön toimielimille tai elimille, joihin sovelletaan direktiiviä 95/46 [18].

30. Komissio ei kuitenkaan selittänyt, miksi se katsoi, että kantelijaan sovellettiin direktiiviä 95/46, jota sovelletaan ainoastaan ”henkilötietojen käsittelyyn kokonaan tai osittain automaattisesti sekä sellaisten henkilötietojen muuhun kuin automaattiseen käsittelyyn, jotka muodostavat rekisterin osan tai joiden on tarkoitus muodostaa rekisterin osa”(direktiivin 95/46 3 artiklan 1 kohta).

31. Asetuksen 45/2001 9 artikla koskee henkilötietojen siirtoja muille vastaanottajille kuin yhteisön toimielimille tai elimille, joihin ei sovelleta direktiiviä 95/46. Se vaikuttaa soveltuvan nykytilanteeseen erityisesti siksi, että siinä sallitaan tällaiset siirrot, jos "ne ovat välttämättömiä tai lakisääteisiä tärkeän yleisen edun vuoksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi"(asetuksen (EY) N:o 45/2001 9 artiklan 6 kohdan d alakohta). Näin näyttää olevan myös silloin, kun rekisteröity ei anna suostumustaan siirtoon.

32. Komission ehdotus, jonka mukaan tällainen välttämättömyys todettaisiin vain, jos toimivaltainen kansallinen tuomioistuin pyytäisi siltä tällaisia tietoja, vaikutti perusteettoman rajoittavalta. Lisäksi komission lähestymistapa ei ehkä ollut yhteensopiva sellaisten sovellettavien kansallisten sääntöjen kanssa, jotka koskevat oikeusvaateiden perustelemista, todistustaakkaa ja tuomioistuinten toimivaltaa tutkia asioita komission ilmoittaman kaltaisilla keinoilla.

33. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päätteli alustavasti, että komissio ei ollut esittänyt päteviä ja riittäviä perusteita riitautetulle kieltäytymiselleen, mikä näin ollen merkitsi hallinnollista epäkohtaa. Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 5 kohdassa määrätään, että oikeusasiamiehen on pyrittävä mahdollisuuksien mukaan löytämään asianomaisen toimielimen kanssa ratkaisu hallinnollisen epäkohdan poistamiseksi ja kantelijan tyydyttämiseksi. Tämän vuoksi oikeusasiamies esitti komissiolle seuraavan ehdotuksen sovintoratkaisuksi:

”–– komissio voi tarkastella uudelleen riidanalaista kieltäytymistään ja toimittaa kantelijalle tämän pyytämät asiakirjat/tiedot tuloksetta, paitsi jos se vetoaa päteviin ja riittäviin perusteisiin olla tekemättä niin.”

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut sovintoratkaisuehdotuksen jälkeen

34. Ensimmäisessä vastauksessaan 8. joulukuuta 2008 oikeusasiamiehen sovintoratkaisuehdotukseen komissio totesi, että uusi oikeuskäytäntö ja "tulkintanäkökulma"saivat sen muuttamaan suhtautumistaan tiettyjen komission virkamiehille kuuluvien henkilötietojen julkiseen luonteeseen. Komissio huomautti myös kuulleensa Euroopan tietosuojavaltuutettua käsiteltävässä asiassa. Tämän jälkeen Euroopan tietosuojavaltuutettu vahvisti 11. syyskuuta 2008, että pyydetyt tiedot voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille.

35. Näin ollen komissio ilmoitti asianomaiselle virkamiehelle aikomuksestaan ilmaista kyseiset tiedot. Näin ollen kyseinen virkamies teki 10.10.2008 Euroopan tietosuojavaltuutetulle kantelun edellä mainitusta komission aikomuksesta.

36. Edellä esitetyn perusteella komissio päätti lykätä edellä mainittujen tietojen ilmoittamista kantelijalle koskevan päätöksensä vaikutuksia, kunnes Euroopan tietosuojavaltuutettu on tehnyt päätöksensä asianomaisen virkamiehen kantelusta.

37. Euroopan tietosuojavaltuutettu vahvisti 3. helmikuuta 2009, että kyseiset tiedot voidaan luovuttaa.

38. Oikeusasiamiehen 20. huhtikuuta 2009 antamaan sovintoratkaisuehdotukseen antamassaan täydentävässä vastauksessa komissio kuitenkin muutti kantaansa. Koska asianomainen virkamies ilmoitti komissiolle aikovansa nostaa ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa kanteen Euroopan tietosuojavaltuutetun 3. helmikuuta 2009 tekemästä päätöksestä, komissio päätti olla luovuttamatta tietoja kantelijalle ennen kuin tuomioistuin ratkaisee välitoimihakemuksen.

39. Komissio ilmoitti 8. kesäkuuta 2009 oikeusasiamiehen yksiköille, että asianomainen virkamies oli nostanut kanteen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa. Hänen kanteensa kohteena on vaatimus kumota Euroopan tietosuojavaltuutetun 3.2.2009 tekemä päätös, jossa Euroopan tietosuojavaltuutettu totesi, että asetuksen 1049/2001 mukaan komissio voi antaa kolmannen osapuolen käyttöön pyydetyt henkilötiedot, jotka koskevat hänen työsuhdettaan komissiossa.

40. Komission ensimmäisestä vastauksesta esittämissään huomautuksissa kantelija huomautti, että komission viivyttely pyydettyjen tietojen antamisessa oli tarkoituksellista ja sen tarkoituksena oli suojella virkamiestään. Kantelija katsoi, että häntä oli syrjitty ja kohdeltu toisen luokan kansalaisena.

41. Hänen mukaansa pyydetyt tiedot eli päivä, jona kyseinen virkamies aloitti työskentelyn komissiossa, eivät koskeneet henkilötietoja. Pyydetyt tiedot olivat päinvastoin välttämättömiä avoimuuden ja oikeudenmukaisuuden suojelemiseksi.

Oikeusasiamiehen arvio sovintoratkaisuehdotuksen jälkeen

42. Oikeusasiamies pahoittelee syvästi nykytilannetta ja ymmärtää kantelijan huomautuksissaan ilmaiseman pettymyksen, jonka mukaan "kolme vuotta on jo kulunut eikä hänen kanteluunsa ole löydetty ratkaisua".

43. Oikeusasiamies toteaa, että asianomainen virkamies nosti ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa kanteen, joka koski tämän kantelun kohdetta eli sen päivän ilmoittamista, jolloin hän työskenteli komissiossa.

44. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies muistuttaa, että Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 195 artiklassa hänelle annetaan valtuudet ottaa vastaan kanteluja "–– yhteisön toimielinten tai elinten toiminnassa ilmenneistä hallinnollisista epäkohdista – – lukuun ottamatta tapauksia, joissa väitetyt tosiseikat ovat tai ovat olleet oikeudenkäynnin kohteena". Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 7 kohdassa määrätään myös, että "– – kun oikeusasiamiehen on esitettyjen tosiseikkojen osalta meneillään olevan tai päättyneen oikeudenkäynnin vuoksi jätettävä kantelu tutkimatta tai lopetettava sen käsittely, hänen tähän mennessä suorittamiensa tutkimusten tulokset toimitetaan ilman jatkotoimia. "Näissä olosuhteissa oikeusasiamies voi ainoastaan lopettaa kantelun käsittelyn ja toimittaa tähän mennessä suoritetun tutkimuksen ilman jatkotoimia.

C. Päätelmät

Oikeusasiamies tekee kantelua koskevan tutkimuksensa perusteella seuraavan päätelmän:

Oikeusasiamies lopettaa kantelun käsittelyn ja päättää tähän mennessä suoritetun tutkimuksen ryhtymättä lisätoimiin.

Lisähuomautus

Oikeusasiamies luottaa siihen, että komissio ilmoittaa kantelijalle sen virkamiehen tekemän valituksen tuloksesta. Valitus on parhaillaan vireillä ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Tehty Strasbourgissa 11 päivänä elokuuta 2009.

---

[1] EYVL 2001, L 8, s. 1.

[2] Public Access to Documents and Data Protection, Background Paper Series, heinäkuu 2005, nro 1.

[3] EUVL 2007, C 27, s. 21.

[4] Direktiivin 20 artiklan 1 kohdan c alakohdassa säädetään seuraavaa: "Yhteisön toimielimet ja elimet voivat rajoittaa 4 artiklan 1 kohdan, 11 artiklan, 12 artiklan 1 kohdan, 13–17 artiklan ja 37 artiklan 1 kohdan soveltamista, jos tällainen rajoittaminen on välttämätön toimenpide, jolla turvataan:

[...]

c) rekisteröidyn tai muiden henkilöiden oikeuksien ja vapauksien suojelua;"

[5] Direktiivin 8 artiklan b alakohdassa säädetään, että "henkilötietoja voidaan siirtää ainoastaan vastaanottajille, joihin sovelletaan direktiivin 95/46/EY täytäntöönpanemiseksi annettua kansallista lainsäädäntöä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 4, 5, 6 ja 10 artiklan soveltamista,

[...]

b) jos vastaanottaja osoittaa, että tiedot on tarpeen siirtää, eikä ole syytä olettaa, että rekisteröidyn oikeutetut edut saattaisivat vaarantua.”

[6] Ks. alaviite 1.

[7] EYVL L 145, s. 43.

[8] Asia T-194/04, Bavaria Lager v. komissio, Kok. 2007, s. II-04523.

[9] Ks. alaviite 8, 107 kohta.

[10] Ks. alaviite 8, 128 kohta.

[11] Ks. alaviite 8, 118 kohta.

[12] Ks. alaviite 8, 119 kohta.

[13] Ks. alaviite 8, 123 kohta.

[14] Ks. alaviite 8, 114 kohta.

[15] Ks. Euroopan tietosuojavaltuutetun tausta-asiakirja nro 1 asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi ja tietosuojasta, Background Paper Series, heinäkuu 2005, s. 1.

[16] Koodeksin 22 artiklassa säädetään muun muassa seuraavaa: ”1. Virkamiehen on annettava – – kansalaisille heidän pyytämänsä tiedot – – Virkamiehen on huolehdittava siitä, että toimitetut tiedot ovat selkeitä ja ymmärrettäviä – – 3. Jos virkamies ei luottamuksellisuutensa vuoksi saa ilmaista pyydettyjä tietoja, hänen on tämän koodeksin 18 artiklan mukaisesti ilmoitettava asianomaiselle henkilölle syyt, joiden vuoksi hän ei voi toimittaa tietoja."

Koodeksin 12 artiklan 1 kohdassa säädetään seuraavaa: "Virkamiehen on oltava palveluhenkinen, oikeamielinen, kohtelias ja helposti lähestyttävä suhteissaan yleisöön. Vastatessaan kirjeenvaihtoon – – virkamiehen on pyrittävä olemaan mahdollisimman avulias ja vastattava esitettyihin kysymyksiin mahdollisimman täydellisesti ja täsmällisesti.”

[17] Ks. alaviite 5.

[18] Yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24.10.1995 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 95/46/EY (EYVL 1995, L 281, s. 31).